Principer och rutiner kring bokning av utbildning/ branschvalidering till deltagare

Transkript

1 Principer och rutiner kring bokning av utbildning/ branschvalidering till deltagare Deltagare kan erbjudas utbildning/branschvalidering: som med hjälp av en kortare yrkesinriktad insats har uppenbart förstärkta möjligheter att erhålla jobb som då har möjlighet att få anställning inom de yrken som Arbetsförmedlingen bedömer som så kallade bristyrken som har ett jobberbjudande där den nya arbetsgivaren kräver en specifik utbildning/ branschvalidering för anställning som behöver dokumentation på sin yrkeskunskap, exempelvis genom branschvalidering Behovsbedömning och bokningsförfrågan av utbildning/branschvalidering Bedömning av behovet av utbildning/branschvalidering görs framför allt av coachen. En bokningsförfrågan registreras i portalens utbildningsdel där de utbildningar/branschvalideringar som TSL upphandlat finns sökbara. TSL bygger kontinuerligt på med fler utbildningar och utbildningsorter utifrån de behov som uppstår. För att komma åt funktionen Boka utbildning i portalen och för att komma vidare och börja söka relevanta kurser, krävs att deltagaren har en e-postadress. I de fall deltagaren saknar en registrerad e-post, kommer inte fältet boka utbildning att vara klickbart. Om deltagaren saknar e-postadress Det åligger coachen att hjälpa deltagaren att skapa en e-postadress om hen saknar en sådan, alternativt att kontakta utbildningsfunktionen på TSL. 1

2 Sökfunktion för utbildning/branschvalidering Använd sökfunktionen högst upp på sidan för att hitta aktuell utbildning/branschvalidering. 2

3 Information om en specifik utbildning Du får i utbildningsportalen mer information om utbildningen du sökt fram. 3

4 Bokningsförfrågan Bokningsformuläret fylls i och du klickar sedan på Fortsätt till bokning. 4

5 Skärmen visar en sammanfattning av det du avser boka. Bekräftelse på att bokningsbekräftelsen har skickats visas på skärmen. 5

6 Motivering av utbildningsförfrågan till TSL Behovet av utbildning ska alltid motiveras i rutan (som i nuläget heter) Fritext. Där noterar coachen bakgrunden till behovet av utbildning, coachens bedömning av arbetsmarknaden för deltagaren och annan information som kan vara viktig för TSL:s utbildningsbeslut. Vid eventuella frågor kring utbildningsportalen finns supportteamet hos FindCourses PRO tillgängliga via telefon eller e-post. Om coachen frångår rangordningen i utbildningsportalen Utgångspunkten är att den rangordning som föreslås i utbildningsportalen inte ska frångås. Skulle det finnas speciella omständigheter/behov hos deltagen som gör att rangordningen frångås, ska coachen motivera även detta i fritextrutan för TLS:s utbildningsfunktion att ta del av. Attest av utbildning/validering Samtliga bokningsförfrågningar av utbildning/branschvalidering granskas och attesteras av utbildningsfunktionen på TSL. Både coachen och deltagaren erhåller återkoppling kring beslutet via e- post. Icke-godkända bokningsförfrågningar Om en bokningsförfrågan inte godkänns meddelas coachen detta via e-post. Det finns möjlighet att göra en ny bokningsförfrågan för deltagaren. Antal utbildningar En deltagares behov styr antalet utbildningar/valideringar som kan godkännas. Utgångspunkt är att en utbildning per deltagare kan erbjudas. Samtliga utbildnings-/valideringsbehov behöver motiveras i utbildningsportalen. Deltagare med jobberbjudande Då en deltagare har ett jobberbjudande ska den nya arbetsgivaren bekräfta detta skriftligen i ett intentionsbrev/e-post där det framgår att de avser anställa deltagaren, förutsatt att deltagaren får namngiven utbildning så att TSL kan ta med detta i sitt utbildningsbeslut. Detta underlag mejlas till utbildning@tsl.se. Coachens ansvar vid godkänd utbildningsinsats Då en bokning godkänns av utbildningsfunktionen skickas en bokningsbekräftelse från FindCourses PRO till både deltagaren och coachen. 6

7 Bekräftelse på godkänd bokningsförfrågan En mer detaljerad information skickas från utbildningsleverantören tillsammans med kallelsen, men den skickas endast till deltagaren. Coachen ansvarar för att säkerställa att deltagaren fått bokningsbekräftelsen vid inbokad utbildning, liksom att påminna deltagaren om att genomföra bokad insats. Det åligger även coachen att påminna deltagaren om att stämma av med berörd a-kassa innan en insats påbörjas. Det finns inte ett generellt godkännande från respektive a-kassa för de utbildningar TSL upphandlat. Ej avbokad utbildning/branschvalidering Om en deltagare avbokar eller missar att avboka en insats utan giltigt skäl (giltigt skäl är exempelvis sjukdom, oförutsedda händelser, force majeure etc) kommer detta att påverka deltagarens möjlighet att erhålla ny utbildning. Som icke giltigt skäl är exempelvis att deltagaren missat att infinna sig på insatsen eller avsiktligt valt att inte delta utan att meddela vare sig TSL eller FindCourses PRO inom föreskriven avbokningstid. 7

8 Avboka en utbildning Avbokning av utbildning ska i första hand ske genom att coachen avbokar utbildningen i formuläret Avboka utbildning i listen uppe till höger på skärmen. Avbokning kan även ske genom att deltagaren kontaktar supportteamet hos FindCourses PRO via telefon eller e-post. Det är av största vikt att avbokning alltid sker via supportteamet på FindCourses PRO eftersom de hanterar alla avbokningar och även ansvarar för faktureringen från våra utbildningsleverantörer. En avbokning måste alltid bekräftas skriftligt. 8

9 Önskemål om utbildningar/branschvalideringar som inte finns i TSL:s utbildningsportal Då coachen bedömer behov av andra utbildningar/branschvalideringar än de som TSL redan upphandlat aviseras detta till TSL genom att notera detta i formuläret Önskemål om ytterligare utbildning eller genom att e-posta till utbildning@tsl.se. 9

10 Behov av KlickData Trygghetsfonden TSL samarbetar med KlickData för att utifrån individuellt behov kunna erbjuda deltagare tillgång till ett interaktivt utbildningsverktyg som heter Klickportalen K3. Här får deltagare tillgång till kurser som kan hjälpa dem bli mer effektiva IT-användare och de har möjlighet att erhålla diplom för genomförda kurser. Tillsammans med dig som coach åt TSL kan deltagare planera för sitt behov av kompetensutveckling. Samtidigt är det viktigt att du som coach säkerställer att deltagaren kan tillgodogöra sig interaktiv kurs på distans. Vi rekommenderar att deltagare startar med e-kursen "Kom igång med Klickportalen K3" med smarta tips och steg-för-steg instruktioner på hur man använder e-kurserna mest effektivt, bl.a. K3 Sök, en personlig datasupport och ett uppslagsverk. Denna kurs finns med i alla upplägg, så den behöver inte beställas separat. Man hittar e-kurserna genom att klicka på "Mina e-kurser" i menyn längst till vänster efter att man loggat in. TSL erbjuder tillgång till följande kurser i Klickportalen: -Grundläggande IT-kunskap - Lär känna din dator -Microsoft Office 2013 (grund- och fortsättningskurser) Coach mejlar utbildningsfunktionen på TSL på utbildning@tsl.se och skriver vilka kurser deltagaren ska få tillgång till. Utbildningsfunktionen kommer sätta upp ett konto för deltagaren och mejla ut inloggningsuppgifterna. Om deltagaren tappat bort sitt lösenord kan detta administreras direkt i Klickportalen alternativt genom att mejla utbildning@tsl.se. Tiden för deltagarens utbildning i Klickportalen ska inte redovisas i TSL:s portal. Eftersom detta är utbildningsinsatser som inte betecknas som yrkesinriktade kommer TSL inte ha möjlighet att erbjuda motsvarande utbildning genom lärarledd utbildning. I takt med att TSL skaffar sig erfarenhet av att använda KlickData som utbildningsverktyg, kan TSL längre fram komma att erbjuda även andra interaktiva utbildningar som finns inom ramen för Klickportalens utbud. För att deltagaren inte ska riskera få problem med sin a-kassa, så bör deltagaren planera in denna insats utanför sin heltidsinsats att söka arbete. Vid eventuella frågor kring ovanstående är ni välkomna att kontakta TSL:s utbildningsfunktion på utbildning@tsl.se 10

11 Deltagare med ESF-markering Omställningsrådgivarna markerar berörda deltagare för ESF-stöd (deltagare som vid omställningsrådgivarens kartläggning står långt ifrån arbetsmarknaden) för att möjliggöra uppföljning av insatser kopplat till resultatet, då detta ska rapporteras till Svenska ESF-rådet. Dessa deltagare kan med hjälp av ESF-stöd få ett förstärkt stöd i form av utbildning/branschvalidering. TSL behöver varje månad redovisa de aktiviteter som deltagare som markerats för ESF-stöd genomför. Av den anledningen kommer vi en gång per månad sammanställa uppgifter om möten som deltagaren har med sin coach och de eventuella kurser som deltagaren genomgår. Detta sammanställs i en förifylld närvarorapport som deltagare kommer få godkänna genom e-signatur. Kopia av det mejl som TSL automatiskt skickar ut till deltagare som får ESF-markering Hej! Du har tackat ja till att få stöd av Trygghetsfonden TSL för att få hjälp till nytt jobb. En del av stödet delfinansieras av Europeiska Socialfonden (ESF). Därför behöver TSL varje månad lämna in en rapport om stödet till ESF. Vi kommer därför att en gång i månaden att skicka en förifylld sammanställning om de möten som du haft med din jobbcoach och de eventuella kurser du deltagit i. Vi behöver ditt godkännande genom en e-signatur. Mer information om ESF-projektet finns här: Vi fick den här e-postadressen när du registrerades som deltagare hos TSL. Är det den du vill att vi använder för att komma i kontakt med dig framöver? Om inte, meddela oss gärna vilken e-postadress du vill bli kontaktad på. Vid eventuella frågor kring ovanstående är du varmt välkommen att prata med din coach eller kontakta utbildning@tsl.se. Med vänliga hälsningar Trygghetsfonden TSL 11