Manual för Gruppresor. Rutiner och regler för skolverksamheter som reser i grupp med Länstrafiken.

Transkript

1 Manual för Gruppresor Rutiner och regler för skolverksamheter som reser i grupp med Länstrafiken.

2 Innehåll 1. Regler för resande som grupp Att boka en gruppresa Redigera eller avboka en gruppresa Övriga rutiner Inloggningsuppgifter och lösenord Missad bokningsbekräftelse Vid resan Att resa med tåg Förlorade inloggningsuppgifter Frågor och funderingar... 7

3 1. Regler för resande som grupp Bokning av gruppresor görs via senast 2 arbetsdagar innan tänk resdag. Resande måste ske mellan :30 vardagar. Max antalet bokningsbara platser är 35st per avgångstid i de flesta fall, undantag finns. Vissa avgångsturer har ett lägre antal bokningsbara platser och detta beror på att just den avgångstiden generellt har ett högre antal resenärer än andra avgångstider. Den bokad resa betalas i efterhand med faktura som skicka till skolan/kommunen. Gruppresor erbjuds till förskolor i Örebro kommun, familjedaghem i Örebro kommun, Grundskolor (sexårsverksamheten och årskurs 1 9) i Örebro län samt Fritidshem i Örebro kommun, fritids, i Örebro Län. Kortet gäller för resande med lansortsbuss samt övergång mellan stad och län. I vissa fall kan även resa med tåg bokas, se separat lista. Att ha bokat en resa på ovanstående sett innebär ingen platsgaranti. Resande sker i mån om plats och det finns även avgångstider som inte är bokningsbara trots att de är inom tidsramen. Anledningen till detta är att de icke bokningsbara linjerna har ett högt antal resenärer även utan gruppresebokningar. Samma resevillkor som för övriga resenärer gäller även för gruppresor. Önskas resande vid annan tidpunkt än sker detta utan bokning. Det är då inte möjligt att använda gruppresebokningen utan betalning ska ske på annat sätt, exempelvis med reskassa. Ta kontakt med vår Kundservice på för mer information. Mycket svar hittar du även i vårt forum: forum.lanstrafiken.se. 1

4 2. Att boka en gruppresa Här beskrivs hur en bokning görs. Bokningar sker via Länstrafikens reseplanerare på Se till att ni står i sökfältet för Örebro Sök fram önskad resväg samt dag genom att fylla i fälten och välja Sök. Välj Detaljer i menyraden, se nedan. Kontrollera önskad resväg så att den är korrekt och klicka sedan på ikonen Gruppresa. 2

5 Logga in genom att ange kundnummer samt lösenord. För mer information kring lösenord och kundnummer, se separat avsnitt. Fyll i antalet önskade platser för varje delresa och övriga fält. En nyhet från mars 2015 är fälten Årskurs/avdelning på Skola/Förskola samt Skolområde. Det är obligatoriska fält som används för att säkerställa en korrekt fakturering. Bekräfta bokningen genom att trycka på Boka. Skriv ut bokningsbekräftelsen och visa den för föraren vid påstigning. Returresa bokas som en separat resa. 3

6 3. Redigera eller avboka en gruppresa Här presenteras hur bokningar redigeras samt avbokas. Redigering måste ske senast två arbetsdagar innan önskad avresa. Efter det kan resan enbart avbokas via kontakt med Trafikupplysningen. Redigering kan göras för antalet resenärer. Ska destinationer redigeras måste resan avbokas för att sedan hanteras som en ny bokning. Redigering och avbokning görs via under fliken Kundservice. Välj Gruppresebokningar Örebro i menyraden till vänster och klicka sedan på länken: Redigera/Avboka gruppresa. Logga in med det kundnummer som användes vid bokning av resan som är den som skall ändras eller avbokas. För mer information kring kundnummer och lösenord, se separat avsnitt. Klicka på vid den resa som ska redigeras eller avbokas. Kontrollera uppgifterna. Klicka på Redigera anmälan, se nedan. Redigera antalet resenärer genom att ändra antalet. Ska resan avbokas? Markera avboka, se bild nedan. Ska till/från destination ändras måste resan avbokas och sedan hanteras som en ny bokning. 4

7 Välj sedan Uppdatera bokning, se ovan. 5

8 4. Övriga rutiner Här presenteras övriga rutiner gällande gruppresor. Det finns även information kring resande med tåg. 4.1 Inloggningsuppgifter och lösenord Inloggningsuppgifterna består av ett kundnummer och ett lösenord. Kundnumret är det nummer som skolan fått skickat till sig. Det kan finnas antingen på ett gammalt Kulturkort alternativt Natur och Kulturkort eller skickat som enbart nummer. Om kortnumret börjar med en nolla skall denna inte skrivas med. Lösenordet är LT följt av kundnumret. Även här ska nollan uteslutas om det finns en sådan i början av kortnumret. 4.2 Missad bokningsbekräftelse Har bokningsbekräftelsen kommit bort eller inte blivit utskriven vid bokningstillfället, går det bra att skriva ut en ny. Logga in på samma sätt som vid redigering/avbokning. Klicka på ikonen för aktuell resa. Information kring resan kan då skrivas ut på nytt och användas som bokningsbekräftelse. 4.3 Vid resan Visa bokningsbekräftelsen för chauffören vid påstigning. Chauffören skriver ut en biljett för hela gruppen. Visa upp bokningsbekräftelsen samt biljetten vid varje bussbyte. En returresa hanteras som en ny resa och en separat bokningsbekräftelse ska visas upp för just den resan. 4.4 Att resa med tåg Gruppresa kan användas för tågresor på vissa sträckor inom Örebro Län och dessa illustreras nedan. Möjligheten att resa med tåg erbjuds som ett komplement till buss på de sträckor där Länstrafikens busstrafik är mindre frekvent förekommande. 6

9 Tågresor bokas via vår Kundervice på En bekräftelse kommer sedan skickas ut via mejl. Utöver det är reglerna desamma som för resande med buss gällande både antalet resenärer, tidsperioden och resan måste bokas senast 2 arbetsdagar innan önskad resdag. 4.5 Förlorade inloggningsuppgifter Kontakta Länstrafiken via lt.orebro@lanstrafiken.se. Beskriv ärendet och bifoga mailadress, skolområde samt årskurs/avdelning på Skola/Förskola. Ett nytt kundnummer skicka ut snarast möjligt. 4.6 Frågor och funderingar Länstrafikens Kundservice hjälper till med frågor kring bokningar, guidning i hur en bokning görs och svarar även på frågor kring regelverket. Ställ din fråga i vårt forum: forum.lanstrafiken.se eller kontakta oss på Där tar vi även emot tågbokningar. 7