Granskning av arbetet mot organiserad brottslighet - myndigheter i samverkan

Transkript

1 Granskning av arbetet mot organiserad brottslighet - myndigheter i samverkan Delrapport 2 Internrevisionen

2 RAPPORT 2 (18) Granskning av arbetet mot organiserad brottslighet - myndigheter i samverkan INNEHÅLL 1 SAMMANFATTNING INLEDNING Bakgrund Syfte Omfattning och avgränsning Metod och tillvägagångssätt Bedömningsgrunder ORGANISATION OCH STYRNING Bemanning av Nuc och Ruc Styrning av arbetsmetoder Myndighetsspecifik styrning av Nuc och Ruc ARBETSMETODER Utbildning inom Nuc och Ruc Informationsutbyte inom Nuc och Ruc Nomineringsprocessen avseende strategiska personer PRIORITERING AV OPERATIVA RESURSER BILAGA RPC BESLUTSPROTOKOLL

3 RAPPORT 3 (18) 1 Sammanfattning Internrevisionen har i enlighet med revisionsplanen granskat arbetet mot organiserad brottslighet myndigheter i samverkan. Granskningen som har skett tillsammans med internrevisorer från Kriminalvården, Försäkringskassan och Tullverket omfattar två delar, dels återrapporteringen till regeringen (tidigare avrapporterat) och dels arbetet i det nationella underrättelsecentret (Nuc) och de regionala underrättelsecentren (Ruc). Besök har genomförts i Nuc och samtliga Ruc och ett antal intervjuer har genomförts med handläggare, samordnare och chefer. Aktuella styrdokument har gåtts igenom. Väsentliga iakttagelser, internrevisionens bedömning och rekommendationer redovisas i rapporten. Granskning har resulterat i totalt sju rekommendationer, fördelade enligt nedan utifrån internrevisionens modell för bedömning av brister. Antal Mycket väsentlig brist 0 Väsentlig brist 3 Mindre väsentlig brist 4 Internrevisionen rekommenderar bland annat att sekretariatet för Samverkansrådet och Operativa rådet: klargör hur Nuc och Ruc på ett enklare och mer formaliserat sätt kan avropa stöd av expertfunktioner från samverkande myndigheter (3.1) verkar för att varje Ruc regelbundet analyserar resursbehoven för att säkerställa att tillräckliga resurser tillförs OB-arbetet (3.1) gör en bedömning av om det finns förutsättningar för att skapa en modell för bemanning som anpassas efter aktuella behov och där medarbetarna används på ett mer flexibelt sätt (3.1) verkar för att tydliggöra processen med nominering av strategiska personer (4.3) verkar för att åtgärder vidtas för att skapa större samsyn avseende kriterierna för urval av strategiska personer (4.3) verkar för att uppmana deltagande myndigheter att klargöra vilket ansvar dess medarbetare har när det gäller nominering av strategiska personer (4.3) verkar för att samverkande myndigheter tydliggör prioritetsordningen vad gäller operativa resurser med särskilt beaktande av linjeärenden kontra ärenden där beslut tas av Operativa rådet respektive regionala samverkansråd (5) verkar för att klargöra att rutiner finns som säkerställer att deltagande myndigheter tillsätter resurser i enlighet med de beslut som tas av Operativa rådet respektive Regionala samverkansråd (5). Svar med förslag på åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendationer har lämnats av sekretariatet för Operativa rådet. Rikspolischefen har beslutat att föreslagna åtgärder ska genomföras (se bilaga).

4 RAPPORT 4 (18) 2 Inledning Granskningen har utförts i enlighet med revisionsplanen för Granskningen omfattar två delar där del 1 1 (rapport ) avser återrapporteringen till regeringen och del 2 avser arbetet i det nationella underrättelsecentret (Nuc) och de regionala underrättelsecentren (Ruc). 2.1 Bakgrund Den myndighetsgemensamma satsningen inleddes 2009 efter ett regeringsuppdrag till Rikspolisstyrelsen och andra myndigheter att vidta åtgärder för att säkerställa en effektiv och uthållig bekämpning av den grova organiserade brottsligheten (GOB, numera benämnt OB). Satsningen har periodvis fått stor medial uppmärksamhet och ofta beskrivits som mycket framgångsrik. Samhällsutvecklingen har gett ytterligare fokus på grov organiserad brottslighet och ytterligare krav har ställts på myndighetssamverkan. Under 2015 beslutade regeringen att Polismyndigheten och berörda myndigheter ska utveckla den gemensamma satsningen mot organiserad brottslighet. I uppdraget ligger att utveckla organisationen till att även omfatta lokal och regional nivå med ett särskilt fokus på problematiken i särskilt utsatta områden. Förslag till förändringar har framtagits myndighetsgemensamt och fastställts av Operativa rådet den 21 september 2016 för överlämnande till beslut i Samverkansrådet den 11 oktober Följande myndigheter ingår i samverkansarbetet: Polismyndigheten, Kriminalvården, Försäkringskassan, Tullverket, Migrationsverket, Åklagarmyndigheten, Säkerhetspolisen, Kustbevakningen, Ekobrottsmyndigheten, Skatteverket, Kronofogden och Arbetsförmedlingen. 2.2 Syfte Syftet med granskningen har varit att bedöma om myndighetssamverkan mot den organiserade brottsligheten sker enligt intentionerna och därmed bidrar till att utveckla och förbättra verksamheten. Följande revisionsfrågor har ingått i granskningen: - Är styrning, roller och ansvar i OB-arbetet tydligt definierade? - Bedrivs arbetet i Nuc och Ruc effektivt och ändamålsenligt? Mål med granskningen har varit att säkerställa att 3 i Myndighetsförordningen efterlevs vad gäller rättvisande redovisning och att verksamheten bedrivs effektivt. 2.3 Omfattning och avgränsning Granskningen omfattar Nuc och Ruc samt ledning och styrning av dessa. Införandet av den nya organisationen har skett den 31 januari Granskningen har inte avsett den nya organisationen men vissa frågor rörande den nya organisationen har ändå inkluderats. 1 Granskning av arbetet mot organiserad brottslighet - myndigheter i samverkan. Delrapport 1,

5 RAPPORT 5 (18) 2.4 Metod och tillvägagångssätt Inledningsvis genomfördes en fördjupad riskanalys med ett antal förberedande intervjuer vid några av de samverkande myndigheterna i syfte att inhämta information. Granskningen indelades därefter i två delar varav del 1 avrapporterades I granskningen har internrevisorer från Polismyndigheten (Ola Hultquist, Pirkko Nylund), Försäkringskassan (Daniel Moberg), Kriminalvården (Johan Ottosson, Anna Dahlgren) och Tullverket (Anne Fahl) deltagit. Granskningen har utförts under december mars Granskningen av Nuc och Ruc har omfattat besök vid Nuc och samtliga Ruc. Besöken har skett parvis i blandade team från deltagande myndigheters revisionsfunktioner. Intervjuer har genomförts med representanter från Nuc och Ruc samt styrgruppsordförande och andra berörda personer inom de deltagande myndigheterna. Genomgång har skett av styrdokument och andra relevanta dokument. Rapportering av granskningen sker genom separata rapporter till respektive granskad myndighet. Rapportutkast skickades för sakgranskning den 25 april med önskat svar den 8 maj. Begäran om inhämtande av åtgärdsförslag skickades till RPC kansli den 12 maj. Svar med förslag på åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendationer lämnades av sekretariatet för Samverkansrådet och Operativa rådet den 2 juni. Rikspolischefen fattade beslut 30 juni 2017 om att åtgärderna ska genomföras. 2.5 Bedömningsgrunder Internrevisionens iakttagelser, bedömningar och grunder för lämnade rekommendationer framgår av den löpande texten i rapporten. För respektive rekommendation har internrevisionen bedömt bristen vid tidpunkten för granskningen. Internrevisionens bedömning följer nedanstående mall. Bedömning Röd - Mycket väsentlig brist Orange - Väsentlig brist Gul - Mindre väsentlig brist Beskrivning Brist som allvarligt påverkar Polismyndighetens måluppfyllelse enligt instruktion eller regleringsbrev och/eller medför stora negativa konsekvenser för Polismyndighetens verksamhet och/eller innebär att Polismyndigheten inte uppfyller myndighetsförordningens krav på effektivitet, lagenlighet, redovisning och hushållning. Brist som påverkar den granskade verksamheten så att uppställda mål inte nås och/eller medför betydande negativa konsekvenser för verksamheten. Brist som inte påverkar den granskade verksamhetens måluppfyllelse men som medför negativa konsekvenser för verksamheten.

6 RAPPORT 6 (18) 3 Organisation och styrning 3.1 Bemanning av Nuc och Ruc Det finns ett antal styrande dokument inom OB-samverkan som tydliggör hur de samverkande myndigheterna ska bemanna Nuc och Ruc. Nuc och Ruc bemannas av de myndigheter som ingår i OB-samverkan, med undantag för Åklagarmyndigheten som dock ingår i de regionala samverkansråden och i Nuc styrgrupp. Enligt tidigare riktlinjer för de regionala underrättelsecentren bör Ekobrottsmyndigheten, Polisen, Skatteverket och Tullverket närvara i Ruc tre till fyra arbetsdagar per vecka. Övriga myndigheter ska delta i Ruc-arbetet minst en arbetsdag per vecka. Sedan hösten 2016 gäller nya riktlinjer som har en friare skrivning där antalet dagar varje myndighet ska närvara inte preciseras. För Nuc gäller nya riktlinjer med motsvarande modell för närvaro sedan april Iakttagelser Internrevisionen har noterat att det finns en variation, dels vad gäller omfattning av deltagande, dels vilka områden respektive myndighet deltar i. I vissa Ruc och i Nuc deltar specialfunktioner som exempelvis finanspolisen (FIPO). Specialfunktioner uppfattas som värdefulla tillskott som ökar underrättelseförmågan. Internrevisionen har även sett att Ruc har bemannats med representanter från Länsstyrelsen och kommuner. De myndigheter som lägger ner extra mycket resurser varierar mellan Ruc. Konsekvensen blir att varje Ruc har sin unika sammansättning och därmed olika förutsättningar för att bedriva ett effektivt underrättelsearbete. De regionala skillnaderna beror delvis på att behovet ser olika ut mellan Ruc, men granskningen visar även att den interna styrningen, eller brist på intern styrning, inom respektive myndighet har betydelse för omfattning och ambition vid deltagandet. De tidigare riktlinjerna som stipulerade en differentiering av närvaron för respektive myndighet, har i flera Ruc skapat en tydlig uppdelning av ansvar inom handläggargruppen. I flera Ruc är det de brottsbekämpande myndigheterna som driver enskilda ärenden, oavsett initiativtagande myndighet. Endast de brottsbekämpande myndigheterna har tillgång till all gemensam information. I flera fall har även de brottsbekämpande myndigheterna gemensamma förmöten innan det gemensamma handläggarmötet. Flera av de intervjuade har framfört att närvaro, tillgång till information, delaktighet och engagemang hänger ihop. I något fall har det sagts att alla deltagare bör ses som en gemensam resurs och att ett minimum för närvaro bör vara några dagar i veckan, oavsett om pågående ärenden berör den myndighet man kommer från. Flera som intervjuats uppger att resurserna bör kunna användas mer effektivt och efterlyser därför en modell där myndighetens handläggarresurser mer fritt står till förfogande i Nuc och Ruc och kan tas i anspråk för de arbetsuppgifter som ska utföras. Bedömning Internrevisionen bedömer att sammansättningen av Ruc och tillgång till vissa specialfunktioner är grundläggande för ett framgångsrikt arbete och möjligheten att uppnå resultat. Regionala skillnader i bemanning mellan Ruc är motiverade då omfattningen av den organiserade brottsligheten varierar, men också med anledning av skiftande förutsättningar och hänsyn till aktuella ärenden.

7 RAPPORT 7 (18) Internrevisionen anser att det skulle vara önskvärt med en modell där en tydlig styrning av bemanningen i Nuc och Ruc sker kontinuerligt och med anpassning efter de behov som finns. Rekommendation Orange - Väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar att sekretariatet för Samverkansrådet och Operativa rådet: - klargör hur Nuc och Ruc på ett enklare och mer formaliserat sätt kan avropa stöd av expertfunktioner från samverkande myndigheter - verkar för att varje Ruc regelbundet analyserar resursbehoven för att säkerställa att tillräckliga resurser tillförs OB-arbetet - gör en bedömning av om det finns förutsättningar för att skapa en modell för bemanning som anpassas efter aktuella behov och där medarbetarna används på ett mer flexibelt sätt. Konsekvenserna av om rekommendationen inte följs är att det finns risk för att arbetet bedrivs mindre effektivt och att önskade resultat inte uppnås, vilket kan medföra betydande negativa konsekvenser för samverkansarbetet. Åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendation Svar lämnat av Åtgärder Ansvarig SSO, Beredningsenheten Noa Så kallad dynamisk bemanning ska tillämpas enligt de nya riktlinjerna, som fastställts under hösten och våren , vilket ger Regionala samverkansråden alt. styrgruppen för Nuc ansvaret för detta. SSO genomför en avstämning vid årsskiftet för att se hur riktlinjerna efterlevs. SSO Tidsplan Genomfört och uppföljning görs När det gäller denna granskning generellt och samtliga rekommendationer så bör det beaktas att denna gjorts under den största organisatoriska förändringen i den myndighetsgemensamma satsningens historia sedan starten Flera rekommendationer har omhändertagits eller hanteras redan inom ramen för dessa förändringar.

8 RAPPORT 8 (18) 3.2 Styrning av arbetsmetoder Nationella Samverkansrådet beslutar om den myndighetsgemensamma inriktningen för OB som på övergripande nivå definierar hur OB-arbetet ska styras. Därtill finns ett antal riktlinjer som styr Nuc och Ruc som har beslutats av Operativa rådet. Iakttagelser Av riktlinjer framgår att Nuc har ett ansvar för att bevaka metodutvecklingsbehovet. Nuc tar fram mallar och förslag på nya riktlinjer på uppdrag av Operativa rådet men har ingen överordnad ställning utan är organisatoriskt på samma nivå som Ruc. Nuc har inte heller något mandat att följa upp att mallar används och att riktlinjerna efterlevs. Centralt framtagna mallar finns inom vissa delar av OB-arbetet men det saknas exempelvis en gemensam mall för underrättelserapporter. En del Ruc har tagit fram egna mallar och metodstöd där gemensamma mallar saknas. Vissa framtagna mallar har heller inte använts av samtliga Ruc då mallarna inte har ansetts funktionella. I den utvärdering av OB-arbetet som genomfördes rekommenderades en tydligare processtyrning av underrättelsearbetet. Det skulle ge bättre möjligheter att utveckla gemensamma arbetsmetoder och kvalitetssäkra underrättelsearbetet. Sedan 2014 har det operativa mandatet i Ruc utökats, vilket innebär ett ökat behov av flexibilitet för att hantera lokala och mer specifika ärenden. I ett flertal intervjuer har framförts behov av en tydligare styrning med gemensamma metoder och mallar utformade på ett sätt som kan anpassas till olika regionala behov. Bedömning Internrevisionen bedömer att gemensamma metoder och mallar är viktiga för effektivitet i OB-samverkan. Om information värderas och struktureras på ett likartat sätt kan det underlätta analysarbetet. Systematiska uppföljningar av riktlinjer och metodstöd kan på sikt leda till ett mer enhetligt arbete. Rekommendation Gul Mindre väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar att sekretariatet för Samverkansrådet och Operativa rådet verkar för att: - ta fram gemensamma mallar och metodstöd för underrättelseprocessen - Nuc ska ges uppdraget att följa upp efterlevnaden av riktlinjer. Konsekvenserna av om rekommendationen inte följs är att det finns risk för att arbetet bedrivs ineffektivt, vilket innebär negativa konsekvenser för verksamheten. 2 Utvärdering av den myndighetsgemensamma satsningen mot grov organiserad brottslighet, slutrapport 2014.

9 RAPPORT 9 (18) Åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendation Svar lämnat av Åtgärder Ansvarig SSO, Beredningsenheten Noa En fortgående diskussion och arbete pågår avseende utveckling, kompetens och utbildningsfrågor och sker inom ramen för det utvecklingsforum, som finns mellan Nuc och Ruc, vilket sammankallas varannan månad eller oftare vid behov. Detta ingår som ett ständigt förbättringsarbete i satsningen och en avstämning görs i februari 2018 för att se om det finns ett behov av uppföljning eller komplettering. Ordf för Nucs styrgrupp och samordnaren för Nuc Tidsplan Löpande uppdrag och avstämning görs Myndighetsspecifik styrning av Nuc och Ruc Handläggarna i Nuc och Ruc har en viktig roll för att myndighetssamverkan ska fungera effektivt. De ska identifiera möjliga nya Ruc-ärenden och strategiska personer inom sin myndighet. En annan viktig uppgift är att bidra med information från den egna myndigheten för att bygga upp Ruc-ärenden som har initierats av andra myndigheter. Det dagliga arbetet i Nuc och respektive Ruc leds och följs upp av samordnare som är anställda vid Polismyndigheten. Vid Nuc finns även en biträdande samordnare som är anställd vid en av de övriga samverkansmyndigheterna. Iakttagelser Internrevisorerna kan konstatera att det finns skillnader i det arbete som utförs av Ruchandläggare från samma myndighet. I vissa Ruc deltar exempelvis en myndighetshandläggare enbart genom att delge myndighetsspecifik information. I en annan Ruc kan en handläggare från samma myndighet vara mycket drivande och både lyfta in nya ärenden och vara sammanhållande i ärenden. Merparten av de myndigheter som ingår i OB-samverkan saknar egna riktlinjer eller arbetsbeskrivningar för Nuc/Ruc-handläggarna. Tullverket är ett undantag, deras OBkansli har tagit fram riktlinjer och arbetsbeskrivningar för OB-arbetet. I oktober 2016 beslutade Samverkansrådet om en förändring av organisationen av OB-arbetet från februari 2017 och den nya rollen koordinator infördes. Det finns därmed ytterligare behov av att tydliggöra rollerna för OB-arbetet inom respektive myndighet. Flera av myndigheterna i OB-samverkan, dock inte alla, har inrättat interna nätverk för att sprida information och kunskap mellan Ruc-handläggarna. Några handläggare från myndigheter som saknar nätverk tror att effektiviteten skulle öka om de kunde utbyta idéer med sina kollegor på den egna myndigheten.

10 RAPPORT 10 (18) Internrevisionen har konstaterat att samordnarens roll är viktig för att leda det dagliga arbetet men också för att skapa delaktighet och engagemang hos alla handläggare. Bedömning Internrevisionen bedömer att fastställda styrdokument och arbetsbeskrivningar för respektive myndighet påverkar effektiviteten i OB-arbetet. Med tydliga arbetsbeskrivningar blir det enklare för nya handläggare och samordnare att komma in i arbetet. Det blir också tydligt vilka förväntningar som myndigheten har på handläggare och samordnare och risk för nyckelpersonberoende kan därmed reduceras. Myndighetsinterna nätverk för OB-arbetet ökar möjligheterna för handläggare och samordnare att lära av varandra och minskar ytterligare risken för personberoende. Rekommendation Gul Mindre väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar att sekretariatet för Samverkansrådet och Operativa rådet: - tar fram myndighetsspecifika riktlinjer för polisens handläggare och samordnare för att tydliggöra roller, ansvar och önskvärda kompetensprofiler - överväger värdet av om polisen ska ha ett gemensamt internt nätverk för polisens handläggare och samordnare - verkar för att samtliga deltagande myndigheter ser över möjligheter och behov av att införa motsvarande riktlinjer och rutiner för att bidra till erfarenhetsutbyte och kompetensöverföringar inom den egna myndigheten. - Konsekvenserna av om rekommendationen inte följs är att det finns risk för att styrningen inte sker effektivt, vilket innebär negativa konsekvenser för verksamheten. Åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendation Svar lämnat av Åtgärder SSO, Beredningsenheten Noa Roller, ansvar och därigenom kompetensprofiler framgår av de nya regionala riktlinjerna (fastställda ) samt riktlinjerna för Nuc (fastställda ). Nätverk för Nuc- och Ruc-samordnare (samtliga anställda i polismyndigheten) finns sedan 2010 och detta har videokonferens månatligt samt fysiska möten två gånger per år. Mötesformen har utvecklats under våren Diskussion förs om utökade nätverk för polisens handläggare. Ett initiativ har tagits till att bilda myndighetsspecifika nätverk under hösten och våren i anledning av pågående regeringsuppdrag att utveckla satsningen. Finns exempelvis inom FK, AF, KFM, ÅM, Tullen och SKV. I nätverken ingår även andra funktioner än de för underrättelseverksamheten för att

11 RAPPORT 11 (18) stödja helheten. Ansvarig Tidsplan Samordnaren för Nuc är ansvarig för nätverk avseende underrättelsefrågor inom satsning för polisen samt mellan myndigheterna. Rekommendationen är genomförd 4 Arbetsmetoder 4.1 Utbildning inom Nuc och Ruc Enligt styrande dokument framgår att Nuc har ett ansvar för kompetensfrågor gällande nationell underrättelsesamverkan i den myndighetsgemensamma satsningen. Grundutbildning finns för nyanställda inom Nuc och Ruc. Utbildningen innehåller bland annat information om de myndigheter som deltar i samverkansarbetet. Grundutbildningen hålls cirka en gång per år eller när det finns tillräckligt med deltagare. Utbildningar beslutas av Operativa Rådet. Utöver grundutbildningen sker även fortlöpande kompetensutveckling genom olika former av konferenser. Iakttagelser I granskningen framkom att ett antal anställda i Ruc inte genomgått grundutbildningen. Flera av de intervjuade efterfrågar att utbildningen, utöver information om medverkande myndigheter, även bör innehålla arbetsmetodik. Behovet är större bland de myndigheter som inte har en egen underrättelsefunktion. Önskemål har även framkommit om en vidareutbildning. Satsning på utbildning har gjorts från Nuc bland annat genom att en arbetsgrupp har tagit fram ett introduktionsmaterial i form av en elektronisk pärm. Under hösten 2017 planeras även en översyn av den befintliga grundutbildningen. Nuc har även planer på att ta fram en påbyggnadsutbildning och har efterfrågat synpunkter från de anställda om vilka områden denna bör omfatta. Bedömning Utbildning utgör en viktig del för det myndighetsgemensamma arbetet bland annat för att alla medarbetare ska få samma grundkunskaper och internrevisionens bedömning är att det även kan bidra till att likforma och ensa arbetet. Det är positivt att Nuc har gjort en satsning på utbildning och även planerar att se över nuvarande utbildning samt komplettera med en påbyggnadsutbildning.

12 RAPPORT 12 (18) Rekommendation Gul Mindre väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar att sekretariatet för Samverkansrådet och Operativa rådet genom Nuc skapar förutsättningar för att: - samtliga nya handläggare inom Nuc och Ruc ges möjlighet att delta i grundutbildningen - innehållet i såväl grund- som vidareutbildningar utvecklas med ett ökat fokus på arbetsmetodik. Konsekvenserna av om rekommendationen inte följs är att det finns risk för att arbetet inte sker effektivt, vilket innebär negativa konsekvenser för verksamheten. Åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendation Svar lämnat av Åtgärder Ansvarig Tidsplan SSO, Beredningsenheten Noa En ny gemensam grundutbildning kommer att finnas på plats under tidiga hösten Denna har förnyats och utvecklats av Nuc. Alla vid Nuc och Ruc kommer att ges möjlighet till att gå utbildningen. Av kostnadsskäl är det dock upp till varje myndighet att ta ut personer som ska genomgå utbildningen. För att så många som möjligt ska kunna genomföra utbildningen planeras för ytterligare en utbildningsomgång under Dessutom finns även ett introduktionspaket för nya medarbetare. Vid Nuc förbereds insatser för vidareutbildning. Ambitionen är att del av denna utbildning även ska omfatta nya medarbetare vid de så kallade aktionsgrupperna. Metodutvecklingsfrågor är ständigt aktuella vid dessa utbildningstillfällen. Ordf för Nucs styrgrupp och samordnaren för Nuc Genomförs oktober 2017 till oktober 2018 där avstämning görs Informationsutbyte inom Nuc och Ruc Sedan 2016 regleras informationsutbytet mellan myndigheterna inom OB-samverkan av lagen (2016:774) om uppgiftsskyldighet vid samverkan mot viss organiserad brottslighet (LUS). Enligt LUS ska en myndighet trots sekretess lämna de uppgifter som behövs för den mottagande myndighetens deltagande i samverkan.

13 RAPPORT 13 (18) Iakttagelser Det finns idag en tydlig skiljelinje inom handläggargruppen då handläggarna från brottsbekämpande myndigheter har tillgång till mer information än vad handläggarna för icke brottsbekämpande myndigheter har. De icke brottsbekämpande handläggarna kan efter förfrågan till handläggarna från de brottsbekämpande myndigheterna delges information via mail eller utdrag/utskrifter. Tillgång till information finns således men det upplevs som en begränsning att inte kunna göra egna sökningar. En rättsutredning har genomförts av rättsavdelningen vid Polismyndigheten för att se över möjligheten att ge handläggarna vid de icke brottsbekämpande myndigheterna tillgång till samma information som de brottsbekämpande myndigheterna. Enligt information till internrevisionen visade rättsutredningen att det inte finns några hinder för att dela information, om ett urval lyfts över i en gemensam mapp. En teknisk lösning saknas dock ännu då behörighetsansvariga inom Nuc/Ruc hittills inte haft resurser att vidta åtgärder. De brottsbekämpande myndigheterna samlar den information som tagits fram i underrättelsearbetet i en databas. Varje Nuc/Ruc har en separat databas och ingen information delas mellan databaserna. Det förekommer att ett underrättelseärende som tillhör en Ruc även har kopplingar till andra Ruc eller Nuc. Enligt uppgift har det hänt att information om ärenden som berör en Ruc utan deras kännedom även har funnits i en annan Rucdatabas. Bedömning Internrevisionen bedömer att det kan vara mer effektivt och öka möjligheten till samsyn och delaktighet om samtliga handläggare inom Nuc och Ruc har tillgång till samt möjlighet att göra sökningar i samma information. Nuc och samtliga Ruc bör ha tillgång till all information som berör OB-samverkan då mer fullständiga analyser kan göras. En gemensam databas skulle även kunna minska risken för att ärenden hamnar mellan stolarna. Rekommendation Gul Mindre väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar att sekretariatet för Samverkansrådet och Operativa rådet prioriterar arbetet med att ge samtliga deltagare i OB-arbetet tillgång till samma information. Konsekvenserna av om rekommendationen inte följs är att det finns risk för att arbetet inte sker effektivt, vilket innebär negativa konsekvenser för verksamheten Åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendation Svar lämnat av Åtgärder SSO, Beredningsenheten Noa Lagen om uppgiftsskyldig infördes och är ett stort

14 RAPPORT 14 (18) stöd för myndighetssamverkan avseende informationsutbyte mellan myndigheterna. Den reglerar dock inte möjlighet för att kunna databashantera information som delas mellan myndigheterna. Förutsättningar för detta är oklara och Polismyndighetens Rättsavsdelning ser över regelverket och hur personuppgifter ska behandlas och därför bör ytterligare åtgärder avvakta innan rättsutredningen är klar. Kap. 19 i riktlinjerna reglerar möjligheten för icke brottsbekämpande myndigheter att ta del av information. Ansvarig Polismyndigheten, Noa Ordf för Nucs styrgrupp bevakar Tidsplan Nomineringsprocessen avseende strategiska personer Nominering av aktuella strategiska personer sker huvudsakligen från Ruc. Underlag lämnas via Nuc för beredning till Operativa rådet som tar beslut om de personer som arbetet ska inriktas mot. I den myndighetsgemensamma inriktningen anges att fokus ska ligga på strategiska personer och deras nätverk, insatser mot enskilda brottsfenomen och brottsförebyggande insatser. Vid urvalet av strategiska personer eller brottsfenomen ska följande kriterier uppfyllas: Företag eller andra associationsformer i brottslig verksamhet. Otillåten eller otillbörlig påverkan. Våld och hot samt påverkan på allmänhetens säkerhet och trygghet. Satsningen kan av särskilda skäl även inriktas mot annan organiserad brottslighet av allvarlig eller omfattande karaktär, när myndighetssamverkan bedöms förbättra brottsbekämpningen. Iakttagelser Internrevisionen har intervjuat ett stort antal personer både i Nuc och Ruc och många synpunkter har framförts avseende processen för att nominera strategiska personer. Den bild som framkommit från intervjuerna är dock inte entydig. Vid flera intervjuer har uppgetts att processen är omständlig och tidskrävande. Mycket tid läggs på att kartlägga personer och att komplettera underlag inför beslut. I många fall har det efter behandling och bedömning dock tagits beslut om att avfärda personen vilket resulterat i besvikelser. I andra intervjuer har framförts att nomineringsunderlagen har skiftande kvalitet och inte alltid är genomarbetade, vilket kräver kompletteringar. Det har lyfts fram att nomineringen är och ska vara ett löpande arbete som inte endast ska genomföras inför beslut. Av denna anledning måste arbetet i Ruc med nomineringen börja i god tid och egentligen pågå kontinuerligt.

15 RAPPORT 15 (18) Trots ansträngningar att förtydliga innebörden av kriterierna så finns olika tolkningar. Ett skäl till detta kan vara att myndigheterna och dess representanter har olika fokus och erfarenheter beroende på respektive myndighets kärnuppdrag. Detta kan bidra till att samsyn inte alltid finns om de beslutade strategiska personerna. Bedömning En förutsättning för att det myndighetsgemensamma arbetet ska fungera effektivt är att samsyn finns i inriktningen på arbetet. Internrevisionen bedömer att det är viktigt att processen för framtagande av strategiska personer blir tydligare, dels inom samverkansarbetet och dels inom respektive samverkande myndighet. Rekommendation Orange - Väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar att sekretariatet för Samverkansrådet och Operativa rådet verkar för att: - tydliggöra processen med nominering av strategiska personer - åtgärder vidtas för att skapa större samsyn avseende kriterierna för urval av strategiska personer - uppmana deltagande myndigheter att klargöra vilket ansvar dess medarbetare har när det gäller nominering av strategiska personer. Konsekvenserna av om rekommendationen inte följs är att det finns risk för att arbetet inte sker effektivt samt att intentionerna med myndighetssamverkan inte uppnås. Detta innebär betydande negativa konsekvenser för verksamheten. Åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendation Svar lämnat av Åtgärder Ansvarig SSO, Beredningsenheten Noa Nya riktlinjer för urvalsprocessen av personer som ska prioriteras för det myndighetsgemensamma underrättelsearbetet enligt inriktningen för den myndighetsgemensamma satsningen ska beslutas av Operativa rådet Nuc får fortsatt i uppdrag att se över gällande riktlinjer i stort och anpassa dessa med den nya nomineringsordningen. Detta arbete ska redovisas för Operativa rådet Nuc har sedan tidigare i uppdrag att öka stödet till regionerna avseende tolkning av kapacitetsparametrarna. De olika myndigheterna har helt olika uppdrag varför det inte är möjligt att ange vilket ansvar varje medarbetare har i nomineringsprocessen. Det är dock angeläget att varje myndighet är så aktiv det är möjligt, utifrån olika kompetenser, varför Nuc har ett särskilt stödjande uppdrag för att möjliggöra detta. Ordf för Nucs styrgrupp och samordnaren för Nuc

16 RAPPORT 16 (18) Tidsplan Prioritering av operativa resurser Operativa rådet ansvarar för helhetsbilden av den operativa verksamheten och ska besluta om prioriteringar av strategiska personer och utsatta områden. Operativa rådet beslutar också om myndighetsgemensamma insatser och i vilka insatser och uppdrag polisens aktionsgrupper ska engageras. Framöver kommer även beslut att tas av de regionala samverkansråden. Samtliga myndigheter ska säkerställa att det finns resurser för åtgärder inom den särskilda satsningen mot grov organiserad brottslighet och i Operativa rådet finns chefer med mandat att ta operativa beslut som är bindande för den egna myndigheten. Detsamma gäller framöver även för de regionala samverkansråden. Iakttagelser Som framgår av internrevisionens tidigare rapport 3 saknas i samtliga (undantaget Polismyndigheten) samverkande myndigheternas regleringsbrev och instruktioner uppgifter om hur samverkan ska prioriteras i förhållande till den egna verksamheten. Styrningen är inte tydlig vad avser ambitionsnivå, finansiering, mål och återrapportering. Vid flera intervjuer har påpekats att det finns en konflikt när det gäller resurser och att detta skapar osäkerhet i ärendehanteringen. Insatser i det myndighetsgemensamma arbetet beslutas formellt av Operativa rådet men dessa insatser konkurrerar med respektive myndighets egen verksamhet. Polisiära resurser i linjeverksamheten styrs såväl nationellt, regionalt som lokalt. Dessutom hanteras andra ärenden inom samverkansarbetet som inte är beslutade av Operativa rådet. Många av de intervjuade har framfört att det finns en ovillighet att släppa till resurser och att det saknas en tydlig prioritetsordning. I detta sammanhang noterar internrevisionen att det i Tullverket har presenterats en prioriteringstrappa som innebär att insatser beslutade av Operativa rådet respektive Regionala samverkansråd har högre prioritet än motsvarande linjeärenden inom Tullverket. Denna prioritering är dock ännu inte formaliserad i styrdokument. Enligt uppgift från sekretariatet för Operativa rådet tillämpas en liknande modell även vid Skatteverket. Internrevisionen har också noterat att de samverkande myndigheterna i delrapporten till regeringen under rubriken Hinder och lagförslag lyfte fram hinder bl.a. avseende svårigheter med resurser, då myndigheterna har omfattande åtgärder i sina grunduppdrag. 3 Granskning av arbetet mot organiserad brottslighet myndigheter i samverkan, Delrapport 1,

17 RAPPORT 17 (18) Bedömning Internrevisionens bedömning är att det trots direktiv och riktlinjer finns oklarheter i den praktiska styrningen. Prioriteringen av operativa resurser är inte tydlig vilket leder till osäkerhet i ärendehanteringen och i förlängningen risk för att beslutade insatser inte utförs i den omfattning som är nödvändig för att önskade resultat ska uppnås. Rekommendation Orange - Väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar att sekretariatet för Samverkansrådet och Operativa rådet verkar för att: - samverkande myndigheter tydliggör prioritetsordningen vad gäller operativa resurser med särskilt beaktande av linjeärenden kontra ärenden där beslut tas av Operativa rådet respektive Regionala samverkansråd - klargöra att rutiner finns som säkerställer att deltagande myndigheter tillsätter resurser i enlighet med de beslut som tas av Operativa rådet respektive regionala samverkansråd. Konsekvenserna av om rekommendationen inte följs är att det finns en risk för att resurser inte används optimalt och att arbetet inte genomförs i enlighet med intentionerna. Detta kan medföra betydande negativa konsekvenser för samverkansarbetet. Åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendation Svar lämnat av Åtgärder SSO, Beredningsenheten Noa En viktig fråga som är ständigt aktuell i samarbetet. Flera myndigheter har interna riktlinjer för hur gemensamma insatser i satsningen ska prioriteras och resurssättas medan andra myndigheter inte har reglerat detta. Riktlinjer för den gemensamma ordningen har beslutats under hösten 2016 och har under en införandefas omhändertagits i samtliga regioner och vid Operativa rådet. Nyordningen håller på att sätta sig och flera myndigheter har skapat en ordning för resurshantering och övriga har en pågående process för detta. Den av myndighetscheferna beslutade myndighetsgemensamma inriktningen klargör att resurser ska tillföras satsningen. Av den samlade bedömningen som görs av månatlig statistik samt nulägesinformationen i så kallade realtidsbilder skapas förutsättningar för att i grova drag följa myndigheternas resurstilldelning avseende insatser beslutade av Operativa rådet vid varje tillfälle som rådet träffas (4:e vecka). Aktivitet planeras kring frågeställningen vid höstens konferens med Operativa rådet.

18 RAPPORT 18 (18) Ansvarig SSO verkar för att respektive myndighet skapar eller upprätthåller tydliga instruktioner avseende resurser vid respektive myndighet för insatser vid Operativa rådet och vid de Regionala samverkansråden. Tidsplan Ola Hultquist Pirkko Nylund

19