E-giro Privat Användarmanual

Transkript

1 Oktober 2002 version 6.2 E-giro Privat Användarmanual BG 9060, december Copyright Bankgirocentralen BGC AB e-giro webbhotell användarmanual 1

2 BGC Inledning Innehåll Inledning... 3 Översikt... 3 Presentation... 5 Förberedelser och kundtest... 7 Checklista... 7 Kommunikation med BGC... 8 Så här för du över en fil till BGC Hänvisande bankgiro- och postgironummer vid anmälningar Förteckning över fakturautställare Informationssida Anmälningssida Varumärket e-giro och ansvar Hantering av fakturamottagarens anmälan Översikt Anslutning hos banken Underlag för anmälan Kvittens av anmälan skickas till BGC BGC:s kvittens återredovisning av kvitterad anmälan Avanmälan Fakturering och betalning via e-giro Privat Översikt Det här är en webbfaktura/kreditnota och e-dokument Betalrad Betalning och rättelse Vad kan bli fel E-giro Privats säkerhetslösning Ytterligare information om e-giro Privat Ordlista Alfabetisk index E-giro Privat användarmanual 2

3 BGC Inledning Inledning Översikt Inledning E-giro Privat Är en integrerad elektronisk fakturerings- och betalningstjänst. Skapar nya möjligheter till direktkommunikation med era kunder. Underlättar för kunderna att betala till er. Innehåller en avancerad säkerhetslösning som innebär trygghet för er och era kunder. Höjer kvaliteten i redovisningen av betalningar till er, i och med att era kunden betalar genom ett enkelt klick och inte behöver knappa in långa referensnummer. E-giro Privat är ett samarbete mellan Handelsbanken, SEB, Östgöta Enskilda Bank, Skandiabanken och Bankgirocentralen BGC AB. E-giro Privat når internetbankerna FöreningsSparbanken, Nordea, Handelsbanken, SEB, Östgöta Enskilda Bank och Skandiabanken Målgrupp Detta dokument är avsett för dig som handlägger e-giro ärenden på företaget. Manualen beskriver de åtgärder du behöver vidta för att e-giro Privat ska fungera så smidigt som möjligt. Förutsättningar Eftersom det finns många olika ekonomisystem på marknaden, kan vi inte i detalj beskriva hur du går till väga i just ert ekonomisystem. Därför hänvisar vi i den löpande texten till er leverantör av ekonomi- eller kommunikationsprogram. Fortsättning på nästa sida e-giro webbhotell användarmanual 3

4 BGC Inledning Översikt, Fortsättning Frågor Om du har frågor om e-giro Privat är du välkommen att kontakta Om ert företag är kund i Handelsbanken SEB Östgöta Enskilda Bank Kontakta Handelsbankens Bankgiroservice Tel Fax E-post shbbgc@bgc.nu SEB:s Bankgiroservice Tel Fax E-post sebbgc@bgc.nu Kundstöd Tel Fax E-giro Privat användarmanual 4

5 BGC Presentation Presentation Inledning I detta kapitel presenterar vi e-giro Privat och berättar hur det fungerar. Syftet är att ge dig en övergripande presentation av vad e-giro Privat är och hur ert företag kan dra nytta av e-giro Privat. Fakturor via Internet E-giro Privat är ett framtidsinriktat system som bygger på säker teknik och är enkelt att ansluta sig till. Ni kan med små förändringar skapa en integrerad elektronisk fakturerings- och betaltjänst som till en lägre kostnad höjer kvaliteten i redovisningen av betalningar och som ger nya marknadsföringsmöjligheter. Genom e-giro kan er kund enkelt se webbfakturan genom att klicka på en länk i sin Internetbank. Kunden godkänner fakturan för betalning genom ett enkelt klick och behöver inte registrera till exempel långa referensnummer. Detta gör att ni som fakturautställare uppnår 100% automatisk prickningsfrekvens för dessa betalningar i er kundreskontra. Enkla och korrekta betalningar Marknadsföringskanal Webbfakturan blir en helt ny marknadsföringskanal till era kunder. Här kan ert företag på ett kreativt sätt förmedla all slags interaktiv information till era kunder, till exempel genom ljud, bilder eller video. Kunden kan beställa och reklamera varor via samma kanal. Ni kan bygga nya och unika tjänster kopplade till webbfakturan, ni bestämmer själva vilka samt hur och när de ska fungera. Så fungerar det Så här fungerar e-giro Privat, steg för steg: Fas Beskrivning 1 När ni fakturerar er kund sänder ni en betalrad till BGC för vidare befordran till kundens Internetbank. Betalraden kan liknas vid den information som finns på betalningsavin. Samtidigt lägger ni en fullständig webbfaktura i en databas kopplad till er webbplats. E-giro stödjer betalrader som avser faktura, kreditnota och e- dokument. E-dokument når i dagsläget endast SEB, Handelsbanken, Skandiabanken och Östgöta Enskilda Bank. 2 I Internetbanken ser kunden betalraden på sin skärm och kan via en länk gå till er webbplats och se webbfakturan. All överföring sker insynsskyddat, krypterat och har tidsbegränsad giltighet. Webbfakturans innehåll kontrolleras av ert företag. Fortsättning på nästa sida e-giro webbhotell användarmanual 5

6 BGC Inledning Presentation, Fortsättning Så fungerar det (fortsättning) Fas Beskrivning 3 När kunden ska betala kan han klicka direkt på OK för betalning, utan att behöva knappa in belopp eller referensnummer. Om ert företag tillåter det kan kunden ändra belopp och/eller betalningsdatum. 4 När kunden betalar sin räkning får ni redovisning från BGC som vanligt. Kunden anmäler sig enkelt Er kund kan anmäla sig till e-giro på tre sätt Direkt till er, till exempel via er kundtjänst eller webbtjänst. Fakturautställaren kan även nyttja e-giro anmälningsärende, om tjänsten är tecknad med banken Vid betalning i internetbanken. Genom att anmäla till sin bank att han önskar webbfaktura från alla fakturautställare som han betalar till via Autogiro och som deltar i e-giro. Hanteringen av anmälningar och avanmälan sker elektroniskt. Ni kan bygga upp helt automatiska rutiner för denna hantering. Dessa kunder når fakturautställaren Antalet kunder i svenska internetbanker växer snabbt. I e-giro Privat når ni kunderna i FöreningsSparbanken, Nordea, Handelsbankens, SEB:s, Skandiabankens och Östgöta Enskilda Banks internetbanker. E-giro Privat användarmanual 6

7 BGC Förberedelser och kundtest Förberedelser och kundtest Checklista Inledning Innan ert företag kan börja använda e-giro Privat, måste vissa krav på ekonomisystemet vara uppfyllda och vissa förberedelser vara genomförda. Detta kapitel är tänkt att användas som en enkel checklista för vad ni behöver åtgärda före start i e-giro Privat. I kolumnen Hänvisning ser du var du kan läsa mer om varje ämnesområde. Checklista i ii iii = Åtgärd Hänvisning Besluta om leveranssätt till och från BGC inklusive metod för förändringsskydd. Kundregistret ska vara förberett för hantering av Anmälningar, Kvitterade anmälningar, Avanmälningar, samt Elektroniskt redovisning från BGC. Kundreskontran ska kunna skapa fakturasammandrag samt ta emot och tolka redovisning av felaktiga betalrad. Se avsnittet Kommunikation med BGC i detta kapitel. Se kapitlet Hantering av fakturamottagarens anmälan Se kapitlet Fakturering och betalning via e-giro Privat, iv Upprätta en informationssida på Internet. Se avsnittet Informationssida i detta kapitel. v Upprätta en anmälningssida på Internet. Se avsnittet Anmälningssida i detta kapitel. vi Skriva avtal om e-giro Privat med banken. Respektive bankkontor vii viii Förbereda för att kunna ta emot redovisning av betalningsredovisning i Inbetalningsservice OCR-format (eventuellt även i Autogiro Privat). Genomföra en godkänd kundtest för e-giro Privat. Se dokumentet Inbetalningsservice OCR manual för betalningsmottagare. Se dokumentet E-giro Privat handledning för kundtest. E-giro Privat användarmanual 7

8 BGC Förberedelser och kundtest Kommunikation med BGC Inledning Ni kan sända filer till och ta emot filer från BGC på ett flertal sätt. I detta avsnitt går vi igenom tillgängliga metoder för kommunikation (kallas även leveranssätt), samt förutsättningarna för kommunikationen med BGC. Tillgängliga leveranssätt Följande leveranssätt kan användas för e-giro Privat: BgCom Connect:Direct Netview/FTP Leveranssätt TCP/IP FTP via X.25 XCOM6.2 Metod för förändringsskydd (se nedan) Egen, integrerad säkerhetslösning Nexus Elektroniskt sigill, MAA Nexus Elektroniskt sigill, MAA Nexus Elektroniskt sigill, MAA Nexus Elektroniskt sigill, MAA Metod för förändringsskydd Förändringsskydd innebär att filer förses med en krypterad kontrollpost som beräknas från filens innehåll och en unik kod (även kallad sigillnyckel), innan filen sänds till BGC. BGC kontrollerar kontrollposten och kan därmed säkerställa att filen inte förändrats efter det att avsändaren förändringsskyddat den. Förändringsskydd är obligatoriskt för samtliga filer som sänds till BGC. För närvarande används tre metoder för förändringsskydd: BgCom Metod för förändringsskydd MAA (Message Authentication Algoritm) Nexus Elektroniskt sigill Anmärkning BgCom är en integrerad kommunikations- och säkerhetslösning, baserad på Elektroniskt ID-kort och stark kryptering. Fri algoritm för förändringsskydd anpassad för Bankgirot. Metod utvecklad av Nexus (före detta SÄKData). Fortsättning på nästa sida E-giro Privat användarmanual 8

9 BGC Förberedelser och kundtest Kommunikation med BGC, Fortsättning Avsnittssigill eller helfilssigill? Program för förändringsskydd är ofta integrerat i kommunikationsprogramvaran. Nexus Elektroniskt sigill och MAA kan förekomma som avsnittssigill och som helfilssigill. Följande tabell visar vilken av dessa metoder som går att använda för filerna i e-giro webbhotell: Filtyp Anmälningar, bekräftelser, makuleringar och betalrad Avsnitts-/helfilssigill Avsnitts- eller helfilssigill Ytterligare information Leveranssätt Ytterligare information om leveranssätt och metoder för förändringsskydd finner du i Leveranssätt BgCom Connect:Direct Netview/FTP TCP/IP FTP via X.25 XCOM6.2 Dokumentets namn Leveransvägledning BgCom Leveransvägledning - Connect:Direct Leveransvägledning Netview/FTP Leveransvägledning TCP/IP FTP Leveransvägledning XCOM6.2 Dessa dokument kan du beställa från er bank eller Bankgiroservice på BGC. E-giro Privat användarmanual 9

10 BGC Förberedelser och kundtest Så här för du över en fil till BGC Gör så här Följ stegen i följande tabell när du ska sända filer till BGC: Steg Åtgärd 1 Skapa en fil i ert ekonomisystem. Filen kan innehålla Anmälningar, kvitterade anmälningar och/eller avanmälningar. Betalrad som avser faktura, kreditnota eller e-dokument. Hänvisning: För information om hur ert ekonomiprogram fungerar, se programmets dokumentation eller kontakta programvaruleverantören. 2 Starta kommunikationsprogrammet. 3 Kontrollera att ert företags kundnummer är rätt ifyllt i kommunikationsprogrammet och att programmet är inställt för att sända en produktionsfil. 4 Förändringsskydda filen i kommunikationsprogrammet. Använd den nyckel för förändringsskydd som du fått från BGC. Hänvisning: 5 Sänd filen till BGC. För anvisningar om hur nyckeln läggs in respektive hur filen förändringsskyddas, se dokumentationen för ert kommunikationsprogram eller kontakta programvaruleverantören. Fortsättning på nästa sida E-giro Privat användarmanual 10

11 BGC Förberedelser och kundtest Så här för du över en fil till BGC, Fortsättning När ska filen sändas till BGC? Denna tabell visar när ni senast måste sända material till BGC, respektive när material finns att hämta: Före kl Tidigast kl Senast kl Tidigast kl Senast kl Tidigast kl Dag 1 Dag 2 Dag 3 Dag 4 Er kund anmäler sig i sin internetbank. Ni hämtar anmälan från BGC. Ni sänder en kvitterad anmälan av er kunds anmälan. Ni hämtar återredovisning för godk/ej godk kvitterade anmälningar Ni sänder betalradet till BGC. Betalradet är tillgänglig i er kunds internetbank. Anmälningar, bekräftelser och makuleringar: Anmälningar, kvitterade anmälningar och avanmälningar som kommer till BGC före kl behandlas av BGC samma dag. Det innebär att en fil med redovisningsmaterial (godkända/icke godkända kvitterade anmälningar) kan hämtas från BGC efter kl samma dag. Kommer filen till BGC efter kl behandlas den påföljande bankdag. Redovisningsmaterialet kan då hämtas efter kl denna dag. Betalrad: Betalrad ska levereras till BGC senast kl bankdagen efter fakturadatum. Betalrad presenteras i er kunds Internetbank kl följande bankdag. Fortsättning på nästa sida E-giro Privat användarmanual 11

12 BGC Förberedelser och kundtest Så här för du över en fil till BGC, Fortsättning När skapas redovisning? BGC skapar och skickar filer enbart när någon händelse skett, till exempel Er kund har anmält sig som e-giromottagare via sin internetbank. Ni har sänt in kvitterad anmälan eller avanmälan. Ni har sänt in felaktiga betalrad. Viktigt: BGC skapar redovisningsfiler endast på bankdagar! E-giro Privat användarmanual 12

13 BGC Förberedelser och kundtest Hänvisande bankgiro- och postgironummer vid anmälningar Inledning I detta avsnitt beskriver vi vad ert företag behöver göra för att hänvisande bankgiro- och postgironummer ska fungera när kunden anmäler sig via internetbanken. Så fungerar det Så här fungerar hänvisande postgiro- och bankgironummer: Fas Beskrivning 1 I avtalet om e-giro Privat anger ert företag Det bankgironummer dit betalningarna ska göras (huvudbankgironummer). Samtliga bankgiro- och postgironummer som ska vara hänvisande (de gironummer som finns på pappersfakturan) 2 När er kund skriver in ert bankgiro- eller postgironummer (hänvisande bank- eller postgironummer) för betalning i sin internetbank, visas en anmälningsknapp på skärmen. Om kunden klickar på knappen skapar internetbanken en anmälning, som skickas till BGC. 3 BGC vidarebefordrar anmälan till er. Anmälan kommer att avse det bankgironummer ert företag angivit i avtalet om e-giro Privat. 4 Ni sänder en kvitterad anmälan till BGC. 5 Kunden är nu registrerad som e-giromottagare. Observera: Hänvisande bankgironummer gäller endast för anmälningar via internetbanken. Betalningarna kommer alltid att föras till det bankgironummer ni har angivit i fakturaunderlaget. Detta bankgironummer måste ha angivits som huvudbankgironummer i ert avtal om e-giro Privat. Detta ska göras: För att hänvisning av postgiro- och bankgironummer ska fungera, måste det avtal ert företag tecknar med banken innehålla Ert huvudbankgironummer. Samtliga de bankgiro- och postgironummer som ni vill ska omfattas av hänvisningen. Observera: Endast bankgironummer som är anslutna till tjänsten Inbetalningsservice OCR och postgirokontonummer anslutna till Postgirot Banks Inbetalningsservice kan omfattas av hänvisning! Fortsättning på nästa sida E-giro Privat användarmanual 13

14 BGC Förberedelser och kundtest Hänvisande bankgiro- och postgironummer vid anmälningar, Fortsättning Ytterligare information Hänvisning: För fullständig information om hela anmälningsprocessen, läs kapitlet Hantering av fakturamottagarens anmälan i detta dokument. E-giro Privat användarmanual 14

15 BGC Förberedelser och kundtest Förteckning över fakturautställare Inledning BGC för en förteckning över samtliga fakturautställare i e-giro Privat och e-giro Webbhotell. Den är tillgänglig för samtliga deltagande internetbanker och deras kunder. Fakturamottagarna kan se förteckningen i sin internetbank. Dold i internetbanken När ni skriver avtal om e-giro Privat kan ni ange att ert företag inte ska visas i Internetbankernas förteckning. Exempelvis kan detta vara aktuellt under ett inledningsskede, när ni vill ha kontroll över antalet nya kunder som släpps på i e-giro Privat. Om ni väljer att ert företag inte ska visas i internetbanken, kommer ni inte att få några automatiska anmälningar för autogirobetalare. Anmälningar via internetbanken och Autogiro När ni bestämmer er för att era uppgifter ska visas innebär det, att ni kan komma att få automatiska anmälningar från kunder som sedan tidigare använder e-giro Privat. Observera att detta endast gäller om ni deltar i Autogiro. E-giro Privat användarmanual 15

16 BGC Förberedelser och kundtest Informationssida Inledning I e-giro innebär begreppet informationssida en sida som är tillgänglig på Internet, där ni anger de namn, adresser, e-postadresser och/eller telefonnummer, dit era kunder kan vända sig vid störningar i fakturapresentationen eller vid klagomål. Informationssidan kan lagras på en webbserver på BGC. Om er kund vill komma i kontakt med er, når han er informationssida via en länk i internetbanken. Textexempel Här följer ett exempel på text på informationssidan: [Fakturautställarens logotype] Information om anmälan [beskrivning vilka anmälningssätt som tillåts samt abonnemang etc.] Så här kontaktar Du oss om Du har frågor eller problem [Fakturautställarens namn] deltar i bankernas e-giro Privat, som gör det enkelt, bekvämt och säkert att betala räkningar via Internet. Har du synpunkter på fakturan eller om din faktura inte kan visas, kontakta oss [Fakturautställarens postadress obligatorisk uppgift] [Fakturautställarens telefonnummer obligatorisk uppgift] [Fakturautställarens faxnummer] [Länk Fakturautställarens e-postadress obligatorisk uppgift] [Fakturautställarens öppettider obligatorisk uppgift] [Länk till fakturautställarens webbplats i förekommande fall] Fortsättning på nästa sida E-giro Privat användarmanual 16

17 BGC Förberedelser och kundtest Informationssida, Fortsättning Skapa och uppdatera informationssidan Så här gör du för att skapa och uppdatera uppgifterna på er informationssida: Steg Åtgärd 1 Utforma informationssidan som ett HTML-dokument. Packa HTMLfilen och eventuella bildfiler som ett Zip-arkiv och sänd till BGC, antingen via e-post eller på en diskett. Namnet på HTML-dokumentet ska vara information.htm 2 BGC testar att dokumentet fungerar och lägger in det på webbservern. Adressen till er informationssida blir där xxxxxx-xxxx är ert företags organisationsnummer. 3 Ni får information från BGC när informationssidan publicerats. Viktigt: Det är ni som fakturautställare som ansvarar för att uppgifterna på informationssidan är korrekta. E-giro Privat användarmanual 17

18 BGC Förberedelser och kundtest Anmälningssida Inledning I e-giro innebär begreppet anmälningssida en webbsida tillgänglig på Internet, där fakturamottagaren kan anmäla sig. Genom att koppla svaren från anmälningssidan till kundreskontrasystemet, kan ni automatisera anmälningsprocessen till e-giro. Att tänka på Det är inte obligatoriskt att använda en anmälningssida. Anmälningssidan lagras på fakturautställarens egen webbplats eller används tjänsten e-giro anmälningsärende. Fakturautställaren anger anmälningssidans webbadress till BGC som vidareförmedlar denna till respektive internetbank. Personnummer (fås från internetbanken vid länkning, om kunden anmäler sig direkt till fakturautställaren så måste kunden ange personnummer). Vilken bank som fakturan ska skickas till (fås från internetbanken vid länkning, om kunden anmäler sig direkt till fakturautställaren så måste kunden ange personnummer). Fakturautställaren översätter banknamn till en bankidentitet. Bankidentiteten är uppbyggd precis som ett e-gironummer och infogas istället för e-giroadressen i filen till BGC. Bank Förkortning Bankidentitet SEB SEB Handelsbanken SHB Östgöta Enskilda Bank OEB SkandiaBanken SKB Föreningssparbanken FSPA Nordea NB Sparbanken Finn FINN Sparbanken Gripen* GRIP Stadshypotek Bank SHYB ICA Bank* ICA Länsfösäkringar Bank* LFB COOP Bank* COOP *Sparbanken Gripen, Länsförsäkringar Bank, ICA Bank och COOP Bank deltar ej ännu i e-giro, E-giro Privat användarmanual 18

19 BGC Förberedelser och kundtest Fakturamottagarna har via sin internetbank tillgång till en katalog över fakturautställare som deltar i e-giro. Katalogen innehåller fakturautställarnas namn och en länk till deras anmälningssida. Fakturautställaren kan delta i denna katalog, genom att kontakta sin bank. Information om hur biljett utformningen är, biljettens DTD finns att hämta på under manualer. E-giro tillhandahåller även ett testverktyg där fakturautställaren själv kan generera test biljetter. Verktyget finns på under fliken devise security och ticket dispenser. Exempel Här följer ett exempel på hur anmälningssidan kan utformas: E-giro Privat användarmanual 19

20 BGC Förberedelser och kundtest Varumärket e-giro och ansvar Varumärket e-giro Namnet e-giro är ett registrerat varumärke. BGC har tillsammans med de banker som deltar i e-giro tagit fram regler och riktlinjer för hur varumärket ska användas i samband med tjänsten och samlat dessa regler i en Varumärkesguide. Den kan laddas ner från e-girots webbplats på Reglerna innebär i korthet att ert företag i största möjliga mån ska låta varumärket ingå i all tryckt och webbaserad information om och kring tjänsten e-giro. Det är inte obligatoriskt att presentera e-giro loggan i samband med presentation av faktura/kreditnota eller e-dokument. Hänvisning: Ladda ner Varumärkesguiden från e-giros webbplats, Ert företags ansvar Vissa etiska regler fastställer ert företags ansvar i e-giro Privat. De beskrivs i detalj i avtalet om tjänsten. I korthet innebär de att Fakturautställaren är ensam ansvarig i förhållande till banken för informationen och innehållet på webbfakturorna och för de varor och tjänster som erbjuds via e-giro Privat. Innehållet ska ha anknytning till de varor eller tjänster som fakturautställaren tillhandahåller. Fakturautställaren ska följa Tillämpliga lagar och regler. Allmänna regler avseende etik och moral. Banken förbehåller sig rätten att avbryta fakturautställarens deltagande i e-giro Privat vid brott emot sådan regel eller lag. Fakturautställaren får inte använda tjänsten på ett sådant sätt att olägenheter uppstår för banken, fakturamottagaren eller någon annan. Fakturautställaren ska hålla banken skadelös för krav mot banken från tredje man på grund av hur fakturautställaren använder tjänsten. E-giro Privat användarmanual 20

21 Fakturering och betalning via e-giro Privat Hantering av fakturamottagarens anmälan Översikt Inledning Detta kapitel beskriver hur fakturamottagaren er kund anmäler sig till e-giro Privat. E-girosystemet är utformat för att möjliggöra en helt automatiserad hantering av era kunders anmälningar. Om ert ekonomisystem inte är anpassat för att automatiskt ta emot och skapa anmälnings-, kvitterade anmälningar- och avanmälningsfiler måste registren i er kundreskontra uppdateras manuellt. Hänvisning: För detaljerade anvisningar om hur ert ekonomisystem fungerar, se dess dokumentation, eller kontakta er programleverantör. Innehåll Detta kapitel innehåller följande avsnitt: Avsnitt Se sidan Anslutning hos banken 36 Underlag för anmälan 37 Kvitterad anmälan till BGC 40 BGC:s återredovisning av kvitterad anmälan 42 Avanmälan 43 E-giro Privat användarmanual 21

22 Fakturering och betalning via e-giro Privat Anslutning hos banken Så går det till Era kunder ansluter sig via sin internetbank till e-giro Privat. I samband med anslutningen läggs kunden upp i bankens register över e- girokunder. Anslutningen är en förutsättning för att fakturamottagaren ska kunna delta i e-giro Privat och få elektroniska fakturor. E-giro Privat användarmanual 22

23 Fakturering och betalning via e-giro Privat Underlag för anmälan Tre olika anmälningssätt När er kund har anslutit sig till e-giro Privat, är nästa steg att han anmäler sig till de fakturamottagare som han önskar webbfakturor från. Fakturamottagaren kan anmäla sig på fyra sätt: Direkt till fakturautställaren (via till exempel en anmälningssida på deras webbplats, eller via deras kundtjänst). Via sin internetbank till fakturautställarens anmälningssida., samma som direkt till fakturautställaren. Banken skickar med en signerad biljett innehållande personnummer och bank. Via sin internetbank vid betalning till fakturautställaren. Genom automatisk anmälan till alla företag som han betalar till via Autogiro. Direkt till ert företag Så här sker anmälan via ert företags webbplats eller kundtjänst: Fas Beskrivning 1 Er kund kontaktar er kundtjänst eller anmäler sig till e-giro Privat via er anmälningssida på er webbplats. 2 Ert ekonomisystem sänder en kvitterad anmälan till BGC. 3 BGC sänder en återredovisning på kvitterade anmälningar Via internetbanken till fakturautställarens anmälningssida Fas Beskrivning 1 Fakturamottagaren loggar in i internetbanken och klickar på fakturautställaren i bankens lista över deltagande fakturautställare. Banken signerar en biljett innehållande personnummer och bank. Biljetten skickas till fakturautställarens webbserver. 2 Fakturautställaren tar emot biljetten och verifierar denna. Fakturautställaren kontrollerar att fakturamottagaren finns i kundreskontran och ändrar betalningssätt till e-giro. 3 Fakturautställarens ekonomisystem sänder en kvitterad anmälan till BGC. 4 BGC sänder en återredovisning av kvitterad anmälan Fortsättning på nästa sida E-giro Privat användarmanual 23

24 Fakturering och betalning via e-giro Privat Underlag för anmälan, Fortsättning Via internetbanken vid betalning Så här sker anmälan via er kunds internetbank: Fas Beskrivning 1 Er kund registrerar sina betalningar i sin internetbank. 2 I samband med att kunden registrerar en betalning till er, kan han klicka på en anmälningsknapp i internetbanken. Internetbanken skickar en anmälan till BGC. 3 BGC vidarebefordrar anmälan till ert företag. 4 Ert ekonomisystem sänder en kvitterad anmälan till BGC. 5 BGC sänder en återredovisning på kvitterad anmälan Fortsättning på nästa sida E-giro Privat användarmanual 24

25 Fakturering och betalning via e-giro Privat Underlag för anmälan, Fortsättning Automatisk anmälan via Autogiro Om ni använder Autogiro, kan er kund även anmäla sig via automatisk anmälan. Fas Beskrivning 1 Kunden avtalar med sin bank att banken automatiskt anmäler honom till e-giro Privat för alla de fakturautställare som han betalar till via Autogiro (och som deltar i e-giro). 2 BGC sänder en anmälan till er. 3 Ert ekonomisystem sänder en kvitterad anmälan till BGC. 4 BGC skickar återredovisning på kvitterad anmälan till er. 5 Er kund faktureras via e-giro, men betalningen utförs som tidigare via Autogiro. Fortsättning på nästa sida E-giro Privat användarmanual 25

26 Fakturering och betalning via e-giro Privat Underlag för anmälan, Fortsättning Utebliven träff i kundregistret I vissa fall kan det vara omöjligt att matcha en viss anmälningspost från BGC med ert företags kundregister utifrån kombinationen betalar- och bankgironummer. Orsak: Åtgärd: Hänvisning: Detta beror troligen på att kunden är avanmäld som autogirobetalare i ert kundregister, men att makuleringen inte sänts till BGC. Dessa två register stämmer därför inte överens. Detta autogiromedgivande måste avanmälas hos BGC och en ny kvitteradanmälningspost skickas till BGC. Den nya kvitterade anmälan ska ha samma betalarnummer och fakturautställarnummer som den ursprungliga bekräftelseposten. I vissa kundreskontraprogram sker denna korrigering automatiskt, i andra måste det göras manuellt. Se dokumentationen till ert kundreskontrasystem, eller vänd er till er programvaruleverantör. Dubbla anmälningar Om en kund som redan har anmält sig till e-giro Privat skickar in en ny anmälan, ska följande göras: Om e-gironumret i anmälan skiljer sig från det som finns i ert kundregister, är samma som det som finns i ert kundregister, så ska den gamla kvitterade anmälan avanmäls genom att en avanmälningstransaktion sänds till BGC. Den nya kvitterade anmälan ska sändas till BGC. ni bortse från den nya anmälan. Inget ska sändas till BGC. E-giro Privat användarmanual 26

27 Kvittens av anmälan skickas till BGC Fakturering och betalning via e-giro Privat När ni anmäler kunden När ert företag får en fil med anmälningar från BGC, sänder ni en kvitterad anmälan till BGC att kundens anmälan är godkänd av er. Ert företag kan avvisa kundens anmälan till e-giro Privat, om ni anser att kunden inte ska delta i e-giro Privat. I dessa fall måste ni själva meddela kunden. Tilldelning av betalarnummer Betalarnummer används i kundreskontrasystemet för att identifiera kunden. Betalarnummer kan vara kundnummer, personnummer eller liknande begrepp. Om kunden saknar betalarnummer ska han tilldelas ett sådant i ert kundreskontrasystem. Flera bankgironummer Viktigt: Sänd in en bekräftelse för Om ert företag använder fler än ett mottagande bankgironummer i e-giro, är det viktigt att ni registrerar kvitterade anmälningar för samtliga de bankgironummer som er kund kommer att betala till. Exempel: Ert företag har bankgironummer och Om er kund endast kommer att betala till endast kommer att betala till kommer att betala till och och Fortsättning på nästa sida E-giro Privat användarmanual 27

28 Fakturering och betalning via e-giro Privat Kvittens av anmälan skickas till BGC, Fortsättning Ändring av betalningssättskoden Betalningssättskoden i kundreskontran visar på vilket sätt kunden betalar sina fakturor. De flesta ekonomisystem klarar att ändra dessa koder automatiskt när kundens anmälan kommer in. I annat fall måste detta göras manuellt. Hänvisning: Se dokumentationen för ert ekonomisystem eller vänd er till er programvaruleverantör. När kunden anmäler sig till e-giro Privat ska betalningssättskoden ändras enligt följande tabell: Befintlig kod Ny kod Kommentar Autogiro E-giro med Autogiro Betalarnummer ska vara identiskt för Autogiro och e-giro Privat. Er kund länkas till webbfakturan, medan betalningen sker genom Autogiro. För dessa kunder ska ert system skapa två transaktioner som sänds till BGC: Fakturaunderlaget och Autogirodebiteringen. Pappersfaktura E-giro utan Autogiro Kunden ska tilldelas ett betalarnummer. Ej webbfaktura (spärr mot webbfaktura) Koden ändras inte. Ert företag måste meddela kunden. E-giro Privat användarmanual 28

29 Fakturering och betalning via e-giro Privat BGC:s kvittens återredovisning av kvitterad anmälan Identifiering och kontroll BGC tar emot och behandlar kvitterade anmälningar från ert företag. BGC kontrollerar att kunden deltar i e-giro Privat. Kvittens till ert företag BGC skickar en fil till ert företag med enåterredovisning om att kvitterad anmälan är korrekt. Om något är felaktigt innehåller återredovisningen en felkod om detta. Felmeddelande Orsak Åtgärd Kvitterad anmälan finns redan Kvitterad anmälann saknas/är avslutad Fakturamottagaren saknas Mottagande bankgironummer saknas/har avslutat avtalet om e-giro Privat Samma kvitterad anmälan har sänts till BGC två gånger. Du försöker avanmäla en redan avanmäld kvitterad anmälan. Orsaken kan vara Felaktigt personnummer angivet. Felaktigt e- gironummer angivet. Kunden har avslutat e- girot. Angivet bankgironummer saknas som fakturautställare i BGC:s register Ingen åtgärd, detta är en information. Ingen åtgärd, detta är en information. Kontakta kunden, eller Fakturera kunden på annat sätt. Teckna avtal med er bank, eller Lägg upp en ny kvitterad anmälan med ett annat bankgironummer. E-giro Privat användarmanual 29