0 Utveckla affärsstrategi och produkter. 1 Tillhandahålla fastigheter och utrymmen. Produktionsresurser

Transkript

1 0 Utveckla affärsstrategi och produkter Primärverksamhet 1 Tillhandahålla fastigheter och n 2 Tillhandahålla service 9 Stödprocesser Kundbehov Styrningsresurser FMresultat Produktionsresurser

2 Styrprocesser Affärsidé, vision Affärsstrategiaffärsmål 03 Planera, styra ekonomi Ekonomiska planer 01 Utveckla affärsstrategi 02 Planera, styra verksamhet Affärsplan, verksamhetsplaner 11 Finansiell fastighetsförvaltning Primärverksamhet Kundbehov Finansiellt resultat Utrymme med service FM-resultat 13 Upplåta, hyra ut Kundanpassat Hyresavtal 12 Planera och genomföra förändring Förvaltnings 21 Tillhandahålla fastighetsanknuten service 22 Tillhandahålla funktionella verksamhetsplatser Förvaltningsresultat 23 Tillhandahålla verksamhetsanknuten service Serviceresultat Stödprocesser Stödja, utveckla personella resurser Hantera finansiella resurser Hantera sresurser Hantera, upphandla produktionsresurser Kunskapsstöd (administration, juridik etc) Hantera ekonomiska resurser (redov., hyror etc)

3 Affärsidé, vision Ekonomiska planer Affärsstrategi, affärsmål 03 Planera, styra ekonomi 01 Utveckla affärsstrategi 02 Planera, styra verksamhet Affärsplan, verksamhetsplaner Kundbehov 111 Planera fastighetsinnehav 112 Köpa/sälja fastighet Genomförd affär Primärverksamhet Förvaltningsplan Köpehandlingar 113 Genomföra finasniell förvaltning Genomförda transaktioner 114 Kontrollera, utvärdera finansiell förvaltning Finansiellt resultat FMresultat 131 Marknadsföra, hyra ut Hyresavtal 132 Genomföra upplåtelse Upplåten nyttjandeenhet 133 Upprätthålla, kontrollera kundrelation Utrymme med service 121 Planera nyttjande och förändring Verksamhetsbeskrivning Produktutbud 122 Förändra genom omdisp, inhyrning eller avveckling Förändrat/ nytt 124 Kontrollera/ utvärdera förändring Kundanpassat Förvaltnings 211 Planera och förbered serviceleverans Kundanpassad serviceplan 123 Förändra genom proj och byggande Utrymmesprogram Relationshandlingar Beställning/ felanmälan 212 producera och leverera service Serviceresultat 213 Kontrollera serviceleverans 22 Tillhandahålla funktionella verksamhetsplatser Levererad service förvaltningsresultat 23 Tillhandahålla verksamhetsanknuten service Levererad service serviceresultat

4 Externa påverkanfaktorer Strategiska/ tekniska planer Styrande verksamhet blir-signal 301 Ekonomistyrning FM- Process Budget/- förkalkyler gör-signal Styrmodell bör/skallsignal bör/skallsignal görsignal FM-resultat Styrda verksamheter Efterkalkyler/budgetuppföljning i form av: 302 Genomföra FM-Process Ekonomiska planer Löpande kalkyler t.ex produkt-, order- eller lönsamhetskalkyler Speciella kalkyler t.ex investeringskalkyler Driftredovisning - kostnader -intäkterresultat ärsignal 303 Analysera FM-Process Räkenskapsanalys avseende t.ex räntabilitet likviditet Extern redovisning soliditet Intressenter Årsbokslut Interna värderingsprinciper Kalkylmodeller t.ex K/I-analys Årsredovisning i form av Resultaträkning Balansräkning Förvaltningsberättelse Delårsrapport

5 Planera och genomföra förändring Affärsplan, verksamhetsplaner Produktutbud Hyresavtal Kundbehov 121 Planera Nyttjande och förändring Verksamhetsbeskrivning 122 Förändra genom omdisp, inhyrning eller avveckling Förändrat/ nytt Kundanpassat 124 Kontrollera/ utvärdera förändring Utrymmesprogram 123 Förändra genom proj och byggande Relationshandlingar Förvaltnings

6 Planera nyttjande och förändring Styrande Kundens primärverksamhet Kundbehov Styrande Ägerens/ byggherens primärverksamhet FM-processen Ägarspecifika krav 1211 Beskriva verksamheten Stödjande 1212 Verksamhetens krav på n 1213 Kontrollera utvärdera (121) Verksamhetsbeskrivning Utrymmesprogram Verksamhetsbeskrivning Förvaltar/FMleverantörskrav Stödjande Utrymmesprogram

7 Beskriva verksamheten Marknadsförutsättningar Befolkningsutveckling Miljöpåverkan Lagar/samhällsdirektiv Omgivning, infrastruktur Extern Styr Övergrip. Verksamhetsbeskr. Affärsidé Vision och strategi Mål Verksamhetens omfattning Organisations Planeringsförutsättningar Nulägesbeskrivning Mjuka omgivningskrav Miljöpåverkan Ekonomiska ramar, budget Intern Styr Huvudfunktioner Huvudprocesser Samband Personell Intern Styr Aktivitets Aktivitetsrelationer Aktivitetsplatser Bemanning Tillgänglighet/nyttjande Allmänna tekniska krav Klimat Försörjningskrav Inredning/utrustning Ekonomiska ramar Kundens primärverksamhet Ägerens/ byggherens primärverksamhet FM-processen Kundbehov Ägarspecifika behov Verksamhetsbeskrivning Förvaltar/FMleverantörsbehov Beskriva förutsättningar, omvärld till verksamheter Stödjande Kravspecifikation Beskriva funktioner/ processer Beskriva aktiviteter/ aktivitetsplatser Funktionella krav Stödjande Processbeskrivningar Prel. Verksamhetsbeskrivning Kontrollera/ utvärdera prel. verksamhetsbeskrivning Översiktlig verksamhetsbeskrivning Rutinbeskrivningar Instruktioner Utrustningsplan Standarder Språk, termer Informationssystem Material, varu

8 Verksamhetens krav på n Krav Byggnadsverk Tillgängliga byggnader Bef. tekniska förutsättningar Krav Utvändiga n Tillg. utvändiga n Tillgängliga sresurser Krav samband Beskriva verksamheten (1211) Verksamhetsbeskrivning Förändrat sbehov Sammanställning av krav Infrastruturella förutsättningar Underlag för sprogram Ekonomiska ramar Utvärdera befintliga sresurser Utrymmestillgång Konstaterat ny sresurs Tillgängliga funktionella ramar Göra sprogram Kontrollera/ utvärdera prel. sprogram Preliminärt sprogram Utrymmesprogram Stödjande Egna byggnader Externa byggnader CAD-manual Administrativ stöd Teknisk stöd Standarder Rekommendationer, mallar Språk, termer Informationssystem

9 Förändra genom omdisponering, inhyrning eller avveckling Styrande Affärsplan, verksamhetsplaner Produktutbud 1221 Omdisposition Oförändrat hyresavtal Förändrat hyresavtal Primärverksamhet Kundbehov 121 Planera nyttjande och förändring Verksamhetsbeskrivning 1222 Inhyrning kompletterande n Förändrat/ nytt Kontrollera utvärdera (122) Förändrat/ nytt 124 Kontrollera/ utvärdera förändring Kundanpassat Utrymmesprogram 1223 Avveckling Avvecklat Avvecklat Förvaltnings Stödjande

10 Inhyrning kompletterande n Utbud av lediga lokaler Lagar och samhällsdirektiv Företagets kvalitetskrav Utrymmesprogram Företagets miljöpolicy Krav samordning Planera nyttjande och förändring (121) Verksamhetsbeskrivning Inventering Marknadsförutsättningar Ekonomiska ramar Styrande Lokalutbud Förhandla och teckna inhyrningsavtal Inhyrningsavtal Kontrollera/ utvärdera inhyrning Förändrat/ nytt Stödjande Kontraktsmallar Avtalssystem Ritningar Administrativ stöd Teknisk stöd Standarder Språk, termer Informationssystem

11 Förändra genom projektering och byggande Verksamhetsbeskrivning Styrande Styrande Primärverksamhet Beslut om byggprocess Byggnadsprogram Styrande Styrande Utrymmesprogram Övriga sinsatser 1231 Utredning Stödjande 1232 Produktbestämning Stödjande 1233 Produkt- Framtagning Förändrat/ nytt 124 Kontrollera/ utvärdera förändring Projekteringshandlingar Kundanpassat Stödjande Relations. handlingar Stödjande Förvaltnings

12 Utredning Primärverksamhet (behovsanalys) Kundbehov, verksamhetsbeskrivning Ägarspecifika krav Förvaltar-, FM-leverantörskrav Samhällskrav Affärsplan, verksamhetsplaner Produktutbud Marknadsföra, hyra ut Hyresavtal Förändra genom omdisp, inhyrning eller avveckling Förändrat / nytt 1211 Beskriva verksamheten Verksamhetsbeskrivning Detaljplan, övriga myndighetsregler Befintlig byggnad/miljö 1212 Beskriva n (inkl kost-uppskattn) Utrymmesprogram (börvärden) 1213 Kontrollera utvärdera (inkl budget) Verksamhetsbeskrivning Utrymmes program Programskrivning Beslut om byggprocess Byggnadsprogram Bygglov resp Förvaltningsresultat Projektbudgetering / tidsplanering Tidplan Budget Övriga sinsatser Befintlig byggnad/miljö Inkl tomt Programskissning Programhandlingar

13 Produktbestämning (till Programskrivning) Byggnadsprogram Externa krav, myndigheter Tidplan Budget Affärsplan, verksamhetsplaner (från kalkylering, budget samt ÄTA) Programhandlingar Ta fram detaljplan (vid behov) Detaljplan Besluta om projektering Bygglovshandling Förvaltningshandlingar Projekteringsramverk Fastställda handlingar Förfrågningsunderlag Upphandling Entreprenad Avtal Hantera och analysera projektering Projekteringsunderlag Samordning av handlingar Projektering Bearbetade handlingar (Preliminär-, system-, bygg-, förvaltningshandlingar) Överta Produktionshandlingar Bygghandlingar

14 Produktframtagning Besiktningsprotokoll Besiktiga byggnad (till Projektering) Tidplan Budget Affärsplan, verksamhetsplaner Kundkrav ändringar o tillägg, ÄTA Brister och fel Byggnadsprogram (Hyresavtal) Förändrat / nytt Byggstart Bygghandlingar Mängda, kalkylera, upprätta budget Köpa in material och tjänster Mängdlistor, kostnader, tider, budget Besluta om inköp Planera produktion och leveranser Projekt-, Produktions-, leverans- och avropstidplan Samordna och genomför produktion Hantera leveranser Dokumentera utfall Genomföra dokumentationsåtaganden Attesterade fakturor Ekonomisk uppföljning Lägesrapporter Förvaltningshandlingar (DUinstruktioner, Garantibrev) Förfrågningsunderlag Relationshandlingar Resultatavstämningar, prognoser Räkna mängder, kalkylera Mängdlistor, kostnader, tider Leverans

15 Upplåta, hyra ut Utbud av och service Hyresavtal Kundanpassat 131 Marknadsföra hyra ut 132 genomföra upplåtelse Upplåten nyttjandeenhet 133 Upprätthålla, kontrollera kundrelation Utrymme med service

16 Marknadsföra, hyra ut Förvaltningsplan Företagsmål och framgångsfaktorer Marknads 1312 Beskriva kundens behov Krav/behov, börvärden (13) 1313 Söka alternativ Alternativa lösningar Välja alternativ Företagets kvalitetskrav Företagets miljöpolicy Lagar och samhällsdirektiv Utbud av och service 1311 Marknadsföra produktutbud Presumtiva kunder Checklista för kvalitetssäkrad uthyrning 1314 Utforma kunderbjudande Erbudande till kund 1315 Förhandla och träffa avtal Hyresavtal Uthyrningsvy på Kund Uthyrningsvy på Kund Offertmall Kontrakts-, avtalsmall

17 Genomföra upplåtelse Hyresavtal Kundupplevd kvalitet Kundanpassat Lagstiftning 1321 Planera och anskaffa serviceresurser Avtal med utförandeenhet 1323 Genomföra, flytta in Upplåten nyttjandeenhet 133 Upprätthålla, kontrollera kundrelation Utrymme med service Kontrollerad produktkvalitet 1322 Upphandla upp serviceleverantör 21 Tillhandahålla fastighetsanknuten service Kontrollrutin för upplåtelse Förvaltningsresultat Verksamhetsstyrningssystem Upphandlingsrutiner Upphandlingsmallar Levreantörs underhålls- Drift- och, upphandlingsvy Kontraktsvillkor, debiteringsunderlag 1325 Hyresadministration (stödprocess) Uppdaterad hyresgästreskontra Fungerande hyresdebitering

18 Tillhandahålla fastighetsanknuten service Omvärlds Visioner och mål Strategier och framgångsfaktorer Indikatorer, nyckeltal Intern styr Extern styr Marknads Lagar och samhällsdirektiv Ekonomiska ramar Affärsidé Primärverksamhet Kundbehov Konsekvenser Kundanpassad FM-lösning Krav/behov börvärden Beställning/ felanmälan 211 Planera och förbered serviceleverans Kundanpassad serviceplan Utrymmen Byggnad och tekniska system Förvaltningsobjektet 212 Producera och leverera service Serviceresultat Kundreaktion Intressenter Informationsresurser Produktionsresurser 213 Kontrollera serviceleverans Kontrollerad serviceleverans Kund Leverantörs Standarder Branschstöd Rutinbeskrivningar Mallar Språk, termer Personella resurser Material, varor energi Maskiner, fordon, hjälpmedel Kapital/ finansiella resurser Informationssystem Kontrollstöd Kundanpassat inneklimat Kundanpassad försörjning Består av Kundanpassat säkert Servicerapport Kundanpassat städat/underhållet

19 Producera och leverera service Primärverksamhet Fel Beställning/ felanmälan 2121 Initiera/ registrera Felrapport/ beställning Kundanpassad serviceplan Indikatorer, nyckeltal Visioner och mål Lagar och samhällsdirektiv Förvaltningsobjektet Krav/behov börvärden Utrymmen 2122 Planera Arbetsorder Byggnad och tekniska system Konsekvenser Kund Rutinbeskrivningar Standarder 2123 Utföra Arbetsrapport Kundreaktion Leverantörs Kvalitetssystem Mallar Branschstöd Informationssystem Material, varor, energi Maskiner, fordon, hjälpmedel 2124 Kontrollera Serviceresultat Kontrollstöd

20 213 Kontrollera serviceleverans 2131 Planera och genomföra lagstadgade besiktningar Serviceresultat Besiktningsutlåtande 2132 Planera och genomföra driftkontroller Kontrollerad serviceleverans

21 2131 Planera och genomföra lagstadgade besiktningar Energideklarationer OVKbesiktningar Radonmätning Serviceresultat Besiktningsutlåtande PCBinventering Materialinventering

22 21311 Energibesiktningar Indatablankett Boverket Lagstadgade krav Lagstadgade förskrifter Behov av kvalitetssäkring Indatablankett Boverket Ja Sammanställa resultat Energideklaration Serviceresultat Ja Initiera och insamla underlag Kvalitetssäkrad info Ta fram prestandamått och referensvärde Åtgärdsförslag Rimlighetsbedömning Nej Besiktiga på plats Kompletterad Behov av energideklaration Energiprestandamått Myndighetsrapport Ekonomi Köp/försäljning Fastighetssystem Lanmäteriverket inormation Boverkets Handbok Tekniska beskrivningar Energi- &mediaanvändning Energitekniska kravspecifikationer Planerade åtgärder Besiktningar/utredningar Provningsresultat Energiberäkningar Energileveranser Energimyndighetens info E-nyckeln Kalkylundelag Referensvärden/nyckeltal Mätdata Börvärden Statistik Tekniska system Beskrivningar Tekniska specifikationer Energiindikatorer Handbok Rapport till Fastighetsägare Klimatdata

23 Initiera och insamla underlag Utlösande faktor nej Fastighetsägare Beslut om energideklarati on Fastslå ambitionsnivå Beskriva befintliga skällor och innehåll Informationsunderlag Beslut att gå vidare 05 - Komplettera sunderlag Anlita en oberoende expert Ta fram befintligt underlag 04 ja Komplettera sunderlaget Energiexpert Ta fram register och fastighetsdata 03 Kravspec Specificera sbehov Uppskatta behovet av kompletteringar och tidsåtgång för besiktning Behövs komplettering? ja Samla in underlag (dels olika aktörer, dels inventering på plats) nej Ta reda på var finns Kvalitetssäkra underlag nej Tillräckligt underlag? Kvalitetssäkrat underlag ja 01 Extern part / myndighet Myndighet: Tillhandahålla Register & F-data Relaterade processer 2131 Planera och genomföra lagstadgade besiktningar Parallella processer 2132 Planera och genomföra driftkontroller Övriga relevanta processer Ta fram prestandamått och referensvärde

24 Ta fram prestandamått och referensvärde 07 Ta fram ärvärde Fastighetsägare Ny byggnad 08 Ta fram börvärde (ber.) ur projekteringsunder lag enligt BBR Energistatistikprogram Genomför energiberäkning 09 Energiexpert Bef. byggnad Förbrukningssiffror från leverantör Förbrukningssiffror från energifakturor nej Kvalitetssäkrat ärvärde? ja Ta fram prestandamått Ta fram referensvärde enligt Boverkets föreskrifter Referensvärde Energiprestandamått Besiktning på plats? Uppskattning utifrån bokförd kostnad ur resultaträkning 11 Uppvärmning Luftkonditionering Varmvatten Fastighetsel nej Extern part / myndighet Energileverantör tillhandahåller statistik Boverket: Referensvärden ja Relaterade processer Typ av byggnad? Initiera och insamla underlag 06 Kvalitetssäkrat underlag Sammanställa resultat Besiktiga på plats

25 Besiktning på plats Relaterade processer Extern part / myndighet Energiexpert Fastighetsägar e

26 Sammanställa resultatet Fastighetsägare Styr- och reglertekniska Installationstekniska Byggnadstekniska Godkänna inmatade uppgifter 21 Arkivera erhållet underlag Anslå certifikat i byggnad Energiexpert Föreslå och beskriv övergripande åtgärder Slut Identifiera detaljerade åtgärder Analysera 14 åtgärder (besp., 15 kostn., konsekv.) För över data Sammanställa kompletterande resultat och rekommendationer 20 Sammanställ slutrapport med bilagor Extern part / myndighet Lagra data (i omgångar) 16 Utfärda och arkivera deklaration Boverkets webbportal Certifikat (kortfattat) 18 Energideklaration (komplett dok.) Relaterade proccesser Besiktiga på plats Ta fram prestandamått och referensvärde 2131 Planera och genomföra lagstadgade besiktningar Parallella processer 2132 Planera och genomföra driftkontroller Övriga relevanta processer Åtgärdsförslag Energideklaration Myndighetsrapport Rapport till Fastighetsägare