Förvaltningsinformation 2002 Etapp 2 - Preliminära rekommendationer

Transkript

1 BYGGSTANDARDISERINGEN -IT-- -BYGG--- -OCH--- -FASTIGHET Förvaltningsinformation 2002 Etapp 2 - a rekommendationer Fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation Primär verksamhet Produktanvändning Produktframställning Produktframställning Produktframställning Produktbestämning Produktbestämning Produktbestämning Skapa, ordna och använda information vid programarbete och erfarenhetsåterföring Författare Christer Bergenudd, Kjell Svensson Erik Sandström, Håkan Yngve Finansiärer IT Bygg och Fastighet 2002: Byggherreföreningen Fastighetsbranschens Utvecklingsforum OFF-Gruppen SABO NUTEK

2 Denna publikation utgör en preliminär version av Fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation Nr 5 Programarbete och erfarenhetsåterföring. Den ingår i en serie av sju rekommendationer som utvecklats under etapp 2 av projektet Förvaltningsinformation 2002 (FI 2002). Rekommendationerna bygger dels på en inventering som gjordes i en första etapp av projektet och dels på resultat från en rad utvecklingsprojekt som gjort utanför ramen av detta projekt men där medlemmarna i FI 2002-projektets arbetsgrupp i flera fall på olika sätt medverkat. Denna preliminära version av rekommendationen kommer i etapp 3 av FI 2002-projektet att testas och bearbetas till form och omfattning för att därefter i etapp 4 av projektet publiceras och implementeras. En beskrivning av rekommendationernas gemensamma utgångspunkter och övergripande arbetssätt samt korta sammanfattningar av innehållet i var och en av rekommendationerna finns i bilaga till denna publikation. Bilagan heter Översikt över Fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation. K Projektledare Jan Forslund, Sveriges Fastighetägareförbund K Utredare Modellering av processer och informationsstrukturer Kjell Svensson, KS Konsult Klassifikationssamordning Håkan Yngve, FM-Konsulterna Byggproduktdokumentation Christer Bergenudd, Bergenudd Arkitektkontor AB Drift- och underhållinformation Erik Sandström, Theorells Installationskonsult AB

3 1(63) Innehåll Innehåll...1 Inledning...3 Syfte och läsanvisning...3 Målgrupp...3 Nyckelord...4 Introduktion...4 Informationens innehåll och struktur...6 Byggnaders och byggnadsdelars livscykel...6 Kärnprocessens plats i FM-verksamheten...7 Kärnprocessens delprocesser Planera nyttjande och förändring Förändra genom projektering och byggande Kontrollera/ utvärdera förändring...16 Principer för hur informationen samlas in, lagras ajourhålls, sprids och förvaltas...16 Allmänt om ekonomistyrning...17 Befintliga fastigheter, nulägesanalys...17 Årkostnadsanalys...17 Lönsamhetsanalys...17 Nyttobedömning...17 Investeringskalkyler...18 Fakta och formler...19 Checklista för struktur och innehåll i verksamhetsbeskrivning...21 A. Kundens verksamhetsbeskrivning...21 B. Ägarens/byggherrens kravspecifikation...23 C. Förvaltarens- FM-leverantörens kravspecifikation...24 D. Ekonomiprogram...25 Checklista för struktur och innehåll i utrymmesprogram...29 A. Allmänna krav på hela förvaltningsobjektet,...29

4 2(63) B. Utvändiga utrymmen...30 C. Invändiga utrymmen, utrymmes-/rumsförteckning...30 D. Ekonomiprogram...32 Checklista för struktur och innehåll i byggnadsprogram...36 A. Befintliga förhållanden...36 B. Nybyggnadsprogram...39 C. Ombyggnadsprogram...42 D. Ekonomiprogram...42 Begrepp och definitioner...46 Litteratur och referenslista...52 Bilaga 1, Översikt över Fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation...54

5 3(63) Inledning Syfte och läsanvisning Den här skriften vill visa hur fastighetsföretag kan utveckla och kvalitetssäkra sitt utredningsoch programarbete och sin erfarenhetsåterföring från byggprocess och användning med hjälp av informationsteknik där processynen är en viktig del. För brukaren av byggnader, kunden, är funktionella utrymmen i form av verksamhetsmiljö eller boendemiljö en grundläggande resurs. Byggnaderna utformas för att passa olika verksamheters behov. Information om organisationen och dess verksamhet är grundläggande för att planera och genomföranyttjandet av befintliga utrymmen och klarlägga behov av eventuella utrymmesförändringar m m. Verksamhetsbeskrivningen innehåller information som påverkar verksamhetens behov av utrymme och service. Informationen omfattar dagens och morgondagens behov och krav. På grundval av de behov och krav som redovisas i verksamhetsbeskrivningen kan man göra en beskrivning av de krav som ställs på de invändiga och utvändiga utrymmen, som tillsammans bildar den byggnad som skall användas i den specifika verksamheten. Denna beskrivning redovisar krav avseende bl a utrymmesfunktioner och utrymmessamband, teknisk försörjning och miljö och den kallas utrymmesprogram. Om man konstaterar att de krav och egenskaper som beskrivs i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet tillsammans endast kan uppfyllas inom ramen för en befintlig byggnad efter ombyggnad, tillbyggnad eller nybyggnad, innebär det att ett byggprojekt måste genomföras. Informationsresultatet av första steget i processen att bestämma utformning och utseende hos denna nya byggprodukt är ett byggnadsprogram. Föreliggande branschrekommendation är avsedd att stödja och effektivisera informationshanteringen i utrednings- och programarbetet. Målgrupp Denna rekommendation vänder sig till: Företagsledningen i FM-organisationen som svarar för strategi, långsiktlig planering av fastighetsportföljen mm Kunden/användaren som framställer krav på fastighet, byggnadsverk och utrymmen Lokalplanerare och marknadsansvariga som arbetar med utveckling av företagets utbud av produkter och service och med marknadsföring. Förvaltare eller motsvarande som ansvarar för service, underhåll och kundvård. Programskrivare, projektörer/konsulter och byggare som arbetar med produktbestämning och produktframställning

6 4(63) Nyckelord Följande begrepp är nyckelord för denna publikation: byggnadsprogram, FM-verksamhet, förvaltningshandling, primärverksamhet, produktanvändning, produktbestämning, produktframställning, programmering, projektering, relationshandling, utrymmesprogram, verksamhetsbeskrivning. De definieras i slutet av skriften. Dessutom definieras ytterligare en ganska stor mängd för rekommendationen centrala begrepp under rubriken Begrepp och definitioner i slutet av rekommendationen. Denna ordlista är ett utdrag ur Fastighetssektorns rekommendation för förvaltningsinformation nr 4- Förslag till terminologi för fastighetssektorn. Introduktion I all affärsverksamhet ökar intresset för att utveckla produkter och tjänster som i allt högre grad kan anpassas till kundernas/användarnas behov. Kundorientering har visserligen varit ett honnörsord och ledstjärna i utvecklingen av företagen under många år, men med dagens moderna ITteknik som medel får kundfokuseringen en delvis ny betydelse. Kundfokusering innebär att kunna tillgodose den individuella kundens behov och önskemål. Inom fastighetsbranschen pågår också en förändring mot ett mera kundorienterat arbetssätt. Fortfarande finns det dock företag som inte insett vilka möjligheter det nya sättet att göra affärer innebär. I framtiden blir det svårare att vara konkurrenskraftig och framgångsrik om man inte utvecklar sin förmåga att tillhandhålla kund/användaranpassade lokallösningar och förpackar dessa tillsammans med ett utbud av service som kunden kan välja bland och anpassa till sina egna behov. En kontinuerlig, strategisk utvärderings- och planeringsprocess som sker i syfte att utvärdera service och lokalutnyttjande, att bedöma behovet av förändringar med avseende på service och utrymmesbehov samt att initiera förändringar utgör en integrerad del av ett aktivt kvalitetsarbete. Traditionellt har utrednings- och programarbetet bedrivits så att en projektör utan djupare insikt i och förståelse för användarnas behov har utformat ett byggnadsprogram. En beskrivning och dokumentering av de verksamheter och utrymmen som en byggnad skall innehålla av kunden/användaren, ägaren/byggherren och förvaltaren/fm-leverantören innebär att man tillgodoser deras krav och behov på ett bättre sätt än man kunde göra i den traditionella processen. I dialogen mellan dessa tre aktörer har förvaltaren/fm-leverantören möjlighet att spela en central roll som länk. I programmeringen och den tidiga projekteringsprocessen sker fastighetsföretagets produktutveckling. Programmeringens funktionskrav blir prestandakrav eller börvärden i förvaltningsoch användningsprocessen. Nyttan av rubricerade rekommendation sammanfattas enligt följande: Den lägger grunden för bättre informationsöverföring från verksamhet till projektering, byggande, förvaltning och användning

7 5(63) Den bidrar till effektivare programarbete därför att kundens, ägarens/byggherrens och förvaltarens krav och behov beträffande förvaltningsobjekt, byggnadsverk och utrymmen tillgodoses på ett strukturerat sätt. Den bidrar till utvecklingen av nya upphandlingsformer, t ex funktionsupphandling, som kan innebära bättre och billigare byggnader genom att byggbranschen ges nya incitament för produktutveckling. Resultat av projektet Förvaltningsinformation 2002 är: 1. Processhandbok 2. Informationshandbok 3. Produktmodeller och klassifikation 4. Ordlista- Förslag till terminologi för fastighetssektorn 5. Programarbete och erfarenhetsåterföring 6. Drift- och underhållsinformation 7. Kvalitetssäkrad uthyrning Processanalys och informationsanalys har utförts med Business Viewer från Model Based Management Sweden AB.

8 6(63) Informationens innehåll och struktur Byggnaders och byggnadsdelars livscykel I FM-processen ingår byggnaders och byggnadsdelars livscykler som integrerade delar. Dessa livscykler innehåller i allmänhet upprepade produktbestämnings- (programmering och projektering) och produktframställningen (byggande) under ett kontinuerligt produktanvändningsprocess (förvaltning). Produktanvändningen styrs i hög grad av den primärverksamhet som försiggår i byggnadens utrymmen (Se Bild 1). Syftet med rekommendationen för programarbete och erfarenhetsåterföring är att ge stöd i utvärdering av lokalnyttjande och erfarenhetsåterföring från förvaltning samt i programarbetet så att kundens/användarens, byggherrens/ägarens och förvaltarens/fm-leverantörens krav på information under hela livscykeln tillgodoses. Program-, projekterings- och byggprocesserna har sin utgångspunkt i användnings- och förvaltningsprocessen. Primär verksamhet Produktanvändning Produktframställning Produktframställning Produktframställning Produktframställning Produktframställning Produktframställning Produktbestämning Produktbestämning Produktbestämning Produktbestämning Produktbestämning Produktbestämning Bild 1 Byggnader och byggnadsdelars livscykler innehåller upprepade projekterings- och byggprocesser under produktanvändningen Erfarenheter från existerande byggnader samt deras användning och förvaltning bör utnyttjas vid projektering och byggande av nya byggnader. Valet mellan att bygga om ett befintligt hus och att bygga ett nytt, eventuellt på platsen för det gamla, bestäms under det utredningsarbete som föregår ett byggprojekt. Varje byggprojekt kan på detta sätt ses som en integrerad del av byggnaders användning. Av både tekniska och ekonomiska skäl är det väsentligt att hantera byggnader och byggnadsdelar utifrån ett livscykelsynsätt. Byggnaders och byggnadsdelars livscykel samt integrationen av dessa beskrivs schematiskt i Bild 2. I livscykelns framåtriktning sammanlänkas livscykelns tre huvudprocesser produktbestämning, produktframställning och produktanvändning av upphandling respektive överlämnande. Projektering av en ny byggnad föregås av ett utrednings- och programarbete.

9 7(63) Integration i livscykelns andra riktning skapas av erfarenhetsåterföring inom de tre huvudprocesserna men också av erfarenhetsåterföring från användningen av existerande byggnader till projekteringsprocessen och, i begränsad omfattning, till byggprocessen för nya byggnader. Två informationsflöden av extra vikt för FM-verksamheten är erfarenhetsåterföring inom användningen och tillvaratagande och utvärdering av användarnas och förvaltarnas krav och behov inför projektering av nybyggnation eller ombyggnation. Detta sker via arbetet med verksamhetsbeskrivning och utrymmesprogram som utgör resultaten från processen 121 Planera nyttjande och förändring. Erfarenhets återföring Utredning Funktionsupphandling Produktanvändning (Förvaltning och användning av utrymme.) Överlämnande Verksamhets beskrivning Utrymmes program Byggbeslut Erfarenhets återföring Besiktning Erfarenhets återföring Förvaltnings Förvaltnings handling handling Relations Relations handling handling Produktframställning Produktframställning Byggande Byggande Produktions planering Erfarenhets återföring Upphandling Bygg- Bygghandling handling Huvud- Huvudhandling handling Förslags- Förslagshandling handling Produktbestämning Produktbestämning Bygg- Bygghandlingshandlingsprocess process Byggnads- Byggnadsprogram program Huvud- Huvudhandlingsproceshandlings- process Förslags- Förslagshandlingshandlingsprocess process Program- Programmering mering Erfarenhets återföring Bild 2 Integration av byggnaders och byggnadsdelars projekterings- och byggprocesser under produktanvändningen Kärnprocessens plats i FM-verksamheten En av FM-företagets två huvudverksamheter är 1 Tillhandahålla fastigheter och utrymmen. Denna innefattar tre typer av arbetsuppgifter nämligen 11 Finansiell fastighetsförvaltning, 12 Planera och genomföra förändringar och 13 Upplåta, hyra ut. Process 12 utgöres av fyra delpro-

10 8(63) cesser, 121 Planera nyttjande och förändring som utgör en process som inte behöver leda till en byggprocess utan kan leda till en förändring genom 122 Förändra genom omdisponering, inhyrning, avveckling. I de fall en byggprocess erfordras genomförs processen 123 Förändra genom projektering och byggande. Den fjärde delprocessen är 124 Kontrollera/utvärdera förändring som bl a är ett led i erfarenhetsåterföringen. Delprocesserna framgår av processkartan i Bild 3 och den totala FM- processhierarkin hämtade ur 1- Processhandbok. Ett utsnitt ur den senare redovisas i Tabell 1. Visioner och mål 01 Utveckla affärsstrategi Affärsstrategi 11 Finansiell fastighetsförvaltning Finansiellt resultat Primärverksamhet Kundbehov 02 Utveckla produkter och service Utbud av utrymme och service 13 Upplåta, hyra ut Utrymme med service FM-resultat Hyresavtal 121 Planera nyttjande och förändring Förvaltningsresultat Verksamhetsbeskrivning Utrymmesprogram Beslut att bygga 122 Förändra genom omdisp, inhyrning eller avveckling 123 Förändra genom proj och byggande Kundanpassat utrymme Förvaltningsinformation 21 Tillhandahålla fastighetsanknuten service 22 Tillhandhålla funktionella verksamhetsplatser 23 Tillhandahålla verksamhetsanknuten service Serviceresultat Bild 3 Processkarta över FM-verksamhetens viktigaste lednings- och kärnprocesser Med kunden i fokus bör fastighetsföretaget som ett av de huvudsakliga målen i sin verksamhet ha att tillhandahålla en för kunden anpassad fastighet med tillhörande utrymmen och med avtalad servicenivå. Med detta synsätt kan målet med denna kärnprocess uttryckas som att tillhandahålla fastigheter och utrymmen med kundanpassat klimat, kundanpassad försörjning, säkra och underhållna. Målet med delprocessen 12 Planera och genomföra förändringar är att lägga grunden för detta.

11 9(63) Tabell 1. Processhierarki för processen: Tillhandahålla fastigheter och utrymmen. Utsnitt ur den hierarkiska strukturen över FM- verksamheten i 1- Processhandbok. Nivå 0 Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 FM 1 Tillhandahålla fastigheter och utrymmen 11 Finansiell fastighetsförvaltning 12 Planera och genomföra förändringar 121 Planera nyttjande och förändring 122 Förändra genom omdisponering, inhyrning, avveckling 123 Förändra genom projektering och byggande 124 Kontrollera/utvärderaförändring 13 Upplåta, hyra ut Kärnprocessens delprocesser Nedan följer en sammanfattning av generella informationsflöden och materiella flöden som verkar eller används som resurser i delprocesserna. 121 Planera nyttjande och förändring Processen 121 Planera nyttjande och förändring (Se Bild 4) omfattar dels en beskrivning av kundens primära verksamhet och dess krav på utrymmen och service, dels en beskrivning av verksamhetens funktioner. Ägarens/byggherrens policy, strategi och specifika verksamhet är information som ingår i ägarens/byggherrens kravspecifikation som är en del av verksamhetsbeskrivningen. Dessutom omfattar processen de krav som förvaltaren/fm-leverantören ställer på bl a underhållsmål och strategier, underhållsmässighet, säkerhet, förvaltnings- och livscykelekonomi. Slutligen ingår i processens informationsinsatser, i de fall då en befintlig byggnad föreligger, information om byggnad-/tekniska system och utrymmen. Informationen beskriver ställda funktions- och miljökrav, aktuellt klimat, aktuell hyresgäst m m. Kundens verksamhetsbeskrivning avser dennes primära verksamhet och utgör kärnan i verksamhetsbeskrivningen. För brukaren av byggnader, kunden, är funktionella utrymmen i form av verksamhetsmiljö eller boendemiljö en grundläggande resurs. Byggnaderna utformas för att passa olika verksamheters behov. Information om organisationen och verksamheten är grundläggande för att planera nyttjandet av befintliga utrymmen och eventuella utrymmesförändringar m m.

12 10(63) Verksamhetsbeskrivningen innehåller information som påverkar verksamhetens behov av utrymme och service. Informationen omfattar dagens och morgondagens behov och krav. Bild 4 Processen 121 Planera nyttjande och förändring För ägaren/byggherren eller förvaltaren/fm-leverantören är de samhälls- och byggnadsknutna förutsättningarna att utföra drift- och underhåll på ett rationellt, ekonomiskt och resurssnålt sätt av fundamental betydelse. Ägaren/byggherren kan i samverkan med kunden åta sig att ajourhålla verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet. Ägarens/ byggherrens kravspecifikation avser främst hans affärsidé, mål mm men även gemensamma verksamheter ute och inne för en speciell fastighet. Den kan, beroende på organisationen i det enskilda fallet sammanfalla med förvaltarens/fm-leverantörens kravspecifikation som avser bl a de verksamheter som behövs för att utföra erforderlig fastighetsservice. Utrymmesprogrammet avser byggnaden som utrymmen och en kombination av utrymmen med önskad funktion och service. På grundval av de behov och krav som redovisas i verksamhetsbeskrivningen kan man göra en beskrivning av de krav som ställs på de invändiga och utvändiga utrymmen, som tillsammans bildar det byggnadsverk som skall användas i den specifika verksamheten. Dessa krav och egenskaper kan avse såväl funktionalitet som geometriska och fysikaliska egenskaper hos byggnadsverket och dess samtliga utrymmen. Någon uppdelning av utrymmesprogrammet efter kundens/användarens, ägarens/byggherrens eller förvaltarens/fmleverantörens krav och behov som i verksamhetsbeskrivningen är inte nödvändig. Verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet hålls automatiskt uppdaterade av en proaktiv fastighetsägare. Verksamhetens behov av förändring synliggörs då kontinuerligt. Genom denna jämförelse mellan nuläge, aktuella krav och behov och framtida krav och behov i verk-

13 11(63) samhetens funktioner, organisation och samband kan passformen till den fysiska byggnaden via utrymmesprogrammet ständigt optimeras. Viktigt är härvid att bygga upp ett förtroende mellan de olika aktörerna. Då tillräckligt stora förändringsbehov föreligger kan informationen i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet initiera en förändring av den fysiska byggnaden endera genom omdisponering, inhyrning enligt processen 122 Förändra genom omdisponering, inhyrning, avveckling eller genom projektering och byggande enligt processen 123 Förändra genom projektering och byggande. Först efter det att beslut har fattats om ny- om- eller tillbyggnad enligt den senare processen utarbetas byggnadsprogrammet. Beslutet har initierats av en bristande överensstämmelse mellan verksamhetens krav och behov avseende utrymmen och den fysiska verkligheten. Verksamhetens krav och behov beträffande funktioner, organisation, samband, utrymmen etc förutsätts föreligga i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet. Kraven och behoven skall i byggnadsprogrammet bli till projektbundna förutsättningar för förvaltningsobjektets tomt, anläggning/-ar/ och byggnad/-er/, väggar, golv och tak samt installationer och utrustning. Byggnadsprogram upprättas för varje ny byggprocess som genomförs under byggnadens eller anläggningens hela livscykel. Vid om- och tillbyggnad krävs en utförlig redovisning av förhållandena i det befintliga byggnadsverket medan redovisningen vid nybyggnad inskränker sig till tomtförhållandena. Byggnadsprogrammet utgör tillsammans med verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet det samlade underlaget för projekteringen. Informationen i verksamhetsbeskrivningen, utrymmesprogrammet och byggnadsprogrammet vidarebearbetas under produktbestämningen och produktframställningen till projekteringshandlingar, relationshandlingar och slutligen förvaltningshandlingar. (Se Bild 6). Den pro-aktive fastighetsägaren håller förvaltningsinformationen uppdaterad på i princip samma sätt som informationen i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet. Den interna styrande informationen i process 121 Planera nyttjande och förändring kan sägas vara formulerade på en övergripande nivå och gäller för samtliga aktiviteter inom organisationen. Informationen består av visioner och mål, strategier och framgångsfaktorer, standardiserade aktivitetsutrymmen och ideala verksamhetsplatser (som kan vara framtagna via forskning), indikatorer/nyckeltal, ekonomiska ramar och feed-back, avvikelser. Speciellt intressanta styrande faktorer kan vara företagets strategi för utrymmesstandard och samband. Extern styrinformation består av lagar och samhällsdirektiv (myndighetskrav, förordningar, arbetsmiljökrav, utförandekrav mm), samhälls/befolkningsutvecklingen samt marknadsinformation (konkurrenter, politik, presumtiva kunder, konkurrenskraft mm). (Se Bild 5) Den stödjande informationen i process 121 Planera nyttjande och förändring består dels av information om intressenter och produktionsresurser (organisationen för genomförandet av processen, informationssystem och kapital/ekonomiska resurser) och dels av informationsresurser som t ex teknisk och administrativ stödinformation (avtalsmallar för upphandling av tillfälliga tjänster, kalkylverktyg, ekonomisystem, erfarenhetsdatasystem etc). och checklistor för verksamhetsbeskrivning och utrymmesprogram. Övrig stödjande information kan vara standarder, branschstöd som BSAB96, språk och termer. (Se Bild 5)

14 12(63) Visioner och mål Strategier och framgångsfaktorer Indikatorer, nyckeltal Standardiserade aktivitetsutrymmen Ideala verksamhetsplatser Ekonomiska ramar Intern styrinfo Extern styrinfo Lagar och samhällsdirektiv Marknadsinformation Feed-back, avvikelser Styrande information Samhälls/befolkningsutveckling Kundbehov Ägarspecifika krav Informationsinsatser 121 Planera nyttjande och förändring Informationsutfall Verksamhets- beskrivning Utrymmes- program Förvaltar/FMleverantörskrav Utrymmesinformation Stödjande information Checklista för verksamhetsbeskrivning Byggnad-/tekniska systeminformation Checklista för utrymmesprogram Annan information Intressenter Produktionsresurser Informationsresurser BSAB-klassifikation Teknisk stödinfo Omvärldsinformation Administrativ stödinfo Organisationsinformation Standarder Personella resurser Språk, termer Kapital/finansiella resurser Informationssystem Material,varuinformation Bild Planera nyttjande och förändring, informationsbehov

15 13(63) 123 Förändra genom projektering och byggande Processen 123 Förändra genom projektering och byggande innebär att man genomför en byggprocess som kan indelas i två processer: produktbestämning och produktframställning (Se Bild 2). Produktbestämningen kan i sin tur indelas i programmering och projektering (Se Bild 6) Verksamhetsbeskrivning Styrande information Avvikelser Utrymmesprogram Beslut om byggprocess Programmering Byggnadsprogram Styrande information Primärverksamhet Projekteringshandlingar Styrande information Avvikelser Avvikelser Projektering Övriga informations insatser Stödjande information Stödjande information Produktframställning Stödjande information Kontrollera, utvärdera (123) Kundanpassat utrymme Relationshandlingar Förvaltningshandlingar Bild 6 Processen 123 Förändra genom projektering och byggande Om man konstaterar att de krav och egenskaper som beskrivs i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet endast kan uppfyllas efter ombyggnad, tillbyggnad eller nybyggnad, innebär det att ett byggprojekt måste genomföras. Som ett första steg i processen att bestämma utformning och utseende hos denna nya byggprodukt framställs ett byggnadsprogram. Då byggprojektet avser om- eller tillbyggnad av en befintlig byggnad ingår bland informationsinsatserna i denna process förutom verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet även utrymmes- och byggnad-/teknisk systeminformation. (Se Bild 7). Bygghandlingarna, som är en del av projekteringshandlingarna, utgör informationen för själva byggandet, produktframställningen. Relationshandlingarna utgörs av bygghandlingarna kompletterade med information om alla ändringar som skett under byggnadstiden så att informationen ger en rättvisande redovisning av det färdiga byggnadsverket. Produktanvändningen utgör nyttjandet av hela FM-servicen, utrymmen med service, som en del i den primära verksamheten. Härvid utnyttjas förvaltningshandlingarna som är den kompletterade, transformerade och tillrättalagda informationen, till stora delar baserad på relationshandlingarna, som erfordras för en rationell användning och förvaltning av fastigheter. Relations- och förvaltningshandlingarna utgör informationsutfallet från denna process. Förvaltningshandlingarna behandlas inom FI 2002 i nr 6- Drift- och underhållsinformation, och nr 7- Kvalitetssäkrad upplåtelse. Av processbeskrivningarna framgår alltså att arbetet med verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet ingår som aktiviteter i den primära verksamheten. Processen ligger före det val av åtgärd som innebär endera en byggåtgärd eller en annan förändring, t ex köp eller inhyrning av

16 14(63) lokaler. Byggnadsprogram utarbetas endast i det fall valet innebär Förändra genom projektering och byggande. Byggnadsprogrammet utarbetas av projektörerna i samarbete med kund, ägare/byggherre och förvaltare/fm-leverantör. Den interna styrande informationen i process 123 Förändra genom projektering och byggande består av visioner och mål, strategier och framgångsfaktorer, olika planer som projekterings-, produktions-, förvaltnings-, tids- och kvalitetsplan samt parternas miljöpolicy, ekonomiska ramar och feed-back, avvikelser. Extern styrinformation består av lagar och samhällsdirektiv ( normer, nybyggnadskartor, detaljplaner, myndighetskrav, förordningar, arbetsmiljökrav, utförandekrav mm), samhälls/befolkningsutvecklingen samt marknadsinformation (konkurrenter, politik, presumtiva kunder, konkurrenskraft mm). (Se Bild 7) Den stödjande informationen i process 123 Förändra genom projektering och byggande består dels av information om intressenter och produktionsresurser (organisationen för genomförandet av processen, informationssystem och kapital/ekonomiska resurser) och dels av informationsresurser som t ex teknisk och administrativ stödinformation (avtalsmallar för upphandling av tillfälliga tjänster, kalkylverktyg, ekonomisystem, erfarenhetsdatasystem etc). Dessutom består den stödjande informationen av branschrekommendationer som checklista för byggnadsprogram, mallar för drift- och underhållsinstruktioner och förvaltningsinformation samt standarder, branschstöd som Bygghandlingar 90, BSAB96, AMA etc. (Se Bild 7) [Byggstandardiseringen, ] [AB Svensk Byggtjänst, 1998a], [AB Svensk Byggtjänst, 1998b]

17 15(63) Visioner och mål Strategier och framgångsfaktorer Projekteringsplan Produktionsplan Förvaltningsplan Tidplan Miljöpolicy Kvalitetsplan Samhälls- och befolkningsutveckling Ekonomiska ramar Feed-back, avvikelser Intern styrinfo Extern styrinfo Marknadsinformation Lagar och samhällsdirektiv Utrymmes- program Styrande information Verksamhets- beskrivning Byggnad-/tekniska systeminformation Utrymmesinformation Informationsinsatser 123 Förändra genom projektering och byggande Informationsutfall Relationshandlingar Förvaltningshandlingar Annan information Stödjande information Organisationsinformation Produktionsresurser Intressenter Informationsresurser Checklista för byggnadsprogram Omvärldsinformation Upphandlingsmallar Personella resurser Mall för drift- och underhållsinstruktioner Material,varuinformation Mall för förvaltningsinformation Maskiner, fordon, hjälpmedel BSAB 96, B90, AMA mm Kapital/finansiella resurser Administrativ stödinfo Informationssystem Teknisk stödinfo Standarder Språk, termer Bild Förändra genom projektering och byggande, informationsbehov

18 16(63) 124 Kontrollera/ utvärdera förändring Då en förändring genom en byggprocess eller en process som innebär omdisponering eller inhyrning är genomförd startar processen 124 Kontrollera/ utvärdera förändring som pågår under hela förvaltnings- och användningsskedet. Förändringarna finns dokumenterade i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet och erfarenheter förs kontinuerligt till dessa dokument. Resultatet av denna delprocess är kundanpassat utrymme. (Se Tabell 1). Principer för hur informationen samlas in, lagras ajourhålls, sprids och förvaltas Informationen som utgör utfall ur processen 121 Planera nyttjande och förändring, verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet, skapas i produktanvändningen. Man kan tänka sig flera scenarier för hur informationen samlas in, lagras, ajourhålls, sprids och förvaltas. Det är av stor vikt för kvaliteten på informationen att den aktör som bäst känner till förhållandena också svarar för skapandet av informationen. Det innebär att främst kunden/hyresgästen bör skaffa sig rutiner som innebär att informationen om verksamheten och de utrymmen som behövs för denna alltid är uppdaterad. Eftersom en fastighet kan ha flera olika kunder/hyresgäster kan det i sådana fall vara fördelaktigt att fastighetsägaren/fm-leverantören förvaltar informationen om det aktuella objektet. Informationen i processen 123 Förändra genom projektering och byggande skapas i produktbestämningen och produktframställningen. Byggnadsprogrammet skapas normalt i programmeringen av en projektör på basis av informationen i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet. De tre informationsmängderna, verksamhetsbeskrivning, utrymmesprogram och byggnadsprogram utgör tillsammans underlag för projekteringen, den process som föregår produktionsprocessen. Informationsutfallet ur processen 123 Förändra genom projektering och byggande är relationshandlingar och förvaltningshandlingar. Information om verksamhetens krav på utrymmen samlades alltså in i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet. Denna information är verksamhetens börvärden. Börvärdena avspeglar sig i det färdiga byggnadsverkets egenskaper och förvaltningshandlingarna gör det möjligt att vidmakthålla dessa. Genom att verksamhetsbeskrivningen, utrymmesprogrammet hålls uppdaterade under byggnadsverkets livscykel har man kontroll på att börvärden och ärvärden stämmer överens Informationen i förvaltningshandlingarna samlas in, lagras, ajourhålls, sprids och förvaltas lämpligen av ägaren och/eller FM-leverantören. Eftersom denna information baseras på information som framtagits i produktbestämningen och produktframställningen är det av stor vikt att de rekommendationer som FI2002-projektet resulterat i också tillämpas av de aktörer, närmast projektörerna, som skapar densamma. I programmeringen och projekteringen finns nämligen de största möjligheterna att strukturera informationen med hänsyn till förvaltning. Detta förutsätter dock att användarna har klara och tydliga riktlinjer för vilken information som är viktig vilket framgår av rekommendationerna i FI2002-projektet. På sikt är målet att all information skapas

19 17(63) och lagras i samma databas (byggproduktmodell) varifrån samtliga informationstagare kan inhämta informationen i den form de önskar. Allmänt om ekonomistyrning Befintliga fastigheter, nulägesanalys Ekonomistyrningen bör baseras på nuläget hos det befintliga objektet. En nulägesanalys beskriver nuvarande ekonomiska situation och förutsättningar. Nulägesanalysen kan omfatta årskostnadsanalys och lönsamhetsanalys av det befintliga objektet. Ur kundens/brukarens perspektiv bör dessutom de ekonomiska analysernas kompletteras med en nyttobedömning. Årkostnadsanalys Årkostnadsanalys avser bedömning av objektets intäkter och kostnader och analys av kostnadseffektiviteten med hjälp av operativa nyckeltal. Exempel på innehåll: Kapitalkostnad, intäkter, driftkostnad, underhållskostnad, fastighetsskatt, driftnetto. Nyckeltal beräknas t ex som belopp per kvm, per arbetsplats, per lägenhet eller annan verksamhetsmått. Jämförelse riktvärden, marknadshyror, bruksvärdeshyror, tillgänglig statistik. Lönsamhetsanalys Lönsamhetsanalys avser bedömning av objektets lönsamhet med hjälp av finansiella nyckeltal t ex driftnetto och totalavkastning. Exempel på finansiella nyckeltal med förklaringar: Driftnettot är det årligt överskott som står till förfogande för förräntning av totalt fastighetskapital sedan utbetalningar för drift och underhåll dragits från bruttoinbetalningarna. Direktavkastningen är kvoten mellan en fastighets driftnetto och dess värde Totalavkastningen för ett visst år är summan av årets driftnetto och värdeökningen under året Totalavkastningen(%) är summa av direktavkastning(%) och värdeökning under året(%). Se t ex: [Svenskt Fastighetsindex, 1998] Nyttobedömning De ekonomiska nulägesanalyserna bör kompletteras med nyttobedömningar där värdet av den fysiska miljön och värdet av tillhandhållen service bedöms och värderas i relation till kundens/brukarens verksamhet. [Oresten et al, 1998]

20 18(63) Investeringskalkyler Ur ägarens perspektiv handlar en investering i ny-eller ombyggnad om att investeringen dvs den totala utgiften för anskaffning eller anpassningen skall vara ekonomiskt försvarbar vilket oftast är det samma som den skall vara lönsam. Lönsam betyder att investeringen skall ge ägaren tillräcklig stor avkastning på investerat kapital. För att kunna bedöma detta bör ett livscykelekonomiskt perspektiv anläggas. I samband med investeringar görs en rad olika ekonomiska bedömningar och kalkyler. De ekonomiska kalkylerna görs med hjälp av investeringskalkyler, som syftar till att bedöma en investerings lönsamhet. Även här bör de ekonomiska bedömningarna kompletteras med nyttobedömningar där investeringen bedöms i relation till den nytta eller det värde investeringen bedöms ha i relation till krav, uppfyllande av verksamhetsmål osv. I en investeringskalkyl jämförs grundinvesteringen med de framtida betalningsströmmarna, dvs med de in- och utbetalningar som en investeringen orsakar. Kalkylen kan göras med hjälp av olika kalkylmetoder men här redovisas endast en metod, nämligen en livscykelekonomisk metod som går ut på att beräkna och jämföra livscykelvinsten för den tänkta investeringen eller för de olika alternativen som analyseras. Ett livscykelekonomiskt synsätt kan användas redan från projektets tidiga processer med en successivt tilltagande detaljeringsnivå och en ökande kalkylsäkerhet. Arbetsgången rent generellt kan vara 1. Kalkylera grundinvesteringen, dvs den totala anskaffningskostnaden för projektet eller för det aktuella alternativet 2. Välj en lämplig kalkylperiod. Kalkylperiodens längd bör väljas med hänsyn till hyresgästrisker osv. I värderingssammanhang rekommenderas normalt mellan 5 10 år som en lämplig kalkylperiod men längre perioder kan bli aktuella om man anser sig kunna de ingående parametrarna över en längre tidshorisont. 3. Beräkna eller bedöm alla hyresintäkter och bedöm hyresutvecklingen under kalkylperioden med beaktande av alla påverkande parametrar såsom hyresutveckling, hyrgästrisker osv. Efterhand som projektet blir noggrannare bestämt och (prel) hyreskontrakt tecknas bör denna bedömning ske individuellt för varje nyttjandeenhet/kontrakt. 4. Beräkna eller bedöm första årets utgifter för drift, underhåll, fastighetsskatt och ev. tomträttsavgäld. Bedöm kostnadsutvecklingen under kalkylperioden för var en av dessa poster. Underhållsutgifterna bör baseras på en realistisk underhållsplan. Skillnaden mellan intäkterna enligt punkt 3 och utgifterna enligt punkt utgör driftnettot för respektive år. 5. Beräkna restvärdet vid kalkylperiodens slut. 6. Beräkna nuvärdet av de årliga driftsnettona och av restvärdet vid kalkylperiodens slut

21 19(63) 7. Beräkna livscykelvinsten som skillnaden mellan nuvärdet enligt punkt 6 oh grundinvesteringen enligt punkt 1. Fakta och formler n Nuvärde, V= Σ (H-D-F-T) t / (1+p) t + R n /(1+p) n t=1 Livscykelvinst, LCP = V A A= Anskaffningskostnad V= Nuvärde H= Hyra D = Driftutgift U = Underhållsutgift F = Fastighetsskatt T = Tomträttsavgäld R = Restvärde t = tidsvaribel n = Kalkylperiod p = kalkylränta

22 20(63) VERKSAMHETSBESKRIVNING Kundens verksamhetsbeskrivning Affärsidé, mål och inriktning Verksamhet: Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Ägarens/ byggherrens kravspecifikation Affärsidé, mål och inriktning Specifik verksamhet i aktuellt projekt: Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Förvaltarens/ FM-leverantörens kravspecifikation Affärsidé, mål och inriktning Specifik verksamhet i aktuellt projekt: Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Ekonomiprogram Kundens ekonomiprogram Ägarens/ byggherrens ekonomiprogram Förvaltarens/ FM-leverantörens ekonomiprogram UTRYMMESPROGRAM Allmänna krav på hela förvaltningsobjektet Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Utvändiga utrymmen Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Invändiga utrymmen, utrymmes/rumsförteckning Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Ekonomiprogram Kundens ekonomiprogram Ägarens/ byggherrens ekonomiprogram Förvaltarens/ FM-leverantörens ekonomiprogram BYGGNADSPROGRAM Befintliga förhållanden Det befintliga förvaltningsobjektet Befintliga byggnadsverk Befintliga utvändiga utrymmen Befintliga invändiga utrymmen, utrymmes- /rumsförteckning Övrigt Nybyggnadsprogram Hela förvaltningsobjektet Hela byggnadsverket Utrymmes-/rumsförteckning Övrigt Ombyggnadsprogram Ekonomiprogram Kundens ekonomiprogram Ägarens/ byggherrens ekonomiprogram Förvaltarens/ FM-leverantörens ekonomiprogram Tidplan Bild 8 Samband mellan innehållet i verksamhetsbeskrivning, utrymmesprogram och byggnadsprogram.

23 21(63) Checklista för struktur och innehåll i verksamhetsbeskrivning Verksamhetsbeskrivningen avser den primära verksamhetens krav och behov hos kunden. Dessutom ägarens/byggherrens och förvaltarens/fm-leverantörens kravspecifikation för den specifika delen av deras primära verksamhet som avser aktuell kund. Affärsidé, mål och inriktning i den primära verksamheten hos ägaren/byggherren och förvaltaren/fm-leverantören ingår för att öka förståelsen av deras specifika verksamheter. Checklistan är indelad i fyra huvuddelar: A. Kundens verksamhetsbeskrivning, B. Ägarens/beställarens kravspecifikation C. Förvaltarens/FM-leverantörens kravspecifikation. D. Ekonomiprogram 1. Kalkylmetod 2. Kundens ekonomiprogram 3. Ägarens/ byggherrens ekonomiprogram 4. Förvaltarens/FM-leverantörens ekonomiprogram Huvuddelarna A-C är i sin tur indelade i två delar: 1. Primärverksamheten, affärsidé, mål och inriktning 2. Verksamheten beskriven i nuläge samt beträffande aktuella krav och behov och framtida krav och behov. Checklistan avses använd i tillämpliga och erforderliga delar. A. Kundens verksamhetsbeskrivning Beskriver kunden (nyttjaren) och dennes verksamhet samt verksamhetens krav på aktivitetsplats. Normalt upprättas en verksamhetsbeskrivning per kund. 1. Primär verksamhet, affärsidé, mål och inriktning Eftersom verksamhetsbeskrivningen är avsedd som en information som ständigt hålls uppdaterad är de mer idémässiga aspekterna på verksamheten väsentliga för förståelsen av dess krav på och behov av utrymmen. En förändring av verksamhetens strategi kan medföra omfattande förändringar som t ex ett biltillverkningsföretag som finner det lämpligare att tillverka bilarna först efter kundernas beställning minskar radikalt behovet av lagerhållning av delar utan kan överlåta detta på underleverantörerna.

24 22(63) Orientering om verksamheten i stort Påverkande interna och externa faktorer som arbetskraftstillgång, marknadsförutsättningar, kundunderlag, befolkningsutveckling etc. Affärsidé Strategi Syfte och visioner Målbeskrivning (Kundens kundmål, resultatmål, produktionsmål, kvalitetsmål, miljömål och personalmål) 2. Verksamhet Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Allmänt Kundens allmänna krav för verksamheten ges av affärsidé och målsättning. Ett reklamföretag t ex är beroende av sin arkitektur och image för att attrahera kunder med profil enligt sin affärsidé. Verksamhetens omfattning, t ex antal producerade enheter, dimensionerande antal boende och besökare etc Omgivning, infrastruktur och geografiskt läge, lokalisering Tillgänglighet, avskildhet, framkomlighet, kommunikationer, transporter Arkitektur, estetik och image Kulturskydd, historik, bevarande. (Vid krav för verksamhet i befintlig miljö.) Allmänna standardkrav på byggnaden Organisation och logistik Livslängd Kunderfarenheter Verksamhet känslig för yttre störningar (Av typen buller, lukt, vibrationer, kontamination, värme, kyla etc) Verksamhet störande eller farlig för omgivningen ( Bullrande, luktande, brandfarlig, strålning etc) Arbetsflödes- och arbetsprocesschema Transport- och kommunikationsschemor Organisations- och sambandsschemor Flexibilitet Anställda Personal- och besökandelistor mm Kundens kunder, intressenter och konkurrenter

25 23(63) Aktiviteter och aktivitetsplatser I detta avsnitt beskrivs krav på och behov för enskilda verksamheter i detalj på i princip rumsnivå. Beskrivning av verksamhetens enskilda aktiviteter och aktivitetsplatser, typer och antal Samband mellan aktivitetsplatser Inneklimat, termiskt klimat, luftklimat, ljusklimat, ljudklimat Försörjning med service, installationer, inredning, utrustning etc Säkerhet Underhåll/städning Miljö (Avser miljöeffekter av de enskilda aktiviteterna.) Kvalitetssäkring B. Ägarens/byggherrens kravspecifikation Denna kravspecifikation kompletteras av förvaltarens/fm-leverantörens kravspecifikation nedan i de fall då förvaltningen/fm-verksamheten ingår i ägarens/byggherrens verksamhet. I övriga fall tillämpas delar av förvaltarens/fm-leverantörens kravspecifikation nedan för ägarens/byggherrens egna utrymmen. 1. Primär verksamhet, affärsidé, mål och inriktning Ägaren/byggherren har egna affärsidéer, mål och inriktningar som styr fastighetsverksamheten som t ex kundprofil, bestånd av enbart vårdfastigheter eller centrala bostadsfastigheter. Affärsidé Strategi Syfte och visioner (Med det aktuella objektet/projektet) Målbeskrivning (Kundmål, resultatmål, produktionsmål, kvalitetsmål, miljömål och personalmål 2. Specifik verksamhet i det aktuella objektet/projektet Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Allmänt Speglar affärsinriktning och mål.

26 24(63) Verksamhetens omfattning, t ex antal kunder, hyresgäster Arkitektur, estetik och image Kulturskydd, historik, bevarande Kunder Erfarenheter Livslängd Inriktning avseende kunder, hyresgäster Befintliga kunder, hyresgäster C. Förvaltarens- FM-leverantörens kravspecifikation 1. Primär verksamhet, affärsidé, mål och inriktning Avser de fall då förvaltning/fm-verksamhet inte ingår i ägarens/byggherrens verksamhet. Affärsidé Syfte och visioner FM-strategi Målbeskrivning (Resultatmål, produktionsmål, kvalitetsmål och personalmål) 2. Specifik verksamhet i det aktuella objektet/projektet Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Allmänt Verksamhetens omfattning, t ex antal hissar, apparater Förvaltnings- och servicemässiga funktionskrav Kunder Krav på förvaltnings- och serviceinformation Företagsstandard Förvaltningserfarenheter Inriktning avseende kunder, hyresgäster Befintliga kunder, hyresgäster Organisation och logistik i förvaltarens/fm-leverantörens aktivitetsplatser

27 25(63) Arbetsflödes- och arbetsprocesschema Flexibilitet Transport- och kommunikationsschemor Anställda Organisations- och sambandsschemor Personal- och besökandelistor mm Aktiviteter och aktivitetsplatser Exempel på aktivitetsplatser kan vara varumottagning till affärsgalleria, hissmaskinrum eller gemensamhetslokal i flerbostadshus. Beskrivning av verksamhetens enskilda aktiviteter och aktivitetsplatser, typer och antal Samband mellan aktivitetsplatser Inneklimat, termiskt klimat, luftklimat, ljusklimat, ljudklimat Försörjning med installationer, inredning, utrustning etc Säkerhet Underhåll/städning Miljö Kvalitetssäkring D. Ekonomiprogram 1. Kalkylmetod Anskaffningskostnad Grov överslagsmetod baserad på referensdata, s k referenskalkyl. Hyror och årskostnader Intäkter baseras på kända eller uppskattade hyresnivåer, marknadshyror, vakansgrader, hyresgästrisker och bedömda marknadshyresförändringar. Kostnader baseras på nyckeltal för drift- och underhållsnyckeltal eller andra erfarenhetsvärden. Kostnadsutvecklingen bedöms med hänsyn till historik och realistiska inflationsantaganden. 2. Kundens ekonomiprogram Innehåller följande delar: a. Redovisning av nuläge b. Grov framtida årskostnadskalkyl

28 26(63) a. Redovisning av nuläge: Lokalkostnader Hyra Försäkring Driftkostnader (el, VA, värme, kyla, processmedia som ej ingår i hyra) Underhåll (som ej ingår i hyra) Övrigt lokalkostnader (inredning och utrustning) Totalt Verksamhetsanknuten service Ekonomiska ramar Ekonomiska prognoser (T ex krav på besparingar, utrymme för att öka verksamhetens kostnader) Nyttobedömning befintligt alternativ b. Grov framtida årskostnadskalkyl: Lokalkostnader Hyra Försäkring Driftkostnader (el, VA, värme, kyla, processmedia som ej ingår i hyra) Underhåll (som ej ingår i hyra) Övrigt lokalkostnader (inredning och utrustning) Totalt Verksamhetsanknuten service Besparingar mm. Redvisning av skillnader i förhållande till nuläge) Nyttobedömning 3. Ägarens/byggherrens ekonomiprogram Innehåller följande delar: a. Redovisning av nuläge b. Investeringskalkyl a. Redovisning av nuläge Redovisar ekonomiska förhållande i befintligt objekt. a1. Årskostnadsanalys

29 27(63) Fastighetsrelaterade Kalkylpost Operativa nyckeltal (för samtliga) Kapitalkostnad kr/per kvm, kr/verksamhetsmått Ev. räntebidrag Intäkter Driftkostnad Underhållskostnad Fastighetsskatt Tomträttsavgäld Driftnetto Servicerelaterade (verksamhetsanknuten service) Kalkylpost Operativa nyckeltal (för samtliga) Serviceintäkter Servicekostnader a2. Lönsamhetsanalys (för aktuellt år) Driftnetto, kr Direktavkastning, % Totalavkastning, kr Totalavkastningen(%) b. Investeringskalkyl b1. Anskaffningskalkyl (eller anpassningskalkyl) Total anskaffningskostnad inkl markförvärv, exploateringskostnader, produktionskostnader, projektadministration och finansiering. Investeringsram

30 28(63) Krav på/förutsättningar för finansiering Lönsamhetskrav (t ex krav på direktavkastning och totalavkastning) b2. Lönsamhetsanalys Inbetalningar, utbetalningar och driftnetto för år 1 Bedömning av kostnads- och hyresutvecklingen under kalkylperioden Nuvärdeskalkyl av kassaflöden per alternativ LCP-kalkyl per alternativ visar vilket alternativ som ger största vinst under kalkylperioden Beräkning av lönsamhetsnyckeltal (direktavkastning och totalavkastning) 4. Förvaltarens/FM-leverantörens ekonomiprogram Innehåller följande delar: a. Redovisning av nuläge b. Grov framtida årskalkyl a. Redovisning av nuläge: Drift- och underhållsintäkter Drift- och underhållskostnader Serviceintäkter Servicekostnader b. Grov framtida årskalkyl: Drift- och underhållsintäkter Drift- och underhållskostnader Serviceintäkter Servicekostnader

31 29(63) Checklista för struktur och innehåll i utrymmesprogram Utrymmesprogrammet avser byggnaden som utrymmen och en kombination av utrymmen med önskad funktion och service. På grundval av de behov och krav som redovisas i verksamhetsbeskrivningen kan man göra en beskrivning av de krav som ställs på de invändiga och utvändiga utrymmen, som tillsammans bildar den byggnad som skall användas i den specifika verksamheten. Dessa krav och egenskaper kan avse såväl funktionalitet som geometriska och fysikaliska egenskaper hos byggnaden och dess utrymmen. Checklistan är indelad i fyra huvuddelar med en underindelning av den fjärde: A. Allmänna krav B. Utvändiga utrymmen C. Invändiga utrymmen D. Ekonomiprogram 1. Kalkylmetod 2. Kundens ekonomiprogram 3. Ägarens/ byggherrens ekonomiprogram 4. Förvaltarens/FM-leverantörens ekonomiprogram Checklistan avses använd i tillämpliga och erforderliga delar. A. Allmänna krav på hela förvaltningsobjektet, Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Överensstämmelse med kundens, ägarens/byggherrens och förvaltarens/fm-leverantörens affärsidé, mål och inriktning Omgivning, infrastruktur och geografiskt läge, lokalisering Tillgänglighet, avskildhet, framkomlighet, kommunikationer, transporter Förutsättningar för val av tomt. (Form och innehåll) Motstånd mot yttre påverkan. (Naturkatastrof, jordbävning etc) Arkitektur, estetik och image. (Ytterligare krav som ställs på utrymmena utöver dem i verksamhetsbeskrivningen) Kulturskydd, historik, bevarande Klimat. (Avser krav på klimatet som kan påverka byggnadernas placering eller orientering t ex förhärskande vindriktningar.)

32 30(63) Försörjning. (Avser krav på försörjning som berör själva lokaliseringen t ex krav på sjötransport) Säkerhet. ( Vissa verksamheter t ex tillverkning eller förvaring av explosiva ämnen kräver skyddsavstånd mm.) Underhåll/städning Miljö. (Vissa verksamheter kan medföra miljöpåverkan vilket kan påverka lokaliseringen) Övrigt B. Utvändiga utrymmen Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Gemensamt eller specificerat per typ av utrymme t ex körbana, gångbana, parkeringsyta, vegetationsyta. Allmänna krav på utvändiga utrymmen. (Vegetation, utformning, konstruktion, material, markens bärighet och lastförmåga) Försörjning. (Dimensionerande förutsättningar t ex försörjningstyper, antal dagvattenbrunnar) Säkerhet. (Dimensionerande förutsättningar: t ex brandvägar, detektorer) Underhåll/städning (Dimensionerande förutsättningar t ex renhållning, gräsklippning, snöröjning) Inredningsenheter (Ange speciella krav på enheterna t ex anskaffning, underhåll, standard, ergonomi, omflyttning, anpassning) Utrustningsenheter (Ange speciella krav på enheterna t ex anskaffning, underhåll, standard, ergonomi, omflyttning, anpassning C. Invändiga utrymmen, utrymmes-/rumsförteckning Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Specificerat per utrymme eller per typ av utrymme. Rumsliga basegenskaper: Ändamål Användning Läge/lokalisering Samband med andra utrymmen Flexibilitet Form/volym Antal personer (normalt) Antal personer (maximalt) Drfttid totalt per dygn