ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 6. Gallring Innehållsförteckning Gallring.....2 Gallra, rensa och gallringsfrist... 2 Rensning... 2 Gallring av allmänna handlingar... 3 Gallring vid överföring till annan databärare... 3 Gallring av system... 4 Gallring av logglistor... 4 Gallringsfrist... 4 Gallringsutredning... 5 Bevarande- och gallringsplanens utformning... 5 Exempel på hur en bevarande- och gallringsplan kan se ut:... 6 Beslutsprocessen... 6 Sammanfattning av samrådsprocessen med Landstingsarkivet... 7 Verkställande av gallringsbeslut... 7 Lagstadgad gallring... 8 Förstöring av patientjournaler... 8
ARKIVHANDBOK 2 (8) 6. Gallring I dagens samhälle produceras mängder av information och handlingar på olika typer av media, inte minst inom offentlig verksamhet. Grundregeln för allmänna handlingar är att de ska bevaras men att bevara alla dessa handlingar för all framtid är varken ekonomiskt, utrymmes- eller minnesmässigt försvarbart. Därför finns i arkivlagen möjligheten att gallra en del av dessa handlingar. En genomtänkt gallring sparar utrymme och begränsar arkivens tillväxt, oavsett om det är papper eller elektroniska handlingar, samtidigt som den lyfter fram viktig information ur en annars svårgenomtränglig mängd av handlingar. Handlingar inom offentlig verksamhet som är allmänna handlingar (kapitel 2 Offentlighet och sekretess: Allmänna handlingar) får endast gallras med stöd av lag och efter beslut av arkivmyndighet. Inom Stockholms läns landsting är beslutanderätten om gallring delegerad till Landstingsarkivet genom Dokument- och arkivreglementet. Landstingsarkivet kan efter samråd med verksamheter inom Stockholms läns landsting fatta beslut om gallring av sådana allmänna handlingar som förekommer inom flera verksamheter. Resultatet blir de generella bevarande- och gallringsplaner som kan tillämpas av hela Stockholms läns landsting. Beslut om gallring av handlingar inom en viss verksamhet fattas av ansvarig nämnd/styrelse efter samråd med Landstingsarkivet. En enskild person som till exempel en läkare, cheföverläkare eller motsvarande tjänsteman får inte fatta beslut om gallring. Gallra, rensa och gallringsfrist Ibland råder förvirring gällande begrepp som gallring och rensning. Därför kommer här nedan att klargöras vad som menas med termerna i arkivsammanhang. Rensning Alla handlingar som finns inom offentlig verksamhet är inte allmänna och kan då rensas vid behov. Varje handläggare är ansvarig för att avgöra vilka handlingar som kan rensas och vilka som är allmänna handlingar i enlighet med de regler som finns och oavsett vilket medium handlingen finns på. Exempel på handlingar som inte räknas som allmänna, och som därmed kan rensas, är: övertaliga kopior och dubbletter. utkast, kladdar och andra förstadier till en definitivt utformad handling, det vill säga mellanprodukter.
ARKIVHANDBOK 3 (8) handlingar som tillkommit bara för ett ärendes föredragning eller beredning så kallade minnesanteckningar. Kriterier för sådana minnesanteckningar som inte är allmänna handlingar är att de har tillkommit hos myndigheten, tillhör ett ärende och används enbart som hjälpmedel utan att tillföra ärendet sakuppgift. brev, telegram eller annan sådan handling som upprättats eller inkommit endast för befordran av meddelande. handlingar som ingår i myndighets bibliotek. Hit räknas även tillgång till Internet och sådana databaser som myndigheten har tillgång till via avtal med enskild. Eftersom begreppet handling är mediaoberoende är även rensningen av handlingar teknikneutral och ska tillämpas på till exempel elektroniska handlingar. Gallring av allmänna handlingar Med gallring i offentlig verksamhet menas en avsiktlig och kontrollerad förstöring av myndighetens allmänna handlingar. Gallringen är ett undantag från offentlighetsprincipen i grundlagen, som säger att myndigheten är skyldig att bevara allmänna handlingar så att allmänheten kan ta del av dem. Att gallra innebär alltså alltid att information förstörs. Det som ska bevaras för all framtid är ett urval av den viktigaste informationen, den mindre viktiga informationen kan gallras. Eftersom begreppet allmän handling är mediaoberoende är även reglerna om gallring av allmänna handlingar teknikneutrala och skall tillämpas på till exempel elektroniska handlingar Arkivlagen reglerar gallringen och slår fast att allmänna handlingar får gallras såvida handlingarna inte: är viktiga för allmänhetens rätt till insyn. är av värde för förvaltningen. har rättslig betydelse. behövs för den framtida forskningen. Gallring vid överföring till annan databärare Till gallring räknas även förstöring av allmänna handlingar/information i samband med överföring till annat medium, om överföringen medför någon form av informationsförlust. Med informationsförlust menas bland annat: förlust av möjliga informationssammanställningar. förlust av sökmöjligheter. förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet. För att få förstöra allmänna handlingar i samband med överföring till annat medium krävs alltid ett särskilt gallringsbeslut. Exempel på sådan gallring är:
ARKIVHANDBOK 4 (8) att överföra pappershandlingar till mikrofilm eller elektroniskt medium. att överföra digital information från server till papper eller mikrofilm. En sådan överföring begränsar sökmöjligheterna i materialet och orsakar förlust av olika informationssammanställningar vilket likställs med gallring. Överföring av elektroniska handlingar till en annan digital databärare till exempel en annan server, kan innebära gallring om handlingarna i ursprungssystemet sedan förstörs. Även byte av teknisk utrustning kan i vissa fall innebära gallring. Myndigheten måste därför samråda med Landstingsarkivet vid byte av system och/eller i samband med strategiplaneringen för långtidslagring av elektroniska upptagningar. Gallring av system Vid beslut om att sluta använda ett system skall en framställan om gallring av systemet ställas till Landstingsarkivet. I framställan skall framgå hur man avser hantera informationen som finns i systemet (t ex migrering till nytt system eller arkivering i landstingsarkivets e-arkiv). En systembeskrivning enligt råd nr 3 skall bifogas framställan. Observera att informationen som ligger kvar i systemet måste ha ett eget gallringsbeslut även om samma information kopierats över till ett nytt system eller till e- arkivet! Om gallringen av systemet inte innebär några påtagliga förluster av information ger landstingsarkivet sitt bifall till att gallra såväl informationen i systemet som själva systemet. Gallring av logglistor Vid arkivering av information ur system skall även de tillhörande logglistorna arkiveras. Om logglistan bedöms vara av den typen att den kan gallras är det viktigt att gallringsbeslut finns och tillställs Landstingsarkivet så att gallringen kan verkställas då gallringsfristen löper ut. Gallringsfrist Gallringsfrist kallas den tid som ska ha förflutit från det att handlingen är färdig (upprättad, inkommen, avslutad, slutanteckning är gjord) tills det att den får gallras. Det vanligaste är att det rör sig om ett antal år, till exempel tio år. Då ska det ha gått tio år efter det året handlingen ansågs färdig till dess att man kan gallra den. Till exempel kan en sjukgymnastjournal där sista anteckningen är gjord 2006-06-12 gallras med tio års gallringsfrist och det innebär att den kan förstöras, det vill säga gallras 2017-01-01. Det förekommer även att handlingar kan gallras vid inaktualitet. Det betyder att den har mycket kort gallringsfrist, kanske bara några månader, men att verksamheten själv bestämmer exakt hur länge den är aktuell och behövs i verksamheten. När den sedan betraktas som inaktuell av verksamheten kan den gallras.
ARKIVHANDBOK 5 (8) Gallringsutredning Eftersom myndigheter egentligen är skyldiga att bevara allmänna handlingar och gallring ska utgöra undantag så ska myndigheterna verkställa gallring med största omsorg och försiktighet. Ett beslut om gallring måste föregås av en noggrann utredning, där följande frågor bör besvaras: Vilken information ges i handlingarna/informationen? Vad används handlingarna/informationen till? Hur kommer andra handlingar/annan information att påverkas om denna typ av handlingar gallras? Finns informationen någon annanstans och i vilken form? Vilka lagar och regler finns för handlingarna/informationen? Finns det rättsliga behov av handlingarna/informationen, kan de ha betydelse för revision eller preskription? Vilka behov har verksamheten av handlingarna/informationen, både på kort och på lång sikt? Kan handlingarna/informationen ha historiskt eller forskningsmässigt värde? Hur enkelt kan handlingarna/informationen sorteras ut vid gallring? Kan handlingarna/informationen gallras om informationen förs över till annan bärare? Idag gör man oftast gallringsutredningar som omfattar både handlingar/information som kan gallras och handlingar/information som ska bevaras för att göra det så tydligt som möjligt för verksamheten. Slutresultatet av utredningen, det vill säga redovisningen av handlingar/information och förslag till bevarande eller gallringfrister (se exempel nedan), kallas bevarande- och gallringsplan. Man kan även göra en gallringsutredning som resulterar i ett gallringsbeslut där man enbart räknar upp de handlingar/den information som ska gallras och deras/dess gallringsfrist. Bevarande- och gallringsplanens utformning Handlingarna/informationen som föreslås till gallring/bevarande ska redovisas i någon form av logisk ordning, förslagsvis alfabetiskt. Är det en omfattande plan kan det vara bra att även dela upp den per avdelning eller per process. Mycket av den verksamhet som bedrivs inom modern förvaltning genomförs som processer och det kan vara enklare att följa en process för att vara säker på att fånga upp alla typer av handlingar/information än att knyta dem till en viss avdelning. Uppräkningen av handlingarna/informationen kan föregås av en kort inledning där man talar om:
ARKIVHANDBOK 6 (8) vilken verksamhet planen gäller för. om man har använt sig av några av de generella gallrings- och bevarandeplaner som finns inom Stockholms läns landsting och i så fall vilka. tidsperiod som planen omfattar. om den ersätter någon tidigare plan. förklaring till termer och begrepp i planen. rekommendation om att rensa ut kopior och arbetsmaterial, det vill säga sådant som inte är allmänna handlingar och som inte tillför ärenden sakuppgift. eventuella föreskrifter man bör beakta när informationen produceras (skrivmaterial, filformat med mera). Exempel på hur en bevarande- och gallringsplan kan se ut Kolumnen Handlingstyp: Kolumnen Gallringsfrist: Kolumnen Anmärkning: Här anges vad handlingen/informationen heter och det ska vara den benämning som verksamheten använder för att alla ska förstå planen. Beslut Här anges om handlingen/informationen ska bevaras eller det antal år som ska gå innan handlingen/informationen kan gallras. BEVARAS Kortfattad beskrivning av handlingen/informationen om det behövs eller för att ge någon förtydligande upplysning, till exempel alternativ benämning. Fotografier BEVARAS För format godkända för långtidslagring se Landstingsarkivets råd nr 6 Intyg av tillfällig betydelse Läkarvårdskvitton 3 år 2 år Beslutsprocessen För att få en/ett så bra och heltäckande bevarande- och gallringsplan/ gallringsbeslut som möjligt är det viktigt att den/det går ut på internremiss inom den egna verksamheten. När remissförfarandet är klart ska bevarande- och gallringsplanen/gallringsbeslutet skickas till Landstingsarkivet för samråd. Verksamheten som gjort utredningen skriver en gallringsframställan till Landstingsarkivet. Den bör innehålla: Ärendet: Verksamheten har en bevarande- och gallringsplan eller ett gallringsbeslut som de önskar samråda med Landstingsarkivet om.
ARKIVHANDBOK 7 (8) Bakgrundsbeskrivning: Varifrån kommer initiativet till utredningen. Motivering till förslaget och bedömning av handlingarnas/informationens värde för den egna förvaltningen, för allmänhetens insynsrätt, rättsäkerheten och för forskningen. Här kan finnas anledning att redogöra för hur man tänkt vid vissa gallringsfrister. Omfattning och tidsperiod: Ska bevarande- och gallringsplanen/gallringsbeslutet gälla från det datum då det beslutas eller retroaktivt och i så fall hur långt tillbaka. Ersätter planen/beslutet något tidigare? Skulle det röra sig om enstaka handlingsslag/typer av information går det bra att räkna upp dem men är det flera olika är det en fördel att göra ett separat dokument som man bifogar. Förslag till beslut: Att den egna nämnden/styrelsen beslutar att godkänna bevarandeoch gallringsplanen/gallringsbeslutet efter samråd med Landstingsarkivet. Det kan hända att Landstingsarkivet har synpunkter på planen/beslutet eller behöver komplettera med några frågor. Även justeringar kan behöva göras innan ett skriftligt tillstyrkande skickas till verksamheten. Den slutgiltiga versionen av bevarande- och gallringsplanen/gallringsbeslutet antas sedan av ansvarig nämnd/styrelse inom den verksamhet som den rör. Därefter är det mycket viktigt att informationen sprids inom den egna verksamheten så alla berörda får kännedom om den. Kopia på beslutet ska skickas till Landstingsarkivet för kännedom. Sammanfattning av samrådsprocessen med Landstingsarkivet Gallringsframställan skickas in av verksamheten Eventuella frågor och svar utbyts och justeringar görs Landstingsarkivet skickar ett skriftligt tillstyrkande Nämnden/styrelsen tar beslut En kopia av beslutet skickas till Landstingsarkivet Verkställande av gallringsbeslut I arkivbeskrivningen skall man hänvisa till de gallringsbeslut som myndigheten har och även de generella beslut som man gallrar efter, så att det i beskrivningen framgår var man kan söka uppgifter om vilka handlingar som har gallrats. När man gallrar handlingar som kan omfattas av sekretess måste de förstöras på ett korrekt sätt, till exempel genom tuggning eller bränning. Är materialet däremot fritt från känsliga uppgifter kan det gå till pappersåtervinning.
ARKIVHANDBOK 8 (8) Lagstadgad gallring Till skydd för den personliga integriteten finns förutom offentlighets- och sekretesslagstiftningen även registerlagstiftningen som stadgar att vissa handlingar/viss information av integritetsskäl ska förstöras efter en bestämd tid, ibland kallat etisk gallring. Observera att sådan gallring endast får ske om det föreskrivs i lag. Det är inte upp till enskild tjänsteman att avgöra vad som är etisk gallring. Uppgifter i digitala personregister är exempel på information som under vissa omständigheter måste förstöras. Datainspektionen har rätt att efter samråd med Riksarkivet besluta vid vilken tidpunkt känsliga uppgifter i personregister ska förstöras. Förstöring av patientjournaler Även patientdatalagen medger möjlighet till förstöring av enskilds journalhandlingar/journalinformation. Detta genom att lagen ger varje person som känner sig kränkt av vad som står i hans eller hennes patientjournal, rätt att hos Socialstyrelsen begära att få journalen helt eller delvis förstörd.