Sammanträdesdatum Sida 1/12 Plats och tid Sammanträdesrummet, socialkontoret kl 13:00 14:30 Beslutande Övriga Åsa Johansson (S) Gunilla Östlund (V) Ingemar Tönnberg (S) Ann-Christine Janhagen Olsén (S) Lars T. Stenson (FP) Sten-Inge Olsson (S) Pernilla Boström (S) Eva Pettersson, sekreterare Monica Hammar, socialchef Eva Alama, äldreomsorgschef Linda Tolliner, ekonom Lina Björkman, praktikant Plats och tid för justering 2014-11-19 Avser paragrafer 62-67 Sekreterare Eva Pettersson Ordförande Åsa Johansson Justerande Ingemar Tönnberg
Sammanträdesdatum Sida 2/12 ANSLAG/BEVIS Nämnd/Styrelse Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp 2014-11-19 Datum då anslaget tas ned 2014-12-11 Förvaringsplats för protokollet Nämndsekretariatet et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Eva Pettersson
Sammanträdesdatum Sida 3/12 Innehållsförteckning Ärende Sida 62 Budgetuppföljning äldreomsorgen januari - oktober 2014... 4 63 Budgetuppföljning sociala avdelningen januari - oktober 2014... 6 64 Ny organisation inom sociala avdelningen... 8 65 Ej verkställda beslut i äldreomsorgen... 10 66 Redovisning av sjukstatistik... 11 67 Anmälningsärenden... 12
Sammanträdesdatum Sida 4/12 Dnr KS 2014/149-04 62 Budgetuppföljning äldreomsorgen januari - oktober 2014 Redovisning av äldreomsorgens budgetuppföljning januari oktober månad, visar en avvikelse om 2 852 tkr, mot lagd budget. Sjukfrånvaron september: 11,16 %. (2013: 9,14 %). Helårsprognos visar en avvikelse mot budget: - 5 600 tkr Äldreomsorgens administration Äldreomsorgens administration redovisar en avvikelse mot budget med + 1 448 tkr. Äldreomsorgen har bytt ut trygghetstelefoner samt köpt in larmpanel till en kostnad om 64 tkr. De digitala larmen har uppgraderats. Beräknad kostnad för uppgradering: 35 tkr, därutöver tillkommer personalkostnader för omprogrammering. Äldreomsorgen har under perioden betalat 12 tkr för utskrivningsklarar patienter. Kontot för färd-/riksfärdtjänst visar en avvikelse om: + 285 tkr Hemtjänst Hemtjänsten har fortsatt hög arbetsbelastning och visar totalt, inklusive natt - 3 860 tkr i avvikelse. Den beviljade tiden har ökat med 14 187 timmar perioden januari-oktober i jämförelse med samma period 2013. Hemtjänsten har även haft kostnader utöver budget om ca 200 tkr för reparationer samt utköp av 3 leasingbilar. Prognos hemtjänst: - 4 971 tkr. Särskilda boende/ Korttidsboende Särskilda boenden redovisar en avvikelse mot budget med: + 980 tkr. Prognos: + 634 tkr. Korttidsenheten redovisar en avvikelse mot budget med: - 605 tkr. Prognos: - 750 tkr. Korttidsboendet Mosippan har haft en hög beläggning samt hög vårdtyngd. Även korttidsboendet Åsen har haft behov av extra personal under en kortare period. Pool Poolen redovisar en avvikelse mot budget med: - 74 tkr. Poolens arbetstid och lön timfördelas enligt en schablon i personalsystemet. Ovan nämnda timfördelning för poolen medför att den enhet som använder poolen betalar en lägre timkostnad än faktisk kostnad och att poolkontot belastas med mellanskillnaden. Beslut om att ta bort poolen from 2015 medför att successiv avveckling påbörjas under hösten 2014. Helårsprognos: - 290 tkr.
Sammanträdesdatum Sida 5/12 Bostadsanpassning Flera stora bostadsanpassningsärenden har beviljats tom oktober, beviljat bidrag: 1 166 tkr. Behovet av mer omfattande bostadsanpassningar har ökat de senaste åren. 1 269 tkr är redovisat på bostadsanpassningskontot under perioden. Prognos: - 700 tkr. Förslag till åtgärder: Uppföljning av beviljade/utförda insatser i ordinärt boende samt nattpatrull varje månad. Uppföljning av bemanning, planering och rekrytering i ordinärt boende samt nattpatrull varje månad. Kontinuerlig översyn av bemanning och schemaläggning inom hela äldreomsorgens ansvarsområde utifrån verksamhetens behov. Fortsatt analys av sjukfrånvaron samt arbeta för högre frisktal. Översyn av fördelning av lägenheter i särskilt boende, flytt av korttidsboende påbörjas successivt 2014. Handlingar i ärendet Äldreomsorgschef Eva Alamas skrivelse med sammandrag, 2014-11-10. Förslag till beslut Individ och omsorgsutskottet föreslår Kommunstyrelsen godkänna äldreomsorgens budgetuppföljning och åtgärder.
Sammanträdesdatum Sida 6/12 Dnr KS 2014/149-04 63 Budgetuppföljning sociala avdelningen januari - oktober 2014 Sociala avdelningens kostnader är fortsatt lägre än budget, och helårsprognosen är ytterligare förbättrad jämfört med föregående månads-uppföljning. Ny prognos visar på ett överskott med + 1 304 tkr för Sociala avdelningens verksamheter för 2014. LSS och socialpsykiatri Helårsprognosen för verksamheten är förbättrad i förhållande till föregående månadsuppföljning med 405 tkr. Prognosen är dock fortsatt negativ, -1 408 tkr, baserat på de omvårdnadsbehov inom assistansen och boenden som inte täcks av budget. Genom att alla boendeplatser i dagsläget inte är fyllda, har vissa arbetspass kunnat vakanshållas vid frånvaro och schemajusteringar genomförts med verkställighet i november. Detta minskar verksamheternas totala överkostnad på helår och gör att prognosen kunnat förbättras inom verksamheten. Individ och familjeomsorg vuxna Individ och familjeomsorgen har förbättrat sin helårsprognos med ytterligare 298 tkr och visar nu på ett helårsresultat med + 1 143 tkr. Förbättringen är baserad på att kostnaderna för ekonomiskt bistånd ligger fortsatt lägre än beräknat. För övrigt har det inte skett någon förändring i förhållande till föregående månadsuppföljning. Arbetsmarknadsenheten Enheten hade under september månad 66 personer inom verksamheten, varav 10,5 årsarbetare som bidragsanställda. Lägre arbetsgivaravgifter för ungdomar, högre bidrag från Arbetsförmedlingen tillsammans med viss vakans på arbetskonsulenttjänsten gör att överskottet nu bedöms kunna förbättras ytterligare 418 tkr på helår. Prognosen för enheten är nu om + 1 045 tkr. I detta belopp ingår 236 tkr från år 2013. Förslag till åtgärder För att fortsatt klara verksamhetens kostnader inom given budgetram arbetar Sociala avdelningen med följande åtgärder: Vakanser skall i mån av möjlighet utifrån ett verksamhetsperspektiv lösas inom befintlig personalstat
Sammanträdesdatum Sida 7/12 Bemanning och schemaläggning skall kontinuerligt ses över Fortsatt utveckling av resursfördelningssystem inom socialpsykiatri. Översyn av kostnader inom LSS-verksamheten i syfte att finna effektiviseringar, med anledning av att verksamheternas kostnader i dagsläget inte kommer att rymmas inom given budgetram. Handlingar i ärendet Socialchef Monica Hammars skrivelse med sammandrag, 2014-11-10 Förslag till beslut Individ och omsorgsutskottet föreslår Kommunstyrelsen godkänna Sociala avdelningens budgetuppföljning och åtgärder.
Sammanträdesdatum Sida 8/12 Dnr KS 2014/419-75 64 Ny organisation inom sociala avdelningen Aktuell fråga Sociala avdelningen önskar genomföra en organisationsförstärkning från 1 januari 2015 genom inrättande av en ny handläggartjänst inom LSS och Socialpsykiatri, under förutsättning av att Kommunfullmäktige antar budgetförslag för 2015. Därtill föreslås en organisationsförändring i form av inrättande av en ny enhet; Enheten för sysselsättning och arbete (ESA). I dag är sysselsättningsverksamheten inom avdelningen fördelat på två enheter; Arbetsmarknadsenheten och Daglig verksamhet LSS. Den föreslagna organisationsförändringen innebär att all sysselsättningsverksamhet inom Sociala avdelningen samlas under en enhet. Verksamhets-ansvaret för daglig verksamhet ligger kvar inom LSS och socialpsykiatri, för att säkerställa att kvalitetskrav inom LSS fortsatt bibehålls. Den nya enheten träder i kraft från 1 april 2015. Bakgrund Sociala avdelningens verksamheter ansvarar för individ och familjeomsorg från 21 år, ekonomiskt bistånd, flyktingmottagande av vuxna, LSS-verksamhet, socialpsykiatri, budget-skuldrådgivning, serveringstillstånd och tillsyn samt en kommunal arbetsmarknadsenhet. De senaste åren har verksamheten inom LSS och socialpsykiatri ökat i omfattning, bl.a. beroende på en åldrande målgrupp med större och mer omfattande vårdbehov. Inom personlig assistans har budget utökats med 15,64 årsarbetare de senaste två åren. Tätare omprövningar av assistans från Försäkringskassan i kombination med förändrad tidsredovisning för assistansersättningen har gett en betydande utökning av administrativa uppgifter för enhetschefer samt handläggare/biståndsbedömare inom LSS-verksamheten. Sedan våren 2014 har enhetschefer och handläggare inom LSS och socialpsykiatrin signalerat om en alltför hög arbetsbelastning med risk för stress och ohälsa. Enhetscheferna för personlig assistans ansvarar vardera för 51 medarbetare. Inom verksamheten finns 1,5 årsarbetare till handläggning, då en enhetschef har en kombinerad tjänst bestående av chef och handläggare. En jämförelse med Sunne och Torsby visar att de har 2,0 handläggare för området. Nuvarande bemanning innebär att risk även föreligger för överkostnader, då befintlig bemanning inte räcker till för den kontroll och uppföljning som krävs i
Sammanträdesdatum Sida 9/12 verksamheten. Inför budget 2015 föreslås därför en omfördelning inom ram, där en handläggartjänst 1,0 tillförs verksamheten. 0,5 årsarbetare kan då omfördelas till förstärkning av ledningen inom LSS och socialpsykiatri. Inom Sociala avdelningen finns sysselsättningsverksamheter organiserade inom två enheter; Arbetsmarknadsenheten (AME) och Daglig verksamhet LSS. Ett behov finns av att utveckla sysselsättning LSS, då nya målgrupper i större utsträckning än tidigare efterfrågar externa placeringar. En samverkan finns idag uppbyggd mellan LSS och Arbetsmarknadsenheten, där arbetskonsulenten på AME är behjälplig med att söka externa arbetsplatser och göra arbetsförmågebedömningar för målgruppen inom LSS. För att stärka personers möjligheter till god sysselsättning och göra sysselsättningsutbudet sammanhållet inom avdelningen föreslås en ny enhet; Enheten för sysselsättning och arbete. Förändringen föreslås träda i kraft 1/4 2015, med anledning av att Arbetsmarknadsenheten vid ingången av 2015 måste introducera en ny person som arbetskonsulent. Information enligt MBL har genomförts 2014-10-20 Förhandling enligt MBL är inbokad till 2014-11-24 Handlingar i ärendet Socialchef Monica Hammars skrivelse, 2014-10-21. Organisationsskiss för Sociala avdelningen. Förslag till beslut Under förutsättning att Kommunfullmäktige antar budgetförslag för 2015, föreslår Individ och omsorgsutskottet Kommunstyrelsen att inrätta en ny handläggartjänst inom LSS och socialpsykiatri från 1 januari 2015, samt godkänna upprättat organisationsförslag för Sociala avdelningen.
Sammanträdesdatum Sida 10/12 Dnr KS 2014/409-73 65 Ej verkställda beslut i äldreomsorgen Kommunerna har from 1 juli 2006, genom ändring i Socialtjänstlagen, skyldighet att rapportera in gynnande beslut, enligt 2 kap 3 och 4 kap 1 SoL, som inte har verkställts senast tre månader efter beslut. Rapportering skall ske en gång per kvartal. Från och med 3:e kvartalet 2013 skall inrapporteringen ske till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Rapportering till IVO gällande kvartal 3, år 2014, bifogas. Vid detta anmälningstillfälle finns ett beslut att rapportera in som verkställts Beslutet har under kvartal 2 rapporterats in som ej verkställt. Personen har under perioden blivit erbjuden särskilt boende vid flera tillfällen. Uppgifter om ej verkställda beslut skall kommunstyrelsen även rapportera till kommunfullmäktige och kommunens revisorer i form av en statistikrapport. I rapporten som lämnas till kommunfullmäktige och kommunrevisorer, är sekretess belagda uppgifter exkluderade. Handlingar i ärendet Individrapport Statistik rapport Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner rapporten. Beslutet skickas till Eva Alama
Sammanträdesdatum Sida 11/12 66 Redovisning av sjukstatistik Äldreomsorgschef Eva Alama redovisar sjukfrånvaro inom äldreomsorgen. Beslut godkänner rapporteringen.
Sammanträdesdatum Sida 12/12 Dnr KS 2014/102 67 Anmälningsärenden Delegeringsbeslut Sociala avdelningen, äldreomsorg och Rehab t o m oktober 2014. Dnr KS 2014/8-70, handling nr 57-61. Beslut godkänner redovisade anmälningsärenden.