TSN Datum 1 (16) 2015-01-12 IK-plan 2015
Framtagning av internkontrollplan Internkontroll handlar om styrning och dess effektivitet. Styrningen utövas i olika processer såsom planering, samordning/genomförande och rapportering i form av uppföljning/utvärdering. Internkontroll innebär ytterst att säkerställa att dessa fungerar på ett sätt som ger förutsättningar för en ändamålsenlig verksamhet. Internkontroll omfattar med andra ord all verksamhet med dess processer, rutiner och system. 2 (16) Internkontroll brukar definieras som: En process där såväl den politiska och professionella ledningen samt all övrig personal samverkar. En process som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar föreskrifter, riktlinjer med mera. Genom en god internkontroll skapas förtroende för Eskilstuna kommun och den service som kommunen erbjuder. Nämnden antar i januari en årlig kontrollplan. Kontrolloer utförs under året av angiven funktion och kontrollrapport avges i verksamhetssystemet Stratsys med rapport till angiven funktion. En delrapport delges nämnden i juni och en slutrapport avges i januari med analyser av uppnått resultat. Torshälla stads nämnd och förvaltning av har arbetat med internkontrollplanen vid ett nämndsammanträde under hösten 2014. Därefter har förvaltningens chefsforum, bestående av samtliga enhetschefer och stabsfunktioner, vid ett möte bearbetat och kompletterat materialet. 2015 års internkontrollplan innehåller 14 kontrollpunkter.
1 Att tillgodose behovet av utbildning 1.1 Att det finns en inventarieförteckning för digitala hjälpmedel 3 (16) Kontrollera att skolor och förskolor har inventarieförteckningar över digitala hjälpmedel Skolornas och förskolornas inventarieförteckningar kontrolleras Kvalitetschef En gång, september Skolorna har under de senaste åren ökat sin andel digitala verktyg markant och det finns en riskt att det inte finns en samlad bild över antal verktyg och var dessa är placerade. Vid händelser av till exempel inbrott är det viktigt att det finns en komplett och aktuell inventarieförteckning att tillgå. Ekonomichef
2 Att tillgodose behovet av vård och sociala tjänster 2.1 Riktlinjer för anmälan till socialtjänst är kända av medarbetare 4 (16) Att rutiner för anmälan till socialtjänsten vid misstanke om att barn far illa är kända för medarbetare som arbetar med barn och unga 2 pedagoger på varje förskola intervjuas. Urvalet sker slumpvis, den som svarar i telefon vid mättillfället. Utvecklingsstrateg En gång, mars När det finns misstanke om att barn eller unga far illa finns det krav på att anmäla detta till socialtjänsten (SoL kap 14). För att minimera risken för att barn och unga far illa och för att kunna sätta in tidiga stödåtgärder är det av största vikt att socialtjänsten får kännedom om oron. Förvaltningschef Riskvärde 12
2.2 Vård- och omsorgsboende, demens 5 (16) Skyddsåtgärder för personer med demenssjukdom Stickprov. Kontroll av genomförandeplaner av boende i jämna rumsnummer på samtliga demensenheter. Medicinskt ansvarig sjuksköterska En gång, oktober I maj 2010 publicerade Socialstyrelsen ett Meddelandeblad med innebörd att föreskrifter och allmänna råd om tvångs- och skyddsåtgärder för personer med åldersdemens skulle upphöra med ikraftträdande den 15 juni 2010. Kontrollområdet avgränsas till att det finns dokumentation i individuell genomförandeplan om eventuella begränsningsåtgärder för boende vid demensboenden. Om skyddsåtgärderna inte finns dokumenterade i genomförandeplanen kommer konskvenserna bli kännbara för de boende då det inte finns information om den boendes behov av hjälp och skydd. Enhetschef
2.3 Socialtjänsten 6 (16) Barnsamtal innan åtgärder inom socialtjänsten. Stickprov, två barn- och ungdomsutredningar/kvartal kontrolleras för att säkerställa att barnsamtal har genomförts. Den tredje och femte utredningen i datumordning, daterade från 2013-01-01 Utvecklingsstrateg En gång, november Barn och ungas delaktighet, egna berättelser och upplevelser ska vara starka i arbetet med att förbättra deras livssituation. Torshälla stads förvaltning har en certifiering i BBIC (barns behov i centrum) där en viktig del är att genom barnsamtal förbättra kvaliteten i barn- och ungdomsutredningar. Det finns en risk att barnsamtal inte alltid genomförs och det kan leda till kännbara konsekvenser för våra brukare. Enhetschef
2.4 Rutin för när brukaren inte öppnar dörren eller är oväntat borta 7 (16) Kontrollera om rutinen för när brukaren inte öppnar dörren eller är oväntat borta är känd för medarbete inom hemtjänsten Intervjuer med 2 medarbetare inom respektive hemtjänstområde. Medarbetare nummer 4 och 9 i boksatavsordning inom respektive hemtjänstområde. Frågorna som ställs är: Känner du till att det finns en rutin och vad den innehåller? Vet du var du hittar rutinen? Utvecklingsstrateg April Hemtjänsten utför biståndsbedömda insatser i eget ordinärt boende hos äldre. Om brukaren inte öppnar dörren eller är oväntat borta då insatsen ska utföras behöver en överenskommelse finnas med brukaren om hur personalen ska agera. Om en brukare inte öppnar dörren finns en risk att brukaren insjuknat eller råkat ut för en olycka. För att kvalitetssäkra hemtjänstens agerande samt skapa en ökad tydlighet i hur frågan ska hanteras finns en central rutin. En övergripande rutin underlättar också för de medarbetare som arbetar på flera områden. Rutinen ska öka tydligheten av hur situationen ska hanteras på plats då den uppkommer men också hur informationen om rutinen ska ske till personal och brukare. Enhetschef Riskvärde 12
3 Processkvalitet 3.1 Resepolicy 8 (16) Det är viktigt att säkra att Eskilstuna kommuns tjänsteresor görs så kostnadseffektivt som möjligt och ge en trygg och säker arbetsmiljö med minsta möjliga miljöpåverkan. Kontrollera att val färdsätt skett i enlighet med nya riktlinjer. 5 resor som lagts in PS Självservice i datumordning under april - maj. Telefonintervjuer. HR assistent Juni Kommunens organisation är stor och därför finns en stor risk att dessa riktlinjer inte är kända eller följs av de som gör tjänsteresor i tjänsten. Om riktlinjerna inte följs så riskeras kostnadseffektiviteten, säkerheten och miljöpåverkan. Förvaltningschef Riskvärde 9
3.2 Kontinuitetsplanering - Handlingsplan för IT-avbrott 9 (16) F1. Kontrollera att det finns handlingsplaner som beskriver hur verksamheten ska bedrivas i händelse av kortare eller längre IT avbrott. It- avbrott för förvaltningen viktiga verksamhetssystem. Maila eller intervjua systemförvaltare, superuser och eller IT-samordnare. Frågan som ska ställas: Finns det någon handlingsplan/ rutin som beskriver hur verksamheten ska bedrivas i händelse av kortare eller längre IT avbrott? Handläggare inom kvalitet. En gång under första halvåret Allt mer av verksamheten är beroende av it-system, vilket gör det sårbart om det inte finns alternativa handlingsplaner om systemen inte fungerar. Vid kortare eller längre it-avbrott kan konsekvenserna bli omfattande. Kvalitetschef eller motsvarande.
4 Medarbetare 4.1 Riktlinjer för medarbetarskap - Bisyssla 10 (16) F2. Att det finns dokumentation från anställningsförfarandet som visar på att frågan har ställts. Stickprov de fem första nyanställda ( tillvidare) per förvaltning som anställts mellan januari och september. Rapport finns i PSutdata HR-konsult på respektive förvaltningskontor En gång i oktober 2015. Det här är en ny riktlinje och det har kopplingar till revisionsrapporten till mutor och korruption. (Otillbörlig påverkan) Kan få juridiska, ekonomiska samt förtroendeförlust. HR chef
4.2 Rehabilitering 11 (16) Kontroll att anpassningar och rehabilitetsbehov dokumenteras i verksamhetssystemet Adato enligt kommunens riktlinjer. Stickprov. Ärenden som uppkommer i Adato (genom att sjukfrånvaro registrerats i Personec) under mars och oktober kontrolleras. Åtgärderna ska dokumenteras enligt gällande riktlinjer. Samtliga ärenden under dessa två månader kontrolleras. HR konsult Två gånger, mars och oktober Kommunens verksamhet består i huvudsak av tjänsteproduktion och där har medarbetarna en nyckelroll då de utför tjänsten i mötet med medborgare och brukare. En god arbetsmiljö är grunden till att kunna utföra sina arbetsuppgifter på bästa sätt. I de fall medarbetare drabbas av upprepad korttidsfrånvaro eller lång sjukfrånvaro har arbetsigvaren en skyldighet att kartlägga orsaker till frånvaron och hur anpassning kan ske för återkomst i arbetet. Anpassningar och rehabilitetsbehov ska enligt kommunens riktlinjer dokumenteras i verksamhetssystemet Adato. HR chef
4.3 Delegerat ansvar för arbetsmiljö 12 (16) F3. Kontrollera att chefer skriftligen mottagit delegation av ansvaret för arbetsmiljö, samt att den föregåtts av arbetsmiljöutbildning. Genom enkät en totalundersökning till chefer med personalansvar. Enkätansvarig genomför enkäten Internkontrollsamordnare analyserar och rapporterar. En gång oktober 2015. Nya bestämmelser, som vi vill kontrollera att de har slagit igenom Viktigt att cheferna får rätt förutsättningar, vilket inte alltid varit fallet tidigare. Ansvaret för det delegerade miljöansvaret har varit otydligt. HR-chef/strateg på respektive förvaltning Riskvärde 6
13 (16) 4.4 Värdebaserade samtal för oegentligheter och otillbörlig påverkan. F2. Kontrollera att värdebaserade samtal skett på varje enhet Totalundersökning alla chefer. Fråga: Har du genomfört värdegrundande samtal (enskilt, APT, annat möte med samtliga dina medarbetare). Om nej, ange orsak till att värdegrundande samtal inte skett. Internkontrollsamordnare En gång under kvartal fyra. Verksamheten bygger på ett förtroende hos allmänheten, vilket minskar eller förloras om korruption, mutor eller jäv sker i organisationen. Ekonomichef
4.5 Att rutinen följs och checklistan används vid rekrytering av nya medarbetare 14 (16) Kontrollmoment Att rutinen följs och checklistan används vid rekrytering av nya medarbetare. Intervju med fem externt rekryterade medarbetare. De fem senaste i datumordning. HR Konsult En gång, september Vid rekrytering av nya medarbetare är det viktigt introduktionen är kvalitetssäkrad för att medarbetaren ges bra fötusättningar för att kunna genomföra sina uppdrag på bästa sätt. I den gemensamat framtagna checklistan för introduktion har kritiska områden säkrats så att viktig information inte tappas bort. HR Chef Riskvärde 9
5 Ekonomi 5.1 Ekonomistyrningsriktlinjer för över och underskottshantering 15 (16) Kontrollmoment F4. Att det finns av nämnden antagna regler/riktlinjer för över- och underskottshantering som är kända på enhetsnivå. Stickprov, intervju med 10 enhetschefer eller motsvarande nivå med budgetansvar. De förvaltningar som inte har så många chefer gör totalundersökning. "Finns regler som är kända för dig för hur du får hantera över och underskott mellan åren". Välj slumpvis ut tio chefer från rapport i Psutdata. Samordnas med kontrolmoment F4. Ekonomichef från annan förvaltning En gång i januari 2015. Över- och underskottshanteringen är nyligen antagen. Säkerställa att ekonomistyrningen får önskad effekt. Finns starka indikationer att cheferna inte får ta ansvar fullt ut. Förvaltningschefen
5.2 Ekonomistyrningsriktlinjer för enheterna - planeringsprocessen 16 (16) Kontrollmoment F5. Att enhetschefen har fått sin detaljbudget senast den 20 december för kommande år. Intervju med 10 enhetschefer eller motsvarande nivå med budgetansvar. De förvaltningar som inte har så många chefer gör totalundersökning. Hade du tillgång till din slutgiltiga/fastställda detaljbudget på kontonivå i Hypergene för 2015 den 20 december 2014?". Välj slumpvis ut tio chefer från rapport i Psutdata. Samordnas med kontrolmoment F3. Ekonomichef från annan förvaltning En gång under januari 2015 Nya riktlinjer, samt att kommunledningen anser det viktigt att skapa goda planeringsförutsättningar för enhetschefen. Om budget läggs ut senare är det svårt för chef att bedriva och styra sin verksamhet. Sena starter av förändringsarbete. Ekonomichef