Riktlinjer/etiska regler för leverantörskontakter Landstingsservice Februari 2012
Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Begreppsdefinition... 3 3. Agerande under pågående upphandling... 4 4. Allmänt om kontakter med leverantörer... 4 4.1 Jäv... 4 4.2 Vad utgör en muta?... 4 5. Vad gäller för regler för Landstingsservice medarbetare?... 5 5.1 Förhållningsregler generellt... 5 5.2 Särskilda riskgrupper... 5 5.3 Gåvor... 6 5.3.1 Särskilt om internationella affärsförbindelser... 6 5.4 Måltider... 6 5.5 Representation och andra externa arrangemang... 6 5.6 Utbildning och information... 6 5.7 Deltagande i studieresor, kurser och konferenser... 7 5.8 Rabatter, presentkort och bonuspoäng... 7 5.9 Övriga förmåner... 7 5.10 Att fundera över... 7 5.11 Särskilt om jäv och intressekonflikter... 8 6. Överträdelse av dessa riktlinjer... 8 Förslag till Riktlinjer/etiska regler för leverantörskontakter, februari 2012 2
1. Inledning Dessa riktlinjer omfattar Landstingservices chefer och medarbetare. Inom Landstinget Blekinge arbetar vi på medborgarnas uppdrag, i deras intresse och genom deras finansiering. Medborgarnas förtroende för landstinget kräver att vi som arbetar i den här verksamheten inte låter oss påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i vårt arbete och använder våra resurser på ett konkurrensneutralt och affärsmässigt sätt. Medarbetare inom Landstingsservice får aldrig missbruka sin ställning och samtliga medarbetare är skyldiga att motverka korruption. Korruption innebär att man otillbörligen försöker påverka besluts- och handlingsprocesser i samhället. Korruption snedvrider konkurrensen, leder till högre kostnader och förstör förtroendet hos såväl övriga medarbetare som länets medborgare. Väl fungerande affärsprocesser mellan landstinget som köpare och dess leverantörer kräver goda relationer. För minimera risken för korruption är det viktigt med tydlighet i formerna för samverkan mellan köpare och leverantör. På nationell nivå har därför Sveriges kommuner och landsting (SKL) ingått avtal med olika branschorganisationer om hur den samverkan skall ske. Landstinget har anslutit sig till avtalen. Avtalen är i viss mån likartade men är specifikt inriktade mot produktområdena medicintekniska produkter, laboratorieprodukter, tandvårdsprodukter och läkemedel samt de anställda som mer direkt arbetar med den typen av produkter. Dessa riktlinjer bygger i viss del på innehållet i SKL:s avtal men är avsedda att så långt möjligt reglera de situationer som kan uppstå för Landstingsservices medarbetares kontakt med leverantörer, oavsett bransch, och därmed ge en tydlighet och ett stöd till samliga av Landstingsservices medarbetare. 2. Begreppsdefinition Med muta menas det fall då en anställd eller uppdragstagare för sin egen eller för någon annans räkning tar emot, eller begär, ersättning, förmån eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning. Med leverantör avses en extern aktör - och dess företrädare - som säljer den typ varor eller tjänster som landstinget använder sig av, oavsett om det finns ett avtal med landstinget eller inte. Med sponsring avses ekonomiskt eller annat stöd från leverantör av aktivitet/sammankomst som riktas mot medarbetare hos landstinget. Med serviceinformation avses informationsutbyte och rådgivning om daglig drift/hantering av allmän- eller medicintekniska produkter som redan används i verksamheten. Med produktinformation avses informations- eller utbildningsaktivitet med syfte att informera om en produkts specifika egenskaper eller handhavande. Det kan ske genom handhavandutbildning för den personal som skall direkt nyttja utrustning eller genom Förslag till Riktlinjer/etiska regler för leverantörskontakter, februari 2012 3
teknisk utbildning/information för den personal som skall utföra service på utrustning eller kundanpassning och vidareutveckling av ett system. 3. Agerande under pågående upphandling När en produkt eller tjänst är under upphandling ska medarbetare enbart ha de kontakter med en avtalsleverantör som krävs för normalt utnyttjande av pågående avtal. Med övriga leverantörer inom aktuellt produkt- eller tjänsteområde skall sådan kontakt helt undvikas av medarbetare. Affärsansvarig handläggare utsedda medarbetare i upphandlingsgruppen skall endast ha den kontakt som behövs och som överensstämmer med vad som stadgas om vald upphandlingsform. Samtliga övriga kontakter med leverantörer bör helt undvikas. Äger studiebesök, kurs eller konferens rum hos leverantör eller där leverantören är arrangör skall deltagande undvikas om det inte är omöjligt att omplanera och uppenbart försvårar medarbetares möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter och direkt eller indirekt ger en patientsäkerhetsrisk. 4. Allmänt om kontakter med leverantörer 4.1 Jäv Medarbetare är jävig när man anses ha ett sådant intresse i ett ärende att hans eller hennes opartiskhet kan ifrågasättas. För offentliganställda regleras vilka situationer som omfattas i förvaltningslagen (11 ) samt i kommunallagen (6 kap. 24-27 ). Reglerna om jäv gäller alla typer av ärenden och omfattar alla chefer och medarbetare som på något sätt kan påverka deras utgång, i första hand naturligtvis den som beslutar och handlägger, men även den som medverkat i processen att ta fram ett beslut. Om en jävig deltar i handläggningen av ett ärende kan beslutet upphävas om någon överklagar. 4.2 Vad utgör en muta? En muta kan bestå av vad som helst som är attraktivt för mottagaren, exempelvis kontanter, presentkort, rabatter, varor, kreditförmåner, praktikplats för mottagarens barn, restaurant- eller teaterbesök, hockeybiljetter, betald green fee-avgift mm. Vad som är tillbörlig eller otillbörlig förmån varierar och är beroende bl. a av den specifika situationen och i viss mån mottagarens position. Man kan dock konstatera att domstolarna ställer särskilda höga krav på anställda i den offentliga sektorn. En belöning kan vara otillbörlig även om den inte ges för att mottagaren ska handla på ett visst sätt. Den som är offentligt anställd bör betrakta varje form som otillbörlig om den kan misstänkas påverka tjänsteutövning. Förslag till Riktlinjer/etiska regler för leverantörskontakter, februari 2012 4
Vid domstolsprövning görs alltid en samlad bedömning av alla omständigheter som har betydelse i det enskilda fallet. Det hjälper inte att som mottagare kunna visa att man inte låtit sig påverkas av förmånen. 5. Vad gäller för regler för Landstingsservice medarbetare? 5.1 Förhållningsregler generellt Chefer och medarbetare skall alltid uppträda på ett sådant sätt att Landstingsservices professionalism och objektivitet inte kan ifrågasättas. Inga personliga beroenden eller förpliktelser som kan påverka hur chefen och medarbetaren utför sitt arbete får därför uppstå gentemot leverantörer. Kontakter med leverantörer skall vara välgrundade, dvs. bygga på vad som reglerats i upphandlade avtal eller direkt följer av chefers och medarbetares roll i inköpsprocessen. Affärs- och privatlivet skall klart skiljas åt och intressekonflikter som exempelvis kan uppstå vid bisysslor och delägarskap skall undvikas. Chefer och medarbetare får aldrig direkt, eller indirekt, kräva, försäkra sig om, eller ta emot, å sina egna, eller annan fysiskt eller juridisk persons vägnar, oberättigade fördelar på en leverantörs och därmed även landstingets bekostnad. Chefer och medarbetare får aldrig erbjuda, utlova, bevilja eller godkänna fördelar för en leverantör i samband med upphandling, avrop eller annan affärstransaktion, så att konkurrensen därigenom snedvrids eller det finns risk för det. Allt inköp av varor och tjänster skall ske i enlighet med lagen om offentlig upphandling samt landstingets upphandlingspolicy, enligt fastställd delegationsordning och andra tillämpliga rutiner och riktlinjer. Chefer och medarbetare är skyldig att tillämpa försiktighetsprincipen, dvs. om det finns någon osäkerhet om det är rätt att delta i ett ärende eller att ta emot en gåva osv. så skall man alltid avstå. 5.2 Särskilda riskgrupper Vissa grupper av medarbetare är särskilt integritetskänsliga. Det gäller upphandlare, projektledare och övriga medarbetare som deltar i någon del av upphandlingsprocessen. Det gäller även samtliga chefer, oavsett om man direkt eller indirekt deltar i beslut om inköp. Dessa bör alltid överväga att helt avhållas sig från att ta emot förmåner från leverantörer, dvs. även då det normalt är tillåtet för övriga medarbetare. De bör också vara särskilt uppmärksamma på risken för jävsituationer/intressekonflikter. Förslag till Riktlinjer/etiska regler för leverantörskontakter, februari 2012 5
5.3 Gåvor Chefer och medarbetare kan normalt acceptera enklare gåvor från leverantör i form av t ex almanackor, reklampennor eller motsvarande. Enklare jul- och påskgåvor etc. i form av frukt eller godis eller motsvarande från leverantör kan normalt tas emot under förutsättning att gåvan ges till en hel avdelning eller grupp av medarbetare. Övriga gåvor får inte tas emot. Exempel på gåvor som aldrig får tas emot av leverantörer är rena penninggåvor, individuella julgåvor, alkohol, privata resor m.m. 5.3.1 Särskilt om internationella affärsförbindelser Sedvänjan vad gäller gåvor etc. vid affärer ser olika ut i olika kulturer. Om det i en viss kultur skulle framstå som oartigt att avböja gåvan som en medarbetare erbjuds bör medarbetaren ta emot gåvan. Om den inte har ett obetydligt värde skall den snarast möjligt överlämnas till landstinget/landstingsservice. Gåvan kan i sådana fall t ex placeras i ett gemensamt utrymme eller i förekommande fall nyttjas eller förtäras av medarbetarna gemensamt. 5.4 Måltider Chefer och medarbetare kan ta emot arbetsmåltider av vardaglig karaktär så länge de är motiverade som ett naturligt led i affärsrelationer och sker under eller i direkt anslutning till möte, exempelvis vid studiebesök och utbildningar hos leverantör. Andra former av måltider skall inte accepteras. 5.5 Representation och andra externa arrangemang Chefer och medarbetare får inte delta i fritidsaktiviteter eller övriga sociala aktiviteter som arrangeras eller erbjuds av leverantör, om erbjudandet på något sätt innebär en förmån för medarbetaren, dvs. genom gratis eller reducerad deltagaravgift, mat eller motsvarande. Det gäller exempelvis segelturer, golftävlingar, musik- eller idrottsarrangemang etc. Medarbetare får inte begära eller ta emot sponsring av aktivitet/sammankomst inom landstingets verksamhet. Det innebär bland annat att sponsring, helt eller delvis av personalfester inte är tillåtet. 5.6 Utbildning och information Allmänt kundbesök av kommersiell karaktär skall handläggas av berörd affärsansvarig handläggare hos Affärsenheten eller Projektavdelningen hos Affärsområde Fastighet. Övrig information och utbildning skall som huvudregel i första hand tillhandahållas grupper av anställda där så inte är omöjligt. Undantagsvis får sådan information lämnas till enskild medarbetare om det är mest lämpligt för verksamheten och annat alternativ är svårgenomförbart. Serviceinformation skall förekomma i den utsträckning verksamheten påkallar, enligt kontrakt eller som påbjuds av lagar och förordningar angående aktuella produkter. Handhavande- och/eller teknisk utbildning sker antingen i samband med att ny utrustning skall introduceras i verksamheten eller då befintlig utrustning skall uppgraderas eller som ett led i att landstinget avser att själva överta ett större ansvar, och skall ske i enlighet med vad som regleras i upphandlingskontrakt. Förslag till Riktlinjer/etiska regler för leverantörskontakter, februari 2012 6
Informations- och utbildningsaktiviteter skall i första hand genomföras i landstingets lokaler. Om särskilda skäl föreligger kan de äga rum på annan plats. Informations- och utbildningsaktiviteter utomlands är endast tillåtna om samtliga andra alternativ är uppenbart olämpliga. 5.7 Deltagande i studieresor, kurser och konferenser Landstingsservice skall stå för samtliga kostnader förenade med medarbetares deltagande i studieresor, kurser och konferenser om inte annat avtalats vid upphandling. Undantag från det är då SKL, andra kommuner och landsting eller statliga myndigheter eller motsvarande direkt eller indirekt betalar för deltagande. Det förutsätter dock godkännande från närmaste chef. Om anhörig eller annan närstående till medarbetare kostnadsfritt eller till förmånliga villkor erbjuds att delta i studieresa, kurs och konferens av en leverantör skall erbjudandet alltid avböjas och närmaste chef informeras om det inträffade. Erhåller medarbetare erbjudande som föredragshållare, rådgivare, moderator eller motsvarande vid kurser och konferenser som helt eller delvis arrangeras av leverantör skall kontakt med närmaste chef tas, som efter dialog med medarbetaren, beslutar efter bedömning i det specifika fallet. Generellt ska restriktivitet gälla och positivt beslut förutsätter att det inte medför risk att medarbetarens objektivitet kan ifrågasättas. Föredragshållning skall ske enligt Landstinget Blekinges antagna riktlinjer. 5.8 Rabatter, presentkort och bonuspoäng Rabatter, frikort, presentkort eller motsvarande som leverantör erbjuder landstingets samtliga anställda kan normalt utnyttjas av medarbetare. Rabatter, frikort, presentkort eller motsvarande som leverantör erbjuder endast en eller några få utvalda medarbetare inom landstinget får inte accepteras. Bonuspoäng, erbjudanden och rabatter eller motsvarande som intjänas vid resor och beställningar i tjänsten får inte utnyttjas privat. 5.9 Övriga förmåner Medarbetare får inte ta emot tjänster som leverantör erbjuder sig att tillhandahålla medarbetaren. Hit hör exempelvis erbjudande om privata penninglån, borgensåtaganden, utförande av reparationer på medarbetarens privategendom, sidoleveranser till medarbetaren i samband med leveranser till landstinget, köp till självkostnadspris eller mycket förmånliga priser, att förfoga över fordon, båt, fritidsbostad eller liknande för privat bruk etc. 5.10 Att fundera över När man som medarbetare erbjuds något av en leverantör bör man alltid ställa följande frågor till sig själv: Är detta en förmån och varför erbjuds den mig? Finns det en koppling mellan förmånen och det jag utför eller kan komma att utföra i mitt arbete? Hur är förmånen beskaffad och vad är den värd? Vilket inflytande har jag på landstingets relation med den som erbjuder förmånen? Förslag till Riktlinjer/etiska regler för leverantörskontakter, februari 2012 7
5.11 Särskilt om jäv och intressekonflikter Medarbetare får inte delta i ärende där det föreligger någon omständighet som skulle kunna rubba förtroendet för medarbetarens opartiskhet. Sådan omständighet föreligger exempelvis vid släktskap eller nära vänskap med en leverantör. Detsamma gäller om medarbetaren har ett direkt eller indirekt ägarintresse hos en leverantör som berörs av ärendet eller om medarbetare är engagerad i ärendet på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma om partiskhet. Det faktum att medarbetaren själv anser sig kunna vara opartisk i ärendet påverkar inte huruvida en jävsituation föreligger. 6. Ansvar för att lagar och riktlinjer följs Det ingår i varje chefs ansvar att informera medarbetarna om de lagar och riktlinjer som gäller vid leverantörskontakter. Varje enskild medarbetare är skyldig att informera sig om och följa de lagar och riklinjer som gäller. Det innebär bland annat att aktivt medverka till att tillämpningen av regler och riktlinjer på arbetsplatsen uppfyller ställda etiska krav. Försök från leverantör att på ett otillbörligt sätt påverka landstingets medarbetare i deras tjänsteutövning är inte acceptabelt. Medarbetare i Landstingsservice som uppfattar att sådant försök till påverkan görs, är skyldig att anmäla detta till sin närmaste chef. Chef som erhåller anmälan om otillbörlig påverkan är skyldig att noggrant utreda ärendet samt i sin tur informera sin närmaste chef, Landstingsservice förvaltningschef och personalchef. Arbetsgivaren har möjlighet att tillämpa de arbetsrättsliga åtgärder som är reglerade i lag och kollektivavtal. En överträdelse av dess riktlinjer kan också innebära att exempelvis ett mutbrott begåtts som kan innebära straffrättsliga påföljder. Förslag till Riktlinjer/etiska regler för leverantörskontakter, februari 2012 8