Arbetsordning för SAU Värnamo Denna arbetsordning är antagen av styrelsen den 2013-10-09 och förtydligar hur föreningens stadgar tillämpas och hur samarbetet med Värnamo Alliansförsamling fungerar. Den gäller verksamhetsåren 2013-2015 och ska revideras under hösten 2015. Innehåll 1 Medlemmar... 1 2 Ledare... 1 3 Verksamhet... 2 4 Ekonomi... 3 5 Egendom... 4 6 Lokaler... 4 7 Årsmöte... 5 8 Styrelse... 5 9 Valberedning... 5 10 Revision... 6 11 Övriga funktionärer... 6 12 Årsplanering... 7 1 Medlemmar Nya medlemmar skrivs in i medlemsregistret efter att ha deltagit i ett antal SAU-aktiviteter. Tidigare medlemmar förnyar sitt medlemskap ett par veckor in på det nya året, eller när det passar sektionens verksamhet. Följ de riktlinjer som redovisningsoch registeransvarig ger. Medlemmen, och eventuell vårdnadshavare, bör få information om SAU en gång per år. 2 Ledare 2.1 Ledarpolicy Ledare i SAU vill: lära känna Jesus mer och bör vara medlem i en församling. arbeta för att uppfylla SAU:s målsättning. engagera sig för barn och ungdomar. vara en förebild. ta ansvar för sin uppgift i ledargemenskapen. 1 (8)
bemöta alla med respekt, det vill säga: o kränker ingen. o missbrukar inte sin ställning. o ser till varje individ. 2.2 Ledarrekrytering Man kan bli ledare i SAU när som helst under året, men man väljs vid årsmötet. Alla får delta i rekryteringsarbetet. Ledare som vill sluta meddelar detta till chefsledaren och valberedningen i god tid, senast den 30 september. 2.3 Ledarutveckling För ledarutbildning finns det bidrag att söka hos kommunen. Ansökan kan ske två gånger per år. Kontrollera med redovisnings- och registeransvarig före kursstart. 2.4 Funktionsbeskrivning för chefsledare Chefsledare i SAU-Värnamo: är tillsammans med ordförande ansvarig för sin ledargrupp i enlighet med ledarpolicyn är kontaktperson är ansvarig för att den information SAU centralt ger ut, delges övriga ledare 3 Verksamhet 3.1 Målsättning Samtliga sektioner arbetar för att gestalta föreningens målsättning (stadgarna 2) i sin verksamhet. 3.1.1 Drogpolicy Alla sammanhang där SAU-Värnamo har ansvar skall vara drog- och alkoholfria. 3.2 Sektioner Verksamheten bedrivs i fem verksamhetsområden (Barn, UV-scout, Ungdom, Musik och Idrott) med tillhörande sektioner. Nya sektioner kan tillkomma under verksamhetsåret och får i samband med det en adjungerad plats i styrelsen. Man kan börja delta i en sektions verksamhet i samband med höstterminen det år man uppfyller sektionens ålderskrav. 3.2 Aktiviteter Alla aktiviteter ska rapporteras till redovisnings- och registeransvarig. Följ de riktlinjer som gäller för aktivitetsstöd och som redovisnings- och registeransvarig ger. 2 (8)
4 Ekonomi Föreningens kassa är integrerad i församlingens på ett sådant sätt att samtliga transaktioner som avser föreningen går att identifiera och särskilja till en egen ekonomisk redogörelse. 4.1 Kassör SAU-styrelsen rekommenderas att välja församlingens kassör till kassör i SAU, för att underlätta ekonomihanteringen. Kassören bör lämna en rapport över föreningens ekonomiska ställning inför styrelsemöte. 4.2 Budget Inför varje verksamhetsår upprättar styrelsen, i samråd med attestansvariga och kassör, en budget utifrån årets förväntade bokslut och med hänsyn tagen till de verksamhetsförändringar som sektionerna planerar. 4.3 Attesträtt Normalt har en person per verksamhetsområde attesträtt (attestansvarig). Styrelsen upprättar varje år en förteckning över dessa och meddelar kassören. 4.4 Rutiner för inköp och kontanthantering För att alla ska veta vad som gäller och för att underlätta kassörens arbete har vi tagit fram dessa rutiner. 4.4.1 Attestansvariga Det ska finnas en attestansvarig per verksamhetsområde och vid behov även per sektion. Attestansvarig är också ansvarig för att utgifterna håller sig inom budget och att samråda med styrelsen om budgeten riskerar att överskridas. Barn: Chefsledare för Äventyret UV-scout: Kårchef och avdelningscheferna för UV-scout Allianskyrkan, Rörstorp och Mini-UV Ungdom: Chefsledare för Tonår Musik: Chefsledare för Konfetti Idrott: Chefsledare för Innebandy SAU övrigt: SAU:s ordförande Anställd ungdomsarbetare: Attestlistan förvaras i protokollspärmen och kopior distribueras till kassör och revisorer. 4.4.2 Inköp Inköp är som regel planerade i samband med en ledarsamling. Större inköp går som regel mot faktura. För den som fått i uppdrag att inhandla något gäller: 1. I första hand ska man handla på Kvantum eller Citygross och använda församlingens kort. Följesedel ska lämnas till attestansvarig, som märker den 3 (8)
med sektionens namn och signerar. Följesedlar ska ligga i kvittopärmen i köket. 2. I andra hand kan man handla för egna pengar och lämna kvitto till attestansvarig, som märker det med sektionens namn och signerar. Tillsammans med kvittot lämnar man uppgift om betalarens namn och konto som beloppet ska utbetalas till. Detta lämnas vidare till kassören. OBS! Reglera aldrig kvitton mot kollekten! Om man är osäker om något så kollar man med den attestansvarige i sektionen. Om ett större inköp planeras kan SAU ansöka om bidrag från kommunen. I ansökan ska belopp och syfte anges, detta skall dock ske innan inköp görs. Ansökan skickas in senast 1 mars. Kontrollera med Redovisnings- och registeransvarig före inköp. 4.4.3 Kontanthantering För att minska risken för felräkning och för att förbygga misstankar om oegentligheter bör man alltid vara två oberoende personer som räknar pengar som kommer in i SAU:s verksamhet. Det finns två sätt att lämna in kontanter: 1. Om man har många mynt sätter man in kontanter direkt på församlingens konto med hjälp av insättningsautomaten på Swedbank. Har man konto i Swedbank kan man använda sitt eget bankkort och välja att sätta in pengarna på församlingens konto. Skriv sektionens namn, orsak till insättning och insättarens namn på kvittot från insättningsautomaten och lägg det i reversalhäftet i styrelserummet. 2. Om man har färre än tio mynt kan man skriva en vanlig reversal och lämna in pengarna tillsammans med en kollekt. 4.5 Subventioner Föreningen subventionerar lägeravgifter på max tre SAU-läger med 1/3 för deltagare och 1/1 för ledare. 5 Egendom SAU:s egendom förvaltas i den sektion som använder den mest. Om något saknas eller går sönder ska man meddela materielansvarig eller ungdomsledare. 6 Lokaler Verksamheten bedrivs i SAU-våningen i Allianskyrkan, Västhorja förskola och Ringvägen 51. Lokalerna i Allianskyrkan ska användas med ansvar och respekt för att byggnaden är till för gudstjänst. Lokalbokning vid sidan av ordinarie användningstid sköter ungdomsledaren i samråd med församlingens bokningsansvarige. 6.1 Serveringsutrymmen och kök De sektioner som använder Allianskyrkan bör samråda med församlingens husmödrar så att det är god ordning och att inte mat står och blir för gammal. 4 (8)
7 Årsmöte Årsmötet ska hållas efter församlingens årsmöte. 7.1 Årsmöteshandlingar Årsmöteshandlingarna består av dagordning, styrelsens förslag till beslut, verksamhetsberättelse, ekonomisk redogörelse, revisionsberättelse, valberedningens förslag och förslag från medlemmarna. Dagordning, styrelsens förslag till beslut, verksamhetsberättelse, valberedningens förslag och förslag från medlemmarna ska finnas tillgängliga i Allianskyrkan senast två veckor innan årsmötet. Ekonomisk redogörelse och revisionsberättelse kan presenteras vid årsmötet. 7.2 Notering av antalet deltagare i årsmötet Redovisnings- och registeransvarig ansvarar för att aktuell medlemsförteckning finns tillgänglig vid årsmötet, att alla medlemmar som är närvarande vid årsmötet prickas av i en lista och att sedan meddela det totala antalet till årsmötet. 8 Styrelse Styrelsen består av en representant från varje aktiv sektion och ordförande. Församlingens anställda ungdomsarbetare och en representant från församlingens styrelse är adjungerade. Sektionen utser sin representant och meddelar valberedningen i god tid. Om en vald representant inte kan närvara vid ett styrelsemöte kan sektionen skicka en annan representant, som adjungeras till det mötet. SAU-styrelsen utser representanter som kan adjungeras till Värnamo Alliansförsamlings styrelse. 8.1 Antal styrelseledamöter Valberedningen föreslår hur många ledamöter styrelsen ska ha. Antalet kan variera år från år. 8.2 Protokoll Styrelsemöten protokollförs i regel. Orginalprotokollen förvaras i kyrkans arkiv. Kopior av protokollen hålls tillgängliga i ungdomsledarexpeditionen och distribueras kontinuerligt till styrelseledamöter, chefsledare och revisorer. 8.3 Ordförande Ordförande är även personuppgiftsansvarig enligt Personuppgiftslagen (PUL). 9 Valberedning Årsmötet rekommenderas att välja tre personer ur församlingens valberedning till valberedning för SAU, för ett år i taget. Dessa bör vara förtrogna med SAU:s mål och verksamhet. Valberedningen bereder alla val som förekommer vid årsmötet. Valberedningen bereder även valen vid styrelsens konstituerande styrelsemöte. presenterar sitt förslag till beslut senast två veckor före årsmötet och föredrar förslag 5 (8)
till val vid årsmötet. Valberedningens förslag bör finnas med som information i församlingens årsmöteshandlingar. Valberedningen och styrelsen bör samråda under beredningsprocessen inför årsmötet. 9.1 Fyllnadsval Valberedningen bereder även fyllnadsval under verksamhetsåret. 10 Revision Årsmötet rekommenderas att välja församlingens revisorer, till revisorer för SAU. Den ekonomiska revisionen ska granska SAU:s kostnader och intäkter. Verksamhetsrevisionen avser bland annat hur föreningen följer stadgarna och verkställer beslut. Underlag för denna hålls tillgängliga av styrelsen. 11 Övriga funktionärer 11.1 Medlems- och registeransvarig Medlems- och registeransvarig ansvarar för att föreningens medlemsregister är aktuellt och korrekt, ställer samman närvarostatistik och rapporterar till bidragsgivare och andra intressenter. 11.2 Studieombud Studieombud håller kontakt med studieförbundet Bilda sydöst och initierar och administrerar föreningens studieverksamhet. 11.3 Förbönssamordnare Förbönssamordnare håller kontakt med föreningens förebedjare och organiserar förbönen. 6 (8)
12 Årsplanering Maj-jun Jul-aug Aktivitetsbidrag (15/8) Mar-apr Kommunala bidrag (1/3) Årsmöte (feb/mar) Sep-okt Valberedning (okt) Budgetberedning (okt) Jan-feb Aktivitetsbidrag (15/2) Årsmöteshandlingar (2 v) Rapport: SAU riks (31/1) Årsmöteskallelse (30 dgr) Budgetbeslut (jan) Nov-dec Förberedelse årsmöteshandlingar (dec) 7 (8)
Arbetsprocess vid revidering 1. Styrelsen beslutar om förslag till arbetsordning och arbetsgrupp för att leda arbetet med att göra den färdig. 2. Arbetsgrupp träffas: 3. Arbetsordningen går ut på remiss till: a. Sektionerna. (Svar senast den xx) b. Kassör, revisorer, husmödrar, redovisnings- och registeransvarig, valberedning, studieombud, förbönssamordnare och representant för Kompassen, fastighetskommittén (ett möte med dessa och arbetsgruppenden xxx). c. Arbetsgruppen gör ett reviderat förslag till styrelsen. (onsdagen den 15/5 kl 19.30) 4. Styrelsen fattar beslut om ny arbetsordning. 8 (8)