BARNHÄLSODATAPILOTEN. - ett samverkansprojekt i Kalmar Län

BARNHÄLSODATAPILOTEN - ett samverkansprojekt i Kalmar Län

2 Barnhälsodatapiloten - ett samverkansprojekt i Kalmar Län Förord 2006 genomförde Regionförbundet inom ramarna för EUprojektet Den digitala samhälls utvecklingen en förstudie kring informationsflödet inom barn- och skol hälso vården. In satsen gav underlag för att under år 2008 införa ett gemensamt journalsystem för skol hälso vården i länet. Regionförbundet i Kalmar har, som ett av fem pilotområden, deltagit i det nationella barnhälsodataprojektet under år 2009 2010. Projektets utgångspunkt är enkelt uttryckt att rätt informationsmängd ska göras tillgänglig för rätt person vid rätt tidpunkt. En av de viktigaste slutsatserna från projektet är att även om olika verksamheter har olika behov av IT-stöd, behövs en gemensam grundläggande arkitektur och infrastruktur. Denna grund måste byggas så att den blir sektor- och gränsöverskridande mellan både huvudmän och verksamhetsområden. Rapportens resultat är tänkt att ge läsaren en god kunskap om verksamhetsanalyser, användningsfall, IT-arkitektur, modell för regional systemförvaltning, digital arkivering samt juridiska förutsättningar för samverkan. Slutsatser och resultat är väl dokumenterade och bedöms också vara av nationellt intresse. REGIONFÖRBUNDET I KALMAR LÄN Leif Larsson Ordförande Håkan Brynielsson Regiondirektör ISBN 978-91-85078-20-2

3 Barnhälsodatapiloten - ett samverkansprojekt i Kalmar Län Innehållsförteckning Slutrapport Barnhälsodatapiloten... 4 Delrapporter Del 1, Processanalys och användningsfall... 16 Del 2, Regional länsgemensam plattform... 30 Del 3, Modell för regional systemförvaltning... 64 Del 4, Digital arkivering... 76 Del 5, Juridiska förutsättningar för samverkan... 82

4 Slutrapport Barnhälsodatapiloten Slutrapport Barnhälsodatapiloten ett delprojekt inom Kalmarpiloten (en del av nationella Barnhälsodataprojektet) Författare: Stephen Dorch, Regionförbundet i Kalmar Län. Version 2.2.

5 Barnhälsodatapiloten Slutrapport INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning...6 2. Rapportens disposition och läsanvisning...7 3. Bakgrund...8 3.1 Det nationella Barnhälsodataprojektet...8 3.2 Skolhälsovården...8 3.3 Nationella IT-strategin för vård och omsorg...8 3.4 Bredband i samverkan...9 3.5 IT-samverkan...9 3.6 NITSVO...9 3.7 Politiska intentioner...9 3.8 E-delegationen...9 3.9 EU-projektet STORK (Secure identity across borders linked)...9 4. Omfattning...10 5. Del 1, Processanalys och användningsfall...11 6. Del 2, Regional länsgemensam plattform...12 7. Del 3, Modell för regional systemförvaltning...13 8. Del 4, Digital arkivering...13 9. Del 5, Juridiska förutsättningar för samverkan...14 10. Sammanfattning...15 För att läsa respektive delrapport i sin helhet, se följande sidor Del 1, Processanalys och användsningsfall...16 Del 2, Regional länsgemensam plattform...30 Del 3, Modell för regional systemförvaltning...64 Del 4, Digital arkivering...76 Del 5, Juridiska förutsättningar för samverkan...82

6 Slutrapport Barnhälsodatapiloten 1. Inledning Kalmarpiloten, som är en del av det nationella Barnhälsodataprojektet visar hur verksam hetsutveckling med IT som verktyg kan konkretiseras. I projektet beskrivs användningsfall inom barn- och skolhälsovårdsprocessen som ett av tre delprojekt. Barnhälsodatapiloten i Kalmar består av fem delprojekt, i ansökan är dessa beskrivna som leveransobjekt, men i slutrapporten använder vi genomgående begreppet delprojekt. Del 1. Processbeskrivningar / Användningsfall Del 2. Regional länsgemensam plattform Del 3. Regional systemförvaltning Del 4. Utredning digital arkivering Del 5. Samverkansanalys - Juridiska förutsättningar för interkommunalt samarbete Del 1. Användningsfall inom barn- och skolhälsovård Syftar till att ta fram systemstöd och teknisk IT-arkitektur som stödjer informationsutbyte kring en nyfödd människa genom förlossningsvård, barnhälsovård och skolhälsovård. Del 2. Regional länsgemensam plattform Syftar till att etablera säker infrastruktur för samverkan och informationsutbyte. Del 3. Modell för regional systemförvaltning Syftar till att presentera en tillämpbar modell för regional systemförvaltning. Del 4. Digital arkivering Syftar till att ta fram en gemensam strategi för digital långtidslagring. Del 5. Juridiska förutsättningar för samverkan Syftar till att granska förutsättningar för samverkan mellan offentliga myndigheter. Medborgarens perspektiv Vi utgår från medborgarens förväntningar på den offentliga verksamhetens förmåga att upprätthålla god service. Medborgaren kan inta många olika roller, som t.ex. som besökare, patient, elev, anställd, nyfödd, kollega, förälder, anhörig eller som en kombination av dessa. Oavsett roll ska vi alltid ge rätt service och stöd i den process som avses. Sektor- och gränsöverskridande Ofta löper processen över huvudmannagränser, vilket gör att rätt information måste kunna göras tillgänglig på ett säkert och kontrollerat sätt, utan att informationens sekretess, riktig het och tillgänglighet på något sätt äventyras. Även om olika verksamheter har olika behov av IT-stöd, behövs en gemensam grund läggande arkitektur och infrastruktur. Denna grund måste byggas så att den blir sektor- och gränsöverskridande mellan både huvudmän och verksamhetsområden. I Kalmarpiloten utgår vi från barn- och skolhälsovårdsprocessen, men den bakomliggande arkitekturen, plattformen och samverkansmodellen är sektorövergripande. Den möjliggör smarta e- tjänster, e-förvaltning, samverkan mellan myndigheter, företag och andra organi sationer. Plattformen är gemensam för hela organisationens verksamhetsområde, vilket för en kommun innebär att den är lika tillämpbar inom skola, räddningstjänst, miljö och den tekniska avdelningen som inom det sociala och omsorgen och så vidare. Information kring individen i en livscykel Hur handskas vi med information, så att den kommer individen till största möjliga nytta och gagn genom hela livet, från vaggan till graven? I vilka register, system och organisationer kommer informationen att vara sökbar? Vem äger den, och hur länge sparas den efter indi videns död? Vad sparas och i vilket syfte? Vem förvaltar och tar ansvar för informa tionen? Dessa frågeställningar utgör grundperspektivet i Kalmarpilotens delprojekt.

7 Barnhälsodatapiloten Slutrapport 2. Rapportens disposition och läsanvisning Sammanfattning - inledning Inledningen av huvudrapporten riktar sig till alla läsare. Den ger en översiktlig och sammanfattande bild av Barnhälsodatapilotens omfattning och slutsatser. Delrapporter Respektive delprojekt är skrivet i sådan form att de kan presenteras var och en för sig, utan direkt kunskap om övriga delprojekt. Del 1. Användningsfall Bilaga Användningsfall Bilaga Frågeställningar Bilaga Processer Bilaga SKLs cirkulär Bilagorna riktar sig till specialister och ansvariga medarbetare som söker detaljer och resultat av tester och analyser. För att förstå bilagorna förutsätts att respektive slutrapport har lästs. Rapporten Digital arkivering riktar sig till beslutsfattare på alla nivåer, IT- och arkiv ansvariga m.fl. Rapporten Juridiska förutsättningar för samverkan riktar sig till beslutsfattare, verksamhetsansvariga, jurister, samt den enskilde individen med intresse för kommunal juridik. Del 2. Regional länsgemensam plattform Bilaga 1, Avtal Bilaga 2 13, Testprotokoll, bit för bit Bilaga 14 16, Teknisk dokumentation, del för del Del 3. Modell för regional systemförvaltning Bilaga 1, mallexempel samverkansavtal Bilaga 2, mallexempel personuppgiftsbiträdesavtal Del 4. Digital arkivering Del 5. Juridiska förutsättningar för samverkan Delrapporterna är djupgående och omfattar mer saklig, utredande information som ger ökad insikt och god kunskap inom respektive område. Delrapporterna riktar sig till beslutsfattare, verksamhetsutvecklare, IT-ansvariga, IT-arkitekter, arkivansvariga, jurister samt personer med ansvar för och intresse av verksamhetsutveckling med hjälp av IT. Del 1, 2 och 3 har bilagor, som finns att hämta från Internet: www.rfkl.se/sv/rapporter--trycksaker

8 Slutrapport Barnhälsodatapiloten 3.1 Det nationella Barnhälsodataprojektet Denna slutrapport avser Kalmarpilotens del i det nationella Barnhälsodataprojektet. Kalmarpiloten är ett av fem pilotprojekt som ingår i det nationella projektet. 3. Bakgrund 3.2 Skolhälsovården Regionförbundet i Kalmar län har i samverkan med Landstinget i Kalmar län och länets kommuner gjort en studie av verksamhetsprocesserna och informationsflödet för nyfödda fram till arbetsför ålder ur ett vård- och omsorgsperspektiv. Studien pekar på behovet av att skapa gemensamma processer, som säkerställer informationsflödet kring individen. Projektet skapar förutsättningar för en nationellt enhetlig informationshantering inom och mellan barn- och skolhälsovården och utgör en konkret del av genomförandet av den natio nella ITstrategin för vård och omsorg i kommuner och landsting. De lösningar som utvecklas för vårdens och omsorgens behov, t.ex. när det gäller att elektroniskt säkerställa identiteter, roller och behörigheter för såväl medborgare som medarbetare, måste vara generellt tillämpbara även inom andra verksamhetsgrenar. Läs mer om det nationella Barnhälsodataprojektet på www.skl.se/ barnhalsodata Barnhälsodataprojektet finansierar, med hjälp av Dagmarmedel, fem olika pilotprojekt där kommuner, landsting och regioner i samverkan utreder och skapar förutsättningar för gene rella och nationellt tillämpbara tekniska och organisatoriska lösningar, som kan möjliggöra informationsutbyten över huvudmannagränserna på lokal, regional och nationell nivå. De fem pilotprojekten är: 1. Förutsättningar för säkert informationsutbyte via Internet. Region Skåne och Kommunförbundet i Skåne. 2. Effektivisering av informationsutbytet med Folkbokföringen. Västra Götalandsregionen och VästKom. 3. Förvaltningsövergripande roll- och behörighetshantering. IT-forum Stockholm. 4. Tekniska förutsättningar för förvaltningsövergripande rolloch behörighetshantering. Västmanlands Kommuner och Landsting. 5. Regional länsgemensam plattform för barn- och skolhälsovård. Regionförbundet i Kalmar län Landstinget genomförde år 2004 en upphandling av ett journalsystem för sina verksam heter, dock med begränsat stöd för barnhälsovård. Något motsvarande verksamhetsstöd inom den kommunala skolhälsovården fanns inte. Som en följd av detta, och tillsammans med resultatet av den studie som gjorts kring verksamhetsprocesserna och informations flödet, enades länets 12 kommuner och Kalmarsunds gymnasieförbund om att gemensamt upphandla ett journalsystem för skolhälsovårdens verksamhetsbehov. Resultatet av upphandlingen har inneburit ett unikt tillfälle för Kalmar län att med ett gemensamt system för länets kommuner och gymnasieförbundet etablera ett enhetligt verk samhetsstöd för skolhälsovården. Ett gemensamt journalsystem förbereder för framtida informationsöverföring från framför allt barnhälsovården i länet, men även till och från andra aktörer inom vården. 3.3 Nationella IT-strategin för vård och omsorg Strategin ligger till grund för länets utveckling inom framför allt vård och omsorg. Flertalet kommuner och landstinget har antagit strategin, som nu tillämpas i allt högre omfattning. I projektet har särskilt BIF, NPÖ och SITHS haft särskild betydelse. De säkerhetsprinciper som projektet belyser samspelar med BIFs bastjänster. Vidare ser vi att NPÖ som informationsmodell kan vara en lämplig modell för översikt. Att nyttja SITHS och HSA som behörighetsmodell i plattformen kändes naturligt, då ramverk och regelverk var satta. Det blev än mer naturligt när vi säkerställt konceptet för hela den kommunala verksamheten och inte bara för vård och omsorg. Läsare som vill veta mer om dessa delar, hänvisas i skrivande stund till www.cehis.se, www.inera.se, www.siths.se www.bifprojektet.se www.npö.se samt www.svrinfo.se.

9 Barnhälsodatapiloten Slutrapport 3.4 Bredband i samverkan Kalmar län upphandlade under åren 2001 2006 en nära hundraprocentig bredbands täckning i regionen. Nätet skapar möjligheter till samverkan och informationsutbyte för såväl medborgare och företag som offentlig sektor. Kommunerna och landstingets för valtningsnätverk ligger till stora delar i denna infrastruktur. Infrastrukturen möjliggör nya samverkansformer mellan kommunerna och landstinget, där vi förutom skoljournaler även samverkar kring andra system som t.ex. personalsystem, bibliotekssystem, räddnings tjänst och telefoni. Den process som vi nu går in i, handlar om att kvalitetssäkra dessa tjänster genom att klä infrastrukturen med en IT-arkitektur som möjliggör federationer, gemensam syn på identitetshantering etc. 3.5 IT-samverkan Regionens IT-chefer bildar en samverkansgrupp sedan början på 1990-talet. Samarbetet tilltog i samband med nätutbyggnaden och idag utgör gruppen en viktig samverkans funktion. 3.6 NITSVO NITSVO-gruppen är en samverkansgrupp för verksamhetsrepresentanter från länets kommuner och landstinget. Utgångspunkten är den nationella IT-strategin och att med den som vägledning omsätta strategin till verklig nytta för vården. NITSVO står för Nationella IT-Strategin för Vård och Omsorg. 3.8 E-delegationen I E-delegationens utredning, som offentliggjordes hösten 2009, föreslås en arkitektur som bygger på s.k. identitetsfederation, där man väljer att lita på sina federationspartners baserat på standarden SAML2. Glädjande nog var det samma slutsats som detta projekt tagit fasta på, och som testats och dokumenterats i slutrapportens Del 2. 3.9 EU-projektet STORK (Secure identity across borders linked) EU har i projektet STORK målet att jämka och sammanfoga system utan att behöva byta ut befintliga system, genom att utveckla och verifiera gemensamma specifikationer för ömsesidig acceptans av olika typer av eid. Man har valt att arbeta med STORK-PEPS (Pan-European Proxy Service) och STORK V-IDP (Virtual Identity Provider) för att tillmötesgå olika länders behov. Det valda meddelandeformatet mellan STORK-komponenter är SAML 2.0. Nödvändiga identitetsattribut som länderna ska förstå är definierade i standarden. Ovanstående inriktning inom EU-projektet stärker vårt projekts grundsyn kring federation, SAML2, IdP och SP. 3.7 Politiska intentioner Politikerna i Kalmar län, genom Regionförbundets styrelse och primärkommunala nämnden, har betonat vikten av samverkan med IT som grund. Prioriterade uppdrag är att med IT som verktyg se över samverkansmöjligheterna, samt att realisera verksamhetsnytta.

10 Slutrapport Barnhälsodatapiloten 4. Omfattning Den röda tråden i slutrapporten utgörs av fem olika delar som är kopplade till varandra och där det finns inbördes beroenden. Del 1. Användningsfall/Processbeskrivningar Vilka informationsmängder som ska synliggöras och presenteras beror på verksamhets område, ansvar, befogenhet, lagrum etc. Dessa är identifierade genom verksamhets processanalyser och användningsfall inom förlossningsvård, barnhälsovård och skolhälso vård i del 1. ering ett område som tål att belysas ytterligare. Vi tror att regional samverkan är en god förutsättning för ett lyckat resultat, framför allt i mindre kommuner. En ansats att belysa digital arkivering har gjorts i del 4. Del 5. Juridiska förutsättningar för samverkan Under vilka förutsättningar kan kommun, landsting och andra aktörer samverka, utan att det strider mot lagstiftningen? Del 5, Juridiska förutsättningar för interkommunalt samarbete avseende Barnhälsodatapiloten belyser förutsättningar och ger konkreta råd och anvisning ar i frågor kring samverkan mellan kommuner och landsting. Del 2. Regional länsgemensam plattform För att ett system ska kunna föda ett annat system med rätt information så krävs en grund läggande IT-arkitektur, som i sin tur måste vila på en vedertagen IT-infrastruktur, vilket belyses i del 2. Del 3. Modell för regional systemförvaltning Såväl infrastruktur som system behöver en samordnad systemförvaltning. Förändrings hanteringen måste vara övergripande för att identifiera inbördes beroenden och uppnå en kontinuitet i systemen. Vi har i del 3 redogjort för en övergripande gemensam modell för regional systemförvaltning som tillämpas i Kalmar län inom verksamhetsområdet skol hälsovård. Modellen är generellt tillämpbar inte bara för gemensamma system, utan även för gemensam arkitektur och infrastruktur. Del 4. Digital arkivering Digitala informationsmängder ökar i snabbare takt än analog information. I ett verk samhetsspecifikt system finns ofta inkapslade funktioner för förändrings- och versions hantering. Informations-mängder som exporteras till nya system eller andra mottagare har vi i dagsläget ingen kontroll på eller struktur för. Överlag är dokumenthantering och elektronisk arkiv-

11 Barnhälsodatapiloten Slutrapport 5. Del 1. Processanalys och användningsfall Kort sammanfattning Delprojekt 1 har tagit fram processbeskrivningar och användningsfall för verksamheterna inom förlossningsvård, barnhälsovård och skolhälsovård och ur det materialet kommit fram till ett antal slutsatser och rekommendationer. Det finns ett behov av att tillgängliggöra den information som skapas inom de verksamheter som ingår i barnhälsodataprocessen för andra verksamheter, både inom och utanför processen. Ett sätt att göra det är att använda någon form av översikt, dit respektive verksamhets system levererar information som ska göras tillgänglig för andra. Den tillgängliggjorda informationen kan t.ex. utgöra underlag för fortsatt journalförande i en annan verksamhet. De informations mängder som bedömts väsentliga att göras nåbara utifrån ett regionalt och/eller nationellt perspektiv är vaccinationer, tillväxtinformation, allergier/varningar, journalinformation, samt möjligen hälsoenkäter. Vaccinationer och tillväxtinformation föreslås var för sig finnas lagrade som egna informa tionsmängder utifrån ett regionalt/nationellt perspektiv, d.v.s. nåbara via en s.k. regio nal/nationell nod. Detsamma gäller hälsoenkäter som dessutom, liksom till viss del vaccinationer, ska kunna vara åtkomliga för enskilda individer på ett säkert och kontrollerat sätt. De strukturer som byggs kring informationsförsörjningen bygger på väl etablerade standarder. Dessa bör användas för att skapa nytta samtidigt som man gemensamt i Kalmar län bör vara med och verka för framtagandet av nästa generations lösningar att använda både lokalt, regionalt och nationellt. Kort bakgrund Årligen överförs ca 100 000 individer från förlossningsvård till barnhälsovården och lika många barn överförs till skolhälsovården från barnhälsovården. Dessutom kan det ske ett utbyte av information med övrig hälso- och sjukvård, myndigheter och andra aktörer. Detta ställer stora krav på att informationsutbytet, som idag kan ske muntligt, pappersbaserat och elektroniskt, fungerar på ett tillfredsställande sätt. Det finns alltså ett behov av att utbyta information mellan de ingående verksamheterna utan att det medför stora kostnader för systemintegration. Vilken typ av information det handlar om förväntas verksamheternas processbeskrivningar och vidhängande användningsfall visa. Juridik Delprojektet har främst utifrån patientdatalagen och tillhörande regelverk tittat på förut sättningarna för att kunna arbeta och samverka utifrån ett helhetsperspektiv för barnets bästa. Speciellt har det handlat om tolkningen av sammanhållen journal för minderåriga. Resultat och slutsatser Delprojektet har dokumenterat resultatet och givna slutsatser. Det finns ett behov av att tillgängliggöra den information som hanteras inom barnhälsodataprocessen. Den nationella patientöversikten (NPÖ) kan redan idag tillgodose en del av det behov av information kring barnet som behöver tillgängliggöras, dock inte allt. Delprojektet föreslår därför ett vidare arbete för att klargöra vilka informationsmängder det finns respektive inte finns stöd för. Vidare har en slutsats blivit att en nationell tjänst för tillväxtinformation bör etableras, samt att vaccina tioner ges motsvarande status. Tillgängliggörandet av information, oavsett om det handlar om en översikt eller en specifik tjänst, måste vara ständigt åtkomlig. Av den anledningen har delprojektet rekommenderat att tillgängliggörandet säkras genom åtkomst på nationell och regional nivå. Därigenom minskar sårbarheten kring åtkomsten till informationen. Delprojektet har också föreslagit att ett ärendehanteringssystem införs som stöttar hela barnhälsodataprocessen utifrån sammanhållen journalföring.

12 Slutrapport Barnhälsodatapiloten 6. Del 2. Regional länsgemensam plattform Kort sammanfattning Delprojekt 2 beskriver en federativ modell baserad på etablerad saml2-standard. Lösning en, som är leverantörsoberoende, utgör en plattform där de parter som genom avtal ansluter sig till federationen på ett kontrollerat sätt kan dela resurser, system och informations mängder. Systemet öppnar upp för samverkan med andra organisationer och utgör en väsentlig byggsten i arkitekturen för en framtida e-förvaltning. Bilden nedan åskådliggör federationen som testats, där tre kommuner har varit identity providers, d.v.s. klienter gentemot en kommun och landstinget, som är värd för tjänster på plattformen som en service provider. Samtliga förhållanden i bilden redogörs för i detalj i testprotokoll som följer med rapporten som bilagor. Plattformen möjliggör såväl en decentraliserad som en centraliserad modell. Enkelt uttryckt kan sägas att plattformen bygger på Internets principer, där värddatorns placering oftast är okänd och där åtkomst kan ske från den plats där du befinner dig. Som autentiseringsmodell har vi valt SITHS-konceptet, som etablerats i federationen. I pro jektet har vi provat inloggning och åtkomst till Apotekets edos, skolhälsovårdssystemet hos en kommun, samt landstingets portal för externa tjänster. Den senare kommer att användas för t.ex. samverkande vårdplanering, Cosmic Link. Rapporten redovisar vilka kostnader som uppstår för en medelstor kommun för att ingå i federationen och klargör även kostnader som uppstår när man lyfter medborgarperspektivet. Erfarenheterna för anslutning till SITHS-konceptet finns redovisade och övriga barnhälso datapiloter har följts upp, beaktats och analyserats utifrån denna plattforms arkitektur. Koppling till den nationella IT-strategin, E-delegationen, möjlighet med ny teknik och en särskild strategi för informationssäkerhet finns beskriven i rapporten. Rapporten är omfattande och kunskapsgivande. Avslutningsvis görs en sammanfattning, där Kalmarpiloten lämnar tio goda råd. Identity Providers Emmaboda Identity Provider emmaboda Mobility Guard Hultsfred Identity Provider hultsfred Nordic Edge Vimmerby Identity Provider vimmerby Portwise Katalog HSA Skolhälsa (Emmaboda) Service provider skolhälsa Mobility Guard Vårdsystem (Kalmar Läns Landsting) Service provider vårdsystem Nordic Edge Service Providers E-tjänster till medborgare möjlig. OBS ej prövad i projektet

13 Barnhälsodatapiloten Slutrapport 7. Del 3. Modell för regional systemförvaltning För att system, arkitektur och infrastruktur som delas av flera huvudmän ska fungera optimalt krävs en regional förvaltningsorganisation, en modell för regional systemförvaltning. Delprojekt 3 redogör för hur en sådan modell kan se ut, med utgångspunkt i erfarenheterna från skolhälsovårdsprojektet. Roller och ansvar, som systemägare, systemförvaltare, förändringsråd, referensgrupp, support, driftansvariga, leverantörer och inte minst slutanvändarnas inbördes beroende och omfattning är redovisade. Inom projektet har det gjorts analyser av övriga barnhälsodatapiloter, och deras relation till vår förvaltningsmodell har beskrivits. Projektet tydliggör också vikten av fastlagda avtal, som stipulerar såväl förutsättningar för drift och förvaltning som ekonomiska fördelningsprinciper. Avtalen är också nödvändiga i strikt juridisk mening, där såväl huvudmannaskap och personuppgiftshantering klargörs. 8. Del 4. Digital arkivering En mediankommun har idag runt 250 IT-system. Vart och ett av dessa hanterar informations mängder som efter gallring ska arkiveras och säkras över tid, på samma sätt som man alltid har gjort med analoga handlingar. Det ska vidare göras på ett sådant sätt, att sekretessen säkerställs över hela den period som lagen föreskriver. Behov av minskat lagringsutrymme och färre hyllmeter pappersarkiv leder, åtminstone i ett första skede, till lägre kostnader för bevarande av informationen. Det bygger självklart på att man hittar en bra och enkel lösning för återsökning av information. Vi står inför ett generationsskifte som, om det hanteras rätt, kan leda till ett ökat utbyte mellan och ökad kunskap på IT- och arkivsidan. Ett utbyte som måste ske både externt och internt. Gemensamma kravspecifikationer vid upphandling av nya system och för hantering av befintliga system leder till förenklad överföring av information mellan myndigheter och koppling till informationssäkerhetspolicy och andra styrdokument. Här följer några målbilder med digital arkivering: Ersätta det allmänna arkivschemat för förteckning av arkiv med ett processbaserat förteckningssystem som identifierar verksamhetens kärnprocesser. Bevara IT-systemets unika datamängder. Registerdata och avställda databaser måste bevaras så att det går att särskilja och identifiera kolumner/fält och förstå vilken typ av information dessa innehåller. Dokument i systemberoende format (Word, Excel etc.) bevaras som rasterbilder. Arkivfiler måste kunna tillgängliggöras för allmänheten på kort varsel via en arkivdatabas. Utredningsuppdraget redogör för omständigheter, med slutsatser kring möjliga aktiviteter att arbeta vidare med.

14 Slutrapport Barnhälsodatapiloten 9. Del 5. Juridiska förutsättningar för samverkan Barnhälsodataprojektet genomsyras av samverkan, men vad är egentligen tillåtet inom ramarna för interkommunal samverkan? Piloten har skaffat kunskap i området, som belyser olika former av samverkan. Uppdraget innefattar en granskning av olika förutsättningar för samverkan enligt följande: Allmänna utgångspunkter, inte bara rättsliga. Interkommunala avtal/samverkansavtal. Samäganderätt och enkla bolag. Interkommunala företag. Särskilt den problematik som föreligger i köp från egna bolag och förhållandet till lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) samt de lagändringar som är aktuella på området. Gemensam nämnd. Kommunalförbund. Särskilt att tänka på när Regionförbundet används som plattform för samverkan. Kontentan är vikten av korrekta avtal och att en huvudman alltid fastställs. Underlaget utgör viktig kunskap i ställningstagande kring organisationsförändringar och översyn av alternativa driftsformer.

15 Barnhälsodatapiloten Slutrapport 10. Sammanfattning Delprojekten Användningsfall och Teknisk plattform har gjort djupgående analyser och konkretiserat dessa i reella och väl dokumenterade tester. Båda delprojekten pekar på en arkitektur och infrastruktur som möjliggör säkert och kontrollerat informationsutbyte över huvudmannagränser. Delprojekten identifierar aktuella områden att arbeta vidare med, vars resultat och erfarenheter sannolikt är av nationellt intresse. Den federation som testats i plattformen, och som nu delvis är etablerad, följer inriktningen i E-delegationens slutbetänkande som offentliggjordes hösten 2009. Det gör att Kalmar län just nu är en intressant region att förlägga ytterligare utvecklingsprojekt till för att testa nya tjänster och former för informationsutbyte och identitetshantering i plattformen. Det finns intressanta delar att bygga vidare på när man beaktar medborgarperspektivet, e-förvaltning och e-tjänster. Modellen för gemensam systemförvaltning höjer säkerheten i systemen, och utgör en modell för samverkan kring personella resurser i länet. Den är juridiskt prövad och kan komma att etableras i ett bredare perspektiv. Kunskapen kring digital arkivering har ökat, området är komplext. Resultatet pekar på en möjlig färdväg, ett område värt att arbeta vidare med. Kalmarpiloten antogs som en av fem barnhälsodatapiloter den 12 maj 2009. Projektet avslutades den 28 februari 2010. Projektets löptid var 8 månader, men i praktiken påbörjades inte arbetet förrän i september 2009 och då till stor del med förstudier. Tidplanen har upplevts mycket pressande, men projektgruppen är nöjd med det resultat som har åstadkommits under denna tid. Delprojekten har levererat svar på de frågeställningarna som det redogjordes för i ansökan och som tydliggjordes i beviljandet till Barnhälsodataprojektet. Vi som har arbetat med projektet har fått nya kunskaper och erfarenheter. En synergieffekt i samtliga delprojekt är att samarbetet inom projektet har lett till direkta resultat i verk samheten bara genom att personer från olika huvudmän och verksamheter deltagit i den gemen samma processen. Ett trettiotal personer har varit involverade i hela piloten genom de tre del projekten och utredningsuppdragen. Medverkande i delprojekten framgår i respektive delrapport. Projektorganisation: Projektledare: Stephen Dorch. Delprojektledare, del 1, Användningsfall: Peter Alvinsson. Delprojektledare, del 2, Teknisk plattform: Bengt Falke. Delprojektledare, del 3, Modell för regional systemförvaltning: Fredrik Lilja/Mats Linde. Delprojektledare, del 4, Digital arkivering: Stephen Dorch. Delprojektledare, del 5, Juridiska förutsättningar för samverkan, Stephen Dorch. Styrgrupp: Lars Mattsson, primärvårdsdirektör Landstinget i Kalmar län. Ann-Christine Vösu, kommundirektör Oskarshamn kommun. Cecilia Nilsson, områdesansvarig för välfärdsfrågor, Regionförbundet i Kalmar. Christer Haglund, beställare, IT-arkitekturledningen, SKL. Projektet har hållit sig inom de givna ekonomiska ramarna. Arbetet hade inte varit möjligt att genomföra utan utvecklingsmedel från SKL.

16 Användningsfall Barnhälsodatapiloten Del 1 Processanalys och användningsfall ett delprojekt inom Kalmarpiloten (en del av nationella Barnhälsodataprojektet) Författare: Peter Alvinsson (SKL). Version 2.2.

17 Barnhälsodatapiloten Användningsfall INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Sammanfattning...18 2. Bakgrund...19 3. Delprojektets mål, tidsplan och budget...19 4. Arbetsgång och utgångspunkter...20 4.1 Arbetsgång...20 4.2 Utgångspunkter...20 5. Resultat...22 5.1 Verksamhetsprocessbeskrivningar...22 5.2 Informationsytor/kontaktytor...24 5.3 Användningsfall...25 5.4 Frågeställningar...25 6. Slutsatser...26 6.1 Arkitektur...26 6.2 Systemstöd...28 6.3 Åtkomst till information för elever och föräldrar...28 7. Rekommendationer...29

18 Användningsfall Barnhälsodatapiloten 1. Sammanfattning Denna slutrapport avser delprojektet Användningsfall, som är ett av tre delprojekt inom den s.k. Kalmarpiloten, som i sig är en av fem piloter inom det nationella barnhälsodataprojektet. Delprojektet har haft till uppgift att ta fram användningsfall relaterade till den verksamhetsprocess som utgörs av förlossningsvård, barnhälsovård och skolhälsovård. För att få fram användningsfallen har delprojektet tagit fram processbeskrivningar för verksamhetsområdena förlossningsvård, barnhälsovård och skolhälsovård i Kalmar län. Resultatet av processbeskrivningarna har vid en avstämning med de beskrivningar som tagits fram tidigare inom det nationella barnhälsodataprojektet inneburit en rekommendation att uppdatera den nationella processbeskrivningen för barnhälsodataprocessen. Bland annat handlar det om att utöka beskrivningen med processen för förlossningsvård, beakta tillkomsten av patientdatalagen i processerna, samt förenkla processbeskrivningarna generellt. Processbeskrivningarna inom delprojektet betraktas därför som en första (utökad) leverans till huvudprojektet, samtidigt som de utgör ett underlag till arbetet med verksamhetsprocessbeskrivningar ur ett nationellt perspektiv. som till viss del vaccinationer, ska kunna vara åtkomliga för enskilda individer på ett säkert och kontrollerat sätt. Det här innebär att informationsutbytet och tillgängliggörandet av information inom barnhälsodataprocessen i stora delar handlar om att etablera en väl fungerande samverkan mellan och inom de olika huvudmän och aktörer som ingår. Därför är det angeläget att de lösningar och de strukturer som byggs kring informationsförsörjningen bygger på de standarder och överenskommelser som fastställts kring informationsstruktur, teknisk infrastruktur och säkerhetslösningar. Idag finns många standarder/de facto-standarder etablerade som medger detta inom landsting och kommunal verksamhet (SITHS, HSA, BIF, NPÖ etc). Dessa bör användas för att skapa nytta, samtidigt som man gemensamt i Kalmar län bör vara med och verka för framtagandet av nästa generations lösningar att använda både lokalt, regionalt och nationellt. Delprojektets andra leverans avser de användningsfall som tagits fram utifrån de olika verksamheternas processbeskrivningar. Användningsfallen, som är grupperade utifrån verksamhet, är beskrivna i textform och kan användas separat men ger tillsammans med processbeskrivningarna en indikation på hur en önskvärd arkitektonisk utformning av informationsstruktur och teknisk infrastruktur skulle se ut. Utifrån processbeskrivningarna och användningsfallen har några slutsatser kring arkitektur och systemstöd gjorts. Det finns ett behov av att tillgängliggöra den information som skapas inom de verksamheter som ingår i barnhälsodataprocessen för andra verksamheter, både inom och utanför processen. Ett sätt att göra det är att använda någon form av översikt, dit respektive verksamhets system levererar information som ska göras tillgänglig för andra. Den tillgängliggjorda informationen kan t.ex. utgöra underlag för fortsatt journalförande i en annan verksamhet. De informationsmängder som bedömts väsentliga att göras nåbara utifrån ett regionalt och/eller nationellt perspektiv är vaccinationer, tillväxtinformation, allergier/varningar, journalinformation samt möjligen hälsoenkäter. Vaccinationer och tillväxtinformation föreslås var för sig finnas lagrade som egna informationsmängder utifrån ett regionalt/nationellt perspektiv d.v.s nåbara via en s.k. regional/ nationell nod. Detsamma gäller hälsoenkäter som dessutom, lik-

19 Barnhälsodatapiloten Användningsfall 2. Bakgrund 3. Delprojektets mål, tidsplan och budget Information kring en individ skapas och förädlas på olika sätt under hela livstiden. Många aktörer är inblandade i informationshanteringen vid olika tidpunkter i en människas liv. När ett barn föds sker det i regel på någon förlossningsavdelning inom ett landsting. Därifrån förs barnet med journaluppgifter över till någon barnhälsovårdsenhet (BHV), ofta i landstingets regi, för att sedan i fem-sexårsåldern föras vidare över till skolhälsovården (SHV) i kommunen (sett ur ett nationellt perspektiv handlar det om ca 100 000 barn som varje år förs från BHV till SHV). Jämte landsting och kommuner kan det även finnas privata aktörer i informationshanteringen. Under hela processen kan dessutom barnet byta BHV och barnet/eleven byta skola och därmed SHV. Dessutom kan det ske ett utbyte av information med övrig hälso- och sjukvård, myndigheter och andra aktörer. När journaluppgifter om ett barn förs från förlossning till BHV och vidare till SHV är det alltså flera olika huvudmän inblandade, vilket ställer stora krav på att informationsutbytet, som idag kan ske muntligt, pappersbaserat och elektroniskt, fungerar på ett tillfredsställande sätt. Om ett informationsutbyte ska ske mellan de IT-system som idag används av verksamheterna inom barnhälsodataprocessen krävs det förmodligen kostsamma systemintegrationer. Ju fler system, desto fler integrationer. Ett sätt att komma runt det är dels att konsolidera alla system som en verksamhet har till ett gemensamt, dels att flera olika verksamheter kommer överens om att använda samma system. I Kalmar län har samtliga tolv kommuner ett gemensamt skol hälsovårdssystem och landstinget har ett gemensamt system för förlossningsvården och ett gemensamt system för hälso- och sjukvården (inklusive barnhälsovården). Inom kommunerna finns det företrädesvis två olika elevsystem som förser skolhälsovårdssystemet med uppgifter. Det övergripande målet med barn- och skolhälsovården i Kalmar län är att bevara och förbättra elevernas/barnens hälsa genom att sätta deras behov i centrum utifrån god patient säkerhet och överskådlig, korrekt och begriplig information kring barnen. Delprojektets mål var att med hjälp av kartläggning av processerna inom förlossningsvård, barnhälsovård och skolhälsovård ta fram användningsfall och beskriva hur arkitektur och infrastruktur kan utformas för att medverka till att uppnå det övergripande målet för barn- och skolhälsovården i Kalmar län. Delprojektet startade med ett förmöte i juli 2009 och avslutades den 22 februari 2010 i samband med avrapporteringen till styrgruppen. Delprojektet har hållit sig inom tilldelad budget med god marginal. Det finns ett behov av att utbyta information mellan de ingående verksamheterna utan att det medför stora kostnader för systemintegration. Vilken typ av information det handlar om förväntas verksamheternas processbeskrivningar och vidhängande användningsfall visa. Detsamma gäller på vilket sätt det bör ske d.v.s. vilka krav det ställer på informationsstruktur, teknisk infrastruktur etc. Delprojektet Användningsfall avser att beskriva förlossningsvårdens, barnhälsovårdens och skolhälsovårdens processer, användningsfall och eventuella arkitektoniska krav. Delprojektet utgör ett av tre delprojekt inom det regionala projektet Kalmarpiloten som i sin tur är ett av fem olika pilotprojekt inom ramen för det nationella barnhälsodataprojektet. De övriga två delprojekten inom Kalmarpiloten är Gemensam teknisk plattform och Gemensam regional systemförvaltning.

20 Användningsfall Barnhälsodatapiloten 4. Arbetsgång och utgångspunkter Delprojektets uppdrag är att ta fram användningsfall utifrån verksamhetsprocessbeskrivningar och att, där det är möjligt, beskriva inverkan på arkitektur avseende informationsstruktur och teknisk infrastruktur. 4.1 Arbetsgång Arbetet inom delprojektet har skett huvudsakligen genom en arbetsgrupp sammansatt av representanter för de verksamhetsområden som berörts, vilket innebär medverkan från såväl landsting som kommuner. Till gruppen har även knutits resurser med kunskap kring arkitektur, modellering, nationella regelverk (Arkitekturledningen) och tolkning av lagar. Gruppens sammansättning har utgjorts av nedanstående resurser: Peter Alvinsson, delprojektledare peter.alvinsson@ltkalmar.se Eric Carlsson, skolläkare Kalmar kommun eric.carlsson@kalmar.se Maria Nilsson, skolsköterska Oskarshamns kommun maria6.nilsson@skola.oskarshamn.se Maria Bäckman Weinfors, barnmorska Kvinnokliniken LSK mariaba@ltkalmar.se David Lindahl, IT-arkitekt Arkitekturledningen SKL beställarfunkt. davidli@ltkalmar.se Gunilla Dicksson, personuppgiftsombud LKL gunilla.dicksson@ltkalmar.se Mats Ekhammar, användningsfall Callista Enterprise mats.ekhammar@callistaenterprise.se Maria Lingström, överläkare Barnkliniken/Barnhälsovården LKL marialin@ltkalmar.se Monica Svensson, vårdutvecklare BHV LKL monicasv@ltkalmar.se Ann-Charlotte Jonsson, vårdutvecklare BHV LKL anncharlottej@ltkalmar.se Arbetsgruppen har träffats ett antal gånger under hösten 2009 för att ta fram användningsfall för verksamheterna förlossningsvård, barnhälsovård och skolhälsovård. Ett möte har hållits med jurister på SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) för att diskutera patientdatalagen och dess inverkningar på barnhälsodataprocessen. En workshop har hållits för att stämma av delprojektets resultat med några av systemleverantörerna inom förlossningsvården, barnhälsovården och skolhälsovården. 4.2 Utgångspunkter Utgångspunkten för arbetet har varit att beskriva ett önskat läge, ett s.k. börläge, där hanteringen av information i barnhälsodataprocessen sker elektroniskt med hjälp av olika IT-stöd och där patientdatalagen, framför allt med avseende på sammanhållen journalföring, också har återspeglats i verksamheternas arbetssätt. Verksamhetsbeskrivningar Förlossningsvården Förlossningsvården i Kalmar län är organiserad inom landstinget och har verksamhet på länssjukhuset i Kalmar och på Västerviks sjukhus. Det IT-stöd som används för journalföring är Obstetrix från Siemens. Barnhälsovården Barnhälsovården i Kalmar län är företrädesvis organiserad inom primärvården i landstinget. Under projekttiden var delar av verksamheten datoriserad med journal systemet Cosmic från Cambio och resterande delar arbetade med pappersbaserade journaler. Under 2010 beräknas all barnhälsovårdsverksamhet vara knuten till journalsystemet Cosmic. Skolhälsovården Skolhälsovården i Kalmar län genomförde 2009 en gemensam upphandling av ett enhetligt journalsystem, PMO från Profdoc. Även om systemet är detsamma har varje kommun i praktiken en egen instans av journalsystemet där man lagrar sina uppgifter om elevernas vård och hälsa. Processbeskrivningar Utgångspunkt för arbetet var initialt den verksamhetsprocessbeskrivning som togs fram 2006 inom barnhälsodataprojektet. Det visade sig emellertid att den behövde kompletteras utifrån förlossningsvårdens perspektiv och uppdateras utifrån patientdatalagen. Beslut togs därför tidigt i delprojektet att modellera fram processbeskrivningar utifrån de berörda verksamheterna i Kalmar län, samt utifrån beaktande av patientdatalagen, och då särskilt avsnittet om sammanhållen journalföring. Formatet på de framtagna processbeskrivningarna är utformade så att de ska vara enkla att förstå för verksamhetsföreträdare.