TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Björn Hedbäck 2014-02-06 KS 2014/0106 Kommunstyrelsen Revidering av upphandlingspolicy och Uppförandekod för hållbar upphandling inom Kalmar kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar förslag till reviderad upphandlingspolicy samt Uppförandekod för hållbar upphandling inom Kalmar kommun. Bakgrund Föreligger förslag till revidering av upphandlingspolicy samt Uppförandekod för hållbar upphandling inom Kalmar kommun. Nedan kommenteras de väsentliga skillnaderna. Upphandlingspolicy - Vid upphandling av entreprenader eller tjänster ska den utförande parten ha tecknat svenskt kollektivavtal för de anställda eller så kallade hängavtal till svenska kollektivavtal. - Kalmar kommun strävar efter att vid större entreprenadupphandlingar tillse att sociala hänsyn tas, så att personer som står långt från arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning med ordinarie arbetsuppgifter. - Kalmar kommun strävar efter att i större utsträckning använda sig av funktionsupphandling, innovationsupphandling, livscykelperspektiv, eller liknande metoder, för att genom kommunens upphandlingar främja hållbar tillväxt. - Kalmar kommun skall aktivt verka för att upphandlingar till miljöer där barn och unga vistas sker med respekt för kortsiktig och långsiktig hälsa. Uppförandekod - Vid upphandling av entreprenader eller tjänster ska den utförande parten ha tecknat svenskt kollektivavtal för de anställda eller så kallade hängavtal till svenska kollektivavtal. Kommunledningskontoret Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 jonas.sverken@kalmar.se
KS 2014/0106 2 (2) - Våra leverantörer skall beskatta vinsten där den uppstår. Leverantörerna får inte ha någon koppling till det vi i dagligt tal kallar skatteparadis - Skulle avvikelser upptäckas vid revisionstillfället skall leverantören vidta lämpliga åtgärder. Bedömer Kalmar kommun bristerna allvarliga nog förbehåller sig även kommunen rätten att vidta åtgärder så som exempelvis begära vite eller avbryta samarbetet. - Kalmar kommun förbehåller sig rätten att begära ut land-förlandredovisning vad gäller beskattning. Björn Hedbäck upphandlingschef Bilagor Förslag till upphandlingspolicy Uppförandekod för hållbar upphandling inom Kalmar kommun
KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Upphandlingschef Björn Hedbäck 2014-xx-xx 1 (2) Upphandlingspolicy Kalmar kommun ska genom ansvarsfulla och medvetna upphandlingar och inköp medverka till utvecklingen av ett hållbart samhälle, som präglas av miljötänkande, demokrati, solidaritet och rättvisa villkor. Kalmar kommun har förbundit sig att följa FN:s tio principer enligt Global Compact. Dessa ska vara vägledande för kommunens upphandling. Kalmar kommun upphandlar varor, tjänster och byggentreprenader för betydande värden per år. Grundläggande för kommunens upphandling är Lagen om offentlig upphandling (LOU). Förutsättningarna för att kommunens användare av varor och tjänster ska få sina behov tillgodosedda är en effektiv och affärsmässig upphandlingsverksamhet, en tydlig upphandlingspolicy och att berörda parter efterlever denna. Detta innebär: Kalmar kommuns upphandling ska genomföras så att kommunens enheter får varor och tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till mest fördelaktiga totalkostnad. Upphandling ska ske utifrån ett totalkostnadstänkande där samtliga kostnader värderas i samband med köp av varor, tjänster och entreprenad Upphandling ska genomföras tillsammans med berörda samverkanskommuner och där så är fördelaktigt med andra kommuner och huvudmän. Kommunens enheter ska känna till och nyttja de ramavtal som upprättats. Dokumentation ska ske av upphandlingar så att skälen för beslut är tydliga och lätta att förstå. All upphandling ska ske i samverkan mellan verksamhetsansvarig och ansvarig handläggare. Vid upphandling skall anskaffning av vara eller tjänst vara planerad i så god tid att ett fullständigt anbudsunderlag kan tas fram och att tillräcklig tid finns för anbudsförfrågan och leverans.
2 (2) Upphandlingsform ska väljas med hänsyn till kraven i Lagen om offentlig upphandling (LOU). Förenklad upphandling kan ske upp till 1.806.427 kr för varor och tjänster, samt 45.256.666 kr för byggentreprenader. Gränsen för direktupphandling är 270.964 kr. 1 Vid upphandling av entreprenader eller tjänster ska den utförande parten ha tecknat svenskt kollektivavtal för de anställda eller så kallade hängavtal till svenska kollektivavtal. Vid upphandling av entreprenader och tjänster ska meddelarfrihet gälla för entreprenörens eller underentreprenörens personal. Kalmar kommun strävar efter att vid större entreprenadupphandlingar tillse att sociala hänsyn tas, så att personer som står långt från arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning med ordinarie arbetsuppgifter. Kalmar kommun strävar efter att i större utsträckning använda sig av funktionsupphandling, innovationsupphandling, livscykelperspektiv, eller liknande metoder, för att genom kommunens upphandlingar främja hållbar tillväxt. Vid upphandling ska det etiska och ekologiska sortimentet kontinuerligt utökas. Allt kaffe och te som avropas för kommunens verksamhet skall vara producerat enligt principer för rättvishandel. Bananer skall vara etiskt och/eller ekologiskt odlade. Vid upphandling av livsmedel ska krav ingå på att kött och ägg har producerats med en djurskyddsnivå som motsvarar de svenska kraven, liksom att de inte kommer från djur som behandlats med hormoner eller antibiotika i tillväxtfrämjande syfte och att de är garanterat fria från salmonella. Genom krav på tydliga innehållsdeklarationer ska genmodifierade livsmedel undvikas. Kalmar kommun skall aktivt verka för att upphandlingar till miljöer där barn och unga vistas sker med respekt för kortsiktig och långsiktig hälsa. Upphandling ska ske enligt Kalmar kommuns övergripande miljöpolicy och enligt Miljöstyrningsrådets förslag på miljökrav. Syftet är att verka för en långsiktig hållbar utveckling genom att så långt som möjligt välja varor och tjänster som är miljöanpassade, både vad avser yttre miljön och arbetsmiljön samt att verka för ett ur miljösynpunkt optimerat distributionssätt samt återhållsamhet med resurser. Vid upphandling av fordon ska bästa miljöbränsle, företrädesvis biogas och el väljas. Om verksamheten väljer fordon med annat drivmedel ska anledningen till avvikelsen motiveras. Leverantör/entreprenör skall följa den av kommunen beslutade uppförandekoden. 1 Observera att värdena som avses i denna text är de värden som beslutades 2014 vilka kontinuerligt ändras av riksdagen.
KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Upphandlingschef Björn Hedbäck 2014-xx-xx 1 (3) Uppförandekod för hållbar upphandling inom Kalmar kommun Produkter, tjänster och entreprenader som levereras till Kalmar kommun ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med vår uppförandekod. Vi förutsätter att våra leverantörer (avtalspartners) uppfyller tillämplig lagstiftning i tillverkningslandet samt utifrån de internationella konventioner och förklaringar som uttrycks i FN:s Global Compact (www.globalcompact.org) respekterar minst följande grundläggande principer: Mänskliga rättigheter Rättigheter i arbetslivet Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen Minimering av miljöpåverkan Etiska och moraliska affärsregler Mänskliga rättigheter Leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition. Principer och anställdas rättigheter Nationell lagstiftning Lagstiftningen i de länder där leverantören är verksam ska efterlevas och utgör alltid en miniminivå för de anställdas villkor. Ställer nationell lagstiftning högre krav än ILO:s konventioner, eller FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, ska alltid denna ha företräde. Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182 samt FN:s barnkonvention, artikel 32) Barnarbete, enligt definitionen i ILO-konventionen, får inte förekomma. Barn får inte ha tvingats till skadligt arbete som skadar eller hindrar barnets skolgång eller hälsa Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105) Att utnyttja någon form av tvångs- eller straffarbete accepteras inte. Ingen förekomst av diskriminering (ILO 100 och 111) Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, religion, socialt ursprung, funktionshinder, politiska åsikter eller sexuell orientering får inte förekomma.
2 (3) Löner och arbetstider Lön ska betalas direkt till den anställde på överenskommen tid och till fullo. Den nationellt lagstadgade minimilönen är lägsta accepterad lönenivå. Levnadslön är alltid eftersträvansvärd. Veckoarbetstiden får inte överstiga den lagliga gränsen och övertid ska vara kompenserad. Skatter och avgifter skall betalas och redovisas korrekt. Vid upphandling av entreprenader eller tjänster ska den utförande parten ha tecknat svenskt kollektivavtal för de anställda eller så kallade hängavtal till svenska kollektivavtal. Vid upphandling av entreprenader eller tjänster ska meddelarfrihet gälla för entreprenörens eller underentreprenörens personal. Föreningsfrihet och organisationsrätt (ILO 87 och 98) I länder där föreningsrätten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser. Jämställdhetsarbete För leverantörer med mer än 75 anställda gäller att denne ska inneha en jämställdhetsplan som uppfyller gällande lagkrav. Leverantören har samma ansvar för att säkerställa och främja jämställdhet i sitt uppdrag som om kommunen själv hade tillhandahållit tjänsten. Miljö Leverantören ska ha mål och handlingsplaner för att minska såväl sin energioch resursförbrukning som sitt avfall och utsläpp till mark, atmosfär och vatten. Kemikalier ska hanteras på ett för människan och naturen säkert sätt. Hälsa och säkerhet Arbetsmiljön ska hålla en nivå som överensstämmer med internationella riktlinjer samt det arbetarskydd, den arbetsrätt och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Anställda ska informeras om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra. Alla anställda ska ha tillgång till och använda relevant skyddsutrustning. Etiska och moraliska affärsregler Hög etisk standard Vi kräver oss att våra leverantörer uppvisar hög affärsetik, att de följer gällande nationella lagar, och att de inte på något sätt medverkar i korruption, bestickning, bedrägeri eller utpressning. Våra leverantörer skall beskatta vinsten där den uppstår. Leverantörerna får inte ha någon koppling till det vi i dagligt tal kallar skatteparadis. Genomsynliga affärsrelationer Våra leverantörer ska varken erbjuda eller ta emot gåvor, betalningar eller andra förmåner som kan vara ägnade att förleda mottagaren att handla mot sin plikt.
3 (3) Uppföljning Kalmar kommun förbehåller sig rätten att på egen hand, eller genom tredje part, genomföra uppföljning och kontroller på plats i produktionen. Uppföljningarna är vid förfrågan enligt avtal obligatoriska att besvara. Vid kontroll skall leverantören kunna uppvisa verifikat eller annan dokumentation som styrker att kraven efterlevs. Finns behov av komplettering av uppgifterna, exempelvis då uppgifter saknas, dokumentationen ej är tillräcklig eller är av tvivelaktig äkthet, är leverantören skyldig att vara behjälplig med dessa för att samarbetet skall kunna fortgå. Skulle avvikelser upptäckas vid revisionstillfället skall leverantören vidta lämpliga åtgärder. Bedömer Kalmar kommun bristerna allvarliga nog förbehåller sig även kommunen rätten att vidta åtgärder så som exempelvis begära vite eller avbryta samarbetet. Kalmar kommun förbehåller sig rätten att begära ut land-för-landredovisning vad gäller beskattning. Genom att leverantören skriver under dokumentet intygas att leverantören, och eventuella underleverantörer, följer de krav som är formulerade i detta dokument. FÖRETAGETS NAMN... SIGNATUR NAMNFÖRTYDLIGANDE.. DATUM..