SOLNA STAD Omvårdnadsförvaltningen Uppföljning 20140328 Macorena AB Granskare: Metod: Webbenkät, verksamhetsbesök, intervju med VC, granskning av rutiner, genomförandeplaner och dokumentation. Företagets representanter: Carina Holmkvist, Christina Vasilescu Sammanfattande bedömning: Macorena har 2 kunder i Solna. Kontor och lokal ligger i Hornstull på Södermalm. Verksamheten har fokus på kontinuitet hos kunderna. Ledningen är tillgänglig för kunder, anhöriga och personal vardagar 817. På helger och kvällar finns en jour. Macorena har ca 40 kunder fördelat mellan Nacka, Stockholm, Värmdö och UpplandsVäsby. Det finns ett ledningssystem enligt SOSFS 2011:9 Ledningssystemet behöver utvecklas. Det finns en utvecklingsplan där det står att ett antal områden ska utvecklas löpande men senast inom 4 månader. Dokumentet saknar datum och år så det är svårt att avgöra när utvecklingen ska starta, genomföras, vara klar och följas upp. Egenkontrollen behöver utvecklas. I enkäten uppger Macorena att 5069% av omvårdnadspersonalen har adekvat utbildning. Det finns omvårdnadspersonal som läser omvårdnadsprogrammet på distans. Två beräknas vara färdiga under 2014 och två under 2015. Det finns en generell kompetensutvecklingsplan men personalen saknar individuella kompetensutvecklingsplaner, vilket ska finnas. Macorenas kunder har genonmförandeplaner men verksamheten har vid avtalsuppföljningen inte börjat använda de genomförandeplaner som finns i Phoniro Care. Den sociala dokumentationen behöver utvecklas och föras enligt gällande lagstiftning. Den sociala dokumentationen ska vara tydlig, respektfullt skriven, korrekt, tillräcklig och väsentlig. Åtgärd: Macorena behöver utveckla sitt ledningssytem enligt SOSFS 2011:9. All personal ska ha individuella kompetensutvecklingsplaner. Macorena ska till befintlig utvecklingsplan lägga till social dokumentation som ett utvecklingsområde. Verksamheten ska använda de genomförandeplaner som finns i Phoniro Care. Senast den31 augusti ska Macorena inkomma med befintlig utvecklingsplan inklusive ovanstående åtgärder samt separat individuella kompetensutvecklingsplaner för den personal
som saknar utbildning enligt avtalet mellan Solna stad och Macorena.
Sida 1/9 Allmän information Svarsdatum 20140324 Enkäten besvarad av carina Holmkvist Om verksamheten Antal kunder i Solna 2 Var har verksamheten sin lokal Drakenbergsgatan 47 11741 Stockholm Namn på enhetschef/verksamhetschef Carina Holmkvist Enhetschef/verksamhetschef är den i organisationen som ansvarar för den dagliga ledningen av verksamheten. Beskriv kortfattat hur personalen har tillgång till arbetsledning under all arbetstid. Dag, kväll och helg. Vi har kontoret öppet varje vardag mellan 817.00 därefter kan personalen nå samordnaren eller VD Cristina och VD Genny övriga tider Granskarens bedömning av sektionen "Om verksamheten" Enhetschef/verksamhetschef överensstämmer med den person som omvårdnadsförvaltnignen har uppgift om. Kommentarer från granskaren Omvårdnadspersonal Nedanstående frågor avser endast omvårdnadspersonal som arbetar med kunder i Solna. Antal omvårdnadspersonal i Solna (alla anställningsformer) Hur många av omvårdnadspersonalen i Solna är tillsvidareanställd? Tim anställda 0 för närvarande Solna stad Telefon: 08734 20 00
Omvårdnadspersonalens formella kompetens oavsett anställningsform Behärskar all omvårdnadspersonal det svenska språket för att kunna kommunicera med kunder, anhöriga eller andra runt kunderna? Om nej, vilka åtgärder har vidtagits? Beskriv kortfattat. 100% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) 7099% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) 5069% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) Färre än 50% har adekvat utbildning Sida 2/9 Behärskar all omvårdnadspersonal det svenska språket för att kunna dokumentera enligt gällande lagstiftning? Om nej, vilka åtgärder har vidtagits? Beskriv kortfattat. Personal som utför insatser till egen anhörig/närstående. Det finns ingen personal som utför insatser till egen anhörig/närstående Det finns personal som utför insatser till egen anhörig/närstående Kommentarer från granskaren. Granskarens bedömning av sektionen "Omvårdnadspersonal" Utbildningsnivån ligger på samma nivå som avtalsuppföljningen 2012. Finns det en skriftlig rutin för introduktion för nyanställd omvårdnadspersonal? Vem ansvarar för introduktionen och hur genomförs den? Introduktion VD Cristina och Genny Solna stad Telefon: 08734 20 00
Finns det en checklista vid introduktionen? Finns det skriftligt introduktionsmaterial att lämna till nyanställd omvårdnadspersonal? Får alla nyanställda gå "dubbelt"? Följer verksamheten upp introduktionen av nyanställd omvårdnadspersonal? Om ja, beskriv kortfattat hur verksamheten följer upp introduktionen. Sida 3/9 De första veckan får den nya omsorgs personalen gå bredvid den ord personalen till den nya personalen känner sig säker Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "Introduktion" Inga kommentarer. Finns det en generell kompetensutvecklingsplan? Har all personal en individuell kompetensutvecklingsplan? Vilka utvecklingsprojekt/utbildningar/ föreläsningar som staden anordnat har verksamheten deltagit/deltar i? Ja Nej Fortbildning Brandutbildning samt lyfttekning vi har gjort en utvecklingsplan för 2014 där vi kommer att ha varje månader olika rutiner Andra utvecklingsprojekt/utbildningar/ föreläsningar som verksamheten deltagit/deltar i. Vi har inte deltagit i andra utvecklingsprojekt Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 4/9 Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "Fortbildning" All personal, även timanställda, ska ha en individuell kompetensutvecklingsplan. Det finns personal som går omvårdnadslyftet och de beräknas bli färdiga under 20142015 Finns lokal skriftlig rutin för kontaktmannaskap Framgår kontaktmannens ansvarsområde tydligt i rutinen? Har alla kunder en utsedd kontaktman? Finns det en utsedd ersättare för kontaktmannen? Beskriv kortfattat. mannaskap Vid första besöket hos kunden utses en kontakt person Hur ofta går personalen till de kunder som de är kontaktman för? Varierande Blir kunder informerade vid förändring av personal och vid förseningar? Beskriv kortfattat på vilket sätt. Alltid endera över telefon eller på annat sätt genom anhörig Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "mannaskap" Kontinuieteten hos kunderna är god. Har alla kunder en upprättad genomförandeplan? Genomförandeplan Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 5/9 Vid nej, beskriv kortfattat varför. När upprättas genomförandeplanen? Vid första hembesöket hos kunden tillsammans Vem/vilka deltar vid upprättande av genomförandeplan? Kunden och kontakt personen samt anhöriga ibland Hur ofta sker uppföljning av genomförandeplanerna? var 6 månad Finns det datum för när genomförandeplanen ska följas upp? Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektioenen "Genomförandeplan" Det finns genonförandeplaner men man använder inte de som finns i Phoniro Care. Viktigt att komma igång att använda de som finns i Phoniro Care. Vem dokumentera i den sociala dokumentationen? Social dokumentation Samordnaren samt verksamhetschefen Vem ansvarar för att den sociala dokumentationen genomförs enligt gällande regelverk och lagstiftning? I vilken form dokumenterar man? Har verksamheten strukturerad egenkontroll av den sociala dokumentationen? Verksamhetschefen och VD I phoniro Care þ Annat datasystem þ Papper och penna (inte Mobipen) Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 6/9 Om ja, beskriv kortfattat hur egenkontrollen görs. Säkerhetsställa att det har genomförts med kontroll och uppföljning Kommentar från granskaren. Granskarens bedömning av sektionen "Social dokumentation" Det finns knappt någon dokumentation för tillfället, då de kunder som är aktuella vid uppföljningen har hjälp 12 gånger i månaden. Dokumentationen behöver utvecklas. När kunden endast har insatser 12 gånger i månaden kan man dokumentera i journalen en gång /kvartal att allt utförs enligt genomförandeplan inga avvikelser eller händelser av vikt. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Beskriv kortfattat verksamhetens egna mål. Att ge kunden respekt,lyhörda samt samarbetsvilliga att ge det lilla xtra Är målen förankrade hos omvårdnadspersonalen? Finns skriftlig lokal rutin för hantering av privata medel? Finns skriftlig lokal rutin för användande av IDbricka? Finns skriftlig lokal rutin för nyckelhantering? Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 7/9 Enligt SOSFS 2011:9 ska hemtjänst ha ett ledningssystem. Ett ledningssystem är ett verktyg, en struktur, som används för att bedriva ett kontinuerligt förbättringsarbete på ett systematiskt sätt. En av de viktigaste delarna i en verksamhets förbättringsarbete är att lära av sina misstag. Avvikelser inträffar i alla verksamheter och blir en del av det systematiska förbättringsarbetet. Utarbeta ett ledningssystem 1. Identifiera de processer som har betydelse för en god kvalitet i din verksamhet (en process är en serie aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål eller evsett resultat). Obeservera att antalet processer ska begränsas. 2. Identifiera de aktiviteter som ingår i respektive process. 3. Utarbeta och fastställ rutiner för varje aktivitet. Rutinerna ska beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras samt hur ansvaret är fördelat i verksamheten. 4. Ta fram rutiner för hur personal som ska följa dem, få kunskap om dem. 5. Ta fram rutiner för hur synpunkter, klagomål och rapport om missförhållanden/risk för missförhållanden ska samlas in och behandlas. 6. Ta fram rutiner för hur ni ska arbeta med och bedöma om det finns risk för att kvaliteten inte kan säkras (riskanalys) 7. Ta fram rutiner för hur ni ska kontrollera att ovan nämnda rutiner följs (egenkontroll) Följa ledningssystemet = utveckla verksamheten 1. kontrollera med jämna mellanrum att rutinerna följs. 2. Vidta åtgärder vid rapporter, klagomål och synpunkter eller när personal inte arbetar enligt framtagna rutiner. Har verksamheten ett ledningssystem som systematiskt och fortlöpande utvecklar och säkrar kvaliten i verksamheten? (SOSFS 2011:9) Har verksamheten identifierat vilka processer som är viktiga för att kunder ska få en vård och omsorg av god kvalitet? Om ja eller delvis på ovanstående fråga, beskriv kortfattat hur ni gått tillväga. Delvis Klagomåls hantering hur ska vi göra i uppföljning Vilka är de viktigaste processer som ni har identifierat? Ange max 5 processer. Egenkontroll att kontroller att tjänsten blir rätt utförd hos kunden med jämna mellanrum inom service insatsen Vilka aktiviteter är viktigast inom de ovan angivna processerna? Ange max 2 aktiviteter per process. Hur arbetar verksamheten med avvikelser/ klagomål / missförhållanden, risk för missförhållanden? Beskriv kortfattat. Delaktighet samt påverkan För närvarande har det inte varit aktuellt när vi enbart har 2 kund inom service insatser Solna stad Telefon: 08734 20 00
Hur arbetar ni med att identifiera förbättrings/utvecklingsområden i verksamheten? Beskriv kortfattat. Sida 8/9 ja vi har på planerings plan att under våren 2014 ingå i lyft teknik på hjälp medels centralen med all omvårdnads personal samt under våren som redan är påbörjad gå igen brandrisk hos kunder och vad man ska tänka på som personal Granskarens bedömning av sektionen "Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Kommentar från granskaren. Ledningssystemet behöver utvecklas enligt SOSFS 2011:9 Har verksamheten en skrftlig rutin för samverkan med primärvården? (Kan vara rutiner för olika områden) Om ja, vilken/vilka rutiner finns. Samverkan, tillgänglighet och information Inte fårnärvarande på grund att vi ej har sådana ärende inom HSL hemsjukvården eller primärvården inom Solna Har verksamheten rutiner för samverkan med andra aktörer runt kunderna? Beskriv kortfattat. Hur arbetar verksamheten med tillgänglighet gentemot kunder och anhöriga? (ex tillgänglighet via telefon) Beskriv kortfattat. Vad får kunden för information när ärendet startar. Beskriv kortfattat. Får kunderna löpande information från verksamheten? Beskriv kortfattat. Hur informerar verksamheten kunder om Solna stads kvalitetsdeklaration för hemtjänst? Beskriv kortfattat. När ärendet uppstår och vi får en beställning från handläggaren tar vi vid första hembesöket hos kunden ställning till flera aktörer som behövs kring kunden våran ambition är att senare under 2014 komma igång med risk bedömningar hos varje kund där man kan se vilka aktörer som man behöver Genom telefon kontakter via besök på kontoret via telefon svarare,genom mobil kontakt ja samordnaren ringer kunden eller nära anhörig om så är fallet och bokar in ett möte hos kunden där han tar med sig personal som går igenom beställningen samt vid vissa fall gör en risk bedömning med kund och anhörig samt skriver genomförande plan och ser till att all planering kring kunden sker Genom täta telefon kontakter och om inte kunden har möjlighet att svara genom anhörig eller godman Genom att rekommendera att anhöriga eller kunden själv går in på Solna stads hemsida och läser men så kan vi också göre ett utskick om kunden vill själv ha all information kring kvalitetsdeklaration och i första mötet med kunden informera lite kortfattat Solna stad Telefon: 08734 20 00
Hur har kvalitetsdeklarationerna påverkat arbetet för omvårdnadspersonalen? Beskriv kortfattat. Sida 9/9 Har mycket svårt att svara på denna frågeställning när vi har endast en kund för närvarande men vi är öppen för vidare planering inom denna frågeställning framöver Gransakrens bedömning av sektionen "Samverkan, tillgänglighet och information" Kommentar från granskaren. Tillgängligheten är god. Solna stad Telefon: 08734 20 00