Vägledning Postförmedling 2013 Innehållsförteckning Allmänt om Postförmedlingstjänster 2013... 2 Definitioner... 3 A-post... 3 Adresserad direktreklam (ADR)... 3 Avrop... 3 Avropsavtal... 3 Avropsberättigade parter... 3 B-post... 3 Brevförsändelse... 3 Brevsändningar... 4 Expressbrev... 4 Frankeringsservice... 4 Geografiska områden... 4 Kommuntäckande... 4 Kund... 4 Landstings-/Regionstäckande... 4 Miljökrav... 5 Posttidning B... 5 REK brev... 5 Rikstäckande... 5 Svarspost - frisvar... 5 Tjänsteområde... 5 UM/UE... 5 Underleverantör... 5 Utrikesbrev... 6 Värdeförsändelse... 6 Tjänsteområden... 6 Hur använder du tjänsterna?... 7 Ny upphandling genomförs för vissa tjänsteområden... 7 Sida 1 av 7
Allmänt om Postförmedlingstjänster 2013 Ramavtalsupphandlingen har indelats i nedan angivna kategorier. 1. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post 2. Brevförsändelser, rikstäckande, B-post 3. Brevförsändelser, lokalt, A-post 4. Brevförsändelser, lokalt, B-post 9. Posttidning B, sorterad, B-post 10. Posttidning B, osorterad, B-post 11. Utkörning av brevförsändelser från postbox till UM/UE 12. Hämtning av brevförsändelser från UM/UE för vidare distribution Enstaka geografiska områden inom anbudsområdena 6. Sorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post och 8. Osorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post finns också med på detta ramavtal. Initialt ingick fler områden, men dessa är avbrutna och kommer att upphandlas/göras om till ett separat ramavtal, kallat Postförmedlingstjänster 2013-2. Läs mer under rubriken Ny upphandling genomförs för vissa tjänsteområden. I bilagan Leverantörer per avropsberättigad myndighet och tjänsteområde Postförmedling 2013 ser du vilken distributör du har för de olika tjänsteområdena. Upphandlingen omfattar inte förmedling av information via filer/datorsystem/internet till leverantör för utskrift- och kuvertering. Upphandlingen omfattar inte köp eller hyra av frankeringsmaskin. Sida 2 av 7
Definitioner Kompletta definitioner framgår av förfrågningsunderlaget och ramavtal. A-post Med A-post brev avses inrikes brevförsändelse som normalt delas ut första (1) vardagen efter dag för postinlämning. Adresserad direktreklam (ADR) Med Adresserad direktreklam (ADR) avses inrikes brevsändning med B-post ekonomibrev som innehåller reklam. Avrop Med avrop avses köp av de tjänster som UM/UE gör genom användande av ramavtalet. Avrop görs av UM/UE till den ramavtalsleverantör som erhållit ramavtal för efterfrågat tjänsteområde inom aktuellt geografiskt område. Avropsavtal Med avropsavtal avses kontrakt/avtal som upprättas mellan UM/UE och ramavtalsleverantören i samband med avrop. Ramavtalens bestämmelser ska alltid vara tillämpliga på ingångna avropsavtal så länge dessa är giltiga. Ramavtalsleverantören äger inte rätt att i avropsavtalet ange villkor som står i strid med ramavtalet. SKI har framställt en mall som kan användas som Avropsavtal vid avrop, se Bilaga 02 Mall för Avropsavtal. Avropsberättigade parter De UM/UE som anges i Bilaga 01, Avropsberättigade parter har rätt att avropa från ramavtalet under avtalsperioden. B-post Med B-post brev avses inrikes brevförsändelse som normalt delas ut senast tredje (3) vardagen efter dag för postinlämning. Brevförsändelse Med brevförsändelse avses adresserad och försluten försändelse som väger högst 2 kg enligt definitionen i postlagen. Vykort, brevkort och liknande försändelser jämställs med brevförsändelse. Sida 3 av 7
Brevsändningar Med brevsändningar avses distribution av minst 500 st. A-post brevförsändelser eller minst 500 st. B-post brevförsändelser. Vikt och format behöver inte vara lika i sändningen. En brevsändning kan lämnas för distribution antingen osorterad eller sorterad i postnummerordning. Expressbrev Med expressbrev inrikes och expressbrev utrikes avses brevförsändelse som delas ut senast kl. 09.00 vardagen efter inlämningsdagen (inrikes) och enligt vid var tid gällande leveransbestämmelser till och i mottagarlandet (utrikes). Frankeringsservice Med frankeringsservice avses taxering av försändelser efter vikt och försändelseslag samt bokföring av försändelser manuellt eller elektroniskt. Anbudsgivare ska utanför UM/UEs lokal i egen frankeringsmaskin frankera de försändelser som UM/UE lämnar för frankering. Frankerad post lämnas därefter vidare till annan postoperatör för postutdelning dagen efter. Geografiska områden Med geografiska områden avses Sverige, Landsting/Region och Kommun. - Sverige (kan nyttjas av samtliga UM/UE för försändelser utanför egna verksamhetsområdet) - Landsting/Region (kan nyttjas av de UM/UE som har sitt huvudsakliga verksamhetsområde inom aktuell landsting/region) - Kommun (kan nyttjas av de UM/UE som har sitt huvudsakliga verksamhetsområde inom aktuell kommun) De geografiska områdena framgår av bilagan Leverantörer per avropsberättigad myndighet och tjänsteområde Postförmedling 2013. Kommuntäckande Innebär att utdelning ska ske inom hela kommunen samt omfatta samtliga postnummer som finns inom kommungränsen. Kund Den organisation/förvaltning eller motsvarande hos avropande UM/UE som tecknat avropsavtal med ramavtalsleverantören. Landstings-/Regionstäckande Innebär att utdelning ska ske inom hela landstingets/regionens område samt omfatta samtliga postnummer som finns inom landstingets/regionens område. Sida 4 av 7
Miljökrav Ställda miljökrav och definitioner framgår av förfrågningsunderlagets punkt 3.4. Posttidning B Med Posttidning B avses inrikes, enligt Anbudsgivarens anvisningar, sorterade eller osorterade tidningar eller tidskrifter som väger högst 2 kg - med utdelning normalt första vardagen respektive tredje (3) vardagen efter dag för postinlämning. REK brev Med REK inrikes och REK utrikes avses inrikes respektive utrikes brevförsändelser som endast lämnas ut mot kvittens av mottagaren och för vilka Ramavtalsleverantören har ett särskilt ansvar. Rikstäckande Innebär att utdelning ska ske inom hela riket. Svarspost - frisvar Med svarspost frisvar avses inrikes brevförsändelse för vilken avsändaren betalar portot. Med svarspost avses ett/en i försändelsen medskickat kort, kuvert eller kupong med tryckt svarspostlayout som mottagaren kostnadsfritt kan använda för att svara på den mottagna försändelsen. Med frisvar skall förstås att mottagaren, genom att märka valfritt kuvert med "Frisvar", kostnadsfritt skall kunna svara på UM/UEs försändelse. Tjänsteområde Ramavtalet omfattar olika tjänsteområden, specificerade i förfrågningsunderlaget och avtalet med leverantörerna. En beskrivning av de olika områdena följer här nedan. UM/UE De upphandlande myndigheter/enheter som är angivna i bilaga 01 Avropsberättigade myndigheter och som har rätt att avropa från tecknade Ramavtal. Underleverantör En underleverantör är en leverantör som träder i ramavtalsleverantörens ställe för att utföra hela eller delar av uppdraget/leveransen. Ramavtalsleverantören har inte rätt att till underleverantör delegera rätten att motta avrop, lämna avropssvar, teckna avtal med UM/UE eller fakturera UM/UE. Ramavtalsleverantören svarar för underleverantörs arbete så som för sitt eget arbete. Sida 5 av 7
Observera att annat bolag som ingår i samma koncern, t.ex. moderbolag/dotterbolag, i denna upphandling är att betrakta som underleverantör till ramavtalsleverantören när bolagen har olika organisationsnummer. Utrikesbrev Med utrikes avses brevförsändelse som distribueras och delas ut enligt vid var tid gällande leveransbestämmelser till och i mottagarlandet. Värdeförsändelse Med värdeförsändelse avses inrikes värdeförsändelser som väger max 2 kg och som endast lämnas ut mot kvittens av mottagaren och för vilka Ramavtalsleverantören har ett särskilt ansvar. Tjänsteområden Tjänsteområde per UM/UE framgår av bilagan Leverantörer per avropsberättigad myndighet och tjänsteområde Postförmedling 2013. 1 och 2, Brevförsändelser nationellt A-post och Brevförsändelser nationellt B-post Är rikstäckande tjänster och finns således inte med på Landstings- och Kommunnivå. För denna tjänst kontaktar du Posten Meddelande AB. 3 och 4, Brevförsändelser lokalt, A- och B-post Finns både för Landsting/Region och Kommun. Här ser du i bilagan Leverantörer per avropsberättigad myndighet och tjänsteområde Postförmedling 2013 vilken som är din leverantör. 9 och 10, Posttidning B, sorterad, B-post och Posttidning B, osorterad, B-post Denna tjänst tillhandahålls antingen av Posten Meddelande AB, eller Bring Citymail Sweden AB. Titta i bilagan Leverantörer per avropsberättigad myndighet och tjänsteområde Postförmedling 2013. 11 och 12, Utkörning av brevförsändelser från postbox till UM/UE och Hämtning av brevförsändelser från UM/UE för vidare distribution Denna tjänst tillhandahålls med några undantag av Posten Meddelande AB, eller Bring Citymail Sweden AB. Titta i bilagan Leverantörer per avropsberättigad myndighet och tjänsteområde Postförmedling 2013. Sida 6 av 7
Hur använder du tjänsterna? Som beställare (UM/UE) tar du kontakt med den leverantör som har blivit tilldelad för din myndighet/enhet för att beställa den tjänst som ni efterfrågar. Beroende på vilken typ av tjänst som ska avropas och beroende på hur organisationen hos beställaren ser ut kan leverantören behöva tid för implementering, som ska genomföras i samverkan med er som beställare. Hur implementeringsarbetet organiseras får överenskommas mellan beställare och leverantören. Vi uppmanar till en direkt dialog med leverantören. Ny upphandling genomförs för vissa tjänsteområden På grund av överprövning och/eller tillbakadragande av tilldelningsbeslut, utgår vissa anbudsområden i ramavtalet Postförmedlingstjänster 2013. Ny upphandling (kallad 2013-2) kommer att genomföras för tjänsteområdena: 5. Osorterad brevsändning 7. Sorterad reklam, A-post Och för samtliga geografiska områden, utom för Ale, Alingsås, Göteborg, Härryda, Kungsbacka, Kungälv, Lerum, Mölndal, Partille, Stenungsund, Varberg, Vårgårda och Öckerö kommuner, även tjänsteområdena: 6. Sorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post 8. Osorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post Sida 7 av 7