Datum Sid 1 (1-6) FÖRESKRIFTER FÖR MEDELSHANTERING Antaget av kommunfullmäktige 1999-04-29, 17. INLEDNING Under 1990-talet har stora förändringar skett på det finansiella området. Finansmarknaden har avreglerats och nya finansierings- och placeringsinstrument har tillkommit. Marknaden har också internationaliserats. I kommunallagen har inskrivits ett krav på god avkastning och tillfredsställande säkerhet i kommunens medelsförvaltning, (kommunallagen 8:2). Fullmäktige har fått i uppdrag att meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen (kommunallagen 8:3) I kommunstyrelsens reglemente anges att medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. Vidare anges att det också ingår i uppgiften att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt att de åtgärder vidtas som behövs för förfallna fordringar. Kommunallagen innehåller bestämmelser om förvaltning av medel avsatta för pensionsförpliktelser (kommunallagen 8:3). Föreskrifterna om medelshantering omfattar inte förvaltningen av dessa medel. För förvaltning av medel avsatta till pensionsförpliktelser skall särskilda föreskrifter fastställas av kommunfullmäktige. ÖVERGRIPANDE MÅL OCH RIKTLINJER Kommunens medelsförvaltning skall ske på ett effektivt och affärsmässigt sätt. Målet är att optimera kommunens räntenetto med hänsyn tagen till de risker som anges nedan. Kommunen skall inte bedriva spekulativ affärsverksamhet i sin medelsförvaltning. Kommunen skall ha en god betalningsberedskap som bygger på egen likviditet, avtalade kreditmöjligheter och goda lånemöjligheter. Den egna likviditetens storlek bestäms genom nyckeltal som fastställs årligen i budgeten. Grästorps kommuns bolag och stiftelser skall omfattas av dessa föreskrifter.
Datum Sid 2 CASH - MANAGEMENT Cash management kan översättas med penninghantering och innefattar regler och riktlinjer att styra och hantera de likvida medlen. Penninghanteringen består av olika delar enligt nedanstående figur. Likviditetsplacering Inflöde Leveransrutin Utflöde Leveransrutin Faktureringsrutin Leverantörens Strategi för fakturerings rutin Betalningsvillkor penninghantering Betalningsvillkor Kravrutin Bank/postgiro Finansierig Utbetalningsrutin Bank/postgiro Placering Saldohantering Betalningsströmmar Huvudprincipen skall vara att inbetalningar till kommunen skall ske i så nära anslutning till tjänstens utförande eller varans leverans som möjligt. Arbeten som pågår under längre tid skall a-conto debiteras. När det gäller utbetalningar ska överenskommen kredittid sättas till 30 dagar från fakturans ankomstdatum. Överenskommen kredittid skall utnyttjas och betalning av kommunens skulder skall ske på förfallodagen.
Datum Sid 3 Saldohantering Till kommunen och dess bolag influtna medel används i första hand till kvittning inom kommunen. Överskottslikviditet görs räntebärande med iakttagande av vad som sägs nedan angående risker. Kravverksamhet Riktlinjer för kommunens kravverksamheten har antagits av kommunstyrelsen 1995-10-10. FINANSIERING OCH SKULDFÖRVALTNING Kommunens finansiering beslutas årligen av kommunfullmäktige när budgeten fastställs. Upplåning Upplåningen sker utifrån likviditetssituationen, ränteläget och investeringstakten. Nyupplåning sker genom anbudsförfarande från minst två anbudsgivare. Anbuden skall innehålla uppgifter om den effektiva årsräntan inkl. alla kostnader. Vid konvertering, villkorsändring, av tidigare lån görs en bedömning om anbudsförfarande ska genomföras. Bedömningen ska grundas på återstående kapitalskuld och lånets löptid. Kort eller långfristig upplåning Lånefinansiering sker genom kort eller långfristig upplåning. Kortfristig upplåning får ske för att täcka tillfälliga likviditetsbrister eller i avvaktan på långfristig upplåning. Långfristig upplåning är lån med en löptid på längre tid än ett år. De långfristiga lånen löper antingen med en rörlig ränta eller med en fast ränta under en viss tidsperiod, oftast 1-5 år. Därefter fastställs en ny räntesats för kommande tidsperiod, dvs lånet konverteras. Lånens löptider ska fördelas över tiden så att konverteringsdatum får en spridning mellan åren och under året.
Datum Sid 4 Utlandslån Upplåning kan ske i svensk eller utländsk valuta. Utlandslån får tas upp med de restriktioner som anges nedan under valutarisk. PLACERING OCH LIKVIDITETSFÖRVALTNING Kreditlimiter och ränteberäkningar mellan kommunen och dess bolag fastställs genom särskild överenskommelse. Löptider Placeringarnas löptider skall anpassas efter likviditetsprognosen, kortfristiga lånemöjligheter samt möjligheten att snabbt avveckla placeringarna på marknaden. Placering med längre löptid än ett år får inte göras. Likviditetsplanering För att penninghanteringen skall bli effektiv krävs en likviditetsplanering. Likviditetsplaneringen skall bestå av en finansieringsbudget för budgetåret och en kortsiktig rullande plan under året. Uppföljning, avstämning och planering av kommunens likvida situation görs två gånger i månaden. Rutiner för den rullande likviditetsplaneringen bygger på underlag från kommunens ekonomisystem. FINANSIELLA RISKER Kommunallagen anger att kommunernas medelsförvaltning skall ske med god avkastning och betryggande säkerhet. Det är kommunfullmäktige som genom sina föreskrifter om medelshanteringen avgör hur denna avvägning skall ske. Risk handlar om osäkerhet. Utan ett risktagande finns det heller ingen möjlighet att uppnå någon vinst utöver den s. k. riskfria räntan. För att marknaden skall fungera måste en placerare få betalt för att ta en risk. Den som med olika tekniker vill minska sin risk måste acceptera en lägre avkastning. Det finns finansiella risker både vid placering och upplåning. Det är dock viktigt att hålla isär riskerna som har med traditionell finansförvaltning att göra, och spekulationsrisker. De vanligaste riskerna är ränterisk, valutarisk, likviditetsrisk, kreditrisk och hanteringsrisk.
Datum Sid 5 Ränterisk Ränterisken är en risk att inte få bästa ränta. Ränterisken förekommer både vid placeringar och upplåning. Ränterisken beror främst på vilka löptider och räntebindningstider kommunen har. Genom att systematiskt följa ränteläget och anpassa lånen och placeringarnas utseende kan kommunen begränsa ränterisken. För att begränsa ränterisken får andelen lån med rörlig ränta inte överstiga 40 % av den totala låneskulden. Valutarisk Valutarisken innebär en risk att kronans värde försämras i förhållande till de valutor kommunen har tagit upp som lån. För att minska valutarisken får inte utlandslånen uppgå till mer än 25 % av den totala låneskulden. Likviditetsrisk Likviditetsrisk innebär en risk att det inte går, eller är svårt, att avyttra ett värdepapper på andrahandsmarknaden vid en viss tidpunkt. Kreditrisk Kreditrisken är en risk att kommunen inte får igen utlånat kapital p.g.a. låntagarens insolvens. För att begränsa kreditrisken skall kommunen endast placera sina medel i värdepapper utgivna av svenska staten, bank eller bankägt företag, bostadsfinansieringsinstitut eller liknande, svenska försäkringsbolag och pensionsanstalter, svenska kommuner och landsting samt utgivare av värdepapper som klassats med högsta kreditvärdighet av erkända ratingföretag. Hanteringsrisk Hanteringsrisken hänger samman med utförandet av finansiella transaktioner där oegentligheter eller misstag kan få ekonomiska konsekvenser för kommunen. Hanteringsrisken begränsas genom en fungerande intern kontroll. Mot förmögenhetsbrott har kommunen en ansvarsförsäkring vilken ingår i kommunförsäkringen.
Datum Sid 6 Beslutsattest och redovisning Den skriftliga bekräftelsen (avräkningsnotan) från motparten skall efter avslutad affär gå direkt till kassaenheten för avstämning och bokföring enligt nedanstående figur och inte till den tjänsteman som gjort upp affären. Bank eller Ekonomichef Kassaenheten annan motpart Affärstransaktion Internnota Avräkningsnota Rapportering till kommunstyrelsen Ekonomichefen rapporterar till kommunstyrelsen vid budgetuppföljningens tertialrapporter, delårsrapporten samt vid bokslutstillfället. Rapporten skall avse kommunens finansiella läge, gjorda placeringar och upplåningar. Vid behov sker rapportering även mellan dessa tillfällen. Försäkring mot risker På finansmarknaden finns ett flertal instrument för att hantera ränteriskerna och valutariskerna. De vanligaste är optioner och terminer. En option ger innehavaren en rättighet och utställaren en skyldighet att vid en viss tidpunkt som bestäms i förväg köpa eller sälja valuta till en viss kurs eller exempelvis obligationer till en viss ränta. En termin innebär att två parter i förväg kommer överens om att köpa/sälja valuta eller att köpa/sälja ett värdepapper till en kurs respektive ränta som bestäms redan på affärsdagen. Försäkringsinstrumenten enligt ovan har till syfte att låsa avkastningen på en känd nivå men de kan också användas i spekulativa syften. Försäkringsinstrument enligt ovan får inte användas i Grästorps kommun i spekulativt syfte. Om ett försäkringsinstrument skall användas i en placering eller låneaffär, får försäkringen aldrig träffas på belopp som överstiger affärens underliggande värde.