1 (8) Plats och tid EUP s kontor, Stockholm, kl. 09:00 17:00. Närvarande: OW Oskar WALLNER (ordförande) NB Noura BERROUBA (ordinarie ledamot; vice ordförande) IS Ida STÅHL (ordinarie ledamot; vice ordförande) SF Sigrun FAGERFJÄLL ( ordinarie ledamot; kassör) SRB Soran RABIN BOZORG (ordinarie ledamot) AV Astrid VIKSTRÖM (adjungerad ledamot) Henrik SKALLBERG (adjungerad ledamot) HS Underskrifter: Paragrafer: 1 64 Sekreterare Ordförande Justerare Ida STÅHL (IS) Hultafors den 27 Augusti 2013 Oskar WALLNER(OW) Stockholm den 30 Augusti 2013 Noura BERROUBA (NB) Stockholm den 30 Augusti 2013 Inledning 1. Mötets öppnande Föreningens ordförande OW hälsade mötesdeltagarna välkomna och öppnade mötet. 2. Val av ordförande för mötet Styrelsen beslutade med acklamation att utse OW till mötets ordförande. 3. Val av sekreterare för mötet Styrelsen beslutade med acklamation att utse IS till mötets sekreterare. 4. Val av justerare för mötet Styrelsen beslutade med acklamation att utse NB till mötets justerare. 5 Fastställande av röstlängd Beslutades att röstlängden uppgår till ordinarie ledamöter. Under 13 ska det diskuteras om röstlängden skall utökas och även inkludera adjungerande ledamöter. 6. Föregående mötesprotokoll 26-27 januari OW redogjorde för det föregående mötesprotokollet varefter detta lades till handlingarna. 7. Fastställande av dagordning Styrelsen beslutade att fastställa dagordningen med mindre ändringar.
2 (8) 8. Utvärdering våren 2013 A) Vårens övergripande mål Undersöker om de mål som uppställdes i våras genomfördes. Ej uppfyllda mål som ska åtgärdas: En omfattande medlemsrekrytering under hösten. Tidig rekrytering av huvudorganisatörer där lokalkommittéer involveras i processen. Processen inleds i februari 2014 Alla lokalkommittéer som uppfyller kraven ska erhålla bankkort. En ytterligare kanslitjänst ska upprättas. B) Överlämning av styrelse Det råder enighet om att styrelseöverlämningen hade kunnat fungera på ett bättre sätt. Förslag till förbättringar som framkom var en board academic training (BAT) samt mer individuellt ansvar hos de sittande styrelsemedlemmarna. IS är ansvarig för att ta fram en rutin för överlämningen både till den Nationella Sessionen (NS) och LKs inför nästa år. C) Uppstart juli 2013 Diskussion kring gapet som uppstod mellan årsmöte och det officiella bytet av styrelse hölls. Det framkom att vissa styrelseportföljer inte fylldes adekvat under vår/sommar på grund av detta. Vikt kommer att läggas vid nästa styrelseförändring att arbetet fortgår under hela mandatperioden. 9. Årsmöten 13-04-13 & 13-05-18 A) Årsmötesprotokoll Styrelsen gick igenom årsmötesprotokollen från 13 april samt 18 maj 2013. Två årsmöten hölls där ny styrelse valdes in, beslut om arvoderingar togs samt att den gamla styrelsen beviljades ansvarsfrihet. B) Ekonomisk redovisning 13-05-18 Den ekonomiska redovisningen gicks igenom och gjordes tillgänglig på internet. 10. National Selection Process (NSP) 12/13 A) Regionala Sessioner (RS) 2013 Med undantag för den regionala sessionen i Väst gick sessionerna i öst, syd och nord enligt planerna. B) Nationella Sessionen (NS) 2013 Den nationella sessionen var mycket lyckad men mer kostsam för föreningen än planerat. 11. Utvärderingsmötet NSP 12/13 OW är ansvarig för att färdigställa dokumentet från utvärderingsmötet. Uppstart 12. Begäran om entledigande, Mattias Olsson Mattias Olssons (MO) begäran om entledigande bifölls. Vidare fördes det en diskussion om hur man till kommande år ska undvika avhopp innan mandatperioden börjat. Det beslutades att det under kommande kandideringsprocess ska läggas vikt vid det ansvar ett mandat i föreningen innebär. 13. Beslut om adjungerad styrelseledamot ska ha beslutsrätt Tillsvidare bordläggs beslutet om beslutsrätt för adjungerande ledamöter tills situationen är noga undersökt. Till nästa möte ska IS undersöka stadgarna huruvida det stadgeenligt går att ge adjungerade ledamöter med styrelsepost beslutsrätt.
3 (8) 14. Stadgar (genomgång och revidering) Det påpekas att det finns brister i föreningens stadgar. Det beslutas att styrelsen ska arbeta gemensamt med att ta fram förslag på ändringar med hjälp av externa experter. OW och IS är ansvariga för att arbetet genomförs. 15. Arbetsformer EUP OW och IS ska ta fram förslag på styrdokument gällande nya arbetsformer till nästa styrelsemöte. Samtliga i styrelsen ska läsa igenom de dokument som finns samt ge förslag på ändringar via mail. Tills vidare gäller de arbetsformer som framgår i föreningens dokument. 16. Principer för e-post hantering Den existerande mallen för e-post hantering ska i även i fortsättningen användas. 17. Protokollprocedur EUP OW och IS är ansvariga för att sammanställa ett nytt dokument som skall presenteras på nästa styrelsemöte. Tills vidare används de existerande procedurerna. 18. Viktiga datum Diskussion angående vikten av ett gemensamt dokument för viktiga datum. Det beslutades att samtliga viktiga datum ska skrivas i ett Google doc som finns att tillgå för hela styrelsen och som varje ledamot kan uppdatera efter behov. 19. Firmatecknare OW föreslog att Sigrun Fagerfjäll, föreningens kassör, skulle få befogenhet att agera firmatecknare. Beslutets röstades igenom av styrelsen. 20. Policys A) Alkoholpolicy Felstavning skall korrigeras i policyn och därefter ska den publiceras på hemsidan som styrdokument. B) Olika policys Till nästa styrelsemöte ska tidigare policys gås igenom för att eventuell revision och framtida bruk ska kunna diskuteras. IS ska undersöka vad andra Nationalkommittéer (NK) har för policys och om det kan implementeras i EUP s verksamhet. 21. Portföljfördelning A) Genomgång av förslag till portföljfördelning Styrelsen läste igenom valberedningens förslag till portföljfördelning och därefter diskuterades OWs förslag till portföljfördelning. Följande skall läggas till: IS: Ansvarar för kompetensutvecklingen inom föreningen, skall läggas till under punkten nationell verksamhet i samråd... NB: Ska uppdatera resten av styrelsen om internationella nyheter och beslut samt distribuera info från BNC. SF: Utveckla ekonomisk strategi samt hålla regelbunden kontakt med relevanta aktörer såsom bank och bokförare. Följande skall tas bort: JR/HS: Punkt 3, angående uttagningsprocedurer. B) Beslut av portföljfördelning Portföljfördelningen godkänns med de förändringar som ovan nämnts.
4 (8) 22. Arbetssätt A) Kommunikation inom styrelse Framförallt mailkommunikation vid viktiga beslut och längre frågor. Vid snabb återkoppling kommer en gemensam telefongrupp att användas. Diskussion fördes angående ett gemensamt digitalt planeringssystem. 23. Personliga målsättningar Det beslutades att alla styrelsemedlemmar bör skriva personliga målsättningar som sedan ska sammanställas. OW är ansvarig för sammanställning av dokumentet. 24. Verksamhetsplan En verksamhetsplan som kan presenteras på nästa årsmöte ska tas fram. OW och IS är ansvariga för detta arbete. Till nästa styrelsemöte skall OW och IS ta fram förslag på hur andra organisationers verksamhetsplaner ser ut. Kansli och anställningar 25. Byte av lokal för kansli Hyresavtalet för den nya lokalen har skrivits under. Avtalet ska digitaliseras och arkiveras. Föreningen flyttar in i de nya lokalerna 1 oktober. Bytet av kontor gjordes då det ansågs att det passade föreningens behov bättre. 26. Kanslist Föreningens kanslist arbetar för närvarande med stadsbidragsansökan. Vidare åtaganden meddelas via mail eller via det digitala planeringsprogrammet. 27. Anställningar Det fördes en lång diskussion om för- och nackdelar med att ha en heltidsanställd och om det finns ett behov. Det beslutades att en till kanslist ska anställas som ska jobba parallellt med nuvarande kanslist. Till våren ska behovet av en heltidsanställd utvärderas. Ekonomi 28. Budget SF ska presentera ett utkast till en ny budget för kalenderår 2014 till nästa styrelsemöte. 29. Utgifter & inkomster Utgifter och inkomster har förändrats utifrån vad som var aktuellt när föregående kassör skrev budgeten. SF ska ha möte med bokföringsbyrån för att få underlag för de utgifter som föreningen haft. NB poängterar att det är viktigt att det framkommer tydligt vad som gäller för nationella respektive internationella utskottsordföranden (chairs). Beslutade att sänka resebidraget för svenska funktionärer (officials) från 1000 kr till 500 kr, höja bidraget med 500 kr för internationella officials till RS Nord samt att ge full reseersättning (inom rimliga gränser) för presidenter. Det diskuterades hur systemet med reseersättning ska utformas så att det rättvist återspeglar de olika avstånd som finns till olika sessioner. Beslutades att SF ska undersöka hur mycket vi har möjlighet att ge skolor i resebidrag och presentera detta förslag senast söndag 25 augusti. AV blev ansvarig för att förmedla det beslut som styrelsen tar till skolor. 30. Årsbudget Budgeten diskuterades och det konstaterade att det är mycket av tidigare kassörs förslag som har förändrats, både när det gäller intäkter och utgifter. SF ska uppdatera budgeten till innan nästa styrelsemöte. 31. Nationell ekonomisk strategi En ekonomisk strategi för långsiktiga sponsoravtal samt samarbeten med företag och statliga organisationer behöver tas fram. Det diskuterades hur denna strategi ska tas fram. Beslutet bordläggs tills vidare.
5 (8) 32. Ekonomisk policy Långsiktiga mål är viktiga för att kunna ta fram en adekvat ekonomisk policy. Det beslutades att SF skulle gå igenom den nuvarande policyn inför nästa styrelsemöte. 33. Statsbidrag Statsbidragsansökan håller för närvarande på att författas av föreningens kanslist. 34. Ung och Aktiv-ansökningar Gustav Andersson ansvarar för att ta fram en Ung och Aktiv (UoA) ansökan för kommande NS. Ungdomsstyrelsen har kontaktats angående om föreningen kan söka bidrag för två separata projekt under samma år. Svaret avgör prioritering och fördelning av resurser. Regional verksamhet 35. Regionala kommittéer Läget i de regionala kommittéerna redogjordes. De nya styrelserna har kontaktats och ett uppstartsmöte har planerats för att skolrekrytering ska kunna sätta igång. Kontaktuppgifter för de nya styrelserna ska läggas upp på hemsidan. SRB och IS ska se över de existerande samarbetsavtalen som ska skrivas på under BAT-helgen. 36. Helg för ordförandegruppen SRB och IS arbetar med upplägg av helgen. Planeras att ske i början av oktober. Nationella uttagningsprocessen 13/14 37. Huvudorganisatörs (HO) training NSP 13/14 Det genomfördes en HO-training i början av juni. Den var lyckad och deltagarna var nöjda men det beslutades att det ska läggas mer planering inför utbildningen nästa år. 38. Nationella sessionen 2014 Kommer att hållas i Göteborg 2014, Hugo Dürr och Maya Moss är HO. Temat har beslutats, Me and Europe, Europe and I. HS föreslog att internationella delegater skall inbjudas att närvara på NS eftersom det höjer den akademiska standarden. Det beslutades att internationella delegationer skall inbjudas till nästa NS. 39. Regionala sessioner 2013 AV presenterade teman för de regionala sessionerna: Väst: Inspiring innovation Syd: A youth's life Nord: The world around us Öst: The right to love Det beslutades att HS och JR ska framställa kommitteeämnen och dessa skall vara klara i slutet av september. Ska vara totalt minst 2 som är ämnesspecifika till varje session samt 10 övriga. Det fördes en diskussion om hur mycket pengar som skall gå till varje regional session från EUP. Enligt tidigare beslut ska en summa om 50 000 kr läggas på varje session. SF ska se över summan i enlighet med budget. Då valet av huvudorganisatörer gjordes sent diskuterades vikten av kvalitet på sessionen och att planeringsarbetet ej bör upptas av fundraising till för stor del. Beslut om hur mycket pengar som skall distribueras till de regionala sessionerna bordläggs tills vidare. 40. Individuella delegater till uttagningsprocess I framtiden ska det undersökas om det ska finnas någon möjlighet att skicka individuella delegater till RS. Beslutades att det ska läggas ut ett call till Wildcard-platserna till IS.
6 (8) Pågående projekt 41. Euro-Mediterranean Youth Parliament Den slutgiltiga kostnaden för sessionen är inte klar då revisorn ej fått alla kvitton ännu. Utvärdering av sessionen av huvudorganisatören var ej färdigställd och kunde därför inte presenteras på mötet. 42. 1st Youth Forum of EYP Sweden Projektets status redogjordes av AV. Fokus ligger på att göra sessionen attraktiv för många medlemmar. En tidig marknadsföring föreslogs. Det beslutades om att föreningen ska låna ut pengar till en organiserings träff för sessionen. Lånet läggs in i budgeten för sessionen. Framtida projekt 43. EYP Sweden Organisational Development Weekend (ODW) För föreningens utveckling är det viktigt att en verksamhetsplan och strategi med vision för arbete tas fram. Genom en Organisational Development Weekend (ODW) kan detta dokument tas fram. Det beslutas att förutsättningarna för en sådan träff ska undersökas av OW och IS. 44. EYP Sweden Alumni weekend Projektgruppen för den planerade Alumni weekend kontaktades och den planerade helgen kommer inte att bli av. Det finns förhoppningar om att en Alumni Weekend kommer organiseras under våren 2014. 45. EYP Sweden BAT-Weekend Planeras i samband med Ordförandegrupps-helgen (OG-helgen) i oktober. SRB kommer att kontakta LKs angående detta samt kontakta JW för bokning av lokal. 46. HO Utvärderingshelg Kommer att hållas nästa år, senast en månad efter NS, preliminärt i mars månad. Under helgen kommer koncept för kommande år att tas fram. AV har skrivit ett utvärderingsformulär som även kan användas för andra projekt. 47. Skolval 2014 OW presenterar projektet och det diskuteras vilken roll som EUP skulle kunna ta. SRB framhåller att det är viktigt att projektet förankras i LK. Det beslutas att föreningen ska vara delaktig i ansökan till ungdomsstyrelsen. 48. Anställning av internationell personal Det diskuteras vilka möjligheter och vilka för- och nackdelar som det skulle finnas med att anställa internationell personal. Diskussion fortsätter vid kommande möten och beslut bordläggs tills vidare. 49. In School Sessions AV framför att det planeras en på Internationella engelska gymnasiet Södermalm och på Viktor Rydberg gymnasium. Vidare diskuterades om hur det går att utveckla EUP i skolan. Diskussionen fortsätter vid kommande möten. Utveckling 50. Kompetensutveckling Det beslutades att föreningen ska satsa mer på kompetensutveckling för styrelsemedlemmar (nationellt och lokalt) samt föreningens medlemmar. 51. Lärarnätverk HS framför att arbetet med ett lärarnätverk ej givit några resultat. Det beslutades att ett nytt förslag på struktur för ett lärarnätverk ska tas fram.
7 (8) 52. Transparens Det diskuterades angående vikten av transparens och att styrelsen behöver bli bättre på att lägga upp protokollen på hemsidan snabbt samt informera medlemmarna om möten. Det beslutades att en kort sammanfattning av vad som beslutats ska skickas till lokalkommittéerna dagen efter ett styrelsemöte. Det framkommer att EUP Österrike har regelbundet ett event som tar sikte på att öka transparensen i föreningen. IS är ansvarig för att undersöka om konceptet kan passa EUP. 53. Intern kommunikation inom organisation Det behövs guider för hur olika områden inom organisationen fungerar, exempelvis projektansökan och överlämningsdokument. En dropbox skall tas fram för samtliga medlemmar där det ska finnas mallar och beslut. Alla styrdokument ska laddas upp på hemsidan. En kick off för nya styrelsen ska organiseras av den nuvarande styrelsen efter årsmötet i vår. Det ska undersökas angående hur nyhetsbrevet ska skickas ut och utvecklas. OW undersöker om en existerande mall finns tillgänglig. IS ansvarar för utveckling av nyhetsbrevet. 54. Extern kommunikation EUP är i behov av fysiskt material såsom booklets, pennor, tygpåsar och roll-ups. Det beslutades att SF tar fram en lista på vad vi önskar på Google Docs samt kontaktar CL Seifert. Det diskuterades angående möjligheterna om att skapa en kortare film som bland annat kan illustrera hela uttagningsprocessen. Beslutades att NB ska skapa ett call för skapandet av filmen. Finns redan beslut på vilka mallar som behövs, hög prioritet för kanslist nr 2 när denne inleder sin anställning. Viktigt att hemsidan uppdateras med vilka som är med i styrelsen samt kontaktinfo och bild. En kalender skall implementeras där det går att se viktiga datum och deadlines. Beslutades att bilder tas på nästa styrelsemöte och publiceras därefter. OW är ansvarig för att ta fram de viktiga datum som skall finnas i kalendern. NB är ansvarig för att ta fram en mall för hur styrelsens namnsignaturer i mail ska se ut. 55. EYP Sweden Schoolarship Det finns ett tidigare beslut om att det ska implementeras och en text för detta ändamål finns redan skriven. Det beslutades att HS tar fram materialet och att kanslisten publicerar det på hemsidan och Facebook. Stipendiet är på maximalt 2000 kr. Ansökningar sker via en mailadress som kopplas till styrelsen. 56. EYP Sweden Partner School Det beslutades att lärarnätverket för närvarande prioriteras men att ärendet upptas i framtiden. 57. Nulägesrapport Det beslutades att inför varje styrelsemöte ska varje styrelsemedlem skriva en kort rapport om vad de arbetat med. Detta ska sedan läggas in i en gemensam google doc. 58. EYP Ambassadors SRB och Nathalie Thiel har varit ansvariga för att ta fram detta koncept. Det beslutades att konceptet ska utvecklas vidare och implementeras. I nuläget ligger dock fokus på skolrekryteringen. Annat 59. Skolrekrytering HS och JR skriver ett brev till varje gymnasieskola och tar fram de adresser som behövs. OW kollar upp huruvida JW har skickat ut informationsbrevet med deadline för anmälan, priser och platser för RS. LK bör förmedla vilken strategi de har för skolrekryteringen och hur de vill genomföra den.
8 (8) 60. Medlemsrekrytering SRB startar medlemsrekrytering tillsammans med LK. I anmälningsformuläret ska det läggas till: Hur hörde du talas om EUP? samt att man kan välja att inte mottagna mail från EUP 61. BNC, internationell verksamhet NB redogör för hur läget ser ut internationellt och berättar att nästa Board of National Committees (BNC) möte skall hållas i slutet av november. Om det är någonting som styrelsen vill ska tas upp på mötet så ska det mailas till NB innan oktobers slut. Calls för utskottsordföranden (chairs) till RS kommer att gå ut i slutet av september. Det finns sessioner i höst som behöver delegater och call kan läggas ut för individuella delegater. Målsättningar och strategier 62. Övergripande mål höstterminen 2013 OW sätter ihop ett förslag på mål för höstterminen som sedan skall diskuteras av styrelsen. 63. Målsättningar & aktiviteter för att uppnå mål En gemensam målsättning för föreningen och styrelsen kommer att tas fram under verksamhetsåret. 64. Avslutande OW tackade alla för att de kommit och förklarade mötet avslutat.