DELEGATION, KOMMUNSTYRELSEN 1 Detta beslut ersätter tidigare beslut om delegation från kommunstyrelsen. 2 För delegerande beslutanderätt skall gälla riktlinjer / föreskrifter enligt bilaga 1 och 3-9. 3 För den praktiska avgränsningen mellan vad som är beslut och vad som är verkställighet skall bilaga 2 ligga till grund. Avgränsningsfrågor avgöres av kommunstyrelsens presidium. 4 Med stöd av 6 kap. 33 kommunallagen, med det förbehåll som sägs i kommunallagen och inom ramen för styrelsens förvaltningsområde och anvisade anslag, uppdraga åt nedannämnda avdelningar och anställda att från och med fastställda datum för den nya organisationens ikraftträdande på nämndens vägnar fatta beslut i nedan angivna ärenden. 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott 1:1 I ärenden angående kommunal förköpsrätt avstå från att utöva förköpsrätt inom zon 1 enligt Ks 350/90. 1:2 Avskrivning av inaktuella ärenden ( ej motioner). 1:3 Tryggande av pensionsutfästelser såsom för Västtrafik AB. 1:4 Arrendering av mark såvitt gäller upplåtelse för en tid överstigande 3 år men dock högst 25 år. Utarrendering av mark såvitt gäller upplåtelse för en tid överstigande 1 år dock högst 25 år. 1:5 Riktlinjer om öppethållande för förvaltning. 1:6 Yttranden i planfrågor av mindre principiell betydelse. 1:7 Upphandling av varor och tjänster inom kommunstyrelsens verksamhetsområde inom ramen för anvisade anslag. 1:8 Antagande av anbud för materiel, varor och tjänster i de fall upphand- lingen överstiger 1 500 000 kronor. 1:9 Försäljning av tomtmark för bostadshus och industrimark utanför planlagt område. 1:10 Planer om gallring, avverkning och plantering av skog. 1:11 Rivning av byggnader. 1:12 Yttrande över ansökningar avseende djurhållning. 1:13 Upphävd genom beslut Ks 2005-02-08; 33 1:14 Framställningar till och yttrande över remisser från miljö- och bygg nämnden eller lantmäterimyndighet angående fastighetsbildning, bygglov m m.
1:15 Ärenden som är att hänföra till kristidsnämnds förvaltning. 1:16 Taxeringsärenden. 1:17 Upplåtelse av ledningsrätt och tecknande av servitut och nyttjanderätt ledningsrättsärenden dock vad avser elektrisk högspänningsledning för högst 130 kv ledningar. 1:18 Besluta i frågor rörande erbjudande om förvärv av aktier. Bemyndigandet gäller inom ramen för fyra basbelopp per år. 1:19 Avskrivningar av fordringar inom ramen för tre basbelopp per ärende inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. 1:20 Upplåtelse av mark för reklam. 1:21 Yttranden - övervakningskamera (SFS 1990:484). 2 Kommunstyrelsens presidium 2:1 Officiell representation och uppvaktningar, t ex vänortsfrågor, jubiléer i samråd med KF:s ordförande. 3 Kommunstyrelsens ordförande (ersättare 1:e vice ordföranden i kommunstyrelsen) 3:1 Förordnande av vikarie för kommundirektör. 3:2 Förhandla kommundirektörens lön. 3:3 Upprätta en kompetensplan för nämnden och för kommundirektör. 3:4 I ärenden angående kommunal förköpsrätt avstå från att utöva förköpsrätt, (gäller ej zon 1 enligt Ks 350/90). 3:5 Ärenden rörande yttranden enligt lagen om förvärv av hyresfastigheter m m och utländsk medborgares förvärv av fastighet. 3:6 Förtroendemäns deltagande i kurser och konferenser o dyl. 3:7 Tillfällig upplåtelse av kommunal mark. 3:8 Beslut i ärenden i beredskapssituationer och kriser inom ramen för kommunens ansvar för den civila beredskapen. 3:9 Befullmäktigande av ombud att föra kommunens talan inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av skilda slag. 4 Förhandlingsdelegation 4:1 Med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare.
4:2 Förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om för handlingsrätt utom vad gäller 11-14 och 38 lagen om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden. 4:3 Lämna uppdrag som avses i den kommunala delegationslagen (1954:130). 4:4 Godkännande av bisysslor. 4:5 Stridsåtgärd. Beslut får dock fattas först efter samråd med kommun styrelsen. 4:6 Tolkning av reglemente rörande ersättningar till förtroendemän. 5 Kommundirektör 5:1 Tillsättande av och beslut om förflyttning, omplacering, återbesättningsprövning, ändring av sysselsättningsgrad, kvarstående i tjänst samt tjänstledighet för sektorschef, sektorsenhetschefer vid kommunledningskontoret och övriga i sektorn direkt underställd personal. 5:2 Förhandla om löner och andra anställningsvillkor enligt givna riktlinjer för sektorschef och direkt underställd personal. 5:3 Upprätta kompetensutveckling för sektorschef. 5:4 Upphandling av varor och tjänster enligt attest- och utanordning reglemente. 5:5 Generella öppethållandetider för kommunförvaltningarnas kontor. 5:6 Omfördelning mellan konton inom program fastlagda i drifts- och investeringsbudget inom kommundirektörens verksamhetsområde inom ramen för fyra basbelopp per år. 5:7 Parkeringsavtal enligt av KF fastställd parkeringsnorm. 5:8 Utse beslutsattestanter och ersättare inom kommundirektörens verksamhetsområde för kommunstyrelsen. 5:9 Beslut med anledning av organisationsfrågor rörande övergripande förvaltningsorganisation. 5:10 Teckna avtal som följd av fattade beslut, inom ramen för tilldelad budget, enligt givna riktlinjer. 5:11 Vid förhinder för ordinarie delegat att utöva av kommunstyrelsen delegerad beslutanderätt äger kommundirektören tillfälligt förordna annan befattningshavare att utöva den delegerade beslutanderätten. 6 Ekonomichef = Enhetschef för ekonomi och personal 6:1 Tillsättning av personal, återbesättningsprövning samt tjänstledighet. 6:2 Förhandla om löner och övriga anställningsvillkor enligt givna riktlinjer för direkt underställd personal. 6:3 Beslut om förflyttning, omplacering, sammanläggning av tjänster, ändring av sysselsättningsgrad och kvarstående i tjänst.
6:4 Upphandling av varor och tjänster enligt attest- och utanordnings- reglemente. 6:5 Teckna avtal som följd av fattade beslut, inom ramen för tilldelad budget, enligt givna riktlinjer. 6:6 Utse beslutsattestanter och ersättare inom ekonomichefens verksamhetsområde. 6:7 Omfördelning mellan konton inom program fastlagda i drift- och investeringsbudget inom ekonomichefens verksamhetsområde för kommunstyrelsen och inom ramen för fyra basbelopp per år. 6:8 Säkerhet för gatukostnader och anslutningsavgifter och lån för VA. 6:9 Penningplaceringar efter samråd med presidiet, enligt av kommunstyrelsen fastlagda riktlinjer. 6:10 Antagande av anbud på kommunens upplåning enligt riktlinjer. 6:11 Inom ramen för anvisade pengar täcka förluster på statliga lån. 6:12 Ärenden rörande kommunens åtaganden i anledning av ansvar gentemot staten enligt låneförfattningar rörande egna hem. 6:13 Borgensåtaganden inom av kommunfullmäktige fastställd borgensram dock att ärenden av principiell betydelse skall tas upp till kommunstyrelsen för beslut. 7 Kanslistrateg 7:1 Prövning av utlämnande av allmän handling. 8 Personalchef 8:1 Upphandling av varor och tjänster enligt attest- och utanordningsreglemente. 8:2 Teckna avtal som följd av fattade beslut, inom ramen för tilldelad budget, enligt givna riktlinjer. 8:3 Utse beslutsattestanter och ersättare inom personalchefens verksamhetsområde. 8:4 Omfördelning mellan konton inom program fastlagda i drift- och investeringsbudget inom personalchefens verksamhetsområde och inom ramen för fyra basbelopp per år. 8:5 Stadigvarande omplacering till annat tjänsteställe med motsvarande befattningsnivå mellan förvaltningarna. 8:6 Med bindande verkan på kommunens vägnar teckna överenskommelse om fördelning av tillgängligt utrymme för lönejusteringar. 8:7 Avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. 8:8 Personalregisterfrågor enligt Ks 294/87. 8: 9 Samordning av löneförmåner med pension o dyl. 8:10 Bidrag till fritidsstudier enligt fastställda riktlinjer.
8:11 Tillföra ändringar, som rekommenderas från Kommunförbundet, till kollektivavtal. 8:12 Flyttbidrag enligt fastlagda riktlinjer. 8:13 Godkännande av tjänstbarhetsintyg. 8:14 Utfärdande av pensionsbevis eller motsvarande. 8:15 Fackliga förtroendemäns deltagande i kurser och konferenser med bibehållna anställningsförmåner. 8:16 Besluta om utbildningsvikariat. 9 Näringslivschef 9:1 Upphandling av varor och tjänster enligt attest- och utanordningsreglement. 9:2 Teckna avtal som en följd av fattade beslut, inom ramen för tilldelad budget, enligt givna riktlinjer. 9:3 Omfördelning mellan konton inom program fastlagda i drift- och investeringsbudget, budget inom näringslivschefens verksamhetsområde och inom ramen för fyra basbelopp per år. 9:4 Försäljning av bostadstomter för grupphus och flerbostadshus inom planlagt område enligt fastställda tomtpriser. Undantag från gällande tomtpriser beslutats av kommunstyrelsen. 9:5 Försäljning av industritomter inom planlagt område enligt givna riktlinjer. 10 Socialchef 10:1 Mantalsskrivningsärenden. 11 Upphävd genom beslut 249 den 1 november 2005. 12 Handläggare vid markenheten 12:1 Utsträckning, nedsättning, dödning, sammanföring och relaxation av inteckningar samt utbyte av pantbrev liksom andra därmed jämförliga åtgärder. 12:2 Upplåtelse av kommunal mark vid ytjordvärmeanläggning enligt fastställda riktlinjer. 12:3 Upplåtelse av dispositionsrätt till kommunägd mark angränsande till privat mark. (Potatislandsavtal) 12:4 Utarrendering av kommunens mark och mark som kommunen arrenderar, såvitt gäller upplåtelse för en tid om högst ett år i sänder. ( När det gäller föreningar och organisationer beslutar kommunstyrelsen om utarrendering av kommunal mark och anläggningar Kf 4/1986). 12:5 Arrendering av mark, såvitt tiden för arrenderingen uppgår till högst 3 år.
12:6 Överenskommelser om vägunderhåll på kommunägd mark. 12:7 Föra kommunens talan i ärenden enligt fastighetsbildningslagen, anläggningslagen och ledningsrättslagen. 12:8 Godkännande av intrångsersättningar och markregleringar. 12:9 Godkännande och undertecknande av servitut och nyttjanderättsavtal. 12:10 Företräda kommunen vid köp av fast egendom vid offentlig auktion för bevakning av fordran eller inskriven rätt. 12:11 Försäljning av bostadstomter för styckebyggda småhus inom planlagda områden enligt fastställda tomtpriser. 13 Inköpschef 13:1 Upphävd genom beslut Ks 2005-02-08; 33 13:2 Antagande av anbud och tecknande av avtal som berör flera förvaltningar för materiel, varor och tjänster inom ramen för 1 500 000 kronor per upphandling eller motsvarande belopp per år vid tecknande av avtal inom kommunens verksamhetsområde. 13:3 Teckna avtal som följd av fattade beslut, inom ramen för tilldelad budget, enligt givna riktlinjer. 14 Assistent (kassan) 14:1 Utdelning och placering av donationsmedel enligt givna riktlinjer 15 Anställda med befogenhet att tillsätta tjänster 15:1 Infordrande och prövning av läkarintyg. 15:2 Medgivande helt eller delvis bihållen lön under ledighet för kurser, studier eller liknande enskilda angelägenheter som görs utom tjänsten. 15:3 Förhandla om löner och andra anställningsvillkor enligt givna riktlinjer för direkt underställd personal. 15:4 Bidrag till fritidsstudier enligt fastställda riktlinjer. 16 Assistent (lotterihandläggare) 16:1 Tillståndsgivning och registrering av lotterier inkl. godkännande av föreståndare, utse kontrollant samt fastställande av arvode för kontrollant. 17 Anställda med befogenhet att tillsätta tjänster på RBA-enheter /resultat, befogenhet, ansvar) och där avtal tecknats med nämnd om viss verksamhet 17:1 Inrättande och indragning av tjänster vid RBA-enheten. 18 Assistent (handläggare av hemsändningsbidrag)
18:1 Besluta om hemsändningsbidrag. 19 Socialnämndens ordförande 19:1 Yttrande angående antagande av hemvärnsmän. 20 Ekonom (budgetansvarig) 20:1 Kontokort enligt riktlinjer. 21 Miljö- och byggchefen 21:1 Tillsättning av personal, återbesättningsprövning samt tjänstledighet. 21:2 Förhandla om löner och övriga anställningsvillkor enligt givna riktlinjer för direkt underställd personal. 21:3 Beslut om förflyttning, omplacering, sammanläggning av tjänster, ändring av sysselsättningsgrad och kvarstående i tjänst. 21:4 Utbetalning från lokala investeringsprogrammet vad avser utbetalning av stöd till enskilda och föreningar enligt projekten 2B och 6. 21:5 Upphandling av varor och tjänster enligt utanordningsreglementet. 21:6 Teckna avtal som följd av fattade beslut, inom ramen för tilldelad budget, enligt givna riktlinjer. 21:7 Utse beslutsattestanter och ersättare inom miljö- och byggchefens verksamhetsområde. 21:8 Omfördelning mellan konton inom program fastlagda i drift- och investeringsbudget inom miljö- och byggchefens verksamhetsområde och inom ramen för fyra basbelopp per år. 21:9 Företräda kommunen såsom ombud vid tvister enligt miljöbalken. 22 Assistent (skolskjuts- och färdtjänsthandläggare) 22:1 Tillstånd för färdtjänst och närtrafik 23 Arkivhandläggare 23:1 Fastställande/ändring av dokumenthanteringsplaner inom kommunstyrelsens ansvarsområde. 23:2 Utlåning av allmänna handlingar. 24 Sektorschef inom kommunförvaltningen 24:1 Tillsättning av personal, återbesättningsprövning samt tjänstledighet. 24:2 Förhandla om löner och övriga anställningsvillkor enligt givna riktlinjer för direkt underställd personal.
24:3 Beslut om förflyttning, omplacering, sammanläggning av tjänster, ändring av sysselsättningsgrad och kvarstående i tjänst. 24:4 Upphandling av varor och tjänster enligt attest- och utanordnings- reglemente. 24:5 Teckna avtal som följd av fattade beslut, inom ramen för tilldelad budget, enligt givna riktlinjer. 24:6 Utse beslutsattestanter och ersättare inom sektorschefens verksamhetsområde. 24:7 Omfördelning mellan konton inom program fastlagda i drift- och investeringsbudget inom sektorschefens verksamhetsområde för kommunstyrelsen och inom ramen för fyra basbelopp per år. 25 Administrtiv chef vid samhällsbyggnad 25:1 Tillsättning av personal, återbesättningsprövning samt tjänstledighet. 25:2 Förhandla om löner och övriga anställningsvillkor enligt givna riktlinjer för direkt underställd personal. 25:3 Beslut om förflyttning, omplacering, sammanläggning av tjänster, ändring av sysselsättningsgrad och kvarstående i tjänst. 25:4 Upphandling av varor och tjänster enligt attest- och utanordningsreglemente. 25:5 Teckna avtal som följd av fattade beslut, inom ramen för tilldelad budget, enligt givna riktlinjer. 25:6 Utse beslutsattestanter och ersättare inom administrative chefens verksamhetsområde. 25:7 Omfördelning mellan konton inom program fastlagda i drift- och investeringsbudget inom administrartive chefens verksamhetsområde för kommunstyrelsen och inom ramen för fyra basbelopp per år. 26 Enhetschef för medborgarkontoret 26:1 Tillsättning av personal, återbesättningsprövning samt tjänstledighet. 26:2 Förhandla om löner och övriga anställningsvillkor enligt givna riktlinjer för direkt underställd personal. 26:3 Beslut om förflyttning, omplacering, sammanläggning av tjänster, ändring av sysselsättningsgrad och kvarstående i tjänst. 26:4 Upphandling av varor och tjänster enligt attest- och utanordningsreglemente. 26:5 Teckna avtal som följd av fattade beslut, inom ramen för tilldelad budget, enligt givna riktlinjer. 26:6 Utse beslutsattestanter och ersättare inom enhetschefens verksamhetsområde. 26:7 Omfördelning mellan konton inom program fastlagda i drift- och investeringsbudget inom enhetschefens verksamhetsområde för kommunstyrelsen och inom ramen för fyra basbelopp per år. 26:8 Tillstånd att använda kommunens heraldiska vapen. 26:9 Användande av kommunens logotype enligt regler/rekommendationer.
27:1 Kommunutvecklare Teckna avtal för kommunens utbyggnad och upplåtelse av optofiber inom ramen för tilldelad budget, enligt givna riktlinjer. Reviderade i kommunstyrelsen den 1 november 2005 med 249. Reviderat av Kommunstyrelsen 2005-11-22; 280 Reviderat av Kommunstyrelsen 2005-02-08; 33,. Beslut enligt kommunstyrelsen den 14 december 2004, 312 Riktlinjer framgår av bilagor
Bilaga 1 Beslutanderätt inom kommunstyrelsens förvaltningsområde - riktlinjer Beslutsförläggningen gäller viss angiven eller närmast högre befattningshavare, i linjeorganisationens hela kedja inom respektive kontors verksamhetsområde, i fråga om delegation till anställd. Det innebär att en chef är oförhindrad att utöva samma beslutanderätt som enligt kommunstyrelsens delegationsbeslut angivits tillkomma honom en underställd befattningshavare. Om chef önskar förbehålla sig beslutanderätten i ett visst ärende eller i en viss typ av ärenden, skall den som enligt förteckningarna tillagts beslutanderätten underrättas härom i förväg. Chefen övertar i sådana fall ansvaret för ärendets/ärendenas vidare handläggning på längre eller kortare tid. Chefs beslut om att förbehålla sig beslutanderätt kan ske när vikarie för delegat sätts in, vid nyanställning av befattningshavare på tjänst med delegationsuppdrag och i särskilda fall när omständigheterna är sådana att delegaten inte skall utöva sin beslutanderätt. För utövande av delegerad beslutanderätt gäller följande riktlinjer Allmänt 1. Delegerad beslutanderätt får inte utövas i ärende, som är av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt. 2. För delegat som utövar av kommunstyrelsen delegerad beslutanderätt tillämpas jävsreglerna i kommunallagen och i förvaltningslagen i förekommande fall. 3. Ärende vari arbetsutskottet tillagts beslutanderätten skall hänskjutas till kommunstyrelsen för avgörande av styrelsen samfällt, om minst två av ledamöterna i utskottet begär det. 4. Ärende vari förhandlingsdelegerade, presidium, ordföranden eller anställd tillagts beslutanderätten, får delegerade/delegaten, om ärendets beskaffenhet kan anses påkalla detta, överlämna till kommunstyrelsen. 5. Om förhandlingsdelegerade eller presidium ej är ense om beslutet så skall ärendet hänskjutas till kommunstyrelsen för avgörande. 6. Som en förutsättning för utövande av delegerad beslutanderätt gäller i samtliga fall att utfärdade riktlinjer som övriga bestämmelser för verksamheten iakttas. 7. I de fall ersättare har utsetts för delegat gäller att ersättaren går in i delegatens ställe vid delegatens frånvaro från tjänst genom sjukdom, tjänstledighet, semester, tjänsteresa eller dylikt. MBL 8 Den som ansvarar för beredning av ärende inför styrelsen eller som beslutar i ärende enligt delegationsuppdrag ansvarar också för förhandling och information enligt MBL i förhållande till de fackliga organisationerna.
Kostnadsansvar 9 Beslutsfattaren har att förvissa sig om att erforderliga anslag finns för de kostnader, som kan föranledas av beslutet. Vederbörande är också skyldig att vid utövande av sin beslutanderätt beakta de riktlinjer som har utfärdats. Anmälan av delegationsbeslut 10 Beslut, fattade med stöd av delegationen, skall anmälas till kommunstyrelsen senast två månader från beslutstillfället. Anmälan skall som regel ske genom att beslutet upptages i beslutsförteckning, som förelägges nämnden. Anmälningsrutinerna skall vara utformade på ett sådant sätt, att kommunstyrelsen får tillfredsställande insyn i och kontroll över hur beslutanderätten utövas. Om det för vissa typer av beslut av praktiska skäl inte är möjligt att uppta besluten på särskilda beslutsförteckningar, skall anmälan fullgöras på ett annat lämpligt sätt, t ex genom periodiska rapporter eller förteckningar eller genom olika former av driftsstatistik.
Bilaga 2 Verkställighetsuppgifter Vid genomgång av delegationsfrågor i samband med decentraliseringsarbetet har frågan rörande gränsdragning mellan beslut och verkställighet gåtts igenom. Denna gräns kan vara svår att dra i vissa fall. Kännetecknande för ett beslut är att det skall kunna överklagas och att beslutsalternativ finns. Följande förteckning har sammanställts beträffande åtgärder som skall betraktas som verkställighet: Åtgärd Anmärkning Personalfrågor Ledigkungöra tjänster och vikariat Pröva tjänstbarhet Anställningsbevis Arbetsbetyg och intyg Beslut om förkortad uppsägningstid Entledigande på begäran av personal Tjänsteresor inom befattningens uppdrag Övriga tjänsteresor, studiebesök, konferenser, utbildning mm Representation och uppvaktningar Semesterbeslut Korttidsledighet, högst en dag per tillfälle (ej avtalsreglerad) Ledighet vård av barn, militärtjänst, offentligt uppdrag, facklig förtroendeman, studieledighet, läkarvård m m enligt avtal. MBL-tillämpning Mottaga anmälan från kontorscheferna om semester och avtalad tjänstledighet Reseersättning, traktamente Arbetstider, lunch mm Övriga ersättningar t ex för flyttning, telefon Expeditionsåtgärd Enligt riktlinjer Högst 3 dagar per år Expeditionsåtgärd Inom befattningens ansvarsområde Organisationsfrågor Befattningsbenämning/beskrivning (förhandlingsunderlag) Arbetsrutiner Schemaläggning Mottagnings/telefontider
Bilaga 2 forts Kapitalförvaltning Föreningsbidrag Debitera, ta ut avgift enligt taxa Söka och bevaka statsbidrag Enligt fastställda riktlinjer Avtal Interna avtal
Bilaga 3 Föreskrifter Anställd som fattar beslut enligt delegationsuppdrag skall utöver anmälan till styrelsen även anmäla beslutet till sin chef. I fråga om ärenden som ej skall bli föremål för politiska beslut åligger det kommundirektören/förvaltningschef att ansvara för behandlingen av inkomna framställningar. Delegat har att beakta att ett av målen med decentraliseringsarbetet är att skapa en effektivare handläggningsgång och förbättrad service för de som nyttjar kommunens tjänster. Chef skall anmäla till kommunstyrelsen när vederbörande tar över beslutanderätt från delegat. Kommundirektören skall anmäla till kommunstyrelsen när han/hon vidaredelegerar ärende till underställd anställd. ----------
Bilaga 4 Riktlinjer för central granskning av avtal som tecknats för kommunens räkning Nedan angivna riktlinjer avser granskning av avtalsförslag innan handlingarna undertecknas och kommunen ingår ett avtal. Med avtal avses samtliga köpeavtal eller överenskommelser som löper över en tidsperiod. Detta gäller ej köpeavtal vid engångsköp av enskilda varor, men inköpschefen bör rådfrågas när den enskilda varan är av betydande värde. Hyresavtal med enskilda hyresgäster för bostadsändamål är också undantagna. All upphandling skall ske enligt av kommunen antaget upphandlingsreglemente. När den nya lagen om offentlig upphandling träder i kraft gäller denna lag. Samråd skall ske i ett så tidigt skede som möjligt med kommunens avtalsgranskare för att denne skall informeras i ärendet och kunna ge sin syn redan på anbudsförfrågans utformning och lämplighet. I anbudsförfrågan anger man krav och villkor som sedan ligger till grund för avtal. Vid granskning skall beaktas att avtalet ej strider mot gällande beslut och att det ej i övrigt avviker från den policy kommunen har inom det området avtalet tecknas. Samordning skall ske mellan pågående anbudsförfrågningar och avtalsskrivningar. Kontroll skall även avse avtalets affärsmässighet samt juridiska och ekonomiska aspekter. Avtalet skall undertecknas av den som i ärendet äger rätt att företräda kommunen, som tillika är ansvarig för ingånget avtal samt kontrasigneras på kommunens avtalsexemplar av den som granskat avtalet. Rapportering ska ske kvartalsvis till kommunstyrelsen om vilka avtal som tecknats under perioden. Till avtalsgranskare utses kommunens inköpschef. (Ks 156/93)
Bilaga 5 Riktlinjer för handläggning av lönefrågor I skriften Demokrati och Effektivitet slås fast att för att uppnå en effektiv organisation krävs att ansvar och befogenheter decentraliseras. Detta gäller i hög grad även personalfrågorna inklusive lönesättningarna. Beträffande löner gäller att allt fler grupper får individuell och differentierad lönesättning. För att det individuella lönesystemet skall få full effekt måste bedömningarna ske av arbetsledare så nära den anställde som möjligt. Utifrån arbetsrättsliga och personalpolitiska aspekter är det viktigt att kommunen uppträder som en arbetsgivare. Det innebär att personalorganet (KS) som vid förhandlingar representeras av förhandlingsdelegationen, träffar kollektivavtal. Vid löneförhandlingar är det förhandlingsdelegationen som överenskommer med motparten om tillgängligt utrymme för löneökningar, kriterier som skall gälla vid individuell lönesättning, eventuella prioriteringar mellan grupper mm. Fördelning av tillgängligt utrymme på individnivå görs i förhandlingar mellan chef och personalorganisationerna inom resp arbets/rba enhet. När förhandlingarna preliminärt slutförts avrapporteras resultatet till förhandlingsdelegationen som upprättar överenskommelsehandlingar. Den ansvarige för lönesättningen har som lönesättningsinstrument löneläget i Götene och angränsande kommuner, näringslivet i regionen samt lönestatistik för kommuner med mindre än 30 000 invånare. Vid återbesättning av tjänst disponerar den lönesättande chefen en ram på + - 10% i förhållande till intervallet i gruppen (lägsta och högsta lönen i gr). Anställningsvillkor som ej följer av kollektivavtal eller personalpolitiska riktlinjer fastställes av förhandlingsdelegationen. Vid lönesättning av innehavare till ny typ av tjänst skall samråd ske med personalchef innan beslut fattas. Den som har rätt att lönesätta har alltid skyldighet att iaktta riktlinjer för lönesättning som finns inskrivna i kollektivavtal eller lokala riktlinjer fastställda av personalorganet (KS).
Bilaga 5 forts Fördelning av ansvar och befogenheter vid en decentraliserad lönesättning KOMMUNSTYRELSEN (personalorganet) ansvarar för - lönepolitiken FÖRHANDLINGSDELEGATIONEN ansvarar för - att kollektivavtal träffas - intresse- och tvisteförhandlingar - förslag till lönepolicy KOMMUNDIREKTÖREN Ansvarar för - fastställande av löner och andra anställningsvillkor enligt givna riktlinjer för sektorschef och direkt underställd personal. KOMMUNSTYRELSEN svarar för - att underlag och riktlinjer utarbetas för lönepolitiken samt har insyn över tillämpningen - rådgivning i avtals- och arbetsrättsfrågor - att ta fram förhandlingsunderlag - att biträda chefer och arbetsledare i förhandlingsarbetet - att biträda förhandlingsdelegationen i deras arbete - att bidra till kompetenshöjning beträffande förhandlingsarbete hos alla som har detta ansvar. LÖNESÄTTANDE CHEF/ARBETSLEDARE svarar för - att lönepoltiken med dess riktlinjer tillämpas vid lönesättning - att vid nyrekrytering sker lönesättningen inom givna ramar - att löneklassplacering sker av personal med tarifflöner och de som har lön enligt A-planen - att vid revisionsförhandling, fördelning av tillgängligt utrymme sker enligt anvisningar. (Ks 312/04 )
Bilaga 6 Riktlinjer för inköpschefens delegation Auktioner på/försäljning av överblivet kommunalt material enligt givna riktlinjer Ks 154/92 18:1 Vid överblivet materiel äger inköpschefen rätt att prissätta och försälja materielen till marknadsmässiga priser. Vid samtida större kvantiteter skall anordnas auktion där materielet blir försålt. Materiel som har försålts till ett värde av 1 000 kr eller mer skall anmälas till kommunstyrelsen (Ks 51/93)
Bilaga 7 INKÖPSPOLICY FÖR KOMMUNERNA GÖTENE, LIDKÖPING OCH SKARA SAMT DERAS BOLAG Beslut enligt kommunfullmäktige den 25 nov 1996, 105 1 Mål Upphandlings-/inköpsverksamheten skall ske med effektivitet, kompetens och i samverkan. En god totalekonomi med beaktande av miljöhänsyn skall eftersträvas. 2 Lagen om offentlig upphandling (LOU) Lagen om offentlig upphandling gäller som regelverk för all upphandling inom kommunerna. Huvudregeln är att upphandling skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn. 3 Affärsetik Alla som företräder kommunerna i upphandlingssammanhang skall uppträda på ett affärsetiskt korrekt och förtroendeskapande sätt. 4 Hälso- och miljöhänsyn Kommunerna skall verka för att upphandlingarna blir hälso- och miljöanpassade. I upphandlingarna skall ges en tydlig signal till marknaden att hälso- och miljöanpassning är ett kundkrav samt inspirera andra att handla hälso- och miljövänligt genom att vara ett gott exempel. Miljödeklarationer skall, där så är möjligt, infordras i samband med anbudsgivningen. 5 Elektronisk handel Kommunerna skall aktivt arbeta för att genomföra elektronisk handel i avsikt att effektivisera de administrativa rutinerna till förmån för kärnverksamheterna. Målen är också att kunna hantera Lagen om offentligt upphandling i en decentraliserad organisation samt att bidra till spridningen av IT-användning till företag - leverantörer. 6 Organisation Kommunstyrelsen i respektive kommun har det politiska ansvaret för kommunernas inköpsverksamhet. Inköpsenheterna i respektive kommun är en gemensam resurs för samtliga styrelser/nämnder, förvaltningar och arbetsplatser. Inköpsenheten svarar för samordning och ledning av inköpsverksamheten samt administrerar ärenden av övergripande natur. Inköpsbesluten skall följa kommunernas delegationsordningar. Avtal undertecknas av behörig befattningshavare.
Inköpsenheterna skall också medverka till att kunskapen om inköp och inköpsvillkor är tillräckligt hög ute i organisationerna. 7 Samordning Förutom att inköpssamordning skall ske mellan förvaltningarna i respektive kommun skall inköpssamordning för samtliga tre kommuner göras när så befinnes lämpligt ur totalekonomisk synpunkt. Samarbetet kan även utökas till att omfatta fler kommuner/ organisationer. Inköpsenheterna är kommunernas resurs vid samordnade upphandlingar. 8 Upphandlingsformer Lagen om offentlig upphandling behandlar en rad olika upphandlingsformer: Direktupphandling Direktupphandling innebär upphandling utan att skriftliga anbud infordras i särskild ordning. Direktupphandling får endast användas: - om upphandlingens värde understiger två basbelopp (f n 72 400 kr) - på grund av synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande enheten - om andra synnerliga skäl talar för att direktupphandling skall användas. Om möjligt skall kontakt tas med ett antal leverantörer för att jämföra kvalitet och priser. Förenklad upphandling Förenklad upphandling tillämpas om upphandlingsvärdet är mellan två basbelopp och upp till de olika tröskelvärden som anges i Lagen om offentlig upphandling. Förenklad upphandling sker genom skriftlig anbudsförfrågan med begäran om skriftliga anbud. Upphandling över tröskelvärdena Vid upphandling över tröskelvärdena tillämpas upphandlingsförfarandena öppen upphandling, selektiv upphandling samt förhandlad upphandling. Tröskelvärdena anges i myntenheten ECU (European Currency Unit). Nedan anges tröskelvärdena i ECU och SEK, exkl. moms. Upphandlingsområde Tröskelvärde ECU Tröskelvärde SEK (1996-07-01) Varor 200 000 1 865 000 Entreprenader 5 000 000 46 628 000 Tjänster 200 000 1 865 000 9 Leverantörer Leverantörer av varor eller tjänster till kommunen skall, om det krävs enligt lag eller annan författning, vara registrerade för mervärdesskatt, andra skatter och arbetsgivar-
avgift samt inneha F-skattebevis. 10 Ansvarig för upphandling Var och en som för kommunens/bolagens räkning verkställer en upphandling ansvarar för att upphandlingen sker i enlighet med Lagen om offentlig upphandling och kommunens inköpspolicy. Upphandlingar kan överprövas av Länsrätten under pågående handläggning. Efter avslutad upphandling kan talan väckas i allmän domstol av t ex leverantör som känner sig felaktigt behandlad. Den yttersta konsekvensen av en felaktig upphandling kan innebära skadeståndsskyldighet för den upphandlande enheten. Götene kommuns bilaga till inköpspolicy Miljöhänsyn Vid upphandlingen skall miljöhänsynen utgå från hälsa, säkerhet, miljö och hushållning med naturresurser. Vi skall ta hänsyn till miljöpåverkan såväl inom som utanför länet. Bedömningen bör också avse alla led alltifrån råvaruuttag, tillverkning, transporter och användning till avfallshantering. Varor bör uppfylla kriterierna för SIS Miljömärkning (Svanen). I andra hand väljs varor som klarar Svenska Naturskyddsföreningens och Handelns kriterier för Bra Miljöval. Andra miljökriterier kan tillämpas om de är ändamålsenliga. För livsmedel används kriterierna för KRAV-märkning. Personbil och lastbil som köps in eller leasas skall uppfylla kraven för miljöklass 1 eller 2. Vid inköp av tjänster eller varor då personbil eller lastbil behövs skall fordon minst uppfylla kraven för miljöklass. Vid inköp av arbetsfordon eller tjänster då arbetsfordon används gäller att fordonen bör vara certifierade. Bränsle till fordon skall vara av bästa tillgängliga miljöklass. Miljöklassat bränsle med inblandning av icke fossilbaserat bränsle väljs, när det finns tillgängligt. Varor och tjänster bör vara energi- och resurssnåla. Varor och förpackningar bör kunna återanvändas eller återvinnas. Miljöpåverkan av avfallsledet bör vara låg.
Tillägg till riktlinjer gällande upphandling inom Götene kommun Direktupphandling Bilaga 8 Enligt 6 kap 2 i Lagen om Offentlig upphandling (LOU) kan man utläsa att den upphandlade enheten vid behov skall fastställa riktlinjer för användning av direktupphandling. Med direktupphandling avses den upphandlingsform som används när upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl, såsom synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlade enheten. Avsikten med direktupphandling är i första hand mindre upphandlingar över disk dvs när ett normalt anbudsförfarande skulle innebära alldeles för höga administrativa kostnader i förhållande till upphandlingens storlek. Götene kommun har därför beslutat att direktupphandling utan infordrande av skriftliga anbud få tillämpas för varor och tjänster upp till ett (1) basbelopp och för enstaka intellektuella konsulttjänster två (2) basbelopp. Direktupphandling innebär inte att avsteg får göras från affärsmässigheten. Självklart bör den som upphandlar inhämta prisuppgifter från andra håll när så är möjligt för att göra prisjämförelse. En sådan prisjämförelse bör dokumenteras. Observera att med direktupphandling avses endast enstaka upphandlingar under ett år. Om enheten vet med sig att det kommer att ske upprepade upphandlingar inom aktuellt varuområde, skall ramavtal tecknas med tjänsten eller varan. Då skall inköpsenheten kontaktas. Som tidigare beslutats tillämpas alltid Lagen om Offentlig Upphandling vid kommunal upphandling och när ej s k direktupphandling sker skall skriftliga anbud infordras. -------
Bilaga 9 Riktlinjer för förtroendevaldas deltagande i kurser och konferenser Förtroendevald som önskar deltaga i kurs, konferens eller dylikt gör anmälan härom till ordföranden eller den som ordföranden utsett att ta emot sådana anmälningar. Ordföranden beslutar i ärendet. Delegationsbeslut upprättas som anmäles till nämnden och expedieras till den förtroendevalde och ansvarig beslutsattestant. Efter genomförd aktivitet inlämnar förtroendevald begäran om ersättning enligt kommunens bestämmelser för ersättningar till kommunalt förtroendevalda. Uppgifterna tillställs den enhet inom resp facknämnd som ansvarar för utbetalningen. Vid oklarheter i samband med beslutsattesteringen skall den ansvarige beslutsattestanten/förvaltningschefen kontakta sin ordförande för samråd före attest. Kommunstyrelsens ordförande beslutar om deltagande i kurser för ordförande i nämnd. Ovanstående riktlinjer fastsälles att gälla fr o m den 1 januari 2005. ( Ks 312/ 04