Arbetsmetoden FÖRETAGSLOTSEN Handlingsplan 2011-2015
INNEHÅLL sid 2 1. Inledning 2. Bakgrund 3. Övergripande mål Sid 3 4. Arbetssätt 5. Arbetsmetod Företagslotsen 5.1 Strategi Sid 4 Sid 5 Sid 6 Sid 8 Sid 9 6 Utvecklingsområden för Företagslotsen 6.1 Företagsservice 6.1.1 Prioriterade utvecklingsinsatser 6.2 Konkurrensutsättning 6.2.1 Prioriterade utvecklingsinsatser 6.3 Upphandling 7.3.1 Prioriterade utvecklingsinsatser 6.4 Kommunikation 6.4.1 Prioriterade utvecklingsinsatser 6.5 Uppföljning 6.6 Omvärldsbevakning
1. Inledning Örnsköldsviks kommuns Visionen är, Möjligheternas Örnsköldsvik, en hållbar och tillgänglig kommun i världsklass att leva och arbeta i och att besöka. Företagslotsen arbetar med frågor rörande kommunens näringsliv med främsta syfte att utveckla ett bra lokalt företagsklimat, vilket är viktigt för att befintliga företag ska kunna utvecklas och för att nya företag ska etablera sig på orten. Ett starkt näringsliv ger konkurrensfördelar och skapar tillväxt. Företagsklimatet påverkas till stor del av värderingar, marknadsförutsättningar, kostnadsnivåer och tillgång till kompetens. Dessutom är infrastrukturen en mycket viktig faktor för det lokala näringslivet. Ledord som snabbt, enkelt, tryggt och effektivt ska genomsyra kommunkoncernens organisation. Det är viktigt att alla involverade har ett personligt engagemang och arbetar mot samma mål. Arbetsmetod Företagslotsen För att stärka och utveckla arbetet med näringslivsfrågor och det lokala företagsklimatet i kommunen kommer arbetet att ske efter arbetsmetod Företagslotsen. De kommande åren fokuseras arbetet på företagsservice, upphandling, konkurrensutsättning och kommunikation. 2. Bakgrund Arbetsmetoden Företagslotsen startades 2003 och var mellan åren 2003 2005 ett av utvecklingsprojekten i Vision 2008. Företagare, politiker och kommunens handläggare var mycket positiva till Företagslotsens arbete och 2006 permanentades verksamheten inom Örnsköldsviks kommun. Under 2009 startade en ny fas i Företagslotsens arbete vilket innebar, att alla som arbetar inom kommunkoncernen och som har företagskontakter, ska delta i utvecklingsarbetet av arbetsmetoden Företagslotsen. För att åstadkomma ett starkt näringsliv och ett positivt företagsklimat är det viktigt att det finns goda kontaktytor, ett bra samarbete och ett gemensamt nytänkande mellan kommunen, myndigheterna och företagen på orten. 3. Övergripande mål Det övergripande målet för arbetsmetoden Företagslotsen är att Örnsköldsvik år 2015 ligger på 50:e plats i Svenskt Näringslivs årliga undersökning av företagsklimatet i Sveriges samtliga kommuner. 1 1. Enligt Svenskt Näringsliv Företagsklimatranking 2009 ligger Örnsköldsviks kommun på 103:e plats av Sveriges 290 kommuner 2
3 4. Arbetssätt Handlingsplanen för att utveckla arbetsmetoden Företagslotsen bygger på ett koncernövergripande arbetssätt konkreta och mätbara mål en kontinuerlig uppföljning av resultat en årlig revision av handlingsplanen 5. Arbetsmetod Företagslotsen 5.1 Strategi Strategin för arbetsmetoden Företagslotsen innebär att ha en sammanhållande funktion mellan kommunen och företagen följa ärenden från start till mål kartlägga företagens behov och samordna möten mellan företagare och berörda kommunala tjänstmän att handlägga ärenden snabbt och effektivt följa upp avslutade ärenden underhålla utvecklade informations- och kommunikationskanaler alltid bemöta företagare på ett positivt sätt arbeta utifrån Det goda värdskapet 2 arbeta för att alla medarbetare i kommunkoncernen ska vara delaktiga i utvecklingsarbetet av arbetsmetoden Företagslotsen utveckla företagsklimatet i kommunen så att Örnsköldsvik fortsätter att vara den ledande kustkommunen i Norrland enligt Svenskt Näringslivs företagsklimatranking. 3 2. Det goda värdskapet är konsten att få människor att känna sig välkomna och finns beskrivet i en bok av Jan Gunnarsson som är grundaren till detta koncept
6. Utvecklingsområden för Företaglotsen Handlingsplanen för att utveckla arbetsmetoden Företagslotsen fokuseras under perioden 2011-2015 till de fyra områdena, företagarservice, konkurrensutsättning, upphandling och kommunikation. 6.1 Företagsservice Arbetet med att effektivisera företagsservicen internt inom kommunens organisation ska ge förutsättningar för att utveckla befintliga företag och att nya företag väljer att etablera sig i kommunen. För att lyckas i det arbetet är det viktigt att alla anställda inom kommunkoncernen arbetar för ett bättre företagsklimat. Att utveckla och förbättra servicen till företagare kan ske dels genom att skapa mötesplatser för företag såväl i centralorten som på övriga platser runt om i kommunen, dels genom att skapa mötesplatser mellan företagare, politiker och tjänstemän. Företagslotsen ska arbeta för att utveckla en vi-känsla mellan företagare och anställda inom kommunkoncernen och att arbetsklimatet präglas utifrån det gemensamma arbetet. Det ska finnas en värdegrund som baseras på att anställda inom kommunen är till för medborgarna och företagen. Att arbeta med Det goda värdskapet 2 som förebild främjar ett positivt synsätt och leder till ett bra bemötande. 6.1.1 Prioriterade utvecklingsinsatser Arbetsmetoden Företagslotsen kommer 2011-2015 att prioritera arbetet inom nedan angivna områden. Utveckla informations- och kommunikationskanaler Information till företag ska utformas utifrån företagens behov med rätt kommunikationskanaler. Informations- och kommunikationskanalerna ska utvecklas inom kommunkoncernen. Örnsköldsviks kommun ska medverka till att skapa förutsättningar för mötesplatser där förtagare, representanter för kommunen och andra parter kan träffas för affärer och/eller erfarenhetsutbyte. Utveckla nya e-tjänster Inom Örnsköldsvik kommun pågår för närvarande ett projekt för att utveckla e-tjänster Till e-tjänsterna bör olika servicenivåer kopplas och utvecklas. Företagare ska bland annat kunna få information om vilken hjälp de kan förvänta sig att få, tidplan, kostnader och uppgifter på ansvariga handläggare. Pågående ärenden ska kunna följas via nätet av såväl företagare som kommunens personal. 4
Utveckla telefon- och e-postkulturen Via kommunens telefonväxel ska företagare snabbt kunna få kontakt med rätt handläggare beroende på ärendets karaktär. Frågor från externa via e-post ska automatiskt besvaras direkt till frågeställaren. Målsättningen är att frågor till kommunen besvaras inom 3 dagar, om inte annat meddelas. Detta mål ska ingå i servicegarantin. Utbilda personal Kommunens personal ska få utbildning i Det goda värdskapet 2 med syfte att skapa en gemensam värdegrund och att utveckla serviceandan. 6.2 Konkurrensutsättning För att uppnå en större öppenhet beträffande konkurrensprövning, upphandling och klarläggande av illojal konkurrens behövs en uppdatering av dokumentet från 2004 Policy för konkurrensutsättning av kommunal verksamhet. Ett övergripande handlingsprogram med åtgärder och ansvar bör snarast tas fram. Handlingsplanen bör täcka in nya förutsättningar för konkurrensprövning, nya metoder för upphandling och metoder för att minska illojal konkurrens. Tillsammans med detta bör även Småföretagarpolitiskt program från 2006 ses över. 6.2.1 Prioriterade utvecklingsinsatser Information och kommunikation Konkurrensutsättningsprogrammet och dess effekter ska tydliggöras. Information om åtgärder och resultat bör ges årligen. Analysen visar att det redan idag är många verksamheter som konkurrensprövats. En total sammanställning över samtliga förvaltning har inte gjorts eller tillkännagivits för företagare och media. Omvärlden bör få vetskap om vad som redan gjorts för att kunna skapa sig en helhetsbild. Skapa en kommunikationsplan som anger vad som ska ut på upphandling, när och till vilka. Bjuda in till återkommande träffar/seminarier med lokala leverantörer och entreprenörer, såväl befintliga som potentiella, för dialog om konkurrensprövning, upphandling, illojal konkurrens med mera. 5
6.3 Upphandling I alla undersökningar om företagsklimat har den kommunala upphandlingen spelat en stor roll. Få kommunala verksamheter berör den enskilde företagaren så mycket. Det handlar inte enbart om enskilda upphandlingar utan även om tilltron till hur upphandlingsarbetet har gått till. Företagare önskar öppenhet, tydlighet och att det ska vara lätt att erbjuda sina varor och tjänster till kommunen. För offentliga upphandlingar krävs att regler och anvisningar följs och det innebär också att vilket företag som helst, såväl inom som utom kommunen, kan vinna upphandlingen. Det kan vara svårt att förstå för den enskilde företagaren inom kommunen. Därför är det viktigt att kommunens upphandlingsenhet möter företagare för att diskutera upphandlingsfrågor. 6.3.1 Prioriterade utvecklingsinsatser Följande aktiviteter och åtgärder planeras under 2011-2015. informera företag Erbjuda information om kommunens upphandlingar till företag. Gärna med massmedial bevakning. Informationsaktiviteter Annonsera kommunens aktuella upphandlingar i den lokala dagspressen, med hänvisning till webbadress. Det ska vara lätt att få information om aktuella upphandlingar på kommunens webbplats. Kommunens upphandlingsenhet ska aktivt delta på den årliga Företagardagen och där informera om hur inköpsarbetet går till, visa hur databasen fungerar och boka in besök ute på företag. Kommunens upphandlingsenhet bör även delta på Företagslotsens informationsmöten, frukost- och lunchmöten på olika orter inom kommunen Delta i bildande av branschråd Utveckling Vidareutveckla de två olika modellerna entreprenadmodellen (hårda sektorn) och valfrihetsmodellen (mjuka sektorn). Upphandling Upphandla i mindre enheter så att fler små och medelstora företag kan delta. Förbättra och förtydliga informationen vid och om upphandlingen till företag. Inte begära in mer dokumentation än nödvändigt. Kommunen kan själv inhämta uppgifter från Skattemyndighet, Bolagsverk och andra myndigheter. Förbereda upphandlingen genom marknadsanalyser och dialog med företag. Enbart ha relevant information i förfrågningsunderlaget. 6
Beställarkompetens Det är av största vikt att det är kvalificerad och kunnig personal som handlägger kommunens upphandlingar. Beställarkompetensen måste vara på samma nivå som hos leverantörer och entreprenörer. Utbildning Utbilda nyckelhandläggare internt inom kommunkoncernen. Utbilda småföretagare på orten i den kommunala upphandlingens regler och principer. Samverkan Visa på möjligheterna och uppmuntra till samverkan företagen emellan för att öka konkurrenskraften vid upphandlingar. 7
6.4 Kommunikation En väl fungerande kommunikation är avgörande för att kunna påverka värderingar och uppfattningar som är viktiga delar av företagsklimatet. Företagens uppfattning av företagsklimatet påverkas av vad man känner till om förutsättningar för företagande och insatser för näringslivets utveckling. Kommunikationsarbetet ska pågå fortlöpande och kontinuerligt med temporära aktiva punktinsatser. Det är viktigt att se kommunikationsarbetet som en del i Företagslotsens alla utvecklingsområden: Företagsservice, Konkurrensutsättning och Upphandling Enligt Örnsköldsviks kommuns kommunikationspolicy är inriktningsmålet för den externa kommunikationen: Att forma varumärket Örnsköldsvik och medverka till kommunens tillväxt genom att öka intresset och engagemanget för Örnsköldsvik från människor, näringsliv och medier. Bilden av Örnsköldsvik ska fokuseras på att kommunicera handlingskraft, möjligheter och mångfald. Kommunikationen ska koncentreras på det som görs för att utveckla Örnsköldsvik, det Örnsköldsvik erbjuder samt den målsättning som finns för Örnsköldsvik. Det ska finnas ett tydligt ansvar för kommunikationsarbetet med arbetsfördelning, planer för enskilda insatser och en årlig handlingsplan. Planen bör fokusera på såväl intern som extern kommunikation. 6.4.1 Prioriterade utvecklingsinsatser Att göra en kommunikationsplan Exempel på aktiviteter för att informera om Företagslotsen: Personifiera lotsarna på webbplatsen - presentera lotsarna via bildspel, kontaktuppgifter och respektive specialområde. Lyfta fram goda exempel- intervjua och fotografera företagare och anställda på olika företag, vilka berättar om sina erfarenheter av kontakter med Företagslotsen. Materialet publiceras på webbplatsen, men ska också kunna användas i andra sammanhang, till exempel vid produktion av tryckt material. 8
Informera om vad Företagslotsen gör- producera en aktivitetskalender som informerar om aktuella och planerade arrangemang. Kalendern ska presenteras på webbplatsen, i annonser och kunna skickas per post. 6.5 Uppföljning Arbetsmetoden Företagslotsen ska regelbundet följas upp. Även företagarnas upplevelse av kontakter med Företagslotsen och övriga verksamheter i kommunen ska följas upp. Örnsköldsviks kommun deltar årligen Svenskt Näringslivs förtagsklimatranking. Det är dessutom beslutat att kommunen ska delta i SKLs (Sveriges Kommuner och Landsting) undersökning av kommunens företagsklimat jämfört med övriga kommuner i Sverige. Resultat av mätningar och uppföljningar ska återkopplas till Kommunstyrelsen, kommunala nämnder, förvaltnings- och bolagsledningar samt bolagsstyrelser. 6.6 Omvärldsbevakning Omvärldsbevakning ska vara ett naturligt inslag i det dagliga arbetet för att ständigt förbättra arbetsmetoden Företagslotsen. 9 tel 0660-880 18 www.ornskoldsvik.se/foretagslotsen