SAMVERKANSFORUM - ETT SAMARBETSPROJEKT LÄGESREDOVISNING 2006-12-31

Sidan 1 av 14 SAMVERKANSFORUM - ETT SAMARBETSPROJEKT LÄGESREDOVISNING 2006-12-31 SAMVERKANSFORUM BANVERKET - FORTIFIKATIONSVERKET - JERNHUSEN AB LUFTFARTSVERKET - NATURVÅRDSVERKET RIKSANTIKVARIEÄMBETET RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN SJÖFARTSVERKET - SPECIALFASTIGHETER SVERIGE AB - STATENS FASTIGHETSVERK - SVENSKA KRAFTNÄT - VASALLEN AB - VÄGVERKET 1

Sidan 2 av 14 SAMVERKANSFORUM - ETT SAMARBETSPROJEKT Lägesredovisning 2006-12-31 av verksamheten 2006 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING GEMENSAMMA MÅL OCH AKTIVITETER VERKSAMHETEN I NÄTVERKEN Arkitektur och kulturmiljö Förvaltning Hållbar utveckling Projektledning Regler och avtal Verksamhetsledningssystem BILAGOR Grupper och nätverk Samverkansforums Ekonomi Mötesdagar under 2006 Rapportering från Samverkansforums utvecklingsprojekt 2

Sidan 3 av 14 INLEDNING Samverkansforum startade genom en överenskommelse i maj 2001. Följande organisationer ingår i samarbetsprojektet och är medlemmar : Banverket Fortifikationsverket Jernhusen AB Naturvårdsverket Riksantikvarieämbetet Riksdagsförvaltningen Sverige AB Statens fastighetsverk Svenska Kraftnät Vasallen AB Syftet med Samverkansforum är att skapa förutsättningar för ett brett erfarenhetsutbyte och utveckling i gemensamma frågor bland statliga byggherrar och förvaltare. Samverkansforum är ett för medlemmarna gemensamt projekt, vars verksamhet finansieras genom medlemsavgifter och medlemsorganisationernas egna arbetsinsatser. Samverkansforums arbete har främst bedrivits genom nätverken: 1. Arkitektur och kulturmiljö 2. Förvaltning 3. Hållbar utveckling 4. Projektledning 5. Regler och avtal 6. Verksamhetsledningssystem Under 2006 har ledningsgruppen även låtit genomföra en utvärdering av Samverkansforums verksamhet tiden 2004-2006. Utvärderingen har redovisats för styrgruppen, som har beslutat att verksamheten skall fortsätta. I samband med detta har även frågan om Samverkansforums juridiska status tagits upp. Styrgruppen har fastställt att Samverkanforum är ett gemensamt projekt, som bedrivs av medlemmarna i enlighet med den ursprungliga överenskommelsen från 29 maj 2001 Samverkansforum är därmed inte någon egen juridisk person. Personer som under året ingått i styrgrupp, ledningsgrupp, nätverk samt kansli framgår av bilaga 1. 3

Sidan 4 av 14 GEMENSAMMA MÅL OCH AKTIVITETER Möten, information och administration Samverkansforum har genomfört två styrgruppsmöten och fem ledningsgruppsmöten under året. Sammanträdesdagar för styrgrupp, ledningsgrupp och nätverk framgår av bilaga 3 och de publikationer som givits ut sedan starten 2001 redovisas i bilaga 4. De finns även på hemsidan under rubriken Utvecklingsprojekt. Protokoll från möten finns att hämta på hemsidans medlemssidor. Den årliga Samverkansdagen ägde rum den 23 oktober i konferensavdelningen på Naturvårdsverket. Ett fyrtiotal personer deltog. Tonvikten låg detta år på energifrågor och hållbar utveckling. Pär Holmgren, meteorolog, berättade bl.a. om vart vädret är på väg, växthusgaser, och vilka effekterna blir extremare väder med översvämningar, värmeböljor, torka och stigande havsnivåer. Jarl Hammarqvist, Transek, redovisade uppdraget Hållbar utveckling i flera dimensioner, som genomförts på initiativ av nätverket Hållbar utveckling. Syftet var att utreda vad det innebär att arbeta med hållbar utveckling, vad regeringen förväntar sig, hur företag och organisationer, som har kommit en bit på väg, gör och om Samverkansforums medlemmar redan idag gör något som ryms inom begreppet. Ett utförligt referat från Samverkansdagen redovisas på hemsidan. Hemsidans medlemssidor är den samlade informationskanalen för Samverkansforums verksamhet. Där finns såväl aktuella dokument, kalendarium mm som äldre information arkiverad. Därutöver har kansliet utarbetat fem informationsblad, i februari, april, juni, oktober och december. Dessa har sänts ut till medlemsorganisationerna och samtliga personer som på något sätt medverkar i Samverkansforums grupper och nätverk samt till andra samarbetsinstanser. De finns också att hämta på Samverkansforums hemsida utan inloggning på medlemssidorna. Under året har medlemsavgifter och fakturor hanterats via i Sverige AB, där ledningsgruppens nuvarande ordförande arbetar. Tiden 2001-2005 har detta skötts av Statens fastighetsverk. Speciella projekt Under 2006 har verksamheten i Samverkansforum utvärderats av Tyréns Temaplan, en utomstående konsult. Utvärderingen finns på hemsidans medlemssidor under rubriken Utvärdringar. Övrigt Verksamheten i Samverkansforum har beröringspunkter med den i flera andra organisationer bl.a. från Byggherreforum, UFOS, Rådet för byggkvalitet (BQR), BKK,, FIA, BIC, Nationell byggsamordnare, 4

Sidan 5 av 14 Kretsloppsrådet, Energialliansen, Miljöstyrningsrådet. I flera av ByggherreForums verksamhetsutskott mm och i UFOS deltar representanter för Samverkansforums medlemsorganisationer. Bevakningen av vad som sker inom andra organisationer görs främst inom de nätverk som är berörda. Vid ledningsgruppens möten sker dock fortlöpande övergripande rapportering om medverkan i eller kontakter med andra organisationer. Samverkansforum som organisation har även deltagit i UFOS arbete och i förstudien Energialliansens för bebyggelse. En studieresa till Bryssel för att besöka olika EU-institutioner genomfördes i september. Deltagare var medarbetare i Samverkansforums medlemsorganisationer, främst sådana som ingår i de olika nätverken. Medlemsorganisationerna svarade fullt ut för kostnaderna för sina medarbetares del i arrangemangen. VERKSAMHET I NÄTVERKEN NÄTVERKET FÖR ARKITEKTUR OCH KULTURMILJÖ Erfarenhetsutbyte Nätverket fungerar som ett forum utbyte av erfarenheter och inhämtning av idéer och inspiration sker. Målet är att skapa förutsättningar för ett kompetent och kraftfullt agerande i arkitektur och kulturmiljöfrågor inom respektive organisation. Under året har nätverket haft fyra möten, bl.a. ett strategimöte för att lägga upp arbete och inriktning. I samband med mötet i mars presenterades den Nationella träbyggnadsstrategin av bl.a. Lorentz Andersson och Christina Leideman. De informerade även om Näringsdepartementets möte den 11 maj ang. statliga byggherrars medverkan i den svenska träbyggnadsstrategin, som Samverkansforums medlemmar och övriga statliga fastighetsägare bjöds in till. Den 19 september arrangerade Stockholm en seminariedag i Stockholm. redovisade Södra länkenprojektet, och diskussioner fördes om erfarenheter från projektet. Lars Kjellgren från nätverket regler och avtal var inbjuden för utbyte av erfarenheter kring upphandling av arkitekt- och konsulttjänster i tidiga skeden. Den 22 november inbjöds författaren till boken Riv stuprören, Kjell Åke Lantz, till ett halvdagsseminarium. Författarens erfarenhe-ter låg till grund för en diskussion om de representerade verkens si-tuation och arbete med processer och organisation. Projekt Regeringens handlingsprogram för arkitektur 5 år senare Verken skall verka för att de statliga målen i den av regeringen utarbetade handlingsplanen för arkitektur, formgivning och design upp- 5

Sidan 6 av 14 nås. 1998 gav regeringen åtta myndigheter i uppdrag att formulera sin arkitekturpolicy / kvalitetsprogram för arkitektur. Nätverket har under sina verksamma år medverkat till utvärdering av efterlevnad samt fört en dialog med Kulturdepartementet och med Rådet för ar-kitektur, form och design. Nätverket arbetar för att sprida exempel på bra arkitektur och design både inom resp. verk och utanför dessa. Under 2006 har ett utbildningsmaterial tagits fram som behandlar: Arkitektur och värde Arkitektur och funktion Arkitektur och plats Arkitektur och tid Arkitektur och byggnadsskick Arkitektur och hållbarhet Utbildningsmaterialet har prövats under vintern 2005-06, därefter slutbearbetats och färdigställts i form av en bok samt ett utbildningsmaterial i CD-format. Boken heter Arkitektur för livet om nutidens arkitektur mellan dåtid och framtid (ISBN 13:978-976489-0-5 samt ISBN 10:91-976489-0-6). Boken är författad av Louise Nyström och kan beställas från UFOS, www.offentligafastigheter.se. NÄTVERKET FÖRVALTNING Nätverket skall utbyta erfarenheter om och utveckla en effektiv förvaltning främst avseende drift- och underhåll samt användning och effektivisering av energi. I detta ingår Utredning kring begreppen drift-underhåll-investering. Nyckeltal och benchmarking Input från förvaltningen i projekt i tidiga skeden Genomgång av dataverktyg för förvaltning som finns på plats hos olika medlemsorganisationer Studier och kunskapsspridning kring energi och energieffektiviserande åtgärder Under året har nätverket genomfört fem träffar varvid frågor i enlighet med verksamhetsplan 2006 diskuterats. Den stora frågan för nätverket har under 2006 varit att producera en rapport avseende definitioner av drift m.m. Denna skrift avses utgöra underlag för det kommande benchmarkingarbetet inom nätverket. Det är nätverkets förhoppning att även om man inte aktivt har möjlighet att delta i förvaltningsnätverkets benchmarkingarbete kommer man att ha stor nytta av skriften vid jämförelser med andra organisa- 6

Sidan 7 av 14 tioner men även när det gäller att definiera och följa sin egen verksamhet. Nätverket har ansvarat för att Samverkansforum varit representerat i Energialliansen. NÄTVERKET HÅLLBAR UTVECKLING Nätverket skall bidra till utvecklingen av miljöarbetet inom bygg-, anläggnings- och fastighetsbranschen. Genom gemensamma projekt ska kompetensen höjas och ge underlag till den offentliga sektorns förändringsarbete för en hållbar utveckling. Nätverket har träffats fyra gånger under 2006. Dessutom har arbetsgrupper inom nätverket drivit utvecklingsprojekt, se nedan. Under våren 2006 har en slutrapport av projektet Kartläggning av branschnyckeltal inom miljöområdet publicerats. Av den framgår bland annat att fyra nyckeltalsområden inom miljö skulle kunna vara möjliga att använda. Dock måste avgränsningar göras. Därför har man, inom tre av dessa områden tagit fram mer detaljerade nyckeltal. Totalt har fem förslag på nyckeltal presenterats. Rapporten kan laddas ner från hemsidan. I utvecklingsprojektet Hållbar utveckling i flera dimensioner redovisas vad begreppet Hållbar utveckling innebär ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar utveckling samt vilka ägarens förväntningar är på Samverkansforums medlemsorganisationer när det gäller arbetet med hållbar utveckling. Målet är också att sammanställa de möjligheter som finns inom organisationerna att arbeta med hållbarhet i alla dess tre dimensioner och de strategiska värden detta skulle kunna ha. Den första delrapporten kan laddas ner från hemsidan och arbetet med den andra delrapporten är i sitt slutskede och beräknas kunna läggas ut på hemsidan i februari 2007. Nätverket har ansvarat för Samverkansforums representation i Byggsektorns Kretsloppsråd. Vid årsskiftet 2006/07 ändras nätverkets namn till nätverket Ekologiskt hållbar utveckling. NÄTVERKET PROJEKTLEDNING Nätverket Projektledning har som övergripande mål att genom aktiv samverkan stärka och utveckla projektledning i statligt byggande och förvaltning. Nätverket har under året träffats vid fyra tillfällen och bl.a. diskuterat uppbyggnad av projektledningsorganisationer inom statliga byggherrar, kompetenskrav för projektledare samt hjälpmedel för projektledning. Då speciella kompetenskrav kan ställas på de pro- 7

Sidan 8 av 14 jektledare som ska arbeta med projekt åt Samverkansforums medlemmar har diskussionerna resulterat i att ett gemensamt utredningsprojekt för att definiera kompetenskrav och eventuell certifiering av projektledare skall genomföras. NÄTVERKET REGLER & AVTAL Nätverket har som målsättning att skapa förutsättningar för ett kompetent och kraftfullt agerande som statlig byggherre och förvaltare genom utveckling och påverkan av regler och avtal, medverka med synpunkter under remissförfaranden, utbyte och tillämpning av vunna erfarenheter och genom bevakning och utbyte av relevant information. Nätverket har haft fyra möten, varav ett tvådagarsmöte, som främst ägnats åt genomgång och jämförelser om AF-mall och AB 04. I samband med mötena har rundvandringar gjorts i riksdagens lokaler och i Södra Bancohuset, som nyligen tagits i bruk av Statens fastighetsverk. Vid mötena har utbytts kunskap och erfarenheter, redovisats goda exempel samt bearbetats frågor som är kopplade till nätverkets områden. Verksamheten har fokuserats på tre aktiviteter: Lagen om offentlig upphandling - nätverket har utvecklat kunskap om vad lagen säger och en gemensam syn på hur den skall tillämpas. AB-regelverket - nätverket har följt och påverkat BKK:s arbete, givit underlag till nätverksmedlemmarnas individuella synpunkter till BKK och lämnat remissynpunkter. Uppföljning av leverantörer Vid anbudsutvärdering i tjänsteoch entreprenadupphandlingar är den offererade projektorganisationens erfarenhet och kvalifikationer ett viktigt utvärderingskriterium. Nätverket arbetar därför för att skapa en rutin för systematisk erfarenhetsåterföring avseende konsulters och entreprenörers insatser i genomförda projekt. Inventering av tillvägagångssätt bland nätverkets medlemsföretag är påbörjad. Genom att de som ingår i nätverket i sina egna organisationer arbetar med de frågor som behandlas, kan de direkt implementera den kunskap och den erfarenhet som kommer fram vid mötena. NÄTVERKET VERKSAMHETSLEDNINGSSYSTEM Verksamhet Mål för nätverkets verksamhet är att öka kunskapen och nå samsyn kring identifierade viktiga områden som rör verksamhetsledningssystem samt sprida kännedom om detta och bidra till utvecklingen. Nätverket bildades vid årsskiftet 2005/06, verksamheten har under året i huvudsak inriktats mot att formulera nätverkets verksamhetsinriktning samt att hitta lämpliga aktiviteter och utvecklingsprojekt. Tid har också ägnats åt att hitta formerna för att bedriva verksamheten. 8

Sidan 9 av 14 Nätverksmedlemmar Av Samverkansforums 13 medlemsorganisationer har 10 utsett representanter till nätverket. Nätverksmöten Nätverket har under 2006 träffats regelbundet. Under året har tre heldagsmöten genomförts samt ett tvådagarsmöte i seminarieform. Deltagarfrekvensen vid mötena har i genomsnitt varit 7 personer. Seminariemötet ägnades åt en skriftlig och muntlig redovisning av nuvarande status avseende verksamhetsledningssystemen i de deltagande organisationerna. Redovisningarna följdes av en fördjupad frågestund och erfarenhetsutbyte. Vid övriga möten har i huvudsak följande punkter behandlats: Nätverkets arbetsformer Nätverkets framtida inriktning Kommande verksamhet samt utvecklingsprojekt. Övriga frågor Utvecklingsprojekt Inga projekt har drivits under året. Däremot har beslut fattats om start av följande projekt för 2007: Projektbeskrivning för projektet 1 Hur kan man få mål- och resultatstyrning och processtyrning att samverka för att möjliggöra en effektivare verksamhet? Projektbeskrivning för projektet 2 Hur arbetar man med och stimulerar till ständiga förbättringar? Projektbeskrivning för projektet 3 Hur utvärderas verksamhetsledningssystemet och dess effekter? 9

Sidan 10 av 14 SAMVERKANSFORUMS GRUPPER OCH NÄTVERK BILAGA 1 Styrgrupp Hans Öhman Sören Häggroth Per Berggren Håkan Jonforsen Lars-Erik Liljelund Marianne Lundberg Per Bengtsson Tage Edvardsson Curt Bylund Bo Jonsson, Ordf Bo Krantz Håkan Steinbüchel Ingemar Skogö Ledningsgrupp Lars Redzter Jari Lalli Robert Wibom Sten Hultquist Tomas Lindgren, del av år Johann Rollén, del av år Bo Lundin Marianne Lundberg Lars Hällgren Kjell Jacobsson Lars Lidén, Ordförande Kerstin Keereweer Ola Nilsson Per-Olof Lövmar Banverket Fortfikationsverket Jernhusen AB Naturvårdsverket Riksantikvarieämbetet Riksdagsförvaltningen Statens fastighetsverk Svenska kraftnät Vasallen Banverket Fastighetsverket Fortfikationsverket Jernhusen AB Naturvårdsverket Riksantikvarieämbetet Riksdagsförvaltningen Svenska kraftnät Vasallen Nätverket för Arkitektur och kulturmiljö Lena Lingqvist Banverket Anna Saga Jannsen Fortifikationsverket Annica Sveholm, del av året Anders Bergquist Naturvårdsverket Sune Lindkvist Riksantikvarieämbetet Rolf Egertz Riksdagsförvaltningen Lars Lidén Ulrika Bergström, Ordförande Statens fastighetsverket Torbjörn Sunesson Gunilla Sorti Lena Lingqvist Banverket Nätverket för förvaltning Kenth Carlsson Anders Ingelmark, Ordförande Morgan Eriksson ersättare Stefan Stenberg Rickard Arvidsson Kajsa Sundberg Arne Holmqvist Kjell Jacobsson Mats Adell Patrik Häggstrand Banverket, Fortifikationsverket Fortfikationsverket Naturvårdsverket Naturvårdsverket Riksdagsförvaltningen Statens fastighetsverk 10

Sidan 11 av 14 Per Kvarnefalk Sören Hellström Hans Kvarnlöf Svenska Kraftnät Vasallen Nätverk Hållbar utveckling Malin Kotake, föräldraledig del av året Banverket Michelle Ek, del av året Banverket Sofia Landstorp, f.d.löfberg, ordf del av år Fortifikationsverket Kajsa Sundberg Naturvårdsverket & kansliet Thomas Åhsberg Elisabet Francke Eva Bergius Svenska Kraftnät Erica Gyllered, ordf del av år Statens fastighetsverk Maria Fryklund, del av år Statens fastighetsverk Richard Westling, del av år Vasallen AB Nätverket Projektledning Magnus Ågren Tomas Lindgren, ordf del av år (kontaktperson: KajsaSundberg) Lars Brandt Christian Lagerwall Lars Lidén Lisbeth Söderhäll Nätverket Regler & avtal (Göran Belin, föräldraledig 2006) Lennart Kjellin Bo Norr Ulf Hofstedt Lars Hällgren, Ordförande Leif Eriksson Claes Bylander Bengt Nilsson Ove Magnusson Johanna Olsson Kristina Lundström Fortifikationsverket Naturvårdsverket Riksantikvarieämbetet Statens fastighetsverk Banverket Fortifikationsverket Riksantikvarieämbetet Riksdagsförvaltningen Statens fastighetsverk Svenska Kraftnät Vasallen Nätverket Verksamhetsledningssystem Göran Reinestam, Ordförande Banverket Magnus Sand Fortfikationsverket Anna Arvidsson (kontaktperson: KajsaSundberg) Naturvårdsverket Johan Åkerblom Elisabet Francke Erica Gyllered Statens fastighetsverk Eva Bergius Svenska kraftnät Håkan Andershed Vasallen Gunnar Bengtsson Samverkansforums kansli Kajsa Sundberg (Naturvårdsverket) 11

Sidan 12 av 14 SAMVERKANSFORUMS EKONOMI 2006 LÄGESREDOVISNING I PROJEKTET PER 06-12-31 BILAGA 2 Tillgängliga medel 2006 Medlemsavgifter 2006 Medel kvar från 2005 1 Särskild finansiering ** Summa 900 000 kr 298 050 kr 350 000 kr ----------------- 1 548 050 kr Kostnader Gemensamma Kansli Gemensamma aktiviteter inkl. samverkansdag Byggsektorns kretsloppsråd Hemsida Speciella projekt 375 600 2 kr 61 900 kr 47 000 kr 14 150 kr 103 100 kr I nätverken Arkitektur Förvaltning Hållbar utveckling Projektledning Regler och avtal Verksamhetsledningssystem 128 750 3 kr 40 000 kr 90 000 kr 0 kr 25 000 kr 0 kr Särskild finansiering UFOS** Summa 350 000 kr ----------------- 1 235 500 kr Tillgängliga medel 2006-12-31 Medel i projektet som överförs till 2007 4 312 550 kr ** finansieras av och Statens fastighetsverk 1 Kvarvarande medel från 2005 justerade maa att en faktura betalades av en av medlemsorganisationerna i stället för av Samverkansforum 2 Inkluderar hyra och drift för 2007 på Vasagatan 52, 48 000 kr, som betalats 2006 3 Inkluderar arvode på 5 750 kr avseende projekt planerat att genomföras 2007, men som redan genomförts och betalats 2006. 4 Enligt den information kansliet har 2007-01-31 12

Sidan 13 av 14 BILAGA 3 MÖTESDAGAR 2006 Jan Feb Mar Apr Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Samverkansdagen 23 Styrgruppen 12 1 Ledningsgruppen 27 6 30 28 16 Nätverken Arkitektur 21 16 19 22 Förvaltning 7 30 14 19 12 Hållbar utveckling 16 10 20 7 Projektledning 12 15 17 5 Regler och avtal 5 7-8 13 29 Verksamhetsledningssystem 27 27 14-15 25 Nätverkssamordning 10 16 25 15 13

Sidan 14 av 14 Bilaga 4 RAPPORTERING FRÅN SAMVERKANSFORUMS UTVECKLINGSPROJEKT Böcker att beställa Arkitektur - Om konsten att sätta kvalitet och skönhet i fokus - Samverkansforum för statliga byggherrar, ISBN 91-631-6226-1. Boken kan beställas från Samverkansforums kansli info@samverkansforum.nu. Arkitektur för livet om nutidens arkitektur mellan dåtid och framtid, ISBN 13:978-976489-0-5 samt ISBN 10:91-976489-0-6, Louise Nyström. Boken kommer att (2006-10-23) kunna köpas från UFOS, www.offentligafastigheter.se Projektrapporter, informationsblad mm att hämta på www.samverkansforum.nu under rubriken UTVECKLINGSPROJEKT Byggherrens miljöstyrning av projekt - Hus aktivitetsbeskrivning och checklista Byggherrens miljöstyrning av projekt - Anläggningar aktivitetsbeskrivning och checklista Definition och gränsdragning av begreppen Drift, Underhåll och Investering prel. version (2006-10-23) Erfarenhetsutbyte kring miljöledningssystem Granskning av Miljöstyrning av projekt Hållbar utveckling i flera dimensioner del I Kartläggning av Branschnyckeltal inom miljöområdet Miljöledningssystem - infoblad Miljöbedömningsverktyg Principer för dokumentationskrav för anläggningar och fastigheter Statliga byggherrars minimikrav avseende kvalitetssäkring vid upphandling av entreprenörer och teknikkonsulter Uppföljning av miljölagstiftning infoblad och rapport Utveckling av revisionsnätverk inom Samverkansforum infoblad och rapport Uppföljning av krav på kvalitetssäkring under genomförandeprocessen 14