Europeiska kommissionen Förenkling av sammanhållningspolitiken för perioden 2014-2020 Innehållsförteckning Inledning 2 Vad är förenkling? 3 Hur kan förenkling uppnås? 4 Vilka är kommissionens förslag? 5 1 Harmonisering av reglerna med andra gemensamma strategiska ramfonder (GSR-fonder) 5 2 Ökad flexibilitet vid utformningen av program och system 6 3 Ökad proportionalitet 7 4 Ökad rättssäkerhet genom tydligare regler 8 5 Effektivare genomförande och enklare rapportering 9 6 Minskad administrativ börda för stödmottagarna 10 7 Ett steg mot resultatbaserad förvaltning: den gemensamma handlingsplanen 11 8 e-sammanhållning 13 9 Förenkling av Europeiskt territoriellt samarbete 14 10 Förenkling av Europeiska socialfonden 15 Förenkling är ett gemensamt ansvar 16 Hur vet vi att vi har lyckats? 17 Vad kan jag göra? 18 Kommissionens förenklingstips 19 Sammanhållningspolitiken Februari 2012
2 Europeiska kommissionen lade fram sina förslag om sammanhållningspolitiken 2014-2020 i oktober 2011. Man håller just nu på att förhandla om förslagen med rådet och Europaparlamentet för att i god tid uppnå en överenskommelse så att de nya programmen kan genomföras smidigt. Den 8 februari antog kommissionen ett meddelande om de viktigaste förenklingarna för respektive politikområde. Syftet med meddelandet är att övervaka framstegen vid genomförandet av de slutgiltiga förordningarna. Kommissionen vill uppmärksamma de berörda parterna på de viktigaste aspekterna av förenklingarna i lagstiftningsförslagen. Vissa av dem bygger på tidigare förändringar som infördes under perioden 2007-2013, medan andra är nya förslag för den kommande perioden. Eftersom många myndigheter, organisationer, företag m.fl. i hela Europeiska unionen bidrar till genomförandet av sammanhållningspolitiken måste de nya möjligheterna vara allmänt kända för att alla ska kunna dra nytta av den minskade byråkratin. Medlemsstaternas myndigheter har fått en omfattande och teknisk beskrivning av alla förslag till förenklingar i förordningarna, och förslagen kommer även att diskuteras ingående under förhandlingarna. Som ett led i förberedelserna för den kommande perioden förklarar vi i den här broschyren de viktigaste praktiska förenklingarna för stödmottagarna och förvaltningsmyndigheterna.
3 Vad är förenkling? Förenkling är ett av de främsta kraven på den nya sammanhållningspolitiken. Kommissionen är angelägen om att leva upp till dessa förväntningar. Det kan dock konstateras att eftersom de nationella förvaltningarna är olika uppbyggda och har olika erfarenheter kan något som vissa medlemsstater ser som en förenkling anses krångla till saker i andra medlemsstater. Därför är det en utmaning att försöka hitta en gemensam grund och kombinera den med flexibilitet för att förenkla förvaltningen av sammanhållningspolitiken. Kommissionen anser att förenkling är värdefull av många skäl. Den behövs för att man ska kunna genomföra sammanhållningspolitiken på ett smidigt sätt och bevara stödmottagarnas intresse. Den kan ha en positiv effekt på sammanhållningspolitikens resultat eftersom den medför att de administrativa insatser som krävs på nationell och regional nivå samt på EU-nivå fördelas effektivt, att målen kan uppnås snabbare och till lägre kostnader samt att det blir möjligt att fokusera på resultaten. Eftersom förenkling innebär att man inför enklare regler som är lättare att förstå för de berörda aktörerna, och därmed ökar rättssäkerheten, kan den också bidra till att minska felen och göra de nationella genomförandesystemen mer tillförlitliga. Som anges nedan finns det många olika former av förenkling. Vissa av dem är explicita och direkta, medan andra är frivilliga eller kan behöva införlivas i de nationella reglerna. Kommissionen föreslår att man försöker uppnå förenkling genom olika metoder, såsom harmoniserade regler för många fonder, ökad flexibilitet, större proportionalitet, tydligare regler för att förbättra rättssäkerheten samt digitalisering av handlingar och förfaranden.
4 Hur kan förenkling uppnås? Man kan inte uppnå fullständig förenkling genom att enbart förlita sig på kommissionens förslag. Medlemsstaterna och alla berörda myndigheter spelar en mycket viktig roll när det gäller att förenkla för stödmottagarna. Medlemsstaterna uppmuntras att fullt ut utnyttja alla de alternativ och den flexibilitet som den nya ramen ger samt att välja det bästa alternativet utifrån sina särskilda omständigheter. Kommissionen stöder medlemsstaterna och regionerna i deras arbete med att anta god praxis och undvika ytterligare nationell eller regional lagstiftning som inte behövs. Hur stort genomslag förenklingen kommer att få beror även på den administrativa organisationen på nationell och regional nivå, och effekterna kan följaktligen vara större i vissa medlemsstater än i andra. Huvudsyftet med kommissionens förslag är att minska stödmottagarnas administrativa börda. Vissa aspekter av förenklingen handlar om att minska administrationen på alla nivåer medan andra rör nationella och regionala förvaltningar. I vissa fall måste den offentliga förvaltningen investera i nya informationssystem, förfaranden och utbildning för att man ska kunna förenkla administrationen för stödmottagarna. Erfarenheten har också visat att man ibland begår misstag på grund av att reglerna från tidigare programperioder har ändrats men förvaltningsmyndigheterna eller stödmottagarna fortsätter att tillämpa de gamla reglerna under den nya programperioden. Därför har många berörda parter varnat för en omfattande översyn av reglerna. Man bör ta hänsyn till detta och vidta alla åtgärder som står till buds för att garantera en smidig övergång från en period till en annan. Kommissionen tar hänsyn till detta i sina förslag genom att bara föreslå förändringar som leder till konkreta förenklingar.
5 Vilka är kommissionens förslag? 1 Harmonisering av reglerna med andra gemensamma strategiska ramfonder (GSR-fonder) (1) I förordningen fastställs gemensamma regler för sammanhållningspolitiken, politiken för landsbygdsutveckling samt havs- och fiskeripolitiken när det gäller strategisk planering, stödberättigande och varaktighet. Dessutom kommer antalet strategiska dokument att minskas, vilket innebär att det enbart kommer att finnas ett enda EU-dokument och ett enda nationellt strategiskt dokument för de fem GSR-fonderna. Exempel Harmoniserade regler för stödberättigande och varaktighet Under 2007-2013 tillämpas i vissa fall olika regler för stödberättigande för GSR-fonderna även om det handlar om liknande projekt. Det innebär att stödmottagare som ansöker om och får finansiering från olika källor måste sätta sig in i olika uppsättningar av regler, vilket tar tid och kräver stora arbetsinsatser. När det förekommer många parallella regler begås dessutom många misstag, vilket får ekonomiska konsekvenser för stödmottagarna. I förslaget för 2014-2020 fastställs gemensamma regler för stödberättigande för GSR-fonderna i syfte att göra systemet mindre komplext. Dessa regler på EU-nivå bör kompletteras med nationella regler som följer samma princip. 1 Europeiska regionala utvecklingsfonden (Eruf), Sammanhållningsfonden, Europeiska socialfonden (ESF), Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU) och Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF).
6 2 Ökad flexibilitet vid utformningen av program och system För att ge utrymme för flexibilitet vid utarbetandet av nationella och regionala bestämmelser bör genomförandet av GSR-fonderna ske på den territoriella nivå som är mest lämplig med tanke på den administrativa strukturen i den aktuella medlems staten. Flera nya alternativ införs för att öka flexibiliteten. Medlemsstaterna och regionerna kan planera Eruf, ESF och Sammanhållningsfonden gemensamt eller i separata operativa program, anpassa de ekonomiska anslagen med upp till två procent mellan olika regionkategorier, kombinera flera EU-finansierade instrument för att finansiera ett projekt, finansiera övergripande tekniska stödåtgärder från en fond och slå samman förvaltnings- och attesteringsmyndigheterna. De kan också inrätta gemensamma övervakningskommittéer och genomföra årliga översynsmöten för program som finansieras av GSR-fonderna. Stödberättigande för utrustning från ESF kommer dessutom att underlätta integrerad planering på projektnivå. Exempel Flexibel programplanering av fonderna I reglerna för 2007-2013 föreskrivs separata program för ESF och Eruf, vilket kan göra det svårare att planera investeringarna samordnat i vissa regioner även om det kan bli lättare i andra regioner. Under 2014-2020 kommer medlemsstaterna utifrån sin nationella praxis kunna utarbeta och genomföra enfonds- eller flerfondsprogram som är en kombination av Eruf, ESF och Sammanhållningsfonden. Gemensamma övervakningskommittéer samt gemensamma övervaknings- och rapporteringssystem kan leda till kostnadsbesparingar för de nationella myndigheterna. Gemensam planering gör det enklare att tillämpa en integrerad strategi när man genomför sammanhållningspolitiken. Integrerad programplanering underlättas även av att man kan använda olika verktyg, såsom integrerade regionala investeringar och lokalt ledd utveckling, eller av att ett projekt kan få stöd från flera fonder.
7 3 Ökad proportionalitet Alla bestämmelser om genomförandet och användningen av GSR-fonderna i samband med rapportering, bedömning, förvaltning och kontroll bör ur ekonomisk och administrativ synvinkel stå i proportion till det stöd som har anslagits. Kommissionen och medlemsstaten kan komma överens om man inte behöver genomföra något årligt översynsmöte. Eftersom det tar tid att få igång program behöver den första genomföranderapporten och dokumentationen om räkenskaperna inte skickas in förrän 2016. I och med att förvaltningsmyndigheten gör stickprovskontroller i de fall det föreligger risk för felaktigheter kan resurserna användas mer effektivt. Kommissionen kommer också att koncentrera sitt revisionsarbete på riskområden. Om revisionsmyndigheterna är tillförlitliga och de nationella genomförandesystemen fungerar bra kommer kommissionen att genomföra färre revisioner. I förslaget begränsas också antalet revisioner av projekten. Till exempel får projekt som understiger 100 000 euro bara granskas en gång under sin operativa fas och andra projekt enbart en gång per år. Exempel Insatser på under 100 000 euro kan bara granskas en gång Under 2007-2013 kan projekt i alla storleksordningar granskas av revisionsmyndigheten, kommissionens revisorer eller Revisionsrätten när som helst under den operativa fasen (och upp till tio år efter det att de har avslutats). Upprepade revisioner kan medföra en stor administrativ börda för stödmottagarna. En av ändringarna för perioden 2014-2020 är att revisionsmyndigheten och kommissionen genomför färre revisioner. Insatser för vilka de totala stödberättigade utgifterna inte överstiger 100 000 euro ska normalt inte granskas mer än en gång av revisionsmyndigheten eller kommissionen under den operativa fasen (om det inte finns tecken på att en särskild risk föreligger). Därmed elimineras risken för att stödmottagare som genomför mindre projekt måste genomgå många revisioner, vilket stjäl tid från deras huvudaktiviteter.
8 4 Ökad rättssäkerhet genom tydligare regler Klara och tydliga regler kan i hög grad bidra till att förenkla sammanhållningspolitiken. Mot bakgrund av den lärdom man har dragit har många av reglerna för 2007-2013 anpassats i syfte att göra dem tydligare. Mer varierade typer av finansiella instrument kan göras tillgängliga under nästa period, samtidigt som mer standardiserade regler kommer att införas för att minska behovet av att utarbeta nationella regler. De förutsättningar som måste vara uppfyllda för att projekt utanför programområdet ska kunna få finansiering har förtydligats. Reglerna om generering av inkomster har kompletterats med en frivillig tillämpning av schablonsatser. Exempel Inkomstbringande projekt I 2007-2013 års system för inkomstbringande projekt undantas ESF-projekt och mindre projekt (på under än en miljon euro) inom ramen för Eruf och Sammanhållningsfonden. I övrigt är systemet dock tämligen komplicerat. För det första finns det ett krav på att en beräkning och en uppskattning av möjliga intäkter ska läggas fram och för det andra måste stödmottagaren lägga fram en rapport fem år efter att projektet har avslutats. Därefter genomför förvaltningsmyndigheten kontroller. I förslaget för 2014-2020 föreskrivs en mer proportionerlig strategi för och en förenklad förvaltning av inkomstbringande projekt. Enhetskostnader kan användas för att bestämma för vilka utgifter man kan få stöd från de fonder som är kopplade till denna typ av projekt. Medlemsstaterna kan bestämma om de vill tillämpa metoden med enhetskostnader eller om de fortfarande vill tillämpa den tidigare metoden som består av en analys av finansieringsbehovet om de anser att den förstnämnda metoden inte är tillämplig. Undantaget gäller alla ESF-projekt och alla projekt inom ramen för Eruf, Sammanhåll ningsfonden, EJFLU och EHFF som understiger en miljon euro, och syftet med det är att minska de bördor som hänger samman med dessa förpliktelser.
9 5 Effektivare genomförande och enklare rapportering I många fall kommer förenklingen även att leda till en direkt minskning av de administrativa kostnaderna. Eftersom man fokuserar på gemensamma huvudindikatorer blir det lättare att samla in uppgifter och rapportera om resultaten på EU-nivå. Enklare och mer automatisk årlig rapportering gör att det blir enklare att upprätta årsrapporten, och kontrollen av additionalitet kommer att grundas på uppgifter som har lagts fram för den ekonomiska övervakningen av stabilitets- och tillväxtpakten. Kommissionens avsikt är att se till att rapporteringen blir proportionell genom att kräva att förvaltningsmyndigheternas rapporter enbart ska innehålla de nödvändiga aspekterna. Exempel Förenklad och automatisk årlig rapportering För perioden 2014-2020 är de regelbundna årsrapporterna till kommissionen mycket mindre omfattande än under 2007-2013 eftersom de bara innehåller de nödvändiga uppgifterna om de framsteg som har gjorts. Den första årsrapporten behöver inte läggas fram förrän 2016. Den kommer till stor del att bestå av uppgifter som kan hämtas automatiskt från informationssystemet och endast till en begränsad del av löpande text. Endast två gånger under programperioden (och för den slutliga genomföranderapporten) kommer förvaltningsmyndigheterna att behöva lägga fram mer omfattande rapporter.
10 6 Minskad administrativ börda för stödmottagarna Stödmottagarnas administrativa börda kommer att minska eftersom det kommer att ges fler möjligheter att använda förenklade kostnader samtidigt som de förenklade kostnadsalternativ som redan införts under 2007-2013 kommer att behållas. Genom införandet av löpande avslutande förkortas den period som handlingarna måste arkiveras från den nuvarande maximitiden på över tio år till cirka fem år. En integrerad strategi för lokalt ledd utveckling kommer också att göra det möjligt att tillämpa enklare förfaranden. Exempel Ökade möjligheter till förenklade kostnader Förenklade kostnadsalternativ i samband med återbetalning infördes under 2007-2013 och har lett till minskade arbetsinsatser i samband med ekonomisk förvaltning, kontroll och revision för såväl stödmottagarna som för de nationella och regionala myndigheterna. Det bidrar också till att stärka sammanhållningspolitikens resultatorientering eftersom utbetalningen av schablonbelopp och enhetskostnader kan vara kopplade till att de överenskomna utfallen eller resultaten har uppnåtts. För perioden 2014-2020 föreslår kommissionen att man bevarar och utökar de aktuella bestämmelserna om tillämpning av förenklade kostnadsmetoder för att minska den administrativa bördan: de förenklade kostnaderna kan tillämpas på de fem GSR-fonderna; de aktuella metoderna för att fastställa de förenklade kostnaderna behålls; vissa av de fasta kostnaderna, enhetskostnaderna och schablonbeloppen införs på EU-nivå; det maximala bidraget för schablonbelopp höjs till 100 000 euro; de fasta kostnaderna får användas för olika utgifter; förenklade kostnadsalternativ från befintliga finansieringsinstrument på EU-nivå och på nationell nivå för liknande typer av projekt kan användas; Medlemsstaterna kan med utgångspunkt i kostnaderna för och fördelarna med varje alternativ välja den metod som är bäst lämpad för ett särskilt program eller en särskild del av ett program.
11 7 Ett steg mot resultatbaserad förvaltning: den gemensamma handlingsplanen En gemensam handlingsplan är en del av ett eller flera prioriterade områden eller operativa program som har genomförts via en resultatbaserad strategi. Syftet med planen är att uppnå ett särskilt mål som medlemsstaten och kommissionen tillsammans har kommit överens om. Den gemensamma handlingsplanen är ett verktyg för att flytta fokus inom förvaltningen till utfall och resultat. De områden som den kan tillämpas inom är inte fastställda men den kan till exempel omfatta tekniskt bistånd samt hållbar integration av unga människor på arbetsmarknaden. Kriteriet för att använda en gemensam handlingsplan är att man ska kunna fastställa tillförlitliga utfalls- och resultatmål för den. Den ekonomiska förvaltningen av den gemensamma handlingsplanen baseras uteslutande på utfall och resultat. Återbetalningen ska ske via standardiserade skalor av enhetskostnader eller i form av schablonbelopp som kan tillämpas på alla typer av projekt. Kommissionens och revisionsmyndigheternas granskningar av en gemensam handlingsplan syftar därmed enbart till att kontrollera att villkoren för återbetalning är uppfyllda, dvs. att de överenskomna utfallen och resultaten har uppnåtts. När en gemensam handlingsplan används kan medlemsstaten tillämpa sina vanliga finansiella bestämmelser för återbetalning av projekten. De här reglerna ska inte granskas av revisionsmyndigheten eller kommissionen. För att garantera rättssäkerhet godkänner kommissionen den gemensamma handlingsplanen. Exempel En gemensam handlingsplan för integration av unga människor på arbetsmarknaden Resultatmålet för den här gemensamma handlingsplanen är hållbar integration av 10 000 unga arbetslösa personer i företag. Den gemensamma handlingsplanen löper under tre år och stöder olika typer av samordnade åtgärder som genererar utfall och resultat. Handlingsplanen omfattar följande typer av åtgärder: Urval av 15 000 unga arbetslösa personer och fastställande av delmål mot deras väg till anställning. Den gemensamma handlingsplanen kommer att återbetalas med 200 euro per person. Grundläggande utbildning för 10 000 personer, återbetalning till den gemensamma handlingsplanen: 2 000 euro per person. Yrkesutbildning för 13 500 personer, återbetalning till den gemensamma handlingsplanen: 2 500 euro per person + 500 euro per person som erhåller en kvalifikation. Ett projekt för att stödja ett nätverk mellan arbetsgivare, utbildningsinstitut och arbetsförmedlingar, återbetalning till den gemensamma handlingsplanen i form av ett schablonbelopp på 200 000 euro per år om nätverket är aktivt. Mentorer för arbetssökande, återbetalning mot bakgrund av antalet unga arbetslösa personer som får en anställning på mer än sex månader, återbetalning till den gemensamma handlingsplanen: 550 euro per person med målet 10 000 personer.
12 Den maximala budgeten för den gemensamma handlingsplanen är 54,6 miljoner euro, och utbetalningen beror på vilka utfall och resultat som uppnås. Den ekonomiska förvaltningen baseras uteslutande på utfall och resultat, och motiveras genom olika schablonbelopp och standardiserade skalor för enhetskostnader samt antalet personer som deltar i de olika åtgärderna. De ekonomiska aspekterna ska godkännas av kommissionen.
13 8 e-sammanhållning E-sammanhållning är ett område där det finns stor potential att minska den administrativa bördan. Härigenom ges stödmottagarna möjlighet att lägga fram all information elektroniskt till programmyndigheterna. De kan spara informationen elektroniskt samt använda befintliga uppgifter i de offentliga registren. Därmed minskar problemen med arkiveringen av uppgifterna. Färre misstag sker i samband med uppgiftsinmatningen och man behöver inte lägga fram handlingarna flera gånger. Exempel Lägga fram och förvara handlingar I samband med genomförandet av stödet måste stödmottagarna ofta lägga fram flera olika handlingar. Många av dessa handlingar finns tillgängliga i de offentliga registren men de aktuella bestämmelserna tillåter inte att de offentliga myndigheterna utväxlar uppgifter. Kommissionen betonar i sitt förslag för 2014-2020 att man bör utnyttja befintliga databaser fullt ut samt utveckla gränssnitt och andra verktyg som medför att stödmottagarna bara behöver lägga fram uppgifterna en gång och att alla dokument kan sparas elektroniskt. Om dessa ändringar genomförs kommer färre misstag att uppstå i samband med uppgiftsinmatningen samtidigt som stödmottagarnas administrativa börda minskar, eftersom de inte behöver skaffa fram och skicka befintliga handlingar till flera ställen. Risken för att handlingar försvinner kommer också att minska och på lång sikt kommer kostnaderna för arkivering att bli lägre.
14 9 Förenkling av Europeiskt territoriellt samarbete Kommissionen har lagt fram ett förslag på en separat förordning om Europeiskt territoriellt samarbete (ETS). Det innehåller mer skräddarsydda bestämmelser och förser de myndigheter som genomför ETS med en tydlig översikt över tillämpbara regler. De främsta framstegen är möjligheten att täcka 15 procent av personalkostnaderna med ett schablonbelopp, mer harmoniserade regler för stödberättigande och en sammanslagning av förvaltningsmyndighetens och attesteringsmyndighetens uppgifter. Exempel Personalkostnader I kommissionens förslag till ETS-förordningen fastställs att personalkostnader för en insats får beräknas som ett schablonbelopp upp till 15 % av de direkta kostnaderna. ETS-programmen är komplexa i den mening att de vanligtvis omfattar personal från flera länder. Det nya förslaget kan bidra till att förenkla genomförandet av ETS-programmen och ETS-projekten (framför allt när det gäller personal för projektförvaltning) samt minska den administrativa bördan. I praktiken skulle detta innebära att de indirekta kostnaderna inte längre måste bestyrkas med enskilda fakturor och timrapporter.
15 10 Förenkling av Europeiska socialfonden Kommissionen föreslår särskilda möjligheter till förenkling av Europeiska socialfonden på grund av dess natur (många små bidrag, huvudutgifterna består av personalkostnader, tämligen standardiserade projekttyper). De främsta framstegen är ytterligare möjligheter till förenklade kostnader. Exempel Personalkostnader och enklare förfaranden för små bidrag Merparten av utgifterna i ett ESF-projekt består av personalkostnader, som är den centrala delen av ESF. Följaktligen föreslog kommissionen att man inom ESF ska kunna beräkna de totala stödberättigade kostnaderna för projektet mot bakgrund av de direkta personalkostnaderna genom att addera 40 % till summan av dessa kostnader. Den här procentsatsen fastställs i förordningen och måste därför inte motiveras av de nationella myndigheterna. Vissa enklare förfaranden för små bidrag införs också för att underlätta användningen av förenklade kostnadsalternativ som inrättas på ett öppet sätt: För bidrag som understiger 100 000 euro kan ett budgetförslag utarbetas utifrån det specifika förenklade kostnadsalternativet som hänger samman med projektet. Den här budgeten kommer att arkiveras av förvaltningsmyndigheten som ett dokument som bestyrker användningen av det förenklade kostnadsalternativet. Utbetalningarna till projektet kommer dock enbart att baseras på förenklade kostnadsalternativ, inte på själva budgeten.
16 Förenkling är ett gemensamt ansvar Även om kommissionen kan förenkla vissa förfaranden är det bara medlemsstaterna som kan rationalisera de förfaranden som stödmottagarna måste genomgå. Detta har lett till klagomål från vissa håll på att strukturfonderna inte är värda mödan. I vissa fall inför förslagen till EU-förordningar möjligheter, snarare än förpliktelser, till förenkling som behöver tillämpas och genomföras på nationell och regional nivå för att förenklingarna ska gynna stödmottagarna. I en del medlemsstater och regioner kan förändringarna ta lång tid. Genomförda utvärderingar visar att det i vissa områden finns en risk för att ytterligare krav införs förutom EU-kraven. Detta innebär att de förändringar som har föreslagits på EU-nivå får en begränsad effekt på stödmottagarnas administrativa börda. Därför är det upp till både medlemsstaterna och myndigheterna som ansvarar för programmen att vidta åtgärder för att undvika att onödiga ytterligare krav och kontroller införs. Detta kan till exempel uppnås genom att medlemsstaterna regelbundet utvärderar sig själva för att kontrollera att ytterligare förfaranden inte har införts. Alla parter som berörs av sammanhållningspolitiken är gemensamt ansvariga för att rationalisera den. Det arbete som hittills har gjorts och förslagen i lagstiftningspaketet är bara ett första steg. Kommissionen kommer att arbeta tillsammans med medlemsstaterna och Europaparlamentet för att införa ett tydligt och stabilt regelverk. Medlemsstaterna samt förvaltnings-, attesterings- och revisionsmyndigheterna kommer att behöva vidta åtgärder för att se till att de nationella och regionala strukturerna inte inför onödiga regler. Under perioden 2014-2020 kommer alla som berörs av sammanhållningspolitiken behöva se till att inga ytterligare onödiga kontroller eller förfaranden införs.
17 Hur vet vi att vi har lyckats? Kommissionen har utvärderat sina förslag och kommit fram till att det finns potential att avsevärt minska den administrativa bördan för stödmottagarna, vilket främst hänger samman med en omfattande övergång från pappersbaserad förvaltning till e-förvaltning. Förenklade och mer harmoniserade regler för stödberättigande samt kortare tidsperioder för arkivering av handlingar kan också konkret påverka stödmottagarnas totala börda. Lagstiftningsändringarna på EU-nivå behöver kompletteras med insatser på nationell och regional nivå för att förenkla för stödmottagarna. Därför föreslås det att allamedlemsstater ska förbinda sig att uppnå tydliga mål i detta sammanhang. Genom gemensamma ansträngningar på EU-nivå samt på nationell och regional nivå kan man minska stödmottagarnas totala börda med 25 % i EU jämfört med perioden 2007-2013. Kommissionen föreslår att programmen ska omfatta åtgärder som syftar till att minska stödmottagarnas administrativa börda. Det finns många olika metoder för att mäta minskningen av den administrativa bördan. Framåtblickande bedömningar baseras främst på historiska data och expertutlåtanden, och syftar till att fastställa vilka och hur stora konsekvenser förenklingarna kan få. Denna typ av bedömningar är dock till stor del uppskattningar. Därför behövs det en utvärdering av de faktiska effekterna på plats efter att förändringarna har genomförts för att man ska kunna se vad man behöver göra inför nästa programperiod. Den bedömning som kommissionen har genomfört visar att det finns stor potential att förenkla och minska de administrativa kostnaderna på nationell och regional nivå. Kommissionen föreslår dock även nya komponenter och nya krav för medlemsstaterna i syfte att stärka sammanhållningens resultatorientering och öka tillförlitligheten. När det gäller nationella och regionala förvaltningar kommer förslagen följaktligen sannolikt att leda till att de administrativa insatserna förändras så att man kan uppnå bättre resultat samtidigt som politiken får ökad genomslagskraft på plats. Kommissionen fokuserar på flexibilitet vid inrättandet av program och förvaltningsstrukturer, så att förvaltningen kan anpassas till de nationella och regionala särdragen, samt mer proportionerliga bestämmelser som balanserar de kostnader och fördelar som är förknippade med de olika uppgifterna.
18 Vad kan jag göra? Man uppskattar att dessa förslag till förenkling avsevärt kan minska stödmottagarnas administrativa börda. Alla berörda parter måste dock bidra för att man fullt ut ska kunna dra nytta av förenklingen. Berörda parter kan, genom partnerskapet, bidra till att garantera att tillräcklig uppmärksamhet ägnas åt förenkling vid utarbetandet och genomförandet av de operativa programmen. Förvaltnings-, attesterings- eller revisionsmyndigheterna kan bidra till att garantera att de befintliga nationella lagarna och reglerna fullt ut gynnas av förenklingen samt vidta åtgärder för att förhindra alltför komplicerade regler på nationell och regional nivå. De nationella myndigheterna kan genomföra en omfattande analys och vidta åtgärder på nationell nivå för att fullt ut dra nytta av förenklingens potential mot bakgrund av de nya och förbättrade möjligheter som tas upp i kommissionens förslag om sammanhållningsförordningarna för perioden 2014-2020. Förutom införandet av nya metoder i systemet har aktiviteter som främjande av god praxis, utbyte av erfarenheter med andra medlemsstateroch utbildning av personal en positiv effekt på förenklingen.
19 Kommissionens förenklingstips 1 Fokus En tydlig strategi och fokus på väldefinierade områden garanterar att stödsystemen kan utvecklas vid rätt tidpunkt. Ett tydligare fokus kan också innebära att färre stödsystem utarbetas och att färre myndigheter är inblandade, vilket kan leda till lägre kostnader. 2 Utnyttja synergieffekter Integrerade program och projekt, ett gemensamt regelverk på nationell eller regional nivå, gemensamma övervakningskommittéer samt gemensamma förvaltnings- och kontrollsystem: alla dessa möjligheter gör det enklare att tillämpa en skräddarsydd strategi för systemen. 3 Digitalisering Genomförandet av sammanhållningspolitiken medför att mycket information behöver hanteras när det gäller såväl förvaltning som rapportering. Även om medlemsstaterna har ökat det elektroniska informationsutbytet inom förvaltningarna är kommunikationen med stödmottagarna alltjämt främst pappersbaserad. Förutom att detta är en börda för stödmottagarna medför det också att förvaltningen behöver överföra enorma mängder data, vilket innebär ytterligare kostnader som skulle kunna undvikas. Därför föreslår kommissionen att man inför ett krav på att medlemsstaterna ska möjliggöra elektroniskt uppgiftsutbyte med stödmottagarna före utgången av 2014. Ytterligare effektiviseringar kan uppnås om man vidtar åtgärder som sträcker sig längre än de lagstadgade kraven, dvs. genom att man utvecklar gemensamma e-tjänster för stödmottagarna av GSR-fonder (och nationella fonder) och genom att man använder offentliga register (företagsregister, skattedatabaser etc.) mer effektivt. 4 Använd finansiella instrument När de finansiella instrumenten väl har inrättats bidrar de till ökade hävstångseffekter och mer effektiv användning av fonderna, framför allt genom den privata sektorns deltagande. Komplexiteten kan minskas ytterligare genom att man använder finansiella instrument som har inrättats på EU-nivå eller genom att man använder de standardvillkor som kommissionen har utarbetat. 5 Tillämpa förenklade kostnader Inom vissa områden är det alltjämt bäst och enklast att basera återbetalningen på de faktiska kostnaderna. I många andra fall är förenklade kostnader dock ett mer effektivt alternativ. De fasta kostnader och enhetskostnader som har inrättats på EU-nivå kan bidra till en kostnadseffektiv användning av dessa alternativ eftersom man inte behöver utveckla metoder på nationell nivå. Möjligheten att använda förenklade kostnader inom ramen för EU-åtgärder och nationella stödsystem samt att använda budgetförslag (i fallet med ESF) innebär också att det krävs mindre insatser från medlemsstaterna i inledningsskedet.
20 6 Pröva gemensamma handlingsplaner Gemensamma handlingsplaner är ett steg på vägen mot en resultatbaserad förvaltning och de bygger på en utökad tillämpning av principerna om förenklade kostnader på alla typer av insatser. Att sträva efter att åtminstone genomföra pilotåtgärder i form av gemensamma handlingsplaner kan därför vara användbart på lång sikt. 7 Bedöma riskerna och anpassa sig till dem Kommissionen föreslår ett system där de administrativa insatserna kopplas till riskerna. Detta gäller framför allt förvaltningskontroller och revision, som båda bör anpassas till riskerna. När det gäller revision ska anpassningarna baseras på gemensamma EU-regler och avtal med kommissionen, medan förvaltningsmyndigheterna fattar beslut om hur ofta förvaltningskontrollerna ska genomföras samt hur omfattande de ska vara.