Avtalsöverenskommelse om Europeiskt Företagsråd inom koncernen Scandic Hotels Holding AB Mellan Scandic Hotels Holding AB och Europeiska Kommittén för Livsmedels-, Hotell-, Catering-, och Njutningsmedelsarbetare inom IUL (EFFAT-IUL), och till dem anslutna svenska och europeiska organisationer verksamma inom Scandic, har följande överenskommits rörande information och samråd på europeisk nivå. 1 INLEDNING Affärslivets internationalisering och förändringar i Europa, även med avseende på den europeiska inre marknaden, kommer att leda till förändringar i sättet att se på anställda och strukturförändringar i bolag. Den här integrationen är viktig för alla parter. Ekonomiska och sociala aspekter kommer att lägga grunden till en framtidsorienterad affärsstrategi. I detta hänseende spelar ett ärligt och förtroendefullt förhållande mellan central ledning, anställda och deras representanter en betydelsefull roll. Transnationell information och konsultation kommer att gynna den ömsesidiga förståelsen och viljan att samarbeta. 2 AVSIKT Detta avtal syftar till att säkerställa rätten till information och samråd för de anställda och deras representant/er i enlighet med EG-direktiv 94/45 och lag (1996:359) om europeiska företagsråd. Införandet av ett företagsråd syftar till att stärka samarbete mellan anställda och företagsledning för att motivera anställda genom ett kontinuerligt utbyte av information och konsultation. Rådet skall ses som ett komplement till redan existerande nationella strukturer för representation och existerande rättigheter till information och medbestämmande. 3 BILDANDE AV FÖRETAGSRÅD Mot bakgrund av direktivet och i enlighet med vad som anges i detta avtal bildas ett företagsråd. Företagsrådet omfattar all verksamhet inom Scandic Hotels Holding AB i EU/EESländerna som drivs under varumärket Scandic. Rådet skall informera och samråda i företags- och koncern-övergripande frågor som berör verksamheten i minst två länder i bland annat följande frågor: - företagets struktur - ekonomiska och finansiella situation - verksamhetsutvecklingen inom företaget, produktion och försäljning - sysselsättningsläge och dess förmodade utveckling - investeringar/strukturpolicy inklusive ev omstruktureringar 1(5)
- betydande organisationsförändringar - införande av nya arbetsmetoder eller produktionsprocesser - produktionsöverföringar - fusioner - nedskärningar eller nedläggning av företag, verksamheter eller betydande delar av dessa, och - kollektiva uppsägningar Rådet är transnationellt gemensamt samråds- och informations forum. Rådet har rätt till information och samråd med centrala koncernledningen inom ovan uppräknade områden samt eventuellt andra frågor som omfattas av EG-direktiv 94/45. Samråd ska ske innan viktiga beslut tas som berör och påverkar anställda. 4 FÖRETAGSRÅDETS SAMMANSÄTTNING 4.1 Representanter Scandic Hotels Holding AB representeras av sin högsta koncernledning. Arbetstagarrepresentanter utses på nationellt plan av de fackliga organisationerna anslutna till EFFAT-IUL som organiserar anställda inom Scandic, eller på annat sätt i enlighet med varje lands nationella regler. 4.2 Arbetsutskott Arbetstagarrepresentanterna kan välja upp till fyra representanter bland sig själva att utgöra ett arbetsutskott. Dessa representanter väljs i början av Avtalets löptid och behåller sin post till dess Avtalet löper ut. Om någon representant i arbetsutskottet lämnar företagsrådet, oavsett av vilken anledning, kommer de att ersättas av en annan arbetstagarrepresentant från respektive land. De fyra representanterna kommer att tas från de fyra länder med flest antal arbetstagare. I nuläget Sverige, Danmark, Norge samt Finland. 4.3 Antal representanter Företagsrådet består av högst 30 ledamöter, varav minimum en arbetstagarrepresentant per land där verksamhet bedrivs inom Scandic Hotels Holding AB. Utöver ländernas arbetstagarrepresentanter utser företagsrådets arbetstagarrepresentanter en koordinator som ingår i rådet. Koordinatorn utses av arbetstagarrepresentanterna i det land som är avtalsbärare. Dessutom äger arbetstagare inom Scandic i länder utanför EU/EES-länderna, men inom Europa, rätt att utse en observatör per land. Dessa observatörer har yttranderätt men ej förslags- eller rösträtt. 2(5)
Antalet arbetstagarrepresentanter i företagsrådet är följande: Antal arbetstagare i ett land i de EU-länder där Scandic är verksamma Antal representanter 1 till 500 löntagare 1 501 till 1000 2 1001 till 2000 3 2001 till 3000 4 3001 till 4000 5 4001 till 5000 6 Företagsledningen och företagsrådets arbetsutskott skall efter samråd under första halvåret komma överens om antalet arbetstagarrepresentanter i företagsrådet för följande kalenderår baserat på antalet arbetstagare per den 1 mars det året. Företagsrådet skall vartannat år pröva, om förändringar i gemenskapsföretagets eller företagsgruppens verksamhet leder till att företagsrådet skall ges en ny sammansättning. 5 OBEROENDE RÅDGIVARE Förutsatt att en majoritet samtycker kan arbetstagarrepresentanter få hjälp av en rådgivare, fristående från företaget, av deras eget val vid förberedelsemötet före företagsrådets möte. Företaget kommer att betala alla nödvändiga och skäliga rese- och inkvarteringskostnader för den oberoende rådgivaren. Syftet med den funktion som han/hon har är att tillhandahålla oberoende och objektiv analys till stöd för arbetstagarrepresentanternas arbete inom de områden som regleras i avtalets punkt 3. Om en majoritet av arbetstagarrepresentanter begär, och företaget samtycker, får den oberoende rådgivaren närvara vid företagsrådets möte vid specificerade punkter på dagordningen när den tekniska karaktären eller komplicerade beskaffenheten gör att hans/hennes närvaro krävs. Företaget undanhåller inte sitt samtycke på oskäligt sätt vid sådan begäran. Den oberoende rådgivaren är inte medlem i företagsrådet, men måste underteckna samma sekretessförsäkran som arbetstagarrepresentanterna i företagsrådet. 6 PRAKTISKA DETALJER 6.1 Företagsrådets mötesordning Företagsrådet skall sammanträda tillsammans med koncernledningen minst en gång per år (normalt en dag). I anslutning till dessa möten med företagsledningen har arbetstagarrepresentanterna rätt till en endags enskilt förberedelsemöte och ett endags enskilt utvärderingsmöte. 6.2 Information till arbetsutskottet mellan ordinarie möten Information mellan ordinarie möten från koncernledningen kan ges via fysiska möten, alternativt per telefon till företagsrådets arbetsutskott. Arbetsutkottet har i sin tur uppdrag att delge informationen till berörda arbetstagarrepresentanter i företagsrådet. 3(5)
Där det uppstår särskilda omständigheter som i avsevärd utsträckning påverkar arbetstagarnas intressen, särskilt vid omstruktureringar, nedläggning av verksamheter eller företag eller kollektiva uppsägningar, skall företagsrådets arbetsutkott ha rätt att bli underrättad om detta. Arbetsutskottet skall på begäran ha rätt att sammanträffa med den centrala ledningen eller varje annan mera relevant ledningsnivå vid det gemenskapsföretag eller den grupp av gemenskapsföretag som har befogenhet att själva fatta beslut för att erhålla information och samråda om åtgärder som i betydande utsträckning berör arbetstagarnas intressen. 6.3 Arbetsordning Frågor som önskas uppföras på dagordningen skall anmälas senast sex veckor före mötet. Namn på deltagande arbetstagarrepresentanter skall meddelas företagsledningen sex veckor före mötet. Mötet sker i något av de länder där Scandic har verksamhet. Deltagarna skall motta dagordning och arbetsdokument senast fyra veckor före mötet. Rådets sammanträden leds av en representant från koncernledningen. Protokoll från sammanträdena skall skickas ut senast fyra veckor efter mötet. Vidare information angående viktiga frågor som behandlats av företagsrådet skall lämnas i enlighet med varje lands nationella regler. Tolkning och översättning skall ske till alla språk som finns representerat vid sammanträdena för att ge alla deltagarna möjlighet att delta på jämlika villkor. Kostnader som uppstår i samband med möten i företagsrådet så som tolkning, översättning, resor, inkvartering, koordinator, observatörer, experter etc betalas av företaget. 6.4 Skydd för representanter i företagsrådet Medlemmar i företagsrådet åtnjuter samma skydd som nationella, regionala och lokala arbetstagarrepresentanter gör i enlighet med gällande lagstiftning och kollektivavtal. 6.5 Sekretess Företaget kommer att lämna all den information till arbetstagarrepresentanterna som är nödvändig för att företagsrådet skall fungera effektivt. Varje representant i företagsrådet måste hålla all information som är märkt konfidentiell hemlig och måste underteckna en sekretessförsäkran. Denna sekretessförsäkran förblir bindande även efter det att en person upphör att vara representant i företagsrådet eller anställd på företaget. Allvarliga sekretessbrott kommer att behandlas enligt företagets disciplinära regelverk och/eller bestämmelser enligt landets lagar. Under inga omständigheter får någon representant i företagsrådet kommunicera med pressen. Information märkt konfidentiell får inte avslöjas för någon extern organisation utan skriftligt tillstånd från koncernledningen. Denna klausul är inte avsedd att hindra den legitima och nödvändiga rapporteringen från arbetstagarrepresentanter till deras kolleger. Alla tvister som eventuellt uppstår genom denna klausul kommer att avgöras i enlighet med förordningar i svensk lag. 4(5)
7 AVTALETS GILTIGHET Detta avtal träder i kraft 2009-01-01 och är giltigt i tre år (3 år) om det inte sägs upp senast sex månader (6 månader) innan avtalet upphör. Detta avtal prolongeras under pågående omförhandling. Parterna kan överenskomma om förändringar i avtalet. Förändringar skall ske skriftligt. Vid förändringar i EG-direktiv 94/45 om europeiska företagsråd, är parterna överens om att uppta förhandling för att implementera dessa i löpande avtal. Vid tvist om tillämpning av denna avtalsöverenskommelse gäller svensk lag samt svensk skrivning av avtalet. Skadestånd för brott mot detta avtal regleras i Lag (1996:359) om europeiska företagsråd 39 skadestånd i vilken det hänvisas till lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet Rättegång regleras för detta avtal i enlighet med 40 och 41 i lag (1996:359) om europeiska företagsråd. Detta avtal är upprättat i tre original varav koncernen, HRF och EFFAT har tagit varsitt. Stockholm den 16/12 2008 Stockholm den 16/12 2008... För Scandic Hotels Holding AB, Roger Olofsson För EFFAT- IUL anslutna förbund och övriga fackliga organisationer, Mats Hansson 5(5)