Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg 2014-06-03 139 Samverkansavtal gällande överförmyndarverksamheten i Falkenbergs och Varbergs kommuner, samt kostnadsreglering. (AU 152) KS 2014-228 KF Beslut Kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta 1 Godkänna samverkansavtal rörande överförmyndarverksamheten i Falkenbergs och Varbergs kommuner. 2 Godkänna förslag till kostnadsreglering med fördelningsnyckel. Beslutsunderlag Samverkansavtal för överförmyndarverksamheten. Förslag till kostnadsreglering. Sammanfattning av ärendet Falkenbergs kommun och Varbergs kommun har beslutat att inrätta en gemensam nämnd för överförmyndarfrågor. Beslut är tagna i respektive fullmäktigeförsamling under 2012. Den gemensamma nämnden som träder i funktion 1 januari 2015 är en egen myndighet liksom övriga nämnder. Inrättandet av en gemensam nämnd innebär inte att en ny juridisk person tillskapas. Den gemensamma nämnden blir i stället företrädare för alla samverkande huvudmän. Nämnden ansvarar gentemot respektive huvudman för de verksamheter och de uppgifter som denne lägger på nämnden. Stöd för inrättande av en gemensam överförmyndarnämnd finns i 19 kap. 16 föräldrabalken. Nämnden ansvarar för gemensamma uppgifter för de samverkande kommunerna rörande överförmyndarverksamheten. Det är således fråga om sådana uppgifter som utan gemensam nämnd ankommer på varje kommun, i enlighet med föräldrabalken samt andra författningar som reglerar frågor knutna till överförmyndarverksamhet. Nämnden svarar också för ärenden enligt lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn. Överenskommelser mellan de samverkande kommunerna och Migrationsverket, om mottagande av ensamkommande barn och ungdomar hanteras i särskild ordning. Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg 2014-06-03 Forts 139 Kostnadsregleringen bestämmer hur stor del respektive kommun ska finansiera och bygger på antalet invånare i kommunerna. För Falkenbergs kommuns vidkommande rör det sig således om en fördelningsnyckel och ett kostnadsansvar om 40 %. Reglemente för den gemensamma nämnden skall fastställas av kommunfullmäktige i Falkenberg och Varberg i samband med godkännandet av detta avtal. Ekonomi Kostnaden för hyra, arbetsmaterial och andra kostnader hänförliga till sammanslagningen av verksamheterna skall fr.o.m. att verksamheterna går samman bäras av båda kommunerna med en kostnadsfördelning under 2014 om 40/60 (Falkenberg/Varberg) Hyreskostnaden avser lokaler i båda kommunerna. Övervägande Beslut om samgående fattades av respektive kommunfullmäktigeförsamlingar under 2013. De aktuella dokumenten är endast en konsekvens av tidigare beslut. Kanslienheten rekommenderar att dokumenten godkänns. Motsvarande beslut kommer att tas i Varbergs kommun. Vid protokollet Henrik Lundahl Protokollet justerat 2014-06-04 och anslaget 2014-06-05. Utdragsbestyrkande Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2014-05-13 152 Samverkansavtal gällande överförmyndar-verksamheten i Falkenbergs och Varbergs kommuner, samt kostnadsreglering. KS 2014-228 KS, KF Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta 1 Godkänna samverkansavtal rörande överförmyndarverksamheten i Falkenbergs och Varbergs kommuner. 2 Godkänna förslag till kostnadsreglering med fördelningsnyckel. Beslutsunderlag Samverkansavtal för överförmyndarverksamheten. Förslag till kostnadsreglering. Sammanfattning av ärendet Falkenbergs kommun och Varbergs kommun har beslutat att inrätta en gemensam nämnd för överförmyndarfrågor. Beslut är tagna i respektive fullmäktigeförsamling under 2012. Den gemensamma nämnden som träder i funktion 1 januari 2015 är en egen myndighet liksom övriga nämnder. Inrättandet av en gemensam nämnd innebär inte att en ny juridisk person tillskapas. Den gemensamma nämnden blir i stället företrädare för alla samverkande huvudmän. Nämnden ansvarar gentemot respektive huvudman för de verksamheter och de uppgifter som denne lägger på nämnden. Stöd för inrättande av en gemensam överförmyndarnämnd finns i 19 kap. 16 föräldrabalken. Nämnden ansvarar för gemensamma uppgifter för de samverkande kommunerna rörande överförmyndarverksamheten. Det är således fråga om sådana uppgifter som utan gemensam nämnd ankommer på varje kommun, i enlighet med föräldrabalken samt andra författningar som reglerar frågor knutna till överförmyndarverksamhet. Nämnden svarar också för ärenden enligt lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn. Överenskommelser mellan de samverkande kommunerna och Migrationsverket, om mottagande av ensamkommande barn och ungdomar hanteras i särskild ordning. Kostnadsregleringen bestämmer hur stor del respektive kommun ska finansiera och bygger på antalet invånare i kommunerna. För Falkenbergs kommuns vidkommande rör det sig således om en fördelningsnyckel och ett kostnadsansvar om 40 %. Reglemente för den gemensamma nämnden skall fastställas av kommunfullmäktige i Falkenberg och Varberg i samband med godkännandet av detta avtal. Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2014-05-13 Forts. 152 Ekonomi Kostnaden för hyra, arbetsmaterial och andra kostnader hänförliga till sammanslagningen av verksamheterna skall fr.o.m. att verksamheterna går samman bäras av båda kommunerna med en kostnadsfördelning under 2014 om 40/60 (Falkenberg/Varberg) Hyreskostnaden avser lokaler i båda kommunerna. Övervägande Beslut om samgående fattades av respektive kommunfullmäktigeförsamlingar under 2013. De aktuella dokumenten är endast en konsekvens av tidigare beslut. Kanslienheten rekommenderar att dokumenten godkänns. Motsvarande beslut kommer att tas i Varbergs kommun. Vid protokollet Jenny Antonsson Protokollet justerat 2014-05-16 och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
2014-03-13 1(4) Dnr: KS 2011/0085-20 / SAMVERKANSAVTAL Gemensam överförmyndarnämnd Falkenberg -Varberg Falkenbergs kommun och Varbergs kommun har beslutat att inrätta en gemensam nämnd för överförmyndarfrågor. Beslut är tagna i respektive fullmäktigeförsamling under 2013. 1. Inledning Den gemensamma nämnden som träder i funktion 1 januari 2015 är en egen myndighet liksom övriga nämnder. Inrättandet av en gemensam nämnd innebär inte att en ny juridisk person tillskapas. Den gemensamma nämnden blir i stället företrädare för alla samverkande huvudmän. Nämnden ansvarar gentemot respektive huvudman för de verksamheter och de uppgifter som denne lägger på nämnden. Stöd för inrättande av en gemensam överförmyndarnämnd finns i 19 kap. 16 föräldrabalken. 2. Uppgifter Nämnden ansvarar för gemensamma uppgifter för de samverkande kommunerna rörande överförmyndarverksamheten. Det är således fråga om sådana uppgifter som utan gemensam nämnd ankommer på varje kommun, i enlighet med föräldrabalken samt andra författningar som reglerar frågor knutna till överförmyndarverksamhet. Nämnden svarar också för ärenden enligt lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn. Överenskommelser mellan de samverkande kommunerna och Migrationsverket, om mottagande av ensamkommande barn och ungdomar hanteras i särskild ordning. Reglemente för den gemensamma nämnden skall fastställas av kommunfullmäktige i Falkenberg och Varberg i samband med godkännandet av detta avtal. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15,Östra 0340-880 00 212000-1249 ks@kommunen.varberg.se Vallgatan 12 (hiss) TELEFAX WEBBPLATS 432 80 Varberg 432 80 Varberg 0340-67 64 52 www.varberg.se
2014-03-13 2(4) Dnr: KS 2011/0085-20 3. Värdkommun och arbetsgivare Varbergs kommun är värdkommun. Den gemensamma nämnden och dess förvaltning ingår i Varbergs kommuns organisation. Varbergs kommun är arbetsgivare för all personal i förvaltningen. 4. Service Nämnden skall tillse att service lämnas i båda samverkande kommuner. Detta kan ske genom regelbundet återkommande informationsträffar, information på nämndens hemsida, särskild riktad information eller på annat sätt. Service skall även lämnas genom bemanning på plats i båda kommunerna i den utsträckning nämnden bedömer erforderligt. Utvärdering av behovet skall ske kontinuerligt. 5. Administration Förvaltningen ansvarar för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt handhar planering och administration av nämndens verksamhet. 6. Egendom m.m. Lös egendom ägs av värdkommunen och disponeras av nämnden och förvaltningen. Utrustning i Falkenberg kan eventuellt hyras av Falkenbergs kommun. 7. Arkiv m.m. Kommunstyrelsen i Varbergs kommun är arkivmyndighet. Varbergs kommun ansvarar för handlingar som av nämnden och förvaltningen upprättas efter den 1 januari 2015. Nämnden är personuppgiftsansvarig för nämnden verksamhet. Nämnden och förvaltningen skall ha tillgång till äldre arkiv i den mån offentlighetsoch sekretesslagen inte utgör hinder för detta. 8. Kostnadsfördelning m.m. Varbergs kommun skall fastställa budget för nämndens verksamhet, efter samråd med Falkenbergs kommun. Förslag till flerårsbudget skall tillställas Falkenbergs kommun senast 1 juni varje år. Nämndens årsbudget skall tillställas Falkenbergs kommun under 1 juni månad varje år.
2014-03-13 3(4) Dnr: KS 2011/0085-20 För budgetdialog, resursfördelning och prioriteringsdiskussioner skall en referensgrupp inrättas bestående av en tjänsteman från vardera kommun, samt chefen för förvaltningen. Referensgruppen har endast till uppgift att förbereda budgetprocessen. Kommunerna skall tillsammans lämna ett årligt bidrag som motsvarar de totala faktiska kostnaderna minskat med de totala faktiska intäkterna. Varje kommuns bidrag ska fördelas efter antalet innevånare i vardera kommunen per den 31 januari året före varje verksamhetsår. Betalning skall ske i förskott mot faktura, efter budgeterade belopp, senast den 31 mars. Om underskott uppkommer i verksamheten skall vardera kommunen tillskjuta resterande belopp efter samma fördelningstal. Slutlig reglering av bidraget ska ske innan den 31 mars året efter verksamhetsåret. Under året uppkommande löneökningar skall erläggas mot faktura när dessa är kända, dock senast den 30 september. Ambitionen är att arvoden kopplade till verksamheten skall vara lika i de samverkande kommunerna och utgå från SKL:s förslag till ersättningsnivåer. 9. Kostnader för ensamkommande barn Kostnader for ensamkommande barn hanteras särskilt och vardera kommunen svarar för kostnaderna för de barn som är placerade i kommunen. Nämnden och förvaltningen hanterar kostnader under året. Kostnader som inte kunnat återsökas fakturerar vardera kommunen särskilt i samband med att bidraget enligt punkten 8 faktureras. Kostnader avseende tid efter permanent uppehållstillstånd beviljats återsöks från respektive socialnämnd, alternativt enligt första stycket. 10. Ersättning till de förtroendevalda Sammanträdesersättning och övriga ekonomiska förmåner till de förtroendevalda skall utges av den kommun som valt honom eller henne. 11. Nämndens sammansättning Falkenbergs kommun utser tre ledamöter och tre ersättare. En av ledamöterna skall vara ordförande i nämnden.
2014-03-13 4(4) Dnr: KS 2011/0085-20 Varbergs kommun utser tre ledamöter och tre ersättare. En av ledamöterna skall vara vice ordförande. 12. Mandatperiod Mandatperioden skall vara fyra år räknat från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. Ordförande och vice ordförande väljs för fyra år i taget. 13. Insyn Falkenbergs kommun har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning. Nämnden skall till respektive kommunstyrelse regelmässigt rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är. Respektive kommunstyrelse har därvid, utifrån sin uppsiktsskyldighet, att överlämna information till fullmäktigeförsamlingarna om sådan behov föreligger. 14. Tvist Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal skall i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. 15. Avtalstid, uppsägning och förlängning Detta avtal gäller fr.o.m. den 1 januari 2015 t.o.m. den 31 december 2018 under förutsättning att kommunfullmäktige i Falkenberg och Varberg godkänt avtalet och tillhörande reglemente genom beslut som vunnit laga kraft. Uppsägning av avtalet kan göras av envar av kommunerna. Sådan uppsägning skall ske skriftligen senast ett år före den löpande avtalstidens utgång. I annat fall är avtalet varje gång förlängt med fyra år i taget. Falkenberg den / Varberg den /
z 1(2) Dnr: KS 2011/0085-22 KOSTNADSREGLERING M.M. Gemensam överförmyndarnämnd Falkenberg - Varberg Falkenberg och Varberg har under 2013 beslutat att inrätta en gemensam överförmyndarnämnd med början 1 januari 2015. Varberg skall vara värdkommun för den gemensamma nämnden. Detta innebär att den gemensamma nämnden kommer att ingå i Varbergs kommuns organisation och samtliga tjänstemän som hör till nämndens förvaltning kommer att vara anställda i Varbergs kommun. Den gemensamma nämnden är överförmyndarnämnd för båda kommunerna och informations- och redovisningsskyldighet föreligger gentemot båda kommunerna. En chef för överförmyndarenheten har anställts under 2013 och lönekostnaden har fördelats med 50/50 mellan kommunerna. Nya gemensamma lokaler håller på att iordningsställas i Varberg och verksamheten kommer att slås samman under verksamhetsåret 2014. Överförmyndarnämnderna i Falkenberg och Varberg kvarstår dock som egna kommunala nämnder under hela 2014. I särskilt avtal har en fördelningsmodell tagits fram för tiden efter den 1 januari 1015. För tiden fram till den gemensamma nämnden träder i kraft skall vardera kommunen svara för egna kostnader. Lönekostnaden för de tjänstemän som anställts i Varbergs kommun men vars arbete utför under nämnden i Falkenberg skall bäras av Falkenberg. Kostnaden för chef fördelas med 50/50 under 2014. Kostnaden för hyra, arbetsmaterial och andra kostnader hänförliga till sammanslagningen av verksamheterna skall fr.o.m. att verksamheterna går samman POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15,Östra 0340-880 00 212000-1249 ks@varberg.se Vallgatan 12 (hiss) B TELEFAX WEBBPLATS 432 80 Varberg 432 80 Varberg 0340-67 64 52 www.varberg.se
2014-04-15 2(2) Dnr: KS 2011/0085-22 bäras av båda kommunerna med en kostnadsfördelning under 2014 om 40/60 (Falkenberg/Varberg) Hyreskostnaden avser lokaler i båda kommunerna. Den gemensamma partsvilja som går att utläsa ur denna överenskommelse skall vara styrande för hur kostnader, som inte angivits i denna reglering, skall fördelas under 2014. Falkenberg 2014- - Varberg 2014- -