Lars-Erik Jansson (S) ersätter Siv Gärtner (S)

1(2) Plats och tid Björkbackens särskilda boende, kl 9.00-11.15 Beslutande Ledamöter Kenneth Dahlström (C) ordförande Rune Bröms (C) Kerstin Marits (M) Per Wiman (KD) 1:e vice ordförande Peter Brask (S) 2:e vice ordförande Karin Lundström (BP) Tjänstgörande ersättare Lars-Erik Jansson (S) ersätter Siv Gärtner (S) Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare Dagny Martinsson (C) Margareta Jobs (KD) Agneta Söderberg (KD) Roger Skärberg (MP) Tjänstemän Övriga Agneta Ivåker, sektorschef för vård och omsorg 36-46 Lena Lorenz, avd-chef ordinärt boende, LSS och socialpsykiatri 36-46 Marie van Geffen Blomberg, enhetschef/verksamhetschef HSR 36-46 Andreas Staberg, verksamhetsekonom 36-46 Mari-Anne Nordin, MAS 36 Helén Norling, sekreterare 36-46 Justeringens plats och tid Administrativ service 2015-06-08 kl 15.00 Underskrifter Paragrafer 36-46 Ordförande Kenneth Dahlström (C) Justerare Lars-Erik Jansson (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp 2015-06-09 Datum då anslaget tas ned 2015-07-01 Förvaringsplats för protokollet Administrativ service Underskrift Helén Norling 1

2(2) Ärendelista 36 Avvikelser läkemedel och fall januari-april 2014 och 2015 37 Budgetavräkning januari-april 2015 38 Återkoppling av sektorns arbete med bemanningscentrum i syfte att åter få kostnadskontroll över vikarietillsättningen 39 Kontrollrapport för internkontrollplan vård och omsorg 2014 40 Internkontrollplan vård och omsorg 2015 41 Rapport från verksamheterna januari-april 2015 utifrån mål 2015-2017 42 Rapport över inkomna anmälningar enligt Lex Sarah 43 Sektorschefen informerar 44 Rapporter 45 Anmälan av fattade delegeringsbeslut 46 Information om Björkbacken 2

1(2) 36 Dnr 2015/751 Avvikelser läkemedel och fall januari-april 2014 och 2015 Redovisas statistik över avvikelser läkemedel och fall januari-april 2014 och 2015. Avvikelser för läkemedel Avvikelser för läkemedel inom särskild boende januari-april 2014 var 99 stycken och för samma period 2015 redovisas 79 avvikelser. När det gäller avvikelser för övriga enheter har ingen förändring skett mellan åren på totalen. Korttidsboende har ökat mest. Vid analys av avvikelserna nämns: - stress - baspersonal glömmer att överlämna läkemedel - läkemedel ges vid fel tid - indragna delegeringar - glömt att signera Åtgärder för att minska avvikelserna: - samtal förs med enskild personal - nya delegeringsprov - del i medarbetarsamtal - ny rutin där färre ansvarar för medicinering - dialog på arbetsplatsträffar Avvikelser för fall Avvikelser för fall inom särskilt boende januari-april 2014 var 242 stycken och för samma period 2015 redovisas 150 avvikelser, dvs 92 fall lägre vilket motsvarar en total minskning med 61%. För fall inom korttidsboendena Tranan och Storspoven januari-april 2014 och 2015, redovisar Storspoven i stort sett samma resultat 2014 och 2015, medan Tranan har ökat med 56% jämfört med motsvarande period 2014. För fall inom övriga enheter januari-april 2014 och 2015 redovisar nattpatrullen att de ligger konstant i avvikelserna. Under 2014 har inte alla 3

2(2) enheter registrerat avvikelser därav ökning 2015 inom bland annat hemtjänsten samt att Silviateamet är nystartat. Vid analys av avvikelserna nämns: - fall har skett vid förflyttningar, reser eller sätter sig och fallen skett inomhus - demenssjuka kopplat till motorisk oro - nedsatt balansförmåga Åtgärder för att minska avvikelserna: - inköp av nya skor - balansträningsprogram - styrkeövningar - bälte till rullstol i vissa fall (prövning) - sänggrindar (prövning) - flytt av möbler - läkemedelsgenomgångar - översyn av rörelselarm - mattor och andra hjälpmedel - omvårdnadsmöte tillsammans med rehab - riskbedömningar med Senior Alert Beslutsunderlag Redovisning av avvikelser fall och läkemedel januari till april 2014-2015 Utskottets beslut 1. Lägga informationen till handlingarna. Medicinskt ansvarig sjuksköterska Mari-Anne Nordin Sektorschef för vård och omsorg Agneta Ivåker Avd-chef ordinärt boende, HSL och socialpsykiatri Lena Lorenz Enhetschef/verksamhetschef HSR Marie van Geffen Blomberg 4

1(1) 37 Dnr 2015/48 Budgetavräkning januari-april 2015 Budgetavräkning för perioden januari-april 2015 har upprättats avseende intäkter och kostnader. Budgetavräkning för perioden visar en avvikelse mot budget på omkring -4 000 tkr. Avvikelsen är huvudsakligen hänförlig till att kostnader för timvikarier, OB-ersättning och sjuklön överstiger budget samt att kostnaderna för fyllnadstid och övertid har varit höga. Kostnader för slutenvård påverkar resultatet negativt inom särskilt boende. Inom HSLorganisationen överstiger kostnader för delegerad tid budget. Prognos för helåret är en avvikelse mot budget på -7 600 tkr. Sektorn upplever ett problem med bristande kostnadskontroll i och med Bemanningscentrums övertagande av vikarietillsättning under slutet av 2014. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, daterat 2015-05-19 Budgetavräkning januari-april med kommentarer Utskottets beslut 1. Lägga budgetavräkningen för perioden januari-april 2015 till handlingarna. Sektorchef för vård och omsorg Agneta Ivåker Avdelningschef för ordinärt boende, LSS och socialpsykiatri Lena Lorenz Enhetschef/verksamhetschef HRS Marie van Geffen Blomberg Verksamhetsekonom Andreas Staberg 5

1(1) 38 Dnr 2015/48 Återkoppling av sektorns arbete med bemanningscentrum i syfte att åter få kostnadskontroll över vikarietillsättningen Utskottet har tidigare beslutat att vid varje sammanträde få en återkoppling av sektorns arbete med bemanningscentrum i syfte att åter få kostnadskontroll över vikarietillsättningen. Avd-chef ordinärt boende, LSS och socialpsykiatri Lena Lorenz lämnar återkoppling i ärendet. Fortsatta styrgruppsmöten och övriga träffar har ägt rum för att diskutera och följa upp tidigare beslutade åtgärder. Arbetet fortgår med en bra dialog. Maria Pedersen är ny samordnare för vikariecentrum efter Anette Ås Backlund. Utskottets beslut 1. Lägga informationen till handlingarna. Avd-chef ordinärt boende, LSS och socialpsykiatri Lena Lorenz 6

1(2) 39 Dnr 2014/463 Kontrollrapport för internkontrollplan vård och omsorg 2014 Sektorn redovisar kontrollrapport för internkontrollplan för vård och omsorg 2014. Varje nämnd har ansvar för att anta en internkontrollplan för verksamheten. Den interna kontrollen syftar till att det ska finnas: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitliga finansiella rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämplig av lagar, föreskrifter och riktlinjer mm Uppfyllelse av kommunfullmäktiges och nämnds antagna mål Sektorschef tillsammans med ledningsgruppen ska årligen redovisa en sektorsövergripande internkontrollplan som visar planerade aktiviteter för att säkerställa den interna kontrollen fungerar. Resultat ska rapporteras till kommundirektören och kommunstyrelsen. Internkontrollplanen innehåller de kontrollmoment som ska utföras under året. Förslag till kontrollmoment har tagits fram och en risk- och konsekvensanalys har sedan genomförts av ledningsgruppen. Sektorns/avdelningens bedömning Process nummer 1-13 har granskats Resultat/iakttagelse: Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning Rutinen fungerar men behöver utvecklas Dokumenterad rutinbeskrivning saknas Ja Ja Nej 7

2(2) Avvikelse mot rutinbeskrivning har konstaterats enligt följande: Rutin nr 1 - utbildning har planerats under 2015. Process Mål Kontrollmoment Ansvarig Kontroll när 1 Rättssäker Handläggning Kollegiegranskning Myndig- Maj och myndighetsutövning, och beslut ska 2 ggr hetschef oktober vara per år handledning välgrundade och och korrekta dokumentation Rapport till Sektor chef Rutin 12/13 - kontrollen har endast avsett den egna regin då ingen extern utförare fanns vid mätningen. 12 Tillsyn av externa utförare (LOV) 13 Tillsyn av externa utförare (LOV) Säkerställa kvaliteten i verksamheten för kund Säkerställa kvaliteten i verksamheten för kund Kontroll genom checklista Kontroll av beslutade/ utförda timmar Myndig hetschef Myndig hetschef Maj Varje månad Gemnsam nämnd Leksand/ Rättvik Sektorschef Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, daterat 2015-05-12 Kontrollrapport internkontrollplan vård och omsorg 2014 Internkontrollplan vård och omsorg 2014 Utskottets förslag för beslut i kommunstyrelsen 1. Lägga kontrollrapport för internkontrollplan vård och omsorg 2014 till handlingarna. Kommunstyrelsen 8

1(1) 40 Dnr 2015/754 Internkontrollplan vård och omsorg 2015 Varje nämnd har ansvar för att anta en internkontrollplan för verksamheten. Den interna kontrollen syftar till att det ska finnas: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitliga finansiella rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämplig av lagar, föreskrifter och riktlinjer mm Uppfyllelse av kommunfullmäktiges och nämnds antagna mål Sektorschef tillsammans med ledningsgruppen ska årligen redovisa en sektorsövergripande internkontrollplan som visar planerade aktiviteter för att säkerställa den interna kontrollen fungerar. Resultat ska rapporteras till kommundirektören och kommunstyrelsen. Internkontrollplanen innehåller de kontrollmoment som ska utföras under året. Förslag till kontrollmoment har tagits fram och en risk- och konsekvensanalys har sedan genomförts av ledningsgruppen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, daterat 2015-05-12 Interkontrollplan vård och omsorg 2015 samt riskbedömning Utskottets förslag för beslut i kommunstyrelsen 1. Anta interkontrollplan för vård och omsorg 2015 med tillägget att process nummer 3 inom ordinärt boende, med kontrollmoment beslutade timmar, beviljade timmar, budgeterade timmar och arbetade timmar samt kundtid, även ska rapporteras till utskottet för vård och omsorg månadsvis. Kommunstyrelsen 9

1(1) 41 Dnr 2015/35 Rapport från verksamheterna januari-april 2015 utifrån mål 2015-2017 Verksamheterna särskilt boende, ordinärt boende, LSS och boendestöd, HSR (hälso- och sjukvård samt rehab), korttidsboende/växelvård och dagverksamhet lämnar rapport för perioden januari-april 2015 utifrån mål 2015-2017. Rapporten omfattar följande mål/uppdrag: - Öka fokus på särskilt utsatta och äldres sociala situation. Beslutsunderlag Måluppfyllelse januari-april 2015 korttidsboende/växelvård Måluppfyllelse januari-april 2015 särskilt boende Måluppfyllelse januari-april 2015 ordinärt boende/hemtjänst Måluppfyllelse januari-april 2015 LSS och boendestöd Måluppfyllelse januari-april 2015 - HSR Utskottets beslut 1. Lägga informationen till handligarna. Sektorschef för vård och omsorg Agneta Ivåker Avd-chef ordinärt boende, LSS och socialpsykiatri Lena Lorenz Enhetschef/verksamhetschef HSR Marie van Geffen Blomberg 10

1(1) 42 Dnr 2015/49 Rapport över inkomna anmälningar enligt Lex Sarah Några anmälningar enligt Lex Sarah finns inte att rapportera. 11

1(2) 43 Dnr 2015/189 Sektorschefen informerar Öppet hus på de dagliga verksamheterna Affär n, Bakfickan, Gärdet och Utegruppen - 2015-06-02 kl 9.30-15.00. Åtgärder för att stoppa kostnadslödet - Föreslagna åtgärder är bland annat att inte placera några nya boende på Tibble. Tibble särskilda boende kommer att flyttas över till Limsjögården efter om- och tillbyggnaden. Korttidsplatser kommer att minskas under hösten i linje med projektet Tryggad hemgång. Daglig, social verksamhet ska vara en öppen verksamhet. Detta får effekten minskat antal biståndsbeslut och omsorgsresor. A-huset i anslutning till Björkbackens särskilda boende kommer att marknadsföras som ett tryggt boende för personer 65 år och äldre. Leksandsbostäder är hyresvärd. I boendet ingår möjlighet att äta och delta i aktiviteter på Björkbackens särskilda boende. Om och tillbyggnad av Limsjögården Kostnadseffektiviteten i utrymmena håller på att ses över då det finns ett stort antal överytor i fastigheten. Hemtjänstens hus flyttar till Hagagatan under hösten oavsett vad man kommer fram till när det gäller Limsjögården. Arbetskläder i hemtjänsten Kammarrätten i Göteborg har i dom funnit att arbetsgivaren är skyldig att tillhandahålla arbetskläder inom hemtjänsten. För Leksands del ligger ärendet om arbetskläder i hemtjänsten hos Högsta förvaltningsdomstolen med en begäran om prövningstillstånd. Ny organisation - Ledningsgruppen har arbetat fram ett förslag till ny organisation inom vård och omsorg. Förslaget innebär bland annat att det blir en avdelningschef för LSS (rekrytering pågår), en avdelningschef för särskilt boende (Lena Lorenz) och en för ordinärt boende och HSR -hälso-och sjukvård och rehab- (Marie van Geffen Blomberg). 12

2(2) Översyn av larmen på Edshult Sektorn ser över vilken typ av larm som ska finnas på Edshult och som är anpassat för aktuell målgrupp. Det larmsystem som idag finns fungerar inte till belåtenhet. Studiebesök ska göras i Sandviken, där de nyligen fått nytt larmsystem inom särskilt boende. Separat upphandling kommer därefter att göras. Ny enhetschef LSS Jessika Eriksson, som nu arbetar som LSShandläggare har fått tjänst som enhetschef inom LSS. Förändringar inom HSR (hälso- och sjukvård samt rehab) Enheten har haft två tjänster för mycket enligt budget. Anpassningar har kunnat göras utifrån att personal har slutat. Nytt schema gäller från och med vecka 22. Enheten har också arbetat med förändrat arbetssätt. Besök inom vård och omsorgs verksamhet Utskottet är välkommen att besöka de olika verksamheterna inom vård och omsorg. Ta kontakt med Lena Lorenz eller Agneta Ivåker för överenskommelse. Utskottets beslut 1. Lägga informationen till handlingarna. Till handlingarna 13

1(1) 44 Dnr 2015/867 Rapporter Rapport från gårdsrådsmöten Margareta Jobs, Edshults gårdsråd: Aktivitetsombud är tillsatta för varje våningsplan. De aktiviteter som anordnas är bland annat sång och musik, bingo, naturrutan, läskraft, café, filmkväll, italiensk afton, nationaldagsfirande, aktiviteter för män, gymnastik etc. När det gäller måltiderna framförs synpunkter både från chefer, boende och anhöriga att det ofta serveras söta krämer. Som dricka finns det endast söt saft och vatten att välja på. Lättöl borde finnas som ett alternativ. För att underlätta för de boende att komma ut på gemensamma aktiviteter, vore det önskvärt att det fanns tillgång till en mindre buss. Rune Bröms, Limsjögårdens gårdsråd: De boende önskar delta i fikat på Brandmannen på tisdagar. Det är dock inte lätt att uppfylla detta önskemål med tanke på transporten dit. Att få färdtjänst beviljat är inte en självklarhet. Mer underhållning och aktiviteter på boendet efterlyses, bland annat filmvisning av gamla filmer. När det gäller maten är upplevelsen att den blivit bättre. Utskottets beslut 1. Lägga informationen till handlingarna. Till handlingarna 14

1(1) 45 Dnr 2015/364 Anmälan av fattade delegeringsbeslut Kommunstyrelsen har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av kommunstyrelsen antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till kommunstyrelsen. Redovisningen innebär inte att kommunstyrelsen får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det kommunstyrelsen fritt att återkalla delegering. Personalärenden enligt följande Enhetschef Maria Bergström, lista nr 2/2015 Enhetschef Annika Nordin, lista nr 5-6/2015 Enhetschef Torbjörn Lund, nr 12-28/2015 Enhetschef Charlotte Mattsson, lista nr 1/2015 Enhetschef Lisskulla Kiltäpp, lista nr 4/2015 Enhetschef Ingmari Hansson, lista nr 4/2015 Enhetschef Betty Ann Eriksson, lista nr 4/2015 Enhetschef Kristina Ollén, lista nr 4/2015 Enhetschef Katja Vestling (Patricia Gustafsson) lista nr 3-4/2015 Enhetschef Adrienne Domeij, lista nr 3/2015 Beslut 1. Överlämna redovisningen av delegeringsbesluten till kommunstyrelsen för godkännande. Kommunstyrelsen 15

1(1) 46 Dnr 2015/363 Information om Björkbacken Enhetschef Adrienne Domeij informerar om Björkbacken. Utskottets beslut 1. Lägga informationen till handlignarna. Till handlingarna 16