1(13) Plats och tid Facklan, kommunhuset, Bjuv, kl 09.00-11-20 Beslutande Ledamöter Stefan Svalö (S), ordf, jäv 6 Anders Månsson (S), ordf 6 Christer Landin (S) Ninnie Lindell (M) Sven Yngve Persson (M) Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Tjänstemän Övriga Christel Sundberg, samhällsutvecklingschef, tf kommunchef Anders Kronfelt, ekonomichef Jarl Gustavsson, planeringschef 2 Christer Nilsson, stf räddningschef 4 Susan Elmlund, sekreterare Justering Justerare Tid och plats Anders Månsson (S) Ninnie Lindell (M), 6 Omedelbar justering Justerade paragrafer 1-9 Underskrifter Sekreterare Susan Elmlund Ordförande Stefan Svalö (S) Justerande Anders Månsson (S) Ninnie Lindell (M)
2 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Beslutande organ Sammanträdesdatum Datum när anslaget sätts upp 2013-01-10 Datum när anslaget tas ned 2013-02-01 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontorets kansli, Mejerigatan, Bjuv Underskrift Susan Elmlund
3 Innehåll Ksau 1... 4 Fastställande av dagordning... 4 Ksau 2 Ks 2010.0405... 5 Information om arbetet med planskild korsning... 5 Ksau 3 Ks 2012.0564... 6 Förvaltningsledning barn- och utbildningsnämnden... 6 Ksau 4 Ks 2012.0305... 7 Tekniska åtgärder för kommunal ledningsplats (kommunhuset) i Bjuvs kommun... 7 Ksau 5 Ks 2012.0544... 8 Information angående fortsatt utveckling av Bjuvs centrum... 8 Ksau 6 Ks 2012.0483... 9 Borgensram för lån åt Sydvatten AB... 9 Ksau 7 Ks 2012.0565... 10 Förslag till internbudget för år 2013 för kommunstyrelsens verksamheter... 10 Ksau 8 Ks 2012.0566... 11 Förslag till gemensamma kontrollmoment i 2013 års interna kontroll i Bjuvs kommun... 11 Ksau 9 Ks 2012.0238... 13 Förslag till reviderad driftbudget för 2013 avseende löneöversyn 2012... 13
4 Ksau 1 Fastställande av dagordning Föreligger förslag till dagordning daterad 2013-01-02. Arbetsutskottets beslut beslutar godkänna föreslagen dagordning.
5 Ksau 2 Ks 2010.0405 Information om arbetet med planskild korsning Planeringschef Jarl Gustavsson informerade om arbetet med planskild korsning i Bjuv. Slutbesiktning är gjord 30 november, protokollet har inkommit. Kronanparken slutförs i april 2013, besiktas därefter tillsammans med vissa andra grönytor. En utbetalning på 4,1 Mkr från Trafikverket har tidigarelagts och gjordes i december 2012 istället för under 2013. Arbetsutskottets beslut tackar för informationen och lägger denför dagen till handlingarna.
6 Ksau 3 Ks 2012.0564 Förvaltningsledning barn- och utbildningsnämnden Nuvarande förvaltningschef för barn- och utbildningsförvaltningen Richard Mortenlind lämnar sin tjänst 1 februari 2013. Rekrytering av efterträdare kommer att påbörjas. Med avsikt att finna en lösning för situationen som uppstår innan en ny efterträdare har rekryterats, vilket bedöms tidigast vara klart till efter semestern 2013, så har tf kommunchef och tf personalchef genomfört samtal med politiska företrädare och förvaltningsledningen. Det förslag som växt fram är en lösning med kollektivt ledarskap. Detta innebär att utvecklingsstrategerna Ulrica Malmberg och Vera Wadströmer gemensamt kommer att leda förvaltningen. Under januari månad kommer ett arbete att genomföras som syftar till att gemensamt prioritera och fördela de arbetsuppgifter som idag åvilar förvaltningschefen. Information kommer att lämnas till förvaltningen i januari kring hur fördelningen ser ut. Samverkan har skett med berörda fackliga organisationer. Tjänsteskrivelse Jonny Wedin, 2012-12-20 Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta att förvaltningschefsskapet för barn- och utbildningsförvaltningen ska, from 2013-02-01 fram tills ny efterträdare utsetts, ledas genom kollektivt ledarskap som upprättshålls av Ulrica Malmberg och Vera Wadströmer. Arbetsutskottets beslut beslutar att förordna Ulrica Malmberg till t f förvaltningschef för förskolan och förordnavera Wadströmer till t f förvaltningschef för alla andra skolfrågor från och med 2013-02-01 fram tills ny efterträdare utsetts.
7 Ksau 4 Ks 2012.0305 Tekniska åtgärder för kommunal ledningsplats (kommunhuset) i Bjuvs kommun Arbetsutskottet tog 2011-06-08, 81, beslut att söka stadsbidrag hos MSB, myndigheten för samhällsskydd och beredskap, för att kunna investera i ett stationärt reservkraftverk till kommunhuset i Bjuv. MSB har gjort ett förslag som är grundat på en teknisk inventering av lokaler, strömförsörjning, avbrottsfri kraft, telefoni och IT-säkerhet. För at bidrag ska utgå gäller åtgärdsförslaget i sin helhet och frånsteg gällande åtgärder görs endast efter samråd med ansvarig handläggare på MSB. MSB finansierar 50 % av kostnaden. MSB:s förslag för genomförande är enligt följande: Åtgärder totalkostnad kr Bjuvs kostnad kr Strömförsörjning 1 914 000 957 000 Ledningslokaler 258 000 120 000 Telefoni 14 000 7 000 IT-säkerhet 729 000 364 500 Radiosamband 57 000 28 500 Summa: 2 972 000 1 486 000, 2011-06-08, 81, 2012-06-13, 110 Tjänsteskrivelse med bilaga, Christer Nilsson, 2012-10-31 Förvaltningens förslag till belut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta föreslå kommunstyrelsen besluta att fullfölja ansökan om bidrag för ovanstående åtgärder. Investeringen sker 2014. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens beslut föreslår kommunstyrelsen besluta att fullfölja ansökan om bidrag för ovanstående åtgärder. Kommuntyrelsen avser att äska medel för investeringen i investeringsbudget för 2014.
8 Ksau 5 Ks 2012.0544 Information angående fortsatt utveckling av Bjuvs centrum Samhällsutvecklingschef Christel Sundberg informerade om planerna för den fortsatta utvecklingen av Bjuvs centrum samt planberedningens arbete och prioriteringar., 2012-12-12, 222 Arbetsutskottets beslut beslutar att tacka for informationen och lägger den för dagen till handlingarna.
9 Ksau 6 Ks 2012.0483 Borgensram för lån åt Sydvatten AB Styrelsen för Sydvatten AB har tillskrivit delägarna, bland dem Bjuvs kommun, om en utökad borgensram. Sydvatten AB planerar för omfattande investering och kommer därför att behöva låna upp ytterligare kapital de närmaste fem åren, 2013-2017. För att kunna göra det krävs att delägarna, bland andra Bjuvs kommun, beslutar om utökad borgensram. Bjuvs kommuns ägarandel i Sydvatten var per 2011-12-31 1,84 % och då hade kommunen ett borgensåtagande på 9 991 tkr. Efter att Ängelholms kommun inträdde som delägare 2012-06-01 har Bjuvs kommuns andel sjunkit till 1,76 %. I dag har Sydvattens ägare ett totalt borgensåtagande på 886 mkr. Under perioden planerar bolaget att låna upp ytterligare 531 mkr, och därför behöver borgensramen totalt öka till 1 417 mkr. Bjuvs kommuns andel av denna blir 1,76 % eller 24,9 mkr. Tjänsteskrivelse med bilaga, Anders Kronfelt, 2012-12-21 Jäv Stefan Svalö (S) anmäler jäv. Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att bevilja Sydvatten AB en ram för Bjuvs kommuns borgensåtagande på 24 930 200 kronor över perioden fram till och med år 2017. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att bevilja Sydvatten AB en ram för Bjuvs kommuns borgensåtagande på 24 930 200 kronor över perioden fram till och med år 2017.
10 Ksau 7 Ks 2012.0565 Förslag till internbudget för år 2013 för kommunstyrelsens verksamheter Föreligger förslag till internbudget för år 2013 för kommunstyrelsens verksamheter. Enligt kommunfullmäktiges beslut 2012-12-13, 105, om driftbudgeten för 2013 ska styrelsen fastställa internbudget för sina verksamheter i januari månad. Här föreligger förslag till internbudget för kommunstyrelsen avseende räddningstjänsten, samhällsutvecklingsenheten, driftenheten, och kommunledningskontoret. Enheten för arbete & tillväxt behandlar sin internbudget i sitt utskottet. Tjänsteskrivelse med bilaga, Anders Kronfelt, 2012-12-21 Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta enligt förslaget till internbudget för år 2013. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens beslut föreslår kommunstyrelsen besluta enligt förslaget till internbudget för år 2013.
11 Ksau 8 Ks 2012.0566 Förslag till gemensamma kontrollmoment i 2013 års interna kontroll i Bjuvs kommun Enligt de riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat om och som kompletterar det reglementet för intern kontroll i Bjuvs kommun, ska kommunstyrelsen varje år utifrån en risk- och väsentlighetsanalys ta fram minst två kommunövergripande kontrollmoment som samtliga nämnder ska granska. (tillämpningsanvisningar, 2) Kommunens ledningsgrupp har genomfört en sådan risk- och väsentlighetsanalys på sitt möte den 5 december 2012. Analysen ledde fram till ett förslag på tre gemensamma kontrollmoment för kommunens styrelse och nämnder år 2013. Tjänsteskrivelse med bilaga, Anders Kronfelt, 2012-12-05 Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta följande tre gemensamma kontrollmoment för intern kontroll 2013: 1. Användning av kommunens bilar: Inom ramen för kontrollen ska särskilt granskas hur användningen redovisas i form av körjournaler, rutinerna för tankning, skötsel, underhåll och service, rutiner för försäkring och fordonsskatt, samt göras en bedömning av om antalet bilar är rimligt i förhållande till verksamheten. 2. FN:s barnkonvention/ Barn- och ungdomsplanen: Följande frågor är viktiga att belysa: Hur arbetar nämnden/styrelsen med planen? Har ansvariga för olika insatser utsetts? Hur har planen kommunicerats i organisationen? Är planen känd bland alla medarbetare? Vilka förändringar har vidtagits med anledning av planen? 3. Systematiskt arbetsmiljöarbete: Viktiga frågor att undersöka är bland andra dessa: Finns dokumenterade rutiner för hur systematiskt arbetsmiljöarbete ska gå till i organisationen? Är rutinerna kända och spridda och följs de? Behöver rutinerna utvecklas? Finns det en arbetsmiljöpolicy? Görs det riskbedömningar? De gemensamma kontrollmomenten ska inarbetas i nämndernas planer för intern kontroll 2013 och komplettera de kontrollmoment som nämnden själv sätter upp. Hur granskningarna konkret genomförs avgörs av respektive nämnd.
12 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens beslut föreslår kommunstyrelsen besluta att anta följande tre gemensamma kontrollmoment för intern kontroll 2013: 1. Användning av kommunens bilar: Inom ramen för kontrollen ska särskilt granskas hur användningen redovisas i form av körjournaler, rutinerna för tankning, skötsel, underhåll och service, rutiner för försäkring och fordonsskatt, samt göras en bedömning av om antalet bilar är rimligt i förhållande till verksamheten. 2. FN:s barnkonvention/ Barn- och ungdomsplanen: Följande frågor är viktiga att belysa: Hur arbetar nämnden/styrelsen med planen? Har ansvariga för olika insatser utsetts? Hur har planen kommunicerats i organisationen? Är planen känd bland alla medarbetare? Vilka förändringar har vidtagits med anledning av planen? 3. Systematiskt arbetsmiljöarbete: Viktiga frågor att undersöka är bland andra dessa: Finns dokumenterade rutiner för hur systematiskt arbetsmiljöarbete ska gå till i organisationen? Är rutinerna kända och spridda och följs de? Behöver rutinerna utvecklas? Finns det en arbetsmiljöpolicy? Görs det riskbedömningar? De gemensamma kontrollmomenten skall inarbetas i nämndernas planer för intern kontroll 2013 och komplettera de kontrollmoment som nämnden själv sätter upp. När det gäller punkt 2 gäller detta under förutsättning att barn- och ungdomsplanen antas av kommunfullmäktige. Hur granskningarna konkret genomförs avgörs av respektive nämnd.
13 Ksau 9 Ks 2012.0238 Förslag till reviderad driftbudget för 2013 avseende löneöversyn 2012 Föreligger förslag till fördelning i 2013 års budget av reserverade medel avseende löneöversynen 2012. De budgetramar som hittills beslutats av kommunfullmäktige grundar sig på lönekostnader i 2011 års lönenivåer. På finansförvaltningen har reserverats medel för tolv månaders kostnader avseende 2012 års löneöversyn, vilka uppgår till 13 219 tkr. Tjänsteskrivelse, Anders Kronfelt, 2012-12-14 Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att godkänna fördelning av medel för 2012 års löneöversyn i 2013 års budget samt fastställa nya budgetramar enligt beslutsunderlaget. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att godkänna fördelning av medel för 2012 års löneöversyn i 2013 års budget samt fastställa nya budgetramar enligt beslutsunderlaget.