1(7) Styrelse och rektor Verksamhetsrapport för 2009. Revisionsplanen för 2009, dnr LiU-2008/04738, beskriver internrevisionens (IR:s) planerade aktiviteterna för verksamhetsåret. Nedan redovisas genomförda aktiviteter under året (kap 1) samt en uppföljning av tidigare gjorda granskningar (kap 2). 1. Aktiviteter 2009 Förutom de granskningar enligt revisionsplanen för 2009 som redovisas nedan, har internrevisionen under året bl a inlett samverkan med internrevisionen i Umeå, fungerat som bollplank mot ensamrevisor, medverkat i externa och interna nätverk/arbetsgrupper, besvarat externa remisser, enkäter och frågor. bestod under året av 2,75 tjänster med en helårsbemanning på 2,35 tjänster. Granskningar I tabellen nedan redovisas tidsåtgången för revisionsplanens granskningar 2009. Tidsåtgång (h) Område enligt revisionsplan Planerat Utfall Anm. Institutionsgranskning/temagranskning 260 325 Fakultetsgranskning 265 274 Årsredovisning och delårsrapport 150 171 Bisysslor 260 114 Pågår Administrativa utvecklingsprojekt 245 136 Pågår Utbildningsregelverkets tillämpning 145 75 Pågår Studiemiljö 220 324 IT-säkerhet 115 210 EU-revision 500 587 Ospecificerad granskning 140 109 Rådgivning 162 179 Riskanalys och planering 168 206 Uppföljning av tidigare års granskningar 80 99 Kompetensutveckling 226 193 SUMMA 2 936 3 002
2(7) 1.1 Institutionsgranskning/temagranskning Under 2009 genomfördes en s.k. temagranskning av universitetets hantering av företagskort. Temamodellen innebär att hela universitetets verksamhet för en viss företeelse granskas. En oprofessionell hantering av företagskort kan innebära stora risker för universitetet i form av att korten används på ett oegentligt sätt, att LOU inte efterlevs med risk för skadeståndsanspråk som följs, att momsredovisningen blir oriktig samt att universitetet får dålig publicitet. Granskningen visar att det finns ett antal väsentliga åtgärder att vidta för att förbättra den interna kontrollen. IR rekommenderar att de centrala anvisningarna förtydligas för att ge verksamheten bättre förutsättningar för en korrekt hantering. Enheterna bör se över sina rutiner för hantering av företagskort. Prefekt/motsvarande har ansvar för att det finns metoder och rutiner för en god intern kontroll. Vidare föreslås att en central utbildning för kortansvariga och kortadministratörer genomförs omgående. Rapporten behandlas av styrelsen i februari 2010. 1.2 Fakultetsgranskning Fakultetsgranskningar syftar till att belägga om den interna styrningen och kontrollera är tillfredsställande i de viktigaste administrativa processerna samt bedöma om resultat- och balansräkning är rättvisande. Granskning har gjorts av bokslutsenhet 55, tekniska fakultetskansliet (TFK). IR har granskat bokslutet för år 2008 och bedömer att resultaträkningen ger en rättvisande bild av resultatet och att balansräkningen med tillhörande poster är rättvisande. När det gäller strategikarta och tillhörande styrtal har fakulteten kommit långt i sitt arbete. IR kan konstatera, precis som vid granskning av annan fakultet, att det saknas riktlinjer/beslut avseende ansvar och befogenheter för kanslichefsfunktionen. Detta är primärt en fråga för LiU centralt att behandla. Den interna styrningen och kontrollen vad gäller upphandling, attester och representation bör förbättras. Granskningen är avrapporterad till fakultetsstyrelsen som i skrivelse kommenterat granskningen och redovisat åtgärder med anledning av rapporten. 1.3 Årsredovisning och delårsrapport Från 2009 har universitetet radikalt förändrat sin ekonomiska redovisningsmodell i och med implementeringen av den s k SUHF-modellen. Grundprincipen är att all utbildning och forskning ska bära sina egna kostnader samt sin andel av de indirekta kostnaderna. Införande av nya system innebär oftast en påfrestning för verksamheten och kräver noggrann kontroll. Som ett led i IR:s granskning av universitetets interna styrning och kontroll ingår att granska om universitetet med en rimlig säkerhet lämnar en tillförlitlig redovisning och rättvisande rapportering. Den externa revisionen har vid flera tillfällen rekommenderat LiU att se över rutiner för kvalitetssäkring och dokumentation av dessa till delårsrapporter och årsredovisningar.
3(7) IR kan konstatera att universitetet under året har fortsatt den påbörjade kvalitetssäkringsprocessen för årsredovisning och delårsrapport som tidigare granskningar rekommenderat. Beslut har tillkommit och åtgärder vidtagits i syfte att bidra till kvalitetsförbättring av den ekonomiska redovisningen. I en decentraliserad organisation krävs att det finns bra och tydliga riktlinjer/anvisningar som stöd från centrala funktioner. Det är också väsentligt i kvalitetssäkringsprocessen att det finns en återkoppling till/från den centrala funktionen vid frågor och önskemål om förbättringar på erhållet/inlämnat material från enheterna i samband med bokslut eller annan återrapportering. IR bedömer att kommunikation och kompetenshöjande insatser är viktiga delar att arbeta vidare med i det fortsatta kvalitetssäkringsarbetet för att förståelse för och kunskap om hur det nya systemet ska fungera ska nå ut till de ytterst berörda delarna i organisationen. Effekterna av beslut och åtgärder fattade under 2009 ingår inte i denna granskning då IR bedömer att det tidigast går att följa upp dessa i samband med granskning av årsbokslutet 2009. 1.4 Bisysslor Riksdagen beslutade 1985 att ge universitetslärarna en utökad rätt att utöva bisyssla inom FoUområdet. Syftet är att underlätta samverkan mellan universitet och det omgivande samhället. Samtidigt betonas vikten av god kontroll över bisysslorna. Under senare år har det vid flera universitet och högskolor uppmärksammats olämpliga bisysslor som bl a orsakat förtroendeskador. Riksrevisionen har genomfört granskningen Högskolelärares bisysslor (RIR 2008:5) i vilken LiU ingick bland de granskade lärosätena. IR har påbörjat en kompletterande substansgranskning av bisysslor på ett urval av lärarpersonalen. Syftet är att undersöka om rutinerna vid hantering av bisysslor är ändamålsenliga och bidrar till en god intern styrning och kontroll. Granskningen avslutas under våren 2010. 1.5 Administrativa utvecklingsprojekt Universitetet har under de senaste åren planerat för en omfattande utvecklingstakt vad gäller införande av nya administrativa system och processer som hjälp i effektiviseringen av universitetets administration. Utvecklingsprojekten har varit många och inte i alla lägen motsvarat förväntningarna. Granskning pågår med syfte att titta närmare på ändamålsenligheten i nuvarande utvecklingsmetod och utvecklingsprocess. Granskningen avrapporteras våren 2010. 1.6 Utbildningsregelverkets tillämpning Regelverket kring högre utbildning är omfattande och bitvis komplext. I en decentraliserad organisation finns risk för att verksamheten inte följer centralt upprättade regler utan skapar egna. Olika hantering kan förekomma som kan få såväl juridiska som ekonomiska och administrativa konsekvenser. IR granskar f n hur utbildningsregelverket kring registrering och avregistrering ser ut, regleras och tillämpas på fakulteter och institutioner. Granskningen avrapporteras våren 2010
1.7 Studiemiljö 4(7) En viktig framgångsfaktor för universitetet är att erbjuda en väl fungerande studiemiljö. Konsekvenserna vid brister i studiemiljön kan bli omfattande vad gäller studentrekrytering och upplevd kvalitet från studenternas sida. IR har granskat och utvärderat om LiU idag planerar och följer upp studenternas studiemiljö på ett systematiskt sätt. Fokus har lagts vid interna styrdokument, ansvar och organisation samt uppföljning och kontroll. Granskningen rekommenderade att det utvecklingsarbete som pågår med gemensamma kursvärderingssystemet KURT bör prioriteras och att LiU bör överväga en central samordningsinsats för att säkerställa kvalitet i systemet. Vidare rekommenderades att informationsinsatser riktade mot studenterna bör förstärkas vad gäller resultat och åtgärder till följd av NSI (Nöjd StudentIndex). Ett sammanhållande styrdokument avseende studiemiljö som tydliggör universitetets arbete från en övergripande nivå och vilka styrdokument som kan kopplas till detta borde tas fram och även en allmän definition av studiemiljö. IR föreslog även att återkopplingen till institutionerna vad gäller uppföljningen av studiemiljön på central- och fakultetsnivå bör förbättras. Slutligen har det under granskningen framkommit att det pågår arbete med att utarbeta ett nytt samverkansavtal och att revidera arbetsmiljöpolicyn. Styrelsen noterade i sitt beslut att ett antal åtgärder borde vidtas för att förbättra studenternas studiemiljö men att det redan pågår ett arbete med att rätta till merparten av de påtalade bristerna. När det gäller de punkter där arbetet ännu inte inletts ansåg styrelsen att de åtgärder som planerats av universitetsledningen var i överensstämmelse med IR:s rekommendationer. Dessa åtgärder var att genomföra en utvärdering av KURT, att sammanställa uppföljning på central nivå av de åtgärder som genomförts utifrån resultaten av NSI samt att sammanställa ett övergripande samlingsdokument som ger en översikt av de styrdokument som på olika nivåer inom universitetet reglerar arbetet med studiemiljön. 1.8 IT-säkerhet Behörigheter i centrala administrativa system IR gör bedömningen att det finns väsentliga risker förknippade med behörigheter. Behörigheter utgör ett av de viktigare medlen för att skydda information från manipulation, förstörelse eller spridning. Det utgör en risk om behörighetshanteringen inte är under kontroll. Om vitala delar i behörighetshanteringen är svag finns ex vis risk för avsiktligt eller oavsiktligt intrång, vilket kan förorsaka organisationen påtaglig skada. Granskning har utförts av den grundläggande IT-säkerheten inom verksamhetens centrala administrativa system vad gäller behörigheter. Syftet har varit att granska om den interna styrningen och kontrollen i rutinerna kring behörigheter i verksamhetens centrala administrativa system kan anses ändamålsenliga och effektiva samt vid behov föreslå förändringar. Efter genomförd granskning kan vi konstatera att regelverk, kontroller och uppföljningar behöver stärkas och att behörighetsuppföljning och lösenordshantering bör uppmärksammas särskilt. Rapporten behandlas av styrelsen i februari 2010.
1.9 EU revision 5(7) Revisionsintyg för universitetets forskningsprojekt inom EU:s 6: e och 7:e ramprogram (FP6 och FP7) utfärdas av internrevisionen. 19 revisionsintyg avseende 6:e ramprogrammet har utfärdats under 2009 vilket är en minskning mot 2008. Flertalet av revisionsintygen har avsett slutrapporteringar av projekten och de projekt som fortfarande pågår kommer att avslutas inom det närmsta året. De väsentligaste bristerna som observerats bland de granskade projekten är, liksom tidigare år, brister genom ofullständig projektredovisning. Kostnader har inte redovisats i rätt redovisningsperiod och avstämning har inte gjorts av bokförda lönekostnader mot tidredovisning. Inom EU:s 7:e ramprogram kräver flertalet projektformer ett intyg (Certificate on the Financial Statements) för den ekonomiska rapporteringen i de projekt som överstiger 375 000 i ackumulerat bidrag och endast då detta belopp uppnås. Under 2009 beslutade universitetsledningens att en årlig granskning ska göras för de FP7-projekt som kräver intyg (CFS). Syftet med årlig granskning är att ge bättre förutsättningar för projekten att undvika större fel och brister i ett tidigt skede av projektperioden. Det innebär att den årliga rapporteringen granskas men att CFS utfärdas först då kontraktet ställer krav på att CFS ska medfölja rapporteringen. Under 2009 har CFS för ett FP7-projekt utfärdats samt ett projekt har granskats som har omfattats av årlig granskning. Under året har information och rutiner för hanteringen med CFS inom FP7 utarbetats för att ge vägledning för projektansvariga inför granskning. Dessa rutiner har gjorts tillgängliga på LiU-webben. Under 2009 har EU-kommissionens egna revisorer genomfört revision hos LiU av tre forskningsprojekt inom FP6. LiU har varit koordinator för ett av projekten och partner i de två andra. Samtliga tre projekt var fortfarande pågående vid tidpunkten för revision. Ytterligare ett projekt, där LiU deltagit som partner, har granskats av extern revisionsbyrå på uppdrag av EU-kommissionen, detta projekt var dock avslutat. har varit delaktig i institutionernas förberedelser inför EU-revisorernas besök. 1.10 Ospecificerad granskning Tid för ospecificerad granskning har under 2009 till stor del rört granskning av universitetets biluthyrningsverksamhet. Tid har även använts för revision av projekt finansierade av andra bidragsgivare än EU, såsom SIDA, IUC och NICe.. 1.11 Rådgivning Den rådgivande verksamheten har utnyttjats något mer än planerat. Rådgivningsinsatserna består till övervägande delen av frågor från institutioner och andra enheter men även från andra internrevisorer, statliga myndigheter och organisationer. 1.12 Kompetensutveckling Under året har kompetensutveckling skett genom seminarier inom U/H-området och revisionsområdet. NIRUH (Nordiska InternRevisorer inom Universitet och Högskolor) genomför årligen seminarier för kunskapsutveckling och erfarenhetsutbyte. År 2009 inbjöds till överläggningar i Umeå, där internrevisionen deltog. Vi har även startat upp ett nätverkssamarbete med internrevisionsfunktionen i Umeå för ömsesidigt utbyte i kvalitets- och utvecklingsfrågor.
1.13 Kvalitetsbedömning av IR 6(7) Styrelsen informeras om resultatet av den externa kvalitetsgranskningen av internrevisionsfunktionen i februari 2009. Resultatet innebar att IR är kvalitetsgodkänd utifrån internationella normer vad gäller arbetssätt och yrkesetik. ESV utvärderar varje år på regeringens uppdrag de statliga internrevisionsfunktionerna. Bedömningen för 2008 års verksamhet presenterades i mars månad 2009 och innebar högsta poäng för LiU:s del. 2. Uppföljning av tidigare beslutade internrevisionsrapporter Av de beslut som Universitetsstyrelsen tagit med anledning av s avrapporterade granskningar från år 2001-2008, där alla beslutade åtgärder ännu inte är genomförda, återfinns följande rapporter: 2.1 Lärarnas tjänstgöring Rapport 2001, beslut 2004-06-04 Ett nytt lokalt arbetstidsavtal för lärare infördes 1999. I avtalet regleras arbetsuppgifternas fördelning, arbetstidens fördelning, arbetsplan/bemanningsplan, övertid samt semesterns förläggning. Ansvaret för att verksamheten bedrivs enligt avtalet åligger prefekt och institutionsstyrelse. Granskningen syftade till att bedöma hur avtalet tillämpats på institutionerna samt om avtalet givit avsedd effekt Universitetsstyrelsen konstaterade, efter att ha tagit del av revisionsrapporten och en inom rektorskansliet upprättad PM i ärendet, att internrevisionens granskning påtalat brister avseende tillämpningen av avtalet. Brister framkommer bl.a. i fråga om förutsättningarna för lärares kompetensutveckling, fördelning av lärares arbetstid, kompetensutvecklingsplaner, förhandlings- och informationsskyldigheten, övertid, semesterhantering och närvaro på arbetsplatsen. I detta PM redovisades ett antal åtgärder för att komma tillrätta med de påtalade bristerna, vilken styrelsen godkände. Uppföljning visar att en av åtgärderna kvarstår. Man har valt att invänta det nya nationella arbetstidsavtalet för universitetslärare vilket trädde i kraft oktober 2009 och det lokala arbetstidsavtalet vilket tecknades januari 2010. 2.2 Upphandling Rapport 2008, beslut 2008-06-11 Granskningen omfattade universitetets upphandling mot bakgrund dels av ny Lag om offentlig upphandling (LOU) och dels genom behov av uppföljning av tidigare gjord granskning Upphandlingsorganisation. IR redovisar i rapporten ett antal brister i upphandlingsprocessen och ger ett antal rekommendationer till förbättringar. Med anledning av granskningen har universitetsstyrelsen beslutat att uppföljning ska göras av de åtgärder som rektor fått i uppdrag att vidta. Vid junisammanträdet 2009 presenterades en muntlig redovisning till styrelsen. Flertal åtgärder har vidtagits för att ge enheterna ett bättre stöd och förutsättningar till att utföra inköp/upphandlingar
7(7) på ett korrekt sätt. IR kan konstatera att det dock kvarstår en del åtgärder vilka är av stor väsentlighet för att förbättra upphandlingsprocessen och möjliggöra uppföljning av upphandlingen. 2.3 Centrumbildningar Rapport 2008, beslut 2008-09-30 Granskningen om centrumbildningar syftade till att utröna om universitetets centrumbildningar var ändamålsenliga. IR presenterade ett antal rekommendationer avseende organisation, omfattning, ändamål/mål och styrning. Styrelsen beslutade i enlighet med ett av universitetsledningen upprättat PM med förslag till åtgärder. Ledningen har i återrapportering till styrelsen 2009-11-11 angivit vilka åtgärder som återstår samt tidpunkt för slutförande. 2.4 Intern styrning och kontroll Rapport 2008, beslut 2008-09-30 Av beslutet från styrelsen framgår att rapporten inte påkallar någon särskild åtgärd från styrelsens sida. Den ska dock utgöra bakgrundsmaterial till styrelsens kommande ställningstagande det närmaste året i frågor rörande den interna styrningen och kontrollen. I ledningens PM till styrelsen anges i punktform hur interrevisionens förslag bör tas till vara i det fortsatta arbetet med intern styrning och kontroll. kan konstatera att alla delar inte är åtgärdade. har bl.a. till uppgift att granska den interna styrningen och kontrollen och kommer att följa ledningens fortsatta FISK arbete. Margareta Fallsvik Revisionschef