Kontrollhandbok planera, leda och följa upp offentlig livsmedelskontroll. Verksamhetsstyrning för en effektiv kontroll

Kontrollhandbok planera, leda och följa upp offentlig livsmedelskontroll Verksamhetsstyrning för en effektiv kontroll

Innehåll Inledning... 2 Om verksamhetsstyrning... 3 Verksamhetsstyrningens roll i kontrollsystemet 4 Varför planera och följa upp?... 5 Planera även för oförutsedda händelser 6 Att upprätta en kontrollplan 7 Mall för kontrollplan 7 Mål för den offentliga kontrollen... 8 Övergripande mål... 8 Myndighetens egna mål... 8 Ansvarsfördelning... 9 Vad ska myndigheten göra? 9 Samordning 9 Samordning mellan myndigheter... 10 Befogenheter och resurser för kontrollen... 11 Myndighetens befogenheter 11 Rättssäker kontroll och myndighetsutövning 12 Opartiskhet, intressekonflikt och jäv 12 Jävsbestämmelser för kommunala nämnder... 13 Finansiering av kontrollen 14 Kompetenskrav och utbildning 15 Kompetens mer än kunskap... 15 Planering av kompetens... 16 Organisation och utförande av kontrollen... 18 Fullständig kontrollprocess 18 Prioriteringar riskbaserad kontroll 19 Val av kontrollintervall... 21 Val av kontrollmetod... 22 Exempel på planeringsmodell... 23 PIMKO Livsmedelsverkets verktyg för att prioritera i kontrollen 23 Provtagning och analys 24 Sanktioner... 26 Uppföljning och utvärdering av kontrollen... 27 Olika metoder för uppföljning 27 Revision... 27 Internkontroll/verifiering... 28 Resultat från uppföljning 29 Myndighetsrapportering... 29 Beredskap... 30 Bilaga 1... 31 Centrala krav på kontrollmyndigheterna... 31 Effektiv kontroll kontroll som har effekt 31 Riskbaserad kontroll... 31 Rättssäker kontroll och myndighetsutövning... 32 Bilaga 2... 33 Tid en viktig faktor i planeringen... 33

Inledning Livsmedelslagstiftningens syfte är att konsumenterna ska ha tillgång till säkra livsmedel och att ingen ska bli vilseledd. Syftet med den offentliga kontrollen 1 i sin tur är att se till att företagarna lever upp till lagstiftningens krav. För att kontrollen ska fungera och ge önskad effekt, behövs verksamhetsstyrning i form av planering, ledning och uppföljning. Den här kontrollhandboken handlar om just det. Upplägget följer dokumentet Kontrollplan, en mall som myndigheter kan använda för att göra bra kontrollplaner. Verksamhetsstyrning är en fortlöpande process där planläggning, genomförande, uppföljning, utvärdering och förbättringsåtgärder följer och återkopplar till varandra. Processen är ledningens ansvar och central för att kontrollen ska fungera, både vid den enskilda myndigheten och för kontrollen i sin helhet. Livsmedelskontroll är ett gemensamt uppdrag, där det lokala, regionala och centrala arbetet bildar ett nationellt sammanhang. Livsmedelslagstiftningen är dessutom i hög grad gemensam med övriga EU-länder. Hur lagstiftningen tillämpas och kontrollen bedrivs är inte bara en angelägenhet för den enskilda myndigheten eller landet, utan för alla i unionen. Livsmedelskontrollen i Sverige är en del av en ännu större livsmedelskontroll. Ytterst är syftet med den här kontrollhandboken att inspirera och hjälpa myndigheterna i en fortsatt strävan mot livsmedelskontrollens gemensamma vision: Professionell kontroll för konsumenternas och företagens bästa. 1 Offentlig kontroll (artikel 2.1 i Förordning (EG) nr 882/2004) är varje form av kontroll som utförs av den behöriga myndigheten eller av gemenskapen i syfte att kontrollera efterlevnaden av foder och livsmedelslagstiftningen samt bestämmelser om djurs hälsa och om djurskydd. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 2

Om verksamhetsstyrning Verksamhetsstyrning är ledningens ansvar och aktivitet. Ordet verksamhetsstyrning används inte i livsmedelslagstiftningen, men är vedertaget inom myndighetsvärlden och används bland annat av Ekonomistyrningsverket, ESV 2. Verksamhetsstyrning är centralt för att kontrollen ska fungera. VERKSAMHETSSTYRNING INNEBÄR TILL EXEMPEL ATT: Sätta upp mål för verksamheten. Planera hur målen ska nås. Skapa och upprätthålla instruktioner och anvisningar. Ge handledning och utbildning till inspektörer. Utföra uppföljning, som revision, verifiering av att verksamheten utförs som den ska och har önskad effekt. Genomföra utvärdering och analys av verksamheten. Vidta åtgärder, som korrigering och förbättring. Organisera verksamheten och personalen. Utveckla och vidareutveckla verksamheten. Verksamhetsstyrning består av fyra viktiga delar: 1. Utifrån uppdraget beskriva vad som ska göras. Kontrollplan med mål, strategier, prioriteringar, aktiviteter med mera. 2. Se till att personalen kan göra det som ska göras, på rätt sätt. Policys, instruktioner, handledning, utbildning, utrustning med mera. 3. Kontrollera att det som ska göras blir utfört, på rätt sätt. Regelbunden internkontroll. 4. Vidta åtgärder om det som ska göras inte blir gjort, eller görs på fel sätt. Förbättra rutiner, kompetensutveckling, omprioriteringar med mera. 2 ESV Ekonomistyrningsverket. Exempel på dokument är Verksamhetsstyrning ger resultat ESV 2006:26. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 3

Verksamhetsstyrningens roll i kontrollsystemet I artikel 17 i förordning (EG) nr 178/2002 finns ett centralt krav på medlemsstaterna och deras myndigheter. Staterna ska övervaka och kontrollera att livsmedelsföretagarna uppfyller livsmedelslagstiftningens krav i hela livsmedelskedjan. För att göra det ska de upprätthålla ett system för officiella kontroller. Verksamhetsstyrning är centralt i det systemet. Kontrollsystemet ska borga för att kontrollmyndigheterna uppfyller de krav som ställs på både myndigheter och på kontrollen. Till exempel att myndigheter uppfyller verksamhetskriterier 3 och utför offentlig kontroll enligt kraven, liksom upptäcker brister och förmår företagaren att åtgärda dem inom avsatt tid så att kontrollen ger effekt. Kontrollsystemet med sin uppbyggnad, organisation och förutsättningar utformas på olika sätt beroende på myndighetens ansvarsområde. Det kan skilja mellan till exempel en myndighet med ansvar för gränskontroll och en myndighet med ansvar för kontroll av primärproduktion. EXEMPEL PÅ FRÅGOR SOM RINGAR IN MYNDIGHETENS ANSVARSOMRÅDE: Vilka verksamheter och anläggningar har vi kontrollansvar för? Vilken lagstiftning styr kontrollen av dessa? Vilken lagstiftning har myndigheten ansvar för att kontrollera efterlevnaden av? 3 Artikel 4, förordning (EG) nr 178/2002. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 4

Varför planera och följa upp? Livsmedelskontrollen innebär kontroll i alla led i produktion, bearbetning och distribution av livsmedel 4. Lagstiftningens krav är omfattande både på den enskilda myndigheten och på kontrollorganisationen i sin helhet. De centrala kraven finns närmare beskrivna i bilaga 1. För att leva upp till dem krävs tillräckligt bra planering. KRAV PÅ MYNDIGHETER SOM UTFÖR OFFENTLIG KONTROLL: Myndigheten ska se till att kontrollen är effektiv (har avsedd effekt). Det får inte finnas någon intressekonflikt för den personal som utför eller ansvarar för den offentliga kontrollen. Myndigheten ska ha tillgång till tillräckligt stor personalstyrka med ändamålsenlig kompetens. Personalen ska vara väl kvalificerad, erfaren och uppdaterad inom sina kompetensområden. Det ska finnas lämpliga utrymmen och utrustning. Kontrollen ska utformas och utföras enligt dokumenterade tillvägagångssätt för att säkerställa att den är enhetlig. Planering är också en förutsättning för att få god kvalitet och enhetlighet på kontrollen och kontrollverksamheten, vilket är ett krav enligt kontrollförordningen. Lagstiftningen stämmer väl överens med en etablerad modell för förbättringsarbete, den så kallade PDCA-cykeln, Plan Do Check Act (se illustration nedan). Myndigheterna ska ha dokumenterade tillvägagångssätt för sin kontroll (plan) 5, den ska utföras (do) 6, följas upp och utvärderas (check) och man ska vidta korrigerande åtgärder som justeringar och uppdatering om man hittar avvikelser (act). 4 Artikel 1, förordningen (EG) nr 882/2004. 5 Artikel 8, förordningen (EG) nr 882/2004. 6 Mer om detta i kapitel Att utföra offentlig kontroll. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 5

ACT PLAN CHECK DO Figur 1. Modell för ständigt förbättringsarbete (PDCA-cykeln) skapad av W Edwards Deming i slutet av 1980-talet. Planera även för oförutsedda händelser En stor del av kontrollarbetet går att planera. Både det mer övergripandee utifrån ett hel- av hetsperspektiv, och det mer detaljerade som till exempel kontrollbesök på olika typer anläggningar. I planeringen av den operativa kontrollen bestämmer myndigheten bland annat metoder, besöksfrekvens och lagstiftnings-/kontrollområden för de aktuella anlägg- och för hur man ska använda resultatet. Till det kommer praktiska förberedelser. En an- ningarna. Varje kontrollbesök behöver även förberedas när det gäller syfte, metod, fokus, lagstöd läggning kan också få förstärkt kontroll (utifrån erfarenhetsklassning) under vissa om- ständigheter, till exempel om avvikelser upptäcks vid flera tillfällen. Denna extra tid måste också planeras så att den utökade årliga kontrolltiden används på bästa sätt utifrån behovet. Myndigheter behöver också avsättaa tid och resurser för oförutsedda händelser. Det kan till exempel vara kontrollerr och åtgärder som behöver göras efter tips, klagomål eller RASFF. Det kan också vara ärendenn som lämnats över från andra myndigheter. Extra kontroller kan behöva göras för att följa upp att avvikelser som upptäckts har åtgärdats, och det inom rätt tid. Uppföljning av avvikelser ska göras som extra kontroll 7 utöver de planerade insatserna. Planeringenn måste varaa sådan att extra kontroller är möjliga att utföra när det behövs. Kanske finns erfarenhet från den egna, eller andra myndigheters tidsåtgång till oförut- 7 Artikel 2 förordningen (EG) nr 882/2004. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 6

sedda händelser, som kan användas för att få en uppfattning om hur mycket tid som är lämplig att lägga in för det. Att upprätta en kontrollplan Kontrollmyndigheterna ska ha en planering, inklusive uppföljning. Den kan vara dokumenterad i en kontrollplan och i andra stödjande eller kompletterande dokument. Det kan också vara dokument som används för att styra, fördela och strukturera det operativa arbetet, till exempel rutiner och instruktioner för olika arbetsuppgifter. Förutom dokument kan planeringen också innefatta anläggningsregister, databaser eller andra digitala verktyg. EXEMPEL PÅ FRÅGOR: Finns verksamheten planerad i form av planer, instruktioner och liknande? Följs planen (utförs arbetet och ger det resultat)? Är verksamhetens planering och dokumentation tillräcklig för att följa kraven i lagstiftningen? Är verksamhetens planering tillräcklig för att nå myndighetens mål? Dokumenteras verksamhetens resultat på ett ändamålsenligt sätt? Mall för kontrollplan Livsmedelsverket har tillsammans med andra myndigheter utarbetat en mall för kontrollplan som kontrollmyndigheter kan använda för att beskriva sitt system för offentlig kontroll av livsmedel. Vi rekommenderar att alla kontrollmyndigheter använder mallen, vilket ger enhetlighet och underlättar kommunikationen mellan myndigheter. Den är också till hjälp i planeringen eftersom den hänvisar till gällande lagstiftning som kontrollmyndigheten ska uppfylla. Mallen finns tillgänglig på Livsmedelsverkets webbplats och på Livsteck.net. Den är inte tänkt att ersätta all annan dokumentation och dokumenttyper som myndigheterna har i sin planering, som verksamhetsplan, genomförandeplan, styrkort och instruktioner. Vidare finns Livsmedelsverkets kontrollhandbok för revision av kontrollmyndigheter som också kan vara en hjälp vid exempelvis planering och egen uppföljning av kontrollverksamheten. Handboken kompletterar mallen med information till olika avsnitt. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 7

Mål för den offentliga kontrollen I Sveriges fleråriga kontrollplan för livsmedelskedjan 8 finns gemensamma nationella mål för livsmedelskontrollen. Övergripande mål I grunden finns tre övergripande mål inriktade på tre målgrupper: KONSUMENTERNA har trygga livsmedel, förtroende för kontrollverksamheten och en god grund för att välja produkt. Med trygga livsmedel menas säkra livsmedel och att konsumenterna inte blir lurade. INTRESSENTERNA, företagen, har tilltro till kontrollen och upplever den som meningsfull. DE SAMVERKANDE MYNDIGHETERNA har ett optimalt samarbete och förtroende för varandras sätt att ta ansvar för sin del i livsmedelskedjan. Kontrollverksamheten är riskbaserad, rättssäker, effektiv och ändamålsenlig. De övergripande målen har i sin tur utvecklats och anpassats till nationella mål för livsmedelskontrollen. Målen för livsmedelskontrollen är uppdelade i inriktningsmål, strategiska mål och specifika mål. De är inriktade på att stärka kontrollen i Sverige som helhet men också att utveckla kontrollen där det finns särskilda behov. Myndighetens egna mål Med utgångspunkt från de nationella målen kan varje kontrollmyndighet formulera egna mål, aktiviteter och indikatorer för sin verksamhet. Det går också bra använda de nationella målen direkt, utan att anpassa dem. Samtliga mål följs upp på nationell nivå. Det görs bland annat med resultat från myndighetsrapporteringen. Målen måste också följas upp på myndighetsnivå, för att kunna visa att kontrollen har effekt. Syftet är mäta och visa hur väl alla kontrollmyndigheter gemensamt, följer bestämmelserna i kontrollförordningen, hur kontrollen utvecklas och hur vi medverkar till att konsumenterna får säkra och tillförlitliga livsmedel. LÄS MER Läs mer om hur de nationella målen ska tolkas i Livsmedelsverkets vägledande dokument Guide till målen för livsmedelskontrollen. 8 Nationell planen för kontrollen i livsmedelskedjan upprättas utifrån krav i artikel 41 i EU förordning 882/2004 om offentlig kontroll, och innehåller bland annat beskrivning av kontrollens organisation, strategiska mål och prioriteringar, riskindelning och utbildning av personal. Planen finns publicerad på www.livsmedelsverket.se. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 8

Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen mellan olika kontrollmyndigheter framgår av livsmedelsförordningen 9. Livsmedelsverket ansvarar för att planera kontrollen på de anläggningar som står under Livsmedelsverkets kontroll. De lokala kontrollmyndigheterna ansvarar i sin tur för att planera kontrollen på de anläggningar som står under kommunernas kontroll. Länsstyrelserna ansvarar för att planera kontrollen inom primärproduktionen. I den nationella kontrollplanen (NKP) finns en översikt av hur den offentliga kontrollen i livsmedelskedjan är organiserad och hur den genomförs. Vad ska myndigheten göra? Det är kontrollmyndighetens ansvar att dess system för offentlig livsmedelskontroll är dimensionerat för att motsvara det uppdrag man har. Det kräver god insikt i, och förståelse för, vad ansvaret som kontrollmyndighet innebär och vilket eller vilka uppdrag myndigheten har. Vad som är kontrollmyndighetens uppdrag bestäms främst av lagstiftning. Livsmedelslagstiftningen omfattar cirka 200 rättsakter. Det gäller att kontrollmyndigheten vet vilka delar av lagstiftningen som är styrande för kontrollverksamheten eller som man har ansvar att bedriva kontroll utifrån. Grunden för en bra planering är en tydlig bild av vilka arbetsuppgifter som följer av att ha ansvar för livsmedelskontrollen. Med det som bas kan man beräkna tidsåtgång, planera bemanning, ta fram kompetensbehov och få underlag för finansiering. Mer om arbetsuppgifter och tid i bilaga 2. Samordning Hela livsmedelskontrollen har i grund och botten samma uppdrag och flera gemensamma mål. Samarbete och samverkan mellan myndigheter är nödvändig för att Sverige ska kunna utföra uppdraget livsmedelskontroll. Ett tydligt exempel på när samarbete oftast är nödvändig är vid spårbarhetskontroll, om spårning ska kunna ske i hela livsmedelskedjan, något som kan behövas för att utreda livsmedelsbrott eller smittspårning. 9 Livsmedelsförordningen, 23 och 25 (SFS 2006:813). KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 9

Andra exempel när samarbete behövs är om saluförbud behöver utfärdas för livsmedel som är spridda på marknaden, eller då man ska verifiera att ett återkallande av livsmedel verkligen har utförts. Samordning mellan myndigheter Alla myndigheter behöver planera för samarbete och samverkan. Det kan gälla till exempel tid, finansiering eller organisation. Myndigheter med ansvar för kontroll av tillverkare, grossister, importörer, huvudkontor och andra i tidigare led behöver särskilt planera för kontrollinsatser och andra åtgärder som initieras utifrån. Det finns flera skäl till samverkan. Det kan vara effektivitetsvinster, till exempel genom minskad administration eller möjligheten att använda gemensamma experter. Andra exempel är gemensam juristkompetens och specialkompetens som märkning, dricksvatten, småskalig produktion, beredskapsresurser och planer. Utbyte av kompetens kan ske mellan myndigheter, till exempel för kontroll av en specifik bransch med få anläggningar inom landet, länet eller kommunen, där det är svårt att upprätthålla nödvändig kompetens. Samverkan kan också vara ett sätt att göra myndigheten mindre sårbar vid exempelvis semester och annan ledighet eller för att undanröja jävssituationer inom myndigheten. Ett exempel på samverkan är kontrollprojekt som samordnas av Livsmedelsverket eller annan myndighet. Då kan gemensamma resultat sammanställas och ge ett bättre underlag för vidare riskhanteringsåtgärder och prioriteringar. Gemensamma kontrollprojekt leder också till ökad samsyn och kompetens inom ett visst lagstiftningsområde. Formerna för samarbete och samverkan kan variera. Från mindre formella nätverk till mycket formella former. LÄS MER Mer om samverkan finns att läsa i dokumentet Vägar till samarbete mellan kommunal samverkan inom miljö- och byggområdet (2014) från Sveriges Kommuner och Landsting. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 10

Befogenheter och resurser för kontrollen Myndighetens befogenheter Genom livsmedelslagen 10, livsmedelsförordningen och kontrollförordningen har kontrollmyndigheterna 11 befogenheter att utföra den offentliga kontrollen. Exempel är möjligheten att fatta beslut om sanktioner och rätt till tillträde och upplysningar. Kontrollmyndigheternas befogenheter fördelas på olika individer inom myndigheten genom delegation. Den bör vara sådan att nödvändiga beslut kan fattas i tid och utan onödiga dröjsmål, så myndigheten kan vara effektiv, det vill säga uppnå effekt. Delegation innebär också ett ansvar. Med myndighetsuppgiften följer skyldigheter. Kontrollmyndigheten bör därför försäkra sig om att delegationen står i rimlig proportion till den kompetens delegaten har. Verksamhetskriteriet juridiska befogenheter berör även beredskap. Kontrollmyndighetens organisation och delegation bör vara sådan att möjlighet alltid finns att fatta nödvändiga beslut, även utanför kontorstid och under semester. EXEMPEL PÅ FRÅGOR FÖR PLANERING AV JURIDISKA BEFOGENHETER: Vet vi vilka juridiska befogenheter myndigheten har? Använder vi verkligen dessa befogenheter när det behövs? Är myndighetens delegationsordning tydlig? Vet vi vem som får fatta beslut om vad, som årlig kontrollavgift, godkännande, sanktioner med mera? Är delegationsordningen effektiv, kan de åtgärder vidtas då det behövs? Följer vi beslutsordningen? 10 Livsmedelslagen (2006:804). 11 I de lokala myndigheterna är den kommunala nämnden kontrollmyndighet. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 11

Rättssäker kontroll och myndighetsutövning Offentlig kontroll av livsmedel är myndighetsutövning. Det är myndighetens skyldighet att se till att de arbetsuppgifter som sker inom myndighetsutövningen sker på ett rättssäkert sätt. RÄTTSÄKER MYNDIGHETSUTÖVNING INNEBÄR BLAND ANNAT ATT: Myndigheten ska ha laglig grund för brister som man påtalar och de krav man ställer. Bedömningen av bristande efterlevnad ska göras utifrån väl grundade iakttagelser och fakta. Myndigheten ska inte ställa fler eller hårdare krav än vad som är nödvändigt, kraven ska vara proportionerliga. Myndigheten är skyldig att kommunicera de uppgifter som ligger till grund för beslutet. Det finns formella krav på beslut för att ta tillvara den enskildes rättigheter, dessa krav ska myndigheten ta hänsyn till. Opartiskhet, intressekonflikt och jäv Den behöriga myndigheten ska se till att det inte föreligger någon intressekonflikt för den personal som utför den offentliga kontrollen 12. Myndigheten ska också säkerställa att den offentliga kontrollen är opartisk 13. Kontrollmyndigheter handlägger ärenden och sköter uppgifter som ofta har stor betydelse för enskilda människor eller företag. En grundförutsättning är att myndigheten agerar på ett sådant sätt att dess saklighet eller opartiskhet inte åsidosätts. Det är också oerhört viktigt för kontrollens trovärdighet. Varje behörig myndighet 14 måste vidta åtgärder så att den offentliga kontrollen den ansvarar för uppfyller regeringsformens krav på saklighet och opartiskhet. Sverige har under lång tid haft jävsregler i nationell lagstiftning. I förvaltningslagen stadgas till exempel att den som är jävig inte får handlägga ärende 15. 12 Artikel 4.2 b i förordning (EG) nr 882/2004. 13 Artikel 4.4 i förordning (EG) nr 882/2004. 14 Den centrala myndigheten i en medlemsstat som har behörighet att genomföra offentlig kontroll eller varje annan myndighet som tilldelats sådan behörighet. Hit ska även i tillämpliga fall räknas motsvarande myndighet i tredje land. (artikel 2.4 i Förordning (EG) nr 882/2004). I den svenska lagstiftningen använder man begreppet kontrollmyndighet. 15 12 förvaltningslagen. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 12

Begreppet intressekonflikt i kontrollförordningen är inte lika klart definierat som jäv och kan ha en vidare innebörd. Det är därför inte säkert att kriteriet inte föreligger någon intressekonflikt är uppfyllt även om jävsreglerna följs. En anställd eller en förtroendevald vid en myndighet ska inte ens kunna misstänkas för att låta sig påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i sitt arbete. Jävsbestämmelser för kommunala nämnder Kommunerna utför den till mängden största delen av livsmedelskontrollen. Samtidigt bedriver kommunerna också egen verksamhet som är föremål för den egna kontrollen. Det kan vara kök och restauranger vid skolor och vårdboenden, och vattenverk. Utöver de reglerna i förvaltningslagen finns ett antal specialbestämmelser 16 om jäv som särskilt rör viss kommunal verksamhet. I kommunallagen anges bland annat jävsbestämmelser för nämnder. 17 En kommun får inte vara organiserad så att samma nämnd utövar kontroll över sådan verksamhet som nämnden själv bedriver. 18 I kommunallagen regleras även tillsynsjäv 19. Det innebär att en och samma person i den kommunala förvaltningen inte samtidigt kan arbeta med kontroll inom livsmedelsområdet och med frågor som hänger samman med driften av en anläggning eller verksamhet som ingår i kontrolluppdraget. Tillsynsjäv gäller både anställda inom kommun och förtroendevalda. Varken handläggare eller chef får arbeta med driftfrågor för verksamheter och objekt som samtidigt är föremål för myndighetens kontroll. Det är till exempel inte tillåtet att en förvaltningschef hanterar kontrollärenden och samtidigt har ett övergripande ansvar för de kommunaltekniska verksamheterna. Även om en kommuns hela organisation, med undantag för kommunala bolag, bedrivs inom samma juridiska person med samma organisationsnummer, så utgör de nämnder som utför kontrollen suveräna myndigheter gentemot den övriga kommunen. Också kommunfullmäktige och andra myndighetsnämnder är genom bestämmelse 20 i regeringsformen förbjuden att lägga sig i enskilda myndighetsärenden till exempel hos en kontrollmyndighet inom den egna organisationen. På lokal nivå behöver den ansvariga kommunala nämnden säkerställa den offentliga kontrollens opartiskhet på alla nivåer. Myndigheten ska uppfylla kontrollförordningens krav på opartiskhet och vara fri från intressekonflikt. Man ska också följa förvaltningslagens och kommunallagens regler om jäv, och kommunallagens förbud mot att en och samma nämnd bedriver kontroll över en verksamhet som man är ansvarig utövare för. 16 6 kapitlet i kommunallagen. 17 5 3 kapitlet i kommunallagen (1991:900). 18 5 6 kapitlet i kommunallagen (1991:900). 19 25 6 kapitlet i kommunallagen (1991:900). 20 11 kap. 7. regeringsformen. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 13

En myndighet kan komma tillrätta med potentiella eller faktiska jävssituationer på olika sätt. Bland annat genom att lägga kontrollen på en separat nämnd eller genom att samarbeta med en annan kommun för att utföra kontrollen på den berörda livsmedelsanläggningen. Sveriges Kommuner och Landsting har skrivit en vägledning tillsammans med regeringskansliet Om mutor och jäv. 21 Kompetensrådet för utveckling i staten (KRUS) skriver om jäv och bisysslor i sin skrift Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda. 22 EXEMPEL PÅ FRÅGOR FÖR PLANERING AV OPARTISKHET, INTRESSEKONFLIKT OCH JÄV: Vet vi vid vilka situationer som myndighetens opartiskhet skulle kunna ifrågasättas? Vet vi var gränserna går? Hur gör vi vid eventuella intressekonflikter? Har vi instruktioner för att hantera intressekonflikter? Står våra inspektörer i direkt beroendeställning till den chef eller den nämnd som har driftansvar för de anläggningar som inspektörerna kontrollerar? Vet vi om våra inspektörer, chef eller nämndledamöter har några bisysslor och om dessa är förenliga med kravet på opartiskhet? Finansiering av kontrollen Kontrollmyndigheternas verksamhet finansieras genom avgifter eller anslag. Principen är att kontrollen ska finansieras genom avgifter och att övriga tillsynsuppgifter ska finansieras med anslag. I kontrollförordningen anges att medlemsstaterna får finansiera sin offentliga kontroll med avgifter. I Sverige har riksdag och regering beslutat om hur livsmedelskontrollen ska finansieras i Sverige. Regler om avgiftsfinansiering finns i avgiftsförordningen 23. I den slås fast att offentlig kontroll ska finansieras genom avgifter som livsmedelsföretagarna betalar, med undantag för planerad livsmedelskontroll i primärproduktionsledet. AVGIFTSFINANSIERING SKA SKE GENOM: Årlig kontrollavgift. Avgift för extra offentlig kontroll. Avgift för godkännande. Avgift för registrering. Den årliga kontrollavgiften ska finansiera systemet för offentlig kontroll, exklusive extra kontroll, godkännande och registrering som finansieras genom egna avgifter. Den årliga 21 Se www.skl.se. 22 Se www.krus.se. 23 Förordning (2006:1166) om avgifter för offentlig kontroll av livsmedel I det följande omnämns denna förordning oftast som avgiftsförordningen. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 14

kontrollavgiften bygger på timtaxa. Denna ska täcka de kostnader som uppstår direkt vid genomförande av planerad kontroll samt finansiera vissa overheadkostnader. Det är till exempel provtagning, mätutrustning, administration, bilar, lokaler och ledningssystem. Timtaxan ska därför sättas så att både den årliga kontrolltiden och overheadkostnaderna finansieras genom avgiftsuttaget. Mera om arbetsuppgifter och tid i bilaga 2. LÄS MER Mer information finns i fördjupningsdelen Finansiering. Vidare ger Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) vägledning om beräkning och utformning av timtaxa för de lokala kontrollmyndigheterna. Kompetenskrav och utbildning Grundläggande krav på livsmedelskontrollen är att den utförs effektivt, ändamålsenligt och rättssäkert. Den ska också vara riskbaserad. Det förutsätter att myndigheten och dess personal har nödvändig kompetens som svarar mot myndighetens uppdrag och ansvar. Kontrollförordningen anger att kontrollmyndigheten ska ha tillräckligt mycket personal, som är väl kvalificerad och erfaren. Det är kontrollmyndighetens ansvar att se till att personalen har tillräcklig kompetens för myndighetens uppdrag och ansvar. Kompetens mer än kunskap Med kompetens menas förmåga och vilja att utföra en arbetsuppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter 24. Kompetens innebär också förmåga och viljan att använda sig av kunskapen i praktiken. Det finns flera kompetensområden 25 som är av betydelse för kontrollen: Yrkesteknisk kompetens. Personlig kompetens. Kommunikativ kompetens. Strategisk kompetens. Kontrollförordningen anger olika ämnesområden för yrkesteknisk kompetens, till exempel: Metodik för kontrollmetoder, till exempel revision, inspektion och provtagning. Livsmedelslagstiftningen. Faror och risker i livsmedelskedjan. 24 Definition i svensk standard SS 624070 Ledningssystem för kompetensutveckling. 25 Indelning är efter modell från IPF (Institutet för personal och företagsutveckling). KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 15

De olika leden i livsmedelskedjan, produktion, bearbetning och distribution. Utvärdering av tillämpningen av HACCP. Ledningssystem, kvalitetssäkringssystem och dylikt. Bedömning av bristande efterlevnad. Rättsliga åtgärder. Kontrollförordningen anger inte motsvarande punkter för personlig 26, kommunikativ och strategisk 28 kompetens. Dessa är dock viktiga både för att kontrollenn ska ha önskad effekt och för att företagare ska ha förtroende för kontrollen. Uppdraget att utföra offentlig kontroll innebär möten med många människor med olika förutsättningar. För att driva kontrollprocessen framåt krävs en form av ledarskap som förutsätter att inspektören har självkännedom, ett bra förhållningssätt 29 och förmåga att använda olika samtalsmetoder, som aktivt lyssnande, frågetekniker, motiverande samtal och metoder för att bemöta försvarsbeteenden. v 27 Planering av kompetens Syftet med planeringenn av kompetensen är att myndigheten har den nivå som svarar mot myndighetens uppdrag. Figur 7. En viktig uppgift för myndigheternas ledning är att se till att den faktiska kompetensen överensstämmer med de kompetenskrav som följer av myndighetens uppdrag. Livsmedelslagstiftningen innehåller både detaljregler och målstyrda regler, som ibland är flexibla. Arbets- och tankesätten skiljer sig påtagligt mellan de olika lagstiftningstyperna. 26 Egenskaper såsom värderingar, attityder, etik, integritet, kreativitet och ansvar. 27 Exempelvis förmåga till socialt samspel, att visa respekt, kunna lyssna och uttrycka sig. 28 Exempelvis förmåga att hanteraa mål och strategier, förstå sin roll, att se konsekvenser av ett beslut och ställningstagande. 29 Exempelvis självinsikt, medveten om egna föreställningar, attityder och värderingar och kunna hanteraa egna reaktioner) KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 16

Myndigheterna och personalen måste ha kompetens för att kunna arbeta på rätt sätt, vid rätt tillfälle. De flesta myndigheter har dessutom flera olika arbetsuppgifter och kontrollansvar för flera olika slags anläggningar. Det ställer krav på olika kompetenser. En viss grad av specialisering hos kontrollpersonalen kan behövas för att kontrollen ska bli effektiv och ändamålsenlig. Myndigheten ska se till att rätt kompetens finns hos rätt individ och på rätt plats i verksamheten. Det är inte tillräckligt om det finns god kompetens för kontroll av en viss typ av anläggningar, om personen med kompetensen används till annat och kontrollerna utförs av någon som saknar rätt kompetens. LÄS MER I fördjupningsdelen Kompetens ges ytterligare exempel på kompetensområden som kan behövas i en kontrollmyndighet för att den ska kunna fullgöra myndighetsuppdraget. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 17

Organisation och utförande av kontrollen Den operativa kontrollen är kontrollmyndighetens kärnverksamhet och steget Do i PDCA-cykeln. Myndigheternas ansvar och övergripande uppdrag framgår av artikel 1 i kontrollförordningen. Kontrollen ska utföras med syfte att: Förhindra, undanröja eller minska riskerna för människor till godtagbara nivåer. Säkerställa god sed inom handeln med livsmedel och skydda konsumenternas intressen, inklusive märkning av livsmedel och andra typer av konsumentinformation. Lagstiftningen ställer krav på att den offentliga kontrollen är effektiv, ändamålsenlig, riskbaserad och rättssäker. De första tre kriterierna framgår av kontrollförordningen, kriteriet rättssäker följer av bland annat förvaltningslagen 30. LÄS MER För mer information om att utföra offentlig Livsmedelskontroll, se Livsmedelsverkets kontrollhandbok Utföra offentlig livsmedelskontroll. Fullständig kontrollprocess Det ställs flera krav på genomförande av offentlig kontroll. Den ska bland annat: Ske utifrån gällande livsmedelslagstiftning. Ske enligt dokumenterade tillvägagångssätt. Genomföras utan förvarning, utom vid till exempel revision. Genomföras med ändamålsenliga kontrollmetoder på lämpligt sätt. Ske i alla led i livsmedelskedjan och innefatta alla relevanta krav i lagstiftningen. Sammantaget ska det vara en kontroll som har effekt. För det behövs en fullständig kontrollprocess, med bland annat metodiska och systematiska arbetssätt. Det krävs också att myndigheten tar initiativ till, driver och fullföljer ärenden. 30 Läs mer om rättsäker kontroll under stycket Rättssäker den offentliga makten ska utövas under lagarna. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 18

Figur 5. Fullständig kontrollprocess. Kontrollens kärnuppgifter är att bedriva kontroll, upptäcka och bedöma avvikelser och att ställa krav på att dessa åtgärdas. Uppföljning är ett viktigt steg för att kontrollen ska nå önskad effekt. Det innebär att myndigheten följer upp att de avvikelser som har påtalats åtgärdas inom den tid som bestämts. Sanktioner ska användas då det behövs för att förmå företagaren att korrigera de avvikel- ser som påpekats. Sanktioner kan användas omedelbart då en avvikelse upptäcks om det krävs. Om sanktion inte används omedelbart, kan myndigheten istället påtala avvikelsen och därefter följa upp om företagaren självmant åtgärdat bristerna. Visar det sig vid uppatt följning attt företagaren inte tagit sitt ansvar ska myndighetenn använda sanktion för avvikelsen ska åtgärdas. Det är viktigt att den fullständiga kontrollprocessen fungerar effektivt, och att kontrollen har effekt. Därför ska sanktioner i normalfallet användas om det vi första uppföljningen visar sig attt avvikelsen kvarstår eller bara delvis är åtgärdad. Prioriteringar riskbaserad kontrolll Kravet på att kontrollenn ska vara riskbaserad hanteras i Sverige bland annat genom att Livsmedelsverket har utformat modeller för riskklassning, både för anläggningar inom primärproduktion och för övriga livsmedelsanläggningar. Mer information om modeller- är na finns i Livsmedelsverkets vägledningar om riskklassning. Innebördenn i modellerna att varje anläggning klassificeras utifrån bland annat risk. Därmed ska de vara ett pri- oriteringsverktyg för kontrollen. Riskklassningsmodellenn de övriga livsmedelsanläggningar än de inom primärproduk- tionen, innebär bland annat en årlig kontrolltid för varje anläggning. Den årliga kontroll- den tiden ska användas för den planerade kontrollen. En viktig uppgift i planeringen av operativa kontrollen är att på ett kvalificerat sättt avgöra hur den årliga kontrolltid som tilldelas varje anläggning ska användas. Det kan till exempel vara att välja lämpliga kon- trollmetoder, arbeta utifrån relevanta krav i lagstiftningen och lämplig besöksfrekvens. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 19

Den årliga kontrolltiden är en schablon. Men denna tid kan inte hanteras hur som helst. Det finns inget absolut krav på att en anläggning ska få exakt den årliga kontrolltid som man bestämt. Något år kan det bli något mindre och nästa år något mer. Att anläggningar blir utan offentlig kontroll, under förevändning att den årliga kontrolltiden bara är en schablon, är inte acceptabelt. Att anläggningar inte får kontroll årligen är inte heller acceptabelt i andra fall än när det gäller anläggningar med lägre risk och därmed liten årlig kontrolltid (< 3 timmar/år). Sådana anläggningar bör dock kontrolleras minst vart tredje år, helst vartannat. All kontroll och alla relevanta krav i lagstiftningen behöver inte göras vid ett och samma tillfälle. Den planerade kontrollen kan, och bör i många fall, omfatta flera kontrolltillfällen under ett år eller en följd av år, där olika kontrollområden tas upp och där kontrollen fokuserar på olika delar av verksamheten vid varje tillfälle. Tabell 1 är ett exempel på en flerårsplanering, där olika krav/kontrollområden kontrolleras med olika omfattning beroende på risk. Tabellen baseras på ett verktyg som Livsmedelsverket använder sig av i sin operativa kontrollverksamhet. Mer information om modellen finns i avsnittet om PIMKO. Anläggningstyp: Slakteri Kontrollområde 1. Infrastruktur, lokaler och utrust- 2. Råvaror och förpackningsmaterial 3. Säker hantering, lagring och 4. Hantering och förvaring av av- 5. Skadedjursbekämpning 6. Rengöring och desinfektion År 2 5 5 5 1 3 2 3 1 1 5 5 2 5 1 5 7. Vattenkvalitet 2015 X X X X X X X X X X X 2016 X X X X X X X X X X 2017 X X X X X X X X X X 2018 X X X X X X X X X X 2019 X X X X X X X X X X 8. Temperatur 9. Personlig hygien 10. Utbildning 11. HACCP 12. Information 13. Spårbarhet 14. Mikrobiologiska kriterier 15. Övriga krav 16. Eget val/ytterligare kontroll Tabell 1. Exempel på riskbaserad kontroll och flerårig plan för kontroll av en viss typ av anläggning. Alla relevanta krav, här formulerade i kontrollområden, kontrolleras inom en femårsperiod. Vissa krav kontrolleras oftare, här årligen, utifrån riskbedömning. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 20

Val av kontrollintervall En viktig faktor för rätt kontroll är kontrollintervallen/besöksfrekvensen, det vill säga hur många gånger under ett år en anläggning ska kontrolleras på plats. Av kontrollförordningen framgår att offentlig kontroll ska genomföras regelbundet och så ofta som är lämpligt för att uppnå målen i denna förordning med hänsyn till: Risker som verksamheten kan medföra. Tidigare resultat. System för egenkontroll. Information som kan tyda på bristande efterlevnad. Det finns naturligtvis ytterligare faktorer som spelar in när myndigheten ska bedöma vilken besöksfrekvens en anläggning ska ha, till exempel: Verksamhetens art och omfattning. Riskbaserad kontroll bör ha som utgångspunkt att anläggningar med högre risk ska ha flera, mer omfattande och mer ingående kontroller än anläggningar med lägre risk. Små verksamheter. Tätare och kortare besök kan passa bättre för vissa verksamheter, till exempel små företag där företagaren själv är en betydande del i produktionen och därför har svårt att avsätta tid för, och ha full uppmärksamhet på, kontrollen om kontrolltillfället är för långt. Erfarenhetsklassning Modellen för riskklassning av anläggningar rymmer också erfarenhetsklassning. För att denna klassning ska bli möjlig, och för att den ska ge ett rimligt resultat, krävs att kontrollmyndigheten har viss erfarenhet av anläggningen och företagaren som bedriver verksamhet där. Också första kontrollen på en anläggning efter att anläggningen har registrerats och påbörjats ska göras utifrån risk. Det betyder att omfattningen av kontrollen kan vara olika för olika anläggningar. Det betyder också att första besöket bör göras inom en kortare tid för anläggningar där riskerna är större. Det kan naturligtvis finnas skäl i enskilda fall för att kontroll behöver göras tämligen omedelbart, oavsett anläggningstyp. Följande är generella riktlinjer för när första kontroll bör ske efter registrering och verksamheten påbörjats: Anläggningar med 3 timmars kontrolltid; inom 2 veckor. Anläggningar med < 3 timmars kontrolltid; inom 2 månader. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 21

Val av kontrollmetod Olika anläggningar kan behöva hanteras olika för att uppnå en effektiv, ändamålsenlig och riskbaserad kontroll. Detta kan ske genom att de olika kontrollmetoderna, framför allt revision, inspektion och provtagning, tillämpas så att de kompletterar varandra. Enbart revision eller enbart inspektioner ger inte någon fullständig bild av hur livsmedelsföretagarnas följer lagstiftningen. Revision i kombination med inspektion är i många fall lämpligt för att kontrollmyndigheten ska kunna utöva effektiv och ändamålsenlig kontroll av en anläggning. Revisionerna syftar till att bedöma företagets planerade åtgärder. Hur dessa sedan fungerar i praktiken kan kontrolleras genom verifierande kontroller, i form av inspektioner, där de faktiska förhållandena bedöms på plats Ledstjärna för riskbaserad kontroll Det är bättre att hitta de viktigaste felen på flera anläggningar än att hitta alla fel på en anläggning. RISKBASERAD KONTROLL INNEBÄR PRIORITERING. EXEMPEL PÅ HJÄLPFRÅGOR: Vilken typ, och grad av negativ hälsoeffekt kan orsakas? Vilken del av verksamheten är ur risksynpunkt viktigast att granska? Hur kan kontrollen bidra till att minska denna risk? Hur kan kontrollmyndighetens kombinationer av kontrollmetoder och besöksfrekvens på bästa sätt bidra till att kontrollen för specifika anläggningar eller branscher blir baserad på risk? Har företagaren svårt att följa reglerna? Kan företagare göra stor ekonomisk vinst vid oupptäckt överträdelse? KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 22

Exempel på planeringsmodell PIMKO Livsmedelsverkets verktyg för att prioritera i kontrollen Med syfte att underlätta prioriteringen inom och mellan kontrollområden inom given kontrolltid har Livsmedelsverkets operativa kontroll tagit fram ett internt planerings- och undersökningsverktyg, PIMKO (Planering Inom och Mellan Kontrollområden). Den nuvarande indelningen i kontrollområden ses över och kommer att revideras. Orsaken till detta är bland annat att områdena inte har tillräcklig precision att styra kontrollen så att alla relevanta krav kontrolleras. Det medför i sin tur att Sveriges livsmedelskontroll inte heller kan visa vilka krav i lagstiftningen som verkligen kontrolleras. Prioriteringar mellan kontrollområden Inom den planlagda kontrollen prioriteras varje år ett antal kontrollområden och inom en femårsperiod ska samtliga kontrollområden kontrolleras vid varje kontrollobjekt. Frekvensen skiljer sig åt mellan olika kontrollområden. Vissa kontrolleras varje år, andra kontrolleras mer sällan. För kontrollområdena Information och Spårbarhet, finns för de flesta anläggningar särskild tid avsatt enligt modellen för riskklassning och dessa återkommer därför årligen. Planen gör det även möjligt att varje år låta lokala, historiska och anläggningsspecifika förhållanden inverka på prioritering av årets kontrollområden genom ett så kallat blankt kontrollområde. Där väljer den som utför kontrollen själv ut vilka områden som behöver ytterligare kontroll. Hur mycket kontrolltid varje inplanerat kontrollområde får under året varierar beroende på hur mycket tid som finns tillgänglig och hur förhållandena på anläggningen är. Ett kontrollområde där man får en bild av verkligheten snabbt får mindre tid än områden som visar sig mer komplicerade och tidskrävande att granska. Prioriteringar inom kontrollområden Som stöd för vad som kan undersökas inom de olika kontrollområdena har Livsmedelsverket tagit fram ett undersökningsverktyg med exempel på frågor. De är tänkta att användas som stöd för vilken kontroll som ska göras, och klargöra inom vilket kontrollområde rapportering ska ske. Baserat på anläggningskännedom, historik och aktuell lag stiftning väljer inspektören ut ett antal av frågorna inför kontrollbesöket. Viktigt att tänka på KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 23

är att frågorna bara ska ses som ett stöd. Man måste bedöma i varje enskilt fall om en avvikelse mot lagstiftningen är aktuell eller inte. Provtagning och analys Provtagning och analys ska användas när det är den bästa metoden för att få svar på frågor. Det kan till exempel vara för att ta reda på om en viss patogen bakterie finns i ett livsmedel, om ett livsmedel innehåller en viss toxisk substans eller en otillåten tillsats. Det är svårt att få svar på sådana frågor på annat sätt än genom analys. Samma sak gäller kontroll av ett livsmedels innehåll och sammansättning, och om detta stämmer med vad som anges i till exempel märkningen av livsmedlet. Kontroll av livsmedelsinformation innebär bland annat verifiering av att uppgifterna stämmer. En verifierande kontroll kan kräva provtagning och analys. En viktig del i planeringen är att förstå vilken provtagning som behöver utföras. Det bör så långt möjligt anges i en provtagningsplan eller motsvarande dokument. Vad som är planerad provtagning är viktigt att ha gjort klart för sig, bland annat för att kunna ha ett bra underlag för upphandling av analystjänster eftersom det påverkar beräkningen av timtaxan. En del av den planerade provtagningen kan till exempel vara att delta i ett eller flera av Livsmedelsverkets samordnade kontrollprojekt. Man behöver också veta vilka provtagningar och analyser som kan behöva göras vid till exempel en matförgiftningsutredning, så att det också finns tillgång till laboratoriekapacitet om och när dessa analyser behövs. Prover i offentlig kontroll ska analyseras av ackrediterade laboratorier och så långt möjligt med ackrediterade metoder. Upphandling är en viktig del för att uppfylla verksamhetskriteriet laboratoriekapacitet. Den påverkar också planeringen. Dels ska kontrollmyndigheten ställa rätt krav i upphandlingen vilket kräver kompetens och tid för upphandlingen. Livsmedelsverket har tagit fram en vägledning om upphandling av laboratorietjänster som stöd. Att upphandlingen blir bra och täcker in alla förutsättningar är viktigt. Myndigheten ska också förvissa sig om att laboratoriet inte mister sin ackreditering eller byter en metod mot en annan, som till exempel har en högre detektionsnivå än vad som behövs. I synnerhet vid analys av odeklarerade allergener är det viktigt att använda en ackrediterad metod med så låg detektionsnivå som möjligt. Man måste också förvissa sig om att analysmetoden är ackrediterad för de livsmedelstyper som är aktuella att analysera. Verksamhetskriteriet laboratorietjänster hör till kriteriet beredskap. Kontrollmyndigheter kan behöva ha tillgång till laboratorietjänster utanför kontorstid, till exempel vid matförgiftningsutbrott eller vattenburen smitta. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 24

EXEMPEL PÅ FRÅGOR FÖR PLANERING AV LABORATORIEKAPACITET: Vilka analyser ingår i provtagningsplanen? Vilka analyser behöver vi ha en beredskap för, som kan tillkomma under en kris eller matförgiftningsutbrott? Finns avtal med ackrediterade laboratorier? Gäller ackrediteringen de livsmedel som är eller kan komma att bli aktuella? Uppfyller analysmetoderna kraven på analyskapacitet inom offentlig kontroll? Har vi tillräcklig kunskap om provtagningsmetodik för de olika farorna som ska analyseras? LÄS MER Livsmedelsverkets kontrollhandbok om provtagning. KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 25

Sanktioner Kärnan i kontrollen är att eventuella avvikelser upptäcks och att myndigheten ser till att företagen rättar till bristerna inom rimlig tid. För att kontrollen ska ge önskad effekt måste myndigheten säkerställa att avvikelserna åtgärdas, antingen genom att övervaka att företagen tar sitt ansvar och genomför effektiva åtgärder på eget initiativ eller genom att myndigheten fattar beslut om sanktioner 31. Att avvikelserna verkligen åtgärdas säkerställs genom uppföljande kontroller. För att sanktioner ska användas effektivt, enhetligt och rättsäkert ska myndigheten ha instruktioner och rutiner för när och hur sanktionerna ska användas. Sanktioner ska vara effektiva och avskräckande så att avvikelsen åtgärdas inom den tidsram som krävs, och så att liknande avvikelser inte ska uppstå igen. Åtgärderna ska stå i proportion till hur allvariga bristerna är och till tidigare erfarenheter från kontroller hos företagaren. Ett beslut om sanktion ska bland annat innehålla krav på vad som ska göras och när detta ska vara gjort. Tidsramen ska avspegla myndighetens riskbedömning. Vid akut risk kan tidsintervallet bli mycket kort och beslutet, till exempel ett saluförbud, börja gälla omedelbart. EXEMPEL PÅ FRÅGOR FÖR PLANERING AV SANKTIONER: Finns en instruktion eller rutin för hur och när sanktioner ska användas? Sker uppföljning av att instruktionen eller rutinen följs och fungerar? Gör delegationen av juridiska befogenheter det möjligt att fatta snabba och effektiva beslut? Finns kompetens för att upprätta sanktionsbeslut? Finns tid i planeringen så att effekten av sanktionsbesluten kan följas upp? LÄS MER Mer information finns i Livsmedelsverkets vägledning om åtgärder vid bristande efterlevnad. 31 Artikel 54 i kontrollförordningen KONTROLLHANDBOK PLANERA, LEDA OCH FÖLJA UPP OFFENTLIG KONTROLL - Verksamhetsstyrning för effektiv kontroll 26