Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument HANDLINGSPLAN FÖR KRISBEREDSKAP 2015-2018 ANTAGET AV: Kommunstyrelsen DATUM: 2016-01-07, 28 ANSVAR UPPFÖLJNING: Kanslichef GÄLLER TILL OCH MED: 2018
Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 2
Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 4 2. Syfte... 4 3. Planering av användning av statlig ersättning... 4 4. Uppdrag från risk- och sårbarhetsanalysen... 5 5. Övnings- och utbildningsplan... 7 6. Kommunens arbete vid samhällsstörningar och extraordinära händelser... 7 6.1. Definitioner... 8 6.2. Ledningsprinciper... 8 6.3. Ansvar... 8 6.4. Höjd beredskap... 9 6.5. Krisledningsorganisation... 9 6.5.1. Krisledningsnämnd... 10 6.5.2. Krisledningsstab... 10 6.5.3. Sektorer och bolag... 11 6.5.3.1. Egna planer...12 6.6. Kommunikationsfunktionen... 13 6.7. Dokumentation... 13 6.8. Kommunikation... 13 6.9. Ekonomi...14 3
1. Bakgrund Denna handlingsplan utgår ifrån lag (2006:544) om kommuners och landstingsåtgärder införoch vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Lagen konkretiseras i överenskommelsen mellan Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och Sveriges kommuner och landsting (SKL) där det framgår att kommuner ska anta ett styrdokument som bl.a. beskriver hur man ska använda den statliga ersättningen för arbete med krisberedskap och hur man ska organisera sig vid en extraordinär händelse. Kommunens åtaganden presenteras ytterligare under kap 7, punkt 4. 2. Syfte Syftet med handlingsplanen är att öka Ulricehamns kommuns förmåga att planera inför, hantering av och att motstå samhällsstörningar och extraordinära händelser. Syftet är vidare att genom planens olika delar redogöra för vilka insatser kommunen behöver göra för att öka sin förmåga. 3. Planering av användning av statlig ersättning Ulricehamns kommun avser att fullgöra sina åtaganden inom krisberedskapsområdet för mandatperioden genom att bl.a. fortsätta med samverkansaktiviteter tillsammans med grannkommunerna i Sjuhärad, samt eventuellt grannkommuner där mindre samverkan tidigare ägt rum. Ulricehamns kommun planerar att använda den statliga ersättning i enlighet med hur överenskommelsen mellan MSB och SKL beskriver den, samt, så långt det går, använda den enligt den indelning som gjorts i utbetalningen av den statliga ersättningen (KS 2015:0213). Alla kommuner erhåller varje år ersättning för att ha en tjänst som arbetar med kommunens åtaganden i krisberedskapssystemet utifrån att kommunen fullgör sina åtaganden. Ersättningen används bl.a. till följande punkter där samverkansersättningen redovisas särskilt: Ha en säkerhetssamordnare som följer händelseutvecklingen inom krisberedskapsområdet, samt ser till att kommunen arbetar med de åtaganden den har enligt lag. Det kontinuerliga arbetet med riskreducerande åtgärder genom kommunens risk- och sårbarhetsanalys och krisberedskapsfrämjande åtgärder. Se till att tjänstemän och politiker får den utbildning och övning som erfordras för att leda kommunen i kris. Planering, övning och utbildning för krisstödsverksamheten (POSOM), som ska stärka kommunens förmåga att hantera extraordinära händelser. Kostnader och licenser som förknippas med utrustning för utomhusvarning. Samverkansersättning används till följande: Upprätthålla och stärka samarbete och samverkan inom Sjuhäradsregionen och säkerhetssamordnarnätverket. Gemensamma arbetsgrupper i Sjuhärad för gemensam utveckling av arbetsmetoder som stöd till krisberedskapsarbetet. 4
Gemensamma temadagar för politiker och beslutsfattare som rör inträffade händelser och aktuella teman specificerade från år till år. Bl.a. genom krishanteringsrådet i Sjuhärad där samverkande aktörer bjuds in för att diskutera aktuell problematik och driva utvecklingsarbetet framåt. Deltagande i övriga kurser, konferenser och nätverksträffar som anordnas i krisberedskapsområdet. Träning och kompetensutveckling för att bättre kunna samverka med andra aktörer, samt att kunna bidra till att sammanställa en gemensam lägesbild genom Rakel och WIS. Utveckling av samverkan mellan Ulricehamns- och Jönköpings kommuner genom bl.a. deltagande på varandras övningar och temadagar. Deltagandet i SAMÖ 2016 visar Ulricehamns kommuns vilja att samverka med andra aktörer och vara med och utveckla krisberedskapsarbetet i Sverige. 4. Uppdrag från risk- och sårbarhetsanalysen Nedan presenteras uppdragen från risk- och sårbarhetsanalysen som syftar till att öka kommunens förmåga att hantera och motstå samhällsstörningar och extraordinära händelser. Uppdragen är framtagna tillsammans med de ansvariga och sakkunniga som varit del i framtagandet av risk- och sårbarhetsanalysen. Verksamhet/ansvar Risk/sårbarhet Uppdrag Kommunledningsstab Ulricehamns stadshus AB Kommunledningsstab Kommunledningsstab Kommunledningsstab Oklara informationsdelningssrutiner mellan bolag, räddningstjänst och kommun. Förståelse för informationsbehov behöver förbättras. Oklart hur samverkan med personella resurser fungerar vid krissituation mellan kommuner. Personalens geografiska placering är sårbar om man inte kommer åt kommunikationssystem. Personalens viktigaste verktyg är sårbara om ström inte finns att tillgå. Initiera samarbete som ökar samverkan och kännedomen om varandras behov vid samhällsstörningar och extraordinära händelser. Inventera hur det ser ut idag och initiera samverkan som leder till en samordnad inriktning. Inventera vilka som finns, samt hur dessa kan komma till användning vid kris. Införskaffa powerbanks, solcellsladdade eller 12- voltsladdare 5
Service Miljö- och samhällsbyggnad Lärande Välfärd Service Service Service Service Service Sektorsspecifika krisplaner finns inte idag. Sektorsspecifika krisplaner finns inte idag. Sektorsspecifika krisplaner finns inte idag. Sektorsspecifika krisplaner finns inte idag. Det är oklart om kostverksamheten kan omlokalisera köksverksamheten vid t.ex. strömavbrott och om kapacitet finns för omlokalisering Manuell övervakning och rondering av fastigheter vid ström- och IT-bortfall gör att det operativa arbetet blir svårt och sekundärt system är sårbart Elbortfall leder till att samhällsviktiga verksamheter drabbas hårt. I vissa fastigheter drabbas flera dessutom flera samtidigt. Påverkan på kommunens verksamheter vid IT-bortfall är mycket stor och inträffar IT-incidenter under kväll eller helg är förmågan att hantera dem mycket liten. IT-verksamheten är mycket sårbar under tider som ligger utanför kontorstid och incidenter som inträffar under Skapa krisplan enligt bilaga i kommunens övergripande plan Skapa krisplan enligt bilaga i kommunens övergripande plan Skapa krisplan enligt bilaga i kommunens övergripande plan Skapa krisplan enligt bilaga i kommunens övergripande plan Upprätta krisplan där det tydligt framgår hur verksamheten ska organiseras och lokaliseras geografiskt vid kris. 12-voltsladdare eller liknande behöver införskaffas till samtliga radioenheter. Utred vilken prioriteringsordning som behövs för drift av fastigheter och kartlägg vilka reservkraftsresurser som krävs för att tillgodose driften. Utred kostnaden för, samt ta fram en implementeringsplan för jour/beredskap för ITverksamheten Utveckla krisringen, som är en samverkansmöjlighet där IT-verksamheter i sjuhäradskommunerna stöttar varandra med 6
Ulricehamns stadshus AB Service Service sådan tid riskerar att orsaka stor skada. Oklart vilka resurser som finns att tillgå vid en kris, samt vilka som har möjlighet att använda dessa Uppsamlingsplatser vid evakuering vid oönskad händelse finns idag inte, något som kan leda till förvirring och stora konsekvenser vid bl.a. storm kompetens och resurser på och utanför kontorstid. Inventera vilka resurser i form av maskiner, teknik, verktyg etc. som finns att tillgå vid en krissituation Upprätta en plan för vilken/vilka platser som lämpar sig bäst som uppsamlingsplats och hur många som kan inrymmas vid en oönskad händelse 5. Övnings- och utbildningsplan Övnings- och utbildningsplanen är framtagen i enlighet med överenskommelsen mellan MSB och SKL. Planen är ett resultat av Ulricehamns kommuns risk- och sårbarhetsanalys 2015-2018. Övnings- och utbildningsplanen syftar till att öka kommunens förmåga att hantera samhällsstörningar och extraordinära händelser genom att vara övad och förberedd på det oväntade. Planen fokuserar främst på att öva och utbilda ledande tjänstemän och politiker i kommunen för att de ska kunna fullfölja sina arbetsuppgifter under en extraordinär händelse. Verksamhet/ansvar Kommunledningsstab Uppdrag Ta fram en övnings- och utbildningsplanering för mandatperioden där aktiviteter kan anpassas efter behov och där syftet är att öka kommunens förmåga att hantera samhällsstörningar och extraordinära händelser. 6. Kommunens arbete vid samhällsstörningar och extraordinära händelser Kapitlet beskriver kommunens krisledningsorganisation och dess arbete vid samhällsstörningar och extraordinära händelser. Det redogör för centrala begrepp och för kommunens ansvar enligt gällande lagstiftningen. Vidare instruktioner för krisledningsstabens arbete finns beskrivet i Krisledningsstabens arbete vid samhällsstörningar och extraordinära händelser. 7
6.1. Definitioner En extraordinär händelse 1 avser en sådan händelse som Avviker från det normala Innebär en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner eller överhängande risk för sådana störningar Kräver skyndsamma insatser av kommunen En samhällsviktig verksamhet 2 avser en verksamhet som uppfyller minst ett av följande villkor: Ett bortfall av, eller en svår störning i verksamheten som ensamt eller tillsammans med motsvarande händelser i andra verksamheter på kort sikt kan leda till att en allvarlig kris inträffar i samhället. Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad kris i samhället ska kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt. 6.2. Ledningsprinciper Det svenska krishanteringssystemet bygger på tre grundprinciper 3. Ansvarsprincipen innebär att den som normalt har ansvaret för en viss verksamhet, har motsvarande ansvar under kris eller krig. Därför bör kommunens krisledningsorganisation avvika så lite som möjligt från ordinarie ansvarsfördelning. Likhetsprincipen innebär att en verksamhets organisation och lokalisering ska så långt som möjligt överensstämma i fred, kris och under höjd beredskap. Närhetsprincipen innebär att en kris ska hanteras så nära där den inträffar som möjligt. 6.3. Ansvar Kommunens ansvar för samhällsviktiga verksamheter under normala förhållanden gäller också under samhällsstörningar. Kommunens uppgift är att i möjligaste mån hålla igång verksamheterna. Om läget kräver det, åligger det kommunen att prioritera för att bibehålla vissa verksamheter framför andra, där behov efter situation avgör omfattningen. Kommunen har vidare det geografiska områdesansvaret enligt LEH, vilket innebär att kommunen ska samverka med aktörer som t.ex. polis, räddningstjänst, länsstyrelsen, samt privata aktörer. Vad respektive aktörer ansvarar för vid en kris redovisas i reglemente för krisledningsstabens arbete vid samhällsstörningar och extraordinära händelser, detta för att tydliggöra vilka ansvarsområden som finns för de olika aktörerna vid en kris. Det operativa ledningsansvaret ligger kvar i den ordinarie linjeorganisationen. Det innebär att en nämnd/sektor eller styrelse/bolag som till vardags har ansvaret för en verksamhet också ansvarar för denna vid en störning eller en extraordinär händelse. Såvida inte 1 Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 1 kap. 4 2 Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om kommuners och landstings risk- och sårbarhetsanalyser 2014:5 3 MSB Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar 8
krisledningsnämnden träder i kraft, då kan den vid behov ta över beslutanderätten över övriga nämnder. 6.4. Höjd beredskap Under höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsen för att leda den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva. Kommunstyrelsen ska verka för att den verksamhet som bedrivs i kommunen av olika krishanteringsaktörer samordnas och för att samverkan ska komma till stånd mellan dem som beskriver verksamheten 4. Kommunen ska under höjd beredskap eller när ransoneringslagen 5 i annat fall tillämpas, i den omfattning som regeringen i särskilda fall beslutar 6 : 1. Vidta de åtgärder som behövs för försörjningen med nödvändiga varor, 2. Medverka vid allmän prisreglering och ransonering, och 3. Medverka i övrigt vid genomförandet av åtgärder som är viktiga för landets försörjning. Kommunen ska hålla Länsstyrelsen informerad om beredskapsläget och det övriga förhållanden som har betydelse för det civila försvaret i kommunen. 6.5. Krisledningsorganisation 4 Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 3 kap. 2 5 Ransoneringslag, SFS 1978:268 6 Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 3 kap. 3 9
6.5.1. Krisledningsnämnd Varje kommun ska ha en särskild utsedd och övad krisledningsnämnd för att fullgöra sina uppgifter under extraordinära händelser 7. Krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion och beslutar i sådana fall att så ska ske 8. Dess arbete finns beskrivet ytterligare i krisledningsnämndens reglemente. Nämnden ansvarar för normativ ledning och ska besluta i frågor enligt följande: Mål och inriktning för verksamheten Där åtgärderna kan få betydande ekonomiska konsekvenser för kommunens organisation När viktiga samhällsfunktioner störs, befolkningens liv och hälsa kan påverkas, väsentliga miljö och kulturella värden riskerar att förstöras eller enskilda intressen skadas Att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art. Detta innefattar inte bolagen, som har en styrelse. Att begära från, eller ge stöd till annan drabbad kommun. 6.5.2. Krisledningsstab Krisledningsstaben (KLS) är en tjänstemannastab, vars arbete leds av en stabschef. KLS svarar för den strategiska ledningen. Vid en extraordinär händelse ska de som arbetar med hanteringen av händelsen prioritera detta arbete framför sina ordinarie arbetsuppgifter. Den ordinarie delegationsordningen för beslutsfattande ska bevaras så långt som möjligt även vid extraordinär händelse. Krisledningsstaben organiseras enligt nedan samtidigt som den är anpassningsbar utifrån händelsens omfattning och art. Benämning Funktion som aktiveras Grundorganisation Kommunchef Stabschef Ansvarig kommunikation Ansvarig lägesbild och samverkan Sektorchefer/bolagschef Dokumentatör Ansvarig analys Ansvarig stöd & service 7 Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 2 kap 2 8 Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 2 kap 3 10
Vid behov POSOM Upplysningscentral Omvärldsbevakning Samverkansperson Specialister Krisledningsstaben ska bl.a. göra följande: Skapa en lägesbild som ska utgöra grunden för beslutsfattande i krisledningsnämnd och krisledningsstab, samt för arbetet med kriskommunikation. Lägesbilden ska kunna delges Länsstyrelsen 9. Analysera olika tänkbara händelseutvecklingar och arbeta fram olika handlingsalternativ i syfte att få kontroll över situationen och för att begränsa konsekvenserna av händelsen. Handlingsalternativen utgör beslutsunderlag för kommunchef eller krisledningsnämnd. Besluten utgör grunden för sektorernas/bolagens operativa åtgärder och syftar till att verksamheterna ska återgå till normala servicenivåer. Staben ska verka för att de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en händelse samordnas 10 samt ta initiativ till att berörda krishanteringsaktörer ges möjlighet att samverka 11. Dela information med berörda krishanteringsaktörer med stöd av den teknik som tillämpas nationellt för ledning och samverkan i kris, det innebär RAKEL samt WIS 12. Ledningsstödssystemet i Örestensrummet ska också kunna användas. 6.5.3. Sektorer och bolag Den operativa verksamheten utgörs av sektorerna/bolagen som leds av respektive sektorchef/bolagschef med ledningsgrupp. De operativa delarna ska ha en plan för hantering av händelser från störning till extraordinär händelse 13. Leda, fördela och följa upp uppgifter enligt egna handlingsplaner och efter direktiv från KLS. Ska informera egen personal om läget i stort, vid behov även anhöriga till elever/brukare. Sektors-/Bolagscheferna ska delta vid KLS lägesgenomgångar och delge lägesbilden för sin sektor samt medverka vid behov som sakkunniga vid analysarbetet. Frågor som ska besvaras gällande lägesbild: Påverkan på sektorns/bolagets verksamhet Prognoser över situationen vid sektorn/bolaget 9 Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 2 kap 9 10 Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 7 pkt 3 11 Överenskommelsen om kommunernas krisberedskap (SKL 12/6159, MSV 2012:5541) Bilaga 1 12 Överenskommelsen mellan MSB och SKL 2014, Bilaga 1. Rapportering 13 Se bilaga rubriker för förvaltningarnas/bolagens planer 11
Tillgängliga resurser som används för att hantera situationen samt behov av ytterligare resurser Sektorernas/bolagens informationsbehov Samordningsbehov internt/externt 6.5.3.1. Egna planer Sektorer och bolag kan använda sig av följande mall för att forma sina planer: Kort information om kommunens plan för samhällsstörningar och extraordinära händelser samt sektorns/bolagets roll Bakgrund Vad är en störning (händelseskalan) Vad är en extraordinär händelse Grundprinciperna Organisation av sektorns krisledningsarbete Roller och ansvar Rutiner i krisledningsarbetet Att fånga tidiga signaler Beslut om aktivering Larmningsrutin Lokaler Att informera kommunledning Startmöte Checklista Arbetsplan Vad ska göras när och av vem Uppföljning av beslut Rapportering till kommunledning Informera och kommunicera Med kommunledning Med egen personal Med media/eller krisledningsstabens ansvar Med allmänhet/eller krisledningsstabens ansvar Att avveckla arbetet Meddela berörda Återgå till normal verksamhet Insamla rapporter och dokumentation Påbörja och planera för utvärderingsarbetet Checklistor för specifika händelser som sektorerna bedömer som riskområden bör också upprättas. Vilka resurser som finns tillgängliga inom sektorn/bolaget vid en samhällsstörning/extraordinär händelse, ska man ha klart för sig när man skriver sin plan. 12
6.6. Kommunikationsfunktionen Ansvarar för informationshanteringen internt och externt. Inledningsvis är det viktigare med snabb, än heltäckande information, för att minimera informationsvakuumet som kan uppstå 14. Skapa kommunikationsstrategin tidigt och besluta: Budskap Målgrupp Kanaler Språk När ska det informeras Omvärldsbevakning Frågor och svar För mer information, se planen för kriskommunikation 6.7. Dokumentation Varje beslut som kommunens krisledningsorganisation, (nämnd, stab, sektorer och bolag) tar måste dokumenteras. Dokumentationen bör sparas i digital form, för framtida bruk. 6.8. Kommunikation Kommunikation sköts i första hand via telefon, mobiltelefon, fax, e-post och bud. Vid risk för störningar i telenätet förbereds RAKEL (radiokommunikation för effektiv ledning). Kommunen ska ha förmåga att använda RAKEL, WIS (webbaserat informationssystem) och ledningsstödssystemet på plan 5. 14 MSB gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar 13
6.9. Ekonomi Under krisledningsstabens uppstart ska enligt bilagan för startmöte ekonomiska behov riktas om till att tas på ett separat konto under krissituationen. Detta beror (1) på att kommunen bör undvika ekonomiska diskussioner under en händelse och (2) på att kommunen i efterhand ska kunna redovisa och fördela kostnader som uppstått i samband med den inträffade händelsen. 14