2014-05-23 Ärendeförteckning 20 Sammanträdets öppnande... 2 20a Val av protokollsjusterare... 2 20b Godkännande av dagordning... 2 20c Godkännande av föregående protokoll... 2 20d Styrelselogg... 2 21 Informationspunkter... 3 22 Föredragning av beslutsärenden 23-27... 4 23 Tertialbokslut för perioden jan-april 2014... 4 24 Miljörapporter 2013... 5 25 Vindkraft... 6 26 Redaktionella förändringar i ABVA... 8 27 om anläggningsavgifter 2015... 9 28 Övriga frågor och nästa sammanträde... 10 29 Avslutning... 10
2014-05-23 1 Tid Kl 13:00-14:45 Plats Konferensrum Mellanfjärden, MittSverige Vens kontor Styrelseledamöter Jan Norberg Ordförande Tony Andersson ledamot Peter Persson Anita Hellstrand tjg suppleant suppleant Personalrepresentanter Conny Björklund, Lars-Erik Löfdahl, SKAF Vision Tjänstemän Micael Löfqvist, Ewa Thorén, Tomas Larsson, Eva Jansson, Anna Stenlund Jessica Schröder VD Administrativ- och ekonomichef PC Ven & Avlopp Sekreterare Miljö & Lab chef Utredningsingenjör Miljö & Lab Protokollet omfar 20-29 Justeras Jan Norberg Ordförande Peter Persson Justerare Eva Jansson Sekreterare
2014-05-23 2 20 Sammanträdets öppnande Ordföranden förklarar mötet öppnat. 20a Val av protokollsjusterare Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Peter Persson. 20b Godkännande av dagordning godkänna föreslagen dagordning. 20c Godkännande av föregående protokoll godkänna protokoll från styrelsemöte 2014-04-10. 20d Styrelselogg inga nya ärenden ska läggas till styrelseloggen
2014-05-23 3 21 Informationspunkter A. Återrapportering internkontrollplan 2014 Ewa Thorén informerar om pågående kontrollaktiviteter i årets internkontroll. Kontrollaktivitet 1 - efterlevnad av projektrutinen Under första tertialet vidareutvecklades projektrutinen utifrån kraven för KMA (kvalitet, miljö och arbetsmiljö). I rutinen har även hanteringen av affärsmässighet vid upphandling förtydligats, utifrån ett proaktivt förhållningssätt mot leverantörer och ökat stöd från upphandlingsenheten vid förnyad konkurrensutsättning. En utbildning i samtliga förändringar har genomförts under april. Utbildning kommer framåt kontinuerlig genomföras 2 gånger/ år, för nyanställda och vid förändringar i rutinen. Under hösten kommer kontroll och uppföljning ske genom stickprov. Kontrollaktivitet 2 - rutin för servicemålen Under första tertialet 2014 har ett projekt startats som belyser hur rutinerna ska utarbetas för nå framtagna servicemål för kundhanteringen. Första fasen i projektet har varit se över det systemstöd som finns för upprätthålla rutinerna och för mäta uppfyllnadsgrad av sa servicemål. Underlag för kravspecifikation till systemleverantörer beräknas vara framtaget under juni 2014. Parallellt pågår en utredning av befintliga rutiner för säkerställa en effektiv kundhantering. I arbetet belyses bolagets totala kundhanteringsprocess, från kundtjänst till driftsinsats. En utbildningsinsats kommer även genomföras för kundtjänst med start under maj 2014 Kontrollaktivitet 3 - marknadsmässiga löner Under första tertialet 2014 har aktiviteter genomförts med samverkansgruppen för fastställa bolagets ställningstagande till begreppet marknadsmässig lön. Aktiviteterna med samverkansgruppen kommer fortsätta under 2014. Under maj påbörjas utvärderingen av om bolagets löner är marknadsmässiga rent statistiskt. I september kommer alla chefer utbildas i hållbart ledarskap i vilken även löneprocessen ingår. Kontrollaktivitet 4 - brandskyddsöversyn på kontoret Arbetet är integrerat i arbetet med Kontorslyftet. Kontorslyftet är ett projekt som innefar renovering av bolagets kontor, med fokus på ett modernt kontor som bidrar till moderna och utvecklande arbetssätt. Renoveringen påbörjades under april 2014 och beräknas vara färdigt i september 2014. Samtliga kontrollaktiviteter kommer återrapporteras på kommande styrelsemöte i september.
2014-05-23 4 22 Föredragning av beslutsärenden 23-27 Föredragning genomförs av beslutsärendena 23-27 av Micael Löfqvist, Ewa Thorén och Tomas Larsson. Efter föredragningarna övergår styrelsen till fa beslut för samtliga ärenden. 23 Tertialbokslut för perioden jan-april 2014 fastställa förslag till tertialbokslut för Timrå Ven AB; samt överlämna tertialbokslutet med därtill fogad prognos för helåret 2014 till kommunstyrelsen i Timrå. Ärendet Ewa Thorén föredrar tertialbokslut för TVAB avseende perioden januari - april 2014. sunderlag Tertialbokslut för perioden jan-april 2014
2014-05-23 5 24 Miljörapporter 2013 godkänna miljörapport 2013 Ärendet Anna Stenlund informerar om upprättade miljörapporter för 2013. Jessica Schröder informerar vidare om pågående uppströmsarbete i Essviksområdet. Företagare i området har besökts och en kartläggning pågår av vad som släpps till avloppsledningsnätet, samt om det finns oljeoch/eller fettavskiljare. Kartläggningen dokumenteras i ett system, Envo-mapp, för få en samlad bild kopplat till avloppsledningsnätet. Kartläggningen bidrar även till bolaget får en bra underlag för vilka informationsinsatser som är viktiga. Bolaget kommer ha möjlighet erbjuda företagare ha sin kemikalieförteckning i systemet, vilket bidrar till gemensam verksamhetsnytta och samhällspåverkan. I dagsläget är det cirka 10 VA-verksamheter i Sverige som använder systemet. Bolaget ingår i nätverket vilket medför stor möjlighet påverka utvecklingen av systemet. sunderlag Sammanställning av Miljö- och årsrapporter 2013
2014-05-23 6 25 Vindkraft godkänna informationen och rapport Vindkraft 2014; uppdra till VD återkalla föregående ärende från kommunstyrelsen avseende investering i vindkraft från 2013-05; uppdra till VD begära Timrå kommuns ställningstagande i ärendet. Ärendet Micael Löfqvist informerar om under 2012/2013 utreddes möjligheterna till öka mängden egen producerad elkraft inom ramen för VA-verksamheten. Vindkraft utpekades tidigt som en av möjligheterna till större egen produktion av elkraft för VA-verksamheten. Ärendet redovisades inom MSVAB-gruppen under 2012/2013 och i maj 2013 beslutade samtliga styrelser om skicka ärendet för ställningstagande i respektive kommunstyrelse. I och med av ägaren inte tagit något beslut i ärendet bör ärendet återkallas, och ersättas med nytt beslut. Vindkraft är ett miljömässigt och ekonomiskt bra alternativ. VA-verksamheten har en över året jämn och relativt stor elförbrukning. Genom fortfarande åtnjuta energiskebefrielse för egenproducerad el ökar förädlingsvärdet väsentligt vid ägande av ett eget vindkraftverk. Sannolikt kommer villkoren för energisken vara oförändrade upp till 5 år. Investeringen är utredd utifrån ett juridiskt, ekonomiskt och tekniskt perspektiv. Elpriserna bedöms öka i framtiden och med högre elpris på marknaden desto större fördel är det investera i vindkraft nu, eftersom dagens låga elpriser pressat ned investeringskostnaden. En investering i vindkraft är ett steg mot en bättre miljö och ett steg för uppfylla kommunernas klimatpolicys, dessutom är det en tillräckligt bra affär för ägarna i sin helhet. Även om inte MSVAB-gruppens ägar-kommuner går vidare med upphandling av egen vindkraft bör MSVAB-gruppen gå vidare med en egen upphandling.
2014-05-23 7 Den egenproducerade elen från vindkraftverken ska huvudsakligen gå till täcka kommunens och/eller MSVAB-gruppens anläggningars behov av el, vilket för MSVAB-gruppen motsvarar cirka 20-21 GWh per år. sunderlag PM Vindkraft Rapport Vindkraft
2014-05-23 8 26 Redaktionella förändringar i ABVA godkänna föredragningen; godkänna föreslagna redaktionella förändringar i ABVA Ärendet Ewa Thorén informerar om det har framkommit nuvarande ABVA (allmänna bestämmelserna för användandet av va-anläggningen) behöver förtydligas och kompletteras med avseende på LTA-stationer (lätt tryckavloppsystem) för vara mer lättförståelig och korrekt. De redaktionella förändringar som föreslås kommer förtydliga följande: - fastighetsägarens ansvar - vart fastighetsägaren ska vända sig vid fel - ersättningsskyldighet för fastighetsägaren sunderlag PM Redaktionella förändringar i ABVA Bilaga 1; Ny ABVA, TVAB Bilaga 2; Befintlig ABVA, TVAB
2014-05-23 9 27 om anläggningsavgifter 2015 fastställa framlagt förslag till höjda anläggningsavgifter inför år 2015, samt uppdra till VD vidarebefordra förslaget till Timrå kommun för ställningstagande om det är ett ärende av principiell art Ärendet Timrå Vens anläggningsavgift höjdes 2011 till 150 000 kr för typhus A (normalvilla, 800 m2 tomtyta, samtliga nyttigheter V+S+D). Sedan dess har anläggningsavgiften varit oförändrad. Inför år 2015 föreslås en höjning av anläggningsavgifterna med 26 %. Anläggningsavgiften är uppbyggd av flera beståndsdelar, avgift för upprättande av förbindelsepunkt, servisavgift, avgift för tomtyta och en lägenhetsavgift. Sammantaget bildar delarna den totala avgift som ska erläggas vid nyanslutning av en fastighet. 2013 antogs en policy för taxans kostnadstäckning utifrån det blir allt tydligare kraven på utbyggnad av systemet ökar, samtidigt som entreprenadkostnaderna har ökat kraftigt under de senaste 5-10 åren. Vidare ökar VA-verksamhetens behov av finansiera åtgärder i det gamla systemet, samtidigt som värdet av de investeringar som gjorts i basinfrastruktur måste avspeglas tydligare i beräkningen av kostnadstäckningen i anläggningsavgiften. Vid beräkning av kostnadstäckning strävar bolaget mot minst 100 % enligt policy för taxans kostnadstäckning, avvikelser kan dock ske enligt policyn. Vid beräkningen av kostnadstäckning ska avdrag göras för finansiering av huvudanläggning med belopp som finns angivna i policyn. Dessa belopp bör ändras till procentsatser inför 2015. sunderlag PM om anläggningsavgifter 2015
2014-05-23 10 28 Övriga frågor och nästa sammanträde Inga övriga frågor noteras Nästa styrelsemöte 21 augusti 2014 kl. 10.00-16.00 Plats: Preliminärt Nolby ventäkt 29 Avslutning Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sedan sammanträdet.