Mariakyrkan 2017-04-25 18.00-20.00 Louise Callenberg (s) Birgitta Mårtensson (s) Karin Andersson (s) Roland Gustavsson (FiSK) ersätter Therese Radujko (kr) Ewa Alexandersson (BorgA) ersätter Fredrik Kristoffersen (BorgA) Bodil Wiker Åkerblom (FiSK) Anita Melén (c) ersätter Bengt Nylander (öpp nom) Torbjörn Strand Michaela Lööf (s) Emilia Bellini, sekreterare Roland Gustavsson nr 1 - nr 12 Ordförande: Sekreterare: Justerare:............................................ Louise Callenberg....................................... Emilia Bellini....................................... Roland Gustavsson Sida 1 av 8
: 1 Kallelse att godkänna kallelsen och föredragningslistan. : 2 Protokolljusterare att utse Roland Gustavsson till protokolljusterare. : 3 Bitr. Kyrkoherdens information att lägga informationen till handlingarna. a) Stöket runt kyrkan Den senaste tiden har det varit några mindre bränder kring kyrkan. Det har handlat om mindre gräsbränder, vid barnlokalerna och på baksidan av kyrkan. Ett par glasrutor har slagits sönder, en vid innergården och en vid barnlokalen. Det har den senaste tiden förekommit liknande händelser även i andra delar av Skogås. Händelserna är polisanmälda. b) Arbetsgrupp kring jubileerna En arbetsgrupp som ska planera inför kyrkornas jubileer i höst har tillsatts. Gruppen består av Roland Gustavsson som representant för församlingsrådet samt Thomas Racksäter, Ulrika Ryttestål, Eva Frössling och David Strandberg från medarbetarlaget. Thomas Racksäter är sammankallande för arbetsgruppen. c) Info om sommaren I sommar har församlingen testat en ny verksamhet i form av en sommarverkstad som leds av pedagogerna Margareta Johansson och Hanna Helgesson. Den pågår eftermiddagar måndag-fredag vecka 24 och riktar sig till barn i låg- och mellanstadieålder. I gruppen får barnen skapa i olika material. Det har varit högt tryck på verksamheten vilket känns roligt. Sida 2 av 8
Som tidigare år har församlingen även sommarcafé i Tacksägelsekyrkan måndagonsdag kl. 10.00-12.00 v.26-31. Eftersom husmor/husfar-tjänsten för tillfället är vakant delas bemanningen av caféet mellan medarbetarlaget. Det kommer också att vara sommarkvällar i Trångsund med mässa och program där bl.a. tidigare kyrkoherde Arne Nilsen deltar en av kvällarna. Söndag 13 augusti kommer det att vara konfirmationsmässa i Mariakyrkan för Assisi-konfirmander. Gruppen har varit ett samarbete mellan Trångsund-Skogås församling och Sankt Mikaels församling. Musiker och präster går i sommar på ett mer rörligt schema där de arbetar i jour över hela pastoratet. d) Röstmottagare/valförrättare Hittills har fem personer anmält sig till att vara röstmottagare eller valförrättare. e) Upptaktsgudstjänst 3 september Söndag 3 september välkomnar församlingen biträdande kyrkoherde Jerker Ekvall, prästerna Sara Johansson och Christer Hugo, pastorsadjunkt Hanna Beckström och Hanna Helgesson, pedagog, som arbetat i församlingen sedan januari. En representant från stiftet kommer att delta i välkomnandet av Hanna Beckström. Både Jerker Ekvall och Sara Johansson börjar 16/8. Christer Hugo påbörjade sin tjänst i måndags 12 juni. I ordförandeberedningen står att församlingen också avtackar vaktmästare Inger Eriksson 3 september men detta är framflyttat till söndag 24 september. f) Arbetsdagar med medarbetarna och förtroendevalda 4-5 september kommer två heldagar ägnas åt arbetsdagar med medarbetarlaget. Det vore önskvärt om församlingsrådet har möjlighet att delta under eftermiddagen och kvällen med en gemensam middag måndag 4 september. Eftermiddagen kommer att användas till arbete med verksamhetsplaneringen för 2018. g) Rekryteringsläget för vaktmästeriet och husmor/husfar. Torbjörn Strand och Kristina Wallenberg har i veckan haft intervju med en person till den vakanta tjänsten som husmor/husfar. Personen har god erfarenhet av matlagning, ett diakonalt öga samt tidigare erfarenhet från kyrkan. Just nu pågår löneförhandlingar. Det finns en annons ute för ett vikariat som vaktmästare i församlingen. En inskolning har skett med en person som kommer att anlitas några helger under sommaren och eventuellt i höst. h) Rapport av 142:ans/socialtjänstens lån av Tacksägelsekyrkan Sedan ett par månader tillbaka har församlingen tillsammans med socialtjänstens mobila team i Huddinge ett samarbete i form av en öppen verksamhet för ungdomar i Tacksägelsekyrkan. Församlingen har en resurs i form av ungdomspedagog Thomas Racksäter i arbetet. Torbjörn Strand hade avstämning med dem den 8 juni och de efterfrågade då att församlingen ska ha huvudansvar för verksamheten och att mobila teamet får fungera som stöd. Både Strand och Racksäter tycker att detta är en god idé och ett sätt för församlingen att bli en del av närsamhället. Sida 3 av 8
i) Centralisering av uppgifter i kyrkobokföringen Från och med i höst kommer vissa uppgifter i kyrkobokföringen centraliseras till två personer i pastoratet för att effektivisera arbetet. Centraliseringen handlar om uppgifter som inte behöver skötas i respektive församling, vilket de gör idag. j) Nya kyrkvärdar Det finns en potentiell kandidat till det vakanta kyrkvärdsuppdraget. En förfrågan har skickats men ännu inte besvarats. På det senaste kyrkvärdsmötet diskuterades hur nya kyrkvärdar ska rekryteras och förslag var att fråga i konfirmand- och ungdomsgrupper samt bland ideella inom andra områden. Ett annat alternativ är också att framöver använda sig av församlingens sociala medier. : 4 Beslut om kollekter att godkänna förslaget om kollektändamål. att kollektändamålet för 29 oktober undersöks och i första hand går till Bryggan, i andra hand till Aldrig ensam. Torbjörn Strand mötte kyrkvärdarna 4 juni och tog fram följande förslag på kollekter: 24 juni Världsnaturfonden 30 juli Världens barn 20 augusti Stockholms stadsmission 24 september Flyktingverksamheten i Stockholms stift 29 oktober Bryggan eller Aldrig ensam Bryggan och Aldrig ensam är båda organisationer som arbetar med psykisk ohälsa. Bryggan är lokalt förankrad och Aldrig ensam ett informationsprojekt som syftar till att bryta tystnaden och tabut kring psykisk ohälsa. Sida 4 av 8
: 5 Beslut och process för verksamhetsplan och budget att godkänna tidsplanen för verksamhetsplan och budget för 2018 med tillägg för budgetberedning den 29 augusti kl. 9.00. att församlingsrådet på mötet den 18 september beslutar om budget samt de prioriterade områdena för 2018 utifrån presenterat budgetunderlag.. Torbjörn Strand presenterar en föreslagen process för budget och verksamhetsplan samt medarbetarlagets förslag på prioriterade områden för 2018, som tagits fram tillsammans med kommande biträdande kyrkoherde Jerker Ekvall och präst Sara Johansson. Tidsplan för verksamhetsplan och budget för 2018 förslås vara: 30/5 Ramar och budgetförutsättningar antagna av kyrkorådet. 8/6 Kansliet skickar ut budgetramarna till alla enheter och budgetansvariga. 8/6-11/6 Verksamhetsplanering och budgetarbete förbereds i församlingarna/enheterna (på tjänstemannanivå). 11-22/9 Kansliet sammanställer budgetförslagen. 25-29/9 Ledningsgruppen går igenom verksamhetsplan, prioriterade områden och budget. 10/10 Kyrkorådets verksamhets- och budgetgenomgång. Enheterna presentera sina planer och budgetförslag. 16-20/10 MBL 24/10 Kyrkorådet tar beslut om verksamhetsplan och budget. 14/11 Verksamhetsplan och budget beslutas av kyrkofullmäktige. Förslag på församlingens prioriterade områden 2018 är följande: 1. Utveckla kyrkan till att vara mer öppen, tillgänglig och inbjudande. 2. Utveckla församlingens gudstjänstliv där relation och delaktighet är i fokus. 3. Utveckla församlingens ungdomsarbete. Församlingsrådet saknar tillfälle för budgetberedningen att mötas inför kyrkorådets beslut i oktober i tidsplanen. Sida 5 av 8
: 6 Etiopiska kyrkans önskan om lån av Tacksägelsekyrkan att hyra ut Tacksägelsekyrkan till den etiopiska kyrkan på en prövoperiod under ett halvår med en hyresnivå i enlighet med policyn för uthyrning. att hyreskontraktet ska förmedlas till församlingsrådet som en rapport på nästkommande församlingsrådsmöte. Torbjörn Strand har varit i kontakt med en representant från den etiopiska kyrkan och upplever dem som en god kyrka som arbetar mycket mot ungdomar. De har förståelse för problematiken med rökelsen som används under gudstjänsterna och kan istället använda allergivänlig rökelse samt vädra kyrkan efteråt. Även medarbetarlaget ställer sig positiva till uthyrning även om det finns viss oro att avhända kyrkan till en annan grupp. Då den etiopiska kyrkan är färdiga kl. 14.00 på söndagar finns fortfarande möjlighet för församlingen att ha verksamhet i Tacksägelsekyrkan på eftermiddagen. Ordförandeberedningen föreslår att hyra ut Tacksägelsekyrkan till den etiopiska kyrkan under en prövoperiod på sex månader. : 7 Öppet församlingsmöte 15 oktober att Louise Callenberg, Bengt Nylander under förutsättning att han vill samt församlingens kommunikatör utgör informationsgruppen. Församlingsrådet är ansvariga för att hålla i det öppna församlingsmötet 15 oktober där församlingen har möjlighet att ställa upp och nominera kandidater till församlingsrådet. En grupp som arbetar med att informera om mötet behöver tillsättas och ordförandebredningen föreslår att gruppen består av Louise Callenberg, församlings kommunikatör samt ytterligare deltagare från församlingsrådet. Församlingsrådet föreslår att Bengt Nylander i hans frånvaro och att Louise Callenberg i annat fall själv får utse deltagare till gruppen. Sida 6 av 8
: 8 Läsning ur Gudstjänstens kärnvärden att avsluta läsningen av boken Gudstjänstens kärnvärden. Ordförandeberedningen föreslår att församlingsrådet avvaktar med läsning ur boken Gudstjänstens kärnvärden och istället ägnar pauserna åt att lära känna biträdande kyrkoherde Jerker Ekvall samt tillsammans med honom hittar ett nytt sätt att utnyttja pauserna. : 9 Rapporter att lägga informationen till handlingarna. Det vore bra ifall arbetsgruppen för jubileet påbörjade planeringsarbetet och att församlingsrådet på nästa möte får en rapport om hur det går. Sida 7 av 8
: 10 Delgivningar att lägga informationen till handlingarna Kurser Svenska kyrkans Arbetsgivarorganisation Dagboken - Luther och reformationen Kollekter Församlingsanslag, Credo Övriga ärenden Sponsoravtal mellan Skogås BK och Trångsund Skogås församling Tackkort från Karin Andersson Tackbrev från Stockholms stadsmission Tackbrev och Diplom från BRIS Memento - tidningen från begravningsbranschen : 11 Övriga frågor Roland Gustavsson undrar om det finns möjlighet att använda badmintonbanan som församlingen sponsrar som en del i någon form av ungdomsverksamhet, förslagvis konfirmand- eller ungdomsgrupper. Torbjörn Strand tar frågan vidare till medarbetarlaget. Gunnar Rask bor numera på äldreboende och kommer inte att kunna delta på fler möten. Louise Callenberg tackar Torbjörn Strand för hans tid och stöd i församlingsrådet och för det fina arbetet med rekryteringar till församlingen. : 12 Mötet avslutas Louise Callenberg önskar glad sommar och avslutar mötet. Sida 8 av 8