VILLKOR FÖR ANVÄNDNING AV STÖD (26.3.2013) Vid beviljande, användning, utbetalning och tillsyn över användningen av landskapsutvecklingspengar och anslaget för utveckling av landsbygden iakttas lagen om finansiering av vissa program och projekt inom arbets- och näringsministeriets förvaltningsområde (1652/2009) samt statsrådets förordning om finansiering av vissa program och projekt inom arbets- och näringsministeriets förvaltningsområde (1695/2009). Dessutom iakttas statsunderstödslagen (688/2001). Informationsskyldighet Stödmottagaren ska underrätta arbets- och näringsministeriet omedelbart om projektet avbryts eller inställs och samtidigt uppge orsaken till avbrottet eller inställelsen. Om projektet inte kan genomföras inom den tidsfrist som anges i beslutet, ska förlängning av fristen ansökas. Skriftlig ansökan om förlängning av tidsfristen ska lämnas in till arbets- och näringsministeriets regionavdelning innan den beviljade tiden för genomförande av projektet löper ut. Om det finns en grundad anledning att göra ändringar i innehållet i, finansieringen av, kostnadskalkylen för eller sättet att genomföra projektet ska tillstånd till ändringar sökas i förväg hos arbets- och näringsministeriet. Stödmottagaren är också skyldig att omedelbart underrätta arbets- och näringsministeriets regionavdelning om det sker ändringar i de uppgifter som lämnats till ministeriet med tanke på beslutet. Stödmottagaren ska informera eventuella andra parter som genomför projektet om beslutet och dess villkor. Utbetalning av stöd Stödet betalas på basis av godtagbara faktiska kostnader enligt en godkänd kostnadskalkyl och den procentandel som anges i stödbeslutet. Stöd kan betalas endast för sådana kostnader som har uppkommit tidigast efter att ansökan inlämnades. Stödet söks skriftligen på en särskild blankett ansökan om utbetalning som lämnas in till arbets- och näringsministeriets regionavdelning. Förskott kan betalas på stödet, om det är nödvändigt med tanke på genomförandet av projektet. En skriftlig ansökan om förskott ska lämnas in separat och behovet av förskott ska motiveras. Förskott kan betalas endast en gång (den första posten av understöd som betalas ut). Förskott kan inte betalas till ett offentligrättsligt samfund, om det inte är fråga om en omfattande projekthelhet som förvaltas av det offentligrättsliga samfundet eller något annat liknande skäl. Förskottet kan uppgå till högst 30 % av det stöd som genom detta beslut beviljas projektet. Villkoret för beslut om utbetalning av en andra post är att godtagbara kostnader har uppkommit till ett belopp som täcker både förskottet och den andra posten som söks, med beaktande av det procentuella stöd som beviljats projektet. Till ansökan om utbetalning av stöd ska fogas en specifikation av hur projektet framskrider, en huvudboksrapport som grundar sig på projektets bokföringsuppgifter samt annat nödvändigt material för granskning av utgifter och finansiering av projektet. I samband med ansökan ska de utgifter som projektet föranlett specificeras. Av specifikationen ska sambandet mellan utgifterna och bokföringen framgå liksom också det hur utgifterna beräknats på specifikationen. På ansökan om utbetalning ska det finnas bekräftelse på att de utgiftsposter som nämns i specifikationen baserar sig på bokföringen, att de är godtagbara och att de hänför sig till projektet i fråga. Uppgifterna ska vid behov kunna verifieras. Kostnaderna ska vara förenliga med en godkänd kostnadskalkyl. I samband med ansökan om utbetalning ska man presentera bokföringen över arbete som räknas som naturaprestation och om överlåtelse av andra nyttigheter, om nämnda utgifter har godkänts i finansieringsbeslutet. Ett ytterligare villkor för utbetalningen av stödet är att stödmottagaren har lämnat in alla uppföljningsuppgifter om projektet inom utsatt tid. Till ansökan om utbetalning ska fogas en specifikation av hur projektet framskridit. Ett villkor för utbetalning av den sista stödposten är att projektets slutrapport har blivit godkänd. Ansökan om utbetalning av stödet ska lämnas in inom fyra månader från utgången av den tidsfrist för genomförande som godkänts för projektet. Stöd kan inte betalas ut på basis av en försenad ansökan om utbetalning. 1
Godtagbara kostnader Godtagbara kostnader för utvecklingsprojekt kan vara följande, rimliga kostnader som är nödvändiga för genomförandet av projektet och förenliga med den kostnadskalkyl som godkänts i finansieringsbeslutet: löne- och arvodeskostnader och lagstadgade kostnader i anslutning till dem, resekostnader, köp av upphandlingstjänster, hyreskostnader, andra specificerade kostnader som direkt följer av att utvecklingsprojektet genomförs. Mervärdesskatten är en godtagbar kostnad vid projektverksamhet om stödmottagaren lämnar finansiären en godtagbar utredning om att mottagaren inte har rätt att dra av mervärdesskatten i sin egen beskattning och att mervärdesskatten kvarstår som en slutlig utgift för sökanden. Avdragbar mervärdesskatt får inte i någon form utgöra en stödberättigande utgift, inte ens då den slutliga förmånstagaren eller slutanvändaren faktiskt inte drar av den. Från godtagbara kostnader avdras sådana inkomster som hänför sig till och har samband med projektet (inkomster av försäljning, hyrning, tjänster, avgifter eller andra motsvarande inkomster). För personalkostnaderna ska man ha uppföljning, av vilken projektets personalkostnader och användning av arbetstiden per löntagare framgår. Arbetsdagbok ska föras över allt deltidsarbete som utförs för projektet. Av arbetsdagboken ska framgå det arbete som utförts och personens tidsanvändning i dess helhet, inkl. bokförda timmar som använts för projektarbete. Annat arbete än sådant som utförs för projektet behöver inte rapporteras i arbetsdagboken med hjälp av timbokföring utan det räcker med en förteckning över arbetshelheter och uppgift om deras procentuella andelar av den totala arbetstiden. Om andelen sådant arbete som hänför sig till projektet är liten av en persons hela arbetstid (t.ex. uppgifter inom ekonomiförvaltningen), behövs det ingen arbetsdagbok. Listor över antalet arbetade timmar och andra arbetstidsutredningar ska bestyrkas med namnteckning. Stödet omfattar inte sådana löner eller arvoden som överskrider de löner och arvoden som inom sökandens organisation allmänt betalas för motsvarande uppgifter. Resekostnader som föranleds av en utlandsresa kan vara godtagbara endast om de är nödvändiga med tanke på ett relevant genomförande av projektet. En resplan och de kostnader som hänför sig till den och en motivering för resan ska godkännas i förväg av den myndighet som beviljar stöd, om inte den som beviljar stöd anser att det är onödigt med tanke på projektets art. Anskaffningsutgifterna för anläggningstillgångar kan utgöra högst hälften av de godtagbara totalkostnaderna för ett utvecklingsprojekt. Det ska kunna bevisas att kostnaderna hänför sig till projektet. Indirekta kostnader som hänför sig till projektet (hyror, kostnader för kopiering, telefon osv.) är godtagbara kostnader endast då de föranleds direkt av projektet. När beloppen redovisas får inte enbart procentandelar eller koefficienter användas utan det ska finnas klara beräkningsgrunder för hur kostnaderna hänför sig till projektet. Av projektets självfinansieringsandel ska minst hälften utgöras av pengar, dvs. högst hälften av självfinansieringsandelen kan bestå av naturaprestationer. Som naturaprestationens värde beaktas i enlighet med kostnadskalkylen högst de kostnader som medförts eller den lön som betalats. När det gäller produktionsinsatser beaktas tjänstens eller produktens gängse värde eller de kostnader som medförts. Bok ska föras över naturaprestationerna. Som naturaprestationer kan inte betraktas projektplanering, deltagande i möten utan att arvode betalas eller kostnader som förorsakas av arbetet i styrgruppen. Om myndigheten kräver det ska man lämna en opartisk uppskattning av naturaprestationerna i samband med projektansökan. Huvudprincipen vid all privat och kommunal finansiering av projekt är att högst hälften kan utgöras av naturaprestationer. Naturaprestationerna kan utgöra godtagbara kostnader endast i det fall att deras andel har godkänts i finansieringsbeslutet. Ägande- eller besittningsrätten till sådan egendom som varit föremål för stöd får inte överlåtas till någon annan, och den verksamhet som varit föremål för stöd får inte avslutas eller väsentligt begränsas innan fem år har förflutit från det att den sista stödposten betalades ut, dvs. den slutliga utbetalningen skedde. I ett sådant fall ska den myndighet som beviljat stödet kontaktas omedelbart. 2
Stödet får inte användas till täckande av sådana kostnader som föranleds av stödmottagarens sedvanliga verksamhetsutövning. Bokföring Ett villkor för att stöd kan beviljas är att stödmottagaren har särskild bokföring över det projekt som ska stödas. Någon skyldighet att ha separat bokföring existerar dock inte om de utgifter och inkomster som hänför sig till projektet kan på tillförlitligt sätt presenteras på eget kostnadsställe eller på egna konton i stödmottagarens bokföring enligt bokföringslagen (1336/1997), så att bokföringen och verifikationerna kan granskas utan svårighet. Alla verifikationer och det övriga bokföringsmaterial som hänför sig till genomförandet av det projekt som ska stödas ska bevaras på det sätt som föreskrivs i bokföringslagen. Offentlig upphandling och konkurrensutsättning På ett projekt och de upphandlingar som ska göras i samband med det ska anbud inbegäras på det sätt som förutsätts i lagen om offentlig upphandling (348/2007). Vid alla projekt där stödbeloppet överskrider hälften av upphandlingens värde ska upphandlingarna konkurrensutsättas. Om lagen om offentlig upphandling inte ska tillämpas på en anskaffning i samband med ett projekt, ska stödmottagaren visa att den kostnad som medförs baserar sig på gängse prisnivå. Vid upphandling vars värde understiger det nationella tröskelvärdet ska insynen i upphandlingen, ett jämbördigt och icke-diskriminerande bemötande av anbudsgivare, en fungerande marknad, upphandlingens effektivitet samt principerna för god förvaltning säkerställas. Förfrågningsunderlaget, upphandlingsbesluten och kontraktshandlingarna ska bevaras. Sådana underleveranser som höjer kostnaderna för genomförandet av projektet men inte bringar motsvarande mervärde är inte stödberättigande. Styrning och uppföljning För styrning och uppföljning av genomförandet av ett projekt kan det tillsättas en styrgrupp om stödmottagaren eller den myndighet som beviljar stödet anser det vara nödvändigt. Arbets- och näringsministeriet rekommenderar att styrgrupp tillsätts åtminstone vid sådana projekt som utsträcker sig till flera områden eller annars är omfattande. En styrgrupp behöver i allmänhet tillsättas särskilt för projekt vars kostnadskalkyl uppgår till ett betydande belopp eller projekt som får finansiering från flera källor eller som överskrider landskapsgränserna. Den ansöker om stöd kan lämna förslag på styrgruppens sammansättning. Till styrgruppen ska höra ett tillräckligt antal experter. Styrgruppen godkänns av den som beviljar stöd. Styrgruppens uppgift är att i första hand fungera som stödgrupp åt den som genomför projektet. Styrgruppen följer med genomförandet av projektet i förhållande till projektplanen och finansieringsbeslutet samt lämnar vid behov ändringsförslag till den som genomför projektet. Om en styrgrupp har tillsatts, ska styrgruppen också godkänna projektets slutrapport innan den kan vidarebefordras till myndighet. Styrgruppen behandlar dessutom bl.a. mellanrapporter, ansökningar om utbetalning och ändringsförslag. Stödmottagaren har alltid ansvaret för genomförandet av projektet och användningen av stödet. Ansvaret kan inte överföras på styrgruppen. Styrgruppen kan inte fatta beslut i sådana frågor som ankommer på den myndighet som beviljat stödet. I regel betalas inga arvoden till medlemmarna i styrgruppen. Till andra parter än sådana som ingår i styrgruppen på tjänstens eller befattningens vägnar (t.ex. företrädare för företag) kan kostnadsersättning betalas för deltagandet i styrgruppsmöten i enlighet med statens eller kommunens respektive reglemente. Stödmottagaren är skyldig att lämna de uppgifter som är nödvändiga med tanke på uppföljningen av projektet till arbets- och näringsministeriets regionavdelning. Granskningsrätt 3
Arbets- och näringsministeriet eller en revisor som ministeriet bemyndigat har i enlighet med 16 17 i statsunderstödslagen (688/2001) rätt att övervaka användningen av understödet och utföra granskningar i samband med det. Med tanke på övervakningen är stödmottagaren skyldig att lägga fram allt bokföringsmaterial, andra handlingar och utredningar samt annat material som behövs för granskningen och även i övrigt bistå vid granskningen. Också statsrevisorerna och statens revisionsverk har rätt att övervaka användningen av understödet och utföra granskningar i samband därmed. Med tanke på övervakningen är stödmottagaren skyldig att utan ersättning lägga fram allt bokföringsmaterial och alla upptagningar, andra handlingar och utredningar och annat material som behövs för granskningen och även i övrigt bistå vid granskningen. Alla handlingar som har samband med genomförandet av projektet, inkl. bokröringen, ska bevaras så att de utan svårighet kan granskas. Återbetalningsskyldighet a) Enligt 20 i lagen om finansiering av vissa program och projekt inom arbets- och näringsministeriets förvaltningsområde (1652/2009) ska den myndighet som beviljat stödet besluta att utbetalningen av stöd ska upphöra samt att redan utbetalt stöd ska återkrävas, om 1) för beviljandet, utbetalningen eller övervakningen av stödet har lämnats felaktiga eller vilseledande uppgifter eller om uppgifter som ska lämnas för beviljandet, utbetalningen eller övervakningen av finansieringen har hemlighållits och lämnandet av felaktiga eller vilseledande uppgifter eller hemlighållandet av dem har haft inverkan på erhållandet av finansiering, 2) understödstagaren för utbetalningen eller övervakningen av stödet har vägrat lämna behövliga uppgifter, dokument eller annat material eller i samband med granskningen har vägrat uppfylla andra lagbestämda förpliktelser för stödmottagaren för att granskningen ska kunna utföras, 3) stödet har använts för något annat ändamål än vad det har beviljats för, 4) stödmottagaren väsentligen har underlåtit att följa villkoren i understödsbeslutet. b) Den myndighet som beviljat stödet kan bestämma att utbetalningen av ett stöd ska upphöra eller att stödet helt eller delvis ska återkrävas, om 1) stödmottagaren inte har iakttagit villkoren i understödsbeslutet, 2) ägande- eller besittningsrätten till sådan egendom för vars förvärvande stödet beviljats har överlåtits innan fem år har förflutit från den dag då stödet betalades ut eller stödmottagaren har avslutat eller väsentligt inskränkt den verksamhet som var föremål för stödet, 3) stödmottagaren har blivit föremål för en utsökningsåtgärd, försatts i likvidation eller konkurs eller blivit föremål för saneringsförfarande enligt lagen om företagssanering (47/1993) och något annat inte följer av ändamålet med stödet, 4) det i ägandeförhållandena inom verksamhet som fått stöd i form av infrastrukturellt investeringsstöd har skett väsentliga förändringar inom fem år från den dag då stödet betalades ut och om dessa förändringar inverkar på projektets natur eller förutsättningarna för genomförande av projektet eller om de oskäligt gagnar ett visst företag eller offentligt samfund, 5) stödet eller en del av det har beviljats eller utbetalats på oriktiga grunder. Förhöjning av belopp som återkrävs 4
Det belopp som ska återkrävas kan höjas med högst 20 procent eller, om förfarandet varit synnerligen grovt, med 100 procent när det gäller punkterna a) 1 4 i de ovan angivna grunderna för återkrav. I sådana fall där brott misstänks ska man vidta nödvändiga åtgärder mot dem som misstänks för brottet. Skyldighet att betala ränta Understödstagaren ska på det belopp som återbetalas eller återkrävs från och med dagen för utbetalningen av understödet betala en årlig ränta enligt 3 2 mom. i räntelagen (633/1982), ökad med tre procentenheter. Om det stödbelopp som återkrävs inte betalas senast den fastställda förfallodagen, ska på beloppet betalas en årlig dröjsmålsränta enligt den räntefot som avses i 4 3 mom. i räntelagen. Ändringssökande I detta beslut får ändring inte sökas genom besvär. Den som är missnöjd med beslutet får begära omprövning av beslutet inom 30 dagar efter att ha fått del av beslutet. Begäran om omprövning ska lämnas till arbetsoch näringsministeriet. En anvisning om hur man begär omprövning bifogas beslutet. 5