Checklista vid mottagande av utländsk personal Här finns en checklista med information för personal vid naturvetenskapliga fakulteten som arbetar med utländska gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig utländsk personal. Listan är uppdelad i tre faser; inför ankomst, vid ankomst och installerande och inför avresa.
CHECKLISTA inför ankomst av utländska gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig utländsk personal. Gäst/namn Ankomst Avresa Land/hemuniversitet Institution Titel Födelsedatum E-post Värd _ Gästens hemland: Norden EU/EES Icke EU-land Giltigt pass eller nationellt ID-kort Visum Uppehållstillstånd Mottagningsavtal Sjukförsäkring Hemförsäkring Informationsmaterial- LUFF Planera introduktion Kontaktuppgifter till kontaktperson Checklistan genomgången av: Datum:
EU/EES-medborgaren Giltigt pass eller nationellt ID-kort Trots att passkontroll endast sker i undantagsfall inom Schengenområdet, måste man kunna legitimera sig under vistelsen. Pass eller nationellt id-kort är de enda dokument som styrker identitet och medborgarskap. Vistelse i Sverige högst tre månader Om LU anställer t ex en gästforskare, gästlärare eller gästföreläsare från ett EU/EES-land, som inte redan är bosatt i Sverige, kan han eller hon börja arbeta direkt. Vistelse i Sverige längre än tre månader EU-medborgare vars vistelse i Sverige ska vara längre än tre månader ska registrera sin uppehållsrätt hos Migrationsverket senast tre månader efter inresan. Blankett Registration of right of residence (MIGR. 141011). Registreringsbeviset gäller tills vidare och behöver inte förnyas. För registreringen behöver EU/EES-medborgaren ett anställningsintyg från LU. Blankett från Migrationsverket kan användas, Anställningsintyg (MIGR. 227021). Nordiska medborgare kan vistas och bo i Sverige utan några krav på registrering eller uppehållstillstånd. Icke EU-medborgare Giltigt pass eller nationellt ID-kort Kommer man från länder utanför EU/EES är pass den enda giltiga legitimationen. Vistelse i Sverige högst tre månader Visum Medborgare i ett flertal länder utanför EU behöver visum för inresa till Sverige. Vissa länder är dock undantagna bl.a. Australien, Japan, Kanada, Kroatien, Nya Zeeland och USA. Ett visum är tidsbegränsat och gäller under högst tre månader per halvår. Den som vill stanna längre tid i Sverige kan söka uppehållstillstånd för besök. Länk till Migrationsverket hemsida: Fakta om visum och Länk till Regeringskansliets: Information om viseringar En inbjudan från LU måste bifogas ansökan om visum. Uppehållstillstånd Den som på förhand vet att han eller hon vill vara i Sverige längre tid än tre månader ska söka uppehållstillstånd. Gästforskare, doktorander och övriga måste ansöka om uppehållstillstånd från hemlandet eller annat land utanför Sverige där han eller hon är bosatt. Tillståndet måste vara klart och infört i passet innan resan till Sverige. För att få tillståndet krävs för gästforskare att LU har upprättat ett mottagningsavtal för gästforskare och för doktorander ett intyg om försörjning i Sverige.
Länk till Migrationsverket: Om uppehållstillstånd för gästforskare. Ansökan om uppehållstillstånd för gästforskare (MIGR. 126011) engelska Application for a residence permit for a visiting researcher (MIGR. 127011) Länk till Migrationsverket: Om uppehållstillstånd för studerande och doktorander. Ansökan om uppehållstillstånd för studerande och doktorander (MIGR. 104031) engelska Application for residence permit for students and doctoral students (MIGR. 105031) Övriga kategorier ansöker om Uppehållstillstånd för besök eller bosättning (MIGR. sv 114021 eller eng 115 021). Mottagningsavtal Ett särskilt mottagningsavtal ska användas då forskare från länder utanför EU eller EES bjudits in av Lunds universitet för att bedriva forskning i Sverige längre tid än tre månader. Mottagningsavtalet är en förutsättning för att universitetet ska få ta emot gästforskaren och för att forskaren ska kunna få uppehållstillstånd. Avtalet är en del av gästforskarens ansökan om uppehållstillstånd. Avtalet måste skrivas under av både universitetet och gästforskaren. Länk till Migrationsverket: Blankett Mottagningsavtal (MIGR. 230011) eller engelska Form Hosting Agreement (MIGR. 231011) Avtalet ska bl a innehålla uppgifter om: syfte, längd och finansiering av forskningsprojektet gästforskarens kvalifikationer för att genomföra uppdraget gästforskarens arbetsvillkor en heltäckande sjukförsäkring om gästforskaren ska vistas kortare tid i Sverige än ett år tillräckliga medel för uppehälle för gästforskaren under vistelsen i Sverige och för återresan (gällande från 1 april 2010, 2 Högskoleverkets föreskrifter: En gästforskare ska minst ha tillgång till 8 700 kr för sitt uppehälle under varje månad av sin vistelse i Sverige) Annat engagemang än gästforskare Anställer universitetet t ex en gästlärare eller administrativ personal från ett tredje land, krävs en ifylld blankett Anställningserbjudande/Offer of Employment används (MIGR232011) Blanketten ska användas vid första ansökan och vid förlängning. Mer information finns på blanketten. Sjukförsäkring Det är viktigt att gästforskaren och ev. medföljande har en sjukförsäkring under vistelsen i Sverige. Om man omfattas av den svenska sjukförsäkringen eller ej beror på många olika faktorer; dels om det gäller doktorander eller forskare efter doktorsexamen, dels hur forskningen finansieras, forskarens medborgarskap, vilket land forskaren kommer ifrån, tiden för vistelsen i Sverige, tiden för eventuellt uppehållstillstånd samt grunden för tillståndet. Gästforskaren bör innan avresa kontakta sin försäkringskassa i hemlandet för att tala om att de ska bo/arbeta i Sverige. De kan då få svar på vad som gäller och var de ska vara försäkrade. Ny EU-lagstiftning gäller från 1 maj 2010 som jämställer doktorander och studerande med förvärvsarbetare. Sverige har också konventioner med vissa länder utanför EU. Kontakta alltid Försäkringskassa i Sverige om något är oklart inför ankomst av utländska gästforskare.
Hemförsäkring För att skydda personliga tillhörigheter, rekommenderas gästen att ta en hemförsäkring i hemlandet innan avresa. Möjlighet finns också att kontakta ett svenskt försäkringsbolag om gästen stannar en längre tid. Informationsmaterial vid ankomst Lund University Foreign Friends (LUFF) erbjuder praktisk hjälp och goda råd som kan underlätta för gästforskaren att finna sig tillrätta i Lund. LUFF ordnar inte boende, men kan ge tips om lämpliga boendelänkar. Mer information går att läsa på LUFFs hemsida: LÄNK Planera introduktion Planera vilken introduktion som ska ges på institutionen och undersök vad som sker på universitetet den aktuella perioden. Förbered arbetsplats, dator, nycklar och passerkort. Ska en fadder utses? Anordnas någon mottagning? Anordnar LUFF något program? Anmälan till svenskakurs? Kontaktuppgifter Lämna ut uppgifter som telefonnummer och adress till den som ska vara gästforskarens kontaktperson.
CHECKLISTA vid ankomst och installerande av utländska gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig utländsk personal. Gäst/namn Ankomst Avresa Land/hemuniversitet Institution Titel Födelsedatum E-post Värd _ Gästens hemland: Norden EU/EES Icke EU-land Praktisk introduktion Registrera uppehållsrätt hos Migrationsverket vid vistelse längre än 3 månader Skatteverket. Folkbokföring eller samordningsnummer Skatt Sjukvård och Sjukförsäkring Bankkonto ID-kort Anmäla till A-kassan Checklistan genomgången av: Datum:
Praktisk introduktion Det är viktigt att den nyanlända forskaren blir väl introducerad vid LU och institutionen. Framför allt är det viktigt att känna till rättigheter och skyldigheter man har som exempelvis doktorand. Olika regler kan gälla för anställda respektive för dem som har stipendium. Se även fakultetens hemsida under personal- Checklista för introduktion av nyanställda vid institutionerna. Registrera uppehållsrätt EU-medborgare vars vistelse i Sverige ska vara längre än tre månader ska registrera sin uppehållsrätt hos Migrationsverket senast tre månader efter inresan. Blankett Registration of right of residence (MIGR. 141011). Registreringsbeviset gäller tills vidare och behöver inte förnyas. Gäller det en anställning så ska EU/EES-medborgaren bifoga ett anställningsintyg från LU. Läs mer på www.migrationsverket.se/info/147.html Blankett från Migrationsverket kan användas, Anställningsintyg (MIGR. 227021). Gäller det en doktorand med annan finansiering än lön, så räknas man som student. Mer information om t ex vilka dokument som ska bifogas finns på www.migrationsverket.se/info/149.html OBS! Nordiska medborgare kan vistas och bo i Sverige utan några krav på registrering eller uppehållstillstånd. Skatteverket Folkbokföring. Gästforskaren ska omedelbart folkbokföra sig hos Skatteverket, om vistelsen i Sverige planeras bli ett år eller längre, för att få svenskt personnummer. Personligt besök underlättar handläggningen. Om vistelsen är kortare tid än ett år, kan personen få ett samordningsnummer av Skatteverket. Detta nummer används bl a vid betalning av SINK-skatt, vid kontakt med olika myndigheter och vid ansökan om att öppna bankkonto. Länk till blankett Rekvisition av samordningsnummer. Skatt SINK-skatt, preliminärskatt eller forskarskatt? Vilket som är fördelaktigast för gästforskaren kan bero på många olika faktorer. Kontakta alltid en handläggare om du är osäker. Obegränsat eller begränsat skattskyldig Obegränsat skattskyldig gäller bosatt, person med stadigvarande vistelse eller väsentlig anknytning till Sverige. Begränsat skattskyldiga är övriga. Som regel gäller följande när man anlitar utländsk personal: Kortare tid än 6 mån Längre tid än 6 mån * Begränsad skattskyldighet * Obegränsat skattskyldig i Sverige * SINK-lagens regler * Inkomstskattelagens regler * Inkomstskattelagen möjlighet att välja * Skatteavtal Skatteavtal finns med nästan 90 länder. Kontrollera om Sverige har skatteavtal med aktuellt land. Skatteavtalet är till för att undvika beskattning i två länder. Det kan bara begränsa ett lands rätt att beskatta, inte utöka. De flesta skatteavtalen finns på Skatteverkets hemsida, se A- Ö och klicka på Skatteavtal.
Stipendier och bidrag är oftast skattefria. I vissa avtal har Sverige avstått sin rätt att beskatta inkomster för professorer/lärare eller forskare. Mera information och en handledning för beskattning finns på Skatteverkets hemsida, se A-Ö och klicka på Obegränsat eller begränsat skattskyldig. www.skatteverket.se SINK-skatt (Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) om personen anställs för max 6 månader. SINK-skatt. Preliminärskatt om personen anställs för 6 månader eller mer. Detta görs på blanketten SKV 4402, som man beställer direkt från Skatteverket. Ansökan om skattelättnad (forskarskatt) till Forskarskattenämnden senast tre månader efter påbörjat arbete. Forskarskattenämnden. Sjukvård och Sjukförsäkring Forskare som stannar i Sverige kortare tid än ett år Forskare från Norden, EU/EES och Schweiz Forskare från dessa länder som är anställda vid LU för kortare tid än ett år erhåller vård på samma villkor som personer bosatta i Sverige, dvs de betalar endast patientavgift. För vårdgivaren ska denna grupp kunna visa upp sitt pass eller nationella ID-kortet samt anställningsintyg (MIGR. 227021) som visar att han/hon är anställd vid LU. Om personen inte har en anställning ska han/hon istället ha med sig sitt europeiska sjukförsäkringskort (EHIC) från hemlandet. Observera att personer som inte har en anställning endast har tillgång till nödvändig vård, medan anställda har tillgång till både nödvändig och planerad vård. Forskare från länder utanför Norden, EU och EES För forskare som är medborgare i länder utanför Norden, EU/EES och som har en anställning vid LU för kortare tid än ett år/vistas i Sverige kortare tid än ett år, kan LU teckna en GIFförsäkring med Kammarkollegiet. GIF-försäkringen ersätter bl a nödvändiga och skäliga kostnader för akut sjuk- eller tandvård när den försäkrade under försäkringstiden drabbas av sjukdom eller olycksfall. Inskrivning och registrering hos Försäkringskassan En person som bosätter sig i Sverige utan att bli folkbokförd, måste anmäla sig till Försäkringskassan. En person som kommer till Sverige för att arbeta kan anmäla detta till Försäkringskassan; försäkringen aktualiseras annars vid ansökan om förmån. Se faktablad Försäkrad när du bor eller arbetar i Sverige (FK4068_Fa). Vad krävs för att registrera sig? Se blanketten Uppgifter för registrering (Blankett 5456) (eng. Registration Information (blankett 5456) där det också står vilka bilagor som ska bifogas. Medföljande personer (familj) Olika villkor gäller för medföljande beroende på vilken typ av arbets-/uppehållstillstånd som gäller samt finansieringen av uppehället. Observera att medföljande personer inte omfattas av forskarens GIF-försäkringen. I fall då de medföljande inte blir folkbokförda, blir kostnaderna för läkarbesök de faktiska, vilka är avsevärt högre än den patientavgift man som folkbokförd betalar för läkarbesök. En
försäkring tecknad innan avresan från hemlandet är därför nödvändig. Om en försäkring för den medföljande inte finns, ber vi dem kontakta LU och meddela detta. En GIF-försäkring kan då tecknas även för den medföljande. För nordiska medborgare, se även följande länkar http://www.nordsoc.org/ http://www.nordsoc.org/global/pdf/broschyr_svenska.pdf Forskare som stannar mer än ett år Forskare som har en anställning för mer än ett år eller vistas i Sverige i mer än ett år ska registrera sig som bosatta i Sverige (folkbokföras hos Skatteverket) och får då vård på samma villkor som övriga personer bosatta i landstinget. När du är folkbokförd i Sverige behöver du inte anmäla dig till Försäkringskassan förrän du begär en förmån. Fyll i blanketten Uppgifter för registrering och skicka till Försäkringskassan. Medföljande personer (familj) På vilket sätt medföljande omfattas av Socialförsäkringslagen beror på om de har anställning, studerar eller enbart bor i Sverige. När det gäller rätten till sjukvård regleras denna rätt inte i reglerna om socialförsäkring, utan av hälso- och sjukvårdslagen och är kopplad till folkbokföringen. Däremot omfattas rätten till sjukvård av EU-lagstiftningen. Därför har det betydelse i vilken situation personen befinner sig. OBS! Kontakta alltid Försäkringskassan om något är oklart. Det finns en särskild kontaktsida för Myndigheter och samarbetspartners. Vi behöver alltså inte ringa till Kundcenter för privatpersoner. Gå till www.forsakringskassan.se och fliken Myndighet och samarbetspartner. Där finns kontaktuppgifter för telefon till Försäkringskassans Kundcenter för partner. Bankkonto Olika villkor gäller för olika banker, men i allmänhet gäller följande om man vill öppna ett bankkonto: Gästen stannar 1 år eller längre Gästen är registrerad hos Skatteverket och har fått ett personnummer. Han/hon ska ha med sig ett giltigt pass, en referens från bank i hemlandet samt ett intyg från LU om att han/hon är anställd eller gästforskare. Bankens datasystem hämtar upp uppgifter från Skatteverket. EU-medborgare kan vända sig till ett vanligt bankkontor. Icke-EU-medborgare vänder sig till kontor med tjänster för non-residents. (se bankernas hemsidor) Gästen stannar kortare tid än 1 år Banken rekommenderar att man klarar sig med kort kopplat till bank i hemlandet. Minsta tid i landet för att få öppna ett bankkonto är oftast 6 månader. (stora kostnader för kort tid för både kund och bank)
ID-kort Man ansöker om ett ID-kort hos Skatteverket. Sökanden måste besöka Skattemyndigheten personligen för att bli fotograferad, styrka sin identitet*, bevisa att han/hon har ett svenskt personnummer eller samordningsnummer samt uppvisa kvitto på att avgiften på SEK 400 är inbetald till Skatteverkets konto. *Styrka sin identitet, innebär att om gästen är EU-medborgare och har ett giltigt s k EU-pass (eller ett pass från Island, Liechtenstein, Norge eller Schweiz från 2006-09-01 eller senare, så räcker det med att passet visas upp. För alla andra utländska gäster krävs det att en intygsgivare följer med. Detta kan vara t ex en institutionsföreståndare eller internationell handledare vid universitetet. Se Skatteverkets sida om ID-kort för mer information. Anmäla till A-kassan Det finns A-kassor som är fackligt anslutna och A-kassor som inte är det (oberoende). Information om olika A-kassor finns att hitta på internet beroende på vilken man vill ansluta sig till.
CHECKLISTA - före avresa för utländska gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig utländsk personal. Gäst/namn Ankomst Avresa Land/hemuniversitet Institution Titel Födelsedatum E-post Värd _ Gästens hemland: Norden EU/EES Icke EU-land Bostad Bank Pensionsmyndigheten Folkbokföring och adress Returnera lånematerial Forskningsmaterial Avanmälan till Skatteverket Checklistan genomgången av: Datum:
Bostad Säg upp eventuella hyresavtal i god tid innan avresa. Se till att gästen lämnar eventuellt utlånade nyckel/nycklar och tar med personliga tillhörigheter. Bank Gästen bör avsluta eventuella bankkonton. Pensionsmyndigheten Gästen kan behöva kontakta Pensionsmyndigheten. Den som har arbetat och betalat skatt i Sverige har tjänat in till svensk pension. Den har man alltid rätt till även om man bor i ett annat land. Pensionsmyndigheten kan sätta in pensionen på ett utländskt bankkonto. Läs mera på Pensionsmyndighetens hemsida under Bosatt utomlands. www.pensionsmyndigheten.se/bosattutomlands.html Folkbokföring och adress När gästen flyttar från Sverige ska han/hon senast en vecka före utresan anmäla detta till skattekontoret. Gästen avregistreras då från folkbokföringen. Observera att man inte nödvändigtvis upphör att vara skattskyldig i Sverige när man avregistreras från folkbokföringen. De uppgifter som lämnas i utflyttningsanmälan kan komma att användas vid bedömningen av eventuell skattskyldighet. Se Skatteverkets blankett Anmälan flyttning till utlandet SKV 7665 eller den engelska blanketten Notification, Moving Abroad SKV 7665b OBS! Se till att gästen lämnar uppgift om den nya adressen, även om han/hon bara flyttar inom Sverige. Lånematerial Meddela gästen att allt lånat material ska återlämnas. Nycklar och passerkort mm lämnas tillbaka och eventuella kvittenser skrivs på. Forskningsmaterial Se till att forskningsmaterialet är arkiverat på institutionen. Be gästen städa tjänsterummet från personliga saker. Avanmälan till skatteverket Påminn gästen om att avanmäla sin vistelse i Sverige till skattaverket.