EN INTERNATIONELL ARBETSMARKNAD

Transkript

1 E-BOK EN INTERNATIONELL ARBETSMARKNAD Det här ska du tänka på SKATT, SOCIALA AVGIFTER & PERSONAL

2 2 INNEHÅLL 1. Inledning 3 2. Utstationering av personal 4 3. Skatt och sociala avgifter Svensk personal var betalar man skatten? Svensk personal sociala avgifter Utländsk personal skatt och sociala avgifter Avslutning 14

3 3 1. INLEDNING Med den snabbt ökande internationaliseringen blir det allt enklare att arbeta utanför hemlandet i större utsträckning än förut. Många svenskar väljer därför att arbeta en kortare eller längre tid i ett annat land, t ex under projektanställningar eller tjänsteutbyten. Samtidigt blir det också vanligare att utländsk arbetskraft anlitas för olika uppdrag i Sverige, t ex bygg- och snickeriarbeten. Vare sig man ska hantera utsändning av svensk personal till utlandet eller utländsk personal som kommer till Sverige, är det mycket att tänka på; vilken skattskyldighet har personal som sänds ut, vilka myndigheter behöver jag ha kontakt med, hur hanteras sociala avgifter m m. Okunskap i dessa frågor kan leda till negativa konsekvenser, t ex att arbetsgivaravgifter måste betalas i två länder på samma inkomst, eller att man i efterhand får ett krav på sociala avgifter för utländsk personal som man från början inte räknat med. Den här e-boken kommer inte gå in i detalj på varje relevant ämne kopplat till personal på den internationella arbetsmarknaden, det hade blivit allt för omfattande för en e-bok av detta slag. Istället ska vi försöka ta upp några av de vanligaste frågorna och områdena du kan komma att ställas inför när du ska hantera internationell personal, för att ge dig tips och vägledning i vad som är viktigt att tänka på och ha kontroll över. Trevlig läsning!

4 4 2. UTSTATIONERING AV PERSONAL När personal skickas utomlands för att arbeta kallas det att man utsänder eller utstationerar personal. En utstationerad arbetstagare är en person som, av sin arbetsgivare, skickas till ett annat land för att arbeta där under en begränsad tid. Den utländska arbetsgivaren ska tillhandahålla tjänster över gränserna, och det ska finnas en mottagare av tjänsterna i det andra landet. En anställd som åker på en tjänsteresa till ett annat land för att delta på en konferens eller kurs klassas vanligtvis inte som utstationerad. Däremot kan en anställd betraktas som utstationerad under en tjänsteresa, beroende på vad syftet med själva resan är. INOM EU OCH EES Inom EU är den fria rörligheten för arbetstagare en grundläggande princip, och som EU-medborgare har man rätt att söka jobb i andra EU-länder, arbeta där utan arbetstillstånd, bo i landet medan man arbetar och stanna kvar efter anställningens slut. Det s k EES-avtalet innebär att medborgare i länder som Norge, Island och Liechtenstein, som inte är med i EU, får arbeta på samma villkor som EU-medborgare. Inom EU finns EU:s utstationeringsdirektiv, som bl a syftar till att underlätta för arbetsgivare att utstationera arbetstagare till andra EU-länder. Utstationeringsdirektivet tydliggör arbetsgivares ansvar att tillvarata anställdas rättigheter, samt vilket lands lag som ska gälla under anställningsperioden.

5 5 DEN HÅRDA KÄRNAN När man talar om EU:s utstationeringsdirektiv talar man ofta om den hårda kärnan. Med detta avses att länderna inom EU ska se till att utstationerade arbetstagare omfattas av värdlandets nationella bestämmelser gällande bl a arbetstid, semester, icke-diskriminering och minimilön. Enligt Sveriges utstationeringslag, som bygger på utstationeringsdirektivet, ska arbetsgivare från andra länder tillämpa svensk lag för utstationerade arbetstagare inom de områden som omfattas av den hårda kärnan. Det gäller t ex arbetsmiljölagen, arbetstidslagen och diskrimineringslagen för alla som är utstationerade till Sverige. Det finns inga hinder för utsändande arbetsgivare, varken svenska eller utländska, att tillämpa bestämmelser som är mer förmånliga för arbetstagaren än de som finns i värdlandet. T ex kan en svensk arbetstagares befintliga villkor enligt anställningsavtalet gälla även under utlandsstationeringen, om dessa villkor är mer förmånliga än lokala regler och lagar. ANMÄLAN TILL FÖRBINDELSEKONTOR När man utstationeringar personal i över fem dagar inom EU ska detta anmälas till respektive lands förbindelsekontor. För utländska arbetsgivare som ska utstationera personal till Sverige är förbindelsekontoret Arbetsmiljöverket. Information om de olika förbindelsekontoren inom EU finns på Europeiska kommissionens webbplats. Arbetsmiljöverket har ett nära samarbete med förbindelsekontoren inom EU. Tillsammans övervakar de frågor som rör anställningsvillkor, påstådda överträdelser av reglerna i direktivet, samt informerar utländska företagare om lokala lagar och villkor för anställning. UTANFÖR EU OCH EES Om en arbetstagare kommer från ett land utanför EU, EES eller Schweiz och ska arbeta i Sverige krävs i de flesta fall ett arbetstillstånd. Som arbetsgivare har du skyldighet att kontrollera en persons rätt att vara och arbeta i Sverige innan du anställer personen. För arbete som varar kortare tid än tre månader behöver medborgare från vissa länder också ha visum för att arbeta i Sverige. Läs mer om vilka länder här

6 FÖRBERED PERSONALEN PÅ KULTURKROCKAR Innan vi går vidare vill vi nämna några ord om kultur och kulturkrockar. Att byta kultur kan innebära att vi ställs inför beteenden, värderingar och symboler vi inte känner igen. Den kulturförvirring många utstationerade kan drabbas av efter en tid i en främmande kultur ska inte tas alltför lätt på, då det kan leda till både ångest, depression och utanförskap. För de allra flesta med begränsade uppdrag i ett annat land avtar ofta känslan av förvirring efter ett tag, och det blir lättare att anpassa sig till vardagen. 6 För att minska risken att personalen drabbas är det viktigt att förbereda anställda inför sin utlandsvistelse, t ex genom att de läser på om landet, lär sig hälsningsfraser på landets språk och försöker sätta sig in i hur den nya kulturen fungerar och varför den ser ut på ett visst sätt. HR kan underlätta situationen genom att skapa nätverk för de som har varit utstationerade och de som är på väg att bli det, för att dela erfarenheter och lära av varandra. Om ni ska ta emot utländsk personal så kom ihåg att de kan behöva extra stöd i början av sin vistelse i Sverige. Hjälp personalen i kontakten med myndigheter, förklara vardagliga saker som kollektivtrafik och öppettider och bjud med era nya medarbetare på sociala aktiviteter och engagemang. BRA ATT HÅLLA KOLL PÅ Inom EU/EES: Anmäl utstationering till landets förbindelsekontor Inom EU/EES: Se till att utstationerade arbetstagare både svenska och utländska omfattas av de nationella bestämmelserna enligt utstationeringsdirektivet. Behövs arbetstillstånd eller visum? Förbered personalen på kulturkrockar

7 7 3. SKATT OCH SOCIALA AVGIFTER I det här kapitlet ska vi titta närmare på vad som är viktigt att känna till angående hanteringen av skatt och sociala avgifter, både för svensk personal som ska sändas ut, samt för utländsk personal som är utsänd till Sverige. Vi vill åter igen göra dig uppmärksam på att informationen i den här e-boken inte är uttömmande. Om du ska hantera utsänd personal i ditt arbete och känner dig osäker på hur du ska göra med skatter och sociala avgifter, rekommenderar vi att du kontaktar en skatteexpert. Att slarva med kontroller när det gäller skatt och sociala avgifter vid utsändning av personal, eller inhyrning av utländsk personal, kan bli mycket kostsamt! Vi börjar med att titta på skatter och sociala avgifter för svensk personal i utlandet. 3.1 SVENSK PERSONAL VAR BETALAR MAN SKATTEN? Många som arbetar med utsändning av personal och internationella personalförflyttningar ställs ofta inför frågan vilket land ska skatten betalas, i Sverige eller i det aktuella värdlandet? Utsändningsperiodens längd är en central faktor för att kunna avgöra skatteskyldigheten. SEXMÅNADERSREGELN För att en anställd inte ska behöva betala någon skatt i Sverige på tjänsteinkomsten d v s bli skattebefriad i Sverige måste flera förutsättningar vara uppfyllda. Bland annat måste personen ha varit anställd och vistats utomlands i minst sex månader, och den anställdes tjänsteinkomst måste ha beskattats i verksamhetslandet i enlighet med gällande skatteavtal och arbetslandets interna lagstiftning. Det ställs inga krav på att utlandstjänsten måste fullgöras i endast ett enda land för att sexmånadersregeln ska gälla. Det betyder att den anställde kan arbeta i flera olika länder och för flera olika arbetsgivare. Det avgörande är att personen beskattas för inkomsten i respektive land.6

8 8 Om man på förhand vet att en tjänsteinkomst utomlands kommer att bli skattebefriad i Sverige kan man ansöka om jämkning. Detta görs på blankett SKV 4303 som kan laddas ner på Skatteverkets hemsida. En jämkningsansökan bör kompletteras med en kopia av anställningsavtalet och med ett intyg som visar att den anställde kommer betala skatt i verksamhetslandet. När arbetsgivaren har fått jämkningsbeslutet måste skatteavdrag inte göras vid löneutbetalningen. ETTÅRSREGELN Ettårsregeln liknar sexmånadersregeln, men skiljer sig i att den anställde måste ha varit anställd och vistats utomlands i minst ett år i ett och samma land för att bli skattebefriad i Sverige. Inkomsten ska inte heller beskattas i verksamhetslandet, enligt dess interna rätt, för att ettårsregeln ska vara tillämplig. Om man på förhand vet att en tjänsteinkomst utomlands kommer bli skattebe- i Sverige enligt ettårsregeln, kan man ansöka om jämkning på samma 1friad blankett som för sexmånadersregeln. Komplettera då ansökan med en kopia på anställningsavtalet och ett intyg som visar att lönen kommer vara skattefri i verksamhetslandet på ett sådant sätt som krävs för att ettårsregeln ska vara lämplig. Det spelar ingen roll om lönen betalas ut i Sverige eller utomlands för att sexmånaders- eller ettårsregeln ska gälla. KORTARE UPPEHÅLL Vid sexmånaders- och ettårsregeln får att den anställde göra s k kortare uppehåll i Sverige under sin anställning utomlands, utan att det påverkar skattebefrielsen. Med kortare uppehåll menas sex dagar per månad eller sammanlagt högst 72 dagar per år. Observera att en kortare inresa i Sverige på bara tio minuter räknas som en hel dag! Varje hel månads arbete i utlandet ger rätt till sex dagars vistelse i Sverige per månad, och den anställde kan välja att spara och lägga ihop sina intjänade dagar till en längre vistelseperiod i Sverige. Det finns däremot regleringar när dagarna får spenderas i förhållande till anställningsperioden, t ex kan du inte ta ut hela den insparade vistelsen i slutet av din anställningsperiod.

9 9 UNDANTAGNA FRÅN REGLERNA Sexmånaders och ettårsregeln gäller endast för anställda, det betyder att egenföretagare inte omfattas av reglerna för skattebefrielse. Vissa fartygsanställda omfattas inte heller av reglerna. Ettårsregeln gäller bl a inte heller för anställningar hos staten, landsting, kommuner eller för uppdrag som ledamot av Europarlamentet. Rokka & Tienari, 2014 Balancing acts: Managing employees and reputation in social media BESLUT OCH DEKLARATION Kom ihåg att ett beslut om ändrad beräkning av skatteavdrag endast är ett preliminärt beslut av Skatteverket. Om anställningstiden utomlands ändras bör den anställde lämna in en ny ansökan. Inkomstdeklarationen ska lämnas in som vanligt, även om den anställde har fått ett beslut om ändrad beräkning av skatteavdrag. Deklarationen bör innehålla uppgifter som gör att Skatteverket kan bedöma att antingen sexmånaders- eller ettårsregeln är lämplig. Ett jämkningsbeslut påverkar vilken kontrolluppgift som ska lämnas till Skatteverket.

10 SVENSK PERSONAL SOCIALA AVGIFTER En annan viktig fråga att hantera när man ska sända ut personal är den om sociala avgifter var ska de betalas? INOM EU/EES Enligt EU-förordning 883/04 EU-förordningen om social trygghet är en anställd normalt försäkrad i det land där han eller hon arbetar. Är man utsänd av en svensk arbetsgivare så fortsätter man däremot normalt att vara försäkrad i Sverige i max 24 månader. Om man vill stå kvar i den svenska socialförsäkringen när man ska utsändas för arbete utomlands ska man ansöka om ett s k A1-intyg hos Försäkringskassan. Det innebär att arbetsgivaren fortsätter betala arbetsgivaravgifter som vanligt i Sverige under hela utsändningstiden. Observera: Det är mycket viktigt att den anställde har med sig A1-intyget under hela utlandstjänstgöringen, för att kunna visa upp det vid en förfrågan från myndigheterna i arbetslandet. I annat fall riskerar man att få betala arbetsgivaravgifter på lönen även i arbetslandet! UTANFÖR EU Sverige har konventioner eller avtal om social trygghet med drygt 20 länder. Om arbete ska utföras i ett land med vilket Sverige har en konvention om social trygghet, och EU-förordningen inte är tillämplig, ska avgifterna för lönen i regel betalas i utsändningslandet.

11 11 I LÄNDER UTAN KONVENTIONSAVTAL Om utlandsvistelsen förväntas pågå i högst ett år ska svenska arbetsgivare betala fulla arbetsgivaravgifter för utsänd personal i länder som saknar konventionsavtal med Sverige, detta enligt svensk lagstiftning. Om utlandsvistelsen förväntas pågå under längre tid än ett år så ska inte några sociala avgifter alls betalas i Sverige. Den anställde omfattas vanligtsvis istället av arbetslandets regler från första dagen. Som svensk arbetsgivare kan man i ett sådant fall bli tvungen att registrera sig som arbetsgivare i verksamhetslandet, och betala sociala avgifter där. För att kontrollera vilka regler som gäller bör man ta kontakt med berörda myndigheter i det aktuella landet. BRA ATT HÅLLA KOLL PÅ Omfattas den anställde av sexmånaders- eller ettårsregeln? Jämkningsansökan kan göras i förhand Undersök vilken kontrolluppgift som ska lämnas in till Skatteverket Se till att den anställde förstår reglerna kring kortare uppehåll Inom EU/EES: A1-intyg för socialförsäkringstillhörighet Utanför EU: Finns socialförsäkringskonvention?

12 UTLÄNDSK PERSONAL SKATT OCH SOCIALA AVGIFTER Med den ökande internationaliseringen blir det allt vanligare att utländsk arbetskraft anlitas för olika uppdrag, inte minst för bygg- och snickeriarbeten, inom IT eller för arbete inom jordbruket. Vad man måste tänka på här är om och i så fall hur man som utbetalare ska hantera skatter och sociala avgifter. Om man slarvar med nödvändiga kontroller kan det bli mycket kostsamt, bland annat genom att det egna företaget kan få ett krav på socialavgifter i efterhand. SVENSKA REGLER OM A- ELLER F-SKATT GÄLLER Om man som svensk arbetsgivare anlitar arbetskraft från utlandet antingen ett utländskt företag eller en fysisk person som är näringsidkare behöver man inte dra någon skatt eller betala några sociala avgifter om den som utför arbetet är godkänd för F-skatt. För att vara på den säkra sidan är det bra om man som svensk uppdragsgivare uppmanar det utländska företaget eller personen att ansöka hos Skatteverket om att bli godkänd för F-skatt. Man kan även kontrollera med Skatteverket om uppdragstagaren har F-skatt, och i så fall be om att få ett registerutdrag som visar detta. OM F-SKATT SAKNAS Om en utländsk uppdragstagare inte har någon F-skatt men saknar fast driftställe i Sverige och inte heller kommer få det under arbetstiden i landet ska man inte göra något skatteavdrag. I annat fall måste avdrag för preliminärskatt göras om ersättning för arbete betalas. Om det är en fysisk person som är näringsidkare så kan det även bli aktuellt att betala sociala avgifter. Kommer näringsidkaren från ett EU- eller EES-land och har ett A1-intyg (detsamma som svensk personal kan ansöka om hos Försäkringskassan vid utsändning) ska de sociala avgifterna inte betalas i Sverige, utan i personens hemland. Det är uppdragsgivarens skyldighet att då ta reda på vilka regler som gäller i uppdragstagarens hemland.

13 13 SINK En anställd som är bosatt utomlands men har anställningsinkomster från arbete i Sverige beskattas normalt enligt lagen om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta SINK om arbetet i Sverige avser högst sex månader och den anställde är s k begränsat skatteskyldig. Att vara begränsat skatteskyldig innebär att man inte är varaktigt bosatt i Sverige, man har ingen stadigvarande vistelse eller väsentlig anknytning till landet. Som väsentlig anknytning räknas t ex bostad, familj eller företagsengagemang i Sverige. SINK-skatten uppgår till 25 % (15 % för sjömän, artister och idrottsmän) och är en s k definitiv källskatt. Det innebär att den anställde inte behöver deklarera dessa inkomster. För att bli godkänd för SINK ska arbetsgivaren eller den anställde ansöka hos Skatteverket. Om den anställde inte kan visa upp ett SINK-beslut är utbetalaren av ersättningen vare sig det handlar om lön, förmåner eller styrelsearvoden skyldig att göra ett normalt skatteavdrag på ersättningen. BRA ATT HÅLLA KOLL PÅ Har uppdragstagaren F-skatt? Är det en fysisk person som det ska betalas sociala avgifter för? Finns ett A1-intyg? Behövs arbetstillstånd eller visum? Finns ett SINK-beslut eller ska ni ansöka om ett?

14 14 4. AVSLUTNING När man ska hantera internationell personal och internationella personalförflyttningar är det mycket att tänka på och det är viktigt att allt går rätt till, så att varken de anställda eller företaget drabbas negativt. I den här e-boken har vi försökt ge dig en övergripande bild av de vanligaste områdena och frågorna som kan bli aktuella när företag rör sig mot den internationella arbetsmarknaden. Ändå finns det mycket mer att säga! Några områden som vi inte har berört alls i e-boken är t ex expertskatt, dagpendlare och gränsgångare, tjänsteresor till utlandet, EU-blåkort m m. Tänk också på att varje kapitel i e-boken inte är uttömmande, utan nedkokat för att ge dig en generell uppfattning om vad som är bra att hålla koll på när du ska utsända personal eller anlita utländsk arbetskraft, och för att guida dig vidare i rätt riktning. Kanske hanterar du redan idag internationella personalförflyttningar, eller så är det något som ligger framför dig. Oavsett vilket så rekommenderar vi att du har tillgång till råd och stöd i hanteringen av internationell personal och internationella personalförflyttningar. På så vis kan du säkerställa att de intyg, kontrakt, ansökningar och deklarationer du har hand om stämmer, och att dina anställda upplever att de är trygga och i goda händer där ute i världen. Lycka till! För fler e-böcker, artiklar, webinar och annat matnyttigt prenumerera på våra nyhetsbrev eller följ oss i våra sociala medier.