Kommunledningskontoret, kanslienheten Lina Rådegård, 0531-526013 lina.radegard@bengtsfors.se ARKIVBESKRIVNING Antagen av Kommunstyrelsen 1(7) Arkivbeskrivning för c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.outlook\037k5a2o\arkivbeskrivning.docx
2 Organisation Kommunstyrelsen är kommunens ledande förvaltningsorgan med ansvar för kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen har 11 ordinarie ledamöter och 11 ersättare. Under finns tre utskott med 3 ordinarie samt 3 ersättare; allmänna utskottet, utbildningsutskottet och sociala utskottet. Från och med den 1 januari 2011 är alla kommunens förvaltningar organiserade under och kommunchefen utgör kopplingen mellan förvaltningsorganisationen och den politiska organisationen. Politisk organisation
3 Förvaltningens organisation Arbetsuppgifter Kommunstyrelsen ska leda och samordna: den kommunala demokratin, personalpolitiken, energiplanering, informationsfrågor, sysselsättnings- och näringslivsfrågor, turistfrågor, inköp/upphandling, trafikpolitiken samt utveckla brukarinflytandet. Kommunstyrelsen ska även samordna riktlinjer och mål för verksamheten, övervaka att dessa följs, ansvara för att fullmäktiges beslut verkställs samt att återrapportering sker till densamma. Kommunstyrelsen ansvarar för drift av kommunens samlade verksamhet, med undantag för de ärenden som myndighetsnämnden har hand om. Kommunstyrelsen fullgör kommunens uppgifter bl.a. enligt följande lagar: Skollagen Jordabalken Bibliotekslagen Socialtjänstlagen Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) Lagen om bostadsanpassningsbidrag (BOB) Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) Hälso- och sjukvårdslagen
4 Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) Föräldrabalken Plan- och bygglagen (med undantag av myndighetsutövning) Jordabalken Lagen om allmänna vattentjänster Lagen om skydd mot olyckor Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Trafikförordningen Miljöbalken Hyreslagen Övriga lagar och förordningar inom s verksamhetsområde Kommunstyrelsen ansvarar enligt ovanstående lagstiftning för följande verksamheter: förskoleverksamhet, skolbarnsomsorg grundskola, särskola gymnasieskola, gymnasiesärskola och kommunal vuxenutbildning elevhälsa fritidstillsyn och fritidsverksamhet enligt LSS uppföljningsansvar för ungdomar 16-20 år svenska för invandrare sociala förebyggande insatser arbetsmarknadsåtgärder uppdragsutbildning konsumentvägledning/skuldsanering bibliotek och biblioteksfilialer kommunens konstsamling kulturskola familjecentral föreningsservice särskilda boendeformer hemtjänst hemsjukvård rehabilitering biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade vård- och behandlingsinsatser för barn/ungdom och vuxna familjerätt försörjningsstöd psykiatri exploateringsverksamheten kommunens uppgifter inom räddningstjänst, och skadeförebyggande insatser uppgifter inom planområdet med undantag av de ärenden som rör myndighetsutövning anläggning, drift och underhåll av kommunens gator, vägar, parker och andra allmänna platser VA-verksamheten renhållningen trafikförsörjningen bidrag till enskild väghållning
5 uthyrning av lokaler köp och försäljning av fast egendom fastighetsjuridiska ärenden förvaltning, drift och underhåll av kommunens fastigheter och anläggningar samt lös egendom (KL 6 kap 4 ) städservice/måltidsservice föreningsservice Kommunstyrelsen har också hand om den ekonomiska förvaltningen samt personalpolitiken. Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd, trafiknämnd, personuppgiftsansvarig samt arkivmyndighet. Historik Den 1 januari 1971 bildades Bengtsfors kommun i norra Dalsland. Det var fyra administrativa områden som då slogs samman, Steneby kommun, Lelångs kommun och Bäckefors kommun samt Bengtsfors köping. Bengtsfors blev köping 1924. Vid kommunsammanslagningen bildades fem nämnder; socialnämnden, skolstyrelsen, byggnadsnämnden, hälsovårdsnämnden och fritidsnämnden. Vid organisationsförändringen 1992 bildades förutom även en samhällsbyggnadsnämnd, miljö- och räddningsnämnd, kultur- och utbildningsnämnd samt socialnämnd. Miljö- och räddningsnämnden upphörde vid årsskiftet 2006/2007 och miljöfrågorna handläggs sedan dess av Dalslands miljönämnd och räddningstjänsten organiserades under. Sedan den 1 januari 2011 är en nämnd med tre beredande utskott under sig, se ovan. Den politiska organisationen består också av en myndighetsnämnd, en överförmyndarnämnd och en valnämnd. Sökingångar i arkivet Dokumenthanteringsplaner, arkivförteckning, diariet samt protokoll används för att söka handlingar i arkivet. Dessa finns förvarade på kommunledningskontoret, Majbergsvägen 1 i Bengtsfors. Upplysningar om de allmänna handlingarna Varje kontor har ett närarkiv som förvaltas av arkivredogörare. I närarkiven finns handlingar som används i det dagliga arbetet inom kontoren. Bestämmelser om sekretess I dokumenthanteringsplanen finns bestämmelser om vilka handlingar som omfattas av sekretess. Uppgifter som myndigheten hämtar och lämnar till andra I dokumenthanteringsplanen anges i de fall kommunen lämnar statistik till exempelvis SCB, Skolverket samt andra externa myndigheter och aktörer.
6 Gallringsregler I dokumenthanteringsplanen finns gallringsregler för respektive handlingar. Dessa regler följer de gallringsråd som tagits fram av Sveriges Kommuner och Landsting. Arkivansvar Kommunchefen har det högsta ansvaret för myndighetens hantering av de allmänna handlingarna. Kommunledningskontorets stab Arkivansvarig: Kommunchefen Arkivredogörare: Handläggare kansliet Kanslienheten Arkivansvarig: Kommunsekreterare Arkivredogörare: Handläggare kansliet Ekonomikontoret Arkivansvarig: Ekonomichef Arkivredogörare: Assistent ekonomi Personalkontoret Arkivansvarig: Personalchef Arkivredogörare: Personalsekreterare IT-enheten Arkivansvarig: IT-chef Arkivredogörare: Systemadministratör Samhällsbyggnadsenheten Arkivansvarig: Planerare Arkivredogörare: Planhandläggare Teknik, lokalförsörjning, intern service Arkivansvarig: Teknisk chef Arkivredogörare: Assistent tekniska området Städ och kost Arkivansvarig: Teknisk chef Arkivredogörare: Assistent städ och kost Arbetsmarknadsenheten Arkivansvarig: Enhetschef AME Arkivredogörare: Assistent AME
7 Individ- och familjeomsorg Arkivansvarig: Handläggare IFO Arkivredogörare: Assistent IFO Vård och omsorg Arkivansvarig: Medicinskt ansvarig sjuksköterska Arkivansvarig: Handläggare vård och omsorg (SOL, LSS) Arkivredogörare: Vårdplanerare Förskolorna Mellangården, Sörgården, Olympen, Skåpafors Arkivansvarig: Förskolechef Ekhagsskolan och Enebackens fritids Arkivansvarig: Rektor Ekhagsskolan Bäckeskolan, Bäckängens förskola & fritids, Lövåsens förskola & fritids Arkivansvarig: Rektor Bäckeskolan Franserudsskolan, Björkdungens fritids Arkivansvarig: Rektor Franserudsskolan Bengtsgården Arkivansvarig: Rektor Bengtsgården Strömkulleskolan Arkivansvarig: Rektor Strömkullegymnasiet Kultur- och fritidsverksamhet Arkivansvarig: Kulturchef Arkivredogörare: Handläggare utbildningsområdet