Upphandlingspolicy All upphandling ska ske enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och präglas av: Affärsmässighet - Konkurrens - Objektivitet All upphandling ska följa gällande lagar och bestämmelser. Kommunens särskilda krav på kvalitet, miljö och social hänsyn ska beaktas. Lidköpings kommun utnyttja storlek som köpare genom samordnad upphandling. All upphandling ska ske i nära samverkan mellan berörd verksamhet och upphandlingsenheten. All upphandling ska genomföras med en gemensam grundsyn för att skapa kommunkoncernnytta. Sida 1(6)
STYRDOKUMENT UPPHANDLING Bakgrund Samtidigt som EES-avtalet började gälla vid årsskiftet 1993/94 började också lagen om offentlig upphandling (LOU) att gälla. 1 januari 2008 utkom en ny utgåva vilket innebar en skärpning av lagen. I september 2007 övergick också ansvaret för tillsyn att lagen efterlevs från Nämnden för offentlig upphandling till Konkurrensverket. Den 15 juli 2010 infördes ändringar i lagen som finns beskrivna i SFS 2010:569, SFS 2010:570, SFS 2010:571 samt SFS 2010:572. Lagen reglerar kommunens upphandling av varor, tjänster samt bygg- och anläggningsentreprenader. Syftet med att upphandla en entreprenad, en verksamhet, en tjänst eller varor är att få uppdraget utfört på ett bästa sätt till önskad kvalitet och till lägsta möjliga kostnad. En upphandling skall leda till en tydlig definition om vad som skall utföras eller levereras. Genom upphandling skapas också konkurrens mellan leverantörer som leder till nyskapande och utveckling av verksamheten. Upphandling av rätt tjänster och varor är väsentligt för att säkerställa kvaliteten i servicen. Kommunen skall ta sitt ansvar för personalens anställningsförhållanden hos leverantören av entreprenader, verksamheter och tjänster genom att ställa krav i samband med upphandlingar. Företag som inte betalar skatter och socialförsäkringsavgifter skall uteslutas i kvalificeringsfasen och inte ha någon möjlighet att vinna kommunala kontrakt på bekostnad av företag som fullföljer sina skyldigheter mot samhället. Ekonomisk brottslighet är ett allvarligt hot mot samhället. Till ekonomisk brottslighet räknas t ex bokföringsbrott och olika typer av skattebrott. Det är rättsväsendet som har att utreda, åtala och döma i ekobrottsmål. När det gäller organiserad brottslighet samarbetar rättsväsendet med andra myndigheter som Skatteverket, Tullverket och Kustbevakningen. Utvecklingen går dessutom mot att involvera andra aktörer som försäkringskassan och socialtjänsten. Kommunen skall ställa krav och kontrollera att leverantörer i alla typer av upphandlingar betalar skatter och avgifter enligt de av Riksdagen fastställda reglerna. Samarbetet med Skatteverket skall vara en naturlig del i upphandlingsarbetet för kontroll av leverantörer och underleverantörer. Det är därför viktigt att ha rutiner som säkerställer att lagar följs och som stödjer de beslutande organ och de beslutsattestanter som har förtroendet att göra upphandlingar, inköp och avrop. Avropsberättigade skall därför ha adekvat utbildning inom LOU. Sida 2(6)
Riktlinjer Vilka omfattas Alla anställda inom samtliga verksamheter, inklusive bolagen, inom kommunen omfattas av dessa lokala styrdokument. Alla som köper varor och tjänster skall ha fullgoda kunskaper om aktuell lagstiftning, förordningar och övriga regler. Detta gäller både de som har upphandling som huvuduppgift och de som gör det mera sällan. Vid tveksamhet skall upphandlingsenheten kontaktas. Alla av: upphandlingar skall följa lagen om offentlig upphandling (LOU) och präglas Objektivitet Vid all anskaffning skall faktorer som är ovidkommande och godtyckliga, så som personliga sympatier eller antipatier bortses ifrån. Det gäller även att sätta kommunen som helhet framför en enskild verksamhet. Affärsmässighet All anskaffning skall ske utifrån en god ekonomisk och resursmässig hushållning med syfte att minska kostnader och resursanvändning för kommunen som helhet. Konkurrens Vid all anskaffning (undantaget lösningar och leverantörer konkurrensutsättas. avrop från ramavtal) skall produkter, Grundsyn Består av två delar, Lidköpings styrkort för en välkomnande och hållbar kommun samt kunskap om LOU: Grundläggande principer som gäller för all upphandling Syftet med bestämmelserna i LOU är att förhindra att offentliga medel används för att diskriminera eller gynna vissa leverantörer, skapa handelshinder eller på annat sätt ta ovidkommande hänsyn vid offentlig upphandling. Följande EG-rättsliga principer skall beaktas och gäller i alla faser av upphandlingsförfarandet, både över och under tröskelvärdet. Icke-diskrimineringsprincipen Innebär ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet (medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland) Icke-diskriminering förutsätter alltså att anbudssökande och anbudsgivare från andra orter behandlas på samma sätt som t ex företagen från den egna kommunen. Likabehandlingsprincipen Är närbesläktad med icke-diskrimineringsprincipen och innebär att alla leverantörer skall behandlas lika och utan ovidkommande hänsyn. Alla leverantörer skall också ges så lika förutsättningar som möjligt. Sida 3(6)
Transparensprincipen (även kallad öppenhetsprincipen) Detta innebär att uppgifter som gäller upphandlingen inte hemlighålls, att upphandlingen annonseras offentligt, att de leverantörer som deltagit i ett anbudsförfarande informeras om resultatet av upphandlingen och att upphandlingshandlingarna i princip är offentliga. Proportionalitetsprincipen Innebär att de krav som ställs vid en upphandling inte får gå utöver vad som är nödvändigt för den aktuella upphandlingen. Principen om ömsesidigt erkännande Innebär att en medlemsstats myndigheter är skyldiga att erkänna och acceptera handlingar, t ex betyg, intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i de andra medlemsstaterna. Rättsmedelsdirektiv Av EG-domstolens praxis framgår att syftet med rättsmedeldirektivet är att säkerställa att LOU verkligen tillämpas korrekt och att beslut som fattats av upphandlande myndigheter i strid mot upphandlingsbestämmelserna kan upphävas och ersättning kan ges till dem som skadats av dessa överträdelser. Gränsvärden vid upphandling av varor och tjänster I och med att ändringsdirektivet trädde ikraft den 15 juli har skrivningen lågt värde vid direktupphandling ersatts med högst 15% av tröskelvärdet. Detta innebär att gränsen för direktupphandling är ca 287 000 kronor år 2010. Kommunen har i och med detta nya gränsvärde fastställt följande: För direktupphandling till ett värde understigande ett prisbasbelopp (Pbb) finns inget krav på skriftliga anbud, men prisjämförelse mellan olika leverantörer måste ske om det är möjligt. Resultatet dokumenteras och behålls på förvaltning/enhet. För direktupphandling från ett (1) prisbasbelopp till 287 000 kronor skall skriftligt anbud infordras från minst tre leverantörer. För uppföljning av avtal som tecknas efter direktupphandling ansvarar upphandlingsenheten. Avtal som tecknas skall diarieföras på respektive enhet men kopia skall lämnas till upphandlingsenheten direkt efter tecknande av avtal. Gränsvärdena avser kommunens totala behov under ett år och inte bara den enskilda förvaltningen/enheten. Upphandlingar utöver de angivna gränsvärdena ska genomföras i samarbete med upphandlingsenheten. Dessa gränsvärden samt rutin för avrop/upphandling beskrivs i dokument Upphandlingsschema. Finns på intranät Upphandling under flik blanketter och handbok. Sida 4(6)
Leverantörsrelation Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet är nyckelbegrepp vid alla avrop/upphandlingar. Likabehandling av alla leverantörer och goda leverantörsrelationer ska eftersträvas. Kontinuerliga leverantörsbesök skall göras av avtalsansvarig upphandlare dock ej under upphandlingsprocess. Kommunen skall stimulera lokala företag att lämna anbud genom att anordna informationsträffar för att informera om LOU. Leverantörskrav Lidköpings kommun ska bara anlita leverantörer som är kompetenta och har förmåga att fullfölja sitt åtagande. Inga upphandlingar skall göras från leverantörer som har skatte- eller socialförsäkringsskulder, gjort sig skyldiga till allvarliga fel i yrkesutövning eller dömts för sådant brott. De som genomför en upphandling är skyldig att kontrollera att leverantören uppfyller dessa skyldigheter. Mutor och bestickning Grundläggande affärsetik innebär att samarbetet mellan köpare och säljare ska ske i sådana former att parterna bibehåller full trovärdighet och en oberoende ställning i förhållande till varandra. Gäller före, under och efter anställning. Mutbrott innebär att viss person, arbetstagare eller uppdragsgivare som, för sig själv eller annan, tar emot, låter sig utlova eller begär muta eller annan belöning för tjänsteutövning. Bestickning innebär att viss person lämnar, utlovar eller erbjuder för den själv eller annan muta eller annan otillbörlig belöning för tjänsteutövning. Skadestånd Lagen om offentlig upphandling har regler för s k överprövning, som medger leverantör som förlorat en upphandling att överklaga beslutet. En felaktig genomförd upphandling kan leda till skadestånd. Det är kommunen som juridisk person som ställs till ansvar vid eventuella skadeståndskrav. Hållbar utveckling och miljöhänsyn Miljöhänsyn ska beaktas enligt de vi varje tillfälle gällande lokala styrdokumenten för miljö. Rutin för miljöhänsyn vid upphandling finns på vårt intranät Upphandling under flik blanketter. Vid upphandling där GMO-fria varor upphandlas skall följande text skrivas in i förfrågningsunderlaget: Sida 5(6)
Leverantören/företaget skall ha kontroll över produkterna i enlighet med HACCP 1 eller motsvarande upprättad plan (jfr 1b i Livsmedelsverkets föreskrifter och allmänna råd om livsmedelstillsyn LIVSFS 1990:1 med senaste ändring eller förordning 852/2004/EG), i enlighet med förordningarna 1829/2003/EG och 1830/2003/EG om genetiskt modifierade organismer samt övrig relevant lagstiftning. Alternativ skrivning: Fritt från GMO i märkningspliktig mängd då GMO är en märkningspliktig produkt. Att ställa krav på GMO-fria varor finns också beskrivet i Miljöstyrningsrådets dokument Bestämmelser för spårbarhet och märkning angående GMO, genetiskt modifierade organismer. Sociala hänsyn Se dokument Sociala hänsyn gällande för Lidköpings kommun vid upphandling. Skall skickas med förfrågningsunderlaget när varor upphandlas. Lojalitet och köptrohet Kommunen kräver en absolut lojalitet mot tecknande avtal från samtliga anställda. Ansvarig chef samt avropsberättigade skall känna till de avtal som berör den egna verksamheten. Avtalsförteckningen finns på intranät samt kan alltid rekvireras från upphandlingsenheten. Samarbete mellan upphandlingsenheten och andra grupper Ekonomgruppen Då behov föreligger och upphandlingsfrågor finns på agendan skall upphandling representeras. Elgrupp Upphandlingschef är sammankallande och vid behov skall möten hållas för avstämning av elavtal och elkostnader. 1 HACCP = Hazard Analysis and Critical Control Point. Primärproduktionen (jordbruksledet) är undantaget från bestämmelsens tillämpningsområde. Sida 6(6)