Datum 2013-05-15 Uppföljning av utförare - Hemtjänst Uppföljningen avser: Adeocare AB Adress: Bryggavägen 100, 178 31 Ekerö Verksamhetschef (namn och kontaktuppgifter): Hilde Knapasjö, tfn: 08-731 7707 Övriga medverkande från utföraren: Tina Rosberg (teamledare) Uppföljningen genomförd (tidpunkt och vem): 2013-05-15 av Lena Burman Johansson (nämndansvarig) och Karolina Nygren (utvecklingsledare) Beskrivning av utföraren: Hemtjänstutförare som bildades 2011 och är verksam i Ekerö kommun, Stockholms stad och Lidingö. Inriktning mot personer med demenssjukdom. Antal brukare (Totalt): 21 brukare (april 2013). Sammanfattande bedömning: Adeocare har en tydlig ledningsfunktion avseende roller och ansvar. 100 % av personalen verksam på Ekerö har adekvat utbildning (undersköterska eller vårdbiträde). Vid rekrytering eftersträvas undersköterskeutbildning och stor vikt läggs vid personlig lämplighet. Utföraren har inte haft någon personalomsättning det senaste året avseende personal verksam på Ekerö. Det finns arbetssätt och rutiner för introduktion av nyanställda. Alla nyanställda går även en tvådagarsutbildning som hålls av verksamhetschef. Behov av kompetensutveckling kartläggs individuellt och gemensamma utbildningar anordnas vid behov. Utföraren har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Uppföljningar görs löpande via telefonsamtal eller hembesök hos brukare. Brukarundersökning görs också via telefon. Synpunkts- och klagomålshantering följer fastställda rutiner. Utföraren har även rutiner för avvikelsehantering. 1
Ledning Uppfyller verksamhetens ledning kompetenskraven enligt avtalet (SOSFS 2002:9)? Beskriv ledningsorganisation utifrån ansvar och befogenheter Verksamhetschefen har det övergripande ansvaret (kvalitetsuppföljning, gör vissa hembesök, ansvarar för internutbildning mm) och utgör ett stöd för teamledaren på Ekerö som ansvarar för daglig drift (schemaläggning, fördelning av arbete, samordning av insatser mm). Verksamhetschefen är även ansvarig chef för hemtjänstverksamheten i de andra kommunerna där företaget är etablerat. I ledningsfunktion finns även en ekonomiansvarig och verksamhetsutvecklare som arbetar tillsammans med verksamhetschefen. Teamledaren har en resurs som stöttar upp vid frånvaro eller behov. Har någon förändring skett i ledningen det senaste året? Är någon förändring planerad? Ja Nej Ja Nej Ledningsorganisation Personal Totalt antal tillsvidareanställd personal 3 tillsvidareanställda och 1 provanställd personal, exklusive verksamhetschef. Totalt antal tillsvidareanställda omräknat till helårsarbetare 3,8 helårsarbetare Totalt antal timanställd personal 11 timvikarier Andel av tillsvidareanställd personal med adekvat utbildning 3 personal är undersköterskor och 1 är vårdbiträde som ska påbörja komplettering av undersköterskeutbildning. Andel av timanställd personal med adekvat utbildning 7 timvikarier har omvårdnadsutbildning. 3 timvikarier ska påbörja undersköterskeutbilding. Behärskar all personal det svenska språket i tal och skrift Finns vid behov tillgång till vikarier Personalomsättning tillsvidareanställda det senaste året (andel av helårsarbetare) Orsak? Ingen personalomsättning under året. 2
Beskriv arbetssätt för att säkerställa hög personalkontinuitet Utföraren lägger stor vikt vid personlig lämplighet och intresse för arbetet vid rekrytering och grundutbildning anses som viktigt för att skapa en personalgrupp som är delaktig i utvecklingsarbete och kvalitetsarbete. Regelbundna APT och regelbunden handledning för personalen. Personalen är delaktig i allt från schemaläggning till förbättringar av rutiner. Beskriv arbetssätt vid introdukton av nyanställda Nyanställda går ett dag- och kvällspass bredvid erfaren personal. Det finns möjlighet att få ytterligare introduktionspass. Vid introduktionen gås alla rutiner och arbetssätt igenom och sekretessförbindelse skrivs under. Introduktionen följer en checklista. Verksamhetschef håller en tvådagarsutbildning för ny personal och sommarvikarier med tonvikt på demensvård, bemötande, hygienaspekter mm som en del i introduktionen. Finns rutin för att informera personalen om tystnadsplikt? Hur säkerställs personalens kunskaper i matlagning, näringslära och livsmedelshygien? Ingår som en del i introduktionsutbildningen vid nyanställning. Utföraren planerar också hålla en kurs i enklare matlagning för personal inom företaget. Finns aktuell kompetensutvecklingsplan? Har personalen någon form av handledning Förekommer anhöriganställningar? Ja Nej Antal anhöriganställda? 1 anhöriganställd. Beskriv arbetssätt för att vid anhöriganställningar garantera dokumentation och utförande i enlighet med fastställda riktlinjer? Introduktion sker på samma sätt som för övrig personal via checklista. Teamledaren gör regelbundna hembesök hos brukaren. Dokumentation sker i hemmet och omhändertas av teamledare vid besök. Det finns back up i ordinarie personalgrupp vid behov. Bär all personal synlig ID? Utföraren har en HR-assistent som samordnar behovet av kurser och internutbildningar. I dagsläget satsar utföraren främst på att personal utan undersköterskeutbildning ska få möjlighet att läsa vidare. Kompetensutvecklingsplan Rutin för uppföljning av anhöriganställningar Kvalitetsarbete, uppföljning och utvärdering 3
Finns dokumenterat ledningssystem enligt SOSFS 2011:9? Beskriv hur ni arbetar med att systematiskt följa upp och utveckla kvaliteten. Kvalitetsuppföljning görs främst via stickprov hos brukare som utförs av verksamhetschef. Det kan ske genom telefonsamtal eller vid hembesök. Uppföljningen följer en särskild checklista. Mottot inom företaget är att all verksamhet ska vara personcentrerad och löpande kvalitetsförbättringar hos kund görs av teamledare. Beskriv former för egenkontroll. Synpunkter samlas in löpande och regelbundna uppföljningar hos brukare görs. Rutiner uppdateras regelbundet. Beskriv personalens delaktighet i detta arbete. Personalen är delaktig i arbetsprocesserna kring förbättring och utveckling av rutiner mm. Tas upp på APT (arbetsplatsträffar). Beskriv former för brukarundersökningar. Brukarundersökning görs ungefär var tredje månad av verksamhetschef. Består av telefonsamtal till brukare där checklista följs och dokumentation görs. Beskriv rutin för hantering av synpunkter och klagomål. Synpunktsblankett finns hemma hos brukare, både Adeocares egen blankett och Ekerö kommuns blankett. Inkomna synpunkter utreds av teamledare och verksamhetschef. Återkoppling till kund och eventuell åtgärd. Sparas i pärm hos utföraren. Beskriv rutin för anmälan om missförhållanden enligt Lex Sarah. Rutin finns tillgänglig för personalen och blankett finns hos alla brukare. Fylls i och lämnas till teamledare och verksamhetschef för utredning. Verksamhetschef beslutar om åtgärd, anmälan och återkoppling. Ledningssystem enligt SOSFS 2011:9 Senaste kvalitetsuppföljningen Senaste brukarundersökningen Kvalitet för den enskilde Har alla brukare kontaktperson? Beskriv arbetssätt för kontinuitet i stödet till brukaren. Personalen är indelad i områden utifrån var brukarna bor. Utföraren använder planeringsverktyget Mobil Omsorg som är ett stöd i schemaläggningen och bidrar till möjlighet för planering av hög kontinuitet. Beskriv arbetssätt för att säkerställa ett salutogent förhållningssätt gentemot brukaren. Försöker arbeta för att den enskilde ska göra så mycket som möjligt på egen hand. Arbetar för att vara ett stöd och inte bara en hjälp. 4
Beskriv arbetssätt för att säkerställa brukarens integritet. Arbetar mycket med bemötande och förhållningssätt i personalgrupperna. Ingår bl a som en del i introduktionsutbildningen. Beskriv arbetssätt för att säkerställa brukarens önskemål, åsikter och delaktighet. Utföraren arbetar mycket personcentrerat och all personal ska vara lyhörda för önskemål och åsikter. Genomförandeplanen är ett viktigt verktyg i detta arbete. Uppdragsbeskrivning samt rutiner för kontaktperson Genomförandeplan Har samtliga brukare aktuell genomförandeplan? Den enskilde deltar vid upprättande av genomförandeplan Beskriv arbetssätt vid upprättande av genomförandeplan. Kontaktpersonen förbereder genomförandeplanen inför hembesök. Planen skrivs tillsammans med den enskilde och eventuellt anhörig vid hembesöket. Följs upp var sjätte månad eller vid behov. Beskriv arbetssätt för att underrätta biståndshandläggare om den enskildes behov förändras så att biståndsbeslut och genomförandeplan måste omprövas. Teamledare ringer eller mailar biståndshandläggare vid förändring av behov. Personalen rapporterar in i Mobil Omsorg och teamledaren görs via systemet uppmärksam på förändrade behov. Avstämningsmöten med biståndshandläggarna en gång i månaden är också ett forum för uppföljning av insatser och uppskattas av utföraren. Beskriv rutin för uppföljning och revidering av genomförandeplanen. Följs upp var sjätte månad eller vid behov. Teamledaren går igenom ärendena två gånger om året (i mars och september) och gör en planering för uppföljning av varje ärende. 5
Dokumentation Beskriv rutiner för social/omvårdnadsdokumentation. Personalen gör daganteckningar direkt i Mobil Omsorg. Teamledaren går igenom anteckningarna varje morgon. Om brukaren önskar förs även anteckningar i block hemma hos brukaren. Beskriv arbetssätt för att underrätta den enskilde om dokumentationen. Brukare underrättas om möjligheten att ta del av dokumentationen, men detta är ett förbättringsområde. Eventuellt kan information om detta tillföras kundpärmen hemma hons brukaren. Beskriv rutiner för informationsöverföring mellan berörda medarbetare och mellan arbetspass. Daganteckningarna görs i Mobil Omsorg och personalen får information om sina brukare via systemet i telefonen. Vid behov görs även avstämning via telefon. Avstämning med nattpatrull sker via block hos den enskilde och vid behov över telefon. Hur förvaras dokumentationen? Dokumentationen förvaras i systemet Mobil Omsorg. Samverkan Beskriv arbetssätt för samverkan med Socialkontoret kring den enskilde brukaren. Kontakten med biståndshandläggare fungerar bra. När handläggarna inte är tillgängliga på telefon fungerar det bra att använda mail och få återkoppling. Beskriv arbetssätt för samverkan med övriga för brukaren viktiga personer och aktörer. Bra samarbete med distriktssköterskor på vårdcentralerna. Tillgängligheten på vissa vårdcentraler kan dock bli bättre. Utföraren har varit på ett första möte med Ekerö rehab Västra men ännu har inte samarbete varit aktuellt. Utföraren deltar bl a i ESSAM vilket är ett forum för att träffa andra aktörer inom äldreomsorgen. 6
Mat och måltider Beskriv arbetssätt kring måltider och måltidssituation. Arbetssätten ser olika ut beroende på biståndsbeslutet och den enskildes önskemål. Matlådor levereras på önskat vis. Utföraren hjälper vid behov och önskemål till med uppläggning av mat. Beskriv hur brukarens behov, förutsättningar och önskemål tillgodoses vid matlagning. Vid beslut om matlagning finns oftast även beslut om inköp så dessa planeras tillsammans med brukaren utifrån dennes önskemål. Anhöriga kan även komma med tips på vad den enskilde vill och brukar tycka om för mat. Hantering av privata medel och nyckelhantering Beskriv rutiner för hantering av brukarens privata medel. Utföraren hanterar kontanter och redovisar med kvitto om önskemål/behov finns. Annars föredrar utföraren att den enskilde använder ICA-kort där pengar satts in. Redovisning sker alltid med kvitto. Beskriv rutiner för nyckelhantering. Nycklar förvaras i nyckelskåp med kodlås på utförarens kontor. Personalen signerar vid uttag och inlämning av nycklar. Rutin för hantering av privata medel Rutin för nyckelhantering 7