Protokoll 12.1.2015 Styrelsemöte 1/2015 Plats Ålands gymnasium, Ålands lyceum, Västra skolgatan 2 Tid Kl. 18.30-19.35 Närvarande Christina von Hertzen, ordförande Anita Husell-Karlström, viceordförande Annika Karlsson Cia Numelin Stig Grönlund Martin Nilsson Föredragande Anders Göransson Studeranderepresentant Marcus Clausen Personalrepresentant Lärarrepresentant Kallade Anne Adolfsson Jana Ekebom Dan Nordman Inger Rosenberg-Mattsson Marcus Koskinen-Hagman Meddelat förhinder Kari Granberg Conny Viento Ivan Akkutarov Ronny Holmström-Wall
1 Inledning Ordförande Christina von Hertzen hälsade alla välkomna till styrelsens första möte 2015. 2 Kallelse och beslutförhet Kallelse till möte skedde genom e-post 8.1.2015. Föredragningslistan bifogades kallelsen. Förslag: Då minst hälften av styrelsens medlemmar och ordförande är närvarande konstateras att mötet är beslutfört. 3 Val av protokolljusterare för dagens möte Protokoll från föregående möte har tillsänts styrelsens medlemmar, representanter och ersättare i styrelsen. Förslag: Protokoll nr 16/2014 antecknas för kännedom. Till protokolljusterare för dagens möte utses Anita Husell-Karlström och Stig Grönlund. 4 Ålands gymnasium en tobaksfri arbetsplats Styrelsebeslut 94, 4.6.2014 Under läsåret 2013-2014 har Studerandehälsan, Folkhälsans projekt Vision Nolltolerans, Ålands ungdomspolis och samordningsgruppen för SVG-ordförande diskuterat vad skolan skulle kunna göra för att minska rökningen bland de studerande. Ålands landskapsregering har under året budgeterat medel för att låta Ålands hälso- och sjukvård utbilda två tobaksavvänjare inom det s.k. projekt Tobakskampen. Studerandehälsan och samordningsgruppen för SVG-ordförande har bildat en informell arbetsgrupp för att ta fram en övergripande plan med förslag på hur skolan skulle kunde minska rökningen. Arbetsgruppens arbete har utmynnat i ett initiativ som överlämnas till styrelsen med mål att göra Ålands gymnasium till en tobaksfri arbetsplats och läroanstalt. Kurator Linda Adolfsson och Alexandra Walk-Liljeroos från Folkhälsans projekt Nolltolerans deltar i mötet och ger information.
Förslag: Styrelsen beslutar att Ålands gymnasium fr.o.m. 1.8.2015 är en rökfri arbetsplats. Styrelsen reserverar 16.500 för att under läsåret 2014 2015 förbereda en tobaksfri arbetsplats. Medlen ska användas för marknadsföring, utbildning och rökavvänjning. Personalen har rätt att få nikotinpreparat (tuggummi och sugtabletter) för tre månader om anställningen varat minst fyra månader. Styrelsen befullmäktigar förvaltningschefen att utse en arbetsgrupp lyceum och en från Ålands yrkesgymnasium) två personalrepresentanter, skolkuratorerna Pernilla Henriksson och Linda Adolfsson samt Alexandra Walk-Liljeroos från Folkhälsans projekt Nolltolerans. Förvaltningschefen fungerar som ordförande och som ledningens representant. Lärarrepresentanterna tilldelas 50 h i läsårets arbetsplan. Personalrepresentanterna kan notera arbetet i sin krysslista (50 h) att tas ut antingen som ersättning i pengar eller som kompensationsledighet. Förvaltningschefen kallar vid behov personer ur chefsforum (rektorer, biträdande rektor, ekonomichef eller IT-chef) till möten för att förankra och vidarebefordra information. Studeranderepresentanter bör också inkluderas i arbetet. Styrelsebeslut 171, 17.11.2014 Arbetet med att utse arbetsgruppen har varit svårt p.g.a. bristande intresse, främst ifrån övrig personals sida. Arbetsgruppen har haft ett möte den 23 oktober. Vid mötet framkom att det fanns två saker som behövde klargöras. 1. Huruvida det är tobaksfritt eller rökfritt som avses i beslutet? 2. Enligt studerandehälsans och folkhälsans representanter är deras medverkan i projektet avhängig av att arbetet riktar sig till såväl personal som studerande. Enligt tidigare beslut är det initialt endast personal som berörs av detta. Chefsforum för Ålands gymnasium har diskuterat frågan den 6.11.2014. Mötet ansåg att arbetet inledningsvis endast ska rikta sig mot personal. Vidare ansåg mötet att gymnasiets personal ska vara tobaksfri i kontakt med de studerande, t.ex. i en undervisningssituation, men att det inte behöver regleras vad personal gör i övrigt. Mötet ansåg dock att all reglerad arbetstid ska vara rökfri. Mötet gjorde bedömningen att om beslutet endast berör personal att det inte ska vara representanter från studerandehälsan utan snarast från företagshälsovården.
Förvaltningschef och rektorer har kallats till möte med utbildningsoch kulturminister Johan Ehn och social- och miljöminister Carina Aaltonen den 14 november 2014. Vidare har det framkommit att beslutet att personalrepresentanterna kan notera arbetet i sin krysslista (50 h) att tas ut antingen som ersättning i pengar eller som kompensationsledighet är väl generöst då de på så sätt kompenseras dubbelt (arbetet görs idag på redan betald arbetstid). Representanter för studerandehälsan och folkhälsan informerar. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar korrigera tidigare beslut så att beslutet istället lyder: Styrelsen beslutar att Ålands gymnasium fr.o.m. 1.8.2015 är en rökfri arbetsplats samt att användning av tobak i kontakt med studerande inte är tillåtet. Styrelsen reserverar 16.500 för att under läsåret 2014 2015 förbereda detta. Medlen ska användas för marknadsföring, utbildning och rök- och snusavvänjning. Personalen har rätt att få nikotinpreparat (tuggummi och sugtabletter) för tre månader om anställningen varat minst fyra månader. Styrelsen befullmäktigar förvaltningschefen att utse en arbetsgrupp lyceum och en från Ålands yrkesgymnasium) en personalrepresentant, en representant för folkhälsan samt en representant för företagshälsovården. Förvaltningschefen fungerar som ordförande och som ledningens representant. Lärarrepresentanterna tilldelas 50 h i läsårets arbetsplan. Förvaltningschefen kallar vid behov personer ur chefsforum (rektorer, biträdande rektor, ekonomichef eller IT-chef) till möten för att förankra och vidarebefordra information. Beslut: Ålands gymnasiums styrelse beslutar återremittera ärendet. Styrelsebeslut 187, 12.12.2014 Den tidigare utsedda arbetsgruppen har haft två möten efter senaste styrelsemötet där bl.a. förslag till tidsplan för våren 2015 uppgjorts. Förvaltningschefen har utrett huruvida det går att förbjuda användning av snus på skolans område. Enligt biträdande JO Maija Sakslins beslut dnr 912/4/2012 är det inte tillåtet att förbjuda användning av snusanvändning i arbetsgemenskapens arbetslokaler i större utsträckning än vad tobakslagen föreskriver. Sakslin poängterar vidare att det är av vikt att företrädare för det allmänna är noga med att följa lagen i sin offentliga verksamhet.
Förvaltningschefen har även varit i kontakt med landskapsregeringens chefsjurist Sören Silverström gällande detta och även han är av åsikten att Ålands gymnasium inte har rätt att ha ett totalförbud för snusanvändning på skolornas område. Silverström menar dock att det borde vara möjligt att genom ordningsregler ha ett förbud mot tobaksanvändning under lektionstid. Vidare har det även i samtal med ÅMHM som är tillsynsmyndiget av tobakslagen framkommit att det område där samordnings- och resursenheten idag sitter (Neptunigatan 21) inte omfattas av förbudet gällande tobaksrökning på skolverksamhets område, jmf. 2 kap. 4 1a punkten tobakslag (1978:52) för landskapet Åland. Ålands gymnasium kan således inte ha ett generellt förbud mot tobaksrökning. Däremot kan Ålands gymnasium fatta beslut om att det inte är tillåtet att röka på arbetstid. Förslag: Styrelsen beslutar att Ålands gymnasium fr.o.m. 1.8.2015 är en rökfri arbetsplats samt att all användning av tobak i samband med undervisning inte är tillåtet. Styrelsen reserverar 16.500 för att under läsåret 2014 2015 förbereda detta. Medlen ska användas för marknadsföring, utbildning och rök- och snusavvänjning. Personalen har rätt att få nikotinpreparat (tuggummi och sugtabletter) för tre månader om anställningen varat minst fyra månader. Styrelsen befullmäktigar förvaltningschefen att utse en arbetsgrupp lyceum och en från Ålands yrkesgymnasium) en personalrepresentant, en representant för folkhälsan samt två representanter för studerandehälsovården. Förvaltningschefen fungerar som ordförande och som ledningens representant. Lärarrepresentanterna tilldelas 50 h i läsårets arbetsplan. Förvaltningschefen kallar vid behov personer ur chefsforum (rektorer, biträdande rektor, ekonomichef eller IT-chef) till möten för att förankra och vidarebefordra information. Beslut: Ärendet bordlades. Förslag: Styrelsen beslutar att Ålands gymnasium fr.o.m. 1.8.2015 är en rökfri arbetsplats samt att all användning av tobak i samband med undervisning inte är tillåtet. Styrelsen reserverar 16.500 för att under läsåret 2014 2015 förbereda detta. Medlen ska användas för marknadsföring, utbildning och rök- och snusavvänjning. Personalen har rätt att få nikotinpreparat (tuggummi och sugtabletter) för tre månader om anställningen varat minst fyra månader.
Styrelsen befullmäktigar förvaltningschefen att utse en arbetsgrupp lyceum och en från Ålands yrkesgymnasium) en personalrepresentant, en representant för folkhälsan samt två representanter för studerandehälsovården. Förvaltningschefen fungerar som ordförande och som ledningens representant. Lärarrepresentanterna tilldelas 50 h i läsårets arbetsplan. Förvaltningschefen kallar vid behov personer ur chefsforum (rektorer, biträdande rektor, ekonomichef eller IT-chef) till möten för att förankra och vidarebefordra information. Beslut: Styrelsen beslutar att Ålands gymnasium fr.o.m. 1.8.2015 är en rökfri arbetsplats samt att användning av tobak i samband med undervisning inte är tillåtet. Styrelsen reserverar 16.500 för att under läsåret 2014 2015 förbereda detta. Medlen ska användas för marknadsföring, utbildning och rök- och snusavvänjning. Personalen har rätt att få nikotinpreparat (tuggummi och sugtabletter) för tre månader om anställningen varat minst fyra månader. Styrelsen befullmäktigar förvaltningschefen att utse en arbetsgrupp lyceum och en från Ålands yrkesgymnasium) en personalrepresentant, en representant för folkhälsan samt två representanter för studerandehälsovården. Förvaltningschefen fungerar som ordförande och som ledningens representant. Lärarrepresentanterna tilldelas 50 h i läsårets arbetsplan. Förvaltningschefen kallar vid behov personer ur chefsforum (rektorer, biträdande rektor, ekonomichef eller IT-chef) till möten för att förankra och vidarebefordra information. 5 Ålands digitala agenda Styrelsebeslut 187, 12.12.2014 Ålands digitala agenda har tillsänt Ålands gymnasium ett förslag till överenskommelse mellan ÅDA, Ålands gymnasium och Ålands landskapsregering, se bilaga 194. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar ge styrelsens ordförande, förvaltningschefen och IT-chefen i uppdrag att till nästa styrelsemöte förbereda ett förslag till svar till ÅDA och Ålands landskapsregering och att förslaget till överenskommelse antecknas för kännedom.
Arbetsgruppen presenterar sitt arbete. Skrivelsen från ÅDA Ab är inte en formell skrivelse, utan ska ses som ett ärende under beredning enligt uppgift från minister Johan Ehn. Arbetsgruppen föreslår därför att Ålands gymnasiums styrelse avvaktar till efter att det planerade mötet med landskapsregeringen ägt rum innan arbetsgruppen eventuellt ska presentera ett förslag till svar på skrivelsen. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar i enlighet med förslaget. 6 SET-arvode Styrelsebeslut 207, 17.12.2012 Ålands landskapsregering har under 2011 och 2012 köpt tjänster av Ålands gymnasium för toppadministrationen av Fronter som används som lär- och informationsplattform också för grundskolor och Ålands folkhögskola. Ålands landskapsregering har betalat och kommer betala 4 H/vecka för uppgiften som utförts av IT-chef Ronny Holmström. Ålands landskapsregering vill fortsätta med detta arrangemang. IT-chef Ronny Holmström utför uppdraget utöver sin tjänst som IT-chef vid Ålands gymnasium. Förslag: Ronny Holmström beviljas fr.om. 1.1.2013 och så länge arrangemanget varar ett SET-arvode på 13 % av sin grundlön inklusive dyrortstillägg för denna extra uppgift. Ålands gymnasium debiterar Ålands landskapsregering för Ronny Holmströms toppadministration 4 h/vecka (f.n. 103,72 /vecka). Beslut: Förslaget godkändes. Löneavdelningen på Ålands landskapsregering har påtalat att SETarvode inte ska ges för längre tid än ett år åt gången. Byråchef Elisabeth Storfors på Utbilnings- och kulturavdelningen uppger att landskapsregeringen även under 2015 är intresserade av att köpa tjänsten från Ålands gymnasium. Förslag: Ronny Holmström beviljas fr.om. 1.1.2015 och så länge arrangemanget varar ett SET-arvode på 13 % av sin grundlön inklusive dyrortstillägg för denna extra uppgift, dock längst t.o.m. 31.12.2015. Ålands gymnasium debiterar Ålands landskapsregering för Ronny Holmströms toppadministration 4 h/vecka.
7 Uppvaktning Se bilaga 7/2015. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar i enlighet med förslaget i bilaga 7/2015. 8 Revisionsberättelse Styrelsebeslut 34, 24.03.2014 En granskning av Ålands gymnasium har på uppdrag av Ålands lagting genomförts av landskapsrevisionen. Rapporten inlämnades till lagtinget 27.02.2014. Förvaltnings- och utvecklingschef Dan E. Eriksson har begärt svar med utredning från Ålands gymnasium senast 28.03.2014. Som bilaga till protokollet finns en skrivelse med förklaring punktvis som refererar till effektivitetsrevisionen. Förslag: Bifogad skrivelse överlämnas till förvaltnings- och utvecklingschef Dan E. Eriksson. Styrelsen beslutar att anlita utomstående expertis för att utvärdera om det finns behov av personalförstärkning. Förvaltningschefen får i uppdrag att i samråd med styrelsens ordförande verkställa den externa utredningen inom ramen för möjliga budgetmedel och upphandlingsrätt. Ålands gymnasium har anlitat KPMG för kartläggning av budgetprocessen och den ekonomiska uppföljningen, se bilaga 8/2015. Förvaltningschefen presenterar rapporten vid mötet och informerar om hur arbetet kommer fortskrida. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse antecknar rapporten och informationen till kännedom. 9 Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls 9.2.2015 10 Avslutning Ordförande avslutade mötet kl. 19.35
Christina von Hertzen Anders Göransson Ordförande Vik. förvaltningschef Protokollet justerat 13.1.2015. Anita Husell-Karlström Stig Grönlund