Revisionsrapport Granskning av kommunens detaljplaneprocess Projektledare Adrian Göransson Certifierad kommunal revisor Kvalitetssäkrare Alf Wahlgren Certifierad kommunal revisor Augusti 2016
Innehållsförteckning Sammanfattning...2 1. Inledning...4 1.1. Bakgrund och syfte...4 1.2. Revisionsfråga, revisionskriterier och kontroll-mål...4 1.3. Avgränsning och metod/material...4 1.4. Läsanvisning...5 2. Lagstiftning...6 2.1. God ekonomisk hushållning...6 2.2. Allmänt om kommunens fysiska planering...6 2.3. Ny planprocess...6 3. Granskningsresultat...8 3.1. Organisation och verksamhet...8 3.1.1. Kommentarer... 8 3.2. Mål och uppföljning...9 3.2.1. Kommentarer...10 3.3. Detaljplaneprocessen...11 3.3.1. Kommentarer... 11 3.4. Effektivitet och kvalitet i detaljplane-processen... 13 3.4.1. Kommentarer...14 4. Bedömningar... 15 Bilaga 1... 16 Augusti 2016 1
Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har granskat kommunens detaljplanesprocess. Granskningen revisionsfråga har varit: Säkerställer Samhällsbyggnadsnämnden att det finns en ändamålsenlig detaljplaneprocess? Efter genomförd revision och genomgång av granskningens samtliga kontrollmål gör vi bedömningen att Samhällsbyggnadsnämnden i huvudsak säkerställer en ändamålsenlig detaljplaneprocess. Iakttagelser och rekommendationer 1. Styrning & uppföljning Granskningen har visat att det har upprättats mål för Planavdelningen och att det pågår ett arbete med att vidareutveckla målstyrningen. Vi rekommenderar Samhällsbyggnadsnämnden att i det fortsatta arbetet med att utveckla målstyrningen ta fram fler uppföljningsbara mål som är direkt kopplade till planverksamheten. Förslagsvis skulle det kunna tas fram mål som uttrycker nämndens förväntningar och ambitioner avseende antal bostäder i antagna detaljplaner. 2. Intern kontroll avseende rutiner och riktlinjer Vår granskning har visat att det finns dokumenterade övergripande rutiner och riktlinjer för detaljplaneprocessen. Under intervjuerna har det lyfts fram en synpunkt beträffande att arbetsrutiner och arbetssätt i större utsträckning kan dokumenteras samt att roller och ansvar i kommunala projekt överlag kan förtydligas. Vi rekommenderar Samhällsbyggnadsnämnden att i samverkan med berörda nämnder medverka till att det tas fram riktlinjer för detaljplaneprocessen och kommunala projekt. Bland annat för att få underlag för att kunna optimera rutiner och arbetssätt. Vi anser att Samhällsbyggnadsnämnden sammantagna interna kontroll hade tjänat på att kompletteras med kontrollmoment som direkt berör Planavdelningens verksamhet. Exempelvis skulle den interna kontrollplanen kunna inkludera kontrollmoment där handläggarna kontrollerar varandras planärenden. En sådan rutin kan vara en del i arbetet med att identifiera flaskhalsar och säkerställa kvaliteten och rättssäkerheten i detaljplaneprocessen. 3. Effektivitet & kvalitet Planavdelningen följer regelbundet upp balansen mellan beslutade och avslutade planuppdrag samt handläggningstiderna. Beträffande handläggningstiderna för detaljplanerna noterar vi att år 2015 var den genomsnittliga handläggningstiden 29 månader samtidigt som medianvärdet låg på 24 månader. Eftersom Samhällsbyggnadsnämnden inte har upprättat några mål eller formulerat några ambitioner för handläggningstiderna för detaljplaner går det inte att bedöma huruvida de är tillfredsställande eller ej. I granskningen har vi också noterat att handläggningstiderna för planbesked inte följs upp och redovisas i nämndens verksamhetsuppföljningar. Vi rekommenderar nämnden att överväga att ta fram uppföljningsbara mål som uttrycker nämndens förväntningar och ambitioner på handläggningstiden för detaljplanerna samt regelbundet följa upp handläggningstiderna för planbesked. Augusti 2016 2
Granskningen har visat att under åren 2014-2015 har inga planärenden som avgjorts i högre instans upphävts. Vi noterar dock att fram till och med augusti 2016 har sex planärenden avgjorts i högre instans och i fyra fall har kommunens beslut upphävts (upphävts helt eller delvis). Vi rekommenderar Samhällsbyggnadsnämnden att beakta denna iakttagelse. Augusti 2016 3
1. Inledning 1.1. Bakgrund och syfte Trelleborg är en växande kommun under ständig utveckling och detta ställer krav på en god samhällsplanering. En av de viktigaste delarna vid planering av ny bebyggelse är detaljplanen. Processen för en detaljplans tillblivelse är komplicerad och innehåller många separata moment. För en kommun är det viktigt att den här processen fortlöper effektivt så att olika projekt inte försenas. De förtroendevalda revisorerna i har utifrån sin riskanalys beslutat om att ge i uppdrag att granska kommunens detaljplaneprocess. Syftet med granskningen är att på ett övergripande plan bedöma detaljplaneprocessen utifrån aspekterna styrning & uppföljning samt effektivitet & kvalitet. 1.2. Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer Samhällsbyggnadsnämnden att det finns en ändamålsenlig detaljplaneprocess? Revisionskriterier Revisionskriterier avser de bedömningsgrunder som bildar revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Den här granskningen utgår bland annat från plan- och bygglagen (2010:900) och kommunallagen (1991:90). Se vidare i avsnitt 2 för en mer detaljerad redogörelse för revisionskriterierna. Kontrollmål Ändamålsenligheten bedöms utifrån följande kontrollmål: Mål och riktlinjer finns framtagna för detaljplaneprocessen Det finns en tillfredsställande planberedskap Balansen mellan beslutade planuppdrag och antagna detaljplaner följs upp System och rutiner för framtagande av detaljplaner fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Riktlinjer och rutiner för framtagande av detaljplaner efterlevs 1.3. Avgränsning och metod/material Avgränsning Granskningen avser verksamhetsåret 2016 och fokuserar på Samhällsbyggnadsnämndens ansvar avseende detaljplaneprocessen. För att få mer rättvisande statistik och nyckeltal har även uppgifter från verksamhetsåret 2015 och 2014 hämtats in. Granskningen har inriktats mot att vidimera detaljplaneprocessens styrning & uppföljning samt effektivitet & kvalitet. Augusti 2016 4
Metod/material Underlaget som rapporten bygger på utgörs både av skriftliga (styrdokument) och muntliga (intervjuer) källor. De granskade styrdokumenten utgörs av befintliga mål, riktlinjer och statistik som har bäring på arbetet med detaljplaneprocessen. De dokument som granskats redogörs för fortlöpande i texten. Intervjuer har genomförts med följande personer: Förvaltningschef, Samhällsbyggnadsförvaltningen Stadsarkitekt, Planavdelningen inom Samhällsbyggnadsförvaltningen Två planarkitekter, Planavdelningen. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av intervjuade. 1.4. Läsanvisning Efter detta inledande avsnitt är rapporten disponerad utifrån avsnitten Lagstiftning, Granskningsresultat och Bedömningar. I avsnittet Gransknings-resultat avhandlas gjorda iakttagelser avseende detaljplaneprocessen. Iakttagelserna inom dessa områden följs av kommentarer och rekommendationer. I det avslutande avsnittet Bedömningar besvaras granskningens revisionsfråga och respektive kontrollmål bedöms. Augusti 2016 5
2. Lagstiftning 2.1. God ekonomisk hushållning God ekonomisk hushållning regleras i kommunallagen och i KL 8 kap. 5 står det att fullmäktige ska besluta om riktlinjer för god ekonomisk hushållning för kommunen eller landstinget. För verksamheten ska anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin ska anges de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. 2.2. Allmänt om kommunens fysiska planering En viktig förutsättning för det kommunala självstyret är det lagstadgade kommunala planmonopolet, som innebär att kommunen bestämmer hur mark ska användas och bebyggas. Av plan- och bygglagen (PBL) 3 kap. 1 framgår det att varje kommun ska ha en aktuell översiktsplan som omfattar hela kommunen. Översiktsplanen är en kommuntäckande plan som anger inriktningen för den långsiktiga utvecklingen av den fysiska miljön och ska ge vägledning för beslut om användningen av mark- och vattenområden och hur den bebyggda miljön ska användas, utvecklas och bevaras. Översiktsplanen är inte juridiskt bindande men ska vara vägledande för en rationell och samordnad detaljplanering och annan legal reglering av vatten, mark och bebyggelse. För en begränsad del av kommunen kan en fördjupad översiktsplan upprättas. Kommunfullmäktige ska enligt PBL 27 aktualisera översiktsplanen varje mandatperiod. En detaljplan avser utformningen av bebyggelse m.m. inom ett mindre område från en enstaka fastighet till en mindre stadsdel. Detaljplanen innehåller juridiskt bindande bestämmelser för var det får byggas, vad byggnader och markområden ska användas till, byggnadshöjder, byggnaders utformning med mera. Byggrätten i detaljplanen anger den grad av bebyggelse som tillåts på en plats. Byggnadsvolymen avgränsas av exempelvis byggnadsarea, hushöjd eller våningsantal samt tillåten användning av byggnaden (exempelvis bostadsändamål, handel, industri eller kontor). Detaljplanen styr bland annat bygglov. Bygglov med mindre avvikelser från detaljplanen är dock möjliga genom politiska beslut efter att berörda grannar fått tillfälle att lämna synpunkter. Att ett område är detaljplanerat har ibland betydelse för vilka regler som gäller enligt andra lagar än PBL, till exempel Miljöbalken och Ordningslagen. 2.3. Ny planprocess Sedan den 1 januari 2015 kan detaljplaner handläggas på följande sätt: 1. Standardförfarande 5 kap. 7 PBL: - om DP är förenligt med ÖP och länsstyrelsens granskningsyttrande inte är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt av stor betydelse inte kan antas medföra betydande miljöpåverkan Augusti 2016 6
2. Utökat förfarande 5 kap. 7 PBL: - inte är förenligt med ÖP eller länsstyrelsens granskningsyttrande är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt stor betydelse antas medföra betydande miljöpåverkan 3. Begränsat förfarande 5 kap. 18 PBL: - om planförslaget godkänns av samrådskretsen behöver underrättelse inte ske. Augusti 2016 7
3. Granskningsresultat 3.1. Organisation och verksamhet I Samhällsbyggnadsnämndens reglemente 1 fastslås att nämnden har det politiska ansvaret för att fullgöra kommunens uppgifter inom plan- och byggväsendet i enlighet med planoch bygglagen (2010:900). Nämndens ansvarsområde omfattar att leda arbetet med att fullgöra den kommunala planläggningen av hur mark och vatten ska användas samt att se till att markens lämplighet för bebyggelse och bebyggelsens utformning prövas genom detaljplanläggning. Av reglementets 4 - delegering från fullmäktige framgår det att nämnden får anta, ändra eller upphäva detaljplaner som inte är av principiell beskaffenhet eller annars större vikt. Planavdelningen inom Samhällsbyggnadsförvaltningen är nämndens operativa och verkställande organ avseende planfrågor. Avdelningen bildades i januari 2015 då en organisationsförändring genomfördes vilket innebar att den dåvarande Plan- och byggavdelningen delades upp i två avdelningar Planavdelningen och Bygg-, Mät- & Kartavdelningen. Syftet med organisationsförändringen var bland annat att förstärka planarbetet genom att skapa ännu mer fokus och tydlighet kring planfrågorna. Vidare återinfördes titeln stadsarkitekt för chefen på Planavdelningen. Intervjuad förvaltningschef, stadsarkitekt och planarkitekterna anser att organisationsförändringen har gett avsedd effekt. På avdelningen arbetar utöver stadsarkitekten år 2016 sju planarkitekter. Avdelningen ansvarar bland annat för att genom planprogram och detaljplan pröva lämpligheten för bebyggelse och bebyggelsens utformning på kommunens mark. Beträffande avdelningens personalresurser framgår det följande av avdelningens verksamhetsplan för år 2016: Avseende befolkningsmålet, 50 000 invånare 2028 2, så är planberedskapen god med tillgängliga resurser. Då ambitionen dessutom är att förädla befintliga miljöer för att skapa en framgångskommun med höglivskvalitet och en långsiktigt hållbar tillväxt, kommer antingen ytterligare resurser att krävas eller att andra prioriteringar göras inom verksamheten. Beroende på vilka beslut som kommer att fattas, utvecklingen avseende antal nyanlända människor till Trelleborg samt vilka prioriteringar som görs är bedömningen att det kommer att krävas ytterligare 2-7 heltidsanställda resurser inom avdelningen. I verksamhetsplanen betonas också att konsekvensen av att ej tillsätta resurser avseende högprioriterade stadsbyggnadsprojekt medför antingen att andra pågående projekt måste nedprioriteras, alternativt att framtidsutvecklingen i framdrivs i långsammare takt. 3.1.1. Kommentarer Vi kan utifrån intervjuerna konstatera att den genomförda organisationsförändringen upplevs som positiv. Vidare noterar vi att Planavdelningens bedömning är att de inte har tillräckligt med personella resurser för att klara samtliga mål och ambitioner som finns. 1 Fastställt av Kommunfullmäktige 2016-02-29 31. 2 Kommunfullmäktige fastställde år 2011 befolkningsmålet om 50 000 invånare år 2025. Befolkningsmålet användes för första gången i befolkningsprognosen 2012-2032 och därefter i befolkningsprognos 2013-2033 och 2014-2030. Kommunfullmäktige beslutade 2015-02-23 att befolkningsmålet för om 50 000 invånare år 2025 revideras till 50 000 invånare år 2028. Augusti 2016 8
3.2. Mål och uppföljning Av Samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsplan för år 2016 framgår följande övergripande målsättning för Planavdelningen: Samhällsbyggnadsnämndens verksamhet inom planområdet syftar i första hand till att medverka till en långsiktigt hållbar utveckling vilket innebär att nuvarande och kommande generationer ska leva i en trygg och attraktiv fysisk miljö. Detta gör avdelningen genom att följa och förverkliga de översiktsplaner och miljömål som Kommunfullmäktige antagit. I verksamhetsplanen står det också att Särskilda utmaningar för planavdelningen under 2016 är att arbeta för befolkningsmålet 50 000 invånare år 2028, hållbarhetsfrågorna i den fysiska planeringen, stadens trafikinfrastruktur, genomförande av fördjupning av översiktsplan för Trelleborgs stad och klimatförändringarna. Det har upprättats ett antal effektmål och indikatorer som har bäring på detaljplaneprocessen. Effektmålen följs upp månadsvis av avdelningen och mer omfattande redovisningar till Samhällsbyggnadsnämnden görs i samband med delårs- och årsbokslut. Nedan görs en sammanställning av målen för år 2015-2016 och uppföljningen av målen från år 2015. Effektmål och indikatorer Effektmål för år 2015-2016 Uppföljning av effektmål/indikatorer 2015 1. Kunden ska uppleva en god service vid frågor till förvaltningen Indikator. 80 % procent av kunderna ska vara nöjda. (Planavdelningen följer upp effektmålet genom att dela ut utvärderingskort vid varje samrådsmöte som avdelningen genomför.) Uppfyllt. Uppföljningen av indikatorn visar att sju svarat och att 86 % varit nöjda. Indikator. I överklagningsärenden skall 90 % av nämndens beslut stå fast vid en överprövning. Ej uppfyllt. Resultatet för år 2015 var 70 % vilket är en försämring gentemot 2014 då resultatet var 81 %. 2. Samhällsplaneringen ska bidra med en långsiktigt hållbar utveckling av Indikator. Andelen jungfrulig mark som ianspråktas vid planläggning ska minska Ej uppfyllt. Jungfrulig mark definieras här som ej tidigare hårdgjord och ej tidigare planlagd mark. År för antag. av dp Planlagd mark (m 2 ) Varav jungfrulig mark (m 2 ) Andel 2015 264 800 64 000 24 % 2014 665 000 12 000 1,8 % Indikator. Andelen bostäder i kollektrafiknära lägen ska vid planläggning öka. Uppfyllt. Kollektivtrafiknära läge definieras som bostäder inom 500 m till hållplats för stadsbuss eller inom 1 km från hållplats för regionbuss eller tåg. År för antag. av dp Antal möjliga tillkommande bost. Varav kollektivtrafiknära bost. Andel 2015 62 62 100 % 2014 20 9 45 % Augusti 2016 9
Under intervjuerna med förvaltningschef, stadsarkitekt och planarkitekterna ställdes frågan om nämndens målstyrning är ändamålsenlig. De intervjuade anser att målstyrningen kan vidareutvecklas och vid granskningstillfället hade förslag på nya effektmål för 2017 tagits fram. En annan synpunkt som kom fram var att kopplingen mellan fullmäktiges vision och mål och Planavdelningens arbete måste förtydligas och att förutsättningarna preciseras. Översiktsplan och fördjupad översiktsplan s översiktsplan är antagen av Kommunfullmäktige 2010-06-21 110 och i planen betonas kommunens viktigaste tankar och visioner för den framtida utvecklingen vad gäller bebyggelse, mark, kust och hav. Vi noterar att ingen aktualitetsprövning skett under nuvarande mandatperiod. I Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till budgetskrivelse för 2017, ärendet ska behandlas av Samhällsbyggnadsnämnden i september, finns det ett förslag till påbörja arbetet med ny översiktsplan hösten 2017 3. Utöver kommunens översiktsplan finns det en fördjupad översiktsplan 4 för Trelleborgs kommun. Planen har ersatt Översiktsplan 2010 inom ett antal utpekade geografiska områden. Fördjupning av översiktsplanen för Trelleborgs stad 2025 funktion är att vara ett strategiskt underlag för den fysiska markanvändningen så att beslut fattas med så mycket kunskap som möjligt om stadens förutsättningar och förstärkningar. 3.2.1. Kommentarer Granskningen har visat att det har upprättats mål för Planavdelningen och att det pågår ett arbete med att vidareutveckla målstyrningen. Vi rekommenderar Samhällsbyggnadsnämnden att i det fortsatta arbetet med att utveckla målstyrningen ta fram fler uppföljningsbara mål som är direkt kopplade till planverksamheten. Förslagsvis skulle det kunna tas fram mål som uttrycker nämndens förväntningar och ambitioner avseende antal bostäder i antagna detaljplaner. 3 KS ansvarar för översiktlig planering enligt reglementet. SBN har ansvar att påtala att aktualisering behövs. 4 Fördjupning av Översiktsplanen för Trelleborgs Stad 2025. Antagen av Kommunfullmäktige 2014-05-26. Augusti 2016 10
3.3. Detaljplaneprocessen Det har tagits fram mallar och riktlinjer för s detaljplaneprocess. Utifrån dessa och intervjuerna kan detaljplaneprocessen åtta steg. I Figur 1 nedan illustreras översiktligt detaljprocessens 5 delas in i åtta steg och i Bilaga 1 görs en mer detaljerad redogörelse för processens åtta steg. Figur 1. Detaljplaneprocessens olika steg. Vid intervjuerna med planchef och handläggare ombads de att reflektera över vad som kan vidareutvecklas när det gäller detaljplaneprocessen. Några synpunkter som kom fram avseende utvecklingsområden var att: arbetsrutiner och arbetssätt i större utsträckning kan dokumenteras roller och ansvar i kommunala projekt överlag kan förtydligas mark- och exploateringsenheten inom Tekniska förvaltningen upplevs som underbemannat (se vidare avsnitt 3.4) När det gäller Samhällsbyggnadsnämndens interna kontrollplan för år 2016 noterar vi att den inte omfattar någon specifik kontroll avseende detaljplaneprocessen. 3.3.1. Kommentarer Vår granskning har visat att det finns dokumenterade övergripande rutiner och riktlinjer för detaljplaneprocessen. Under intervjuerna har det lyfts fram en synpunkt beträffande 5 Processen från någon får en idé om att bygga något till att en fastighet står färdig och ska förvaltas brukar benämnas samhällsbyggnadsprocessen. Denna process består av planskede, byggskede och förvaltningsskede. Figur 1 visar dock endast processen i samband med planskedet. Augusti 2016 11
att arbetsrutiner och arbetssätt i större utsträckning kan dokumenteras samt att roller och ansvar i kommunala projekt överlag kan förtydligas. Vi rekommenderar Samhällsbyggnadsnämnden att i samverkan med berörda nämnder medverka till att det tas fram riktlinjer för detaljplaneprocessen och kommunala projekt. Bland annat för att få underlag för att kunna optimera rutiner och arbetssätt. Vi anser att Samhällsbyggnadsnämnden sammantagna interna kontroll hade tjänat på att kompletteras med kontrollmoment som direkt berör Planavdelningens verksamhet. Exempelvis skulle den interna kontrollplanen kunna inkludera kontrollmoment där handläggarna kontrollerar varandras planärenden. En sådan rutin kan vara en del i arbetet med att identifiera flaskhalsar och säkerställa kvaliteten och rättssäkerheten i detaljplaneprocessen. Augusti 2016 12
UTKAST 3.4. Effektivitet och kvalitet i detaljplaneprocessen År 2014 gjorde Planavdelningen en inventering beträffande kommunens planberedskap 10. Inventeringen visade bland annat att det i Trelleborgs kommun finns följande tomter som är planlagda men inte bebyggda: 87 tomter för enbostadshus 8 tomter för flerbostadshus och omkring 105 lägenheter. Intervjuad förvaltningschef och stadsarkitekt uppger att planberedskapen överlag i kommunen är god. Vidare uppger stadsarkitekt att det arbetas systematiskt för att bibehålla en god planberedskap inom olika områden, bland annat genom planprioriteringar (se Bilaga 1). Tabell 1. Antal begäran om planbesked. 6 År 2014 2015 2016 Begäran om planbesked 14 19 3 Tabell 2. Antal posit/negat. planbesked. 7 År 2014 2015 2016 P N P N P N Planbesked 6 2 12 1 7 2 Tabell 3. Antal planuppdrag. 8 År 2014 2015 2016 Planuppdrag 8 11 8 Tabell 4. Antal påg. och antag ärenden 9 År 2014 2015 2016 Antal pågående 16 12 12 Antal antagna detaljplaner 4 7 4 Tabellerna 1-3 visar hur utvecklingen av planbesked och planuppdrag mellan 2014 och 2016. År 2015 inkom 19 begäran om planbesked och 13 planbesked gavs (12 positiva och 1 negativt.). Under samma år beslutade Samhällsbyggnadsnämnden om ge Planavdelningen 11 planuppdrag. Fram till och med augusti 2016 har tre begäran om planbesked inkommit och 9 planbesked getts (sju positiva och två negativa). Vidare har åtta planuppdrag lämnats till Planavdelningen. Av Tabell 4 framgår det att antalet pågående planärenden minskat något under åren 2014-2015, från 16 till 12. Enligt uppgift från Planavdelningen finns det 10 planuppdrag som avdelningen inte arbetar med på grund av att det antingen har tagits ett planprioriteringsbeslut eller att detaljplanearbetet inte är aktuellt längre. Planavdelningen följer regelbundet upp och redovisar handläggningstiden för kommunens detaljplaner i sina verksamhetsuppföljningar. Statistiken från uppföljningarna visar att fyra detaljplaner antagits under perioden januari-mars 2016 och den genomsnittliga handläggningstiden för planerna var 28,5 månader(medianvärdet 43 månader 11 ). År 2015 antogs sju planer och den genomsnittliga handläggningstiden var 29 månader (medianvärdet 24 månader.) Vidare antogs fyra planer år 2014 och den genomsnittliga handläggningstiden var 16 månader (medianvärdet 16,5 månader). 6 Källa: Planavdelningen (inom Samhällsbyggnadsförvaltningen),. 7 Källa: Planavdelningen (inom Samhällsbyggnadsförvaltningen),. 8 Källa: Planavdelningen (inom Samhällsbyggnadsförvaltningen),. 9 Källa: Verksamhetsuppföljning (jan-mars 2016), Verksamhetsuppföljning 2014 resp. 2015, Samhällsbyggnadsnämnden,. 10 Planberedskap inventering av tomter som förefaller sig vara planlagda men inte bebyggda i, 2014-09-02. 11 Förklaringen till differensen mellan dessa lägesmåtts utfall är att medelvärdet endast representerar genomsnittet för handläggningstiderna, medan medianvärdet tar hänsyn till om värden varierar kraftigt. Augusti 2016 11
UTKAST Vi noterar att Samhällsbyggnadsnämnden inte har som rutin att följa upp och dokumentera handläggningstiderna för planbesked, som enligt planoch bygglagen högst får ta fyra månader. Intervjuades synpunkter avseende detaljplaneprocessens effektivitet Vid intervjuerna med förvaltningschef, stadsarkitekt och planarkitekter ställdes frågan hur de ser på handläggningstiderna för detaljplanerna. I stort sett anses handläggningstiderna vara tillfredsställande. Det understryks dock att det ibland förekommer situationer som gör att handläggningstiden blir lång. En faktor som lyfts fram är att detaljplaneprocessen är avhängig flera andra aktörers handlande, såsom Mark och exploatering (som ligger under Tekniska förvaltningen), privat byggherre, annan nämnd och Länsstyrelsen. Det blir alltså centralt att dessa aktörer är i samförstånd i olika frågor. En annan faktor som lyfts fram är att Länsstyrelsen ofta har krav på ytterligare utredningar under planarbetets gång, vilket gör att detaljplaneprocessen kan förlängas. Kvaliteten i detaljplaneprocessen Tabell 5. Antal avgjorda planärenden. 12 År 2014 2015 2016 S U S U S U Kommunens besl. står sig 3 5 2 4 Tot. avg. i högre inst. 3 5 6 Ett sätt att kontrollera s detaljplaneprocess kvalitet är att titta på hur många ärenden som avgjorts i högre instans (Länsstyrelsen 13 ) och hur många av dessa som står sig respektive upphävs. Tabell 5 visar antalet avgjorda planärenden i högre instans mellan år 2014 och 2016. Utifrån tabellen kan det konstateras att under perioden 2014-2015 har inga överprövade planärenden gått emot. Vi noterar dock att fram till och med augusti år 2016 har sex planärenden avgjorts i högre instans och av dessa har fyra 14 domslut gått emot, dvs. Samhällsbyggnadsnämndens beslut upphävdes helt eller delvis. 3.4.1. Kommentarer Planavdelningen följer regelbundet upp balansen mellan beslutade och avslutade planuppdrag samt handläggningstiderna. Beträffande handläggningstiderna för detaljplanerna noterar vi att år 2015 var den genomsnittliga handläggningstiden 29 månader (medianvärdet 24 månader). Eftersom Samhällsbyggnadsnämnden inte har upprättat några mål eller formulerat några ambitioner för handläggningstiderna för detaljplaner går det inte att bedöma huruvida de är tillfredsställande eller ej. I granskningen har vi också noterat att handläggningstiderna för planbesked inte följs upp och redovisas i nämndens verksamhetsuppföljningar. Vi rekommenderar nämnden att överväga att ta fram 12 Källa: Planavdelningen (inom Samhällsbyggnadsförvaltningen),. 13 För överklagande av antagna detaljplaner gäller från 1 juni 2016 att överklagande av kommunens beslut sker till markoch miljödomstol. 14 I två av ärendena har beslutat att överklaga Länsstyrelsens beslut och ärendena är fortfarande inte avgjorda mark- och miljödomstolen (MMD). Augusti 2016 12
UTKAST uppföljningsbara mål som uttrycker nämndens förväntningar och ambitioner på handläggningstiden för detaljplanerna samt regelbundet följa upp handläggningstiderna för planbesked. Granskningen har visat att under åren 2014-2015 har inga planärenden som avgjorts i högre instans upphävts. Vi noterar dock att fram till och med augusti 2016 har sex planärenden avgjorts i högre instans och i fyra fall har kommunens beslut upphävts (upphävts helt eller delvis). Vi rekommenderar Samhällsbyggnadsnämnden att beakta denna iakttagelse. Augusti 2016 13
UTKAST 4. Bedömningar Granskningen revisionsfråga har varit: Säkerställer Samhällsbyggnadsnämnden att det finns en ändamålsenlig detaljplaneprocess? Efter genomförd revision och genomgång av granskningens samtliga kontrollmål gör vi bedömningen att Samhällsbyggnadsnämnden i huvudsak säkerställer en ändamålsenlig detaljplaneprocess. Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Bedömning Kontrollmål 1: Mål och riktlinjer finns framtagna för detaljplaneprocessen Kontrollmål 2: Det finns en tillfredsställande planberedskap Kontrollmål 3: Balansen mellan beslutade planuppdrag och antagna detaljplaner följs upp Kontrollmål 4: System och rutiner för framtagande av detaljplaner fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Kontrollmål 6: Riktlinjer och rutiner för framtagande av detaljplaner efterlevs Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt Vi kan konstatera att det finns uppföljningsbara mål och riktlinjer för detaljplaneprocessen. Likaså har granskningen visat att det har upprättats övergripande dokumenterade riktlinjer för detaljplaneprocessen. Vår granskning har dock visat att det finns ett behov av se över riktlinjerna. I avsnitt 3.2. lämnas förslag på hur målstyrningen och uppföljningen kan vidareutvecklas. Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt Vår granskning har visat att Planavdelningen har analyserat kommunens planberedskap och kommit fram till att den är tillfredsställande. Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt Planavdelningen följer löpande upp planbalansen och redovisar den i samband med del- och årsbokslut. Därmed är vår bedömning att det sker en tillfredsställande uppföljning av balansen mellan beslutade och avslutade planuppdrag. I avsnitten 3.4. lämnas förslag på hur detta område kan vidareutvecklas. Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt Utifrån gjorda intervjuer kan vi konstatera att på ett övergripande plan upplevs system och rutiner för framtagande av detaljplaner fungera på ett ändamålsenligt sätt. I avsnittet 3.3. lämnas förslag på hur detta område kan vidareutvecklas. Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt Granskningen har visat att den interna kontrollplanen saknar dokumenterade kontrollmoment som säkerställer att riktlinjer och rutiner för framtagande av detaljplaner efterlevs. I avsnitt 3.3. lämnas förslag på hur detta område kan vidareutvecklas. 2016-09-13 Adrian Göransson, projektledare Alf Wahlgren, uppdragsledare Augusti 2016 14
UTKAST Bilaga 1 Detaljplaneprocessens olika delar Vid varje terminsstart tas ett beslut i samband med Samhällsbyggnadsnämnden vilka stadsplaneringsprojekt som ska prioriteras. Detaljplaneprioriteringen är uppbyggd på olika kategorier (se punkterna nedan). Prioriteringen är gjord utifrån att det ska finnas aktiva planprojekt i varje kategori. Strategiska nyckeldragare för att utveckla Trelleborg som attraktiv stad. Främst med inriktningen kuststad och handelsstad Rullande årsschema för utvecklingsorterna Tyngdpunkten på förtätningsprojekt och blandstad i Trelleborgs stad och tyngdpunkt på marknära boende i utvecklingsorterna Nyttja kollektivtrafiknära lägen Minska andelen jungfrulig mark som ianspråktas Gynna privata initiativ Gynna genomförandeinriktade detaljplaner 1. Registrering. Planförslag inkommer från kommunala eller privata aktörer och ärendet registreras Planavdelningens ärendehanteringssystem. 2. Planbesked. Enligt PBL 5 kap 4 ska planbesked lämnas inom fyra månader från att en komplett begäran inkommit till ge sitt planbesked (positivt eller negativt) inom fyra månade, såvida inte kommunen och den som har gjort begäran kommit överens om något annat. När ett planbesked och förhandsbesked inkommer ska till Planavdelningen det enligt gällande riktlinjer ska det bildas en projektgrupp bestående av en bygglovsarkitekt och en planarkitekt. Planarkitekten ansvarar för planbeskedet och bygglovsarkitekten för förhandsbeskedet men handläggningen av ärendet görs tillsammans i projektgruppen. Detta för att i ett tidigt skede se till att tjänsteskrivelsen täcker in många aspekter av ärendet. Översiktsplanen, lokala förutsättningar och målsättningen att öka bostadsbyggandet är några faktorer som vägs in i beslutet om vilka ansökningar som leder vidare till en detaljplan. 3. Planprogram Samhällsbyggnadsnämnden kan välja att ta fram ett planprogram. Planprogram tas fram när det gäller ett större område och där det finns ett behov av att utreda förutsättningar och visioner som finns för det specifika området. Syftet med att ta fram ett planprogram är att kommunen tidigt ska kunna få ett så brett och bra beslutsunderlag som möjligt. Ofta berörs många i det tänka planområdet såsom Augusti 2016 15
UTKAST boende, näringsidkare med mera. Dessa får en möjlighet till insyn och påverkan genom att lämna synpunkter och idéer innan beslut om vad som ska hända är fattade. 4. Samråd Planavdelningen utarbetar ett planförslag som efter beslut av Samhällsbyggnadsnämnden skickas ut till alla som berörs av förslaget och till samtliga obligatoriska remissinstanser. Planförslaget publiceras på hemsidan, i kommunhuset mm. Kommunstyrelsen, Lantmäteriet och Länsstyrelsen är de tre instanser som nämnden måste få in synpunkter ifrån. 5. Granskning Planförslaget bearbetas efter samrådet, och därefter beslutar Samhällsbyggnadsnämnden om att skicka förslaget för granskning till berörda instanser och ställa ut det för granskning. Efter granskningstiden sammanfattas synpunkterna som kommit in och redovisas i ett granskningsutlåtande. Granskningen är ett tillfälle där Länsstyrelsen har möjlighet att yttra sig över om förslaget behöver ändras utifrån Länsstyrelsens ingripandegrunder. Länsstyrelsen kan då meddela kommunen att om planförslaget inte ändras kan beslutet att anta planen komma att överprövas. 6. Antagande Det slutgiltiga förslaget till detaljplan godkänns av Samhällsbyggnadsnämnden. Av nämndens reglementes 4 - delegering från fullmäktige framgår det att nämnden får anta, ändra eller upphäva detaljplaner som inte är av principiell beskaffenhet eller annars större vikt. Planer eller områdesbestämmelser av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt är bland annat planer och bestämmelser för större områden eller planer och bestämmelser som reglerar flera motstridiga intressen, avser känsliga miljöer eller medför större ekonomiska eller andra åtaganden för kommunen. En förutsättning för Samhällsbyggnadsnämndens befogenheter enligt ovan är att Kommunstyrelsen inte har någon erinran mot åtgärden. 7. Laga kraft Planen kan överklagas till Länsstyrelsen inom tre veckor efter kommunens beslut. Om ingen överklagar vinner detaljplanen laga kraft efter tre veckor. När planen vunnit laga kraft kan bygglov lämnas i enlighet med planen. Augusti 2016 16