Uppföljning av det interna kontrollarbetet 2014 Osby kommun 25 februari 2015 Anna Hammarsten
Bakgrund, syfte och metod Bakgrund Kommunstyrelsen och nämnderna ska i enlighet med gällande kommunallag tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har beslutat om. De ska även tillse att den interna kontrollen är tillräcklig. Syfte Syftet är att granska hur kommunstyrelsen, nämnder och de helägda kommunala bolagen följer och leder det interna kontrollarbetet utifrån interna kontrollplaner, dokumentation och uppföljning. Metod Uppföljningen har skett genom att uppföljande frågor skickats till övergripande ansvarig för intern kontroll, t.f. ekonomichef. Ytterligare avstämning har även genomförts. Vidare har granskning gjorts av aktuella dokument för styrelsens och nämndernas interna kontrollarbete. EY har även valt att följa upp iakttagelser från 2013 års granskning av den interna kontrollen i Osby kommun. Revisionskriterier Kommunallagen 6 kap. 1-2 samt 7. Interna styrdokument COSO-modellen 2 Page 2
Rekommendationer i 2013 års revisionsgranskning Kommunstyrelsens, nämnders och bolagens interna kontrollplaner bör på ett tydligt sätt kopplas till väl utvecklade och dokumenterade risk- och väsentlighetsanalyser som utgår från en bruttorisklista kopplade till verksamhetsmålen. Både ekonomiska, juridiska och verksamhetsmässiga risker bör beaktas. På grund av organisationsförändringen i kommunen bör kommunstyrelsen tillse att den interna kontrollen i kommunen bedrivs på ett tillfredsställande sätt och i enlighet med framtagna anvisningar för kommunens interna kontrollarbete avseende dokumentation. För att undvika missförstånd och i längden ofullständiga svar i kontrollrapporterna bör kommunstyrelsen tydliggöra hur anvisningarna ska tillämpas. Enligt kommunens reglemente för intern kontroll har kommunstyrelse och nämnder en skyldighet att löpande följa upp sitt arbete med intern kontroll. För att tillse att reglementet följs och för att stärka det interna kontrollarbetet bör vissa nämnder se över om en uppföljning av det interna kontrollarbetet kan genomföras under både delår och årsbokslut. Page 3 Presentation title
Revisionsfrågor Hur har kommunstyrelsen organiserat det interna kontrollarbetet? Hur bedrivs det interna kontrollarbetet hos olika nämnder/förvaltningar? Bygger de interna kontrollplanerna på risk- och väsentlighetsanalyser? Hur har det interna kontrollarbetet dokumenterats? Hur sker återrapportering och framförs förslag till förbättringar? Reglemente för intern kontroll, KF 1999-03-22, 27 Mallar för intern kontroll och uppföljning, KS 2009-11-25 Stratsys (IT-system) används vid sammanställning av övergripande kontrollrapport Samordnare för intern kontroll tf. ekonomichef Ekonomgruppen behandlar intern kontroll vid sina möten Förvaltningschef ansvarar för att upprätta en god intern kontroll inom nämndens ansvarsområde. Risk- och väsentlighetsanalys à intern kontrollplan. Förslag på intern kontrollplan redogörs för nämnden under hösten, alternativt efter årsskiftet. Förslag till internkontrollplan registreras i Stratsys. Vid eventuella förändringar efter beslut i nämnden revideras planen. Uppföljning av den interna kontrollen beslutas på samma möte som årsbokslutet. En sammanställning av samtliga nämnders uppföljningar görs i Stratsys. Ja. Förvaltningarna arbetar utifrån en mall för risk- och väsentlighetsbedömning, från 25 november 2009. Granskarna saknar dock dokumenterade bruttorisklistor. Det interna kontrollplanerna dokumenteras i Stratsys. Interna kontrollplaner diarieförs även efter politiskt beslut och i enlighet med gällande riktlinjer. Varje nämnd har en skyldighet att årligen fastställa en plan för uppföljning av den interna kontrollen inom nämndens ansvarsområde. Återrapportering sker i samband med årsbokslut. Vid avvikelse ska det enligt mallen framgå förslag till förbättringar. Page 4
Uppföljning av den interna kontrollen 2014 Interna kontrollplanen 2014 antogs 2014-02-26 Uppföljning av den intern kontrollen 2014 hanteras av kommunstyrelsen för beslut 2015-03-25 Under 2014 hade kommunen inga kommunövergripande kontrollområden, utan nämndspecifika kontrollområden Enligt granskat arbetsmaterial konstaterades inte några större avvikelser i de genomförda kontrollerna. Kommentarer I 2013-års granskning av den interna kontrollen påpekades att det inte fanns några dokumenterade bruttorisklistor, vilka ska ligga till grund för risk- och väsentlighetsanalysen. Vid årets uppföljning av den interna kontrollen har revisionen ej fått ta del av några bruttorisklistor. Det är positivt att förtroendevalda, enligt t.f. ekonomichef, efterfrågat risk- och väsentlighetsanalyser. Under 2013 lämnade inte överförmyndaren in någon uppföljning av den interna kontrollen. Under 2014 har överförmyndaren lämnat in både plan och uppföljning. Tillstånds- och myndighetsnämnden och det kommunala bolaget Fjärrvärme i Osby AB har inte lämnat in uppföljning av den interna kontrolen vid granskningstillfället, vilket gör att vi inte kan bedöma 2014 års arbete kring den interna kontrollen inom ramen för denna uppföljning. Page 5 Presentation title
Uppföljning av den interna kontrollen 2014 Kommunstyrelsen Samtliga kontrollmoment är inte ifyllda i enlighet med den kommungemensamma mallen ( Delegationsanmälan och rapportering ) Vid identifierade avvikelser framgår inte åtgärder vid samtliga kontrollpunkter ( Felanmälan helger och nätter ) Kontrollansvarig, samt när kontrollen genomförts framgår vid samtliga kontrollmoment i uppföljningen. Utbildningsnämnden/Barn- och skolnämnden Samtliga planerade kontroller är genomförda under 2014 Vid identifierade avvikelser framgår åtgärder/förslag till förbättring Socialnämnden/Vård- och omsorgsnämnden Fyra av fem kontrollområden är kontrollerade under 2014. Rutin för återsökning av medel flyktingmottagandet finns med i planen för 2015, efter ett tillägg den 2015-02-25 Vid avvikelser har förslag till åtgärder lämnats, vid de kontroller som gjorts 2014. I 2014 års interna kontrollplan framgår inte en riskbedömning av de fyra kontrollområdena. Page 6 Presentation title
Uppföljning av den interna kontrollen 2014 Överförmyndaren Två av fyra riskområden har inte kontrollerats under 2014. Risker kopplade till dokumenthanteringsplanen har inte kontrolleras eftersom det under året saknats en plan. Vid identifierade avvikelser framgår inte åtgärder i enlighet med kommunens mall. Istället har överförmyndaren valt att skriva in åtgärder under en annan rubrik. Samtliga fyra risker som fanns med i den interna kontrollplanen 2014, återkommer i planen för 2015 Osbybostäder AB Samtliga kontroller är genomförda under 2014. Uppföljning av den interna kontrollen är ifylld i enlighet med kommunens mall för uppföljning. Tillstånds- och myndighetsnämnden och det kommunala bolaget Fjärrvärme i Osby AB har inte lämnat in uppföljning av den interna kontrollen vid granskningstillfället (2015-02-18), vilket gör att vi inte kan bedöma 2014 års arbete kring den interna kontrollen inom ramen för denna uppföljning. Page 7 Presentation title
Sammanfattande bedömning En tillräcklig intern kontroll förutsätter ett strukturerat arbetssätt enligt definierade processer och rutiner, integrerade i organisation och system och i det löpande arbetet. God Revisionssed 2014 Vår bedömning är att Osby kommun inte beaktat och vidtagit åtgärder i tillräcklig utsträckning utifrån de rekommendationer som lämnades i samband med granskningen av den interna kontrollen i mars 2013. Efter genomförd uppföljning lämnas följande kommentarer/rekommendationer: En risk- och väsentlighetsanalys bör enligt God revisionssed bygga på dokumenterade bruttorisklistor. Kommunstyrelsen bör därför tillse att bruttorisklistor dokumenteras och följs upp kommande år i syfte att skapa systematik i riskanalysarbetet. Kommunstyrelsen bör tillse att det skapas förutsättningar för de att utveckla sin roll och betydelse för den interna kontrollen, framför allt i risk- och väsentlighetsanalysen. Kommunstyrelsen och nämnder bör tillse att både ekonomiska, juridiska och verksamhetsmässiga risker beaktas i risk- och väsentlighetsanalysen. För att stärka det interna kontrollarbetet bör kommunstyrelsen och nämnder tillse att det i uppföljningen av den interna kontrollen tydligt framgår åtgärder vid avvikelse, samt att samtliga kontrollmoment är ifyllda i enlighet med kommunens framtagna mall. Kommunstyrelsen bör se över möjligheten att utnyttja Stratsys till dess fulla potential, med syfte att effektivisera arbetet med den interna kontrollen. Page 8