Översiktlig granskning av delårsrapport 2011-06-30 Revisionsrapport Audit KPMG AB 2011-12-12 Antal sidor: 11
Innehåll 1. Sammanfattning/bakgrund 1 1.1 Finansiella mål och god redovisningssed 1 1.2 Mål för verksamheten 1 2. Syfte 2 3. Avgränsning 2 4. Revisionskriterier 2 5. Ansvarig styrelse 3 6. Metod 3 7. Projektorganisation 3 8. Anvisningar och styrdokument 3 9. Bedömning utifrån fullmäktiges mål 4 9.1 Bakgrund 4 9.2 Finansiella mål 4 9.3 Verksamhetsmål 4 9.3.1 Resultat av den övergripande verksamhetsuppföljningen 5 10. Delårsrapporten i övrigt 5 10.1 Förvaltningsberättelsen 5 10.2 Balanskravet 5 10.3 Resultaträkning 6 10.4 Balansräkning 6 10.5 Kassaflödesanalys 7 10.6 Sammanställd redovisning 7 10.7 Nämndernas berättelser 8 10.7.1 Barn- och ungdomssektor -4,2 mkr 8 10.7.2 Social sektor -5,9 mkr 8 10.7.3 Kommunledningskontoret -2,3 mkr 9 10.7.4 Samhällsbyggnadssektor -2,7 mkr 9 10.7.5 Övrigt -0,4 mkr 9 10.7.6 Löner, pensioner (netto) -2,1 mkr 9 10.7.7 Finansen 9,7 mkr 9
1. Sammanfattning/bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att översiktligt granska delårsrapporten per 2011-06-30. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Kommunens revisorer ska enligt 9 kap KL 1 bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat (9a ). Revisorernas uttalande avges i revisorernas bedömning av delårsrapporten. Vårt uppdrag är att granska delårsrapporten för att ge revisorerna underlag för sin bedömning. Vi bedömer att delårsrapporten visar ett rättvisande resultat och att rapporten i allt väsentligt har upprättats enligt lagens krav och normerande organ. 1.1 Finansiella mål och god redovisningssed Helårsprognosen för år 2011 ligger på ett resultat om -4,7 mkr, vilket tillsammans med vissa återläggningsposter, såsom reavinster vid fastighetsförsäljningar, skulle innebära att kommunens ekonomi inte kommer att vara i balans för helåret 2011. Ekonomiska mål: Inte något av kommunens tre ekonomiska mål för resultat, soliditet respektive självfinansiering av investeringar beräknas uppfyllas. Revisorerna anses ha tillräckliga underlag till sin bedömning om målens uppfyllandegrad och kan med viss sannolik också bedöma att den lagda helårsprognosen kommer att kunna hållas. Det finns dock såväl risker som möjligheter i lagd helårsprognos. Vid revisorernas bedömning om rimligheten i att helårsprognosen kommer att hållas, finns alltid en viss risk för att vissa fordringar eller avsättningar inte är tillräckliga, t ex avseende avsättning för semesterlöneskuld, då denna beräknas och fastställs enbart vid årets slut. Avseende finansen (skatteavräkningen), så har man för helårsprognosen använt sig av prognosen som erhölls i augusti 2011 från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), vilket bör säkerställa en så korrekt helårsprognos som möjligt. Vi bedömer att delårsrapporten i allt väsentligt har upprättats i enlighet med den kommunala redovisningslagen och i enlighet med god redovisningssed. 1.2 Mål för verksamheten Kommunstyrelsens nya styrkort fokuserar på fyra verksamhets-/affärsområden, nämligen: Attraktivitet Utveckling och omsorg om barn och unga Utveckling och omsorg om vuxna Fysisk hållbar utveckling Varje verksamhetsområde följs upp utifrån fyra olika perspektiv. Medborgar-/brukarperspektivet som fokuserar på kundnyttan. Processperspektivet som tar sikte på att ha rationella 1 Kommunallag (1991:900) 1
2. Syfte och effektiva arbetsmetoder och processer. Medarbetarperspektivet som lyfter fram kompetensförsörjning, rekrytering, värdegrund, ledarskap, medarbetarskap mm. Resursperspektivet som beskriver hur väl kommunen använder ekonomiska och andra resurser. I delårsrapporten följs dessa mål upp och enligt denna redovisning synes verksamheten i stort utvecklas i enlighet med uppställda mål. Måluppfyllelsen inom de olika verksamhetsområdena inom perspektiven resurs, brukar, medarbetare och process är redovisade i delårsrapporten. Målen är dock inte fullständigt redovisade då vissa mål endast mäts en gång per år eller vartannat år och därmed inte mäts till delårsbokslutet. Uppfyllandegraderna på målen varierar, men måluppfyllelsen synes rimlig och det under år 2010 igångsatta mätinstrumentet synes ha förbättrat kommunens måluppföljning jämfört med tidigare. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens delårsrapport har upprättats i enlighet med kommunallagen, kommunal redovisningslag och god redovisningssed i kommuner och landsting. Resultatet av vår granskning utgör underlag för kommunrevisorernas uttalande beträffande delårsrapporten. 3. Avgränsning Granskningen omfattar delårsrapporten per 2011-06-30. Granskningen av räkenskaperna är översiktlig och avser endast underlag för bedömning av fullmäktiges finansiella mål. Vår granskning har varit inriktad på att hitta väsentliga fel (bedömda eller konstaterade) i delårsrapporten. I vår granskning ingår inte primärt att granska den interna kontrollen över kommunens kostnader och intäkter. Granskningen har inte som syfte att identifiera brottsliga handlingar, t ex förskingring. 4. Revisionskriterier Vi kommer att bedöma om delårsrapporten i allt väsentligt följer: Kommunallag och kommunal redovisningslag, KRL God redovisningssed, definierad av Rådet för Kommunal Redovisning, RKR, och Sveriges Kommuner och Landsting, SKL Interna regelverk och instruktioner Fullmäktigebeslut Vi kommer vidare att bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål kommunfullmäktige beslutat, som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. 2
5. Ansvarig styrelse Granskningen avser kommunstyrelsens delårsrapport som enligt 8 kap 20a KL ska behandlas av kommunfullmäktige. Rapporten är saklighetsgranskad av kommunens ekonomichef Karin Höljfors samt ekonom Vivi-Ann Åberg. 6. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument inklusive delårsrapporten Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker Analys av nyckeltal för verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige beslutade målen Stickprovsvis avstämning och verifiering av väsentliga balansposter mot specifikationer med tillhörande underlag i den omfattning som krävs för bedömning av fullmäktiges finansiella mål. Översiktlig analys av resultaträkningen 7. Projektorganisation Granskningen har genomförts under ledning av Jerker Stenqvist, Godkänd revisor/certifierad kommunal yrkesrevisor tillsammans med Per Ewerlöf, Revisor och Magnus Eriksson, Revisor. 8. Anvisningar och styrdokument I KRL framgår att kommunerna ska upprätta minst en delårsrapport som ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret, d v s högst åtta månader. Det är även den rapport som faller inom ramen för denna period som ska behandlas av fullmäktige och som revisorerna ska göra en bedömning av. I s dokument Ekonomiska styrprinciper, avsnitt 3.2 Delårsrapport, finns fastställt följande anvisningar: Delårsrapporten omfattar perioden 1.1-30.6 och upprättas av kommunstyrelsen i enlighet med kommunala redovisningslagen. Ekonomiavdelningen utfärdar anvisningar för rapporten. 3
9. Bedömning utifrån fullmäktiges mål 9.1 Bakgrund Enligt kommunallagens bestämmelser ska fullmäktige i budgeten ange finansiella mål och verksamhetsmål som har betydelse för god ekonomisk hushållning. Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de av fullmäktige beslutade målen. 9.2 Finansiella mål Kommunfullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning 2011: Kommunens mål för årets resultat var 1 % av skatter och utjämning (dvs ca 7,6 mkr). Prognosen visar dock på ett negativt resultat om -4,7 mkr. Noteras bör även att det långsiktiga målet är 2 % av skatter och utjämning. Målet om förstärkt soliditet beräknas inte att uppnås, då helårsprognosen visar 66,4 % mot 66,6 % vid föregående årsskifte. Målet om självfinansiering till 100 % av investeringar beräknas utfalla med 25 % och uppnås således inte heller. 9.3 Verksamhetsmål Kommunstyrelsens styrkort fokuserar numera på fyra verksamhets-/affärsområden, nämligen: Attraktivitet Utveckling och omsorg om barn och unga Utveckling och omsorg om vuxna Fysisk hållbar utveckling Varje verksamhetsområde följs upp utifrån fyra olika perspektiv. Medborgar-/brukarperspektivet som fokuserar på kundnyttan. Processperspektivet som tar sikte på att ha rationella och effektiva arbetsmetoder och processer. Medarbetarperspektivet som lyfter fram kompetensförsörjning, rekrytering, värdegrund, ledarskap, medarbetarskap m m. Resursperspektivet som beskriver hur väl kommunen använder ekonomiska och andra resurser. Styrkortet har därmed två övergripande dimensioner. Den ena dimension beskriver hur väl den kommunala verksamheten svarar mot respektive verksamhets-/affärsområde. Den andra beskiver hur väl den kommunala verksamheten fungerar utifrån ovan angivna perspektiv. Styrkortet är gemensamt för hela förvaltningen och ägs av kommunstyrelsen. Liksom tidigare gäller att vid väsentlig målavvikelse ska olika alternativa handlingsplaner sättas in. Uppföljningen enligt den nya modellen bygger på att kommunens olika verksamheter redovisar in utfall jämfört med aktuellt antaget mål i styrkortet. Måluppfyllelsen redovisas i spindel- /spridningsdiagram i form av procent, där hundra procent avser full måluppfyllelse. Styrkortet 4
innehåller totalt 34 mål på årsbasis, varav vissa mål inte mäts mer än en gång om året eller till och med endast vartannat år och därmed inte ingår i delårsbokslutet. 9.3.1 Resultat av den övergripande verksamhetsuppföljningen Varje verksamhetsområde innehåller ett antal mål och ses utifrån de olika perspektiven, resurs-, brukar-, medarbetar- och processperspektiv. Målen i resurs- och medarbetarperspektiven är gemensamma för samtliga verksamhetsområden, medan målen i brukar- och processperspektiven varierar mellan verksamhetsområdena. Resultatet av kommunens övergripande verksamhetsuppföljningen per 2011-06-30 visas i bifogad delårsrapport under avsnittet Övergripande verksamhetsuppföljning (sid 7-12 i delårsrapporten) samt i bifogad bilaga 2 till delårsrapporten, Diagram över respektive perspektiv. Vidare finns samtliga mål angivna i bifogad bilaga 1 till delårsrapporten, Styrkort 2011, dvs. även de mål som inte har mätts per delårsbokslutet, utan som bara mäts en gång om året. En samlad bedömning av de olika perspektiven brukar, medarbetare och process visar på skilda uppfyllandegrader enligt den övergripande verksamhetsuppföljningen i delårsrapporten. Måluppfyllelsen synes utifrån angivna beskrivningar som rimlig och genom detta nya förändrade uppföljningssystem synes kommunen ha erhållet ett bra instrument som kan utvecklas och användas bättre ur jämförelsesynpunkt jämfört med vad som skett tidigare. Sämst måluppfyllelse finns i perspektivet medarbetare, där utfallen ligger långt ifrån uppställda mål. Nuvarande värden härrör dock främst från medarbetarenkäten 2009 och en ny medarbetarenkät har genomförts sommaren 2011, vilket därmed kommer att redovisas först i årsredovisningen för år 2011. De vid halvårsbokslutet uppmätta målen i resursperspektivet visar på en låg uppfyllandegrad, vilket främst beror på den stora budgetavvikelse som prognostiseras för år 2011. 10. Delårsrapporten i övrigt 10.1 Förvaltningsberättelsen Enligt KRL 9:2 ska delårsrapporten innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av kommunens verksamhet och resultat sedan föregående års utgång. Uppgift ska lämnas om: sådana förhållanden som är viktiga för bedömningen av kommunens resultat och ställning sådana händelser av väsentlig betydelse för kommunen som har inträffat under rapportperioden eller efter dennes slut. Kommentar Vi bedömer att förvaltningsberättelsen tillsammans med nämndernas rapportering i allt väsentligt innehåller den information som den enligt ovanstående lagparagraf ska innehålla. 10.2 Balanskravet Helårsprognosen för år 2011 ligger på ett resultat om -4,7 mkr, vilket tillsammans med bl a återläggning av reavinster på fastighetsförsäljningar skulle innebära att kommunens ekonomi inte kommer att vara i balans för helåret 2011. 5
10.3 Resultaträkning (Belopp i mkr) Verksamhetens nettokostnader Utfall Året- 06-30 Utfall Fg år- 06-30 Budget året Prognos året Avvikelse prognos jmf med budget -387,1-372,5-760,9-779,0-18,1 Skatteintäkter, statsbidrag och utjämning 380,1 379,2 755,6 765,0 9,4 Finansnetto 4,7 4,8 8,8 9,3 0,5 Årets resultat -2,3 11,5 3,5-4,7-8,2 Kommentarer Den försämrade helårsprognosen jämfört med utfallet per 2011-06-30 beror främst på att man räknar med högre kostnader under andra halvåret, bl.a. för löner då årets löneökningar slår igenom mer under det andra halvåret. Analys helårsprognos Budget Prognos +/- Ref Barn- ungdomssektor -314,2-318,4-4,2 10.7.1 Social sektor -266,0-271,9-5,9 10.7.2 Kommunledningskontor -53,9-56,2-2,3 10.7.3 Samhällsbyggnadssektor -97,8-100,5-2,7 10.7.4 Internservice -16,9-17,3-0,4 Övrigt -8,8-9,2-0,4 10.7.5 Summa drift -757,6-773,4-15,8 Löner, pensioner (netto) 10,3 8,2-2,1 10.7.6 Finansen 764,5 774,2 9,7 10.7.7 Avskrivningar -13,7-13,7 0,0 3,5-4,7-8,2 10.4 Balansräkning Kommunen (Belopp i mkr) Året-06-30 fg år-12-31 Fg år-06-30 Balansomslutning 459,6 483,3 496,1 Redovisat eget kapital 319,7 322,1 321,3 Eget kapital reducerat med ansvarsförbindelse pensioner -96,1-93,7-111,4 Soliditet redovisad 70% 67% 65% Soliditet med hänsyn till de pensionsförpliktelser som inte redovisas bland skulder negativ negativ negativ Omsättningstillgångar 85,3 107,9 147,5 Kortfristiga skulder 130,9 152,2 165,7 Balanslikviditet 65% 71% 89% 6
Kommentar Till i stort sett samtliga väsentliga balansposter har huvudboksbilagor och specifikationer upprättats. Instruktioner finns utfärdade för periodiseringar etc inför delårsbokslutet. Efterlevnaden är dock något sämre än vid årsbokslutet. Ekonomiavdelningen förlitar sig på automatbokningarna och gör inga egna löpande avstämningar. Vår rekommendation är att kommunen genom löpande avstämningar säkerställer att periodiseringsrutinen fungerar. Vissa personalrelaterade kostnader såsom semesterskuld, upplupna löner etc omräknas enbart per årsskiftena. Om skulle ha bokat upp korrekta upplupna löneskulder, övertidsskulder, semesterlöneskulder samt ferielöneskulder per 2011-06-30 skulle bokfört resultat ha påverkats negativt. Avseende dessa löneskulder är de teoretiskt högst per halvårsskiftet, eftersom det huvudsakliga semester- och ledighetsuttaget görs i juli/augusti. Per helår och därmed även i prognosen blir semesterskulden dock korrekt beräknad. Revisorernas bedömning över om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om påverkas därmed inte av detta för år 2011 som helhet. SKL:s augustiprognos ligger till grund för fordran skatteintäkter avseende både delårsbokslutet respektive helårsprognosen. Bokslutsspecifikationer över balansposter finns upprättade till delårsbokslutet, dock inte för alla balansposter och inte i samma omfattning som vid årsbokslutet. Vi anser att bokslutsdokumentationen är rimlig, men skulle kunna förbättras ytterligare. Kommunen gör även löpande avstämningar på vissa konton, men dessa avstämningar dokumenteras inte på ett systematiskt sätt, vilket borde ske. Aktiveringar av årets investeringar görs löpande under året, vilket är bra. Avskrivningarna görs också från aktiveringstidpunkten. Anläggningsregistret är avstämt mot huvudboken. Kommunen har även införskaffat ett nytt system för anläggningsregister, vilket dock ännu inte har tagits i bruk. 10.5 Kassaflödesanalys Kassaflödesanalys beskriver årets kassaflöden från verksamheterna, från investeringar och från finansieringen samt hur de har inverkat på verksamhetens likvida ställning. Kommentar Kassaflödesanalysen synes korrekt och har granskats utan några väsentliga kommentarer. 10.6 Sammanställd redovisning KRL ställer inget krav på att delårsrapporten ska omfatta de kommunala företagen, vilket dock rekommenderas av Rådet för kommunal redovisning. Enligt KRL 8:2 ska den sammanställda redovisningen omfatta de juridiska personer i vilka kommunen har ett betydande inflytande. Av författningskommentarerna framgår att ett betydande inflytande förutsätts föreligga när kommunen innehar minst 20 % av rösterna i en annan juridisk person. Det finns dock möjlighet att göra avsteg från principen om företaget har en ringa omsättning eller balansomslutning. 7
Kommentar Delårsrapporten innehåller inte någon sammanställd redovisning, utan endast en kort översikt över resultatutvecklingen i de kommunala bolagen. En sammanställd redovisning i delårsrapporten är dock att rekommendera. 10.7 Nämndernas berättelser Nämndernas måluppfyllelse återfinns i delårsrapporten. Nämnderna beskriver också sina verksamheter jämfört med de anvisningar och mål som har satts upp. Denna information ger en god bild av verksamheterna och det som har hänt under året. Nedan följer en genomgång över de nämnder och enheter som beräknas ha en större skillnad i prognostiserat resultat jämfört med årets budget. 10.7.1 Barn- och ungdomssektor -4,2 mkr Orsaken till det beräknade överdraget om -4,2 mkr beror enligt sektorn till största delen på högre kostnader om -5,4 mkr avseende Familjeenheten på grund av bl a höga institutionskostnader. Även grundskolan och Förskola 1-5 år beräknar högre kostnader än budget med sammanlagt -1,1 mkr. Vidare prognostiserar sektorn positiva avvikelser om 2,3 mkr avseende gymnasiet jämfört med budget, då färre elever än beräknat väljer andra utbildningar utanför Eksjö. 10.7.2 Social sektor -5,9 mkr Äldreomsorg, -3,4 mkr avseende främst högre löner och det största underskottet ligger inom hemtjänsten, där flera av hemtjänstgrupperna haft svårt att hitta en lagom bemanningsnivå, vilket har medfört att det under perioder har funnit för mycket personal. Ett större arbete har påbörjats för att hitta en lagom nivå. LSS/LASS-verksamhet, -1,7 mkr. Under året har det noterats ett ökat behov av stöd och service till funktionshindrade, med ett antal nya ärenden och ett utökat behov även i befintliga ärenden. Behovet har utökats främst inom gruppen barn och ungdomar med neuropsykiatriska funktionshinder. Socialt stöd, -2,0 mkr. Beror på att ekonomiskt bistånd beräknas ge ett underskott om ca -2,5 mkr. Sektorsövergr. Funktioner, +1,3 mkr. Av ovanstående prognostiserat underskott om -5,9 mkr har 0,9 mkr beviljats för uttag ur sektorns resultatfond avseende projekt kvalitetsledare inom äldreomsorgen. 8
10.7.3 Kommunledningskontoret -2,3 mkr Man planerar med att disponera ca 2,2 mkr av resultatfonden för att finansiera budgetöverdraget pga främst följande kostnader: Högskolecenter inkl Vispark, -1,5 mkr. SFI-utbildning vid EksjöVux, -0,2 mkr. IT-tjänster från Höglandets kommunalförbund, extra ersättning om ca -0,5 mkr. 10.7.4 Samhällsbyggnadssektor -2,7 mkr De främst orsakerna till underskottet beror på följande: Prognosen för vinterväghållningen pekar på ett underskott om ca -1,7 mkr över budget. Kostnaden för fastighetsunderhåll överstiger budget med -0,6 mkr, vilket främst förklaras av högre kostnader för renovering av taket på Metropolitanbiografen. Uteblivna intäkter från Försvarsmakten för militärhistoriska museet innebär ett underskott om ca -0,7 mkr. 10.7.5 Övrigt -0,4 mkr Består av övriga verksamheter inom driften. Inga kommentarer. 10.7.6 Löner, pensioner (netto) -2,1 mkr Representerar skillnad mellan beräknade och faktiska lönekostnadsökningar, pensioner etc. 10.7.7 Finansen 9,7 mkr Avser skatter, utjämning och ränteintäkter/-kostnader. Den stora positiva avvikelsen beror på högre skatteintäkter om 9,6 mkr, vilket baseras på prognos från augusti 2011. KPMG AB, 2011-12-12 Jerker Stenqvist Certifierad kommunal yrkesrevisor Per Ewerlöf Revisor 9