samhällsskydd och beredskap 1 (6) Allmänna villkor för uppdragsersättning till frivilliga försvarsorganisationer Anslag 2:4 Krisberedskap, budgetåret 2014
samhällsskydd och beredskap 2 (6) Villkor för användning av anslagsmedel Följande villkor gäller för ersättning från anslag 2:4 Krisberedskap som betalas ut för uppdrag till frivilliga försvarsorganisationer. 1.1 Giltiga kostnader Beviljade medel från anslaget får användas i enlighet med de beslutade uppdragsbeskrivningar som skickats in till MSB. Organisationen får rekvirera medel från anslaget 2:4 för verksamhet som faller inom beslutade uppdrag. Endast kostnader kopplade till uppdragen är tillåtna dvs. kostnader som är direkt hänförbara till uppdraget. Kostnaden ska kunna verifieras med ett underlag som styrker faktiska volymer och kostnader utan några interna påslag. Det är inte tillåtet med generella påslag för OH-kostnader, schablonberäknade kostnader eller kostnader som bygger på interna kostnadsfördelningar utöver den medgivna ramen för OH-kostnader i uppdragsmallen. I det fall organisationen rekvirerar medel avseende kostnader för uttag ur eget lager ska materialets kostnader kunna verifieras. För att kostnaderna ska vara giltiga ska de ha uppstått det år som överenskommelsen avser. I det fall lönekostnader ingår i uppdraget ska kostnaden motsvara arbetsgivarens totala kostnad för den anställdes lön, dvs. lön, lagstadgade arbetsgivaravgifter och kostnader som följer av kollektivavtal som tecknats på det aktuella området. De lönekostnader uppdraget medför ska kunna kopplas till en attesterad specificerad tidredovisning. Organisationen ansvarar själv för eventuell finansiering av lönekostnader efter det att ersättningen från anslaget upphör. 1.1.1 Uppdragsersättning ska täcka faktiska kostnader Uppdragsersättningen ska täcka faktiska kostnader. Om ett uppdrag blir billigare att genomföra får inte samma uppdrag, eller ett annat uppdrag, utökas utan att omfördelningen av medel beviljas, se även 1.1.3. Eventuellt överskjutande belopp ska återbetalas. 1.1.2 Redovisning av kostnader Redovisningen ska vara gjord på ett sådant sätt att det går att hänföra alla kostnader till aktuellt uppdrag och aktuell tidsperiod. Det ska tydligt framgå i ekonomisystemet vilka kostnader som är hänförliga till anslaget 2:4 Krisberedskap, fördelat per uppdrag.
samhällsskydd och beredskap 3 (6) 1.1.3 Omfördelning Det totala belopp som anges i överenskommelsen får inte överskridas. De ekonomiska ramarna som anges per uppdrag är dock inte låsta. Det är tillåtet för organisationerna att utan särskilt godkännande av MSB göra omfördelningar mellan överenskomna uppdrag till ett maximalt belopp om 50 000 kr. Vid högre belopp ska kontakt tas med MSB för godkännande. Omfördelningar ska framgå av organisationens ekonomiska slutredovisning till MSB. 1.2 Rekvisition av medel Rekvisition av medel sker vid fyra tillfällen: den 1 mars 2014 den 1 juni 2014 den 7 september 2014 den 1 november 2014 Om inte annat överenskommits rekvirerar organisationen den 1 mars, den 1 juni och den 7 september en fjärdedel av de medel som beviljats enligt överenskommelsen. Observera att det inte är tillåtet att rekvirera ett högre belopp än den totala prognos för hela året som ska lämnas, se avsnitt 1.3. Den sista utbetalningen rekvireras den 1 november och baseras på förbrukade medel och en prognos för organisationens totala utfall för den återstående delen av året. Organisationen ska använda den rekvisitionsmall som MSB tillhandahåller. Rekvisitionsblanketten ska skickas till MSB:s faktureringsadress i Strömsund och vara underskriven av behörig person på organisationen. Utbetalningen sker ca tre veckor efter det att rekvisitionsblanketten har inkommit till MSB. I de fall rekvisitionstillfällena infaller på en helg ska rekvirering ske nästkommande vardag. 1.3 Prognoser För att anslaget ska kunna utnyttjas så effektivt som möjligt är det viktigt att organisationen så snart den får kännedom om att tilldelade medel inte kommer att användas, meddelar detta till MSB, så att pengarna kan omfördelas till annan verksamhet. Eventuella konsekvenser för den planerade verksamheten/uppdragen ska kommenteras. Organisationen ska lämna prognoser över medelsbehovet vid två tillfällen under det år som överenskommelsen avser:
samhällsskydd och beredskap 4 (6) den 1 juni den 7 september I de fall prognostillfällena infaller på en helg ska prognosen lämnas nästkommande vardag. I juni ska en total prognos för organisationen lämnas och i september ska prognosen lämnas angivet per beviljat uppdrag samt totalt för organisationen. 1.4 Uppföljning MSB ansvarar för att genomföra uppföljning och utvärdering av pågående och genomförda beredskapsåtgärder som finansieras med medel från anslaget 2:4 Krisberedskap. Syftet med den uppföljning och utvärdering som MSB genomför är främst att skapa ny kunskap för att ytterligare stärka och utveckla samhällets krisberedskap. Samtliga organisationer som erhåller medel från anslaget 2:4 Krisberedskap ska bistå MSB i arbetet med att utvärdera och följa upp beredskapsåtgärder genom att lämna de uppgifter eller underlag som efterfrågas. I syfte att kvalitetssäkra och följa upp användningen av statliga medel inom uppdragsverksamheten kan MSB meddela uppdragstagande organisation beslut om inspektion vilket innebär att handläggare på myndigheten eller någon av myndigheten utsedd på plats genomför granskning av den verksamhet som bedrivs. 1.4.1 Återrapportering Organisationen ska senast den 1 december det år överenskommelsen avser redovisa en rapport över genomförd verksamhet till detta datum och så långt det är möjligt återstående verksamhet under året för varje beviljat uppdrag i enlighet med MSB:s instruktioner. Rapporten ska användas som underlag för MSB:s årliga rapportering till regeringen. Organisationen ska senast den 31 mars året efter det år överenskommelsen avser inkomma med en revisorsgranskad ekonomisk slutredovisning för faktiskt förbrukade medel angivet per beviljat uppdrag. Granskningen ska vara gjord av en Godkänd revisor. Av den ekonomiska rapporteringen ska framgå antal utbildade i respektive uppdrag samt motiveringar till eventuella avvikelser från beslutad omfattning. Rapportering skall vara på samma detaljnivå som uppdragen är kalkylerade i ansökan, dvs. i de olika kostnadsslagen dagarvode, resekostnader etc.
samhällsskydd och beredskap 5 (6) Av underlaget ska organisationens medlemsantal per den 31 december det år överenskommelsen avser framgå. I de fall organisationen har transfererat medel vidare är det den organisation som har undertecknat överenskommelse med MSB som är ansvarig för återrapportering och det är denna ansvariga organisation som då säkerställer att kostnader och redovisning är förenliga med överenskommelsen. Organisationen ska på begäran ge Riksrevisionen, MSB eller den aktör som myndigheten utser, ge denne möjlighet att granska hur uppdragsmedlen har använts. 1.5 Återbetalning I den ekonomiska slutredovisningen, som lämnas den 31 mars, ska uppgift om oförbrukade medel finnas. Oförbrukade medel ska slutregleras och återbetalas genom att MSB skickar en Rekvisition/Begäran om återbetalning till organisationen. Återbetalning av oförbrukade medel ska ske senast den 31 maj året efter det verksamhetsår som avses. Den organisation som får bidrag ur anslaget 2:4 Krisberedskap ansvarar för att pengarna finansierar de uppdrag som man fått ersättning för. I den händelse mottagande organisation använt pengarna till annan verksamhet än vad som överenskommits eller till kostnader som strider mot allmänna villkor kan MSB kräva att bidragsmedlen helt eller delvis ska återbetalas. Detsamma gäller om bidraget beviljats på grund av oriktig eller ofullständig uppgift från mottagande organisation. Den organisation som mottagit bidraget är även ansvarig för att kontrollera och följa upp sådan verksamhet som den finansierar utanför den egna organisationen. Det kan gälla uppdrag som genomförs gemensamt med annan organisation eller där organisationen medverkar till finansiering av utbildning hos en organisation som är s.k. huvudman för viss utbildning. En organisations ansvar upphör alltså inte i och med att den förmedlar pengarna vidare. Vid misstanke om otillåten hantering av bidragsmedel har MSB rätt att genomföra en fördjupad ekonomisk granskning som kan komma att genomföras av en extern revisionsfirma. Om revisionen visar på att organisationen har förfarit otillåtet med bidragsmedel ska bidragsmottagande organisation bekosta revisionen.
samhällsskydd och beredskap 6 (6) 1.6 Policy och riktlinjer Bidragsmottagande organisation ska följa organisationens interna regelverk i allt arbete som finansierats med medel från anslag 2:4 Krisberedskap. 1.7 Varor och tjänster I de fall organisationen anskaffar varor och tjänster i uppdraget ska organisationen hushålla väl med de tilldelade medlen genom till exempel konkurrensutsättning. Inga bidrag, gåvor eller förmåner av något slag får direkt eller indirekt mottas av organisationen från leverantören som deltar i inköpsförfarandet som finansieras under denna överenskommelse. 1.8 Publikationer Det ska framgå att rapporter och liknande, som är ett resultat av beviljade uppdrag, har tagits fram med stöd av MSB.