PLACERINGSREGLEMENTE FÖR PENSIONSMEDELS- FÖRVALTNING

1 (13) PLACERINGSREGLEMENTE FÖR PENSIONSMEDELS- FÖRVALTNING 1 INLEDNING 1.1 Bakgrund Samtliga kommuner och landsting är skyldiga att anta bestämmelser för förvaltning av pensionsmedel. Det framgår av kommunallagen 8 kap 3a ; Fullmäktige ska meddela särskilda föreskrifter för förvaltning av medel avsatta för pensionsförpliktelser. I föreskrifterna ska anges hur medlen ska förvaltas. Tillåten risk vid placering av medlen ska fastställas. Vidare ska det anges hur uppföljning och kontroll av förvaltningen ska ske. Föreskrifterna ska omprövas så snart det finns skäl för det. Lagändringarna träder i kraft den 1 januari 1999 men får börja tilllämpas senare, dock senast för räkenskapsåret 2000. För övigt gäller enligt kommunallagens 8 kap. 2 att kommunerna ska förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. 1.2 Kommunens pensionsåtagande Strömsunds kommun har 1999-12-31 ett pensionsåtagande gentemot sina anställda på totalt 298,7 Mkr. 272,8 Mkr avser pensionsrättigheter enligt det gamla pensionsavtalet (PA-KL) och är bokförda som en ansvarsförbindelse. 25,9 Mkr avser pensionsrättigheter enligt det nya avtalet som gäller från den 1 januari 1998 (PFA 98), och dessa är bokförda som en avsättning (skuld) i balansräkningen. Detta pensionsåtagande samt de pensioner som fortlöpande tjänas in kommer succesivt att leda till en kraftigt ökad likviditetsbelastning för kommunen. Likviditetsbelastningen som 1999 uppgår till cirka 12 Mkr kommer år 2015 att i fasta priser ha ökat till 26 Mkr (enligt prognos KPA). För att lindra den framtida belastningen på likviditeten måste kommunen börja avsätta hela eller delar av den årliga ökningen av pensionsskulden som uppstår enligt det nya pensionsavtalet. Beslut om den s k individuella delen fattas i separat ärende.

2 (13) Kommunfullmäktige kan besluta om ytterligare avsättning till pensionsfonden utöver den ökning som uppstår enligt det nya pensionsavtalet. Detta görs i samband med behandlingen av årsbudgeten i november. Om kommunfullmäktige väljer att avsätta mer än den årliga ökningen av pensionsskulden enligt det nya avtalet, kommer en pensionsfond att byggas upp. Den bidrar till finansiering av den gamla skulden som avser perioden fram t o m 1997. Till denna gamla skuld finns inga medel öronmärkta idag. Pensionsfonden planeras att användas till pensionsutbetalningar fr o m år 2015. 1.3 Mål Uppdragets natur medför långsiktighet och trygghet som övergripande mål för förvaltningen. Därför ska ett långsiktigt perspektiv anläggas på medlens förvaltning. Följande mål gäller för förvaltningen: Fonderingens avkastning skall sett över en rullande femårsperiod överstiga statslåneräntan med minst en (1) procentenhet per år. 1.4 Placeringshorisont och risktolerans Portföljen ska förvaltas så att fluktuationer minimeras på lång sikt över placeringshorisonten. För att uppnå de långsiktiga placeringsmålen, är kommunen emellertid beredd att på kort sikt acceptera vissa värdefluktuationer. Kommunen är medveten om och accepterar att den valda förvaltningsstrategin på kort sikt kan leda till negativ avkastning. 1.5 Juridisk status för långsiktig medelsförvaltning Kapitalet ingår som en del av kommunens balansräkning och är ingen egen juridisk enhet. 1.6 Regler för uppdatering Kommunstyrelsen ska varje år i samband med behandlingen av årsbudgeten i november, göra en bedömning av behovet av att uppdatera placeringsreglementet.

3 (13) 2 PLACERINGSREGLER Regler för placeringsverksamheten kan delas upp i tre avsnitt: Strategisk tillgångsfördelning Taktisk tillgångsfördelning Val av värdepapper Strategisk tillgångsfördelning ger de övergripande riktlinjerna, bl a normalposition i den långsiktiga tillgångsfördelningen, index och limiter för maximi- och minimiposition, tillåtna tillgångsslag samt vilka principer som gäller vid beräkning av portföljens värde. Taktisk tillgångsfördelning syftar till att visa vilken förvaltningsstruktur som gäller, generalist och/eller specialist, aktiv eller passiv förvaltning. Val av värdepapper talar om vilka limiter som gäller vid placering i enskilda värdepapper eller värdepappersfonder. 2.1 Strategisk tillgångsfördelning 2.1.1 Tillåtna tillgångsslag Portföljens medel får placeras i följande tillgångsslag 1 Svenska räntebärande värdepapper 2 Svenska aktier och aktierelaterade instrument och depåbevis för utländska aktier noterade på Stockholms fondbörs 3 Utländska aktier (endast i värdepappersfonder med placeringsinriktning definierad som globala aktier) 4 Likvida medel i svensk och utländsk valuta Värdepappersfonder avseende tillgångsslagen ovan får utnyttjas i förvaltningen. 2.1.2 Limiter för tillgångsslagen Procenttalen i följande tabell anger lägsta och högsta andel, som respektive tillgångsslag vid varje tidpunkt skall få utgöra av portföljens totala marknadsvärde. I tabellen framgår även den av Kommunfullmäktige beslutade långsiktiga strategiska fördelningen mellan tillgångsslagen i form av normal position.

4 (13) Tillgångsslag Portföljen totalt, % Min Normal Max Svenska räntebärande papper Duration 50 0,5 år 60 3,0 år 80 5,0 år Aktier 20 40 50 varav svenska aktier 15 30 335 varav utländska aktier (endast i 5 10 15 värdepappersfonder) Likvida medel 0 0 10 Kommentar till tabellen ovan: Andelen räntebärande värdepapper kan totalt variera mellan 50 och 80 procent av portföljens totala marknadsvärde. Durationen (genomsnittlig löptid) kan variera från 0,5 till 5 år. Normalläget är 3 år, vilket styr valet av jämförelseindex (se avsnitt 4.7.2). Andelen aktier kan variera mellan 20 och 50 procent. Portföljen ska innehålla minst 15 procent svenska aktier. Är 50 procent placerat i aktier, får svenska aktier maximalt svara för 35 procentenheter, varvid 15 procentenheter ska vara placerat i utländska aktier. Den högsta andelen likvida medel får vara 10 procent med undantag som följer av gällande likvidschema vid avyttring av värdepapper. Under uppstartsfasen (max sex månader) samt när årlig avsättning till pensionsmedelsförvaltning sker (max en (1) månad) får likvida medel överstiga 10 procent. 2.1.3 Beräkning av portföljens värde och limit samt över- och undervärden av limit Vid beräkning av portföljens värde och limit, ska portföljens tillgångar värderas med ledning av gällande marknadsvärde. Om limit överskrids ska tillgångar avyttras i motsvarande mån så snart det lämpligen kan ske, varvid skälig hänsyn ska tas till den risk som överskridandet innebär för portföljen som helhet. Motsvarande gäller om limit underskrids, varvid tillgångar anskaffas så snart det lämpligen kan ske. Vidare ska över- respektive underskridandet omgående rapporteras till kommunledningsförvaltningen/ekonomi.

5 (13) 2.1.4 Motparter Godkända motparter vid transaktioner med portföljens tillgångar är 1 värdepappersinstitut som har finansinspektionens tillstånd för handel med finansiella instrument för annans räkning i eget namn, enligt 1 kap. 3 p.1 lagen (1991:981) om värdepappersrörelse. 2 utländska institutioner som har tillstånd liknande det som anges i punkt 1 och som står under tillsyn av myndighet eller annat behörigt organ i EU-land. Transaktioner ska ske enligt principen betalning mot leverans. Undantag från denna princip är tillåten då det normala förfarandet är ett annat, exempelvis vid nyemissioner. 2.1.5 Förvar Portföljens tillgångar ska förvaras hos värdepappersinstitut, som har finansinspektionens tillstånd att ta emot värdepapper för förvaring, enligt 3 kap 4 p.2 lagen (1991:981) om värdepappersrörelse. Andelar i värdepappersfonder registreras normalt i Strömsunds kommuns namn i det av fondbolaget förda andelsägarregistret. 2.2 Taktisk tillgångsfördelning 2.2.1 Förvaltningsstruktur Portföljen ska förvaltas som ett blanduppdrag, dvs en kombinerad aktieoch ränteportfölj. 2.3 Val av värdepapper 2.3.1 Enhandsengagemang för den totala portföljen Finansiella tillgångar aktier, obligationer etc hänförliga till en enskild emittent, eller emittenter inom samma koncern, får utgöra maximalt 10 procent av portföljens totala marknadsvärde. Limiten gäller med de undantag som anges i avsnitt 2.3.2. 2.3.2 Enhandsengagemang inom respektive tillgångsslag Limiten i 2.3.1. ska även tillämpas inom respektive tillgångsslag. Det innebär att en enskild emittent, eller emittenter inom samma koncern, får

6 (13) utgöra maximalt 10 procent av den svenska ränteportföljen, den svenska aktieportföljen respektive den utländska aktieportföljen. Följande undantag gäller. 1 Svenska ränteportföljen: Enligt avsnitt 2.3.4. 2 Svenska aktieportföljen: Aktier, som utgör mer än 10 procent av jämförelseindex, som anges i avsnitt 2.3.5., får utgöra maximalt 15 procent av den totala portföljens marknadsvärde. 2.3.3 Belåning Portföljens tillgångar får ej belånas (pantsättas). 2.3.4 Svenska räntebärande värdepapper Vid placering i räntebärande värdepapper noterade i svenska kronor gäller följande limiter. Procenttalen i tabellen nedan avser andelar av den svenska ränteportföljens marknadsvärde. Emittent/värdepapper Max andel per emittentkategori, Max andel per emittent, % A. Svenska staten eller av svenska staten garanterat värdepapper B. Svenska kommuner och landsting samt värdepapper med kommunal eller landstingsborgen C. Svenska banker och bostadsfinansieringsinstitut D. Värdepapper med rating om lägst A eller Aa3 respektive lägst K-1 eller P-1 (1) 100 100 50 20 50 20 50 10 (1) Rating enligt Standard & Poor s eller Moody s. Om låntagaren har rating från både Standard & Poor s och Moody s, krävs att minst en av dem ligger på angiven nivå. 2.3.5 Aktier och aktierelaterade instrument Portföljens placeringar skall vara börsnoterade aktier. Dock får placeringar göras i värdepapper som inom ett år från emissionen avses bli börsnoterade.

7 (13) Avseende placeringar på Stockholms fondbörs gäller följande limiter: Aktier och aktierelaterade instrument på Stockholmsbörsen 2A-listan 100 10. O-listan 20 10 3 2.3.6 Likvida medel Likvida medel definieras som medel på depåkonto, bankräkning och dagsinlåning. Övrig tidsbunden inlåning hänförs tillgångsslaget räntebärande värdepapper vid beräkning av tillgångsslagens andelar enligt avsnitt 2.3.4. 2.3.7 Värdepappersfonder Placering får ske i värdepappersfonder vars placeringsinriktning i allt väsentligt överensstämmer med bestämmelserna i detta placeringsreglemente och som står under tillsyn av myndighet eller annat behörigt organ i EU-land. Vid placering i värdepappersfond ska beaktas portföljens limiter om tillgångsslagens andelar i avsnitt 2.1.2. Vid placering i fond som investerar i olika tillgångsslag, s.k. blandad fond, ska fondens placeringar, enligt senast kända fördelning, fördelas på portföljens tillgångsslag. Värdepappersfonds innehav av enskilda värdepapper skall ej sammanräknas med portföljens innehav enligt avsnitt 2.3.1 och 2.3.2. 2.3.8 Etiska och miljömässiga hänsyn Av etiska skäl bör placeringar undvikas i företag som har sin huvudsakliga verksamhet, produktion eller försäljning inom krigsmateriel eller tobaks- och alkoholvaror. Likaså bör företag som ej aktivt bidrar till att minska de negativa effekter som deras verksamhet kan ha på miljön undvikas. 3 KRAV PÅ OCH UPPFÖLJNING AV EXTERN FÖRVALTARE 3.1 Extern förvaltares behörighet Max andel av aktieportföljen, % Max andel av marknadsvärdet per företag, % Förvaltaren ska vara ett värdepappersinstitut som har finansinspektionens tillstånd för förvaltning av någon annans finansiella instrument, enligt 1 kap 3 p.4 (1991:981) om värdepappersrörelse, eller utländsk

8 (13) institution som har tillstånd liknande det som anges ovan och som står under tillsyn av myndighet eller annat behörigt organ. 3.2 Formella handlingar Vid beslut av kommunstyrelsen att anlita extern förvaltare av hela eller delar av portföljens tillgångar ska sådant uppdrag grundas på skriftligt avtal. 3.3 Andel av kapitalförvaltarens förvaltade kapital Kommunens kapital får inte utgöra mer än 10 % av förvaltarens totala förvaltade kapital. Vid placering i fonder får kapitalet inte utgöra mer än 20 % av fondens totala förvaltade kapital. 3.4 Urvalskriterier Upphandlig av förvaltningstjänster ska ske på ett affärsmässigt sätt. Vid val av förvaltare kommer en samlad bedömning av följande kriterier att ligga till grund för beslut. Historisk prestanda av befintlig portfölj relativt andra placeringar med liknande placeringsinriktning Organisation; ägarförhållanden och finansiell styrka Ansvarig förvaltares kompetens och erfarenhet Förvaltningsresurser inom det aktuella placeringsområdet Arbetssätt; investeringsfilosofi och investeringsmetodik Riskhantering och intern kontroll Administration och rapportering Pris 3.5 Förvaltarens åtaganden Förvaltaren ska åta sig att följa detta placeringsreglemente. 3.6 Avveckling av förvaltare och fonder I händelse att förvaltaren har underskridit avkastningskraven eller överskridit risknivån (enligt nedanstående tabell) aktualiseras frågan

9 (13) om förvaltaren framgent ska få förvalta portföljen. Beslut kring avveckling av fonduppdrag fattas av kommunstyrelsen. Vid bedömning av förvaltningen är det särskilt relationen mellan risk och avkastning som har störst betydelse. Typ av portfölj Gränsvärde i procentenheter för negativ prestation per år i relation till jämförelseindex (se 4.7.2) Gränsvärde i procentenheter för högre risknivå (standardavvikelse i relation till jämförelseindex (se 4.7.2) Aktieportfölj -2,0 %-enheter +3,0 %-enheter Ränteportfölj -1,0 %-enheter +1,0 %-enheter Blandportfölj -1,5 %-enheter +2,0 %-enheter 4 RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING 4.1 Syfte med rapportering Rapporteringens syfte är att informera om pensionsportföljens resultat och pensionsportföljens exponering i relation till de fastställda limiterna i dessa placeringsregler. 4.2 Ansvar Samtliga personer och parter delaktiga i arbetet med portföljen ska omedelbart rapportera om händelser som inte kan betraktas som normala i placeringsverksamheten till närmaste högre befattningshavare. 4.3 Månadsrapport Senast åtta dagar efter månadens utgång ska förvaltaren/förvaltarna rapportera till kommunledningsförvaltningen/ekonomi om portföljens a) marknadsvärde b) avkastning under månaden och året c) procentuell fördelning på olika tillgångsslag d) innehav av värdepapper där respektive värdepapper redovisas med angivande av procentuell andel av det totala värdet för aktuellt tillgångsslag e) förändringar i innehavet av värdepapper under året f) genomsnittliga löptider och räntekänslighet för innehavet av räntebärande värdepapper under månaden

10 (13) g) jämförelser utifrån fastställda index h) eventuella avvikelser från dessa placeringsregler, avvikelsens orsak samt vidtagen åtgärd/förslag till åtgärd 4.4 Delårsrapport Senast åtta bankdagar efter tertialets utgång ska förvaltarna utöver månadsrapportering enligt avsnitt 4.3. rapportera till kommunledningsförvaltningen/ekonomi om portföljens historiska utveckling samt marknadsutsikter för den närmaste 12- månadersperioden. Kommunstyrelsen ska varje tertial, i samband med ordinarie budgetuppföljning/delårsbokslut rapportera punkterna a-h enligt avsnitt 4.3 och 4.4 till kommunfullmäktige. Beträffande det sista tertialet se nedan. 4.5 Årsrapport Förvaltarna ska sammanställa en årsrapport som utgörs av månadsrapporten avseende den sista månaden före årsbokslutet, en skriftlig redogörelse över det gångna årets placeringsverksamhet samt en bedömning av det kommande årets utveckling. Årsrapporten lämnas till kommunstyrelsen respektive kommunfullmäktige i samband med övriga bokslutsärenden. 4.6 Extra rapportering Förvaltaren/förvaltarna skall vara beredda att: a) vid anmodan från kommunen rapportera innehav av värdepapper där respektive värdepapper redovisas med angivande av procentuell andel av det totala värdet för aktuellt tillgångsslag b) omgående rapportera över- respektive underskridande av limiter för tillgångsslagen samt överskridande av enhandsengagemang. 4.7 Uppföljning 4.7.1 Uppföljningens syfte Uppföljningens syfte är att löpande hålla sig informerad om portföljens resultat, förändringar i sammansättningen av tillgångar samt förändringar i risknivå.

11 (13) Det är av yttersta vikt att alla parter är medvetna om att alla placeringar genomgår cykler, varför det kommer att finnas tidsperioder när placeringsmålet ej uppfylls eller när enskilda förvaltare misslyckas med att nå sina förväntade avkastningsmål. Förvaltaren ska ha som mål att uppnå avkastningsmålet över en tvåårsperiod. 4.7.2 Jämförelseindex Tillgångsslag Jämförelseindex Andel, % Svenska räntebärande OMRX-Tbill 45 } 60 värdepapper OMRX-TBond 55 Svenska aktier Findatas avkastningsindex 30 Utländska aktier MSCI World Net 10 Om något av ovan nämnda index upphör att noteras eller upphör att vara relevant som jämförelse av förvaltningen ska kommunledningsförvaltningen/ekonomi utse annat index. 4.8 Löpande redovisning Förvaltarna ska fortlöpande förse kommunen med avräkningsnotor avseende genomförda transaktioner. Materialet ska vara strukturerat så att det utan svårighet kan användas i kommunens bokföring. 5 ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING Kommunfullmäktige ansvarar för att förvaltningen sker i överensstämmelse med Kommunallagen 8 kap 2-3a fastställa placeringsreglementet besluta om eventuell ytterligare avsättning till pensionsfonden utöver den avsättning som sker enligt det nya pensionsavtalet Kommunstyrelsen ansvarar för att kapitalförvaltningen sker i överensstämmelse med dessa placeringsregler besluta om upphandling av förvaltare av portföljen besluta om att avveckla förvaltare som inte uppfyller kraven enligt avsnitt 3.6 fastställa regler för intern kontroll bedöma behovet av att uppdatera placeringsreglementet.

12 (13) Kommunledningsförvaltningenn/ekonomi ansvarar för att företräda kommunen gentemot extern motpart genomföra upphandling och utvärdering av extern förvaltare rapportera om portföljens exponering i relation till de fastställda limiterna i detta placeringsreglemente till kommunstyrelsen utarbeta rutiner för intern kontroll svara för den dagliga redovisningen av transaktioner i medelsförvaltningen samt för framtagande av underlag för rapportering. 6 DEFINITIONER Aktieportfölj Blandportfölj Duration Emittent Globala aktier Limit Löptid Obligation Kapital som placerats i aktier. Kapital som placerats i två eller flera tillgångsslag, vanligen i aktier och räntebärande värdepapper. Kan beskrivas som en obligations vägda genomsnittliga återstående löptid. Måttet beskriver obligationens räntekänslighet, dvs hur mycket priset på obligationen ändras när räntenivån ändras med en procentenhet. Utgivare av finansiella instrument (som t ex obligationer). Om en fond har en placeringsinriktning med globala aktier innebär det att risk och avkastning jämförs med ett vedertaget världsindex, t ex MSCI World Net. Ett världsindex består av följande ungefärliga delar: USA 55%, Europa 30%, Japan 10% och övriga 5%. Risknivå som begränsar innehav av finansiella instrument. Den tid som återstår till ett värdepapper förfaller till betalning. Skuldebrev med löptid (ursprungligen) över ett år.

13 (13) Rating Ränteportfölj Statslåneräntan Av kreditvärderingsinstitut gjord bedömning av sannolikheten för att en skuld kommer att regleras på överenskommen tidpunkt. Kapital som har placerats i räntebärande värdepapper, t ex certifikat och obligationer. Referensränta som visar veckogenomsnittet på andrahandsmarknaden av statsobligationer med en löptid på minst fem år. Antaget av kommunfullmäktige den 20 september 2000, 71