Innehåll. sisältö. 1 Definitioner o begrepp... 5. 2.3 Gemensam upphandling och mellankommunalt upphandlingssamarbete... 12

Upphandlingsanvisningar Godkända av stadsstyrelsen 2011

Innehåll sisältö 1 Definitioner o begrepp... 5 2 Allmänt... 10 2.1 Tillämpning av upphandlingsanvisningarna... 10 2.2 Allmänna principer för upphandling... 11 2.3 Gemensam upphandling och mellankommunalt upphandlingssamarbete... 12 2.4 Kvalitetskrav... 13 2.4.1 Almänna kvalitetskrav... 13 2.4.2 Tekniska specifikationer... 14 3 Upphandlingsförfaranden... 16 3.1 Upphandlingsförfaranden vid upphandlingar under den nationella tröskelvärdena, dvs. små upphandlingar... 16 3.1.1 Allmänt... 16 3.1.2 Upphandling genom konkurrensutsättning... 17 3.1.3 Upphandling utan konkurrensutsättning (direktupphandling)... 18 3.2 Upphandlings förfaranden vid upphandlingar över de nationella tröskelvärdena. men under EU-tröskelvärdena, dvs. vid nationella upphandlingar... 19 3.2.1 Allmänt... 19

3.2.2 Upphandling genom konkurrensutsättning... 20 3.3 Upphandlingsförfaranden vid upphandlingar över EUtröskelvärdena, dvs. EU-upphandlingar... 25 3.3.1 Allmänt... 25 3.3.2 Upphandling via konkurrensutsättning... 25 3.3.3 Upphandling utan konkurrensutsättning(direktupphandling)... 28 4 Annonsering om upphandlingar... 30 4.1 Annonseringsskyldigheten... 30 4.2 Förhands annonser/periodiska meddelanden... 31 4.3 Upphandlingsannonser... 31 4.4 Annonser i efterhand... 31 4.5 Annonsering om direktupphandling... 31 5 Anbudsförfarande... 32 5.1 Allmänna principer för anbudsförfrågan... 32 5.2 Annbuds förfrågans innehåll... 33 5.3 Urvals- och utvärderings kriterier... 34 5.4 Tidsfrister... 35 5.5 Val av anbudssökande och anbudsgivare... 36 5.6 Mottagande och öppnande av anbud... 38 5.8 Anbuds utvärdering och leverantörsval... 40

5.9 Upphandlings beslut och protokollföring... 40 5.10 Sökande av ändring i upphandlingsbeslut... 42 6 Avtalsskedet... 44 6.1 Kontrakt o beställningar... 44 6.2 Förskott... 45 6.3 Säkerheter... 45 6.4 Mottagande av varor och godkännande av tjänster och entreprenader... 45 7 Särskilda bestämmelser... 46 7.1 Jäv och konkurrens neutralitet... 46 7.2 Handlingars offentlighet och sekretess... 46

1 Definitioner och begrepp [Ingressi] 1. Upphandling Köp av varor, tjänster eller entreprenader av en aktör utanför den egna organisationen mot ekonomisk ersättning.. 2.Upphandlingskontrakt Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal som ingås efter ett anbudsförfarande. På basis av upphandlingskontraktet görs vid behov separata varu- eller tjänstebeställningar, som ska avskiljas från konkurrensutsättningen av upphandlingen. Beställningarna är den konkreta verkställigheten av det tidigare fattade upphandlingsbeslutet och det ingångna kontraktet. Observera att vid små upphandlingar och direktupphandling kan beställningar göras utan konkurrensutsättning.. 3.Upphandlande enhet En aktör (beställare) enligt upphandlingslagen som är skyldig att följa upphandlingslagen i sin upphandling. Den upphandlande enheten är en organisation som genomför upphandling och som företräds till exempel av ett organ eller en tjänsteinnehavare i en kommun eller samkommun. Den upphandlande enheten eller en organisation som hör till den ingår upphandlingskontrakt och fungerar som beställare. 4.Inköps central En aktör som inrättats av flera upphandlande enheter och som genom konkurrensutsättning upphandlar varor eller tjänster åt de upphandlande enheter som direkt eller indirekt äger inköpscentralen och som anslutit sig till dess verksamhet. Inköpscentralen kan också ingå upphandlingskontrakt eller ramavtal om varor, tjänster eller byggentreprenader för de upphandlande enheterna. 5.Anknuten enhet En juridiskt självständig enhet som är anknuten till den upphandlande enheten (hör t.ex. till kommunkoncernen). Upphandling hos anknutna enheter behöver inte konkurrensutsättas. Upphandling över EU-tröskelvärdena hos anknutna enheter ska i praktiken annonseras på HILMA-kanalen på det sätt som lagen anger. 6.Beställare En upphandlande enhet som fungerar som konkurrensutsättare enligt upphandlingslagen (se upphandlande enhet).beställare kallas också den som beställer en vara, en tjänst eller ett byggarbete som hänför sig till ett upphandlingskontrakt samt den som vid direktupphandling företräder den upphandlande enheten (jfr köpare). 5

7.Beställare-utförare Begreppet beställare - utförare och de olika beställar-utförarsystemen har att göra med organiseringen av förvaltningen och ska särskiljas från beställare enligt upphandlingslagen. Inom ramen för dessa system kan upphandlingar genomföras som intern beställning eller produktion inom kommunen eller så att organisationens företrädare, som fungerar som beställare eller producent i organisationen, genomför konkurrensutsättning enligt upphandlingslagen på ett sådant sätt som lagen föreskriver. 8.Anbudssökande En leverantör som meddelat sitt intresse för att delta i anbudsförfarandet eller som ombetts lämna anbud. 9.Anbudsgivare En leverantör som lämnat ett anbud. 10.Leverantör En varuleverantör, serviceproducent eller entreprenör som på marknaden erbjuder produkter eller tjänster på marknaden. Också den ansvariga avtalspart som tecknat upphandlingskontrakt med beställaren kallas leverantör. 11.Producent Se leverantör. 12.Köpare Den som i egenskap av företrädare för den upphandlande enheten i praktiken genomför upphandlingen eller köpet. 13.Upphandlingskontrakt En gemensam viljeyttring mellan parterna om upphandlingen och dess villkor. Upphandlingskontraktet gäller leverans av vara eller utförande av tjänst eller byggarbete. I upphandlingslagen avses med upphandlingskontrakt ett skriftligt avtal mellan parterna. 14.Varuupphandlingskontrakt Ett kontrakt som gäller köp, hyrning eller leasing av en vara genom traditionella avtal, ramavtal eller köpoption. Ett varuupphandlingskontrakt kan också omfatta monterings- och installationsarbeten som anknyter till upphandlingen. 15. Tjänste upphandlingskontrakt Ett kontrakt som främst avser köp av en tjänst. 16. Byggentreprenad kontrakt Ett kontrakt som främst gäller utförande av ett byggarbete. Med byggentreprenad kan avses en entreprenad för hus-, jord- eller vattenbyggnadsarbeten som bildar en ekonomisk eller teknisk helhet. 17. Ramavtal Ett avtal som ingås med en eller flera varu- eller tjänsteleverantörer eller entreprenörer. I avtalet fastställs priser, kvantiteter och andra villkor för upphandlingar som genomförs under en viss tid. I upphandlingslagen avser ramavtal också ett förfaringssätt 6

(puitejärjestely) för verkställande av upphandlingen. Med företag som utsetts att ingå i ett sådant ramavtal är det möjligt att tillämpa ett så kallat fortsatt anbudsförfarande eller minianbudsförfarande för en omvärdering av företagens inbördes ställning som leverantörer utgående från priset eller de kvalitativa egenskaperna. 18. Koncession Ett avtal om en tjänst eller en byggentreprenad där ersättningen för tjänsten eller entreprenaden består av rätten att använda det servicesystem (t.ex. ett vattenledningsnät) eller den anläggning som byggs, eller av dels en sådan rätt och dels betalning. 19. Partnerskapsavtal En typ av avtal där samarbetet mellan avtalsparterna betonas och strävan är att ta fram helt nya innovationer. Ett partnerskapsavtal är i allmänhet långvarigt. 20.Upphandlingsprogram Ett dokument som eventuellt kan användas som komplement till anbudsförfrågan och som fastställer de kommersiella villkoren för upphandlingen (jfr entreprenadprogram). 21. Entreprenadprogram Ett affärsdokument i samband med byggentreprenad, där bland annat de avtalsrättsliga skyldigheterna i projektet fastställs (jfr upphandlingsprogram). 22. Upphandlingsförfaranden De sätt på vilka ett anbudsförfarande kan genomföras enligt upphandlingslagen (t.ex. öppet och selektivt förfarande). 23. Öppet förfarande Ett upphandlingsförfarande där alla intresserade leverantörer kan lämna anbud. 24. Selektivt förfarande Ett upphandlingsförfarande där den upphandlande enheten i enlighet med upphandlingslagen ber om anbud av ett begränsat antal leverantörer som enheten utsett. 25. Förhandlat förfarande Ett upphandlingsförfarande där den upphandlande enheten på det sätt som anges i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan konkurrensutsätter upphandlingen och på särskilda grunder förhandlar om avtalsvillkoren med en eller flera leverantörer. 26. Konkurrenspräglad dialog Ett upphandlingsförfarande där den upphandlande enheten på ett sätt som liknar förhandlat förfarande i olika etapper utser den som ska genomföra projektet och för förhandlingar om avtalsvillkoren. 27. Ramavtal Se punkt 17. 28. Direkt upphandling Upphandlingsförfarande där upphandling görs utan anbudsförfarande hos en eller flera leverantörer. 7

29. Anbuds förfarande Ett skede i upphandlingsprocessen där den upphandlande enheten med hjälp av anbudsförfrågan försöker få fram den förmånligaste leverantören. 30. Projekt tävling Ett förfarande genom vilket den upphandlande enheten kan skaffa en plan eller modell. Det vinnande bidraget utses av en särskild jury i en tävling (jfr projekteringsupphandling). 31. Projekterings upphandling Tjänsteupphandling som gäller en projekteringsuppgift (t.ex. planläggnings- och byggplanering) genom konkurrensutsättning utan särskild jury (se projekttävling). 32. Entreprenad tävling Ett förfarande där den upphandlande enheten genom konkurrensutsättning försöker få fram den förmånligaste utföraren av ett byggarbete. 33. Bygg entreprenad Sådant husbygge eller annat byggarbete som bildar en ekonomisk eller teknisk helhet. 34. Tröskel värde De i upphandlingslagen angivna momsfria belopp som utgör gränsen för annonseringsskyldighet. Det finns både nationella tröskelvärden och EU-tröskelvärden. Vid upphandling över dessa värden iakttas de detaljerade bestämmelserna i upphandlingslagen (jfr gränsvärde). 35. Gräns värde Det belopp som avgör om förhandlat förfarande är tillåtet vid upphandling som överstiger det nationella tröskelvärdet men understiger EU-tröskelvärdet (jfr tröskelvärde). 36. Förhands annons/periodisktmeddelande Meddelande om upphandlingar över EU-tröskelvärdet som planerats för det kommande året. 37. Upphandlingsannons En annons som inbjuder leverantörer att delta i anbudsförfarande eller lämna en anbudsansökan. 38. Annons i efterhand En annons om det vinnande anbudet vid upphandling över EU-tröskelvärdena. Publiceras efter att upphandlingskontraktet ingåtts. 39. Statistiska uppgifter Uppgifter om upphandlingen som lämnas enligt handels- och industriministeriets anvisningar. 40. Anbuds ansökan Ansökan där en anbudssökande (företag m.m.) begär att få delta i ett anbudsförfarande. 41. Produkt grupp Teknisk gruppering av varor, tjänster och entreprenader enligt Europeiska gemen- 8

skapernas nomenklatur (CPV) med referensnomenklatur och nummer (terminologi vid offentlig upphandling). 42. Tekniskspecifikation En förenhetligad eller godkänd standard eller ett europeiskt tekniskt godkännande som används vid definieringen av den uppgift som upphandlingen avser. 43. Leverantörsregister Register som upprätthålls av upphandlingstjänsten. I registret godkänns de leverantörer, serviceproducenter och entreprenörer som uppfyller de allmänna villkor för registrering som upphandlingstjänsten ställer. 44. Köpanvisningar Köpanvisningar är skriftliga anvisningar, som upphandlingstjänsten i Borgå stad, upphandlingsarbetsgruppen eller den person i respektive enhet som svarar för upphandlingar har gett utgående från upphandlingsavtalet, och enligt vilka enheterna beställer varor och tjänster. 9

2 Allmänt 2.1 Tillämpning av upphandlingsanvisningarna Utöver vad som föreskrivs i lagen om offentlig upphandling (348/2007), nedan upphandlingslagen, och lagen om upphandling inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster (349/2007, nedan försörjningslagen, och lagstiftning som kompletterar dessa, samt i kommunallagen, förvaltningslagen och kommunens ekonomistadga, iakttas dessa anvisningar vid upphandling av de upphandlande enheterna i kommunerna och kommunkoncernerna. Med upphandling enligt upphandlingslagen avses köp, hyrning eller motsvarande av varor och tjänster utanför organisationen samt uppdrag på entreprenad. Upphandling omfattar ändå inte till exempel anskaffning eller hyrning av fast egendom, än mindre försäljning av fast egendom. Inte heller låneupptagning anses vara upphandling, medan däremot anskaffning av finansieringstjänster omfattas av konkurrensutsättning enligt upphandlingslagen. Upphandling inom förvaltningsorganisationen eller kommunkoncernen behöver inte konkurrensutsättas. Också vid sådan upphandling kan man ändå i tillämpliga delar följa dessa upphandlingsanvisningar, särskilt om den upphandlande enheten tillämpar den så kallade beställarutförarmodellen. Frågan om sådana upphandlingar kan definieras som koncernintern upphandling hos anknutna enheter avgörs på basis av 10 i upphandlingslagen och rättspraxis. Med stöd av upphandlingslagen avgörs likaså om det vid samarbete mellan kommunerna är fråga om kommersiell upphandling mot ekonomisk ersättning eller ett bredare samarbete som står utanför upphandlingslagens tillämpningsområde. Upphandlingarna indelas i tre kategorier beroende på det ekonomiska värdet 1) upphandlingar under de nationella tröskelvärdena i upphandlingslagen, dvs. små upphandlingar 2) upphandlingar över de nationella tröskelvärdena, dvs. nationella upphandlingar och 3) upphandlingar över EU-tröskelvärdena, dvs. EU-upphandlingar. Kommunens allmänna upphandlingsanvisningar tillämpas på all upphandling i kommunen. I praktiken har anvisningarna störst betydelse vid sådan upphandling som understiger de nationella tröskelvärdena och inte omfattas av upphandlingslagen. I syfte att presentera en helhetsbild av upphandlingsverksamheten ges i dessa upphandlingsanvisningar också instruktioner för upphandling över de nationella tröskelvärdena, där även de detaljerade skyldigheter som anges i upphandlingslagen och upphandlingsförordningen ska iakttas. 10

2.2 Allmänna principer för upphandling Upphandlingar ska genomföras på ett ekonomiskt och ändamålsenligt sätt och befintliga konkurrensförhållanden tas till vara (2 UpphL). Av anbuden ska det totalekonomiskt mest fördelaktiga eller det billigaste anbudet antas utifrån anbudsförfrågan. Oberoende av upphandlingens storlek ska principerna om öppenhet, likabehandling och icke-diskriminering iakttas. Dessa principer gäller vid bemötandet av anbudssökande och anbudsgivare och vid behandlingen av de inkomna anbuden under alla skeden i upphandlingsprocessen. Särskilda bestämmelser om avtalsförfarandet som ska iakttas vid upphandling finns bland annat i rättshandlingslagen och köplagen. Avvikande från principerna i rättshandlingslagen uppstår ett upphandlingskontrakt i upphandlingslagens mening först när kontraktet undertecknas. Upphandlingskontrakt kan upprättas med hjälp av de allmänna avtalsvillkoren för offentlig upphandling eller andra allmänna avtalsvillkor för service- eller byggbranschen beroende på upphandlingens art, men avtalsvillkoren ska lämpa sig för upphandlingen i fråga. Av de allmänna avtalsvillkor som används inom kommunalförvaltningen kan nämnas Man strävar efter att koncentrera skötseln av upphandlingsfrågor till särskilt namngivna personer eller stadens upphandlingstjänst, som genom köpanvisningar informerar stadens övriga enheter vilka som genom konkurrensutsättning valts till leverantörer av varor och tjänster, anvisningar för beställningar, köpställen, priser och andra avtalade villkor samt väsentliga ändringar i dem. Köpanvisningarna finns på upphandlingstjänsternas webbplats. Uppgifter om avtalsleverantörerna finns dessutom i dokumenthanteringssystemet Dynasty. Varor och tjänster beställs enbart av avtalsleverantörerna. Enheterna ska när de planerar upphandlingar beakta bland annat följande: Enheterna gör årligen upp en upphandlingsplan som baserar sig på driftsbudgeten. Upphandlingsplanen är en förteckning över större anskaffningar under budgetåret som överskrider de sedvanliga. Till listan fogas uppgifter om vem som svarar för upphandlingen och om tidsplanen. Staden upphandlar i regel standardprodukter av god kvalitet och miljövänliga. Målet är att minska antalet produktbeteckningar som används, och parallella produkter för samma ändamål anskaffas endast av särskilda skäl. Vid upphandling av maskiner, anläggningar eller material som påverkar säkerheten och hälsan ska enheten som använder produkterna försäkra sig om att de föreslagna produkterna är godkända av övervakningsmyndigheterna och följer gällande bestämmelser och direktiv. JYSE 2009, varor och tjänster JIT 2007, ICT-upphandlingar YSE 1998, byggentreprenadkontrakt KSE 1995, konsultavtal KE 2008, maskin- och transporttjänster. 11

2.3 Gemensam upphandling och mellankommunalt upphandlingssamarbete Kommunen/samkommunen och andra upphandlande enheter inom en kommunkoncern ska avgöra vilka upphandlingar som genomförs decentraliserat och vilka centralt. Upphandlingen av likartade produkter eller tjänster som olika ansvarsområden behöver bör i mån av möjlighet skötas centraliserat i organisationen. Hur den gemensamma upphandlingen ska genomföras och vilka varor som ska upphandlas gemensamt bestäms av kommunstyrelsen, om inget annat bestäms genom en instruktion. Vid upphandlingarna ska man eftersträva ett ändamålsenligt samarbete till exempel inom ramen för så kallade upphandlingsringar och/eller inköpscentraler som verkar enligt upphandlingslagen. När man går in för att upphandla inom upphandlingsringar fastställs befogenheterna för företrädarna för den upphandlande enheten i kommunen/samkommunen och övriga upphandlande enheter i kommunkoncernen genom samarbetsavtal och instruktioner samt beslut som grundar sig på dem. I sin enklaste form kan samarbetet bestå av enbart så kallat konsultativt samarbete där varje upphandlande enhet formellt verkar för sig, men där man försöker finna gemensamma riktlinjer för upphandlingarna. Samarbetet kan också fördjupas till exempel så att de upphandlande enheterna tillsammans begär anbud genom anbudsförfrågningar med samma innehåll och binder sig vid det beslutsförslag som bereds gemensamt utgående från anbudsförfarandet. De upphandlande enheterna fattar dock formellt sina beslut självständigt enligt en gemensamt godkänd beslutsrekommendation. Samarbetet kan effektiveras, genom att en myndighet i en annan kommun (den s.k. värd kommunen) permanent ges rätt att fatta beslut vid gemensam upphandling. Överföringen av beslutsrätten är ett beslut, som gäller organiseringen av upphandlingen. När befogenheter överförs till en annan kommun, ska kommunallagens bestämmelser följas. Om enstaka varupartier eller tjänster upphandlas gemensamt via en regional eller riksomfattande inköpscentral, är det däremot inte fråga om organisering av upphandlingen utan om anskaffning av en konkurrensutsättningsservice. Bestämmelser, om sådan verksamhet, finns i 11 i upphandlingslagen. Sådana inköpscentraler som avses i 11 i upphandlingslagen ska inrättas och åläggas uppgiftenligt föreskrifterna i lagen. De upphandlande enheterna kan då dra nytta av ramavtal som inköpscentralen konkurrensutsatt. Inköpscentralerna kan också konkurrensutsätta enskilda varupartier, tjänster eller byggarbeten som de upphandlande enheterna behöver 12

2.4 Kvalitetskrav 2.4.1 Almänna kvalitetskrav Den upphandlande enheten ska definiera innehållet, omfattningen och kvaliteten hos varan, tjänsten eller byggarbetet som ska upphandlas. Kvalitetskraven fastställs utgående från specialbehoven inom respektive verksamhetsområde. Den upphandlande enheten bär det grundläggande ansvaret för att kvalitetskraven ställs tillräckligt högt. Definitionen av upphandlingens innehåll, som behandlas närmare i avsnitt 4.2, är det viktigaste skedet i upphandlingsprocessen. Genom innehållsmässiga krav specificeras vid behov kvaliteten på produkten, tjänsten eller byggarbetet (grundläggande kvalitetskrav för upphandlingen). Vid upphandling måste man i mån av möjlighet beakta hållbar utveckling samt miljökonsekvenserna och miljöbelastningarna av produkterna och förpackningsmaterialet, liksom också möjligheterna till återvinning av varan eller byggmaterialet under hela livscykeln. - de som bereder upphandlingar ska innan de formulerar en anbudsförfrågan bekanta sig med de standarder som hänför sig till den vara eller den tjänst som upphandlas, och med andra motsvarande metoder som objektivt och tillförlitligt beskriver produktens miljökonsekvenser och tillämpa dem i konkurrensutsättningen som kriterier för bedömning av miljökonsekvenser. - när upphandlingens innehåll fastställs får lokala företagare inte favoriseras bara för att de är lokala. När man bestämmer upphandlingens innehåll, ska man dock vara medveten om de lokala företagarnas förutsättningar att delta i upphandlingen och försäkra sig om att deras möjligheter att delta inte försvagas. -när upphandlingens innehåll fastställs får lokala företagare inte favoriseras bara för att de är lokala. När man bestämmer upphandlingens innehåll, ska man dock vara medveten om de lokala företagarnas förutsättningar att delta i upphandlingen och försäkra sig om att deras möjligheter att delta inte onödigt försvagas. Det är att rekommendera att man vid upphandling av varor och tjänster utgår från modeller som redan finns på marknaden. Detsamma gäller kvaliteten. Onödiga parallella produkter bör undvikas. Att produkten eller tjänsten är allmänt tillämplig är av betydelse förutom som konkurrensfrämjande faktor också genom att den upphandlande enheten inte på ett negativt sätt binds upp vid en enda leverantörs sortiment. Detta har betydelse särskilt inom ICT-upphandling. Man bör se till att kvalitetskraven inte ställs högre än nödvändigt. Av förfrågningsunderlaget ska framgå alla relevanta kvalitetskrav så att de som deltar i anbudsförfarandet kan bilda sig en korrekt uppfattning om beställarens behov och om detaljerna. Andra krav utöver de som finns i förfrågningsunderlaget kan inte ställas i utvärderingen av anbuden även om man senare upptäcker att något företags ramvillkor kunde ge ett bättre slutresultat. Om det vid utvärderingen av anbuden framgår att kvalitetskraven har definierats på ett sätt som är oändamålsenligt med tanke på den upphandlande enhetens behov eller annars på ett bristfälligt sätt kan upphandlingen i praktiken avbrytas. Sedan måste varan eller tjänsten definieras om och anbudsförfarandet inledas på nytt. Den upphandlande enheten måste alltid i sådana fall överväga utifrån upphandlingens innehåll om det i stället för att avbryta upphandlingen ändå är mer ändamålsenligt att snabbt komma vidare i upphandlingen och övergå till förhandlat förfarande inom de ramar som lagen medger. 13

Kvalitetskraven i anbudsförfrågan kan gälla till exempel leverantörens kapacitet, om den inte i tillräcklig utsträckning har beaktats redan vid prövningen av företagets kvalifikationer egenskaper hos varan, tjänsten eller byggarbetet företagets innovationsförmåga kvalitetssäkring eller kvalitetssystem tillämpliga standarder särskilda tekniska krav utbildning, erfarenhet miljökonsekvenser energibesparingar underhåll hållbar utveckling. tillräckliga språkkunskaper Kravet på tillräckliga språkkunskaper framhävs vid tjänsteupphandling, och då är det särskilt viktigt att under avtalstiden följa upp språkkravet som en central faktor som definierar kvaliteten. Prestationens kvalitet påverkas inte bara av hur kvaliteten på uppgiftens innehåll definierats utan också i hög grad av den allmänna yrkesskickligheten (lämpligheten/kvalifikationerna) hos det företag som fullgör kontraktet och av företagets kvalitetssystem eller övriga kvalitetssäkringsmetoder. Detta gäller särskilt vid tjänsteupphandling och entreprenader. Vid selektivt och vid förhandlat förfarande bör den upphandlande enheten fästa vikt vid lämplighetsaspekter när enheten väljer 2.4.2 Tekniska specifikationer Om förfrågningsunderlaget innehåller krav på varans egenskaper, såsom tekniska specifikationer, ska kraven utarbetas med beaktande av EU-terminologin och referensnumreringen (CPV) vid offentlig upphandling. Terminologin baserar sig på Europaparlamentets och rådets förordning nr 2195/2002 och kommissionens förordning 213/2008/EG, som föranletts av förändringar i direktivet. Enligt upphandlingsförordningen används den gemensamma terminologin inte i lika stor skala vid upphandling under EU-tröskelvärdena som vid upphandling över dessa. Terminologin vid offentlig upphandling finns i anvisningarna för blanketterna för upphandlingsannonser (www.hankintailmoitukset.fi/sv/). De nya CPV-koderna som ska användas i upphandlingsannonserna har fastställts genom lagarna 797 och 798/2008. Tekniska specifikationer får inte utformas så att endast en viss tillverkares produkter kan komma i fråga. På grund av kravet på likabehandling och icke-diskriminering av företag är det tillåtet att undantagsvis hänvisa till ett visst varumärke endast om uttrycket eller motsvarande läggs till. Det kan vara nödvändigt att hänvisa till ett enskilt varumärke om till exempel upphandlingen gäller produkter eller tjänster som ska passa ihop med redan existerande apparater eller verksamhetskoncept. Vid upphandling över tröskelvärdena krävs det specifika motiveringar för att man ska kunna hänvisa till en viss producents produkter. Vid upphandling över tröskelvärdena anges den tekniska specifikationen i första hand genom hänvisning till antingen nationella standarder som följer de europeiska stan- 14

darderna eller till europeiska tekniska godkännanden eller specifikationer i enlighet med upphandlingslagen. Utgångspunkten är att kvaliteten på varor, tjänster och byggarbeten definieras i anbudsförfrågan och de tekniska bilagorna. Beställaren kan dessutom förutsätta att varu- eller tjänsteleverantören eller entreprenören tillämpar ett allmänt godkänt kvalitets- e.d. system för varuproduktionen, tjänsteutförandet eller byggarbetet. I stället för ett kvalitetssystem kan beställaren kräva någon annan dokumenterad kvalitetssäkring av leverantören. För kvalitetssäkringens del kan det räcka med hänvisningar till bestämmelser om kvalitetssäkring i de allmänna avtalsvillkoren för olika sektorer. Under pågående kontraktsförhållande bör beställaren oberoende av eventuella kvalitetssäkringssystem följa att producenten uppfyller de kvalitetskriterier som anges i kontraktet. 2.6 Tillgänglighet och lagerhållning Om varan ständigt finns att tillgå till rimligt pris bör onödig lagerhållning undvikas. Den upphandlande enhetens eget brukslager bör också i övrigt dimensioneras så att det är optimalt med tanke på kostnaderna och verksamheten. För exceptionella situationer (obligatorisk upplagring) finns det särskilda bestämmelser om upphandlingen och lagerhållningen. Utöver det som bestämts om obligatorisk lagring, ska man alltid i upphandlingsprocessen, från planeringen till genomförandet, beakta en tillräcklig tillgänglighet för varan eller tjänsten i fråga om störningar under exceptionella förhållanden för att bevara försörjningsberedskapen. 15

3 Upphandlingsförfaranden I upphandlingslagen anges utöver det direktivsenliga tröskelvärdet också nationella tröskelvärden. De offentliga upphandlingarna indelas beroende på sitt ekonomiska värde i tre kategorier a) upphandlingar under det nationella tröskelvärdet (= små upphandlingar) b) upphandlingar över det nationella tröskelvärdet (= nationella upphandlingar) c) upphandlingar över EU-tröskelvärdet (= EU-upphandlingar). Vilka upphandlingsförfaranden som står till buds beror bland annat på upphandlingens ekonomiska värde. Nedan behandlas förutsättningarna för de olika upphandlingsförfarandena vid upphandling av olika storlek. 3.1 Upphandlingsförfaranden vid upphandlingar under det nationella tröskelvärdet, dvs. små upphandlingar 3.1.1 Allmänt Det nationella tröskelvärdet är 30 000 euro vid upphandling av varor och tjänster, 100 000 euro vid upphandling av social- och hälsovårdstjänster och utbildningstjänster i anslutning till arbetskraftstjänster och 150 000 euro vid byggentreprenader. Upphandlingslagen tillämpas inte när en upphandling understiger det nationella tröskelvärdet, alltså vid små upphandlingar, med undantag för bestämmelsen om sökande av ändring genom upphandlingsrättelse (UpphL 83 ). Vid små upphandlingar får den upphandlande enheten själv välja upphandlingsförfarande. Det är i alla fall i allmänhet motiverat att iaktta motsvarande förfaranden som vid upphandlingar av större värde. Valet av förfarande och upphandlingsbeslutet behöver ändå inte vara lika välgrundade som vid upphandling över tröskelvärdet. Upphandlingen genomförs i regel genom öppet eller selektivt förfarande utgående från de anbud som inkommit. Förhandlat förfarande och direktupphandling utan anbudsförfarande används när det med beaktande av upphandlingens särart eller obetydliga värde inte är motiverat att konkurrensutsätta upphandlingen på vanligt sätt, för att det till exempel blir för dyrt eller tar för lång tid. 16

I upphandlingar som underskrider det nationella tröskelvärdet tillämpas i Borgå stad åtminstone följande förfarande: upphandlingsgräns upphandlingssätt anmälningsförfarande under 20 000 euro direktupphandling ingen anmälan vid sidan av mindre strikt upphandling 20 000 30 000 euro enkel upphandling www.borga.fi t.ex. per e-post gärna även på HILMA För upphandlingar mellan 20 000 och 30 000 euro fattas alltid ett skriftligt beslut och i regel genomförs också anbudsjämförelse. Det skriftliga beslutet inkl. omprövningsanvisningar skickas till alla som lagt ett anbud. En varu- eller tjänsteupphandling till ett värde av 20 000-30 000 euro kan undantagsvis genomföras som direktupphandling, då 1. ett ramavtal/upphandlingsavtal är i kraft för den vara eller tjänst som upphandlas, 2. man med säkerhet känner till att endast en anbudsgivare kan genomföra upphandlingen 3. upphandlingen är särskilt brådskande, (t.ex. service/reparation) eller 4. då det av annan orsak är uppenbart att nyttan med upphandlingen är mindre än kostnaderna för den. I ett beslut om direktupphandling som är över 20 000 euro ska direktupphandlingen motiveras. Information om direktupphandling ges i upphandlingsanvisningarna 3.1.3. I stadens förvaltnings- och verksamhetsstadga (32 Stadens upphandlingar) fastställs befogenheterna i fråga om upphandlingsbeslut. 3.1.2 Upphandling genom konkurrensutsättning Öppet förfarande Vid öppet förfarande annonseras upphandlingen offentligt på det sätt som den upphandlande enheten anser vara bäst. En annons ger alla intresserade aktörer möjlighet att begära förfrågningsunderlag och lämna anbud. Vid små upphandlingar kan den upphandlande enheten fritt bestämma om annonseringens innehåll och omfattning. I praktiken publiceras annonsen om upphandlingen i till exempel den lokala tidningen eller landskapstidningen och på kommunens webbplats. Öppet förfarande används särskilt vid upphandling av klart definierbara produkter eller tjänster och vid upphandling där enbart priset är den avgörande faktorn. 17

Upphandlingsbeslutet fattas på basis av de godtagbara anbuden enligt principerna för likabehandling och icke-diskriminering. Selektivtförfarande Vid selektivt förfarande inbjuds vissa leverantörer att lämna anbud. Det är då fråga om leverantörer som bedöms vara tillförlitliga och anses ha kapacitet att fullfölja upphandlingskontraktet. Anbudsförfrågan ska skickas till ett tillräckligt antal företag så att det blir fråga om en verklig konkurrens. Vid små upphandlingar rekommenderas att minst tre leverantörer får begäran om anbud. Selektivt förfarande används särskilt då leverantörernas lämplighet är särskilt viktig och när valet av leverantör baserar sig på totalekonomisk fördelaktighet. Upphandlingsbeslutet fattas utifrån inkomna anbud som är godtagbara. När öppet eller selektivt förfarande tillämpas vid upphandling under de nationella tröskelvärdena kan man vid behov föra förhandlingar med anbudsgivarna. Syftet med förhandlingarna ska bara vara att klarlägga eller precisera anbudens innehåll eller beställarens krav. Kravet på likabehandling av anbudsgivarna får ändå inte förbigås. Förhandlingar enbart i syfte att justera anbudspriset (s.k. prutrundor) är förbjudna. De förhandlingar som avses här måste hållas isär från förhandlat förfarande som behandlas i följande punkt. Förhandlat förfarande Vid upphandling under de nationella tröskelvärdena kan man utan några särskilda orsaker använda förhandlat förfarande, vilket inte är tillåtet vid upphandling över tröskelvärdena. Förhandlat förfarande kan genomföras utifrån anbud av flera olika leverantörer eller som förhandlingar med leverantörerna utan anbudsförfarande (jfr förutsättningarna för förhandlat förfarande vid upphandling över de nationella tröskelvärdena, avsnitt 2.2). Förhandlat förfarande utan konkurrensutsättning, dvs. direktupphandling, är tillåtet under de förutsättningar som anges i följande avsnitt (3.1.3). 3.1.3 Upphandling utan konkurrensutsättning (direktupphandling) I upphandlingslagen anges grunder för upphandling utan konkurrensutsättning, alltså för direktupphandling (UpphL 27 28 och 67 ). Utöver dessa grunder är direktupphandling tillåten vid upphandling under det nationella tröskelvärdet, alltså vid små upphandlingar, om upphandlingens värde är obetydligt eller om det av någon annan orsak inte är ändamålsenligt att konkurrensutsätta upphandlingen. Huruvida upphandlingens värde är obetydligt bedöms med beaktande av upphandlingsvolymerna och upphandlingarnas art vid den upphandlande enheten. Direktupphandling kan användas om till exempel ett anbudsförfarande uppenbart inte kan ge sådana fördelar i fråga om pris eller andra villkor som skulle överträffa konkurrensutsättningskostnaderna, dvs. de så kallade transaktionskostnaderna. Direktupphandling kan också användas när kvaliteten eller prisnivån på en vara eller tjänst är känd, när varan inte kan fås på annat håll eller när det är fråga om en exceptionellt brådskande upphandling. 18

Vid direktupphandling gör den upphandlande enheten en beställning utan anbudsförfrågan eller också fattar enheten ett upphandlingsbeslut utan anbudsförfarande på basis av ett anbud som begärts av en enda leverantör. Storleken på upphandlingar med obetydligt värde har inte bestämts i lag. Tumregeln kan vara att värdet på en varuupphandling är obetydligt om det till exempel understiger 3 000 euro. Vid tjänsteupphandling måste behovet av konkurrensutsättning bedömas från fall till fall. Vid enskilda upphandlingar av social- och hälsovårdstjänster och utbildningstjänster kan upphandlingen vid behov genomföras utan anbudsförfarande om det inte är ändamålsenligt att konkurrensutsätta upphandlingen. Vid övriga tjänsteupphandlingar kan 5 000 euro anses utgöra en gräns för när det i allmänhet inte är ändamålsenligt att konkurrensutsätta upphandlingen. Vid byggprojekt måste behovet av konkurrensutsättning avgöras från fall till fall med beaktande av projektets natur, projekteringsbehovet, verksamhetsmiljön m.m. En viktig fråga är då om det gäller ett nybygge eller reparationsbyggande. Direktupphandling måste ändå särskiljas från beställningar, som inom ramen för konkurrensutsatta kontrakt görs av de upphandlande enheterna eller av underlydande behöriga tjänsteinnehavare och arbetstagare inom organisationen. Genom beställningarna fullgörs redan konkurrensutsatta kontrakt, och det är inte fråga om självständiga överklagbara beslut. Anbudsförfarande behövs inte vid gemensam upphandling om upphandlingen görs via en sådan i 11 i upphandlingslagen avsedd inköpscentral som tillämpat upphandlingslagens bestämmelser vid upphandlingen, dvs. har konkurrensutsatt upphandlingen. De ramavtal som ingås vid gemensam upphandling verkställs genom beställningar hos den eller de leverantörer som erhållit kontrakt. 3.2 Upphandlings förfaranden vid upphandlingar över de nationella tröskelvärdena. men under EU-tröskelvärdena, dvs. vid nationella upphandlingar 3.2.1 Allmänt Det nationella tröskelvärdet är 30 000 euro vid upphandling av varor och tjänster, o 100 000 euro vid upphandling av social- och hälsovårdstjänster och utbildningstjänster i anslutning till arbetskraftstjänster och 150 000 euro vid byggentreprenader. På upphandling som överstiger det nationella tröskelvärdet men understiger EU tröskelvärdena, alltså på nationell upphandling ska upphandlingslagen tillämpas. Upphandlingsförfarandena behöver ändå inte följas lika strikt som vid upphandling över EU-tröskelvärdena. 19

Till denna kategori hör också upphandling av så kallade sekundära tjänster som avses i upphandlingsdirektiven och bilaga B i upphandlingslagen och som i praktiken endast kan utföras av lokala eller nationella serviceproducenter. Som exempel kan nämnas hälsovård och sociala tjänster, hotell- och restaurangtjänster, säkerhetstjänster, tjänster i anslutning till transporter, undervisning samt fritids-, idrotts- och kulturverksamhet. Vid nationella upphandlingar används i regel anbudsförfarande i form av öppet eller selektivt förfarande. Förhandlat förfarande, konkurrenspräglad dialog, ramavtal och direktupphandling utan anbudsförfarande kan användas endast under de särskilda förutsättningar som anges i upphandlingslagen 3.2.2 Upphandling genom konkurrensutsättning Öppet förfarande Vid öppet förfarande kan alla intresserade lämna anbud. En upphandlingsannons ska läggas ut på den elektroniska annonseringskanalen för offentlig upphandling (HILMA) enligt vad som närmare anges i förordningen och annonseringsblanketterna, som godkänts av handels- och industriministeriet. Annonsförfarandet behandlas närmare i kapitel 3. Öppet förfarande tillämpas särskilt vid upphandling av klart definierbara produkter eller tjänster vars kvalitetskrav framgår av förfrågningsunderlaget. Produkterna och tjänsterna bör definieras med hjälp av det gemensamma internationella klassificeringssystemet för offentlig upphandling, de så kallade CPV-koderna. Terminologin finns bland annat i ifyllnadsanvisningarna för blanketterna för upphandlingsannonser (www.hankintailmoitukset.fi/sv/.0} Det är meningen att uppgifterna i framtiden ska framgå direkt av blanketten medan man fyller i den. Vid öppet förfarande kan det komma in många anbud. För att man ska ha rimlig kontroll över behandlingen av anbuden är det ofta ändamålsenligt att använda priset som urvalskriterium. När totalekonomisk fördelaktighet används som urvalskriterium vid öppet förfarande lönar det sig att ha endast en överkomlig mängd utvärderingskriterier, så att utvärderingen blir omsorgsfull i fråga om alla på förhand uppställda kvalitetskriterier. Anbudssökandena ska ges tillräckligt med tid för anbudet med hänsyn till upphandlingens art, karaktär och omfattning. Innan de inkomna anbuden utvärderas ska kvalifikationerna hos de företag som lämnat anbud och anbudens överensstämmelse med anbudsförfrågan bedömas. Upphandlingsbeslutet fattas utifrån de godtagbara anbuden enligt de urvals- och utvärderingskriterier som angetts i anbudsförfrågan. Selektivt förfarande Vid selektivt förfarande inbjuds vissa kvalificerade leverantörer att lämna anbud. Det är då fråga om leverantörer som bedömts vara lämpliga och tillförlitliga och anses ha kapacitet att fullfölja den planerade upphandlingen eller uppgiften. För att hitta tänkbara leverantörer ska den upphandlande enheten lägga ut en annons om selektivt anbudsförfarande på den elektroniska annonseringskanalen för offentlig upphandling (HILMA) på det sätt som anges ovan i avsnittet om öppet förfarande. De 20

företag som är intresserade av upphandlingen ska anmäla sig, dvs. lämna anbudsansökan, till den upphandlande enheten inom den utsatta tiden. Enheten måste reservera tillräckligt med tid för ansökningarna med hänsyn till upphandlingens art och omfattning. De leverantörer som godkänns att delta i anbudsförfarandet måste väljas bland dem som lämnat anbudsansökan och som uppfyller upphandlingslagens och den upphandlande enhetens krav på egenskaper m.m. Enhetens krav måste ställas i relation till upphandlingens art och omfattning. Den upphandlande enheten kan i förväg begränsa antalet leverantörer till vilka anbudsförfrågan sänds. Antalet eller variationsintervallet ska uppges i upphandlingsannonsen. För en verklig konkurrens ska tillräckligt många anbudssökande, minst fem, inbjudas att delta i anbudsförfarandet. Hur många som behövs beror på upphandlingens storlek och art. Förfrågningsunderlaget sänds till alla utvalda anbudssökande samtidigt. Anbudsförfrågningar får inte skickas till andra, eftersom anbudssökandena redan utvalts på basis av anbudsansökningarna. Endast när antalet anbudssökanden är färre än antalet företag man avsett att ta med i anbudsförfarandet kan den upphandlandeenheten sända förfrågningsunderlaget också till andra lämpliga företag.den tid som reserveras för anbuden ska vara tillräcklig med hänsyn till varans, tjänstens eller entreprenadens omfattning och art. Upphandlingsbeslutet fattas utifrån de godtagbara anbuden enligt de förutsättningar och grunder som angetts i anbudsförfrågan. På särskilda grunder kan man vid både öppet och selektivt upphandlingsförfarande föra upphandlingsförhandlingar med anbudsgivarna. Syftet med förhandlingarna är att klarlägga eller precisera anbudens innehåll eller beställarens krav. Kravet på likabehandling och icke-diskriminering av anbudsgivarna får ändå inte förbigås. Förhandlingar ska föras med alla anbudsgivare, om inte de inkomna anbuden ger särskild anledning till ett avvikande förfarande. Förhandlingar som enbart syftar till att justera anbudspriset (s.k. prutrundor) är förbjudna. De förhandlingar som avses här måste särskiljas från det förhandlade förfarande och den konkurrenspräglade dialog, som behandlas nedan. Förhandlat förfarande I undantagsfall kan upphandlingen genomföras genom förhandlat förfarande enligt upphandlingslagen. Förhandlat förfarande avviker från både öppet och selektivt förfarande genom att det bland annat vid valet av leverantör tillåter övergång till förhandlat förfarande eller också används förhandlat förfarande som en på förhand uppställd självständig urvalsmetod. Sporadiska förhandlingar under pågående upphandlingsförfarande är däremot i allmänhet inte tillåtna eftersom det kan bli fråga om förbjudet prutande. Man kan övergå till förhandlat förfarande under de förutsättningar som anges i 65 och 25 1 mom. i upphandlingslagen. Orsaken kan till exempel vara att inget av anbuden kan godkännas som sådant eller att det i övrigt är uppenbart att man utan förhandlingar inte kan uppnå ett tillfredsställande resultat. Man kan också övergå till förhandlat förfarande om anbuden väsentligt överstiger anslagen i budgeten, men 21

man ändå ämnar genomföra upphandlingen, om än i en mindre eller på något annat sätt modifierad form. Förhandlat förfarande ger dock ingen rätt att avvika från verklig konkurrensutsättning eller likabehandling av anbuden. Beslutet om att övergång till förhandlat förfarande är nödvändig måste delges dem som deltar i anbudsförfarandet och motiveras senast i det slutliga beslutet. I 66 2 mom. i upphandlingslagen anges också särskilda grunder för att använda förhandlat förfarande som en självständig upphandlingsform som ska annonseras. Förhandlat förfarande kommer i fråga till exempel vid sådan tjänsteupphandling där normal konkurrensutsättning inte är möjlig. Förfarandet kan användas om den tjänst som ska upphandlas är av sådant slag eller förenad med sådana risker som undantagsvis inte medger totalprissättning på förhand eller tjänsten till sin karaktär är en intellektuell tjänst (kunskapstjänst) eller det är fråga om försäkrings-, bank - och placeringstjänster, förutsatt att det inte går att utarbeta så noggranna avtalsspecifikationer att det bästa anbudet kan väljas genom öppet eller selektivt förfarande. Motsvarande förfarande kan användas också vid byggentreprenader på de grunder som anges i lagen. Vid förhandlat förfarande behöver en detaljerad (fullständig) anbudsförfrågan eller ett detaljerat (fullständigt) anbud inte nödvändigtvis ges om detta i praktiken medför svårigheter. Under förhandlingarna preciseras produktens, tjänstens eller entreprenadens innehåll och ramarna för avtalet. Enligt 66 1 mom. i upphandlingslagen får förhandlat förfarande tillämpas till och med utan särskilda motiveringar vid all nationell varu- och tjänsteupphandling då det uppskattade totala värdet (gränsvärdet) understiger 50 000 euro samt vid byggentreprenader vars uppskattade värde understiger 500 000 euro. Denna bestämmelse har i praktiken mist sin betydelse när det gäller varu- och tjänsteupphandlingar i och med att de nationella tröskelvärdena har höjts över de gränsvärden som nämns i denna punkt. Däremot är det möjligt att utnyttja bestämmelsen för byggentreprenader. Ett typiskt exempel på upphandling där det är möjligt att tillämpa förhandlat förfarande är upphandling som gäller kunskapstjänster, såsom val av konsulter och upphandling som krävs för datakommunikation. Förhandlat förfarande kan tillämpas också vid annan tjänsteupphandling, om man inte på förhand tillräckligt noggrant kan definiera uppgiften eller kvaliteten och egenskaperna hos den apparatur som behövs, eller om en sådan definition inte är ändamålsenlig. Förhandlat förfarande är alltid tillåtet vid upphandling av teknisk basservice enligt 24 i försörjningslagen. Konkurrens präglad dialog Konkurrenspräglad dialog är en mer utvecklad form av traditionellt förhandlat förfarande och kan användas vid komplicerade upphandlingar. I praktiken blir konkurrenspräglad dialog aktuell endast i undantagsfall vid upphandling under EU - tröskelvärdena. De många skedena vid konkurrenspräglad dialog förutsätter att de dokumenteras i detalj med tanke på anbudsgivarnas rättsskydd. Förutsättningarna för att konkurrenspräglad dialog ska kunna tillämpas anges i upphandlingslagen (29 30 ), och förfarandet beskrivs mer ingående längre fram i avsnittet om upphandling över EU-tröskelvärdena. 22

Ramavtal Ramavtal enligt den nuvarande upphandlingslagen är ett upphandlingsförfarande som i stort sett motsvarar konkurrensutsättning av ramavtal enligt den tidigare lagstiftningen. I ramavtal fastställs inte alla villkor, såsom antalet prestationer, under konkurrensutsättningen. När ramavtal används kan man under avtalsperioden justera till exempel tjänsternas eller produkternas pris genom konkurrensutsättning (som s.a.s. minianbudsförfarande eller fortsatt anbudsförfarande) bland de företag som ingår i ramavtalet. Ett ramavtal kan gälla i högst fyra år. Förutsättningarna för användning av ramavtal anges i upphandlingslagen (65 och 31 32 ). 3.2.3 Upphandling utan konkurrensutsättning (direktupphandling) Vid direktupphandling gör den upphandlande enheten en beställning utan anbudsförfrågan eller också fattar enheten ett upphandlingsbeslut utan anbudsförfarande på basis av anbud som begärts av en eller flera leverantörer. Direktupphandling är tillåten endast på särskilda grunder som anges i upphandlingslagen. Dessa grunder måste tolkas snävt. Direktupphandling är möjlig till exempel då bara en viss leverantör kan fullgöra upphandlingskontraktet eller då det inte finns tid att konkurrensutsätta upphandlingen på grund av brådska som beror på oförutsedda faktorer. Likaså är en tilläggsupphandling som kompletterar en tidigare upphandling möjlig utan konkurrensutsättning under de förutsättningar som nämns i lagen. Om den ursprungliga upphandlingen har genomförts med så kallade optionsvillkor kan detta utgöra en grund för en direkt fortsättning på upphandlingskontraktet. Direktupphandling är även tillåten vid upphandling vid exekutiv auktion eller en konkursauktion på grund av sakens natur. Förutsättningarna för direktupphandling anges i detalj i upphandlingslagen. Enligt 67, 27 och 28 i upphandlingslagen är direktupphandling utan upphandlingsannons tillåten om 1. det vid öppet eller selektivt förfarande inte har kommit in några anbudsansökningar eller lämpliga anbud och förutsatt att de ursprungliga avtalsvillkoren inte ändras väsentligt 2. varan eller tjänsten av tekniska eller konstnärliga skäl eller av skäl som anknyter till skyddet av ensamrätten bara kan produceras eller levereras av en viss leverantör eller endast en viss entreprenör kan genomföra projektet 3. det är nödvändigt att sluta kontraktet direkt med företaget på grund av synnerlig brådska av ett skäl som inte beror på den upphandlande enheten och som inte har kunnat förutses 4. varan tillverkas eller arbetet utförs enbart för forskning, experiment, produktutveckling eller vetenskapliga ändamål och det inte är fråga industriell produktion eller produktion i syfte att täcka forsknings- och utvecklingskostnader 23

5. upphandlingen gäller varor som noteras och upphandlas på en råvarumarknad (råvarubörs) 6. upphandlingen kan göras ovanligt förmånligt, till exempel i samband med att en leverantör lägger ner sin affärsverksamhet 7. det är fråga om att man efter en föreskriven projekttävling (idétävling) väljer en projekterare som ansvarar för genomförandeplaneringen 8. det är fråga om en tilläggsbeställning till en varuupphandling, tilläggstjänst till tjänsteupphandling eller en tilläggsentreprenad som erbjuds den ursprungliga leverantören, och ett leverantörsbyte skulle orsaka oproportionerligt stora tekniska svårigheter, merkostnader m.fl. olägenheter som närmare anges i lagen. Ett avtal om tilläggsleverans av vara får endast i undantagsfall gälla längre än tre år. Det totala värdet på ett avtal om tilläggstjänster eller tilläggsarbete får uppgå till högst 50 procent av den ursprungliga upphandlingens värde 9. det är fråga om en upprepning av en tjänsteupphandling eller ett byggarbete i enlighet med upphandlingslagen (upphandlingsoption) inom tre år från att det ursprungliga kontraktet tecknades 10. traditionellt anbudsförfarande eller byte av leverantör skulle vara uppenbart oskäligt eller särskilt oändamålsenligt med tanke på vård- eller klientförhållandets stora betydelse för kunden när det gäller vissa enskilda fall av upphandling av social- eller hälsovårdstjänster eller utbildningstjänster. Direktupphandlingar måste särskiljas från beställningar, som inom ramen för konkurrensutsatta ramavtal görs av de upphandlande enheterna eller av underlydande behöriga tjänsteinnehavare och arbetstagare inom organisationen. Genom beställningarna fullgörs således redan konkurrensutsatta kontrakt och det är alltså inte fråga om självständiga överklagbara förvaltningsbeslut. Anbudsförfarande behövs inte vid gemensam upphandling om upphandlingen görs via en sådan i 11 i upphandlingslagen avsedd inköpscentral som iakttagit upphandlingslagens bestämmelser, dvs. som redan konkurrensutsatt upphandlingen. Beslut om direktupphandling måste motiveras eftersom det är fråga om en avvikelse från den konkurrensutsättningsskyldighet som upphandlingslagen föreskriver. 24