Helsingfors stad Föredragningslista 5/2014 DIREKTIONEN FÖR SVENSKA ARBETARINSTITUTET FÖREDRAGNINGSLISTA 5-2014 KALLELSE TILL SAMMANTRÄDE Tid klo 17:00 Plats Helsingfors arbis, Dagmarsgatan 3 Ärenden Enligt denna föredragningslista
Helsingfors stad Föredragningslista 5/2014 Ärende Sid REKTOR 1 Konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet och val av protokolljusterare 1 2 Verkställighet av besluten vid detta sammanträde 2 3 BUDGETUTFALLET 25.9.2014 SAMT PROGNOS 31.12.2014 3 4 Beslut om evakuering under den grundläggande reparationen 5 5 Helsingfors arbis utträde ur KoL 7 6 Datum för direktionen möten år 2015 8 7 Folkhälsans ansökan om sänkt hyra 9
Helsingfors stad Föredragningslista 5/2014 1 (9) Rektor/1 1 Konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet och val av protokolljusterare beslutar konstatera att sammanträdet är lagligt och beslutfört och välja ledamöterna Ted Apter (reserv Pekka Tiusanen) Christel von Martens (reserv Erwin Woitsch) att justera protokollet från detta sammanträde.
Helsingfors stad Föredragningslista 5/2014 2 (9) Rektor/2 2 Verkställighet av besluten vid detta sammanträde beslutar att de beslut som fattats vid detta sammanträde får verkställas innan de vunnit laga kraft, om inte något annat har beslutats eller senare beslutas separat.
Helsingfors stad Föredragningslista 5/2014 3 (9) Rektor/3 3 BUDGETUTFALLET 25.9.2014 SAMT PROGNOS 31.12.2014 ns motiveringar beslutar anteckna butdgetutfallet och prognosen för kännedom. Efter nio månaders verksamhet år 2014 har 342 100 euro av intäkterna influtit. Det är 60 % av det budgeterade beloppet. Kostnaderna uppgick till 2,2 miljoner euro, vilket utgör 68,1 % av budgeten. En jämn förbrukning skulle vara 75 %. Institutets verksamhet är inte jämt fördelad under kalenderåret varför utfallsprocenten inte ger en hel bild av hur budgeten förverkligats. De influtna kursavgifterna uppgår i slutet av september till 281 400 euro, vilket är 61,8 % av budgeten. På grund av att de tekniska problem, som förekommit i samband med att det nya kurshanteringsprogrammet tagits i bruk, ännu fortsatt, har man inte förrän i slutet av september börjat fakturera höstens kurser vilket i sin tur innebär att kursavgifterna inte fåtts in i september i den takt som kurserna startat. Anmälningarna till höstens kurser ligger i slutet av september under med ca 10 % jämfört med hösten 2013. Intäkterna för kursavgifterna beräknas flyta in enligt budgeten för år 2014. I understöd och bidrag fås inte in 20 000 euro som budgeterats. Utfallet torde bli ca 12 000 euro. Hyror har influtit till 64,8 % och torde fås in enligt budgeten. Försäljnings- och övriga intäkter har influtit 22 000 euro vilket är 44,1 % av budgeten. De här intäkterna kommer inte att nå upp till det budgeterade beloppet på sammanlagt 50 000 euro utan beräknas att uppgå till ca 37 000 euro vid årets slut. Av de totala kostnaderna utgör personalkostnaderna ca 73 %. Utfallet av personalkostnaderna är 68,6 % av de budgeterade. Under höstterminen hålls uppenbarligen färre undervisningstim-mar än under våren. Det här innebär att anslagen för personalkostnaderna bör räcka år 2014. Utfallet för köp av tjänster och materialanskaffningar uppgår till 59,2 respektive 51,2 % av de budgeterade anslagen. En del extra utgifter för institutets 100-årsjubileum kommer att betalas från de här kostnadsposterna i slutet av året. Det mesta av verksamheten runt
Helsingfors stad Föredragningslista 5/2014 4 (9) Rektor/3 jubileet ingår dock i den normala kursverksamheten. Externa bidrag för jubileumsfesten har inte erhållits. Strävan är dock att festen ryms inom den givna budgeten. Det enda bindande målet som stadsfullmäktige har ställt är 22 500 hållna lektioner. Under vår-terminen hölls 11 603 undervisningstimmar. För hösten 2014 har 11 636 timmar planerats. Om alla planerade timmar förverkligades skulle totala antalet lektioner uppgå till 23 239. Praktiken har visat att ca 700 av de planerade timmarna dras in. Det här skulle år 2014 innebära att 22 540 lektioner kommer att förverkligas. Man kan konstatera att det i slutet av september 2014 inte har framkommit något som skulle sätta speciell press på årets budget. Intäkterna kommer inte att nå upp till det budgeterade be-loppet utan blir ca 20 000 euro lägre. Kostnaderna hålls inom budgetramen och en inbe-sparing på ca 25 000 euro kan förverkligas. Målet är att det bindande målet på 22 500 lektioner uppfylls inom ramen för budgeten. Det är därför inte under rådande omständigheter nödvändigt att göra ändringar i verksamhetsplanen för år 2014. Investeringarna förverkligas enligt budgeten. En tabell för budgetens utfall per 25.9 skickas per e-post och på mötet föreligger prognosen per 30.9.2014. Lena Elander
Helsingfors stad Föredragningslista 5/2014 5 (9) Rektor/4 4 Beslut om evakuering under den grundläggande reparationen HEL 2014-011545 T 10 06 00 Sammandrag beslutar a) att institutet under den grundläggande reparationen april 2016 augusti 2017 flyttar till fastigheten vid Sturegatan 2, under förutsättning att huset delvis kan byggas om så att en del små arbetsrum blir vanliga klassrum, att institutet inte behöver hyra hela huset utan enbart de rum som behövs och att den hyra institutet ska betala för lokaliteterna sitter i budgeten för samma år. b) att den återkommer till frågan om hur den framtida hyran påverkar institutets budget och verksamhetsförutsättningar efter den grundläggande reparationen vid Dagmarsgatan 3. Direktionen för Helsingfors arbis godkände på sitt möte 27.3.2012 en projektplan för institutets grundläggande reparation. Projektplanen har sedan godkänts av stadsfullmäktige och den grundläggande reparationen ingår nu i stadens investeringsplan för åren 2016 2017. I mars 2014 har Helsingfors arbis i samarbete med Lokalcentralen inlett detaljplaneringen av reparationen. En fråga som diskuterats under hela planeringsprocessen, har varit, om institutets verksamhet under reparationen kan fortgå vid Dagmarsgatan 3, eller om verksamheten ska evakueras under tiden april 2016 augusti 2017. Problemet med en hel utflyttning har ansetts vara, att det kan bli svårt för kursdeltagarna dels att hitta till de tillfälliga lokaliteterna, dels att hitta tillbaka till Dagmarsgatan 3 när reparationen väl är slutförd. Problemet med att stanna kvar i huset under byggtiden är alla de olägenheter ett bygge medför, bl.a. damm och oljud. Institutets ledning har också till Lokalcentralen ställt som ett krav, att de eventuella evakueringslokaliteterna ska befinna sig i centrum av staden, för att institutet ska kunna ge service åt alla kursdeltagare oberoende av hemadress. Lokalcentralen har nu tagit fram ett förslag till tillfälliga lokaliteter, nämligen fastigheten vid Sturegatan 2, där för närvarande yrkeshögskolan Diacor verkar. Den ska dock enligt uppgift från Lokalcentralen flytta ut våren 2016. Fastigheten är något större än Helsingfors arbis nuvarande byggnad vid Dagmarsgatan 3, ca 5500
Helsingfors stad Föredragningslista 5/2014 6 (9) Rektor/4 ns motiveringar nyttom2. Dagmarsgatan 3 är ca 5000 nyttom2. Rektor och biträdande gjorde 17.9 ett besök i fastigheten vid Sturegatan 2 tillsammans med representanter för Lokalcentralen. Sturegatan 2 förefaller möjlig att med rätt så små ändringar bli lämplig för institutets verksamhet under läsåret 2016 2017. De specialutrymmen som saknas är ett undervisningskök och en slöjdsal. Andra specialsalar som behövs, men som högst sannolikt kan ordnas i huset, är rum för keramik, musik, handarbete och bokbindning. Antalet vanliga klassrum vid Sturegatan 2 är alltför litet, men med en relativt enkel ombyggnad borde detta kunna åtgärdas. Slöjdsal och undervisningskök borde kunna hyras av närliggande skolor (Åshöjdens grundskola, Kalliolan setlementti, Aleksis Kiven koulu, Finska arbetarinstitutet). n konstaterar också, att verksamheten naturligtvis under evakueringen måste anpassas till de realiteter som råder under byggtiden. Sysselsättningen för den ordinarie personalen måste i första hand kunna garanteras, men naturligtvis i så hög grad som möjligt också för den stora timlärarkåren. Eftersom hyran efter den grundläggande reparationen kommer att bli ungefär tre gånger högre än den nuvarande har varit, börjar direktionen redan i detta skede arbeta för att dess återverkan på verksamheten efter reparationen blir så liten som möjligt. Upplysningar Moa Thors, biträdande, telefon: 0931070077 moa.thors(a)arbis.hel.fi
Helsingfors stad Föredragningslista 5/2014 7 (9) Rektor/5 5 Helsingfors arbis utträde ur KoL HEL 2014-011549 T 00 01 00 Sammandrag ns motiveringar Direktionen för Helsingfors arbis beslutar för stadsstyrelsen föreslå, att institutet från början av år 2015 upphör att vara medlem av Medborgarinstitutens förbund r.f. Helsingfors arbis har under en lång tid varit medlem av Medborgarinstitutens förbund r.f. (Kansalaisopistojen liitto r.y.). Medlemsavgiften var år 2014 2000 euro. Trots sitt tvåspråkiga namn, driver föreningen i praktiken enbart de finska institutens intressen. Samtidigt har Helsingfors arbis också varit medlem av Förbundet för arbetar- och medborgarinstituten i Finland r.f., från början av år 2013 Bildningsalliansen r.f., som är den intresseorganisation som driver de svenska och tvåspråkiga fria bildningsinstitutionerna i Finlands intressen. Medlemsavgiften är på årsbasis 2000 euro. Det nybildade förbundet Bildningsalliansen har numera betydligt bättre insyn i intressebevakningsfrågor än förut, och ordnar dessutom mycket och kvalitativt högstående fortbildning för hela den fria bildningen på svenska runtom i landet. anser därför, att det inte mera är nödvändigt för institutet att höra till båda förbunden. Upplysningar Moa Thors, biträdande, telefon: 0931070077 moa.thors(a)arbis.hel.fi
Helsingfors stad Föredragningslista 5/2014 8 (9) Rektor/6 6 Datum för direktionen möten år 2015 HEL 2014-011544 T 00 00 02 Direktionen beslutar sammanträda följande datum år 2015: 29.1, 26.3, 21.5, 17.9, 15.10, 3.12. Mötena hålls kl. 17.00 på Helsingfors arbis, Dagmarsgatan 3. Upplysningar Moa Thors, biträdande, telefon: 0931070077 moa.thors(a)arbis.hel.fi
Helsingfors stad Föredragningslista 5/2014 9 (9) Rektor/7 7 Folkhälsans ansökan om sänkt hyra HEL 2014-011874 T 10 01 03 Sammandrag ns motiveringar beslutar hyra ut festsalen till Folkhälsans förbund söndag 21.12.2014 för 150 euro. Därtill betalar Folkhälsan kostnaderna för vaktmästeri och städning. Folkhälsans förbund arrangerar en barnfest med Finlands Lucia söndag 21.12.2014 kl. 14-16 och man önskar för detta ändamål hyra Arbis festsal. Arbis samarbetar sedan flera år med Folkhälsan kring luciainsamlingen genom att ställa undervisningsköket till förfogande för de frivilliga som tillreder mat för luciamarknaden. I år har samarbetet utökats med ljusstöpning. Hyran för festsalen är 100 euro per timme. Även om festen räcker bara två timmar, innebär det i praktiken minst tre timmar, vilket skulle betyda 300 euro. n föreslår att Folkhälsans förbund beviljas en sänkt hyra på 150 euro. Därtill betalar förbundet kostnaderna för vaktmästeri och städning. Upplysningar Moa Thors, telefon: 0931070077 moa.thors(a)arbis.hel.fi