Bibliotek i Kristianstad

Bibliotek i Kristianstad Statistik Teknik. Projektrapport Roland Persson, Tore Torngren Projektledare 2014-03-26

2 Innehåll Bibliotek i Kristianstad... 3 1. Inledning... 3 2. En gemensam statistikenkät. Delprojekt 1... 4 3. Masterenkäten... 5 4. Kompletterande data och indikatorer... 7 5. Ett praktiskt fungerande teknikstöd. Delprojekt 2... 9 6. Eftertankar... 10 7. Bilagor... 14

3 Bibliotek i Kristianstad Statistik Teknik Projektrapport 1. Inledning I denna rapport presenteras resultatet av ett samarbetsprojekt mellan de offentligt finansierade biblioteken i Kristianstad, Kultur Skåne och Lunds universitetsbibliotek (Bil. 1, Projektansökan). Två delprojekt har genomförts, med det gemensamma syftet att utveckla och testa en ny modell för statistikhantering för offentligt finansierade bibliotek. I modellen prövas möjligheten att insamla, bearbeta, presentera och analysera biblioteksdata från samtliga biblioteksenheter i Kristianstad kommun. En gemensam statistikenkät för folk-, högskole-, sjukhus-, och skolbiblioteken i Kristianstad har tagits fram. Parallellt har en teknisk plattform för statistikarbetet utvecklats. I en pilotstudie har data från de medverkande biblioteken matats in i systemet, och begränsade tester av dess funktionalitet har genomförts. Projektet har två utgångspunkter. Från det regionala perspektivet finns ett behov av statistiska underlag som kan identifiera utvecklingstrender och ligga till grund för förändringar av verksamheten. Ur ett nationellt perspektiv behöver den officiella biblioteksstatistiken samordnas och göras tillgänglig och enkel att återanvända. Båda dessa perspektiv leder till ett ökat fokus på det samlade lokala utbudet av bibliotekstjänster. I projektet har ingått representanter för biblioteken i Kristianstad: Peter Bengtsson, Högskolan Kristianstad Eva Hansson, Skolbibliotekscentralen, Kristianstad Cecilia Nilsson, Skolbibliotekscentralen, Kristianstad Eva Hildeman, gymnasiebibliotekarie, Österängskolan, Kristianstad Anders Nylander, Stadsbiblioteket Kristianstad Lotta Tebäck, Centralsjukhuset Kristianstad Det tekniska utvecklingsarbetet har utförts av konsult Poul Henrik Jørgensen, Portia I/S, Nivå, Danmark. Projekten har finansierats av Kultur Skåne och Kungl. Biblioteket, samt av de medverkande biblioteken. Rapporten, som utgör en sammanfattning av arbetet med de två delprojekten, överlämnas härmed till finansiärerna. Kristianstad, Lund 2014-03-26 Roland Persson, Kultur Skåne Tore Torngren, Lunds universitetsbibliotek Projektledare

4 2. En gemensam statistikenkät. Delprojekt 1 Målet för det första delprojektet var att skapa en statistikenkät, med en stomme som var gemensam för alla bibliotek i Kristianstad, men som också lämnade utrymme för frågor som var specifika för varje bibliotekstyp (folk-, högskole-, sjukhus-, och skolbiblioteken). Idag samlas statistik från de offentliga biblioteken i Sverige in via olika enkäter, där frågor och definitioner delvis skiljer sig år, och där jämförbarheten över biblioteksgränserna således blir begränsad. En gemensam och samordnad enkät skulle underlätta jämförelser och samtidigt ge ett breddat underlag för fördjupade analyser. Kristianstad har ett 50-tal offentligt finansierade bibliotek. De är sedan ett tiotal år integrerade i ett gemensamt bibliotekssystem. Bibliotekssystemen har under hösten 2013 utvidgats till att omfatta de övriga biblioteken inom delregionen Skåne Nordost. Folkbibliotekssystemet i Kristianstad består av huvudbibliotek, 11 filialer och en bokbuss. De fem gymnasieskolorna har samtliga välutrustade bibliotek och är bemannade med utbildade bibliotekarier. Grundskolan omfattar ett 30 tal bibliotek av varierande storlek och kvalité. Det finns en bemannad skolbibliotekscentral med omfattande verksamhet. Gymnasieskolorna och grundskolorna är också integrerade i den gemensamma katalogen. Kristianstad Högskolas bibliotek har samma bibliotekssystem som folkbiblioteken och tillika en gemensam katalog och ett gammalt samarbete med folkbiblioteken. Centralsjukhuset i Kristianstad har ett sjukhusbibliotek som är både fackbibliotek och patientbibliotek. Sjukhusbiblioteket ingår också i katalogsamarbetet. Det finns alltså etablerade kanaler och kontakter som möjliggör ett fördjupat samarbete. En projektgrupp med Catarina Jacobsson som projektledare arbetade under hösten 2011 med enkäten (Bil.2, Arbetsrapport). En utgångspunkt för arbetet var de officiella statistikenkäter som Kungl. Biblioteket vid samma tidpunkt övertog ansvaret för. En annan var de underlag som KB:s dåvarande Expertgrupp för biblioteksstatistik tog fram. Dessa enkäter kompletterades med önskemål från de medverkande biblioteken (Bil.3, Gemensam statistikenkät för biblioteken i Kristianstad år 2010/11). Kristianstadgruppen kunde konstatera att likheterna mellan verksamheten i de olika bibliotekstyperna var större än väntat, och att en gemensam statistikenkät därför framstod som logisk och riktig. Den enkät man enades kring behöll stora delar av de nationella enkäterna. Dock lyftes vissa delar bort, medan andra tillkom. Som nya frågor för de flesta inkluderades: Fysiskt bestånd: klassuppsättningar läromedel Beståndet uttryckt såväl i titlar som i enheter AV-media/e-media: Beståndet uppdelat på målgrupp, barn/vuxna Låntagare/Användare: per målgrupp interna låntagare

5 Användning: Utlån fördelade på initiala lån och omlån utlån till interna låntagare Låntagarna fördelade på hur många lån som gjorts under året reservationsdagar annullerade reservationer Aktiviteter: et deltagare i aktiviteter fördelade på vuxna och barn Personal: /årsverken lärarbibliotekarier tillfälliga medarbetare; timanställda, personer i arbetsträning, praktikanter/feriearbetare dagar/timmar kompetensutveckling för personalen Kostnader: Kompetensutveckling reskostnader Kostnader för bibliotekssystemen Kostnader för publika arrangemang Intäkter: Andelen intäkter i förhållande till moderorganisationens totala budget Projektmedel Sponsring 3. Masterenkäten Delprojekt 1 avslutades i december 2011. Det var dock nödvändigt att arbeta vidare med enkäten för att åstadkomma gemensamma och enhetliga frågor, där svaren gavs i en form som kunde matas in i det statistiksystem som samtidigt utvecklades i delprojekt 2. Enkätförslaget utvecklades i samarbete mellan biblioteken i Kristianstad och Lunds universitets bibliotek, i en process som under våren 2013 resulterade i fyra färdiga webbenkäter, en för varje bibliotekstyp (Bil.4, BIK Master). Masterenkäten, där alla frågor ingår, är indelad i åtta avsnitt: 1. Mediabestånd (fysiskt och elektroniskt) 2. Andra resurser 3. Användare 4. Användning av mediabestånd och andra resurser 5. Tillgänglighet 6. Aktiviteter 7. Personal 8. Ekonomi Enkäten innehåller drygt 350 frågor, varav drygt en tredjedel är gemensamma för alla bibliotekstyper. Det är uppenbart orealistiskt att förvänta sig att alla dessa uppgifter ska samlas in av biblioteken på en årlig basis. Masterenkäten får i stället betraktas som ett brett smörgåsbord av

6 statistikfrågor som kan vara relevanta utifrån ett lokalt perspektiv. Nedan följer några kommentarer till de olika avsnitten i masterenkäten. Mediabestånd Beståndet av fysiska böcker redovisas både i antal exemplar och i antal titlar. Det är uppdelat i skön-, fack-, och referenslitteratur, och för skolor och högskolor finns redovisningar av kursböcker, läromedel och klassuppsättningar. Barnperspektivet är genomgående viktigt där det är relevant, och därför redovisas bokbeståndet efter målgrupperna vuxna/barn. Seriella publikationer redovisas som tidskrifter och tidningar. Endast löpande publikationer räknas, både som antal prenumerationer och som antal titlar, och både på svenska och på övriga språk. Övriga fysiska dokument kan särredovisas efter typ. Dokument som anpassats för personer med läshinder särredovisas. Såväl den årliga tillväxten som den årliga gallringen av de fysiska dokumenten redovisas. Ett mindre krävande alternativ till detta skulle kunna vara att enbart redovisa beståndet, och från denna uppgift räkna fram en nettoförändring jämfört med föregående mätning. Det elektroniska beståndet redovisas på ett sätt som ungefär motsvara det fysiska. Huvudkategorierna är databaser, böcker, tidskrifter, tidningar, musik och övriga elektroniska dokument, med särredovisning av pedagogiska resurser och anpassade e-media. Avsikten är att följa beståndens utveckling över tiden, och kunna jämföra det elektroniska och det tryckta. De bibliotek som har egen elektronisk publicering redovisar sitt bestånd. Endast nettosiffror när det gäller tillväxt eller minskning redovisas. Andra resurser Utöver sitt litteraturbestånd erbjuder biblioteken andra värdefulla resurser till sina användare. Lokaler, studieplatser, datorer och andra maskiner som står till användarnas förfogande redovisas, liksom sådant som lånas ut, men som inte kan betraktas som betydelsebärande media. Sociala och interaktiva media betraktas som tjänster, och antalet räknas. Användare Det finns ett stort intresse av att veta mer om bibliotekens användare, men det finns ofta hinder för djupare kunskap. I enkäten räknas användarna dels som antal förväntade eller potentiella användare, dels som personer som utfört någon mätbar transaktion i något av bibliotekens publika system, s.k. aktiva användare. Användarna kan delas in i olika kategorier. En IP-besökare kan sägas vara en sorts virtuell representation av en användare. Användning av bestånd och resurser Det fysiska mediabeståndet används genom att det lånas ut eller läses på plats. Eftersom låneperioderna kan variera är det meningsfullt att redovisa separat initiala lån och omlån. Ibland är det intressant att särredovisa de lån som görs av vissa användargrupper, t.ex. institutioner, eller Boken Kommer-låntagare. et sökningar i bibliotekets olika databaser redovisas här, och användningen det elektroniska beståndet mäts som antalet framtagna (nerladdade) dokument. Här mäts också användning och lån av bibliotekets andra resurser, som bokning av grupprum och utlån av datorer och talboksläsare.

7 Tillgänglighet Det är viktigt att fånga in data om bibliotekens tillgänglighet, i form av antalet enheter, fasta, mobila eller virtuella, hur mycket dessa är öppna för besök, per dag, på helger eller per år och hur de då utnyttjas och är bemannade. Dessa uppgifter blir speciellt intressanta i ett lokalt eller regionalt perspektiv, då de kan säga något om medborgarnas totala tillgång till bibliotekens utbud. Aktiviteter Många hävdar att biblioteken idag har en roll som sträcker sig längre än att förmedla litteratur och media, men att denna roll inte blir synlig i biblioteksstatistiken. I masterenkäten finns därför frågor som vill fånga upp bibliotekens pedagogiska och kulturella aktiviteter. Liksom när det gäller mediabeståndet är här barnperspektivet viktigt där frågan är relevant. I avsnittet ställs också frågor som berör bibliotekens inre arbete. Personal Personalens fördelning på olika personalkategorier räknas, och kategorierna har utökats så att statistiken ska kunna ge en djupare bild av bibliotekspersonalen. Frågor ställs om antalet chefer, lärarbibliotekarier, IT-personal, anställda som arbetat med undervisning, men också om tillfälligt anställda, timanställda, personal i arbetsträning och sommarjobbare. Både årsverken och antal anställda redovisas, liksom fördelningen på kvinnor och män. Den tid som biblioteken lagt ner på kompetensutveckling av personalen redovisas, liksom hur många av de anställda som deltagit. Ekonomi Bibliotekens kostnader och intäkter redovisas. Kostnaderna delas upp i huvudkostnaderna löner, fysiska media, elektroniska media, lokaler och övriga kostnader. Det är önskvärt att också redovisa underkategorier, framför allt när det gäller mediakostnader, eftersom dessa uppgifter ger en bild av mediautvecklingen på biblioteken, t.ex. när det gäller genomslaget av e-böcker och andra e-media. Redovisningen av intäkterna följer i huvudsak kategorierna i den nationella statistikenkäten. 4. Kompletterande data och indikatorer BIK-gruppens diskussioner pekade på behovet av att utnyttja lokal statistik över Kristianstad kommun för att sätta in biblioteksstatistiken i sin kontext. Data kan sedan kombineras för att skapa indikatorer, vilka i sin tur kan tydliggöra samband mellan de samlade bibliotekstjänsterna och t.ex. utbildningsresultat och deltagande i kulturaktiviteter. Projektgruppen skapade en preliminär lista över relevanta data och möjliga indikatorer: Basfakta, kommunen (exempel) et invånare Fördelning på ålderskategorier Fördelning på utbildningskategorier et hemspråk i kommunen et minoritetsspråk i kommunen et elever i grundskolan Andelen godkända elever i grundskolan et elever i gymnasieskolan

8 Andelen godkända elever i gymnasieskolan et studenter i högskolan Andelen studenter som klarar studierna på avsatt tid Dessa uppgifter kan sedan relateras till biblioteksstatistiken, t.ex. lån eller besök, och ge nyckeltal för verksamheten vid ett bibliotek, en biblioteksgrupp eller vid biblioteken inom ett geografiskt område. Indikatorer (exempel) Moderorganisationernas anslag till biblioteksverksamhet per invånare Andelen aktiva biblioteksanvändare i kommunen. (Begreppet aktiv användare behöver definieras och vara möjligt att mäta) Aktiva användares fördelning på bibliotekstyp et aktiva användare som använder två eller flera olika bibliotekstyper et lån per invånare et besök per invånare Användning av det elektroniska beståndet per invånare Användning av nättjänster per invånare Interna lån mellan de olika biblioteken i kommunen Bibliotekens sammanlagda öppethållande inom kommunen per vecka Totala antalet deltagare i publika aktiviteter per år Totala antalet deltagare i användarundervisning per år et biblioteksrelaterade undervisningstimmar i grundskolan per elev. Förhållandet till andelen godkända elever et biblioteksrelaterade undervisningstimmar i gymnasieskolan per elev. Förhållandet till andelen godkända elever et biblioteksrelaterade undervisningstimmar i högskolan per elev. Förhållandet till andelen studenter som klarar studierna på avsedd tid Statistik från bibliotekssystemet En fråga som ställdes i början av projektet var vilka statistikuppgifter som kunde hämtas från bibliotekssystemet, och om dessa uppgifter kunde exporteras, och sedan importeras direkt in i ett statistikhanteringssystem. Alla de bibliotek som deltog i projektet använder samma system, BOOK-IT från Axiell, ett faktum som kunde öppna för samordning. En första kontakt togs med Axiell under hösten 2011. Från Axiell önskade man en precisering av vilken statistik som önskades, ungefär som en beställning. Kristianstadgruppen tog fram en lista på sådana uppgifter som skulle vara intressanta att hämta ur systemet: utlån fördelade på låntagare under en tidsperiod Utlån av specifika medietyper fördelade på låntagare under en tidsperiod Låntagarnas utnyttjande av olika bibliotek inom kommunen reservationsdagar (väntetid) för reserverad media reservationer som inte resulterar i utlån En regelrätt beställning enligt Axiells önskemål kunde inte färdigställas inom ramen för delprojekt 1, så frågan fick vila en tid. Under sommaren 2012 togs en ny kontakt med Axiell, vilket resulterade i en

9 uppdaterad önskelista från projektgruppen, vilken kommenterades av Axiell. Längre än så kom inte projektet, och någon export-import-funktion blev aldrig testad. För att gå vidare krävs dels större ekonomiska resurser, dels ett förtydligande av rollerna beställare utförare. 5. Ett praktiskt fungerande teknikstöd. Delprojekt 2 Målet för det andra delprojektet var att bygga upp och testa ett praktiskt fungerande teknikstöd för statistikarbetet enligt de förslag som förts fram i två tidigare studier, vilka genomförts på uppdrag av KB:s expertgrupp för biblioteksstatistik 1,2. Där efterfrågas ett system där inmatning av data enkelt kan ske via ett webbgränssnitt, och där uppgifter lika enkelt kan tas fram via webben. Import av data från andra databaser ska också vara möjlig. Data ska lagras och bearbetas av systemet, rapporter ska enkelt genereras efter användarnas, dvs. bibliotekens, behov. Teknisk plattform Delprojektet påbörjades hösten 2011, parallellt med delprojekt 1, men avslutades först två år senare, då en rapport överlämnades till Kungl. Biblioteket (Bil. 5, Teknisk platform for biblioteksstatistik). Arbetet genomfördes av en extern konsult, Poul Henrik Jørgensen, Portia I/S. I rapporten redovisas huvudelementen i den tekniska lösningen. Statistiska data samlas in via ett webbaserat frågeformulär, som sedan importeras till en databas. Det finns även möjlighet att importera data från andra källor. Data lagras i en relationsdatabas, varifrån data kan exporteras vidare till externa applikationer. Data organiseras och analyseras med hjälp av s.k. datakuber, och analysresultaten kan avläsas i en webbläsare eller exporteras vidare som räkneark för lokal bearbetning, eller som rapportfiler. Installationen bygger på standardprogramvaror från Microsoft; Windows Server, SQL Server, SharePoint Server, Office Professional Plus med Access, Excel och PowerPivot, samt Internet Information Services. Intentionen var ursprungligen att använda det frågeformulär som tillhandahålls inom ramen för SharePoint, men under projektets gång byttes det ut mot en applikation av SurveyMonkey. För detaljer, se projektrapporten, bilaga 5. Projektstruktur Delprojektet fick tidigt praktiska och organisatoriska problem. Det var i början oklart vem som skulle agera värd för den tekniska installationen, en fråga som delvis hörde samman med den strama projektfinansieringen. Alternativet att ge värdskapet åt en molntjänst granskades och förkastade pga. den höga och delvis oklara kostnadsbilden. Projektkonsulten (Portia) erbjöd sig då att stå för värdskapet, för att vid projektets slut låta pilotinstallationen migrera till en mer permanent värd. Förslaget bedömdes som kortsiktigt, och att ett bättre alternativ vore att låta en långsiktig aktör även vara värd för projektet. Samtal togs upp med Lunds universitet, där det fanns två alternativ, Universitetsbiblioteket (UB) och Lunds datacentral (LDC). UB ansvarar för drift och utveckling av bibliotekssystemen, men hade vid tidpunkten begränsade möjligheter att delta i projekt. LDC däremot hade både kompetens och resurser för att, mot kostnadstäckning, åta sig värdskapet. Det visade sig dock att LDC:s säkerhetskrav ledde till en tunggrodd arbetssituation för en extern konsult. Frågan om värdskap 1 Functional requirements to Swedish library reporting system. Kulturrådet, 2010. 2 National reporting system for library statistics in Sweden. Kungl. Biblioteket, 2011.

10 förblev olöst ännu en bit in på hösten 2011, då delprojekt 1 var i full gång. Lösningen blev att Portia åtog sig värdskapet under projektperioden. Ett annat problem för projektet var licenskostnaderna för de programvaror som byggde upp den tekniska plattformen. Portia gjorde en installation med hjälp av tidsbegränsade testlicenser, men dessa hann löpa ut innan projektet avslutades. Då gjordes ett nytt försök att lägga in projektet under UB:s avtal med LDC, och säkerhets- och licensfrågorna fick nu en lösning. Ett försök att migrera projektinstallationen från Portia till LDC misslyckades dock, och installationen fick byggas upp på nytt. Från försommaren 2013 finns en stabil teknisk lösning för projektet. 6. Eftertankar BIK-projektet har en viktig bakgrund i den regionala biblioteksverksamhetens arbete med statistikfrågor och de tankegångar som detta arbete ledde fram till i form av biblioteksstrategier. Strategidiskussioner kom under projektets gång att sammansmälta med tankar om vilka krav som bör ställas på statistiken. Dessa tankar, som inte kunde utvecklas inom ramen för projektet, presenteras nedan som en efterskörd och framtidsförhoppning. Statistikarbetet i ett utvecklingsperspektiv Regionbibliotek Skåne har under flera år arbetat med att fördjupa bibliotekens statistikarbete. Bakgrunden till detta intresse har varit att få en bekräftelse på utvecklingstrender i biblioteksvärlden samt en bakgrund till att föreslå nya utvecklingsvägar. I en första fas bildades 2008 en arbetsgrupp bestående av representanter från stora och små bibliotek i Skåne. Gruppen plockade fram siffror ur den nationella statistikdatabasen och analyserade hur långt man kunde komma i en förståelse av biblioteksutvecklingen med hjälp av dessa siffror (2007-2008 års siffror). Föga överraskande framgick att den vikande tendensen när det gäller lån och besök även gäller för de skånska biblioteken; att barnlånen är relativt intakta och står idag för 50% av lånen; informationsfrågorna minskar drastiskt, de s.k. AV-lånen likaså, bortsett från e-boken. E-bokslånen är dock fortfarande försvinnande små volymer. Däremot är personalen intakt, t o m en svag ökning av antalet bibliotekarier. et enheter är också relativt intakt. Politikens stöd i form av insatta ekonomiska resurser är också intakt, vilket pekar på en oroande slutsats, ett växande gap mellan insatta resurser och de prestationer som biblioteken presterar, eller rättare sagt mäter och presenterar. En annan oroande slutsats som kan börja skymtas redan i denna biblioteksstatistik är folkbibliotekens bristande förmåga att samspela med befolkningens nya kulturvanor. För att gå vidare uppställdes nya frågor och hypoteser. Arbetsgruppen använde siffermaterial som finns i de lokala biblioteksystemen. Det gick då att få fram ytterligare aspekter på biblioteksutvecklingen. Vi genomförde också en rad egna studier, räknade besökare och kön/ålder; besökstider. Vi genomförde också en del studier av rörelsemönster inne på biblioteken. Vi tittade också på användningen av e-resurserna. Vi kunde konstatera följande (2008 års siffror): Könsfördelningen av besökare relativt jämn; Korta besökstider (5-7 minuter), dock liten grupp stannar länge (studenter, tidningsläsare); Användningen av hemsidans resurser närmast obefintlig (undantag katalog);

11 Kvinnor står för 65-70% av lånen, ökande tendens; Kvinnolånen dominerar alla avdelningar utom K.54, Prab och CD-skivor; Lån relaterade till ålder och kön visar att medelålders män är nästan utplånade i statistiken; detta gäller stora som små kommuner; I samtliga kommuner finns en grupp kärnanvändare på 5-7% av befolkningen som står för 50% av lånen; Den fysiska boken står för minst 80% av de registrerade lånen; Det digitala biblioteket har ett antal trumfkort, framför allt reservation (ökar drastiskt) och omsättningslån (står för cirka 25% av lånen); Användningen av databaser från hemsidan är mycket liten och dessutom fallande. Denna, från biblioteken så viktiga satsning som ett motdrag mot minskat resursutnyttjande, får betraktas som misslyckad; Kulturaspekten på folkbibliotekens verksamhet tycks långsiktigt vara mer intressant. Allmänkulturen ökar också på folkbiblioteken; Bibliotekssiffrorna har alltid följt konjunkturen på så sätt att lågkonjunktur varit högkonjunktur för biblioteken. Detta samband försvagas. Trots denna mångfald av slutsatser kvarstod frågor som enbart kan besvaras efter samtal med besökare/icke-besökare. I nästa fas genomfördes därför en intervju undersökning i Höörs kommun. Den, kunde bekräfta och komplettera en del av ovanstående slutsatser (dock inte med statistisk signifikans). Bibliotekskorten, som ofta innehas av kvinnor, används kollektivt; Besökaren anger som skäl att gå till biblioteket - att låna böcker. Biblioteket är boktempel, åtminstone i en liten kommun, och den direkt uttalade anledning till att man besöker dem eller inte besöker dem. Folkbibliotekens utveckling är avhängig förmågan att samspela med lokala skeenden. Utvecklingen inom nationella och regionala strukturer är naturligtvis inte ointressant, men förmågan att spela på lokala aspekter är avgörande om den lokala politiska instansen ska vara långsiktigt intresserad av att finansiera verksamheten. Det är den regionala biblioteksverksamhetens uppfattning att biblioteken inte klarar denna förnyelse utan att bredda och fördjupa sin kulturella och sociala närvaro. Biblioteket blir verksamt i ett socialt och kulturellt fält, i samverkan med en rad andra aktörer. För Region Skåne blir slutsatsen: klarar allmänheten sin försörjning av media och information på andra vägar tenderar biblioteket att försvinna under horisontlinjen, osynliggöras. Vi ser ett sjunkande antal besökare relaterade till det klassiska bibliotekets utbud. För Region Skåne blir det preliminära svaret att utveckla kulturhustanken i en moderniserad, dialogorienterad version. Samtidigt är utvecklingsarbetet mot en ökad samtidsrelevans beroende av ett relevant siffermaterial. Utvecklingen av biblioteken kräver både samverkan, synlighet och bättre sifferunderlag. En konsekvens av ett mer aktualiserat lokalt perspektiv blir samverkan av lokala biblioteksresurser. Användarna är i huvudsak lokala och använder sig av olika typer av lokala bibliotek, i första hand folkoch skolbibliotek. I större kommuner tillkommer sjukhus- och högskolebibliotek. Att få en lokal

12 översikt och därmed få möjlighet att göra en lokal analys är förutsättningen för bibliotekens utvecklingsarbete. Detta kräver samverkan mellan bibliotekstyperna och med andra relevanta aktörer inom kommunen. Det kräver också en tydlig koppling till den kommunala statistikenheten. Framför allt kräver det lokala utvecklingsarbetet en förmåga till lokal analys som oundgängligen måste göras i samspel med andra lokala aktörer verksamma på det gemensamma socialt-kulturella fältet. Detta analysarbete har behov av ett relevant siffermaterial som samtidigt är öppet, flexibelt och kan kombinera material från många olika aktörer. Samtalen i projektets arbetsgrupp pekar preliminärt ut ett antal områden där det fortsatta arbetet måste fördjupas. Här finns områden för fördjupade utvecklingsarbeten. Det lokala analysarbetets framtidsperspektiv Samverkan stat, region och kommun. Staten samlar in biblioteksdata från samtliga offentligt finansierade bibliotekstyper. Insamlingen sker i ett för alla bibliotekstyper gemensamt formulär. Data sammanställs inkluderande nyckeltal. Region och kommun använder dessa data som bruttolistor, plockar ut de relevanta data som behövs för att utveckla biblioteksverksamheten, sammanställer och kompletterar med lokala/regionala data. I lokala/regionala arbetsgrupper analyseras siffrorna och föreslås konkreta utvecklingsåtgärder. Här finns en koppling till arbetet med biblioteksplanerna som också har en kommunal/regional dimension omfattande den totala biblioteksverksamheten i en kommun eller en region. Lokal anpassning. Allt utvecklingsarbete har en lokal nivå. Utvecklingen kan bygga på strukturella förändringar nationellt och regionalt, men dessa skall anpassas och implementeras lokalt. Det statistiska material användbarhet i det lokala arbetet ökar om det innehåller lokala komponenter. Samverkan med lokal statistik. Det finns en mängd lokalt statistiskt material som på olika sätt beskriver kommuninvånarna, eleverna och studenterna. Det måste vara möjligt för analysgruppen att importera från lokala databaser, integrera data med övrigt material. Folkbiblioteket behöver områdesstatistik, skolbiblioteket elevdata och universitetsbiblioteket studentdata. Samverkan mellan lokala bibliotek med olika huvudmän. I en del kommuner finns bibliotek med olika offentliga huvudmän. Vanligast är skolan och folkbiblioteket med olika kommunala huvudmän. Det kan även förekomma statliga bibliotek (högskolebibliotek) och regionala (sjukhusbibliotek). De delar på kommunens invånare. Det är inte ovanligt att låntagare och biblioteksnyttjare obekymrat rör sig emellan ett flertal olika bibliotekstyper. Att utnyttja en gemensam biblioteksresurs till medborgarnas fromma är ett viktigt inslag i den framtida biblioteksutvecklingen. Den regionala nivån. Den regionala biblioteksverksamheten skall skriva regionala biblioteksplaner. En sammanställning av regional biblioteksstatistik och framtagandet av regionala utvecklingsprojekt har också en statistiksida som behöver utvecklas. Inte minst i samspel med övriga regionala kulturinsatser och framtagandet av övergripande regionala kulturinsatser, t.ex. bokbussamarbeten. Lokala utvecklingsgrupper. En lokal utvecklingsgrupp skapas, med representanter från de olika bibliotekstyperna. Även biblioteksplanen kräver lokala arbetsgrupper.

13 Biblioteksplanernas behov av statistik. Biblioteksplanen är den samlade planen för biblioteksverksamheten i en kommun. Biblioteksplanen samspelar med den kommunala utvecklingsstrategin på områden där biblioteken kan göra en skillnad, framför allt i det kulturella och sociala fältet. Strategierna diskuteras fram i lokala arbetsgrupper och här finns ett starkt behov av ett relevant siffermaterial, från biblioteket och från kommunen. Statistikarbetet måste kunna samspela med detta behov. GIS kartor. Som ett verktyg för att åskådliggöra bibliotekens sociala och kulturella kontext kan GISkartan vara ett användbart instrument. De få studier som gjorts pekar på nyttan i analysarbetet. Krav på statistiken Samspel med modern biblioteksutvecklingen. Det finns en rad framträdande drag i biblioteksutvecklingen som statistiken måste kunna samspela med. Det gäller sådana fenomen som det lokalas primat, från samling till samtal, samverkansstrategier. Skiftet från samlingar mot samtal skall återspeglas i statistiken. Personalens ökade betydelse, inte minst dess kompetenser måste ses i siffermaterialet. Flexibilitet rörlighet. Statistik är rörlig materia. Behovet av statistik kan variera över tid. De långa serierna måste kombineras med korta för att fungera i relation till ett konstant föränderligt analysbehov. Det skall alltså vara möjligt att komplettera den nationella statistiken med lokalt material. Kvantitet kvalité. Den statistiska modellen skall kunna fungera även i relation till kvalitativa variabler. Utvecklingsarbetet kommer att producera eget material, kvantitativt såväl som kvalitativt, vilket behöver integreras i det lokala materialet. Enkelhet. Tekniskt måste systemen minimera det konkreta handhavandet. Det betyder att statistikmodulerna i bibliotekssystemen måste anpassas till statistikformulären. Utvecklingsarbete måste genomföras med Axiell och andra systemleverantörer. Siffror och samtal. Siffror är ointressanta om de inte sätts in i ett sammanhang. Det innebär att det analyserande samtalet är väsentligt och oundgängligt. Det är samtalet som ger siffrorna dess egentliga innehåll. Den lokala arbetsgruppen är den enhet som genomför analysen och föreslår relevanta åtgärder.

14 7. Bilagor OBS! Paginering och numrering av noter överensstämmer inte alltid med originalen! Bilaga 1 Projektansökan. Bibliotek i Kristianstad Bilaga 2 Arbetsrapport. Delprojekt 1 Bilaga 3 Gemensam statistikenkät för biblioteken i Kristianstad år 2010/11 Bilaga 4 Bilaga 5 BIK Master Teknisk platform for biblioteksstatistik

15 Bilaga 1 Roland Persson, Region Skåne, Tore Torngren, Lunds universitet Bibliotek i Kristianstad. Statistik Teknik Bilaga till Ansökan om utvecklingsbidrag till projekt, KB Projektrapport. 2014-03-26 2011-05-20. Kort version 2014-03-04 Projektansökan Bibliotek i Kristianstad statistik, teknik, analys och fördjupning Inledning Projektet syftar till att i en pilotundersökning testa en ny modell för statistikhantering för offentligt finansierade bibliotek. Med statistikhantering avses insamling, bearbetning, lagring, interaktivitet och presentation, men även att pröva och fördjupa statistikens funktion i biblioteksutvecklingen. Såväl kvantitativa som kvalitativa data skall kunna hanteras i modellen liksom jämförelser mellan olika bibliotekstyper. Projektet skall genomföras i Kristianstad kommun, med Biblioteksdirektionen vid Lunds universitet som partner. I Kristianstad finns en stark samarbetstradition mellan samtliga offentliga bibliotek (folkbibliotek, skolbibliotek, högskolebibliotek och sjukhusbibliotek), en gemensam katalog, bra och bemannade skolbibliotek och tillika en skolbibliotekscentral. Under hösten-vintern 2010-11 har förberedande kontakter och samtal förts mellan de tänkta aktörerna i projektet. Projektet föreslås vara samfinansierat mellan Region Skåne och Kungl. biblioteket, och delvis bygga på deltagande med egen finansiering (arbetstid) från de olika aktörerna. Projektets delar För att hålla projektet fokuserat delas det upp i fyra avgränsade delar med egna tydliga delmål: 1. Skapa en gemensam statistikenkät Utgångspunkten är statistikenkäterna för den officiella statistiken för de olika bibliotekstyperna (senaste versionen). Dessa kompletteras med lokala uppgifter och harmoniseras i en gemensam enkät. Uppgifter som är unika för respektive bibliotekstyp kan ingå i enkäten för denna/dessa typ/er. Mål: enhetliga frågor kompletterade med frågor specifika för bibliotekstyp enhetliga definitioner 2. Skapa ett praktiskt fungerande teknikstöd Delprojektet bygger vidare på de projekt som tidigare bedrivits på uppdrag av KB:s expertgrupp för biblioteksstatistik (Tekniskt plattform för biblioteksstatistik 1 och 2). De förslag som framförs i dessa projekt testas i verklig miljö. Enkäten från delprojekt 1 används. Möjligheten att importera statistiska uppgifter från bibliotekssystemen i Kristianstad skall särskilt testas. Mål: enkel inmatning av uppgifter via webb maskinell import av uppgifter från system effektiv lagring av uppgifter

16 effektiv och flexibel bearbetning av uppgifter interaktiv framtagning av uppgifter via webb enkel generering av rapporter 3. Analysera insamlad data Metoder och modeller för analys av den insamlade statistiken prövas och utarbetas, dels ur det enskilda bibliotekets synvinkel, dels med sikte på sådant som är av gemensamt intresse. Mål: skapa en grund för en gemensam kunskapsbas för statistikanalys hitta metoder och arbetsformer för analys över institutionsgränser utveckla metoder för att integrera statistiken i bibliotekens utvecklingsarbete 4. Genomföra en kvalitativ studie På grundval av analyserna i delprojekt 3 genomförs en kvalitativ fördjupningsstudie med lämplig metodik, främst inriktad på gemensamma och institutionsövergripande aspekter. Mål: fördjupa den gemensamma kunskapen om kvalitativa metoder i utvecklingsarbetet utveckla kvalitativa metoder anpassade till den lokala bibliotekssituationen integrera resultaten från den kvalitativa studien med den kvantitativa statistiken Projektet i sin helhet avrapporteras, dels genom en skriftlig rapport, dels genom presentationer i lämpliga fora. Varje delprojekt sammanfattas också i en arbetsrapport. Bakgrund Statistikfrågorna har från en perifer position stigit in i biblioteksdebattens centrum. Det finns rimliga skäl till detta. Av avgörande betydelse är att biblioteken, folkbibliotek såväl som universitets- och högskolebibliotek, befinner sig i snabb utveckling, där gamla recept inte längre förmår att bevara bibliotekens positioner. Omvärldsförändringar förflyttar ständigt spelplanen och biblioteken måste skaffa sig kunskap om faktiska skeenden i syfte att utveckla verksamheten. Nya kultur- och informationsvanor uppstår bland allmänheten. Biblioteken kan och bör vara en del av dessa vanor och beteenden, vare sig de berör litterära texter, kulturaktiviteter, samhällsengagemang, lärande eller information. Den tredje uppgiften, att samverka med det omgivande samhället, som åligger universitets- och högskolebiblioteken, motsvarar tendensen inom folkbiblioteken mot ett horisontellt samhälleligt engagemang i lokalsamhället. Även dessa nya kommunikations- och samtalsvägar behöver mätas. Biblioteksstatistikens nuvarande brister visar sig framför allt i dess oförmåga att fungera som ett utvecklingsinstrument. Det saknas interaktivitet och analys. Det saknas också förmåga att hantera jämförbarhet och samspelet mellan kvalitativa och kvantitativa metoder. Skillnaden mellan nationella och lokal-regionala siffror behöver klargöras. Nyckeltal som kunde vara till hjälp vid jämförelser saknas idag. Det är viktigt att påpeka att nationell statistik är en sak och lokal-regional biblioteksutveckling en annan. Biblioteksutveckling sker i samspel med aktörer utanför biblioteket. Detta samspel yttrar sig i en rad olika aktiviteter, som måste mätas lokal-regionalt, med

17 kvantitativa och kvalitativa metoder. Detta behov är inte identiskt med det nationella behovet av statistik, även om det kan sammanfalla. Vad som är lokal-regional statistik respektive nationell statistik är en viktig aspekt som vårt projekt vill studera. Folkbiblioteken utvecklas mot att bli breda kulturinstitutioner med nära och intensiva relationer med lokalt kultur- och samhällsliv. Folkbiblioteken sträcker också sina samarbeten ut i delregioner och regioner, i vissa fall även i nationella och globala samarbeten. Dessa utvecklade nätverk resulterar i ett brett spektrum av aktiviteter, kulturella och samhälleliga, som måste mätas om statistiken skall ha någon relevans. KB:s expertgrupp för biblioteksstatistik Sedan 2008 arbetar en expertgrupp på KB:s uppdrag med att lämna förslag till revision av de statistikenkäter som riktas till offentligt finansierade bibliotek av olika typer. Under arbetets gång har ansvaret för denna officiella statistik förts över från Kulturrådet till Kungl. biblioteket. Gruppen har bl. a. ansvarat för tre projekt, ett som undersöker statistikens användning och två som kartlägger behov och funktioner för en ny teknisk plattform för biblioteksstatistik. Under 2011 pågår ett arbete i referensgrupper som representerar de olika bibliotekstyperna. Det resulterande revisionsförslaget ska överlämnas till KB i slutet av året. Erfarenheter från expertgruppens arbete kan och bör komma Kristianstadsprojektet till nytta, särskilt del 1 och 2. Delprojekt 2 kan ses som ett pilotprojekt som praktiskt testar de förslag till teknisk plattform som de två tekniska projekten utmynnar i. Bibliotekssituationen i Kristianstad kommun Kristianstad har ett 50 tal offentligt finansierade bibliotek. Folkbibliotekssystemet består av huvudbibliotek, 11 filialer och en bokbuss. De fem gymnasieskolorna har samtliga välutrustade bibliotek och är bemannade med utbildade bibliotekarier. Grundskolan omfattar ett 30 tal bibliotek av varierande storlek och kvalité. Det finns en bemannad skolbibliotekscentral med omfattande verksamhet. Gymnasieskolorna och grundskolorna är också integrerade i den gemensamma katalogen Kristianstad Högskolas bibliotek har samma bibliotekssystem som folkbiblioteken och tillika en gemensam katalog och ett gammalt samarbete med folkbiblioteken. Centralsjukhuset i Kristianstad har ett sjukhusbibliotek som är både fackbibliotek och patientbibliotek. Sjukhusbiblioteket ingår också i katalogsamarbetet. Det är fortfarande relativt unik med detta gränsöverskridande samarbete. Nätverken är många mellan biblioteken och att ha erfarenhet av att ha arbetet inom olika bibliotekstyper är vanligt. Det kan också konstateras att biblioteken fyller i fyra olika varianter av statistikformulär. Samtal mellan biblioteksrepresentanter pekar på möjligheten att reducera detta antal, kanske t.o.m. till ett och samma. I Kristianstad finns alltså följande offentligt finansierade bibliotek inom en och samma katalog: Stadsbibliotek med filialer och bokbuss 5 Gymnasieskolor 1 Skolbibliotekscentral

18 30 tal skolbibliotek Högskolebiblioteket Sjukhusbibliotek Förarbeten Idén att arbeta fram ett gemensamt projekt kom upp redan i början av 2010. Tankegångarna presenterades vid ett möte med det regionala utvecklingsrådet, som sanktionerade det fortsatta arbetet med inriktning mot Kristianstad. RP och TT har skissat på bakgrund och innehåll och genomfört nedanstående aktiviteter i syfte att få input och lokal förankring: individuella samtal med biblioteksrepresentanter i Kristianstad kommun träffar med referensgruppen Kristianstad kommun genomgång av befintliga statistikformulär och framtagandet av preliminär skiss till gemensamt formulär träff med LUB:s och KB:s tekniska konsult träff med Axiell (systemleverantör i Kristianstad) kontakt med IT-chefen i Kristianstad kommun Samtidigt har projektet förankrats inom Kultur Skåne och integrerats i den regionala kulturplanen. Förarbetena möjliggör ett snabbare och rationellare projektarbete. Projektorganisation Projektägare: Kultur Skåne/Region Skåne samt Kungl. biblioteket (delprojekt 2) Styrgrupp: Regionala biblioteksrådet, Skåne Regionala biblioteksrådet består av representanter från offentligt finansierade bibliotek i Skåne under ordförandeskap av Regionbibliotekarien. Referensgrupp: Representanter från de offentligt finansierade biblioteken i Kristianstad Eva Hildeman, Anders Nylander, Peter Bengtsson, Lotta Trebäck, Cecilia Nelson Projektgrupp: Roland Persson, Region Skåne; Tore Torngren, Biblioteksdirektionen vid Lunds universitet, samt Projektledare: anställs fr.o.m. september 2011 Tekniska konsulter: enligt finansieringsplan Finansiering För 2011 söks medel för att genomföra delprojekt 1 och 2. / /

19 Bilaga 2 Bibliotek i Kristianstad. Statistik Teknik Projektrapport. 2014-03-26 Projekt biblioteksstatistik i Kristianstad 2011/12 - statistik, teknik och fördjupning Del 1 Arbetsrapport av Catarina Jacobsson Kort om projektet Projektets syfte är att i en pilotundersökning testa en ny teknisk plattform för statistikhantering för offentligt finansierade bibliotek och att pröva och fördjupa statistikens funktion i arbetet med att utveckla biblioteksverksamheten. Pilotundersökningen kan ses som ett led i flera på varandra följande undersökningar som gjorts i Kungl. bibliotekets regi. 3 Projektet genomförs i Kristianstad kommun med representanter från fem olika bibliotekstyper; folk-, skol-, gymnasie-, högskole- och sjukhusbibliotek. Kristianstad har valts för att det finns ett etablerat samarbete biblioteken emellan och för att samtliga bibliotek använder sig av bibliotekssystemet BOOK-IT. Projektägare är Kultur Skåne/Region Skåne och Kungl. Biblioteket (delprojekt 2). Styrgrupp Regionala biblioteksrådet, Skåne Referensgrupp representanter från de olika biblioteken i Kristianstad; Anders Nylander, Cecilia Nilsson (Eva Hansson), Eva Hildeman, Lotta Tebäck, och Peter Bengtsson Projektgrupp Roland Persson, Region Skåne, Tore Torngren, Biblioteksdirektionen vid Lunds universitet och Catarina Jacobsson, projektledare (del 1) Projektet innehåller fyra avgränsade delar med egna tydliga delmål : 1. Skapa en gemensam statistikenkät 2. Skapa ett fungerande teknikstöd 3. Analysera insamlad data 4. Genomföra en kvalitativ studie Del 1 Att skapa en gemensam statistikenkät De offentligt finansierade biblioteken i Sverige är alla ålagda att årligen fylla i den officiella statistikenkät som Kungl biblioteket sedan ett år tillbaka ansvarar för. Statistikenkäterna är anpassade för respektive bibliotekstyp vilket bl a försvårar eller omöjliggör jämförelser biblioteken emellan. 3 http://www.kb.se/bibliotek/referensgrupper/expertgrupp-statistik/ 2011-12-22

20 Projektets första del syftar därför till att harmonisera de olika statistikenkäterna till en enda gemensam statistikenkät för samtliga bibliotekstyper. En gemensam enkät förenklar statistikhanteringen och möjliggör samarbete kring en tekniskt plattform för biblioteksstatistik, något som redan finns i flertalet länder och som efterfrågas starkt av biblioteken i Sverige. Utgångspunkten för den gemensamma statistikenkäten har varit de senaste versionerna (2010) av de olika officiella statistikenkäter för respektive bibliotekstyp. Även om dessa enkäter i grunden liknar varandra, finns stora språkliga skillnader och även flertalet uppgifter skiljer dem åt. Under hösten 2011 har fem statistikmöten ägt rum i Kristianstad. En inventering av bibliotekens olika verksamheter och biblioteksanvändare har gjorts och likheterna är mycket större än väntat, varför en gemensam statistikenkät verkar logiskt och rätt. Diskussioner har också förts om det gemensamma bibliotekssystemet (BOOK-IT) och om möjliga inställningar för att få ut mer användbar statistik. Den gemensamma enkät som nu har skapats ligger av naturliga skäl ganska nära de officiella/nationella statistikenkäterna. Uppgifter som inte är relevanta för något bibliotek i Kristianstad har dock tagits bort, några uppgifter är förenklade, några är utökade och slutligen har ett antal uppgifter lagts till. Statistikenkäten innehåller uppgifter som bedöms vara intressanta på såväl nationell, regional som lokal nivå. De flesta uppgifter i enkäten är gemensamma för majoriteten av biblioteken. Uppgifter som t ex andel av viss budget och antal tänkta användare ger möjligheter att skapa användbara nyckeltal både för det lokala behovet och för jämförelser i vidare perspektiv. Där finns också ett antal specifika uppgifter för respektive bibliotekstyp. Exempelvis är det enbart högskolebiblioteket som publicerar forskningsmaterial, skolbiblioteken som har klassuppsättningar/läromedel och stadsbiblioteket som har ett så brett kulturutbud. Statistikenkäten är på intet sätt en slutprodukt utan kan komma att förändras allt eftersom projektet fortskrider och kunskaperna i statistik, mätningar och uppföljning ökar. Statistikenkäten bör innehålla mått utifrån två perspektiv; mått som visar hur verkligheten ser ut och mått som kan kopplas till bibliotekens uppdrag och formulerade mål. Eftersom folkoch skolbibliotekens biblioteksplan (2009-2011) för närvarande revideras, är det troligt att nya uppgifter tillkommer i enkäten som knyter an till de kommande årens formulerade utvecklingsprojekt. Statistikenkäten är därför mer att betrakta som en grund att bygga på. Förslag på ett antal förbättringar av BOOK-IT rörande bibliotekens utlån, användare och reservationer har framförts till systemleverantören Axiell. Huruvida förslagen eventuellt kommer att utvecklas och ingå i den nya officiella versionen av BOOK-IT till hösten 2012 eller om systemet kommer att kunna justeras enbart för Kristianstads del, är ännu oklart. Mötesprotokoll och statistikenkät har skickats till Roland Persson och Tore Torngren. Catarina Jacobsson Tel 0766 150 678 2011-12-22