Uppförandekod för leverantörer 1 Inledning 1.1 Uppförandekodens grundval: Internationella standarder Denna uppförandekod ( uppförandekoden ) grundar sig på de allmänna principerna i FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (som antogs av FN:s generalförsamling den 10 december 1948), konventionen om civila och politiska rättigheter och konventionen om ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter (som båda antogs av FN:s generalförsamling den 16 december 1966), Internationella arbetsorganisationens (ILO) åtta kärnkonventioner och andra tillämpliga internationella standarder för mänskliga rättigheter och arbetsvillkor. 1.2 Uppförandekodens syfte Syftet med uppförandekoden är att se till att leverantörer ( leverantören ) till Holmen AB inbegripet dotterbolag, vilka här företräds av Holmen AB (tillsammans kallade Holmen ) verkar i enlighet med internationellt erkända miniminormer för mänskliga rättigheter, arbetsvillkor och miljö. Holmen följer principerna i uppförandekoden och förväntar sig att även dess leverantörer gör det. 1.3 Tillämpningsområde Bestämmelserna i uppförandekoden gäller för alla arbetstagare med koppling till leverantören, oberoende av deras formella rättsliga ställning eller relation till leverantören. Det innebär att uppförandekoden gäller för medarbetare, konsulter och arbetstagare som anlitas utan formell anställning, på tillfälligt kontrakt eller på deltid. Uppförandekoden gäller även för underleverantörer, och det åligger leverantören att se till att alla dess underleverantörer följer principerna i uppförandekoden. 1.4 Efterlevnad av lagstiftningen och allmänna principer Förutom att uppfylla principerna i uppförandekoden ska leverantören även följa alla nationella lagar och bestämmelser liksom andra tillämpliga avtal (t.ex. kollektivavtal). Där det finns skillnader mellan uppförandekoden och nationell lagstiftning eller andra tillämpliga avtal ska leverantören följa de strängaste kraven. Om bestämmelserna i uppförandekoden är oförenliga med den nationella lagstiftningen i ett land ska leverantören omedelbart underrätta Holmen om detta. Uppförandekoden är inte och ska inte tolkas som ett sätt att kringgå eller undergräva nationell lagstiftning eller nationell yrkesinspektion. På samma sätt är denna kod inte och ska inte tolkas som en ersättning för fria fackföreningar, och inte heller användas som ersättning för kollektivavtal. 1.5 Uppförandekodens uppbyggnad Uppförandekoden består av tre delar: nolltoleranskrav, minimikrav och mål. Att uppförandekodens nolltoleranskrav och minimikrav uppfylls är en förutsättning för alla avtal mellan Holmen och leverantören och ett villkor under hela giltighetstiden. Holmen kan dock i vissa fall bistå leverantören för att se till att bestämmelserna i uppförandekoden efterlevs.
1.5.1 Nolltoleranskrav Nolltoleranskraven gäller grundläggande mänskliga rättigheter som aldrig under några omständigheter får kränkas. Underlåtenhet att uppfylla nolltoleranskraven betraktas som väsentligt avtalsbrott och ger Holmen rätt att omedelbart avsluta affärsförbindelsen mellan Holmen och leverantören. Om Holmen har skäl att tro att leverantören hade kännedom om kränkningen och medvetet kränkte grundläggande mänskliga rättigheter genom sin verksamhet kommer leverantören att anmälas till behöriga myndigheter. 1.5.2 Minimikrav 1.5.3 Mål Minimikraven är krav som leverantören alltid ska uppfylla. Om det konstateras att minimikraven inte uppfylls i något avseende ska leverantören skyndsamt vidta korrigerande åtgärder för att avhjälpa bristerna. Leverantören ska förbinda sig att följa en handlingsplan som ska förhindra att liknande problem inträffar i framtiden. Åtagandet att följa den korrigerande handlingsplanen gör det möjligt att fortsätta affärsförbindelsen. Vid upprepade och/eller allvarliga brott mot minimikraven förbehåller sig Holmen rätt att avsluta affärsförbindelsen med leverantören. Målen är de målsättningar som Holmen förväntar sig att leverantören arbetar mot. I utvärderingen är det en fördel för leverantören om målen är uppfyllda. Holmen ser även gärna att leverantören gör ytterligare förbättringar som ligger utanför uppförandekodens räckvidd. 2 Uppförandekodens kravnivåer och mål 2.1 Nolltoleranskrav 2.1.1 Tvångsarbete Leverantören får inte använda sig av eller dra nytta av någon form av tvångsarbete, skuldslaveri eller annan form av slaveri, arbete utfört av fångar, straffarbete eller människohandel. Arbetstagare ska kunna röra sig fritt under sin anställning. Leverantören får inte hålla inne arbetstagares löner, förmåner, egendom eller handlingar (t.ex. id-handlingar och resedokument). 2.1.2 Barnarbete och unga arbetstagare Leverantören får inte använda sig av eller dra nytta av de värsta formerna av barnarbete, till exempel tvångsarbete, prostitution och andra former av arbete som riskerar att skada barns hälsa, säkerhet och välbefinnande. 2.1.3 Hälsa och arbetsmiljö 2.1.4 Miljö Leverantören får inte utsätta arbetstagarna för hård, inhuman eller kränkande behandling eller bestraffning. Arbetstagare får inte utsättas för arbetsmiljörisker som kan utgöra fara för deras liv utan att de först har informerats om farorna och skyddsåtgärder har vidtagits. Leverantören får inte avsiktligt orsaka betydande förorening av luft, vatten eller mark.
2.1.5 Internationell humanitär rätt 2.2 Minimikrav Leverantören får inte medverka till kränkningar av internationell humanitär rätt eller andra brott mot mänskligheten enligt internationell rätt, såsom krigsbrott, folkmord, tortyr, tvångsförsvinnanden, gisslantaganden och utomrättsliga, summariska eller godtyckliga avrättningar. 2.2.1 Barnarbete och unga arbetstagare Leverantören får inte använda sig av eller dra nytta av barnarbete. Lägsta anställningsålder får inte vara lägre än åldern för avslutande av obligatorisk skolgång och aldrig lägre än 15 år. Om det medges av den nationella lagstiftningen får leverantören anlita barn i åldern 12 15 år för lätt arbete eller i lärlingsprogram. Lön ska utgå till deltagare i lärlingsprogram och arbetsuppgifterna ska vara enkla och inte inkräkta på skolarbetet. Leverantören får inte anställa unga arbetstagare (under 18 år) för någon form av arbete som kan utgöra en risk för deras hälsa, säkerhet eller välbefinnande. 2.2.2 Diskriminering Leverantören får inte medverka till eller stödja någon form av diskriminering. Alla beslut som rör anställning ska grunda sig på relevanta och objektiva kriterier. 2.2.3 Föreningsfrihet och rätt att sluta kollektivavtal Leverantören får inte hindra eller motverka arbetstagarnas rätt att bilda eller ansluta sig till fackföreningar eller andra organisationer efter fritt val och sluta kollektivavtal. Leverantören ska erkänna arbetstagarnas valda ombud och förhandla med dem i god tro om alla viktiga frågor på arbetsplatsen. Om fackföreningar inte är tillåtna i det område där verksamheten finns, eller om bara statligt godkända organisationer är tillåtna, ska leverantören inte förhindra arbetstagarna att samlas självständigt under andra former för att diskutera frågor som rör arbetet samt erbjuda dem ett forum för att ta upp arbetsrelaterade angelägenheter med ledningen. 2.2.4 Hälsa och arbetsmiljö Leverantören ska erbjuda arbetstagarna en sund och säker arbetsmiljö. Det innebär bland annat att arbetstagarna bör skyddas från bränder, olyckor och giftiga ämnen. Fullgoda policyer och förfaranden för en god arbetsmiljö ska utarbetas och följas. Arbetstagarna ska ges rätt skyddsutrustning och utbildning för att kunna utföra sina uppgifter på ett säkert sätt. 2.2.5 Anställningsvillkor och arbetsförhållanden Leverantören ska behandla alla medarbetare värdigt och med respekt. Leverantören får inte medverka till eller tolerera någon form av fysiska, verbala, sexuella eller psykologiska trakasserier, övergrepp eller hot på arbetsplatsen. Lagstadgade krav på minimilön ska uppfyllas. Lönen ska betalas regelbundet och i form av lagligt betalningsmedel. Alla anställda ska ha ett skriftligt, begripligt och juridiskt bindande anställningskontrakt. Leverantören ska se till att arbetstiden inte överstiger 48 timmar i veckan. Övertid ska vara frivilligt, sällsynt och inte uppgå till mer än högst 12 timmar per vecka. Arbetstagarna har rätt till minst en ledig dag i veckan och ska ges tillräckliga raster under arbetet och tillräcklig dygnsvila mellan arbetspassen.
2.3 Mål 2.2.6 Miljö Arbetstagarna ska ha tillgång till rena och hygieniska faciliteter, däribland toaletter och dricksvatten. Detta krav gäller även bostäder som eventuellt tillhandahålls av leverantören. Leverantören ska respektera arbetstagarnas integritet när personlig information samlas in eller sparas, eller i samband med övervakning av arbetstagarna. Leverantören ska följa kraven i miljölagstiftningen. Leverantören ska också utarbeta och följa rutiner för olyckor för att effektivt förebygga och åtgärda alla hälsorisker och industriolyckor som kan drabba närsamhället eller påverka miljön negativt. 2.2.7 Korruption och mutor Leverantören får inte erbjuda eller ge företrädare för offentliga eller privata organisationer mutor av något slag (ej heller otillbörliga förmåner). Leverantören ska vidta tillräckliga åtgärder för att se till att leverantörens arbetstagare inte erbjuder, ger eller tar emot mutor av något slag. Leverantören ska se till att alla underleverantörer, konsulter och andra affärspartner har genomgått en due diligence-process. Leverantörens avtal med agenter, mellanhänder, underleverantörer och konsulter ska innehålla ett avsnitt om bekämpning av korruption och kravet på att alla gällande lagar och bestämmelser ska följas. 2.3.1 Barnarbete och unga arbetstagare Om leverantören upptäcker att barn i skolåldern arbetar åt företaget ska leverantören se till att dessa får delta i kompenserande undervisning i stället för att utan vidare sägas upp. Ekonomiskt stöd bör också ges medan barnen deltar i undervisningen. 2.3.2 Anställningsvillkor och arbetsförhållanden Leverantören ska betala en rimlig lön som gör att arbetstagarna kan tillgodose sina egna och sina anhörigas grundläggande behov och även ha pengar över efter alla nödvändiga utgifter. Särskild högre ersättning ska utgå för övertidsarbete. Leverantören ska ge sina anställda betald semester varje år samt sjukledighet och föräldraledighet. Tillfälliga arbetstagare eller säsongsarbetare ska inte ha sämre villkor än fast anställda. Leverantören ska inte använda sig av deltids-, visstids- eller timanställda, eller av praktikanter eller falska lärlingskap, som ett sätt att kunna erbjuda lägre lön och färre förmåner. 2.3.3 Företagets säkerhetsvakter 2.3.4 Miljö Leverantören ska se till att företagets säkerhetsvakter inte kränker andras frihet och säkerhet. Säkerhetsvakter ska ha fått utbildning i när de bör ingripa i säkerhetsrelaterade situationer och hur de använder minsta möjliga våld. Leverantören ska löpande kunna uppvisa förbättringar av den övergripande miljöprestandan.
3 Tillämpning av uppförandekoden 3.1 Registrering och dokumentation Leverantören ska på lämpligt sätt registrera och dokumentera att principerna i uppförandekoden följs. Alla arbetstagare ska ha tillgång till uppförandekoden eller andra interna dokument som ställer motsvarande eller strängare krav i alla situationer. 3.2 Roller och ansvar Leverantören ska fördela ansvaret för uppfyllande av nolltoleranskraven och minimikraven i uppförandekoden inom organisationen. Leverantören ska se till att lämpliga disciplinåtgärder vidtas mot anställda som upprepade gånger bryter mot eller allvarligt försummar bestämmelser i uppförandekoden. Avsked kan vara en sådan åtgärd. 3.3 Relation till underleverantörer Leverantören ansvarar för att se till att företagets underleverantörer följer principerna som anges i uppförandekoden. Leverantören förväntas presentera sina strategier och metoder för att åstadkomma och kontrollera detta för Holmen. 3.4 Övervakning Holmen kommer att övervaka och utvärdera leverantörens verksamhet för att försäkra sig om att principerna i uppförandekoden följs. Vårt övervakningsprogram består av regelbundna egenutvärderingar som fylls i av leverantören och inspektioner (eller revisioner) på plats när det är motiverat. Leverantören ska samarbeta med Holmen i utvärderingen av leverantörens efterlevnad av uppförandekoden.