Skapa en effektivare organisation genom att avskaffa de årliga medarbetarsamtalen - Adobes Norden-vd Stefan Dahlgren berättar hur Stefan Dahlgren, VD Adobe Nordic Operations, berättar om hur check-ins hjälpte Nordenorganisationen att bli Adobes bästa region i Europa. Har du också läst artikeln om Adobe som delats flitigt på LinkedIn de senaste veckorna? Artikeln där Adobes globala HR-chef Donna Harris avslöjar att Adobe har revolutionerat sitt HR-arbete genom att avskaffa de årliga medarbetarsamtalen. Vi på Sweden HR Group blev nyfikna på hur den här processen har fungerat på nordisk nivå och ringde därför upp VD:n för Adobe i Norden, Stefan Dahlgren. De senaste åren har Adobe genomgått komplexa förändringar på produktsidan. T ex har tillgängligheten ökat genom att deras mjukvara nu säljs helt via prenumerationer vilket bl a medfört ett helt nytt internt IT-stöd och förändringar i säljkanaler. När Stefan Dahlgren tillträdde som VD för Nordenorganisationen för 1,5 år sedan stod man inför flera utmaningar, t ex underpresterade affärsområdet Digital Marketing och personalomsättningen var för stor. Idag levererar den nordiska organisationen över budget och sammantaget är förbättringen radikal sedan Stefan Dahlgrens började. Att avskaffa de årliga medarbetarsamtalen var ett steg på vägen för att nå dit bolaget är idag.
Men vad var det då som gjorde att Adobe kom fram till att avskaffa de årliga medarbetarsamtalen? Med de omfattande moderniseringar Adobe gjorde på produktsidan, lades en plattform för att företagets fortsatta expansion. Samtidigt framgick det att även de interna HR-processerna var i behov av en uppdatering. Stefan Dahlgren, med lång bakgrund inom IT- och telekombranschen, insåg att det behövdes inte bara situationsanpassat ledarskap utan även en situationsanpassad organisation för att kunna fortsätta vara ett konkurrenskraftigt bolag med hög innovationsgrad där de mest attraktiva medarbetarna vill arbeta. Stefan Dahlgren förklarar: Det var tydligt att de årliga medarbetarsamtalen inte gav de resultat man kunde förvänta sig med tanke på nedlagd tid. Det rankingsystem man hade använt var omodernt och riskerade ge orättvisa bedömningar. På global nivå kunde man också se att många högpresterande medarbetare valde att sluta. Det var ju precis det omvända man ville uppnå. SÅ VAD GJORDE MAN ISTÄLLET? Adobes organisation behövde bli mer snabbrörlig för att kunna möta omvärldens krav på utveckling och för att kunna ligga rätt i tiden med sitt kunderbjudande. En av lösningarna var att införa ett system med sk check-ins. Check-ins innebär att medarbetaren har åtminstone fyra samtal per år med sin närmaste chef där krav och förväntningar gås igenom. Samtalet varar minst en timme, och ger medarbetaren ett snabbare kvitto på sin insats, en tydlighet kring kompetenskrav och chans till en kontinuerlig utveckling. Att äga sin egen utveckling är speciellt centralt för den yngre generationen. Med check-ins signalerar vi att ditt personliga varumärke tar vi på allvar. Karriärplanering är viktigt och ger den enskilde medarbetaren möjlighet att bygga sitt eget varumärke internt. Det är viktigt med tydligheten att det är den anställde själv som ansvarar för sin utveckling, säger Stefan Dahlgren. INFORMELL METOD I TRE STEG Stefan Dahlgren berättar att metoden i sig är förhållandevis informell, det finns vissa checklistor som grundläggande hjälp, men eftersom de finns så många yrkesroller inom Adobe har cheferna stor frihet att anpassa checklistorna efter varje avdelnings behov. Grunden är att såväl medarbetare som chef måste ta till sig metoden. Chef och anställd måste vara väl förberedda och till viss dels samspelta. Annars förlorar man effekten om man inte kan nå samstämmighet kring hur man presterar och vilken utveckling som behövs.
Förväntningar Målet är att medarbetare ska vara klara över och förstå vilka förväntningar som ställs på en. Lika viktigt är att medarbetaren får redogöra för sina förväntningar på sin roll och organisationen. Feedback Feedbacken blir som ett coachingsamtal kring performance. Vad behöver utvecklas, hur ser kompetensen ut, vad fungerar, hur ser medarbetaren på sin roll. Stefan Dahlgren menar det är avgörande att det finns en tydlighet inom organisationen att ärlighet är grundläggande och uppmuntras. För att metoden med check-ins ska lyckas måste man ärligt kunna berätta om sina tankar. I samtalet är det därför viktigt att både chef och medarbetare vågar kliva ur sina respektive roller. Öppenhet inom organisationen är något som Adobe definitivt uppmuntrar och vill ska genomsyra hela organisationen. Utveckling Tillsammans kommer chef och medarbetare överens om en actionplan kring hur man ska gå vidare, hur man utvecklar sig och blir bättre i sin roll. För det krävs att man identifierar rollen man har nu och rollen man ska ha i framtiden. Adobes uppgift är att hjälpa medarbetaren att kliva in i den rollen genom att tillhandahålla verktygen som leder dit. Målet ska hela tiden vara i sikte, men samtidigt varnar Stefan Dahlgren att det är grundläggande att förväntningarna ska vara rimliga. Det är inte alltid man som chef instämmer i den utveckling som den anställde ser framför sig. FÖRDELARNA MED CHECK-IN-METODEN För arbetsgivaren är fördelarna uppenbara menar Stefan Dahlgren. Rätt person på rätt plats och personal som får komma till sin fulla potential är en viktig nyckel för att ta affärsandelar och fortsätta var marknadsledande. Samtidigt ger check-in-metoden Adobe möjlighet att positionera sig som arbetsgivare för att attrahera och behålla rätt personal. Stefan Dahlgren säger: Med den här metoden blir det lättare att identifiera och utveckla guldkornen inom organisationen. Nästan ännu viktigare är att vi nu också har en metod att förvalta potentialen hos de som är duktiga, men som kanske inte till fullo kvalificerar in i gruppen guldkorn. För den anställde är fördelarna givetvis kontinuerlig utveckling, men metoden tydliggör också vart organisationen är på väg. Den anställde vet vad som förväntas samtidigt
som medarbetaren tar makten över sin egen utveckling och kan påverka vilket håll den vill gå. Den anställde får också snabbare återkoppling på sin insats. Stefan Dahlgren säger också: Att kalla det en fördel är kanske förmätet, men i en sådan här process kan ingen gömma sig. De personer som är på fel plats i fel företag får en mjukare insikt om detta vid check-in-dialogen och blir varse att de förmodligen passar bättre någon annanstans. FALLGROPAR FINNS Även om mycket har fungerat över förväntan med check-in-metoden finns det fallgropar. Bara check-ins räcker inte, utan det krävs en strategi som kopplar ihop check-in-dialogen till organisationens mål och visioner. Stefan Dahlgren förklarar: Ingen metod blir bättre än de som ska genomföra den. Metoden måste genomsyra hela organisationen och inte sluta på en viss nivå inom företaget. Vi kan se att ju högre upp i organisationen man kommer ju tajtare blir det mellan leden. Chefer som ska genomföra check-ins med varandra kan vara vänner i grunden, och då blir det genast svårare att genomföra samtalen med 100% ärlighet. En annan fallgrop som Stefan Dahlgren kan se är att det passar inte alla individer att ta så pass mycket eget ansvar för sin utveckling. Likaså finns det chefer som inte trivs med så här täta avstämningar. Vissa har först tyckt det har blivit en del extra administration men i gengäld har de fått ett bättre grepp om gruppen i och med den tydlighet som check-in-samtalen ger. En sak är säker, att med check-in-metoden kan man inte smita undan sitt ansvar som chef. VILL DU GENOMFÖRA EN LIKNANDE FÖRÄNDRING? STEFAN DAHLGREN GER RÅD PÅ VÄGEN För Adobe har check-in-metoden lett till att: bolaget går radikalt mycket bättre alla i organisationen oavsett roll vet var Adobe är på väg de som är kvar har rätt ambition och vet var de själva vill Adobe vet vad det är personal de söker
Stefan Dahlgren avslutar med att skicka med några tips till dig som funderar på en liknande förändring: Tänk igenom hela kedjan först. Vilka är konsekvenserna? Tänk igenom alla processer som check-ins kan föra med sig t ex är det en förutsättning att ha en klar bild av vilka kompetensutvecklingsåtgärder som finns tillgängliga. Likaså måste det vara klart vilka vägar den anställde kan välja att ta inom företaget. Det är också avgörande att ha bra checklistor som grund för samtalen. Vill du läsa mer om Adobe så besök gärna deras hemsida: www.adobe.com/se. Har du frågor kring check-in-metoden så är du välkommen att höra av dig till Nanette Brink på Sweden HR Group: nanette.brink@swedenhrgroup.se. Adobe är en av världens största och mest inflytelserika mjukvaruleverantörer inom foto, trycksaker, webbpublicering och grafik. Flera gånger per dag kommer vi alla i kontakt med produkter som har tagits fram med hjälp av Adobes programvaror t ex mobilappar, hemsidor, annonser i tidningar. Adobes andra stora affärsområde är Digital Marketing vilket är produkter som optimerar företags digitala marknadsföring. Antal anställda Norden: 75 Antal anställda globalt: över 11 000. Namn: Stefan Dahlgren Yrke: VD Adobe Nordic Operations sedan 2013. Bakgrund: Har arbetat i IT- och telekombranschen i över 25 år, bland annat som försäljningsansvarig hos TeliaSonera samt landschef för mjukvaruföretaget BEA Systems och Nordisk Direktör för Brokat Technologies.