Drömmen om ett bättre liv Framtidsbild 2018

Transkript

1 Drömmen om ett bättre liv Framtidsbild 2018 DRÖMMEN OM ETT BÄTTRE LIV 1

2 Förord För att vi ska kunna utveckla verksamheten tillsammans är det viktigt att det finns en tydlig färdriktning. Med det här dokumentet har vi skapat en samlad bild av vårt uppdrag, vår vision och vår väg framåt. Vi beskriver också vad vårt val att arbeta med lean innebär. Innehållet har formats i en intern dialog om myndighetens utveckling. Det samtalet ska vi fortsätta att föra i syfte att efterhand förnya framtidsbilden och våra utvecklingsstrategier. Utgångspunkten är uppdraget från riksdag och regering och de mål som de har satt upp för migrationspolitiken och förvaltningens utveckling. Det är vår uppgift att förverkliga politiken och svara mot ökade förväntningar på effektivitet, kvalitet och service. Det behövs hela tiden nya idéer och tankesätt. Vi ska fortsätta att vara offensiva och ligga steget före. Visionen som vi tidigare har formulerat ligger fast. Vi strävar vidare mot ett Sverige som med öppenhet tar tillvara den globala migrationens möjligheter. Det är en vision som känns alltmer angelägen i en tid av ökad rörlighet och stora demografiska utmaningar. Visionen ger kraft och riktning åt det långsiktiga utvecklingsarbetet. Men vi behöver också konkretisera vad det innebär. Var vill vi befinna oss 2018? Som svar på den frågan har vi tagit fram en ny framtidsbild i form av två berättelser. Rösterna tillhör en sökande och en medarbetare. Med deras önskeläge som grund ska vi formulera strategier och konkreta planer. berättar om sin bild av framtiden. Hur ser din egen önskebild ut? Under rubriken Vägen framåt beskriver vi de principer och verktyg som vi ska använda för att utveckla verksamheten. Beskrivningen ger bland annat svar på vilka förväntningar som finns på ledare och medarbetare på verket. Läs och inspireras. Resan mot framtiden fortsätter. Vi är med och formar den! I dokumentet möter du migranter och medarbetare som delar med sig av sina berättelser och ger sin bild av framtiden. På nästa sida får du ta del av den första migrantens berättelse. I dokumentet har vi tagit fasta på den drivkraft som många migranter har drömmen om ett bättre liv. Bakom varje ärende finns en människa med potential som det gäller att ta tillvara på bästa sätt. Vi ska värna människors rättigheter och göra det så lätt som möjligt för dem som uppfyller villkoren att komma till Sverige och kunna bidra till samhället. Som bakgrund till framtidsberättelserna har vi låtit några av dagens migranter berätta om sitt möte med Sverige. Migranternas erfarenheter är centrala. Vi måste lyssna mer på våra kunder för att i dialog med dem skapa bästa möjliga lösningar. Först då kan vi utveckla system som fungerar väl för både individer och samhällen. På sidorna i dokumentet möter du även några medarbetare som Omslagsfoto: Ida Ling Flanagan 2 drömmen om ett bättre liv

3 Hur upplevde du mötet med Sverige? Ismail Musa Nur Jag kom till Sverige 2002 för att förenas med min familj som bodde här sedan några år tillbaka. I samband med ansökan var jag var tvungen att resa från Somaliland till Addis Abeba och vänta där över en månad på intervju. Det var det enda negativa. Jag fick beslut efter ungefär ett halvår och kunde resa till frun och barnen i Linköping. Jag började läsa svenska och såg fram emot att börja mitt liv i Sverige. Men det gick flera år utan att jag fick något arbete. Jag har en universitetsexamen i engelska och pedagogik men det är svårt att få jobb i ett nytt land i min ålder. Mycket av svenskan som jag lärde mig har jag glömt eftersom jag nästan inte använder språket. Efter fem år fick jag istället jobb i Somaliland. Jag erbjöds att ingå som en av sju medlemmar i nationella valkommissionen (NEC). Det innebar att jag under långa perioder fick lämna Sverige för att arbeta på plats. Efter ett par år gick jag vidare till Academy for Peace and Development, en organisation som arbetar för fred och utveckling i regionen. Innan jag bestämde mig för att arbeta i Somaliland frågade jag Migrationsverket om det var okej att vara utomlands så mycket med tanke på uppehållstillståndet. De sa att det räckte att jag var i Sverige några veckor var sjätte månad. Jag höll mig till det, men det visade sig att den informationen var helt fel. Problemen började när jag skulle söka nytt pass eftersom mitt gamla blev stulet. Det blev en massa frågor och krångel i samband med det. Vad gjorde jag i Somaliland? Hur länge hade jag varit där? Hur såg jag på min framtid? Efter att jag lämnat alla uppgifter blev det tyst i flera månader. Jag och min fru fick själva ringa för att få veta vad som hände. Vid ett tillfälle sa de att passet var klart och jag flög till Addis Abeba för att hämta ut det men det fanns ingen färdig resehandling. De bad mig istället återkomma två veckor senare. När jag till slut fick passet gällde det bara för en enkel resa till Sverige. Här hemma började Migrationsverket en ny utredning och jag fick svara på ungefär samma frågor igen. Jag fick veta att man kan förlora sitt permanenta uppehållstillstånd om man tillbringar mer tid utomlands än i Sverige. Jag har därför tvingats sluta jobbet i Somaliland. Nu går jag sysslolös i Linköping igen. Mina barn kan inte tänka sig att flytta tillbaka. De är uppvuxna i Sverige och det går bra för dem. Min son har en examen i informationsteknik och är snart färdig journalist. Han är med i TV ibland. En av mina döttrar läser farmakologi i Uppsala och ett annat av barnen jobbar i Norge. Min yngsta dotter är nio år. Min fru arbetar som speciallärare. Vi klarar oss på hennes lön men det är frustrerande att inte ha något att göra. Särskilt när jag vet att jag kan göra nytta i mitt hemland. Det borde finnas en möjlighet för dem som vill bidra till utveckling i sina hemländer att göra det utan att riskera att mista sitt uppehållstillstånd. Det bästa hade varit om jag hade kunnat bli svensk medborgare. Då hade jag kunnat resa som jag vill. Men när jag sökte medborgarskap fick jag nej eftersom jag inte kunde styrka min identitet. Problemet är att pass från Somalia inte godtas av Migrationsverket. Andra dokument som jag har duger inte heller. Det hjälper inte att min fru och mina barn är svenska medborgare. Jag kan förstå att det finns krav på att man kan visa vem man är men i praktiken blir det en diskriminering av somalier. För mig är det ett stort hinder. Jag vet att man kan få dispens om man har varit i Sverige i minst åtta år. Som det ser ut nu får jag vänta ytterligare tre år eftersom jag varit borta från Sverige en period. Jag tycker att det här är en fråga som de ansvariga borde titta närmare på. Bakgrund: Född Rötterna i Borama, Somaliland. Bor: Linköping Gör: Arbetslös. Tvingad av reglerna att sluta jobbet i Somaliand. Det bästa med Sverige: Nästan allt är bättre, service, utbildning, sjukvård, bostäder. Men det viktigaste är omsorgen om barnen, inte bara i skolan utan också i övrigt. Saknar mest: Mina vänner, mitt arbete, lokalfärgen, den avspända atmosfären, den känsla av frihet som uppstår när allt inte är så formellt och ordnat. DRÖMMEN OM ETT BÄTTRE LIV 3

4 Migration en av de stora framtidsfrågorna För att kunna konkurrera om arbetskraft måste Sverige vara ett attraktivt land för migranter. Sverige behöver människor. Migration är en positiv kraft som det gäller att ta tillvara. För många är det en del av livsresan. Det är en väg till förverkligande av drömmar och mål. Genom att röra sig mellan länder får man nya kunskaper och erfarenheter som gör att man växer och utvecklas som människa. Det kan också vara en väg bort från förföljelse och våld. De senaste 30 åren har antalet människor som lämnar sitt hemland ökat kraftigt. Enligt FN uppgår antalet internationella migranter i dag till över 200 miljoner men ingen vet exakt hur många de är. Ungefär 15 miljoner av dem är på flykt. Övriga migrerar av andra skäl. Migration är en av de stora globala framtidsfrågorna. I likhet med många andra länder i vår del av världen står Sverige under 2000-talet inför stora demografiska utmaningar. Befolkningen blir allt äldre, vilket innebär att behovet av arbetskraft ökar. För att kunna konkurrera om arbetskraft måste Sverige vara ett attraktivt land för migranter. Sverige behöver människor. Alla har något att vinna på den ökade rörligheten. Den bidrar inte bara till att stärka Sverige utan skapar också möjligheter för ursprungsländerna att utvecklas och växa ekonomiskt. Men det finns också baksidor i form av exempelvis handel med människor och utvecklingsländernas förlust av välutbildad arbetskraft. Utmaningen är att kunna dra fördel av migrationens positiva effekter och samtidigt motverka de negativa. Migrationsverket har i Sverige en central roll i den här processen. Vi ska vara med och forma samhällsutvecklingen i positiv riktning i enlighet med vårt uppdrag från riksdag och regering. Hur upplevde du mötet med Sverige? Foto: Ida Ling Flanagan 4 drömmen om ett bättre liv Babouda Al-Ali Jag kom till Sverige från Bagdad för ungefär 1,5 år sedan tillsammans med mina två söner. Min fru Shirin hade fått asyl här och vi ville återförenas så snabbt som möjligt. När hon fick uppehållstillstånd intervjuades hon direkt av handläggaren på Migrationsverket och kunde lämna in en ansökan för min och barnens räkning. Migrationsverket kontaktade sedan svenska ambassaden i Syrien för att de skulle kalla oss på intervju. Alltihop tog ungefär en månad. När jag och barnen hade fått våra uppehållstillstånd kunde vi börja låna pengar av vänner och släktingar för att kunna lämna Syrien och köpa flygbiljetter till Sverige. Min fru hade med hjälp av socialtjänsten ordnat en lägenhet som vi kunde

5 Foto: Tomislav Stjepić. flytta in i direkt när jag och barnen anlände till Sverige. Jag är jättetacksam för att allt gick så snabbt. Nu går barnen i skola och har börjat rota sig här. Min fru vill gärna börja arbeta som frisör igen, men vi känner oss osäkra på vad som gäller. Hon funderar på att öppna en salong, men vill inte göra något fel. Jag jobbade med att montera lastbilar på Scania och skulle gärna arbeta med bilar på något sätt även här i Sverige, men jag tar vilket jobb som helst. Först måste vi lära oss svenska. Jag och Shirin går på SFI i Västerås och försöker bemästra språket så gott det går. Språket är nyckeln till samhället och nu när vi bor här måste vi lära oss det. Bakgrund: Född 1967 i Irak Bor: Hallstahammar Gör: Läser SFI, svenska för invandrare, och funderar på att öppna frisersalong tillsammans med sin fru. Det bästa med Sverige: Att slippa bli diskriminerad. Saknar mest från Irak: Förutom anhöriga saknar jag fina platser som jag minns från min ungdom. 63 % 63 % av migranterna och deras anhöriga är positiva eller mycket positiva till Migrationsverket. * DRÖMMEN OM ETT BÄTTRE LIV 5 * Källa: Migrationsverkets kundundersökning 2011.

6 Politikens mål Vilken är vår roll i samhället? Vilka förväntningar och krav har vår uppdragsgivare på oss? De politiska målen och vårt uppdrag är det som ger ramen för vårt arbete. Det är de viktigaste utgångspunkterna när vi planerar för framtiden. Vår roll Vi som arbetar på Migrationsverket spelar en viktig roll i den demokratiska processen. Medborgarnas vilja återspeglas i de bestämmelser som riksdag och regering fattar beslut om och i de mål som de förtroendevalda sätter upp för verksamheten. Vår uppgift är att omsätta de politiska besluten i handling och att utveckla verksamheten i förhållande till de politiska målen. I olika sammanhang tillfrågas vi om vår syn på framtiden och det ligger då i vår uppgift att bidra till utvecklingen av regler och system för att möta framtida behov. Genom vårt arbete kan vi göra skillnad och bidra till att göra Sverige till ett föregångsland när det gäller förmågan att ta tillvara migrationens möjligheter. Hur upplevde du mötet med Sverige? 6 drömmen om ett bättre liv Foto: Migrationsverket. Manini Hegde Jag flyttade till Sverige våren 2009 för att leva med min man som jag just hade gift mig med. Jag lämnade in min ansökan på svenska ambassaden i New Delhi där jag också blev intervjuad. Det var lite nervöst för jag hade hört att de skulle vara väldigt strikta men det kändes ok. Det var faktiskt lite roligt att svara på alla frågor. Sedan väntade jag spänt på beslutet. Det kom efter fyra månader så det gick ganska snabbt. I maj kom jag till Göteborg där min man bodde sedan tidigare. Första intrycket? Bra men väldigt annorlunda. Jag hade aldrig varit utomlands tidigare. Snart hade jag börjat läsa svenska för invandrare och anmält mig på Arbetsförmedlingen. Jag tycker att både svenskundervisningen och stödet från Arbetsförmedlingen var bra. Men det är förstås

7 Foto: Tomislav Stjepić. man själv som måste söka jobb. Efter ett par månaders SFI började jag på Uti, en utbildning för utländska tekniker och ingenjörer som nyligen kommit till Sverige. Jag är högskoleingenjör med IT-inriktning och hade jobbat som det i 1,5 år innan jag kom hit. Jag fick jobb innan Uti-utbildningen var slut. Det var ett instegsjobb på ett företag som jobbar med affärssystem. Nu är jag fast anställd som systemutvecklare, så jag har fått nytta av min kompetens. Jag gillar jobbet och min arbetsplats. Jag trivs även med livet i övrigt och har fått en del vänner här. Jag tycker faktiskt även om klimatet. Det är roligt att berätta för dem där hemma när det är snö och minusgrader här! Min man, som också kommer från Indien, trivs också. Han jobbar på Volvo som civilingenjör och håller nu på att doktorera. Han kom hit som student och fick sedan jobb. Skälet till att han valde Sverige var att han hittade en bra masterutbildning som dessutom var gratis på den tiden. Jag tror att vi kommer att bo kvar i Sverige ett bra tag. Vi kanske flyttar tillbaka till Indien någon gång men det är inget som vi har bestämt. När jag ser tillbaka på mitt möte med Sverige så har jag egentligen inget att klaga på. Allt har gått väldigt bra! 55 % Bakgrund: Född 1986 i Udupi, Indien. Bor: Göteborg. Gör: Jobbar som systemutvecklare. Det bästa med Sverige: Att allt är så organiserat. Saknar mest från Indien: Maten och min släkt. 55 % av migranterna och deras anhöriga är nöjda eller mycket nöjda med verkets handläggning * DRÖMMEN OM ETT BÄTTRE LIV 7 * Källa: Migrationsverkets kundundersökning 2011.

8 Foto: Migrationsverket. Hur vill du att din arbetsplats ska vara om sex år? Peter Hälldin boendeansvarig, mottagningsenheten i Sundsvall Vi arbetar enligt lean på alla nivåer och har väl utvecklade metoder för att snabbt analysera och vidta åtgärder när något hakar upp sig i verksamheten. Inom mottagningen arbetar vi aktivt för en bättre boendemiljö, bland annat genom så kalllad ADL-träning. Med en bättre boendemiljö för våra sökande har vi som arbetar med boendefrågor också fått en bättre arbetsmiljö samtidigt som verkets kostnader för reparationer och återställning har minskat. Merjem Maslo expert, planerings- och analysenheten i Göteborg Medarbetarnas multikompetens är ledstjärnan för utveckling och engagemang och en förutsättning för att skapa bättre förståelse för våra kunder 8 drömmen om ett bättre liv

9 Vårt uppdrag Det övergripande målet för verket anges i vårt regleringsbrev: Migrationsverket ska verka för en långsiktigt hållbar migrationspolitik som värnar asylrätten och som inom ramen för den reglerade invandringen underlättar rörlighet över gränser, främjar en behovsstyrd arbetskraftsinvandring och tillvaratar och beaktar migrationens utvecklingseffekter samt fördjupar det europeiska och internationella samarbetet. Uppdraget att verka för en långsiktigt hållbar migrationspolitik innebär bland annat att vi ska tilllämpa de bestämmelser som finns inom området och bidra till dess utveckling. En grundläggande utgångspunkt är respekten för de mänskliga rättigheterna. Genom vår verksamhet får de som riskerar att få sina mänskliga rättigheter kränkta en fristad i Sverige. Migrationsverket ska erbjuda asylsökande ett humant mottagande och en snabb och rättssäker prövning. Vi ska också finnas ute i världen för att på plats hjälpa människor i flyktingsituationer att komma till vårt land. I uppdraget ligger också att bistå människor som fått ett slutgiltigt avslag på sin asylansökan att lämna landet under värdiga former. För att systemet inte ska förlora i legitimitet är det viktigt att de som har behov av skydd snabbt kan komma in i det svenska samhället och att de som inte uppfyller villkoren återvänder hem. Också det är en del i en långsiktigt hållbar migrationspolitik. Uppdraget innebär vidare att vi inom ramen för regelverket ska främja rörligheten över gränser. Regeringens utgångspunkt är att migration bidrar till att vitalisera samhället, arbetsmarknaden och ekonomin genom de nya kunskaper och erfarenheter som migranter för med sig från sina hemländer. Migrationsverkets uppgift är att se till att de som uppfyller villkoren får sin ansökan beviljad snabbt och smidigt. Det ska vara enkelt att komma lagligt till Sverige. Vi ska också bistå regeringen i arbetet med att utveckla lagstiftningen både nationellt och inom EU i syfte att underlätta rörligheten. För att svara mot behovet av arbetskraft har Sverige öppnat för en ökad arbetskraftsinvandring. I lagstiftningen står arbetsgivarens behov av att rekrytera arbetskraft i fokus och i vårt uppdrag ligger bland annat att genom en snabb och serviceinriktad handläggning se till att de som erbjuds jobb i Sverige utan dröjsmål kan börja arbeta. Migrationsverkets uppgift är att se till att de som uppfyller villkoren får sin ansökan beviljad snabbt och smidigt. Marina Nillund beslutsfattare, asylprövningsenhet 2 i Malmö Jag tror att Migrationsverket fortsätter att vara en öppen och dynamisk arbetsplats som strävar efter att ha människan i centrum. Vad gäller vårt uppdrag kommer det finnas en fungerande plan för hur vår verksamhet snabbt kan anpassas till vår föränderliga omvärld. Tack vare den tekniska utvecklingen inom till exempel e-migration och genom att fler utredningar och möten kan ske via videolänk har vi kortat våra ledtider ytterligare. Bild Ulf Larsson assistent, förvaltningsprocessenhet 1 i Solna Min arbetsplats präglas i hög grad av elektronisk handläggning. Dossierer och andra handlingar överförs och lagras elektroniskt med hög datasäkerhet. Samarbetet med domstolarna och andra myndigheter har stärkts ytterligare och kontinuerlig återkoppling sker med dessa. Ökat fokus på varje medarbetares utvecklingsmöjligheter. DRÖMMEN OM ETT BÄTTRE LIV 9

10 Genom information och aktiv rådgivning kan vi dessutom hjälpa enskilda att välja rätt väg in i Sverige utifrån individens mål och förutsättningar. Regeringens mål är att förstärka de positiva utvecklingseffekterna av migration. Verket ska vara drivande i fråga om att i samverkan med andra delar av samhället realisera den utvecklingspotential som den globala migrationen erbjuder. Till exempel kan cirkulär migration bidra till att tillgodose behovet av arbetskraft i Sverige och ge positiva utvecklingseffekter i ursprungsländerna genom främjande av handel, överföring av pengar, kunskap, idéer och värderingar. En stor del av frågorna inom asyl- och migrationsområdet kräver samarbete inom EU och med andra länder. I det arbetet ska verket bli en ännu aktivare aktör. Tillsammans med organisationer och migrationsmyndigheter i andra länder ska vi verka för att på bästa sätt möta utmaningarna inom vårt område. Vi ska aktivt bistå regeringen med gedigna analyser i EU-arbetet och vara med och utforma agendan för praktiskt samarbete både internationellt och i Europa. i Sverige utifrån individens mål och förutsättningar. Det ska vara enkelt för både enskilda och andra intressenter som företag att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter. För att möta ökade förväntningar måste vi ha stor förändringsförmåga. Samhällsutvecklingen innebär att behoven av myndigheternas tjänster förändras i snabb takt och att vi därför ständigt måste ompröva och utveckla vårt arbete. Nya idéer och arbetsformer framtagna i dialog med kunder och andra intressenter behövs. I utvecklingsarbetet utnyttjar vi bland annat ny teknik som underlättar insyn och tillgänglighet. Migrationsverket bidrar på så sätt aktivt till regeringens mål om ett Sverige som är bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Tjänsterna ska vara lätta att använda och präglas av säkerhet och tillit. Migrationsverkets arbete styrs också av politiska mål som gäller för hela statsförvaltningen. Medborgarna har rätt att kräva att vi gör vårt yttersta för att uppfylla de mål som regeringen fastställer och att vår verksamhet kännetecknas av effektivitet, kvalitet och en hög grad av öppenhet och service. Människor ska inte behöva ha kontakt med fler myndigheter än nödvändigt. Vi ska lämna snabba, korrekta och entydiga besked som är lätta att förstå. Det räcker inte att vi handlar opartiskt, omsorgsfullt och i övrigt korrekt i materiell och formell mening. Genom information och aktiv rådgivning kan vi dessutom hjälpa enskilda att välja rätt väg in Förvaltningspolitiskt mål: En innovativ och samverkande statsförvaltning som är rättssäker och effektiv, har en väl utvecklad kvalitet, service och tillgänglighet och som därigenom bidrar till Sveriges utveckling och ett effektivt EU-arbete. Källor: Regleringsbrevet för 2012, prop. 2009/10:175 samt IT i människans tjänst, Näringsdepartementet, rapport N Hur vill du att din arbetsplats ska vara om sex år? Shami Youssef handläggare, tillståndsenheten i Norrköping. 10 drömmen om ett bättre liv Då hoppas jag fortfarande att verket ger stimulerande arbetsuppgifter och chans till utveckling. Jag hoppas även att lean bidrar till att man absorberar mer av den stora kunskap som medarbetarna besitter. Kanske kan vi även få se effektivitet genom bättre verktyg och mer gränsöverskridande samarbete både internt och externt? Jan Lahti handläggare, tillståndsenheten i Sundsvall. Vi har utvecklat ett mycket professionellt bemötande och arbetar ständigt efter devisen bättre in för att göra alla våra processer så enkla och bra som möjligt för våra kunder. Internt satsar verket ännu mer på medarbetarnas hälsa, både kropp och själ. Bättre hälsa tjänar vi på i långa loppet. Gentemot omvärlden är vi bättre på att tydliggöra skillnaderna mellan verkets uppdrag och de folkvaldas roll, för såväl våra kunder som för samhället i stort.

11 16-åriga Nasra från Somalia besöker Migrationsverkets kundcenter i Norrköping tillsammans med Annika Grubb Björling, god man. Foto: Tomislav Stjepić. Hur positivt ser medarbetarna på Migrationsverkets framtid? Hur många av migranterna och deras anhöriga är nöjda med Migrationsverkets olika servicekanaler? * Hur ser andra på Migrationsverket? Så här stor andel är positiva eller mycket positiva. * Juridiska ombud: 55 % 2, , , Siffrorna är hämtade från verkets medarbetarundersökningar och anger medelvärdet på en skala från 1 till % Besök 55 % 54 % 64 % 66 % Telefon E-post Brevkontakt Webbplats Kommunerna: 48 % Arbetsgivare: 44 % Frivilligorganisationer: 25 % DRÖMMEN OM ETT BÄTTRE LIV 11 * Källa: Migrationsverkets kundundersökning 2011.

12 En framtidsbild för 2018 För att kunna välja väg i utvecklingsarbetet behöver vi kunna föreställa oss hur vår verksamhet och verklighet ser ut när vi befinner oss där vi vill vara. Därför behöver vi en vision och en bild av framtiden. Visionen Vår vision är formulerad med utgångspunkt i det övergripande politiska målet för verket och mot bakgrund av de utmaningar vi står inför i en värld av ökad globalisering och rörlighet över gränser. Visionen tar fasta på de möjligheter som migrationen erbjuder både för individen och samhället. Den ger uttryck för en värdegrund och pekar mot det samhälle som vi vill verka för. Med visionen som ledstjärna utvecklar vi och förnyar vårt samhällsuppdrag. För att närma oss den behöver vi samarbeta med våra kunder och andra aktörer i samhället. Migrationsverkets vision: Ett Sverige som med öppenhet tar tillvara den globala migrationens möjligheter Foto: Migrationsverket 12 drömmen om ett bättre liv

13 Berättelser från framtiden Visionen och målen för migrationspolitiken manar till utveckling och är vägledande för arbetet de kommande åren. Hur långt har vi kommit om sex år? Som svar på den frågan har vi låtit en migrant och en medarbetare från framtiden beskriva den verklighet de befinner sig i. Berättelserna ger en bild av önskeläget för Migranten mitt möte med Sverige Vad som fick mig att bryta upp och flytta utomlands? Det finns flera svar på den frågan. I grund och botten handlar det nog om drömmen om ett bättre liv. Som det såg ut i mitt gamla hemland var framtidsutsikterna inte särskilt ljusa. Jag hade hört mycket gott om Sverige och ville ge det en chans. Innan jag bestämde mig letade jag information på Migrationsverkets hemsida. Där kunde jag enkelt hitta lättbegriplig information om hur jag skulle gå till väga och vilken typ av tillstånd som passade bäst för mig. Jag kunde också direkt kontakta Migrationsverket för att få vägledning. De var snabba, tydliga och engagerade. Deras fokus var att hjälpa mig till val som passade min situation. Jag har skött mycket av min kontakt med myndigheten genom webben. Många svar lämnas direkt och i enklare ärenden kan man få beslut utan att någon handläggare behöver titta på det. Numera görs ju många kontroller med hjälp av biometriska uppgifter. När man väl är registrerad gör det att allt går smidigare. När jag hade skickat in min e-ansökan fick jag direkt besked om vad som skulle hända härnäst och när jag skulle få mitt beslut. Det var enkelt att göra rätt, för det fanns tydliga instruktioner om hur jag skulle göra och vilken information Migrationsverket behövde. Jag fick beslut redan samma vecka och kunde direkt gå in i nästa fas i mitt liv. I samband med att jag fick mitt uppehållstillstånd informerades jag också om vilka andra myndigheter jag behövde komma i kontakt med. Mycket har också skett med automatik. De uppgifter jag har gett Migrationsverket har jag inte behövt ge några andra myndigheter. Det är skönt att det går så smidigt. När jag har besökt Migrationsverket har jag alltid känt mig välkommen och de anställda har varit angelägna om att ge mig bra service. Det är lätt att veta vart man skulle vända sig och man får hjälp med allt på ett och samma ställe. Jag har inte bestämt mig för om jag ska stanna kvar i Sverige, utan tänkte testa det några år. Det är tydligt att Sverige är ett land som välkomnar den typen av tänkande. Reglerna underlättar rörlighet till och från landet. Landet behöver arbetskraft och har mött det genom att ha generös lagstiftning för migration. Jag känner mig välkommen både på arbetsmarknaden och i samhället i övrigt. Jag tror att jag med min bakgrund kan bidra på den svenska arbetsmarknaden. Beslutet att flytta till Sverige är samtidigt ett sätt att förbättra min kompetens och skaffa mig erfarenhet. Det är något som jag kan ta med mig om jag skulle vilja flytta tillbaka till mitt gamla hemland eller något annat land. Det är tydligt att mycket sker automatiskt på Migrationsverket. Jag har skött mycket av min kontakt med myndigheten genom webben. DRÖMMEN OM ETT BÄTTRE LIV 13

14 Min samlade bild, både av mina möten med Migrationsverket och vad andra berättat för mig, är positiv. Min positiva bild av Migrationsverket har stärkts av personer jag träffar i min omgivning. Många tycker att verket gör ett bra jobb och agerar serviceinriktat och fattar rättssäkra beslut. Det gör att jag känner mig ännu tryggare i mina möten med myndigheten. Jag har träffat en del som har sökt asyl i Sverige. Internationellt rankas det svenska asylsystemet som det bästa i världen, vilket är lätt att förstå. De jag har träffat säger att de har fått tydliga besked om hur asylprocessen fungerar, vad de behöver göra, när möten ska hållas och när beslutet ska komma. Även om de har befunnit sig i en väldigt pressande situation har de upplevt att de fått ett varmt mottagande av medarbetare som har varit väldigt kunniga och engagerade i deras situation. De har snabbt fått ett bra boende och goda förutsättningar i övrigt. Nästan alla jag känner har fått beslut mycket snabbt. De som har fått avslag har förstås blivit ledsna. Men de har fått sina beslut väl motiverade, både muntligt och skriftligt, och kunnat förstå varför. De har också fått stöd och känt att Migrationsverkets personal har haft ett respektfullt och empatiskt förhållningssätt. För många har det också varit värdefullt att få råd och hjälp med att identifiera alternativa vägar att kunna få uppehållstillstånd i Sverige, till exempel som arbetstagare. En del har fått ekonomiskt stöd och hjälp att starta om i hemlandet. Jag tror att många som har rest tillbaka har behållit en positiv bild av mötet med Migrationsverket och Sverige. De som har fått sin ansökan beviljad har snabbt och enkelt kommit igång med sitt liv i Sverige. De har snabbt fått träffa Migrationsverket och Arbetsförmedlingen och de känner att myndigheterna redan från första början har varit redo att hjälpa till. Det märks att det finns en tydlig plan för att ge stöd under den första tiden i Sverige, vilket har underlättat inträdet i samhället. Det finns stor förmåga att ta tillvara den kompetens som de har med sig. Min samlade bild av Migrationsverket är positiv. Jag har redan från min första kontakt känt att de har varit där för min skull. Det hoppas jag framgår av den enkät jag fick fylla i för att ge dem underlag för ytterligare förbättringar. De är verkligen måna om att på olika sätt hämta in och ta tillvara synpunkter och förslag till förbättringar. Medarbetaren det framtida Migrationsverket På Migrationsverket finns en livaktig förbättringskultur och vi har fördjupat och utvecklat vår tilllämpning av lean. Vi har stärkt vår position som föregångare i statsförvaltningen. Verket vinner stort förtroende och har flest nöjda kunder bland jämförbara myndigheter inom EU. I utvecklingsarbetet flyttar vi hela tiden fram gränsen för vad som är möjligt. Vi jobbar som ett enat lag mot de gemensamma målen. Vi har tydliga mål som är satta med tanke på vad som är till nytta för kunden. Vi lyssnar på våra kunder, lär av misstag och förbättrar verksamheten utifrån det. Alla beslut är grundade på fakta och kunskap. Vi väger alltid in olika perspektiv och gör en noggrann analys innan vi väljer lösning. Systematiska uppföljningar ligger till grund för utveckling av kvaliteten och effektiviteten i det vi gör. Jag har en bra chef som engagerar sig i det dagliga arbetet som coach och ledare. Alla vet sin roll och sin uppgift. Samarbetet i teamet är viktigt och vi arbetar i en gemensam process med gemensamt fokus för att ta bort slöseri och skapa flöde. Samarbete i processen är självklar. Det ger förståelse för varandras arbete där allas uppgifter är viktiga för att vi tillsammans ska uppnå goda resultat. Vi har också utvecklat vårt samarbete med andra myndigheter och aktörer utifrån ett helhetsperspektiv på migration och integration. Vi är en viktig 14 drömmen om ett bättre liv

15 del i det nätverk av aktörer som samverkar kring kunden. En beviljad asylansökan resulterar till exempel i ett flöde med folkbokföring, kommunplacering och åtgärder som underlättar inträdet på arbetsmarknaden. Tekniken underlättar mitt jobb. Alla tillstånd går att söka digitalt. Det ökade inslaget av e-tjänster gör det möjligt att lägga mer resurser på komplicerade ärenden och ge stöd åt dem som har störst behov av det. Handläggningen är standardiserad och i hög grad automatiserad, vilket gör den snabbare, bättre och billigare. Ökat elektroniskt utbyte av information mellan myndigheter underlättar. Biometriska uppgifter underlättar identifiering, skapar ökad säkerhet och bäddar för smidigare flöden. Verket kan smidigt möta rimliga växlingar i antal ärenden av olika slag utan att behöva göra stora förändringar i personalstyrka. Vi har bättre framförhållning och behöver till exempel inte jaga pinnar för att klara våra mål. Behovet av att med kort varsel hitta tillfälliga lösningar för att ordna boende åt asylsökande har också minskat. Det finns tydliga former för dynamisk styrning med en övergripande samordning som gör att vi kan använda våra resurser där behoven för tillfället är som störst. Ett gemensamt ärendehanteringssystem gör det lättare att handlägga olika ärendeslag. Verkets ledning arbetar strategiskt med fokus på helhetens bästa. Vi har en bra dialog om den övergripande visionen och målbilden. Kopplingen mellan verksamhetsplanen och mitt eget arbete är också tydlig. Utifrån de långsiktiga strategierna och verksamhetsplanen kan vi på enheten tillsammans med chefen utforma aktiviteter och mätbara mål för att kunna följa utvecklingen över tid. Det skapar både engagemang och mål som känns relevanta och rimliga. Arbetssättet med visualisering ger en betryggande överblick över flödet i processen och utvecklingen i förhållande till målen. Den kontinuerliga och täta uppföljningen gör att problem kan lösas direkt. Alla ser hur teamet ligger till och om det behövs en extra insats. Vi medarbetare kan enkelt och snabbt få igenom förslag som leder till förbättringar. Det är roligt att varje dag ha möjlighet att påverka utvecklingen. Jag kan peka på en rad idéer som har lett till förbättringar för våra kunder och även för oss själva. Jag trivs med jobbet och utvecklas hela tiden. Migrationsverket investerar i oss anställda genom kompetensutveckling i olika former. Man har möjlighet att förkovra sig själv, pröva nya uppgifter och flytta gränserna för sin förmåga. Jag har breddat min kompetens så att jag kan jobba med fler arbetsuppgifter. Vi har en god arbetsmiljö med låg stressnivå och höga frisktal. Vi har också ett öppet och tryggt klimat som präglas av mångfald och respekt för varandra. Det avspeglas också i kontakten med dem vi är till för. Vi arbetar inte bara effektivt och rättssäkert utan förmedlar också empati och förståelse i mötet med dem som vänder sig till oss. Vi visar stor professionalism i mötet med utsatthet, vilket märks i allt från rutiner till utformning av fysiska miljöer. Vårt beslutsfattande präglas av stor omsorgsfullhet, varsamhet och humanitet med fokus på individens unika situation och de möjligheter som regelverket ger att underlätta rörlighet. Vi är också aktiva och drivande när det gäller att föreslå regeländringar som främjar rörlighet, värnar mänskliga rättigheter och motverkar negativa effekter av systemet. Genom rådgivning och information hjälper vi de sökande att se möjligheter och göra rätt. Vårt fokus på de möjligheter som migration erbjuder genomsyrar allt arbete. Synsättet gör arbetet roligare och mer meningsfullt. Vi är en stark röst inom EU och internationellt. Vi deltar i och skapar arenor för utbyte av kunskaper och erfarenheter. I de sammanhangen står vi upp för mänskliga rättigheter samt vikten av att människor enkelt kan röra sig mellan länder. Genom att vara aktiva i samhällsdebatten har vi ökat förståelsen för vår roll och vårt uppdrag. Det har bidragit till att öka förtroendet för verket. I utvecklingsarbetet flyttar vi hela tiden fram gränsen för vad som är möjligt. DRÖMMEN OM ETT BÄTTRE LIV 15

16 Vägen framåt Vi har valt att arbeta med lean för att med de resurser vi har skapa en verksamhet som fungerar så bra som möjligt för migranter, uppdragsgivare, kollegor och andra kunder. Konkret utgår vi från vår arbetssituation i vardagen och försöker hitta möjligheter till förbättringar som ökar nyttan för våra kunder. Oftast är stegen små, ibland stora men alltid lika viktiga. Utgångspunkten är att filosofin ska leva och utvecklas under lång tid framöver. Tankesättet bygger på att man aldrig blir färdig. Det är en resa utan slut. Här är de viktigaste principerna och verktygen i utvecklingsarbetet. Våra principer 1 Respekt för människan genomsyrar allt vi gör En av grundprinciperna är respekten för människan. Det handlar om respekt i förhållande till kunder, kollegor och andra i vår omgivning. Allt vi gör ska genomsyras av respekt för människor. De förbättringar vi gör ska vara till nytta för alla berörda sökande, medarbetare, uppdragsgivare och samhälle. Vi lyssnar på våra kunder och använder oss aktivt av den kunskap och information vi hämtar in om deras behov. Kunden är den som är mottagare av det vi gör. Vi tror att det är medarbetarna som sitter inne med den mest detaljerade kunskapen om både processerna och kunderna. Med detta följer också att medarbetarna inte bara ansvarar för att utföra sitt arbete utan också för att utveckla det. Det ingår som en naturlig del av jobbet. Vi tror att man som medarbetare växer och har roligare på jobbet när man får påverka och driva utvecklingen av verksamheten. Vi är övertygade om att all utveckling sker genom engagerade och motiverade människor. Därför investerar Migrationsverket i sina medarbetare och ledare. Det innebär bland annat att alla kontinuerligt får möjlighet att utveckla sin kompetens och ges tid att reflektera över hur arbetet kan förbättras. Med stöd av så kallade dialogkartor har alla på myndigheten fört samtal om vad det innebär att visa respekt för människor i det vardagliga arbetet. Samtalen mynnade ut i tre ord som är vägledande för hur vi på Migrationsverket ska vara i vårt arbete och i mötet med andra. Vi ska vara empatiska, tydliga och modiga. Det innebär bland annat att vi alltid känner in dem vi möter och den situation de befinner sig i, vi uttrycker oss konkret och korrekt med ett professionellt förhållningssätt, vi står för det vi gör, är prestigelösa och beredda att bryta mönster, tänka om och tänka nytt. Det är viktigt att fortsätta ha ett levande samtal om vilka beteenden som följer med värdeorden och hur vi visar respekt för människan i olika situationer. 16 drömmen om ett bättre liv

17 Under våren 2012 genomfördes dialogseminarier kring principen respekt för människan. Foto: Migrationsverket. 2 Vi strävar efter ständiga förbättringar Vi arbetar för att skapa värde för våra kunder. Det gör vi genom att ta bort slöseri och skapa jämna flöden i våra processer. När vi slipper väntan, onödiga moment och annat slöseri kan vi göra mer med befintliga resurser och ge våra kunder bättre service och kvalitet. Det skapar också förutsättningar för en bättre arbetsmiljö med mindre stress och mer tid för förbättringsarbete. Utgångspunkten är att allt alltid kan bli bättre. Vi ser kontinuerligt över våra processer, arbetssätt och rutiner i syfte att ta små eller stora steg för att bli bättre. Det är viktigt att anlägga ett helhetsperspektiv och lära sig se vad som verkligen är till nytta för kunden. Nöjda kunder är det främsta måttet på vår framgång. Vi ser det som positivt att upptäcka avvikelser och problem eftersom det ger oss möjlighet att förbättra. Det förutsätter ett öppet och tillåtande klimat där alla uppmuntras att säga som det är och göra problem synliga. Alla åtgärder föregås av en noggrann analys där vi söker grunden till problemet. Vi fattar bara beslut som är baserade på fakta. Vi utvecklar verksamheten genom att ständigt reflektera och lära av erfarenheter. Vi tror att vi når bäst resultat i en trygg miljö där vi stöttar varandra, är tillåtande och fokuserar på hur saker kan göras bättre. DRÖMMEN OM ETT BÄTTRE LIV 17

18 Våra verktyg I vårt arbete använder vi några centrala verktyg som tillsammans med de bärande principerna utgör grunden för hur vi ska arbeta. Så här kan de kortfattat och konkret beskrivas. Vi har närvarande och coachande ledare Vi har ett ledarskap som ska främja engagemang och delaktighet. Verkets ledare, både chefer och teamledaren, ska lyssna, stötta och se till att medarbetarnas kompetens och kreativitet tas tillvara. Chefer och teamledare uppmuntrar medarbetarna att upptäcka problem, identifiera orsakerna till dem och hitta lämpliga åtgärder. Genom coachande ledarskap stöttas medarbetarna att utveckla verksamheten och sig själva. Chefen ger teamledare och andra medarbetare befogenheter, ansvar och inflytande så att de har rätt förutsättningar och känner tilltro till sin förmåga. Chefen håller utvecklingssamtal med medarbetarna och bedömer prestationen. Både chefer och teamledare är engagerade och närvarande i vardagen där arbetet utförs. Genom att delta i det dagliga arbetet och se verksamheten med egna ögon får de insikt om problem och möjligheter till förbättringar. Genom sitt ledarskap bidrar chefer och teamledare till att vi lägger tid och kunskap på rätt saker och undviker slöseri genom god samordning, tydliga uppgifter, klara mål, bra planering med mera. Chefen har det yttersta ansvaret för att tillsammans med medarbetarna se till att det finns en tät uppföljning så att vi upptäcker avvikelser i god tid och kan vidta åtgärder. Våra chefer och teamledare förstår lean på djupet och lever efter filosofin. De lär också andra att göra det. Ledarna är viktiga som förebilder, inspiratörer och vägvisare. De är bärare av verkets vision och gestaltar det som förväntas av hela organisationen. Vi analyserar värdeflöden för att öka kundvärdet I vårt arbete med ständiga förbättringar är det bra att ibland göra djupare analyser av hur migrantprocessen fungerar. Kartläggning och analys av värdeflöden är då ett verktyg som vi använder. Genom att göra värdeflödesanalyser baserade på fakta skapar vi överblick och hittar förbättringsmöjligheter. Vi studerar nuvarande process utifrån ett helhetsperspektiv med avseende på flöde. Vad är det egentliga värdet för kunden och vad är slöseri? Allt som inte tillför kundvärde och som inte är nödvändigt tas bort. Med analysen som grund tecknas ett önskeläge och åtgärder vidtas för att förbättra processen och öka kundnyttan. Vi skapar flöden Vi strävar efter jämna flöden utan hinder eller avbrott i migrantprocessens alla delar. Det skapar balans och harmoni i verksamheten och är en förutsättning för att nå största möjliga kvalitet och effektivitet samt en god arbetsmiljö. Det vi vill åstadkomma är så korta ledtider som möjligt och ett minimum av slöseri. Flödet styrs av efterfrågan i nästa led i processen och ytterst av den sökande, som i regel är slutkunden. Vi strävar efter att göra rätt från början, säkra kvalitet i varje led och se till nyttan för kunden ur ett helhetsperspektiv. Med hjälp av olika mätetal kan vi snabbt få information om störningar i flödet och vidta åtgärder. Det gäller att ta itu med varje problem så fort det blir synligt. 18 drömmen om ett bättre liv

19 Vi har ett systemsynsätt på verksamheten Systemsyn innebär att vi ser verksamheten som en helhet där alla delar är inbördes beroende av varandra. Även när vi arbetar i delar av systemet tänker vi alltid på att helheten migrantprocessen ska påverkas på ett sätt som skapar värde för kunden. Ett system är inte summan av delarnas egenskaper utan en produkt av hur alla delar interagerar och samspelar. Både de som i sitt arbete möter migranter och övriga i verket ingår i systemet. Vi samarbetar också med externa aktörer i migrantprocessen, till exempel andra myndigheter som ingår i samspelet kring migranten. Att vi har ett fokus på förbättring av helheten och baserar detta på lärande och utveckling får positiva konsekvenser för styrningen av verksamheten, som blir mer dynamisk. Vi skaffar oss förståelse för hur verksamheten fungerar som ett system ur kundens perspektiv genom att mäta kundens efterfrågan och processernas prestationsförmåga. Genom systemsyn blir verksamheten mer flexibel, eftersom alla strävar efter att göra det som är bäst för helheten. Vårt arbete följer standarder Genom att fastställa standarder skapar vi enhetliga sätt att utföra arbetsmomenten på, oberoende av vem som utför dem. En standard förändras i takt med att vi upptäcker möjligheter till förbättringar. Det handlar om att utveckla det arbetssätt som bäst svarar mot kundens behov med minsta möjliga slöseri av resurser. Standarder skapar trygghet och förutsägbarhet för kunden men gör det också möjligt att bedriva ett strukturerat förbättringsarbete. Om det inte finns ett enhetligt sätt att arbeta på är det omöjligt att bedriva ett systematiskt arbete med förbättringar. Genom att följa standarder kan vi mäta olika delar i processerna och bygga förändringar på välgrundade fakta. Vi litar på erfarenhet och bygger vidare på den kunskap som finns. Alla medarbetare har ansvar för att följa våra standarder och föreslå hur de kan förbättras. I teamens arbete ingår att mäta, analysera och förbättra dem. Vi arbetar i team Ett team är starkare än individen och kan ta sig an en fråga ur fler perspektiv. Problemlösning och uppföljning av mål sker i små grupper för att alla ska kunna komma till tals. Genom teamen blir alla medarbetare delaktiga i verksamhetens ständiga utveckling och hittar sätt att lyssna in vad kunden i teamets processer vill ha. Gemensamt finner teamet nya lösningar för att arbetet ska bli effektivare och smidigare. Vi visualiserar för att underlätta planering och uppföljning Att visualisera arbetsläget, målsättningar, processer, avvikelser och pågående förbättringsarbete är ett viktigt inslag i arbetet. Det hjälper oss att få överblick och följa flöden, vilket är en förutsättning för dynamisk planering där vi fortlöpande följer upp och analyserar för att vid behov snabbt kunna vidta åtgärder. Genom att skapa synlighet kan vi fokusera på rätt saker och aktivt arbeta för att nå målen. Som verktyg används ofta olika former av tavlor. DRÖMMEN OM ETT BÄTTRE LIV 19

20 20 drömmen om ett bättre liv