17 nybörjarfällor så undviker du dem MELLANCHEFENS LJUSPUNKTER. Verktygen som gör ditt ledarliv lättare. ny som. chef

Transkript

1 EN GUIDE FRÅN TIDNINGEN CHEF 17 nybörjarfällor så undviker du dem MELLANCHEFENS LJUSPUNKTER Verktygen som gör ditt ledarliv lättare ny som chef

2 INGÅNG Peppa dig själv Copyright Chef 2006 Denna pocketguide distribueras som bilaga i tidningen Chef nr 12/06, samt som särtryck. Text: Catharina Nordlund Layout: Sofia Berry Illustrationer: Per Hardestam Omslagsfoto: Mats Erlandsson Korrektur: Eva Sundqvist Ansvarig utgivare: Henrik Frenkel Tack till den expertgrupp som varit rådgivande vid framställningen av denna Pocketguide: caroline olsson, Ledarna. Kristin holmberg, Doppia. eva söderlind, Doppia. Nyligen träffade jag en vd som berättade att han ser sig själv som en vaktmästare, en anställd vars uppgift är att se till att medarbetarna kan utföra sina jobb så bra som möjligt. Visst är det en del av chefsjobbet. Det kan vara skönt att tänka på när du får fjärilar i magen inför ditt nya yrke. Men din nya roll innebär så myck et mer. Mer ansvar. Mer makt. Större utmaningar. Förhoppningsvis mer skoj. Du har fått ett stort förtroende och många frågor snurrar säkert i ditt huvud. Du undrar kanske hur du ska klara av allt som ligger framför dig. Vilka krav du kan ställa. Om du kommer att lyckas förverkliga dina idéer. Bara lugn. Det kommer att gå jättebra. Och du kommer garanterat att misslyckas ibland. På mitt första chefsjobb försökte jag göra allting perfekt. När något blev mindre bra kände jag mig totalt misslyckad. Det är inte effektivt att leva med de kraven på sig själv. För mycket tid går åt till att hålla fjärilarna lugna. Så jag bestämde mig för att oftare klappa mig själv på axeln när det blir rätt, för att lättare acceptera när det blir fel. Eftersom så mycket sitter i huvudet får du både roligare och mer gjort om du vågar tro på dig själv. Tänk på att bara för att du nu är chef, måste du inte vara bäst på allt. Tvärtom. Du är bra nog. Men du måste ändå kunna lyssna och ta till dig andras erfarenheter och klokskap. Då kan du börja här. Vi har samlat de 17 vanligaste nybörjarfällorna och tipsen om hur du undviker dem. catharina nordlund redaktör CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 3

3 INNEHÅLL Här är guiden till ditt nya liv som chef: Kolla in alla nybörjarfällor och läs om hur du undviker dem! Förväntningar 6 Roll 8 Förtroende 9 Prövning 10 Fokusering 12 Medarbetarskap 13 Självkännedom 14 Tillit 16 Olikheter 18 Värderingar 20 Kommunikation 21 Konflikter 22 Förändringar 24 Feedback 25 Stöd 26 Utveckling 27 Arbetslust 30 snabba tips CHECKA AV INNAN DU ACCEPTERAR 6 skaffa dig en bra lön 7 chefväxlingstips 9 första tiden vad gör du? 11 80/20-regeln eller paretos lag 12 snabbkurs i självkännedom 15 sätt ihop gruppen smart 19 rapportmetoden 21 så här kan du göra om du blir angripen 22 förändringens fyra faser 24 jag-budskap 25 KRÄV AV DIN EGEN CHEf 26 FÖRBERED MÖTET VÄL 27 LÖNESAMTALET 28 LÄSTIPs 30 Väj undan. Undvik de vanligaste fällorna som nya chefer råkar på. CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 5

4 FÖRVÄNTNINGAR 1 Glädjekyss. Tacka inte ja till att bli chef på stående fot bara för att du blir glad över frågan. Du tackar ja till att bli chef på stående fot Stopp! Detta har många gjort före dig i pur glädje över att bli tillfrågade. Gör inte det. Se först till att du får det stöd, de resurser och de befogenheter du behöver för att kunna göra ett bra jobb. Och en acceptabel lön som du kan känna dig nöjd med för den insats du förväntas göra. Du har blivit erbjuden att bli chef därför att arbetsgivaren anser att du har de kvaliteter som krävs för att få en grupp människor att bli effektivare än den skulle vara utan dig. Visst är erbjudandet en bekräftelse för dig som person och ett kliv i karriären, men också ett åtagande som kommer att kräva en hel del av dig. Det är nu, innan du tackat ja, som du har trumf på hand och kan ställa krav. Se alltså till att du av den som erbjuder dig jobbet får veta vad som förväntas av dig och ditt team, vilket ansvar du ska ta och vilka befogenheter du får. För att du ska trivas är det viktigt att din roll är tydlig. En ansvarsbeskrivning kan vara till stor hjälp. Viftas dina frågor bort? Då har du att göra med en mindre seriös arbetsgivare, vilket kan vara ett skäl så gott som något att tacka nej. Dessutom bör du själv ha reflekterat över vad ett chefsjobb innebär för dig personligen, för din familj, din tid, din utveckling. Vill du verkligen? Det är ditt liv, och du har bara ett. Svarar du helhjärtat ja har du alla chanser att få ett stimulerande jobb och bli en bra chef. Tvekar du? Fundera lite till. Det är aldrig fel att be om betänketid, du visar då att du tar seriöst på utmaningen. n Skaffa dig en bra lön Innan du går in i förhandlingen bör du ha kollat upp vad som är en rimlig lön för din kompetens och befattning. Facket kan ge svar. Kom ihåg: Ny befattning = ny lön. Peter Gradin, platschef NTI-skolan, Stockholm Fördel. Det är nu, innan du tackat ja, du har trumf på hand och kan ställa krav. Checka av innan du accepterar Får du det handlingsutrymme du behöver, befogenheter att fatta de beslut som krävs för att kunna fullfölja ditt ansvar? Vilket personalansvar förväntas du ta? Vilket ekonomiskt ansvar läggs på dig? Vilken frihet att belöna får du? Får du det stöd uppifrån som du kommer att behöva? Blir din egen chef en bra coach? Får du tillgång till stödjande specialister? Delar du företagets värderingar? Som chef förväntas du stå för dessa. Får du tillgång till ledarutbildning? Vilken och när? Har du ett bra skyddsnät om något skulle gå snett? Får du en rimlig lön för mödan? Klarar du att tackla den ensamhet det innebär att lämna medarbetarrollen? Vill du verkligen? Därför gillar jag att vara chef: Den personliga utvecklingen är roligast med chefsjobbet. Jag växer och lär mig något nytt varje månad. Jag jobbar på en skola. Tidigare hade jag ansvar för ett ämne. Nu får jag ta del av hela organisationen och får inblick i en massa ämnen. Vad är svårast i chefsjobbet? I det dagliga så är det att hitta strukturer för allting. Innan jag kom fanns ingen platschef. Nu måste jag hitta ramar för allt från löner och semester till vilka dagar vi ska ha möten. Samtidigt ska jag sköta mina löpande arbetsuppgifter. Annars är det så klart allra svårast med obekväma beslut som man vet kommer att drabba en person, från att dra in någons tjänst till att flytta någons fysiska plats. 6 CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 7

5 ROLL FÖRTROENDE 2 Du inser inte att du fått ett nytt yrke 3 Stopp. Visserligen ger chefsjobbet mer pengar, men glöm inte att det kommer att kräva mer av dig. Vakna! Så är det faktiskt. Du har från och med nu en helt ny roll som kommer att locka fram nya färdigheter hos dig. Glöm att du är specialist på att utföra arbetet, glöm att du är en i gänget. Den tiden är förbi. Dina medarbetare som du kanske tidigare betraktade som kompisar kommer från och med nu att se på dig med andra ögon. Du är inte längre deras förtrogna som de berättar vitt och brett för vad de tycker om sitt jobb, eller sin chef. Det kan inte heller du längre göra för dem. Tyvärr måste du nu lära dig hantera känslan att vara ensam och hitta stöd på annat håll. Du måste också våga dig ut på den nya, osäkra bana som ledarskapet innebär, och släppa din trygga specialistroll. Det är inte du som ska veta bäst och utföra jobbet nu, det ska dina medarbetare göra. Din uppgift är i stället att skapa förutsättningar för dem att trivas och att få dem att tillsammans göra ett för verksamheten så bra resultat som möjligt. Att bli chef innebär att få makt över andra människor. Du måste börja leva som du lär. Det du säger och framför allt det du gör påverkar dina medarbetare mer än vad du kanske först inser. De är beroende av dig för att må bra, få en bra lön, intressanta arbetsuppgifter, bekräftelse, trygghet och uppbackning. Du är från och med nu i lagens mening dessutom din arbets givares företrädare. Det du säger till dina medarbetare är bindande för verksamheten. Det du lovar i form av högre lön, ledighet, och befordran gäller. Bland annat därför måste du från och med nu vara försiktigare med vad du säger. Som mellanchef är din uppgift att försvara din uppdragsgivares beslut gentemot dina medarbetare och att försvara dina medarbetare gentemot din uppdragsgivare, en balansgång som inte alltid är så lätt. Du kommer säkert ibland att känna dig klämd mellan verksamhetens och medarbetarnas motstridiga förväntningar. n Du lyckas inte etablera dig som chef Det här kanske oroar dig. Men det ska mycket till för att så ska ske. De allra flesta är beredda att acceptera den som blivit utnämnd till chef, även om det säkert kommer att ta tid för dig att vinna allas fulla förtroende. Först måste du nämligen visa dina medarbetare att de kan lita på dig. Var alltid lojal med den som inte är närvarande, antingen det handlar om din egen chef eller om en medarbetare. Chef utses man till, ledare blir man när man vunnit gruppens förtroende. Se till att följande uppfylls: n Du måste våga vara chef och axla manteln som ledare, inte krypa undan ditt ansvar att fatta beslut och bestämma. n Du måste ha ett uttalat stöd från din egen chef som alla är införstådda med. Utan det får du svårt att agera. n Din eventuella företrädare måste dra sig tillbaka. n Chefväxlingstips Ordna ett möte med företrädaren. Gör klart hur och när överlämning ska ske. Om din företrädare blir din nya chef, se till att rollfördelningen är kristallklar och att du har fullt mandat att fatta beslut. Lämna över inför alla. Låt alla medarbetare vara med. Det blir en tydlig markering att du har tagit över. Stoppa inblandning. Om den tidigare chefen Heja. Våga vara chef även om det tar tid att vinna allas fulla förtroende. lägger sig i ditt sätt att leda, ta genast upp detta till diskussion. Det kan vara svårt att släppa taget. Klargör vem som bestämmer. Om någon medarbetare fortsätter vända sig till förra chefen ska han eller hon alltid hänvisa till dig. Påtala när så inte sker. Försök inte bli en kopia. Var dig själv och hitta din egen ledarstil. 8 CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 9

6 prövning 4 Du testas av medarbetarna Första tiden vad gör du? Samla alla. Berätta för dina nya medarbetare vem du är, vad du har med dig för erfarenheter, vad som är viktigt för dig och hur du vill agera som chef. Våga vara personlig. Förklara att du kommer att ägna första tiden åt att lära känna verksamheten och dem alla. Tips: Be var och en skriva ner tre råd till dig, vad du bör tänka på för att lyckas med ditt nya jobb. Det ger dig kunskap om medarbetarnas förväntningar och vilken kultur som råder. Dessutom signalerar du att du är beredd att lyssna. Det är upp till dig att avgöra vad du vill lyssna på. Sedan är det upp till dig vad du väljer att göra. Lyssna, iaktta och lär. Du bör sedan utrusta dig med stora öron, stora ögon och liten käft. Boka in individuella möten med var och en. Be varje medarbetare beskriva läget så som han eller hon ser det, och sina förväntningar på dig. Lyssna och reflektera. Målet är att ni ska nå fram till en samsyn om vad som fungerar bra och vad som kan förbättras. Du får samtidigt veta vad varje medarbetare kan och behöver. Samla alla. Alla medarbetare vill känna av den som kommer som ny chef. väntat, lösa konflikter eller ta tag i gamla surdegar som borde lösts för länge sedan. Här är det viktigt att göra upp med duktighetssyndromet. Lös inte problem åt dina medarbetare utan hjälp dem att hitta egna lösningar på problemet. Ge inte snabba svar som senare visar sig vara okloka. Du kanske inte har hunnit få hela bilden. n Räkna med att alla medarbetare vill känna av den som kommer som ny chef. Ett vanligt sätt att göra det är att testa chefen. Passivt motstånd där medarbetaren inte utför de uppgifter hon eller han ska, att medarbetaren försöker dumpa uppgifter i ditt knä och att hon eller han öppet utmanar dig är några av flera möjliga test. Du klarar dig bäst genom testperioden om du är medveten om att testandet inte handlar om elakhet utan om ett behov av att få veta vem den nya chefen är. Var extremt tydlig. Ställ krav, lämna tillbaka dumpade uppgifter där de hör hemma och sätt gränser. En annan typ av test är när medarbetarna börjar ställa krav på allt du borde ha tagit tag i. De vill se vad du går för och förväntar sig kanske att du ska fatta beslut som legat och foto: Lieselotte van der Meijs Camilla Eriksson, gruppchef Novartis Sverige AB, Täby Därför gillar jag att vara chef: Det bästa är att jag får överblick och helhetssyn över verksamheten. Jag har fortfarande svårt att presentera mig som chef för mina kolleger, jag har nämligen gått från att vara vanlig medarbetare till att bli chef över avdelningen. Men det är ändå en positiv statushöjning att kunna påverka direkt in i ledningsgruppen. Vad är svårast i chefsjobbet? Det är svårt att lyckas ligga steget före och planera samtidigt som förutsättningarna ständigt förändras. Plötsligt har så många behov av en och jag måste ständigt vara flexibel och öppen för att det inträffar saker. Det gäller att ha ordentligt med luft inplanerat i schemat. 10 CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 11

7 FOKUSERing medarbetarskap 5 Du vill att allt ska bli perfekt 6 Inramat. Var tydlig med vad som är viktigt och se till att ni håller er inom dessa ramar. Glöm det! Är du perfektionist i ditt ledarskap, i allt du ska hinna med, i kraven på dina medarbetares resultat och så vidare kommer du helt klart snart att gå i däck, och kanske också din grupp med dig. Ingen begär eller belönar perfektion. Dina resurser i form av pengar, tid, energi och medarbetare är begränsade. Du har det du har och måste anpassa dig och din grupp till det. Din uppgift är inte att leverera perfekta resultat, utan att foku sera på det som är viktigast. Och faktiskt låta mycket annat ta hand om sig självt. Upprepa om och om och om igen vad som är viktigt och organisera allt ni gör kring det. n Perfektion, nej tack! Ingen uppskattar den som är perfekt. Faktiskt inte, hur paradoxalt det än kan låta. Du riskerar själv att gå under, men också att dina medarbetare känner sig underlägsna och därmed tappar sugen: Vi kan ju ändå aldrig överträffa chefen. Du ger order Försöker du vara auktoritär kan du räkna med tre möjliga händelseförlopp: Dina medarbetare tappar arbetslusten och lägger av. De blir rädda och vågar inte säga att din order inte går att genomföra. De blir i stället ja-sägare med ett uselt arbetsresultat som följd. De gör uppror. I stället för att beordra måste du lära dig att delegera uppgifter, och ge ansvar och befogenheter till dina medarbetare så att de kan ta egna initiativ och fatta egna beslut. Du kan rent av se det som din skyldighet att delegera. Du måste våga ge dina medarbetare svängrum. Men det ska givetvis ske inom tydliga ramar. Det tjänar alla på. n Vrål. En auktoritär ledarstil brukar endast få negativa följder. Därmot ska du vara tydlig. Inget är så meningslöst som ett kompetent utförande av det som inte borde utföras alls. Sagt av Peter Drucker, amerikansk managementguru. 80/20-regeln eller Paretos lag: 20 procent av det du gör ger 80 procent av ditt resultat. Kan du identifiera dessa 20 procent och koncentrera dig och din grupp på dem slipper ni ödsla alltför mycket tid på det som är mindre viktigt och inte ger någon nämnvärd utdelning. (Vilfredo Pareto var ekonom och sociolog och verksam i Italien under 1800-talets senare del. Han formulerade denna lag om den ojämna fördelningen av resultat.) Snabbkurs i människokunskap Människor arbetar hårt för det de tror på. anstränger sig när de känner att de betyder något. presterar mer när de vet vad som förväntas av dem. motiveras av att förstå på vilket sätt de bidrar till verksamhetens mål. överträffar sig själva när det finns en utmaning. växer när de involveras i processen. Så fungerar du och så fungerar dina medarbetare också. Vi går till jobbet för att få en lön, men också för att få bekräftelse. Alla vill vi känna att vi betyder något och att det vi gör har en mening. 12 CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 13

8 SJÄLVKÄNNEDOM Reflektera. Fundera på varför du handlar och reagerar som du gör. 7 Du är osäker på dig själv Känn dig själv, stod det under antiken på templet i Delfi där oraklet huserade. Och det kan tolkas som nyckeln till all visdom. Ditt ledarskap kommer att lära dig mer och mer om dig själv, var så säker. Vem du är, hur du fungerar i förhållande till andra, och hur andra fungerar i förhållande till dig. Vilka dina drivkrafter är: makt, status, revansch, social kontakt. Om du föredrar ordning eller kaos. Om du är en förvaltare eller en förnyare. Om du helst glänser själv eller låter dina medarbetare skina. Att veta vem man är ger trygghet i ledarskapet. Det gör dig också till en tydligare chef som dina medarbetare vet var de har och kan lita på. Självinsikten hjälper dig att våga vara den du är utan att behöva lägga energi på att dölja mörka sidor hos dig själv som du aldrig konfronterats med eller vågat erkänna. Du törs släppa loss och vara mer personlig, en tillgång i ledarskapet, som dock inte ska för växlas med att gå över gränsen och bli privat. Men självkännedom kommer inte i en handvändning, utan bara om du själv är öppen för att finna svaret på frågan: Varför reagerar jag så här? Det finns flera personlighetstester som kan vara en hjälp på vägen. Många chefsutbildningar erbjuder sådana. Att känna till vilken personlighetstyp du tillhör, hur du fattar beslut, tar till dig information, får energi och så vidare kan ge dig en del aha-upplevelser. Dock är den här typen av tester inte kopplade till just ditt jobb, din verklighet. Rätt chef i ett sammanhang, kan vara helt fel i ett annat. Ett smart sätt att skaffa sig självkännedom är därför att regelbundet och strukturerat be din egen chef om feedback på ditt ledarskap, vad du gör bra och vad du kan göra bättre. n En chef som känner sig själv: styrs inte av att bli bekräftad. blir respekterad. utvecklar bra relationer. vågar vara personlig. slösar inte energi på att hålla fasaden uppe. mår bra inombords och blir en tydlig och därmed bra ledare. Jonas Keijser, nordisk regionchef, SES Sirius AB, Solna Därför gillar jag att vara chef: Det är kul att få styra åt det håll man vill. En annan rolig sak med att vara chef är när man lyckas få många viljor att dra åt samma håll. Det är samtidigt en riktig utmaning. Snabbkurs i självkännedom Öppna ögonen. Våga se dina mörka sidor. Reflektera. Tänk efter: Varför gör jag som jag gör, reagerar som jag gör? Ta hjälp och råd. Har du någon i din närhet som kan ge dig stöd i ditt sökande efter självkännedom? Vad är svårast i chefsjobbet? Jag har varit chef i olika omgångar. Det svåraste är när man blir chef över sina kolleger. Man måste hitta sina nya roll gentemot de andra medarbetarna. Sedan är det även svårt att förstå vad som motiverar och triggar igång folk. Att hitta vad som driver var och en. 14 CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 15

9 TILLIT 8 Du litar inte på andra Kontrollant. Att lägga dig i dina medarbetares arbete i detalj är att göra hela avdelningen en björntjänst. Du petar i det dina medarbetare gör, lägger dig i, kontrollerar minsta grej, sitter kanske kvar på jobbet på kvällarna och granskar utfört arbete. Det är lätt att hamna i den här fällan, speciellt om du går från att vara specialist till att bli chef. Du vill ju att allt ska bli så bra, och du är väl, tror du, den som bäst vet hur det ska gå till. Men detta är ett av de största kardinalfel en oerfaren och osäker chef begår. Du gör nämligen dig själv, dina medarbetare och hela verksamheten en rejäl björntjänst. Resultatet av din kontrolliver blir i stället för ett lysande resultat det rakt motsatta. Konsekvensen blir: n Dina medarbetare tappar lusten när de känner att inget de gör duger. De stannar i växten. De blir passiva och slutar ta egna initiativ. Inte av illvilja, utan därför att ditt beteende helt naturligt utlöser denna reaktion. De kan också börja slarva, du kollar ju ändå allting. n Du själv riskerar att jobba ihjäl dig. Ert resultat blir inte bättre, det blir sämre, eftersom du ensam aldrig kan åstadkomma vad en grupp av flera självständiga människor kan. Och om det blir så här, vad är det då för mening med att ha dig som chef? Nej, du kan lugnt utgå från att dina medarbetare gör det de förväntas göra och att de gör så gott de kan. De kanske inte löser sina uppgifter som du skulle ha gjort, men de löser dem på sitt sätt. n 16

10 olikheter 9 Du behandlar alla lika Det är enklast att utgå från att alla funkar som man själv. Men så är långt ifrån fallet. Vi är visserligen alla människor med samma grundläggande behov för att överleva. När dessa behov är tillfredsställda träder dock ett spektrum av olikheter fram. Det här kommer du som chef successivt att märka. Försöker du trycka in alla i din grupp i samma mall, den mall du själv fungerar efter, kommer vissa garanterat att vantrivas. Det är viktigt att en grupp består av olika personlighetstyper för att inte verksamheten så småningom ska gå i stå. Risken är stor att bara en synvinkel kommer fram om alla tänker lika, och gruppen gör då kanske samma misstag om och om igen utan att någon ser vartåt det barkar. n Ett bra team: har tydliga mål. tar ömsesidigt ansvar. har tydliga ramar för ledarskap och roller. är självstyrande och har en egen identitet. har delaktiga och kommunikativa medlemmar. präglas av respekt, omtanke, ärlighet och tydlighet. har stöd i organisationen. Sätt ihop gruppen smart Som ny chef har du förmodligen redan en grupp, men det kan ända vara klokt att obser vera olikheterna för att kunna ta till vara deras olika kvaliteter. Fyra grundkaraktärer som alla spelar en viktig roll: Resultatjägaren snabb, energisk, blir lätt otålig. Avskyr långsamhet. Huvudfunktion: får saker gjorda. Organisatören ordentlig, pålitlig, noggrann. Avskyr slarv. Huvudfunktion: ser till att reglerna följs. Nytänkaren intuitiv, ombytlig, älskar omväxling. Avskyr rutiner. Huvudfunktion: hittar på nya saker. Samordnaren social, lyssnande, diplomatisk. Avskyr okänslighet. Huvudfunktion: får andra att må bra. Carl Nordbeck, Enhetschef Service Enhet Öst, FMLOG Teamwork. Se till att ta till vara på medarbetarnas olikheter så att alla blir en tillgång i teamet. Därför gillar jag att vara chef: Jag får styra en verksamhet enligt min styrmodell, främst hur jag tycker att verksamheten ska bedrivas mest effektivt samt i kombination med det ledarskap som jag tycker fungerar bäst i just min verksamhet. Man får en betydande möjlighet att förstärka positiva beteenden hos personalen i organisationen. Jag får möjlighet att påverka när jag har både ansvaret och verktyget. Vad är svårast i chefsjobbet? Att hitta rätt prioritering och svar, när alla ligger på med just sina frågor. 18 CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 19

11 VÄRDERINGAR KOMMUNIKATION Det du säger når inte fram Så hänger det ihop Tydliga värderingar = tydligt beteende = tydligt ledarskap. Du vet inte vad du tror på Vad står du för? Vilka är dina värderingar? Har du ingen aning kan det vara dags att ta reda på det. Dina värderingar påverkar nämligen i hög grad ditt ledarskap. Dina värderingar är dina föreställningar om vad som har ett värde, vad som är gott, viktigt eller oacceptabelt. Grunden för dina värderingar lades när du var liten, via dina föräldrar, lärare, kamrater och andra som du konfronterades med. Det är dina värderingar som ligger bakom dina ställningstaganden och handlingar i dag. Håller du på att bli galen, eller? Du förklarar, informerar, upprepar, ändå tycks det du säger missförstås, eller också får du höra att: Det där har du aldrig sagt. Lugn. Detta är fenomen som alla chefer då och då upplever. Du är inte galen, men kanske har du ännu inte riktigt fått kläm på den svåra konsten att kommunicera. Ledarskap handlar i mångt och mycket just om kommunikation. Nyckeln till all kommunikation är att lyssna. Paradoxalt nog är det så att man faktiskt påverkar människor mer genom att lyssna än genom att tala. Att verkligen lyssna handlar om att vara närvarande, att vara uppmärksam på den andra människan, ta in, försöka förstå och reflektera över vad som sägs. Det är inte heller bara med munnen du kommunicerar. Ditt kroppsspråk säger minst lika mycket, om inte mer. Det finns de som hävdar att kroppsspråket står för 60 procent av kommunikationen, rösten 30 procent och orden bara 10 procent. Det gäller alltså för dig att få din röst, dina ord och ditt kroppsspråk att dra åt samma håll för att ditt budskap ska bli tydligt och nå fram. n Tänk dig en boj. Dina värderingar är tyngden som håller bojen på plats. Dessa är i sin tur länkade till ditt beteende, bojen som syns ovan vattenytan, via en kätting som består av dina attityder. Har du ett brott på kedjan, om de attityder du visar, det du säger, inte stämmer överens med ditt beteende, och om detta inte är förankrat i dina värderingar, finns en risk att du och med dig hela organisationen driver till havs. Om ditt beteende däremot är länkat till dina värderingar blir du en tryggare och tydligare ledare. Dina värderingar lägger grunden för din människosyn och hur du värderar livet. Säger du till exempel att medarbetarna är företagets främsta resurs (attityd) måste du också arbeta för att det ska märkas (beteende). n Rapport-metoden Så når du bättre fram med ditt budskap under ett möte: Berätta vad du tänker säga. Säg det. Tala om vad du har sagt. När du väl fått fram ditt huvudbudskap bör du kolla att det nått fram. Fortsätt fråga tills du är säker på att alla har förstått. Dubbla budskap. Var tydlig både med kroppsspråk, röst och ord om du vill nå fram. 20 CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 21

12 KONFLIKTER 12 Du sopar motsättningar under mattan Usch, så jobbigt! Ska man behöva tampas med konflikter också. Känner du så är du långt ifrån ensam. Kon flikter är det som vållar de flesta chefer stort huvudbry, ångest och sömnlösa nätter. Och att sopa under mattan kan faktiskt i vissa lägen vara precis det du bör göra. Många motsättningar löser dina medarbetare av sig själva. Kruxet är bara att veta när du måste rycka in. och resultat i stället för på metod så minskar friktionen. n Intressekonflikt: Omorganisationer och neddragningar leder nästan alltid till intressekonflikter. Någon kanske blir befordrad förbi en annan med högre meriter. Åtgärd: Motivera varför besluten fattats. Det är lättare att ta till sig ett beslut som är grundat på fakta och saklighet. n Värderingskonflikt: Olika människosyn eller moral kan skapa konflikter som är svåra att lösa. Åtgärd: Inse din begränsning. Att få parterna att kompromissa utan att göra våld på sig själva är mycket svårt. Så här kan du göra om du blir angripen: Här är några olika typer av konflikter: n Skenkonflikt: Uppstår när gruppen behöver lätta på trycket. Små kontroverser förstoras och dramatiseras. Detta är ett sätt att uttrycka ett allmänt missnöje. Åtgärd: Bena ut vad det egentligen handlar om. n Rollkonflikt: Det är oklart vem som har ansvar för vad. Arbetsuppgifter faller mellan stolar eller utförs av flera. Man blir rivaler. Åtgärd: Gör tydligt vad som är vars och ens uppdrag, ansvar och befogenheter. n Sakkonflikt: Personer som har svårt att släppa sin bild av verkligheten hamnar ofta i diskussioner om rätt och fel, bra eller dåligt. Konflikten kan bero på olika uppfattningar om hur en uppgift ska lösas. Åtgärd: Fokusera på mål En konflikt uppstår när något är i obalans människor emellan. Till exempel kan det handla om att man har olika bilder av det mål man ska nå. Genom att visa tilllit, respekt och en vilja att reda ut har man en bra grund att stå på för att få bukt med en konflikt. Respekterad känner sig den som får bekräftelse på det den sagt och det den känner. Som alltid ska du vara tydlig. Om en konflikt urartar totalt ska du inte dra dig för att skaffa hjälp utifrån. n Marit Nordkvist, Chefredaktör Restaurang & Storhushåll, Forma Publishing Group, Västerås Pokerfejs. Du måste våga ta tag i konflikter på jobbet. Lyssna. Fortsätt med det tills den andra har hävt ur sig allt. Bekräfta. Ge bekräftelse på det du hört: Så du tycker att jag är slarvig och oorganiserad. Jag vill verkligen förstå vad du menar. Vänta med att försvara dig. Nu gäller det att hålla sig lugn och inte hamna i försvarsställning. Det handlar inte här om rätt eller fel. Säg i stället: Jag är inte förvånad att du känner detta om det är så här du ser på saken. Acceptera. Det är allas rätt att bli respekterade för det de känner, inte avvisade eller förlöjligade. Men sätt en gräns. Du kan säga: Jag förstår att du tycker så här, men dina känslor kan jag inte ändra på. Till slut. Genom att bekräfta den andras känslor och visa respekt har du öppnat för en dialog. Ni behöver inte bli överens, bara erkänna för varandra att ni har olika syn på saken. Därifrån kan ni gå vidare. Därför gillar jag att vara chef: Det som lockade mig in i det här var känslan av att utmana sig själv. Att gå från reporter till chefredaktör var också en möjlighet att bredda mitt kunnande snarare än att bara specialisera mig, och det ser jag som positivt. Sedan säger jag som alla andra, att det är roligt att få påverka. Vad är svårast i chefsjobbet? Det är en påfrestning att göra allt för första gången. Allt tar lite längre tid än det egentligen borde göra. Jag måste bygga upp ett kontaktnät från noll. Det är också nytt och svårt att göra en affärsplan och att lägga en budget. Men jag förstår att jag någon gång kommer att ha bättre flyt på saker än jag har nu. 22 CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 23

13 FÖRÄNDRINGAR FEEDBACK Du tvekar att föra fram kritik Förändringens fyra faser Förnekande. Informationen går inte in. Informera om och om igen. Reaktion. Ilska, ont i magen. Du bör lyssna, inte argumentera. Bearbetning. Nyordningen är på väg att accepteras. Du bör börja pressa på. Nyorientering. Förändringen är accepterad. Nu kan medarbetaren se helheten. Dessa fyra faser är reaktioner som alla går igenom vid förändringar. Du kör fast Du kommer ny som chef och nu ska det hända saker. Du har stora planer. Men till din förvåning går dessa inte att genomföra så enkelt som du trott. Du möts av alla möjliga reaktioner. Några sätter sig på tvären, i andra ögon lyser det av entusiasm. Vi reagerar olika på förändringar, en del har positiva, andra negativa erfarenheter av förändringar de varit med om tidigare. För somliga är det viktigt att vistas i en invand miljö, andra får energi av att det händer nya saker. Så vad gör du? Först och främst måste du respektera, inte nedvärdera de olika reaktioner som möter dig. Det är också viktigt att du tar med dina medarbetare redan i planeringsstadiet. Presentera problemet, inte den färdiga lösningen. Det finns knep att ta till för att få så många som möjligt med på båten. Du kan koncentrera dig på att övertyga dem som är avvaktande genom att förklara så att de förstår, och dem som blir störda i sitt arbete genom att rikta deras energi mot det nya målet. Entusiasterna har du redan med dig. Du kan också ta dig tid att fika. Då får du höra hur snacket går och kan på ett snyggt sätt lotsa de motsträviga förbi några av de hinder de målar upp. Hemligheten är alltså att respektera, men faktiskt också att våga strunta i dem som sätter sig helt på tvären. Felet många chefer gör är att de lägger all energi på dessa. Får du bara de övriga med dig har du oftast det antal du behöver för att en förändring ska gå att genomföra. n Att följa upp och ge återkoppling på dina medarbetares arbete är ett av dina viktigaste verktyg för att få dem att känna sig bekräftade och motiverade. Många av de arbetsuppgifter de utför har du förmodligen ingen aning om. Och faktum är att osynligt arbete kan orsaka stress. Alltså bör du ta reda på så mycket som möjligt om vad dina medarbetare faktiskt gör, och bekräfta deras arbete genom att ge kritik, både positiv och negativ. Negativ kritik kan vara både destruktiv och konstruktiv. Kritik framförd på ett kränkande sätt leder till låsningar. Men så här kan du göra för att din kritik ska leda framåt: n Beskriv vad du ser, hör, upplever. n Uttryck vad du känner. n Förklara konsekvenserna. Detta är mycket viktigt för att personen ska förstå varför en förändring är nödvändig. n Tala om vilken förändring du skulle vilja se. n Lyssna och försök förstå din medarbetares syn på saken n Stäm av. Tillsammans kan ni sedan göra upp en handlingsplan med tid för avstämning. n Jag-budskap Johanna Malm, sälj- och marknadschef, CMA Microdialysis AB, Bromma Därför gillar jag att vara chef: Som ny chef lär man ju nytt precis hela tiden. Sedan är det ju alltid kul att ha formellt ansvar. Jag får vara med och bestämma och driva utvecklingen framåt. När du ger negativ kritik är det effektivt att använda jag-budskap: Jag blir ledsen när, jag blir irriterad om, jag känner att Du blir tydlig och kan inte ifrågasättas. Dessutom tar du ansvar för hur du påverkas, i stället för att lägga skuld på den du kritiserar. Att komma med anklagelser leder bara till att din medarbetare hamnar i en försvarsposition, låser sig, och slutar lyssna på det du har att säga. Vad är svårast i chefsjobbet? Det svåraste är att aldrig vara riktigt ledig. Ansvaret hänger alltid över en. Det är svårt att utsättas för nya situationer hela tiden, särskilt personalfrågor som jag aldrig haft tidigare som lönesättning och löneförhandling. 24 CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 25

14 STÖD utveckling 15 Du känner dig ensam 16 Du struntar i utvecklingssamtalen Solo. Bli vän med ensamheten. Men sök gärna stöd utanför jobbet. Ensamhet hör chefsrollen till. Den känslan måste du bli vän med. Det är samtidigt mycket viktigt att du skaffar dig ett bollplank så att du mår bra, speciellt när du är ny som chef. Utan stöd är det lätt att köra fast och tro att det bara är man själv som har problem. Men andra chefer har också någon gång känt eller känner som du. Mellanchefens tre botemedel mot ensamheten: n Skapa nätverk. Ta kontakt med människor från andra verksamheter som har en liknande position som din egen. Ni kan till exempel vara fyra till sex stycken som träffas med jämna mellanrum för att diskutera era jobb. Du kan också bilda nätverk med kolleger på andra avdelningar i den verksamhet du jobbar. I den här typen av horisontellt sammansatta konstellationer kan man visa sin osäkerhet, be om råd och lära av varandra. Viktigt är dock att ni kommer överens om att det som sägs stannar mellan er. n Hitta en coach eller en mentor. Finns det någon person i din närhet, internt eller på annat håll, som har de erfarenheter du själv saknar? Ta kontakt och fråga om hon eller han vill bli din mentor. Det finns också verksam heter som mot betalning erbjuder en samtalspartner eller en coach. n Se till att få stöd från din egen chef. Här stöter många chefer på svårigheter. Dock har du rätt att begära att din egen chef ger dig det stöd du behöver. n Kräv av din egen chef... att ditt arbete följs upp efter till exempel en månad..... att ni har minst ett utvecklingssamtal om året.... att ni tar er tid för kvartssamtal i vardagen och att du då får konkret feedback.... att din chef inte rundar dig i kontakten med medarbetarna. Av alla de samtal du ska genomföra i din nya roll som chef är utvecklingssamtalet det som kan kännas svårast. Vad ska man prata om? Måste man? Se det som ett verktyg du har för att skapa samförstånd, utveckla organisationen genom medarbetarna och förändra. Samtalet ska vara strukturerat. Ju mer ni förbereder er, desto mer får ni ut. Kom ihåg att det är ett arbetssamtal, det ska handla om både verksamheten och individen. Kom också ihåg att det ska vara en dialog. Intervjua inte. Det handlar om att tala och om att lyssna. Om att bygga en bro mellan dig och dina medarbetare. Låt det ta sin tid. Avsätt en till ett par timmar i en neutral, lugn miljö. En god idé är att aldrig lägga samtalet på en fredag, saker kan röras upp. Medarbetaren måste då få en chans att återkomma, kanske förtydliga något. Samtalet ska kunna röra sig om allt från konkreta sakfrågor som mål och utbildning till värderingar och djupa per Förbered mötet väl Med en stödlista som du ger medarbetaren i god tid bäddar du för ett mer strukturerat samtal. Se dock till att det verkligen blir ett samtal, inte en intervju. Tala om vilka områden du anser att medarbetaren är svag på och vilka hon eller han skulle kunna utveckla. Det du säger måste vara konsekvent med det du sedan kommer att ta upp vid lönesamtalet. Exempel på saker att ta upp under ett utvecklingssamtal: Vad uppskattar du mest i ditt arbete? Vilka hinder upplever du? Vilka förväntningar har du på mig som chef och vice versa? Hur tycker du att samarbetet med kolleger/andra avdelningar fungerar? Hur ser du på din egen utveckling för det närmaste året? Vad är företagets vision och mål? Inom vilka områden behöver du öka din kompetens? OBS! Ni kan prata om personliga saker i den mån de påverkar jobbet. Du kan ge råd och stöd, men det är inte din uppgift att lösa medarbetarnas personliga problem. Gör klart var gränserna går. 26 CHEF POCKETGUIDE NY SOM CHEF 27

15 utveckling Lönesamtalet ska du däremot spara till ett annat tillfälle. Men kriterierna ni diskuterar kring i utvecklingssamtalet bör vara desamma som vid utvecklingssamtalet. När det blir dags bör du: sonliga tankar om arbetsrelationer. Det ska handla om starka och svaga sidor både hos dig och medarbetaren, om hur samarbetet fungerar. Du ska både kunna ge och ta kritik. Ert samtal måste bygga på förtrolighet, men att komma dit tar tid. Så ditt allra viktigaste verktyg så här i början är det vardagliga samtalet det är den grund du ska stå på när det blir dags att gå avsides och tala allvar. n Förbereda dig. Presentera enhetens resultat. Ge feedback på medarbetarens arbetsinsats. Sammanfatta vad du tycker är bra. Givande. Utvecklingssamtalet och det vardagliga samtalet kan korsbefrukta varandra så att du och dina medarbetare får en bättre dialog. Katarina Ignatowicz, redovisningschef, DeLaval, Tumba Sammanfatta vad du tycker kan förbättras. Lägga fram löneförslaget, motivera. Föra en dialog med medarbetaren. Därför gillar jag att vara chef: 28 Därför Vad är gillar svårast jag i att chefsjobbet? vara chef: Om Svårast vi ser är problem inrikespolitiken. i verksamheten All byråkrati kan jag och snabbt alla ta spel upp man det och måste förhoppningsvis delta aktivt i. få Man till en måste förbättringsplan vara så strategisk eller och dra jag igång borde ett säkert projekt tänka som mer får på jobba vem med jag ska problemet. smörja och Det vem är jag skönt. borde Sedan ligga har lågt jag gentemot. ju lite mer Men makt det som är svårt, chef än jag som är impulsiv vanlig medarbetare. och säger oftast Det jag vad säger jag tycker får större med genomslags- gång. kraft Jag har nu än lärt det mig fick att tidigare. ta det lite Jag får lugnare. mer frihet Men samtidigt det är svårt som att jag vara har kontrollerad ett större när ansvar. man samtidigt är så engagerad. Vad är svårast i chefsjobbet? Svårast är inrikespolitiken. All byråkrati och alla spel man måste delta aktivt i. Man måste vara så strategisk och jag borde säkert tänka mer på vem jag ska smörja och vem jag borde ligga lågt gentemot. Men det är svårt, jag är impulsiv och säger oftast vad jag tycker med en gång. Jag har lärt mig att ta det lite lugnare. Men det är svårt att vara kontrollerad när man samtidigt är så engagerad.

16 ARBETSLUST 17 Du tar ditt jobb på blodigt allvar Den som är kreativ och har arbetslust: ser helheter. ser samband. har en öppen attityd. ser möjligheter mer änhinder. vågar se saker på ett nytt sätt. Att jobba jämt utan rast eller ro fungerar inte. Din kropp, men också din hjärna behöver vila. Både du och dina medarbetare behöver tid för eftertanke. De bra idéerna och lösningarna kommer nämligen oftast när man gör något helt annat. Avsätt tid för dig själv. Till exempel kan du bestämma dig för att ta fem minuter efter varje möte för att bara ägna dig åt reflektion. Tillåt också dina medarbetare att ta sig tid till avslappnande samtal. För att du ska må bra är det dessutom viktigt att du har balans i livets tårta, att din tid är någorlunda jämnt fördelad mellan de tre bitarna: arbete, närstående och egen tid. Proportionerna varierar under livets olika skeden, men se till så att du inte tappar bort någon av bitarna helt. Hemligheten med att trivas som chef är att vara engagerad, utan att ta jobbet personligt. Så släpp loss. Med humor kan du frigöra din egen och dina medarbetares arbetslust och kreativitet. Se också till att du gör dina egna arbetsuppgifter, inte alla andras. Det är ett yrke att vara chef. Prioritera det och ta chefsjobbet på allvar. n LÄSTIPS Chefens checklistor lathund för kommunikativt ledarskap Mossboda, Peterson, Rönnholm [Svenska Förlaget] Ny som chef Vibits, Eberhard [Liber Ekonomi] Att växa som chef Wall Berséus [Kommunlitteratur/Företagslitteratur] Vem är du? Reiss [Svenska Förlaget] Konflikter på jobbet om var dagslivets konflikter på arbets platsen och hur de kan hanteras Ljungström, Sagerberg [Konsultförlaget] Handbok i konflikthantering Ekstam [Liber Ekonomi] Relationer & dialog på arbetsplatsen Ronthy-Östberg [Liber Ekonomi] Samtal på arbetsplatsen att styra och leda med samtal Wall Berséus [Företagslitteratur/Kommunlitteratur] Konsten att sätta lön Wennberg [Arbetsgivarverket] Att kunna vara chef Iseskog [Norstedts Aktuell juridik] Att välja ledare De Geer, holmberg, karlsson [Natur & Kultur] 30

17