*a>f QSoooSo Evaluering af NKS's programmet 1990-1993 NKS-94-17 miks November 1994
m Nordi<* kernesikkerhedsforskning Nordisk karnsakerhctsforskning fluhjoijfrniincrt ydinlurv*ilrjmstuiktmus Nordic nuclear safety research NKS(94)17 Nordisk kernesikkerhedsforskning 1990-93 Evaluering og administrativ sammenfatning Denne rapport er udarbejdet af Franz Marcus og den indeholder evalueringsrapporter af Leiv Berteig Olli Paakkola Heikki Niini Goran Steen Povl L. Ølgaard November 1994
Denne rapport kan fås fra NKS-Sekretariatet Postboks 49 DK-4000 Roskilde Danmark ISBN 87-550-2036-4
Et nyt nordisk forskningsprogram på kernesikkerhedsområdet - det fjerde siden 1977 - blev gennemført i årene 1990-93. Hovedfinansierer var myndighederne i de fem nordiske lande. Programmet omfattede fire områder: beredskab, radioaktivt affald, radioøkologi og reaktorsikkerhed. Programmet blev evalueret i 1994, og konklusionerne er udnyttet ved tilrettelæggelsen af det femte NKS-program 1994-97. INIS descriptors: COORDINATED RESEARCH PROGRAMS; DECOMMISSIONING; DENMARK; EMERGENCY PLANS; EVALUATION; FINLAND; ICELAND; NORWAY; PROGRESS REPORT; RADIATION PROTECTION; RADIOACTIVE WASTE MANAGEMENT, RADIOECOLOGY; REACTOR SAFETY; REGIONAL COOPERATION; SWEDEN
Indhold side Indledende bemærkninger 1 1. Baggrund 2. Det fjerde NKS-program 1990-93 3. Slutrapporter 4. Evalueringen 4.1 Planlægningsnitiner og projektindsatser 4.2 Projektfasen 4.3 Rapportering om projektarbejdet 4.4 Resultatpresentation 4.5 Evalueringsmæssige synspunkter 4.6 Sammenfatning af evalueringsgruppens rekommandationer 5. Finansiering og forbrug af midler 6. De enkelte evalueringsrapporter 6.1 BER-programmet 6.2 KAN-programmet 6.3 KAN-3 projektet 6.4 RAD-programmet 6.5 SIK-progruinmet 7. Referencer 3 5 7 9 12 13 14 14 15 16 17 21 23 33 47 55 61 69 8. Bilag: Personer som har deltaget i programmet 70
Sammenfatning Et fireårigt nordisk forskningsprogram vedrørende kemesikkerhed, det fjerde siden 1977, blev gennemført af den nordiske komité for sikkerhedsforskning (NKS) i tiden 1990 til og med 1993. Programmet skulle bidrage til kompetencen i de nordiske lande, således at man bedre kunne bedømme sikkerhedsforhold i kernetekniske anlæg og gennemføre modtiltag ved ulykker. Programmet bestod af 19 projekter inden for dets fire hovedområder Beredskab, Affald og nedlægning, Radioøkologi, og Reaktorsikkerhed. Som hovedfinansierer medvirkede en ansvarlig myndighed fra hvert af de fem nordiske lande, som tilsammen bidrog med ialt 25 millioner danske kroner (DKK), og hertil kom tilskud fra tillzgsfinansiercr på knapt 3 mio. DKK. Ud over dette kom der betydelige bidrag fra de cirka 200 projektdeltagere og deres organisationer. Programmets resultater præsenteres i 15 slutrapporter, en bog med de fire radioøkologiprojekter, sammenfatningsrapporter, samt et stort antal arbejdsdokumenter. Programmet blev evalueret i 1994 af ialt fem udredningsmsnd som hver behandlede sit hovedområde eller en del heraf. Evalueringen støtter sig til NKS' egne evalueringskriterier og lægger hovedvægten på overordnede forhold, idet den faglige bedømmelse under projektarbejdets forløb varetages af de referencegrupper som er oprettet for hvert af de fire programområder. Ved diskussionen med evalueringsgruppen er der lagt vægt på at formulere rekommandationer som kan være nyttige i forbindelse med det nye NKS* program 1994-97. Det anbefales således, at man på forhånd sikrer sig, at deltagerne og deres organisationer accepterer at gennemføre de planlagte arbejdsindsatser. Projektplanerne bør gennemgås midt i perioden for at man kan korrigere og ajourføre programmet. NKS bør benytte sig af kriterier for at måle arbejdets fremdrift og succes. Hver projektleder må sørge for at delprojekter inden for projektområdet samles til en helhed, og projektlederen må benytte økonomiske pressionsmidler for at holde tidsplanen. De fleste rekommandationer gælder rapportering og resultatpræsentation. Projektlederne må sprede information i en bred faglig kreds, og også organisere seminarer for en udvidet målgruppe. NKS* årsrapporter bør udformes således at de kan anvendes til udadvendt information. i
Det anbefales, at NKS udarbejder en policy for at udvide kundskab«til sit arbejde. Slutrapporterne bør munde ud i konklusioner og i anbefalinger som kan følges op; siledes bør cheferne for myndighederne i Norden (sikkerhed, strålebeskyttelse og beredskab) anmodes om at give deres syn pi rekommandationerne, og industrien bør kommentere nyttevzrdien. Evalueringsgruppen finder ogsi, at NKS bør overveje presentation for de ansvarlige ministre eller deres ministerier, og hertil bør der foreligge sammenfatninger pi alle nordiske sprog. Det nye program blev igangsat med en forprojektperiode i begyndelsen af 1994, og nogle af rekommandationerne er blevet fulgt i denne periode, mens andre først skal diskuteres i NKS. Il
Summary A four-year Nordic research programme in the field of nuclear safety was carried through from 1990 through 1993. This was the fourth such programme since 1977 performed under the auspices of the Nordic Committee for Nuclear Safety Research, NK$. The prime aim has been to increase the knowledge required to judge the safety of nuclear installations in and around the Nordic area, and to improve and harmonize emergency preparedness. There were 19 individual projects within the four main sections of the programme: Emergency preparedness, Waste & decommissioniig, Radiaecology, and Rector safety. The work was basically financed by the authorities - one from each of the five Nordic countries - who together contributed a total of 25 million Danish kroner (DKK), while almost 3 million DKK were offered by other sponsors. In addition, the approximately 200 project participants and their organizations invested considerable assistance to the work. The outcome of the programme is presented in 15 final reports, a textbook containing the four radioecoiogy projects, summary revues, and a great number of other publications. The programme was evaluated in 1994 by five evaluators, each of whom dealt with one of the main sections or part of it. NKS' own evaluation criteria were used, and the main emphasis was on questions of more general character, since professional advice and evaluation had been the task of reference groups established for each of the four main sections In discussing with the evaluation group it has been paramount to arrive at recommendations that might be useful for the follow-up NKS programme 1994-97. Thus, the evaluators recommend to ascertain, at the outset, the preparedness of project participants and their organizations to dedicate time according to the plans. Project plans need to be revised at mid-term to enable corrections and updating. During the project period, NKS should make use of specific criteria in order to judge progress and success. Each project leader must make sure that the various sub-projects are tied together into a unified project. The project leader should resort to economic pressure in order to adhere to time tables. The majority of recommendations deal with reporting and presentation of results. Thus, it is the project leaders' task to convey information on the professional level, and to organize seminars with an extended attendance. The NKS annual reports should be conceived so that they can also be used for external information.
It is recommended that NKS establishes a policy aiming at enhanced information about its projects. Final reports should contain conclusions and recommendations which can subsequently be followed up. Thus, the directors of the competent authorities in the Nordic countries should be requested to give their views on the recommendations, and industry likewise on the usefulness of the results. The evaluation group even proposes that NKS consider presentation of the outcome to responsible ministers and their staff. For this purpose summaries in all Nordic languages would be needed. The next Nordic nuclear safety research programme was started early in 1994 with a preprojecl period, and some of the recommendations have already been taken into account during this period. Others will subsequently be dealt with by the NKS. IV
Indledende bemærkninger Denne rapport har et dobbelt formil. Den skal dels give en oversigt af administrativ karakter over det nu afsluttede fjerde NKS-program, dels skal den gøre rede for den faglige evaluering af programmet. Af administrative oplysninger finder man navnene pi de organisationer som har finansieret programmet, deres bidrag, og de enkelte projekters forbrug. Endvidere finder man betegnelserne på de enkelte projekter og navnene på deres ledere, en oversigt over slutrapporter, og en fortegnelse over deltagere i fireårsprogrammet. Evalueringen er beskrevet på to steder i rapporten. Tidligt i rapporten er der et afsnit med evalueringsgruppens rekommandationer til NKS. Lamgere bagud kommer de enkelte evalueringsmznds rapporter.
1. Baggrund Tjernobyl-ulykken påvirkede det NKS-program som afsluttedes i 1989 [1], og da et nyt program blev overvejet i 1988 blev det naturlig nok suerkt påvirket af de tanker som fremkom efter ulykken. To vigtige nordiske udredninger foreli pi det tidspunkt da det nye program skulle diskuteres: Finn Lied's vurdering fra september 1987 om nordisk projektarbejde inden for kernekraftomradet [2], og "Annerberg"-udredningen fra februar 1988 om Nordisk samarbejde om atomsikkerhed og radtaktiv forurening [3]. Begge papeger betydningen af at fortsætte NKS* projektarbejde, og at det skulle indrettes efter de behov som havde vist sig efter Tjernobyl-ulykken. Da et sådant program kom op til diskussion viste det sig, at kemesikkerheti ikke mere passede ind i den ramme for nordisk energisamarbejde som Nordisk ministerrad var villig til at finansiere over det nordiske budget. De fem nordiske landes nukleare sikkerhedsmyndigheder indgik derfor sidst i 1989 en aftale hvor de selv finansierede et nyt - det fjerde - NKS-program til start i 1990. Konsorfialparter i det fjerde nordiske fcernesikkerftedsprogram Beredskabsstyrelsen, Danmark,(tidligere Civilforsvarsstyrelsen) Handels- og Industriministeriet, Finland Geislavarnir Rikisins, Island Statens Strilevem, Norge (tidligere Statens Atomtilsyn) Statens Kårnkraftinspektion, Sverige Det nye program skulle som noget nyt indeholde beredskabsprojekter, det nordiske radioøkologisamarbejde skufle atter sættes i gang, og de mere traditionelle affalds- og reaktorsikkerhedsomrader skulle indeholde projekter om reaktorer i nabolandene og om affald fra en stor tandforurening.
Programmet blev, lige som de tre tidligere NKS programmer, planlagt som et fireårsprogram og med krav om at de deltagende organisationer selv skulle bidrage med indsatser af samme størrelsesorden som basisfinansieringen, gerne i form af egenindsatser. En beskrivelse af programmet blev udarbejdet af NKS og trykt i Nordisk Udredningssene i Maj 1989 [4]. Otte organisationer i Norden erklærede deres interesse i programmet og besluttede at indtræde som tillægsfinansierer med mindre beløb. Tillægsfinansierer Industriens kraft (TVO), Finland Imatran Voima, Finland Karnkraftsakerhet och utbildning, Sverige Statens Kåmbranslenåmnd, Sverige Statens Råddningsverk, Sverige Sydkraft, Sverige Svensk Karnbranslehantering Vattenfall, Sverige Programmet kom til at indeholde 18 enkelte projekter inden for dets fire hovedområder (senere udvidet til 19 projekter) plus en samordningsfimktion. 1 overensstemmelse med rekommandationerne i evalueringsrapporten fra det forrige program [5] udså NKS en koordinator for hvert af de fire programområder, og tilsatte også fire referencegrupper. Ved programmets afslutning ved udgangen af 1993 var arbejdet med slutrapporteringen i gang, og fem evalueringspcrsoner havde påbegyndt deres arbejde. Imidlertid blev slutrapporterne forsinkede, og evalueringen kunne først gennemføres i løbet af 1994. De vigugste evalueringsresultater forelagdes for NKS i september 1994, og der blev draget omsorg for at erfaringerne kom deltagerne idet nye program 1994-97 [6] tit gode.
2. Det fjerde NKS-program 1990-93 Programmet indeholdt 18 selvstændige projekter, hver ledet af en projektleder. Projekterne var opdelt i fire programområder: BER: beredskab i unormale strålingssituationer KAN: kerneaffald og nedlægning RAD: radioøkologi SIK: reaktorsikkerhed - kundskabsmæssigt beredskab Projekternes titler, koordinatorer og projektledere fremgår af nedenstående tabel, idet det skal bemærkes at projekt KAN-1.0 aldrig blev et selvstændigt projekt, mens projekt SIK-0 først tilkom i projektperiodens sidste år. Tilsvarende blev projekt BER-6 først besluttet i 1991. BER Beredskab i unormale strålingssituat ioner Koordinator: Erlig Stranden, Strålevernet BER-1 BER-2 BER-3 BER-4 BER-5 BER-6 Spredning og omgivelseskonsekvenser. Projektleder: Ulf Tveten, IFE. Strategi og metoder for malning samt håndtering och utvåxsling av data for beslutsfattare. Projektleder: Janne Koivukoski, Inrikesministeriet. Evaluering, harmonisering av planleggingen for mottijtak og anvendelse av tiltaksnivåer. Projektleder; Ole Walmod-Larsen, Risø. Underlag for informasjon til publikum. Projektleder: Sven Carlsson, SSL Afløst af: Gunilla Wunche, SKI. Fellesnordisk beredskapsøvelse. Projektleder: Erling Stranden, Strålevernet Återstållande av radioaktivt kontaminerade omraden. Projektleder: Judith Melin, afløst af Per Strand, Strålevernet
KAN Kemeaffald og nedlægning Koordinator: Johan Andersson, SKI, Sverige KAN-1.0 Samordning af KAN-1. Projektleder: Anne Liv Rudjord, Strålevemet. KAN-1.1 Kriterier for friklassning af radioaktivt material. Projektleder: Esko Ruokola, STUK. KAN-1.2 Erfarenheter från rivningen av uran-renseanlegget.(ura) Projektleder: J. Erling Lundby, IFE. KAN-1.3 Informationsbevarande. Projektleder: Mikael Jensen, SSI. KAN-2 Avfallshantering vid markbelåggning med radioaktivitet från intråffad reaktorolyckshåndelse, transport m.m. Projektleder: Jukka Lento, Helsingfors Universitet. KAN-3 Geologiska och klimatologiska processer av betydelse for långtidssåkerheten hos ett slutforvar. Projektleder: Fritz Kautsky, SKI. RAD Radioøkologi Koordinator: Henn ; ng Dahlgaard, Risø, Danmark RAD-1 RAD-2 RAD-3 RAD-4 Uddannelse, kvalitetssikring, metodik. Projektleder: Elis Holm, Lund Universitet. Akvatisk Radioøkologi. Projektleder: Manuela Notter, Statens Naturvårdsverk. Jordbrugets økosystemer. Projektleder: Per Strand, Strålevernet. Naturlige økosystemer. Projektleder: Aino Rantavaara, STUK. SIK Reaktorsikkerhed - kundskabsmæssig beredskab Koordinator: Risto Sairanen, VTT, Finland SIK-0 Summary report af the SIK programme. Projektleder: Risto Sairanen, VTT, Finland SIK-1 Såkerhetsvårdering. Projektleder: Kari Laakso, VTT.
SIK-2 SIK-3 Svåra olyckors forlopp. Projektleder: Wiktor Frid, SKI. Data om naboreaktoranlægs sikkerhedsforhold. Projektleder: Erik Nonbøl, Risø. 3. Slutrapporter Rapporterne fra de tre programmer BER, KAN og SIK, ialt IS rapporter, udgives i Nordisk ministerråds serie "Tema Nord". Oversigt over slutrapporter og forfattere: BER-l Dispersion prognoses and consequences in the environment U. Tveten BER-2 Monitoring artificial radioactivity in the Nordic countries T. Bennerstedt BER-3 Intervention principles and levels in the event of a nuclear accident O. Walmod BER-4 Information and communication in the event of abnormal situations relating to nuclear power S. Carlsson G. Wunsche BER-S Nordic nuclear emergency exercises T. Bennerstedt BEK-6 Reclamation of contaminated urban and rural environments following a severe nuclear accident P. Strand KAN-1.1 Guidance on clearence from regulatory control of radioactive materials E. Ruokola
KAN-1.2 Decommissioning of a uranium reprocessing pilot plant - practical experience J. Lundby KAN-1.3 Conservation and retrieval of information M. Jensen KAN-2 Cleanup of targe radioactive-contaminated areas and disposal of generated waste J. Lento KAN-3 Climatical processes of importance for the long term stability of a repository for radioactive waste F. Kautzky SIK-0 Nordic studies in reactor safety B. Pershagen SIK-1 Safety evaluation by living PSA and safety indicators K. Laakso S1K-2 Severe accident phenomena W. Frid SIK-3 Design and safety features of nuclear E. Nonbøi reactors neighbouring the Nordic countries De fire RAD-rapporter er udgivet samlet i en publikation hos forlaget Elsevier under titlen: Nordic radioecology, the transfer of radionuclides through Nordic ecosystems to man. Edited by H. Dahlgaard. Der er også udkommet to kortfattede sammenfatninger om BER og om KAN arbejdet, mens en af slutrapporterne (SIK-0) indeholder en mere udførlig sammenfatning af SIKarbejdet. ii i i i i i i i
4. Evalueringen Formålet med evalueringen af programmet 1990-93 er at kommentere det udførte arbejde, resultaterne og organisationen. Det er ikke meningen at evalueringen skal indeholde en detaljeret kritisk gennemgang af det faglige indhold. Denne opgave udføres under projektarbejdets gang af referencegrupperne. Derimod skal evalueringen resultere i sådanne overvejelser som kan være til nytte i det kommende NKS-program, både på det faglige område, men især vedrørende programmets tilrettelæggelse, administration og resultatpræsentation. NKS udviklede sin egen evalueringsmetodik allerede ved afslutning af sit første fireårsprogram i 1980 [6]. I modsætning til omfattende nationale og internationale evalueringsprocedurer er NKS' metode simpel. En enkelt evaluenngsperson for hvert programområde gennemgår resultaterne og gør sig bekendt med projektarbejdets forløb, ved samtaler dels med personer som har været involveret i arbejdet, dels med de som bør være bekendt med resultaterne for at kunne udnytte dem Evalueringskriterierne omfatter projektvalget, arbejdsformer og finansiering, projektgennemføring, og resultatudnyttelse. De samme kriterier som har været anvendt i alle tidligere NKS-evalueringer har ligget til grund for denne fjerde evaluering. Kriterierne vises i skemaet på de to følgende sider. Som evalueringspersoner har medvirket Goran Steen, Sverige (BER-programmet) Leiv Berteig, Norge (KAN-programmet undtagen KAN-3) Heikki Niini, Finland (projekt KAN-3) Olli Paakkola, Finland (RAD-programmet) Povl L. Ølgaard, Danmark (SIK-programmet) Hver af evalueringspersonerne har gennemgået sin del af programmet og bedømt de opnåede resultater på et fagligt grundlag. Denne del af evalueringen er af særlig interesse for de personer som har deltaget i projektarbejdet, og til en vis grad for dem som skal udnytte resultalerne. De enkelte evalueringsrapporter findes som kapitel 6 i denne rapport.
Evalueringskriterier PROJEKTVAL Kriterier Anmårkningar A.I Relevans i forhalland«til nationella behov och internationella program A.2 Lamplighet for nordiskt samarbete A.3 Effekter f6r ett utvidgat nordiskt samarbete - behov av generella och specifika kunskaper i olika lander, aktualitet i projekttiden, betydelse for såkerhetsarbetet nationellt och internationellt - t.ex. sammankoppling/utnyttjande av specifika resurser, betydelse av at uppnå gemensam syn, kunskaper, verktyg - både fackliga, ekonomiska och politiska synspunkter B. ARBETSFORMER OCH FINANSIERING B.l Projektorganisation B.2 Detaljplanering och projektstyrning B.3 Finansiering med nordiska och nationella medel B.4 Kontakter med intressenter under projekttiden effektivitet och komplikationer vid samarbetet, fbrbåttringsforslag val av insatser (litteraturstudier utredningar, experiment, metodutveckling, berakningar). Gemensamt arbete/samordnade nationella insatser rutiner fftr lopande resultatspridning, "marknadsforing" av projektarbetet, spridning utanfor Norden 10
C. PROJEKTRBSUI.TAT Kriterier Anmärkningar Cl Genomförande av projektplanen C.2 Uppfyllande av fackmässiga mal C.3 Mervärde på grund av nordiskt samarbete jämförelse med de uppsatta milen, inklusive tid- och resursanvändning uppnådda tekniska och vetenskapliga värden, bedömning av projektresultat, såsom slutrapporter, beräkningsmodeller, etc. t.ex. utökat informationsutbyte, nya kontakter, utbildningsaspekter, skolning och kompetensöverföring, utnyttjande av resurser, betydelse i internationella sammenhang UTNYTTJANDE AV RESULTATEN D.l Praktiskt utnyttjande D.2 Utnyttjandeprobleroatiken D.3 Resulterande verksamhet - tillämpningsmöjligheter inom och utanför energiområdet, i samhållet för övrigt - metoder för resultatspridning - användning av nordiska resultat i nationellt och internationellt arbete, utnyttjande av generella/ specifika resultat, kontaktproblem med användarna - t.ex. i forskning, utveckling, utbildning, internationella kontakter, politiska effekter, inflytande på utvecklingen - betydelse för fortsatt nordisk samverkan ti
Ved et fælles mode i August 1994 har evalueringspersoneme behandlet sådanne forhold som er af mere almengyldig karakter, og som kan vxre af værdi for gennemførelsen af det nye NKS-program. De sammenfattes i det følgende. Pi baggrund af erfaringerne fra programmet 1990-93 anser gruppen af evalueringspersoner, at Nordisk projektsamarbejde fortsat har sin berettigelse i en fase hvor andet europæisk og specielt EU-samarbejde bliver aktuelt. Gruppen finder, at der også fremover er behov for at bedrive arbejde for at frembringe nordiske projektresultater, bl. a. fordi nordisk arbejde er mere ukompliceret og fordi resultaterne lettere kan gøres tilgængelige for sikkerhedsprogrammets interessenter. Imidlertid kan der gøres en del for at gøre projektarbejdet mere effektivt, og nogle tanker om dette fremlægges her som et resultat af evalueringsgruppens diskussion. 4.1 Planlægningsrutiner og projektindsatser Når projektområdet er defineret og arbejsindsatseme er fordelt, bør der anvendes tid og omsorg for at foretage en detaljeret planlægning. Ved den type af målrettede indsatser som indgår i NKS-programmet må det være muligt at komme frem til en detaljeret definition af de opgaver og delmomenter som skal indgå i projekterne. Dette kan opdateres med mellemrum. Projektbeskrivelsen bør dække alle insatser og vise hvordan de integreres. En sådan plan er af værdi for de medarbejdere som gennemfører deres nordiske arbejdsindsatser parallelt med at de udfører deres sædvanlige arbejde. Planen kan også hjælpe til at opnå akcept hos deltagernes organisationer, og hos deres chefer, for at projektmedarbejderne kan anvende den nødvendige tid til det nordiske projektarbejde. Alle involverede bør akceptere planen inden arbejdet sætte igang, og NKS må se til at projektdeltagernes chefer er enige i den nødvendige prioritering af arbejdsopgaverne. Denne planlægning bør justeres under hele projektperioden således at afvigelser fremgår klart og forklares. Den fireårige projektperiode bør deles op i - i det mindste - to klart adskilte perioder. Ved hver årsrapportering, og efter den første periode, bør der være anledning til at revidere projektindsatserne, at afbryde projektet, eller til at omdefinere den følgende fase., Arbejdsplanerne skal tjene til at belyse indholdet i projektet, og de skal følges op ved rapporteringer hvor man sammenligner planer mtd resultater. Viser det sig at de oprindeligt planlagte insatser ikke har kunnet gennemføres, fx på grund af andre
prioriteringer i deltagerorganisationerne, kan planen indikere at det er nødvendigt at udføre udeblevne indsatser på anden vis, fx ved at inddrage andre deltagere eller ved hjælp af konsulentindsatser. Det foreslås også, at man inden for projekterne søger at engagere centrale personer på hel- eller halvtid for at sikre en fortløbende arbejdsindsats. De potentielle anvendere af projektresultateme bør inddrages i arbejdet si tidligt som muligt. NKS' eksekutivsekretær må holde sig underrettet om arbejdets gang i de enkelte projekter og bistå projektlederne således at de kan undgå forsinkelser. 4.2 Projektfasen Forholdene bør lægges til rette således at projektlederen er motiveret og inspirerer medarbejderne. En af opgaverne er at samordne forskellige delprojekter si indsatserne ikke gennemføres uafhængige af hinanden. Samspillet mellem projektleder og referencegruppe bør være til fordel for arbejdet: gruppen kan hjælpe til at gøre planlægningen mere realistisk, teste projektforslagets mulighed for gennemførelse og resultatopnåelse, og den kan have en kontrollerende funktion. Projektlederen kan konsultere referencegruppen ifald der opstår forsinkelser; gruppen kan da lægge pres på deltagerorganisationeme så arbejdet gennemføres efter tidsplanen uden at det bliver nødvendigt med en omlægning af kursen under et projektafsnits forløb. Referenceguppens medlemmer bør være aktive for at sprede information om projektarbejdet. NKS bør etablere kriterier for projektarbejdets fremdrift og succes, saledes at gennemførelsen kan bedømmes mere objektivt. Tidligere af NKS benyttede kriterier kan herved udnyttes. Eksempler pi sådanne kriterier er: om de som skal udnytte resultaterne er bekendt med eller deltager i - projektet, graden af nordisk samarbejde i projektet, øgningen af kundskabsniveauet, om arbejdet munder ud i konkrete slutsatser eller rekommendationer, i hvilket omfang projektresultater er anvendt i praksis, om informationen spredes ved seminarer, etc. Projektlederen bør udstyres med økonomiske pressionsmidler for at sikre fremdriften. NKS må arbejde for at slutrapporterne fremkommer med mindre forsinkelser end i programmet 1990-93. Indholdet i slutrapporterne bør diskuteres af NKS og referencegrupper i et tidligt stade siledes at skrivning af slutrapporten bliver en kontinuert indsats under hele projektet. Økonomiske incitamenter bør udnyttes for at sikre rettidig afslutning af slutrapporteringen.
4.3 Rapportering om projektarbejdet Det viser sig at der i dag er meget begrænsede kundskaber om NKS-programmet uden for kredsen af involverede personer. Den (halv)årlige rapportering burde udnyttes tit også at give udenforstående interessenter information om projektarbejdet. Årsrapporten bør gores mere udadvendt og fordeles til de kredse som kan være interesseret i arbejdet. Hertil bør man i begyndelsen af programperioden oprette en fordelingsliste for hvert projekt, fx ved at eksekutivsekretæren udsender en bekendgørelse til en bred kreds af mulige interessenter. Rapporterne bør indeholde adresser til projektlederne såtedes at interessenter kan tage direkte kontakt med dem. Af rapporterne bør fremgå hvor arbejdet står i forhold til de oprindelige tidsplaner, hvilke dokumenter som er tilgængelige, og hvilke indsatser som gen står at udføre. På tilsvarende måde bør projektlederne se til at arbejdsrapporter spredes til kredsen af interessenter i Norden foruden til de som selv er involveret i projektarbejdet Seminarer og "mini"seminarer giver udmærket information om det igangværende faglige arbejde; de bør faktisk afholdes hvert år og ikke en eller to gange under projektperioden som det har været tilfældet i dele af 1990-93 programmet. Seminarer bør holdes i forskellige lande på steder hvor interessenterne har deres naturlige færden, de bør også rette sig til yngre forskere, og deltagelsen bør være billig. 4.4 Resultatpræsentation Slutrapporterne repræsenterer NKS' budskab til de berørte parter. Disse omfatter i første omgang forskellige myndigheder og institutioner som kan gøre brug af resultaterne, eller som bør gøre sig bekendt med dem. NKS bør udarbejde en policy for hvordan slutrapporter præsenteres, og instruktionerne for rapportudformning må revideres i overensstemmelse hermed. Alle slutrapporter - helst også videnskabelige rapporter - må munde ud i slutsatser og rekommandationer, og disse skal inkluderes i rapportens indledende sammenfatning. Rekommandationerne må være konkrete, lettilgængelige og kortfattede. NKS bør sende rapporterne til cheferne for de berørte myndigheder og bede om deres syn på rekommandationerne. Rapporterne bør også sendes til andre anvendere (fx industri) med forespørgsel om kommentarer og om den, nytteværdi som resultaterne har eller forventes " ' i ' ' i r r r 141 i i i i i ri i i i rir ri
at få. NKS bør sætte en tidsfrist for disse besvarelser. Disse forhold bør rapporteres i NKS* årsrapporter. For de rapporter som egner sig til dette bør NKS sammen med myndighederne i de enkelte lande overveje en præsentation af indholdet for den ansvarlige minister (projektleder, eksekutivsekretær, myndighedsrepresentant kan deltage i præsentationen), og der bør udgives pressemeddelelse om dette. SammenfatningsrappoTter (som for BER og KAN) i enkelt, let forståeligt sprog, og med rekcmmendationeme, bør findes for alle områder (også RAD), således at de kan sendes til ansvarlige departementer, helst på landets eget sprog. Hertil bør der også udarbejdes en brochure, fx i samarbejde med de statlige informationstjenester i de enkelte lande. 4.5 Evalueringsmæssige synspunkter NKS' evalueringsprocedure med en enkelt person for hvert hovedområde er enklere end de metoder som anvendes i visse andre internationale evalueringer, og den er vel egnet for et relativt lille program som NKS. Evalueringskriterierne er udmærkede, dog kunne punkt B.3 (finansiering med nordiske og nationale midler) tages bon. Evalueringspersonerne har svært ved at bedømme nytteværdien umiddelbart efter projekternes afslutning, og afsnit D kunne derfor indarbejdes i afsnit C. Evalueringsgruppen finder, at den rent faglige vurdering er mindre væsentlig for NKS end en bedømmelse af arbejdsformerne. Den faglige evaluering bør foretages løbende af referencegrupperne og af NKS. Evalueringen bør komme så tidligt at slutsatseme kan udnyttes i det følgende NKSprogram. Det har været en komplikation for evalueringen 1990-93 at praktisk talt ingen slutrapporter forelå i tid. Evalueringspersonerne bør udses så tidligt at de får mulighed for at være nærværende ved de afsluttende diskussioner i projekterne. Herved kan de iagttage forskellige synspunkter, nuancer, og opnå bedre indblik i projektet og dets ledelse.
4.7 Sammenfatning ar evalueringsgruppens rekommandationer Planlægningsfasen * Den detaljerede arbejdsplan mi akcepteres af deltagerne og deres organisation * Den fireårige projektperiode må deles i mindst to perioder med mulighed for omdefinering eller afbrydelse Projektfasen * NKS må udarbejde kriterier for fremdrift og succes * Projektlederen må samle delprojekterne til en helhed * Projektlederen må anvende økonomiske pressionsmidler for at holde tidsplanen Rapportering * NKS' årsrapporter må formuleres således at de kan anvendes til udadvendt information * Projektlederen må sprede information i en bred faglig kreds * De årlige seminarer bør holdes. Målgruppen bør udvides, fx til medierne Resultatpræsentation * NKS bør udarbejde en policy for at udvide kundskabet til dets arbejde * Slutrapporterne bør munde ud i konklusioner og rekommandationer som kan følges op * resultaterne bør præsenteres for myndighedschefeme, som bør anmodes om al give deres syn på rekommandationerne * NKS bør bede industrien om at kommentere nytteværdien * NKS bør overveje præsentation for den ansvarlige minister eller ministerium * Hertil bør der udarbejdes sammenfatninger på alle Nordiske sprog